Välkommen till Projektledning. MKGB20 Ht 2010

Välkommen till Projektledning MKGB20 Ht 2010

Vad är projekt? Pro = fram Jacere = kasta Samma ursprung som ex. projektion eller projektil

Det var på 60-70-talen som ordet PROJEKT började användas som i dag för avgränsade engångsuppgifter

Första delen i föreläsningen: Sett ur beställarens synvinkel (exempelvis företaget eller organisationen Andra delen: Sett ur reklambyråns synvinkel

Olika projekt har olika egenheter som kan vara av avgörande betydelse för projektledningen Vi talar om 3 projekttyper (arketyper)

3 projekttyper (arketyper): 1. Produktutvecklingsprojekt: Vad ska vi erbjuda och varför ska man välja just oss (varor/tjänster) 2. Marknadsprojekt: Var ska vi agera och vem vänder vi oss till (bransch/marknad/kunder) 3. Interna förändringsprojekt: Hur ska vi arbeta (processer/organisation)

1. Varje projekt är nytt, finns inga direkta förebilder som kan kopieras. 2. Förändringar är laddade. De flesta som utsätts gör motstånd 3. Många stimuleras att få delta i förändringar att kunna påverka 4. Projektet påverkas av punkterna 2 och 3

Temporära uppgifter/engångsuppgifter/ har en start och ett slut. Man bildar en tillfällig organisation för uppgiften. När uppgiften är klar upplöses organisationen. Exempel: när en organisation ska införa ett nytt arbetssätt, etablera sig på en ny ort eller utöka verksamheten

Slutresultatet Man ska ha en uppfattning om det avsedda slutresultatet i annat fall har man ingen aning om när projektet är slut.

Vad är ledning? Att leda människor Att leda arbete Att leda i en organisation

Att leda människor Att leda arbete Att leda i en organisation Projektledarskap Projektledningsmetodik Organisationens projektmiljö

En ledare måste vara förankrad i verksamheten för att kunna leda

Verksamhetsförankring d v s ha kunskap om verksamheten Teknik Produkter Kunder

Personliga förutsättningar Vi är olika som individer (exempelvis karisma, intuition, hög självaktning) Viktigt att ha självinsikt för att veta hur den egna personligheten påverkar vårt sätt att agera

Projektledarskap Att kunna agera effektivt som ledare i speciella omständigheter, d v s att kunna leda människor i projekt

Projektroller Deltagarna i projektet agerar i roller snarare än i befattningar I projektorganisationer kan 3 huvudfunktioner utkristalliseras: 1. Projektbeställare (verksamhetsledande funktion) 2. Projektledare (projektledande funktion) 3. Delfunktioner (genomförande funktion)

Roller i den projektledande funktionen Projektledare: leder projektarbetet på uppdrag av projektbeställaren Projektledarens roll är alltid intern, men kan vara inhyrd utifrån (konsult)

Styrgrupper En bra sammansatt styrgrupp kan bli ett viktigt stöd för projektledare och projektbeställare under projektets gång. Projektledaren ska inte medverka i styrgruppens beslut, men kan förorda vissa beslut

Roller i den genomförande funktionen Utformade efter behoven i det enskilda projektet (ex på roller: teamledare, testansvarig, informationsansvarig m m men också för personer utan direkta ledarroller)

Kundens och brukarnas roller Kunden den part utanför moderorganisationen som ska ta emot projektresultatet och betala för det. Brukarna är de som kommer att använda projektresultatet

Organisationens projektmiljö Ett projekt i en organisation är en del av verksamheten som bedrivs i organisationen. Det är ett samspel! Det innebär: Att kunna samarbeta Att kunna kommunicera För att kunna kommunicera måste man kunna språket i organisationen (referensramar, kultur, historia, kunskap om kunder, produkter, tjänster) VI TALAR OM EN PROJEKTKULTUR

Projektledningsmetodik handlar om att: Planera och....leda arbetet i projektet

För detta krävs 5 arbetssteg Analysera projektidén Leda PLANERINGSarbetet Leda REALISERINGSarbetet Leda ÖVERLÄMNINGSarbetet AVVECKLA projektorganisationen

Analysera projektidén Analysera projektidén Utgå från de önskemål/idéer som kunden/ beställaren har Innan man börjar med planeringen analyseras projektidén i den grupp som ska arbeta med planeringen.

Idén synas ur viktiga aspekter, exempelvis: hur ser problemet ut varför ska projektet genomföras just nu

Vilka resultat ska uppnås? Vilka konkreta resultat ska skapas i projektet? Vilka ska praktiskt använda sig av resultatet? Vilka tids- och kostnadsramar finns?

Skapa en föreställning om projektarbetet Vilka begränsningar finns? Vilka huvudstrategier finns att välja på? Var finns motståndet?

