2015-02-12 1 (9) PM Kristian Kristiansson Kommunarkiv, Kontaktcenter Mötesanteckning Knutmöte i mars Telefonmöte antecknat i Nacka kl.10.15-12.00, den 9 mars 2015 Deltagande Inbjudna: Caspar Almalander caspar.almalander@eskilstuna.se ake.carlsson@jonkoping.se; alexander.kurtz@halmstad.se; anders.hanzen@savsjo.se; anders.ingemarsson@laholm.se; anders.pettersson@ltkronoberg.se; anette.lundberg@vll.se; Anja Helldal anja.helldal@ockelbo.se Ann-Christine Heimonen ann-christine.heimonen@itsam.se; Ann-katrin.flood@dll.se anna-lisa.hoflen@ostersund.se; Gillquist Anna Anna.Gillquist@skl.se annakarin.johnsson@ostersund.se; Anneli Brattgård anneli.brattgard@ekero.se Johansson, Bo bo.johansson@sollentuna.se Caspar Almalander Caspar.Almalander@eskilstuna.se christian.jarnekrantz@helsingborg.se Dan Lundh dan.lundh@orebro.se Dan Malmsten dan.malmsten@linkoping.se gerd.isaksson@jonkoping.se ingemar.lundvall@vanersborg.se jon.raftegard@karlstad.se karin.pettersson@upplandsvasby.se Katarina Thurell katarina.thurell@norrtalje.se krister.kallen@avesta.se Kristiansson Kristian kristian.kristiansson@nacka.se leone.linder@helsingborg.se Lotta.Bynert@vetlanda.se Deltog: Sammankallande POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167
2 (9) magdalena.nordin@karlskrona.se david.osser@malmo.se Stigsson Karin karin.stigsson@uppsala.se sven.jonsson@uppsala.se marie.skarin@uddevalla.se Andersson Mariella mariella.andersson@linkoping.se nikolaj.mansson@kristianstad.se eva.lindelow.sjoo@gavle.se per.o.eklof@koping.se Rikard.ek@enkoping.se Rita.elgenstierna@dll.se Sara Salkvist sara.salkvist@nassjo.se sirkka.virtanen@fagersta.se Susanne.schuch@dll.se Thomas Sandh thomas.sandh@vetlanda.se tobias.lundberg@dll.se ulf.gustavsson@morbylanga.se veronika.nyren@lul.se petra.dornbusch@taby.se Hedenblad Pia pia.hedenblad@sklkommentus.se Ulrika Gustafsson ulrika.gustafsson@vasteras.se Nils Mossberg nils.mossberg@eskilstuna.se Frida Sandgren frida.sandgren@eskilstuna.se Karin Widholm Karin.Widholm@eskilstuna.se andreas.ronnqvist@gavle.se Henrik Erngren Othén henrik.erngren@gmail.com Möteskallelse + Agendaförslag Agendaförslag Den preliminära agendan är enligt nedan: 1. Upprop 2. Utse sekreterare 3. Minnesanteckningar förra mötet 2015-02-09 4. Sammanfattning uppvaktningsmöte SKL 2015-02-25 5. Laget runt, hänt sedan sista mötet 6. E-arkiv karta Övrig utskickad information Skicka gärna eventuella egna agendapunkter till Elin (elin.jonsson@vaxjo.se) eller undertecknad (caspar.almalander@eskilstuna.se), helst innan måndag.
3 (9) Tack till Anja Helldal i Ockelbo som skrev minnesanteckningarna på förra mötet. Anteckningarna kan hämtas här (inloggning krävs) : http://www.samradsgruppen.se/web/index.php/discussions?controller=attachment&task =getfile&id=30 Minnesanteckningar Egna minnesanteckningar tagna ifrån möte inklusive i texten invävda bilagor ifrån Caspar Almalander, Dan Lundh, Anna Gillquist och Andreas Rönnqvist. Upprop 10 deltagare, men några varskodde att de inte kunde delta hela mötet, lägesrapporter ifrån 9 personer. En uppdaterad agenda med en extra agendapunkt, vilket är en fråga ifrån KNUTmötet den 9/2 om utdrag ifrån skolsystem. Utse sekreterare Kristian Kristiansson utsedd på förslag av Caspar A. Minnesanteckningar förra mötet 2015-02-09 Inga frågor - Tack till Anja Helldal i Ockelbo! Sammanfattning uppvaktningsmöte SKL 2015-02-25 Ett inledande anförande för att summera mötet gjordes av Caspar Almalander (se bilaga 1 nedan), som Dan Lundh (bilaga 2), Dan Malmsten och Anki Heinonen kommenterade. De ovan nämnda hade mött SKL/SKI:s representanter. SKLs representanter var Anna Gillquist(SKL, bilaga 3), Germud Persson(chefsjurist) och Pia Hedenblad (säljchef). Bilaga 1 Anförande/summering av Caspar Almalander Här är hela listan: gemensam syn/ samsyn e-arkiv information från ett hål gemensam utveckling FGS + mappning verktyg samordning naturlig samlingsplats (Projectplace?) gemensam plats, arena wikin systemdokumentation mall arkivreglemente, dokumenthanteringsplaner leveranshandledning marknadsföring e-arkiv + ramavtal utbildning utredning digitala signaturer samarbete uttag från molntjänster gemensam träff 2x per år: ska vara behovsstyrd Knytgruppen som ett programråd
