Dokumentmall i Word för uppsatser i franska och italienska Installation av mallen På en PC För att mallen ska kunna sparas på rätt ställe behöver datorn vara inställd på att visa dolda filer och mappar. Gör så här: Öppna Den här datorn. Klicka på Verktyg och välj Mappalternativ. Klicka på fliken Visning, se till att alternativet dolda filer och mappar är förbockad.( i rutan avancerade inställningar) Klicka OK och stäng rutan. Mallen ska sparas ned i den särskilda mapp som Word använder för sina mallar. Den hittar man genom att öppna Word och gå till Verktyg > Alternativ > Sökvägar och se efter vilken sökväg Dokumentmallar har. Klicka nu på länken till mallen på webbsidan (SU-fransk_uppsatsmall.zip/SUitaliensk_uppsatsmall.zip) och välj "Öppna" och i nästa fönster "Extrahera alla filer". Extrahera (spara) filen SU-fransk_uppsatsmall.dot/SU-italiensk_uppsatsmall.dot i den särskilda mappen för mallar i Word. Skapa ett nytt dokument baserat på mallen genom att i Word gå till Arkiv >Nytt... >På datorn... (gäller för Word 2003) och välj SU-fransk_uppsatsmall/SU-italiensk_uppsatsmall.dot. På en Macintosh På en Mac är sökvägen till mappen för mallar en annan. Man hittar den vanligtvis under någon av följande sökvägar: Macintosh HD Program - Microsoft Office X Mallar - Mina mallar eller Macintosh HD Program - Microsoft Office 2004 Mallar - Mina mallar Spara mallen där och öppna sedan Word och gå till Projektgalleriet och välj Mina mallar och SUfransk_uppsatsmall/SU-italiensk_uppsatsmall.dot. Hur man flyttar ett dokument från en dator till en annan Om man har gjort ett dokument som är baserat på mallen och vill använda detta på en annan dator måste man installera en mall även på den andra datorn. För att dokumentet ska kunna fungera korrekt måste det finnas en koppling mellan dokumentet och mallen. När du har öppnat dokumentet i Word hittar du dokumentets koppling till mallen under Verktyg - Mallar och tillägg... och i rutan för Dokumentmall ska den korrekta sökvägen till SUfransk_uppsatsmall.dot/SU-italiensk_uppsatsmall.dot stå. Är sökvägen felaktig använder du knappen Koppla för att söka dig fram till mallen. Du måste också bocka för Uppdatera dokumentets formatmallar automatiskt. Om du vill överföra något du redan skrivit till denna mall, måste du koppla dokumentet till mallen och sedan gå igenom varje stycke, rubrik, etc och se att den har korrekt formatering enligt nya mallen. 1 (5)
Använda formatmallarna I dokumentmallen finns ett antal formatmallar att välja mellan för att formatera rubriker och olika avsnitt i brödtexten. De är placerade direkt under verktygsfältet i Word 1 Figur 0:1 Verktygsfältet Mallar Om verktygsfältet inte syns kan du gå in på Visa -> Verktygsfdlt och bocka för Mallar. Det finns formatmallar för rubriker, brödtext (Standard), tabeller, listor, bilder osv. Genom att använda sig av formaten kan man koncentrera sig helt och hållet på innehållet och låta programmet ta hand om typografin. Dessutom skapar man ett dokument som är mer hållbart för lagring i digital form. När man ska använda en formatmall t.ex. en kapitelrubrik väljer man Rubrik 1 från rubrikmenyn och sedan skriver man rubriken. Det går lika bra att skriva rubriken först och sedan klicka på Rubrik 1 i verktygsfältet. Texten kommer då automatiskt att få rätt formatering: rätt typsnitt, rätt storlek, rätt mängd luft över och under texten och rätt namn så att rubriken kan visas i innehållsförteckningen. Samma gäller för de andra formaten. Det är viktigt att du använder dig av dessa formatmallar och inte använder dig av egna formatmallar när du skriver uppsatsen. Tillgängliga mallar I korthet finns följande mallar i verktygsfältet: Rubrik Rubrik 1 (Kapitelrubrik som alltid infogar en sidbrytning före rubriken) Rubrik 2...5 (Rubriker i hierarkisk ordning) Rubrik vid lista (Används i anslutning till olika typer av listor) Text Standard (Standardtext. Motsvarar normal eller brödtext) Standard med indrag (Samma som standard men med ett indrag på 4,5 mm) Standard med luft (Standard som föregås av en tom rad) Tabelltext (Används för att beskriva tabeller) Bildtext (Används för att beskriva bilder) Citat (Används vid långa fristående citat> 3 rader) Citat med indrag (Ger nytt stycke vid mycket långa citat) Fotnotstext (Format på fotnoter. Sätts normalt automatiskt) Fotnotsreferens (Format på fotnotsreferenser. Sätts normalt automatiskt) Fotnotstext vid tabell (Om en fotnot läggs till en tabell ska den ha detta format) Fotnotsreferens vid tabell (Om en fotnot läggs till en tabell ska referensen ha detta format) Tecken Alla formaten fungerar som vanligt. Upphöjd och nedsänkt har flyttats till menyn för att de ska vara lätt tillgängliga. Listor Enkel lista (Har inga punkter eller nummer) Enkel lista med indrag (Som ovan fast indragen) Numrerad lista (Arabiska siffror) 1 För att kunna använda alla funktioner i menyn måste man tillåta användningen av makron. Om du inte gjort det, välj Verktyg-Makron->Säkerhet. Välj medel. Starta om Word och öppna mallen på nytt. Välj Aktivera makron i dialogrutan som kommer upp då du startar mallen i Word. 2 (5)
