Miljöskyddsnämndens sredovisning 2015 Verksamhet och måluppfyllelse Verksamhet Miljöskyddsnämnden har under 2015 arbetat intensivt med att implementera kommunens styrmodell i verksamheten samt skapa förutsättningar för framtida arbete. Under 2015 har ny förvaltningschef rekryterats tillsammans med ytterligare nio handläggare. Rekryteringarna beror framförallt på nya tjänster med anledning av projekt Anten men också på vakanser med anledning av sjukskrivningar och föräldraledigheter. Detta har påverkat nämndens arbete i stor utsträckning och nämnden har under et prioriterat om verksamheten. De delar som prioriterats upp har framförallt utgått från kommunens flersstrategi och varit kopplat till projekt Anten, arbete för barn och unga men också insatser riktade mot företag och medborgare. Även inkomna ärenden har prioriterats för att hålla handläggningstiden nere. Under 2015 bjöds alla livsmedelsföretagare in till seminarium med inriktning mot allergener, en del i nämndens förebyggande arbete. Under hösten återupptogs också det miljöpolitiska forumet där ett seminarium med inriktning mot kvicksilver genomfördes. Tyvärr har långt ifrån all den tillsyns- och kontrollverksamhet som nämnden planerade genomförts då personal saknats. Resultatet av detta blir att det inom vissa områden uppst skulder till de verksamhetsutövare som har liga tillsyns- och kontrollavgifter, helt i enlighet med SKL:s modell för taxa. Miljöskyddsnämnden tidredovisar och följer upp detta tydligt för att detta ska kunna arbetas i kapp kommande. På miljöskyddskontoret arbetar ca 28 personer (flera av tjänsterna är visstid med anledning av bland annat projekt Anten), försvinner två personer blir det direkt kännbart för verksamheten. Tilläggas ska att behovsutredningen visar att nämnden, trots ramtillskott saknar resurser för att genomföra all den lagstiftade tillsynen och kontrollen. Det tar också mycket tid att rekrytera och introducera nya medarbetare. På grund av alla vakanser redovisar nämnden ett överskott i bokslutet. Delar som nämnden valde att prioritera ner under 2015 var bland annat strandskyddstillsynen, lantbrukstillsynen samt arbetet med radon. Åtaganden och nyckeltal Miljöskyddsnämnden har under 2015 haft fyra åtaganden kopplade till kommunens flersstrategi. 1
Nämnden skulle intensifiera inventeringen av enskilda avlopp i Antens avrinningsområde. Under 2015 inventerades mer än 600 fastigheter vilket är mer än en tredjedel av alla fastigheter inom avrinningsområdet. Åtagandet är direkt kopplat till kommunens prioriterade mål I Alingsås skapar vi goda livsmiljöer genom långsiktigt hållbar utveckling. Nämnden åtog sig att förbättra service och bemötande mot medborgarna som en åtgärd kopplad till det prioriterade målet I Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet. Miljöskyddskontoret har under 2015 arbetat med att skapa ett hållbart arbetssätt med fokus på medborgaren. Som en del i detta arbete har det personliga mötet fått fortsatt fokus. Kontorets handläggare sitter inne med väldigt mycket kompetens som kan förmedlas till kommunens medborgare i samband med det personliga mötet. Förutom det personliga mötet har hemsidan använts för att sprida information. Under det prioriterade målet I Alingsås finns goda möjligheter till arbete och företagande har nämnden åtagit sig att förbättra attityd och bemötande mot företagarna. Aktiviteter riktade till vissa branscher av företag har genomförts. Även här har det personliga mötet prioriterats. Under 2015 kom resultatet från INSIKT, som mäter kommunens myndighetsutövning gentemot företagarna. Resultatet visar tydligt att miljöskyddsnämndens arbete gett resultat även om