Planera och leda planeringsarbetet 11 steg Leda PLANERINGSarbetet

Steg 1 Analysera intressentsituationen Vilka har krav och förväntningar på projektet? Vem kan tillföra resurser till projektet?

Steg 2 Analysera krav och behov Vilka krav och behov har intressenterna? Vilka prioriteringar av kraven ska göras?

Steg 3 Beskriva resultat och projektmål När kraven är förstådda ska de översättas till konkreta beskrivningar av projektresultatet.

Steg 4 Välja strategier När man vet vilket resultat som ska åstadkommas och vilka begräsningar som finns ska strategier väljas (tillvägagångssättet exempelvis arbetssätt, teknikval, verktygsval, arbetsplats)

Steg 5 Strukturera projektarbetet När tillvägagångssättet valts kan arbetet struktureras och delas upp i mindre arbetspaket som kan specificeras och planeras, delegeras och följas upp

Steg 6 Uppskatta resurs- och tidsåtgång Nu går det att beräkna resursförbrukning och arbetstid för varje arbetspaket

Steg 7 Analysera beroenden Arbetspaketen kan inte genomföras slumpmässigt. Beskriv deras inbördes beroenden, vad kan göras parallellt och vad måste göras i sekvens (i viss ordning).

Steg 8 Göra tidplan När man skaffat översikt över arbetspaket och ledtider och hur de är inbördes beroende av varandra kan en tidplan göras. Allt projektarbete placeras utefter en tidsaxel.

Steg 9 Göra budget Slutligen utgår man från arbetspaketen och vilka resurser de behöver och beräknar projektets kostnad.

Steg 10 Definiera projektorganisationen Nu vet man vilka resultat som ska levereras, vilket arbete som krävs, vilka resurser som behövs och när i tiden arbetet ska göras. Nu är det dags att definiera lämpliga ansvarsområden, bemanna dessa och dela upp arbetet.

Steg 11 Planera för kommunikation Sista steget i en projektspecifikation är att beskriva hur man ska gå till väga för att kommunicera projektet

Leda REALISERINGSarbetet Leda realiseringsarbetet kan delas upp i 3 steg: 1. Initiera och följa upp (eventuella tveksamheter och andra hinder elimineras 2. Bedöma risker och möjligheter (Framsteg, problem, risker ska analyseras och värderas) 3. Anpassa planerna (när förutsättningar förändrats måste planerna anpassas)

Leda överlämningsarbetet Leda ÖVERLÄMNINGSarbetet Det gäller att veta vem som ska ta över projektet så att inte resultatet går förlorat och att det kan organiseras på ett effektivt sätt.

Beslut om att börja överlämningen Exempelvis när kunden får meddelandet att resultatet är klart att tas i bruk När beslutet kommer om att all personal ska registrera sina tidrapporter i det nya lönesystemet När nya telefonväxeln tas i bruk

Avveckla projektorganisationen När ansvaret överlämnas och kunden accepterar leveransen då kan projektet stängas Och då har vi gått igenom de 5 arbetsstegen : AVVECKLA projektorganisationen Analysera projektidén Leda PLANERINGSarbetet Leda REALISERINGSarbetet Leda ÖVERLÄMNINGSarbetet AVVECKLA projektorganisationen

Tre tydliga aktiviteter när ett projekt avslutas 1. Lära av erfarenheter 2. Städa upp 3. Sätta punkt

Repetition Projektledning

Projektfaser Förstudie Planeringsfas Genomförandefas Avslut

Förstudie Införskaffande av underlag. Ska projektet genomföras eller inte? Om? Utred! Planeringsfas Planerar genomförandet, förbereder organisationen för projektarbetet. Genomförandefas Allt planerat arbete genomförs. Projektet avslutas.

Projektdokumentation Projektdirektiv (uppdragsbeskrivning) Projektspecifikation (projektbeskrivning) Progressrapport (läges- och åtgärdsrapport) Slutrapport (erfarenhetsbeskrivning)

Andra delen av föreläsningen: Sett ur reklambyråns synvinkel

Idé Problemanalys Kommunikationsmål Kommunikationsstrategi Brief och kundkontakt Marketing audit Uppläggning Aktivitetsplan Kalkyl Koncept Grov skiss Text Kontroll Check Presentation Kontroll Check Manus storyboard, foto, illustration, retusch etc Distribution, publicering och tryck Kontroll Efterkalkyl och Feedback

Kunden går till reklambyrån för att få hjälp Ta reda på: Kunden och målgruppen Vad vill kunden ha hjälp med? Gör en BRIEF alla relevanta fakta om en planerad aktivitet

Använd dig av MALLEN för att ta fram all bakgrundsinformation Den ger kunden trygghet eftersom han/hon vet att du har rätt information från början Den ger kreatören trygghet eftersom hon/han kan arbeta mot verkliga problem och möjligheter