Numrerad lista med indrag Romersk lista (Romerska versaler) Romersk lista med indrag Punktlista (Lista med punkter som den här) Punktlista med indrag Litteraturlista utan siffror Bilder och tabeller Infoga bild Infoga bildbeskrivning (Är ett makro som på ett enkelt sätt skapar en riktig beskrivning till en bild med bildtextfonnatet) Infoga tabellrubrik (Är ett makro som på ett enkelt sätt skapar en riktig beskrivning och rubrik till en tabell med tabelltextformatet) Skapa trelinjerstabell (Makro som enkelt skapar en trelinjerstabell med rubrik) Exempel Infoga exempel I följande kapitel beskrivs formaten och dess användning mer i detalj. Det finns även ett fåtal extra format i mallen som inte är tillgängliga via verktygsfältet eftersom de används sällan. Dessa kan man hitta i den vanliga menyn för formatmallar: Innehållsförteckning (Samma som Rubrik 1. Används bara för Contents-rubriken) Onumrerad rubrik (Används för rubriker av typen 1 som används före kapitel 1, dvs. i t.ex. List of Papers. Rubriker som har detta format tas inte med i innehållsförteckningen) Sidnummer (Formatet på sidnumret) Normal (Standardformatet i Word) Cellformat (Format som används för text i tabeller, dvs. celler) Mallar som inte beskrivs här finns heller inte inkluderade i uppsatsmallen. Anledningen till att fler format finns tillgängliga i menyer kan bero på att mer än en mall är kopplad till dokumentet. Rubriker I dokumentmallen finns formatmallarna Rubrik 1-5 för rubriker i den vanliga brödtexten. Rubriknivå 1, som används vid nytt kapitel, föregås av sidbrytning. Det är inte säkert att du behöver använda samtliga rubriknivåer i din avhandling. Många gånger klarar man sig med tre eller fyra rubriknivåer. Sätt aldrig ut punkt efter rubrik. Vid listor och uppräkningar används vid behov formatmallen Rubrik vid lista, som har kursiv stil. Text För den löpande texten finns tre formatmallar: Standard, Standard med indrag och Standard med luft. Dessa formatmallar är gjorda för en löpande text och texter med indrag och luft. Standard används alltid direkt efter rubrik och har därför inget indrag på första raden. Denna formatmall följer automatiskt efter Rubrik 1-5 när man tycker på Enter. Standard med indrag används för alla efterföljande stycken och har därför ett indrag på första raden för att markera det nya stycket. Denna formatmall följer automatiskt efter Standard när man trycker på Enter. Observera att nya stycken inte har en hel tom rad emellan utan bara ett indrag. Standard med luft används efter listor, längre citat samt efter figurer, bilder, ekvationer och tabeller. Den används för att ge ett mellanrum mellan bilden, tabellen etc. och den efterföljande texten. Tabell- och bildtext För att beskriva t.ex. figurer, tabeller eller bilder används formatmallarna Tabelltext respektive Bildtext. Dessa är lättast att infoga med hjälp av makrona under Bilder och tabeller. 3 (5)
Citat När man skriver längre citat (längre än ca tre rader) brukar den texten brytas ut ur brödtexten genom att man gör ett indrag längs hela vänsterkanten samt ett blankutrymme över och under det indragna stycket. För detta ändamål finns två olika formatmallar. Citat används för det första stycket i blockcitatet och har luft före och inget indrag på första raden. Citat med indrag används för alla efterföljande stycken och har indrag på första raden men inte luft före. För att få ett blankutrymme efter citatet används alltid Standard med luft för det första stycket i den efterföljande brödtexten. När man skriver kortare citat används citattecken i stället för blockcitat. Då används samma format som i stycket. Mallen är inställd så att franska/italienska citattecken används i stället för tumtecken ("ord"). Fotnotstext och fotnotsreferens Fotnoter infogas automatiskt med hjälp av formatmallen Infoga -> Fotnoter och slutkommentar. Formatmallarna Fotnotstext och Fotnotsreferens används för att formatera sådan text som av någon anledning har förlorat sin formatering, t.ex. när man klipper och klistrar text. För att infoga fotnoter