det finns mycket mer att arbeta med. Utifrån det prioriterade målet I Alingsås finns goda möjligheter till arbete och företagande har nämnden åtagit sig att utreda möjligheten att öka personalresurserna med upp till 10%, genom sysselsättning av t ex arbetslösa, genom externt finansierade åtgärdsprogram. Målet har inte uppfyllts på grund av den under 2015 rådande personalsituationen. Nämnden har under 2015 fokuserat på introduktion av nya medarbetare istället för att introducera praktikanter. Den rådande situationen har inneburit att nämnden inte bidragit i någon större utsträckning för att nå det prioriterade målet förutom genom att skapa god dialog med företagarna som i sin tur skapar förutsättningar till arbete i kommunen. Uppdrag till nämnden Miljöskyddsnämnden fick ett riktat uppdrag i kommunens flersstrategi, intensifiera inventeringen av enskilda avlopp kring sjön Anten. Det riktade uppdraget formulerades till ett åtagande för nämnden och redovisades ovan. Internkontrollplan Miljöskyddsnämnden antog 2015-05-13 22 en väsentlighets- och riskanalys med tillhörande internkontrollplan för 2015. Följande delar togs med i internkontrollplanen. Tid för effektiviseringsprojekt för livsmedelskontrollen skulle tas med i behovsutredningen för 2016. Tid för detta finns med i behovsutredningen. Tid för effektiviseringsprojekt för miljötillsynen skulle tas med i behovsutredningen för 2016. Tid för detta finns med i behovsutredningen. Vid oförutsedda händelser kan verksamheten behöva prioriteras om. Detta måste informeras nämnden som i sin tur beslutar om omprioritering av verksamheten. I juni 2015 2
beslutade miljöskyddsnämnden om omprioritering av verksamheten med anledning av den ansträngda personalsituationen. Utvalda områden prioriterades ner medan andra prioriterades upp. Utreda om det g att skapa en mall för att värdera/klassa ärenden för en effektiv resursanvändning. Denna del har inte hunnits med under 2015. Nämnden har prioriterat arbetet med ärenden som gynnar medborgarna samt de delar som direkt kopplas mot Kommunens flersstrategi. Rutin för hantering av hot och våld finns för miljöskyddskontoret. I väsentlighets- och riskanalysen uttalas vikten av att alla medarbetare känner till rutinerna. Rutinerna finns nedskrivna och har via mail skickats ut till alla på förvaltningen. Under 2015 skulle utbilning i hantering av media hållas. Under 2015 erbjöds alla medarbetare tillsammans med nämndens presidium att medverka i medieutbildning. Under 2015 ska miljöskyddsnämnden/kontoret påbörja dialog tillsammans med Tekniska, Samhällsbyggnad och kommunledningen om hur vi tillsammans arbetar mot de gemensamma miljömålen. Ansvaret för detta är otydligt. Under hösten 2015 bjöds tjänstemän från tekniska, samhällsbyggnad samt kommunledningen in till dialog för att reda ut vilka olika områden respektive nämnd/förvaltning arbetar med. Miljöskyddsnämnden saknar en beredskapsplan för dricksvatten. Tid till framarbetande av plan ska finnas med i verksamhetsplanen för 2016. Tid finns avsatt både i behovsutredningen för 2016 samt i verksamhetsplanen för 2016. För att minska risk för felhantering vid utbrott/smitta ska rutiner kring detta arbete samlas under kommunportalen. Detta arbete har inte påbörjats under 2015. En risk som uttalades i väsentlighets- och riskanalysen var om det skulle bli svt att rekrytera så pass många nya medarbetare samt problematiken som kan uppstå om projektpengarna försvinner tidigare än planerat. Rekryteringen av nya medarbetare gick bra även om mycket tid gått till introduktion av nya medarbetare. I flersstrategin för 2016-2018 framg tydligt att projektmedel finns även för kommande. En annan risk som lyftes i väsentlighets- och riskanalysen var risk för att inte uppfylla målet om att mäta luft och vattenkvaliten i kommunen. Detta har utförts under 2015. Under 2015 skulle ett nytt ärendehanteringssystem upphandlas. Detta har inte genomförts men ligger med i planen för 2016. De delar som inte hunnits med fullt ut under 2015 finns till stora delar med i arbetet för 2016. Inom vissa områden har sannolikheten och konsekvensen prioriterats ner vilket medför att de inte tas upp igen. Detta är dock ett medvetet val. 3