Exempel på en frågemall (marketing audit): Dagssituation Organisation Produkter Produktkvalitet Servicekvalitet, tjänsteutbud Försäljningskostnad Lönsamhet per produkt

Dagssituation för de viktigaste konkurrenterna Organisation Produkter Servicekvalitet, tjänsteutbud Försäljningskostnad Lönsamhet per produkt

Omvärldsanalys Leverantörer/partners Avtal etc som påverkar valet av leverantör Nuvarande kunder Potentiella kunder Beslutsfattare hos kundföretagen Påverkare inom och utanför direkta målgruppen Leverantörernas inverkan på kundernas köpbeslut Övriga påverkare

Målgruppsanalys Slutkundernas krav, behov, förväntningar Leverantörernas behov, förväntningar Utvecklingstendenser hos målgrupperna Marknadskrav, lagar och förordningar som kan påverka målgruppens behov Utmärkande positiva hos potentiella kunder Leverantörernas konkurrenssituation Konsumenternas inköpsmönster

Kundernas krav Vilka krav ställer slutkunderna på produkterna/tjänsterna? Vilka krav ställer leverantörerna? Vilka krav ställer kunderna på företaget/organisationen? Vilka krav ställer investerarna på företaget/organisationen?

Stämmer företagets affärsidé med marknadens behov? Vem är vår kund? Vilket/vilka är kundens problem? Vad ska vi göra för att lösa kundens problem?

Konkurrens Kända eller förväntade aktiviteter från konkurrenter

Långsiktiga mål Tillståndet för verksamheten i slutet av 3- årsperioden vad gäller: - leverantörer - produkter - produktutveckling - försäljning - organisation - expansion - marknadsandelar - lönsamhet

Kortsiktiga mål Hur långt skall företaget/organisationen ha nått vid slutet av år 1 på sin väg mot de långsiktiga målen?

Kommunikationsstrategi Vilken bild av företaget/organisationen skall vi förmedla till marknaden i relation till: - kundernas krav - marknadens behov - företagets affärsidé

Kommunikationsmål Kortsiktiga mål (år 1) för marknadskommunikationen - för att nå de kommunikationsstrategiska målen - för att nå företagets/organisationens kortsiktiga mål

Aktiviteter Nödvändiga aktiviteter för att nå de kortsiktiga målen Nödvändiga aktiviteter för att nå de långsiktiga, strategiska målen

Resurser Personal Lokal Utbildningsbehov Rekrytering Investeringar Budget

Organisation Ansvarsfördelning för aktiviteterna Utveckling

Rapportering Vem rapporterar vad, till vem, när och hur Mötesprotokoll

Idéarbetet Kreatörens vedermödor Det handlar om att få ett lagspel som fungerar mellan olika aktörer på byrån Numera är projektledaren en del av kreatörerna inte bara stå för det administrativa exempelvis definiera marknad och målgrupp, resurser och ansvar.

Arbetsgången som leder fram till en kontaktrapport En skriftlig kontraktrapport är ett protokoll som visar vad kunden och byrån kommit överens om d v s. -Vad har överenskommits, inom vilken tidsram, vem ska göra det, hur mycket får det kosta etc. Kontaktrapporten skrivs när briefen, marketing audit, frågelistan, problemanalysen, företagets mål, kommunikationsmål, kommunikationsstrategi diskuterats och noggranna mötesprotokoll skrivits Kontaktsprotokollet ska godkännas av kunden.

. En arbetsgrupp på en reklambyrå består i allmänhet av en projektledare, en copywriter och en art director. AD och copywriter står för kreation och problemlösningar Projektledaren ansvarar för övergripande kundkontakt Men vem konkretiserar visionerna, vem bokar fotograf, vem fixar illustrationer eller trycktider etc? Jo - produktionsledaren

Upplägg och preliminärkalkyl Utgår från kontaktrapporter och projektbeskrivning. Mall för den interna kalkylen arbetstidsåtgång, faktainsamling, undersökningar, möten etc Detaljplanering (vad som ska göras och när) Resulterar i en kostnadssammanställning som i sin tur leder till en offert

Presentation för kunden Ett förslag presenteras för kunden. Förbered dig väl, hitta rätt presentationsteknik, stil, språk, rätt tonläge och kroppsspråk. Gör klart före mötet vem som ska presentera vad, var överens om vem som ska svara på vad

Detaljutformning Här gör inköp av bilder, film, illustrationer, webbdesign, tryck, utrymme i media, modeller, musik, speaker etc Här färdigställs manus. Tänk på upphovsrätten när du köper in och använder upphovsrättsskyddat material Tänk på att upphovsrättsskydda din kampanj

Produktion och genomförande Nu är det dags att producera Layouta, spela in, trycka, distribuera, publicera Det är din uppgift att kontrollera tryckkvalitet, om filmen håller hög kvalitet etc