till en viss tabell används formatmallarna Fotnotstext vid tabell och Fotnotsreferens i tabell. Dessa infogas inte automastiskt utan formaten måste läggas på i efterhand. Tecken För att markera vissa ord eller tecken finns formatmallarna Fet, Kursiv, Understruken, Upphöjd respektive Nedsänkt. För att göra dessa formateringar går det bra att använda de vanliga snabbkommandona. Formaten upphöjd och nedsänkt, som vanligtvis bara finns tillgängliga i teckensnittsdialogen har flyttats till menyn för att vara lättare att komma åt. Listor För uppräkningar finns åtta olika formatmallar: Enkel lista (utan punkter eller siffror), Numrerad lista, Romersk lista och Punktlista. Samtliga finns med eller utan indrag i den vänstra kanten. Formatmallarna för uppräkningarna har inte luft vare sig före eller efter. Gör därför en radmatning före första uppräkningen och börja nästa stycke med Standard med luft. Litteraturförteckning Litteraturförteckningar görs med hjälp av formatmallarna Litteraturlista utan siffror. Litteraturlistan utan siffror har så kallat hängande indrag, dvs. varje styckes första rad börjar ute i vänsterkanten och de efterföljande raderna har indrag. Innehållsförteckning Innehållsförteckningen ingår i mallen redan från början. Den uppdateras genom att du sätter markören på någon rad i innehållsförteckningen, högerklickar och sedan väljer Uppdatera fält. Bilder och tabeller Bilder bör infogas genom att använda funktionen Infoga -> Bildobjekt -> Från fil... Det är vanligt att bilder som klistras in från andra program förlorar kvalitet. Dessutom är det vanligt att bilder skapade t.ex. i Power Point modifieras då man skapar en pdf utifrån dessa och därför rekommenderar vi inte formatet. Därför är det tillrådigt att infoga alla bilder från fil. Av bilder som infogas i mallen visas bara så mycket som får plats på en rad, dvs. nedersta delen av bilden, om Standard formatet är valt. För att visa hela bilden bör man använda sig av Bildformat på den rad där man vill infoga bilden. Formatet tar bort det exakta radavståndet på 13 punkter (som används i standard) vilket gör att hela bilden syns. Dessutom läggs en extra rad med luft över bilden (för att skilja den från föregående stycke) och bilden centreras på sidan. Efter bilden kan man infoga en beskrivning med Infoga bildbeskrivning från samma meny. Bildbeskrivningar och tabellbeskrivningar infogas med hjälp av Infoga bildbeskrivning och Infoga 4 (5)
tabellrubrik. Samtidigt får man automatiskt rätt format på texten och efterföljande text. Tabellrubriker (beskrivningar) läggs över tabellen och bildbeskrivningar under. Numreringen sker enligt [kapitel :nummer] modellen. Saknas kapitelnumreringar står det 0 före kolonet. Tabeller i görs vanligtvis i tre linjer. För att snabbt infoga en tabell med rätt format kan man använda sig av alternativet Skapa trelinjerstabell. Det är även möjligt att ha andra typer av tabeller i avhandlingen och dessa kan skapas med kommandona Rita tabell eller Infoga tabell. Exempel Infoga exempel med Exempel -> Infoga exempel. Exemplen blir numrerade men numret inom parentes och med samma indrag som Lista med indrag. Tips och trix Här beskrivs hur man utför några vanliga ordbehandlingsoperationer i Word på ett riktigt sätt. Bindestreck och tankstreck Tänk på hur du ska använda bindestreck respektive tankstreck. Bindestreck är kortare och tankstreck är längre. Bindestreck används t.ex. vid avstavningar, i vissa sammansättningar, och vid sammansättningar med siffror och förkortningar (svensk-engelsk ordbok, 25-årsdag och FNambassadör). Tankstreck används i betydelsen "från och till", t.ex. mellan ortnamn, tal och klockslag (Stockholm-Malmö, 30-40 elever, kl. 15-17). Här används inte mellanslag före och efter tankstrecket. Tankstreck kan också användas vid inskjutna bisatser. Då används mellanslag före och efter. I Word hittar du tankstreck genom att gå till Infoga, välj Symbol - Specialtecken eller genom att klicka på tangenterna Ctrl/Kommando + minustecknet på det numeriska tangentbordet. Uppdatera innehållsförteckningen För att uppdatera innehållsförteckningen högerklickar man på innehållsförteckningen(på Mac håller man nere Ctrl-tangenten samtidigt som man klickar) och väljer Uppdatera fält. Har man använt mallen rätt kommer alla rubriker att stå med i innehållsförteckningen. För att göra inställningar i innehållsförteckningen som t.ex. hur många rubriknivåer som ska tas med kan man göra detta genom att välja Infoga - Index och förteckningar... Under fliken Innehållsförteckning finns alla de alternativ som man kan ändra. 5 (5)