Omedelbar åtgärd I väsentlighets- och riskanalysen för 2015 identifierades ett antal delar som behöver åtgärdas, dock inte med omedelbar verkan. Dessa punkter har tagits upp som interkontrollpunkter som redogjorts för ovan. Redovisning av uppdragsföretag Under 2015 har miljöskyddsnämnden enbart använt sig av två externa bolag i väldigt lite utsträckning. I samband med anordnande av seminarium riktat till livsmedelsföretagare hyrdes extern konsult in som var specialiserad på allergener i livsmedel. Tjänsten levererades på plats. I december anlitades en konsult för ansvarsutredning gällande förorenad mark/byggnad. Uppdraget är fortfarande pågående. Ekonomi Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse bokslut/budget 2015 Bokslut 2014 Verksamhetens intäkter 4 352 4 377 25 3 489 Personalkostnader -13 044-12 663 381-10 597 Lokalhyror 0-3 -3-3 Köp av tjänster -749-714 35-530 Gemensamma kostnader -2 102-1 997 105-1 922 Utdebitering personalkostn. 48 23-25 37 Övriga kostnader -1121-1192 -71-669 Verksamhetens kostnader -16 968-16 546 422-13 684 Avskrivningar -125-128 -3-169 Verksamhetens nettokostnader -12 741-12 297 444-10 364 Kommunbidrag 12 750 12 750 0 10 333 Finansnetto -9-9 0-13 Årets resultat 0 444 444-43 4
Det positiva resultatet beror framförallt på minskade personalkostnader samtidigt som prioriteringen i verksamheten legat på myndighetsutövningen som i sin tur medför intäkter. De minskade personalkostnaderna beror på sjukskrivningar, glapp mellan tjänster och andra tjänstledigheter. Intäkterna stämmer, på grund av prioriteringarna väl överens med budget för 2015. I budgetarbetet tas en procentuell fördelning fram rörande hur mycket tid som bland annat administration- och ekonomipersonal kommer att arbeta med samtliga verksamheter inom Tekniska förvaltningen, Samhällsbyggnadskontoret samt Miljöskyddskontoret. I bokslutet görs en avstämning för att ta fram den verkliga procentuella fördelningen. För 2015 blev de gemensamma kostnaderna något lägre än budgeterat. Nämndens resultat för 2015 är nästan 500 tkr bättre än för 2014. Personalkostnaderna för 2015 har ökat med anledning av projekt Anten, även intäkterna har delvis ökat med anledning av detta. Investeringar Investeringarna ska följas upp enligt EIRA-modellen enligt KF 2012 207 Tkr Expansionsinvestering -varav exploatering Imageinvestering Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse hel Bokslut 2014 Reinvestering Utrustning och inventarier 200 77 123 14 Anpassningsinvestering Totalt utgifter 200 77 123 14 Utfallet för 2015 blir 77 tkr. Bland annat har mätinstrument köpts in. 5
Prognossäkerhet Månad Prognos Avvikelse från bokslut Oktober 842 398 September 326-118 Delsbokslut 327-117 Maj 83-361 Vbokslut 83-361 Bokslut 2015 444 Det har varit väldigt svt att lägga prognos då förutsättningarna hela tiden ändrats, framförallt vad gäller personalsituationen. Även intäkterna har varit sva att prognostisera med anledning av detta. Efter prognosen i oktober gav nämnden förvaltningschefen i uppdrag att se över möjligheterna att med hjälp av konsulter genomföra delar av målen för 2015. Som en följd av detta anlitades konsult för genomförande av seminarium riktat mot livsmedelsföretagare samt ansvarsutredningar för förorenad mark/byggnad. Ytterligare rekrytering av miljöskyddsinspektör genomfördes samt medieutbildning för alla handläggare. 6
Personalredovisning Personal och kompetensförsörjning Antal anställningar 1 i november 2015 November 2015 Tillsvidare Antal personer Antal anställningar Antal sarbetare Medelålder Sysselsättningsgrad (snitt) AID-struktur 23 23 22,5 45,8 98% Administration 4 4 3,7 46,8 93% Teknikarbete 19 19 18,8 45,6 99% November 2014 Tillsvidare Antal personer Antal anställningar Antal sarbetare Medelålder Sysselsättningsgrad (snitt) AID-struktur 21 21 20,5 47,2 97% Administration 4 4 3,7 53,3 93% Teknikarbete 17 17 16,8 45,8 99% November 2013 Tillsvidare Antal personer Antal anställningar Antal sarbetare Medelålder Sysselsättningsgrad (snitt) AID-struktur 21 21 20,3 46,2 97% Administration 4 4 3,6 52,3 89% Teknikarbete 17 17 16,8 44,8 99% 1 Redovisningen ing tillsvidareanställningar i enlighet med Allmänna Bestämmelser (AB). Anställda enligt beredskapsavtalet (BEA), PAN-avtalet, förtroendevalda, uppdragstagare m fl samt tidsbegränsad, inkl timavlönad, personal ing inte. Årsarbetarna är beräknade på tillsvidareanställningar, genom att sysselsättningsgraderna summeras till heltidstjänster. Även de som var tjänstlediga är medräknade. 7
Fördelning arbetad tid 2015 Timmar utbet Jan - Dec 2015 Belopp Jan - Dec 2015 Heltidsarbetare Jan - Dec 2015 Faktisk tillgänglig tid 46 552,28 8 114 993 24 Arbetad tid 33 126,74 7 172 092 17 1 MÅNADSLÖN 33 006,64 7 143 453 17 3 FACKLIG INTERN 82,59 10 282 0 5 ÖVERTID 37,51 435 0 6 OB/JOUR/BEREDSKAP/FÖRSKJ 0,00 2 819 0 8 TILLÄGG MM 0,00 15 103 0 Frånvaro 13 425,54 942 901 7 10 SEMESTER 6 157,08 1 189 881 3 12 SJUKDOM 3 579,47 198 866 2 16 FÖRÄLDRALEDIGHET 892,31-493 836 0 17 VÅRD AV SJUKT BARN 494,28 0 0 18 ÖVRIG FRÅNVARO 2 302,40 47 990 1 Under 2015 var planen att kompetensförsörjningsplanen skulle bli klar. På grund av chefsbyte på miljöskyddskontoret har detta arbete inte färdigställts. Under de kommande 3 en har kontoret en förväntad pensionsavgång på 4 medarbetare varav 3 av dessa medarbetare har en sysselsättningsgrad på 100 % och en medarbetare en sysselsättningsgrad på 75 %. Förväntade pensionsavgångar kommer vara en del av förvaltningens kompetensförsörjningsplan enligt ovan för att ur denna aspekt säkra kontorets återväxt. Löner Medianlön Medianlönen för förvaltningen är 30 690 kr. 10:e percentil 2015 26 155 kr. 90:e percentil 2015 35 140 kr. Lönekartläggningen för 2015 visade inga osakliga löneskillnader mellan kvinnliga och manliga grupper inom förvaltningen. Arbetsmiljö Kontorets fokus har under 2015 varit att stärka det systematiska arbetsmiljöarbetet. Under hösten 2015 var ett av fokusområdena att utveckla arbetsplatsträffarna inom kontoret. I september månad medverkade förvaltningschef samt medarbetarrepresentanter på en utbildning i samverkan med fokus på APT. Syftet var att genom kunskap om samverkan och dess syfte skapa en mer kvalitativ dialog inom arbetsgrupperna i frågor som rör utveckling, planering och uppföljning. Förhoppningen var 8
att skapa mer givande arbetsplatsträffar där medarbetare känner högre grad av delaktighet, engagemang och påverkansmöjligheter. Under fjärde kvartalet av 2015 startade Miljöskyddskontorets skyddskommitté ett arbete med att utveckla förvaltningens medarbetarsamtal, där utvecklingssamtal, lönesamtal samt uppföljning ing. Syftet med arbetet är att ge medarbetare och chef möjlighet att jobba utifrån ett konkret och givande verktyg som följer arbetsmiljöets shjul och dess innehåll. Målet är att arbetet ska vara färdigställt och beslutat i FSG i slutet av första kvartalet för att sedan kunna implementeras i verksamheten kommande kvartal. Sjukfrånvaro 2 Total sjukfrånvaro 2015 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Kommunstruktur 7,88% 9,48% 9,35% 8,17% 7,76% 7,32% 5,77% 6,70% 8,39% 8,16% 8,56% 7,94% Miljöskyddskontoret 1,97% 2,25% 5,79% 4,53% 5,03% 6,42% 6,67% 6,63% 10,97% 10,56% 6,91% 8,89% Dag 1-14 Sjukfrv tim dag 1-14, ack valt Sjukfrv % dag 1-14, ack valt Sjukfrånvaro 3 568 6,68% 1 299 2,43% <=29 93 2,99% 93 2,99% 30-49 1 893 5,70% 920 2,77% >=50 1 582 9,28% 286 1,68% Sjukfrv tim dag 1-14, ack valt Sjukfrv % dag 1-14, ack valt Alla kön 3 568 6,68% 1 299 2,43% Kvinna 1 817 5,58% 845 2,60% Man 1 750 8,41% 455 2,18% Dag 15-59 Sjukfrv tim dag 15-59, ack valt Sjukfrv % dag 15-59, ack valt Sjukfrånvaro 3 568 6,68% 742 1,39% <=29 93 2,99% 30-49 1 893 5,70% 483 1,46% >=50 1 582 9,28% 259 1,52% 2 Redovisningen omfattar månadsavlönad personal. 9
Sjukfrv tim dag 15-59, ack valt Sjukfrv % dag 15-59, ack valt Alla kön 3 568 6,68% 742 1,39% Kvinna 1 817 5,58% 483 1,48% Man 1 750 8,41% 259 1,24% Dag 1-59 Sjukfrv tim dag 1-59, ack valt Sjukfrv % dag 1-59, ack valt Sjukfrånvaro 3 568 6,68% 2 041 3,82% <=29 93 2,99% 93 2,99% 30-49 1 893 5,70% 1 404 4,23% >=50 1 582 9,28% 545 3,20% Sjukfrv tim dag 1-59, ack valt Sjukfrv % dag 1-59, ack valt Alla kön 3 568 6,68% 2 041 3,82% Kvinna 1 817 5,58% 1 328 4,08% Man 1 750 8,41% 713 3,43% Dag 60> Sjukfr tim dag 60-, ack Sjukfr % dag 60-, ack Sjukfrånvaro 3 568 6,68% 1 526 2,86% <=29 93 2,99% 30-49 1 893 5,70% 489 1,47% >=50 1 582 9,28% 1 037 6,08% Sjukfr tim dag 60-, ack Sjukfr % dag 60-, ack Alla kön 3 568 6,68% 1 526 2,86% Kvinna 1 817 5,58% 489 1,50% Man 1 750 8,41% 1 037 4,98% Förvaltningen har en sjukfrånvaro på 6,39 % under 2015 och hade en sjukfrånvaro på 2,80 % under 2014. Vi kan ej se några tydliga skillnader mellan åldergrupper ej heller mellan kvinnor och män. Sjukfrånvaron har under et succesivt ökat och förvaltningen har under senaste kvartalet haft stort fokus på aktuella rehabärenden och kommer under 2016 att fortsätta detta arbete. Fokus kommer ligga på att vända trenden genom tidiga rehabinsatser samt kontinutet i detta arbete. 10
Arbetsskador och tillbud Antal 2015 2014 Arbetsskador 3 0 Under 2015 har tre arbetsskador rapporterats, alla tre är av mindre allvarlig karaktär och föranledde inga direkta åtgärder. Sammanfattande analys för et Miljöskyddsnämnden har under 2015 till stor del följt den tillsyns- och verksamhetsplan som antogs inför et. Vissa omprioriteringar har gjorts under et med anledning av den tuffa personalsituationen. Inom livsmedelskontrollen har en kontrollskuld bildats under 2015, denna finns med i 2016 s plan. Handläggningstiderna har under perioder varit något längre, även detta till följd av personalsituationen. Miljöskyddsnämndens resurser är framförallt den personal som arbetar på miljöskyddskontoret. Vid hög frånvaro (sjukskrivningar, föräldraledigheter mm) blir verksamheten snabbt lidande, det finns inga möjligheter till vikarier vid frånvaro på några månader. Miljöskyddskontoret har i uppdrag att se över möjligheterna till sammarbete med andra kommuner eller konsulter för att lösa frånvaro. Behovsutredningen för 2015 visar att mer resurser behövs för att klara lagstiftningens alla delar. Miljöskyddsnämnden gör varje tuffa prioriteringar som bottnar i kommunens strategiska dokument samt miljömålen. Utgångspunkten har varit att nå så stor miljöoch/eller hälsonytta som möjligt. Den tillsyn/kontroll som utförts har i stort fokuserats till bättre vattenkvalitet i Anten samt barn och ungas välbefinnande. 11
12