4 (9) Dessutom talade Caspar, med inlägg av Anna Gillquist om ersättare till Ulrika Gustavsson (25% tjänst, oklart om tillsvidare eller tidsbegränsad tillsättning). Bilaga 2 Anna Gillquist minnesanteckningar Här kommer mina anteckningar från uppvakningsmötet med SKL. Jag återkommer när jag fått svar angående Ulrikas tjänst. Problemområden * Vi saknar samordning mellan projekten * Förankring hos kommunledningen * Teknik - samordning kring uttag av info FGSer * Sprida kunskap - organisationskunskap * Ineffektivt arbete - mer samordning - alla gör samma sak var för sig * Informationssäkerhet * Mer samarbete * Det finns kommuner och landstinget i kronoberg och blekinge som inte har en arkivarie. * Samarbete på ledningsnivå finns inte. * e-förvaltning och digitala arkiv hänger ihop * Vi är i en brytpunkt på hur man ser på off. verksamhet. Detta förutsätter ett horisontellt perspektiv istället för de stuprör verksamheterna lever i idag. * Digital samverkan kräver översyn hur det ska fungera med de lagrum som finns inom resp. myndighet. Kommuner registrerar t.ex ibland ärenden i landstingens system. * Det behövs en metodik för hur e-arkiv, öppna data och e-tjänster hänger ihop. Behov som gruppen ser * Samarbetsplattform för möten, dialog och kunskapspsdelning, förmedla kontakter Projektplatsen kan funka- eller annan samarbetsplattform. * Naturlig plats dela vad man har gjort. * Dela framtagen systemdokumentation som ofta arkivarierna tar fram eftersom leverantörerna inte delar sin dokumentation * Samordna leveransutredning för verksamhetssystem och dela med andra * Samordnad leverantörskontakt ang. uttag * Samverkan kring mappning (översättning) av termer. * Vägledning kring hur man ska ta sig an arkiv och e-arkiv i en e-förvaltning- enkel e- förvaltning och" e-arkiv for dummies". * Samordnande funktion för att sälja in frågan till kommunledning och politik. * FGSer måste fastställas och ta fram nya. Ställ krav på riksarkivet. Vilka bör prioriteras? * Samordning kring informationssäkerhet - autencitet, kontinuitet, säkerhet * Kompetens - juridik, infosäkerhet, teknik, organisation. ersättare för ulrika. * Samordning kring teknik - FGSer, uttag, mappning, digitala signaturer, molntjänster. * Ekonomi: införande, anslutning, utbildning, drift, utveckling FGSer, nyttor med e- arkiv, * Samarbete: extern och internt. mellan kommuner och inom kommuner
5 (9) Vänlig hälsning Anna Gillquist/Programansvarig gemensamma tjänster & funktioner Avdelningen för digitalisering SKL Bilaga 3 - Dan Lundh tillägg Det jag tog upp på SKL-mötet var ungefär det här: De flesta kommunarkiv kommer att ta sig an digital arkivering för första gången i och med sitt e-arkivinförande. Det finns stora vinster med en kommunsamverkan kring aktiviteter som bör föregå mottagandet av digitala leveranser. Lämpliga samverkanspunkter är t.ex. arbetet med att ta fram styrdokument (t.ex. riktlinjer för digitala leveranser och arkivkrav i systemupphandlingar), ta fram och samla in förståelsedokumentation för gemensamma system och underhålla arkiveringsplaner. Det kommer också att finnas stora behov att samordna leveransutredningar och få kontakter förmedlade i fråga om vad som görs i andra kommuner. Det finns ingen anledning att jobba ensam med ett system när samma arbete görs på andra håll. Det är dessutom bättre för både kommuner och leverantörer att leverantörskontakterna samordnas. Och det kräver förstås en samarbetsplattform. /Mvh Dan Sedan diskuterades vad som menades med samarbetsplattform. Om man syftade till endast den tekniska eller även den som är grundad på 2009:1, dvs. en systembeskrivning. Syftet var behovet av tabeller och fältbeskrivningar (som inte begränsas av företagssekretess). Ett utpekat arbete var det som konsulten Bengt Källman (i samverkan med Bo Johansson) tagit fram under 2012 (och eventuellt uppdaterat senare). Anna Gillquist söker vidare efter detta dokument. Anna Gillquist framförde behovet av en vägledning i enklare form, ett så kallat kom igång guide, med enkelt förklarade nyttor. Anki Heinonen tryckte på behovet av att kunna läsa all information fritt (och inte som nu, där även att läsandet på SKL:s webbsida är inloggningssäkrad, vilket bara borde gälla redigeringsmöjligheten). GRATTIS Caspar Almalander, till din utnämning som SKLs Nationell samordnare för e- arkiv under resterande del av 2015! Detta redovisades av Anna Gillquist Utdrag ifrån skolsystemet, en uppföljningsfråga ifrån 9/2. Caspar redovisade de aktiva epostdiskussionerna och ställde han frågan om Skolområdet är redo att bli till ett nästa område till en framtida FGS-specifikation. Johanna Karlén (SKLs Projekt ledare) gör viktiga framsteg. Borde Samverkansgruppen informeras? SKL anser att det inte bör ske innan arbetsmaterialet är i en mer färdig form.
6 (9) Laget runt, hänt sedan sista mötet Lägesrapporter ifrån 9 personer ifrån 7 regioner samt SKL. 1. Anja H(Ockelbo) Äntligen projektstart med ett samlingsmöte inför kommunsamverkan i regionen vilket benämns Framtidens arkiv. Drivande är Gävle kommun med sin projektledare Andreas Rönnqvist som kan beskriva mer. 2. Andreas Rönnqvist (Gävle kommun) Framtidens arkiv regional samverkan i Gävleborg, med upp till 10 kommuner. Andreas redogjorde för projektplanerna, samverkansformen där Gävle kommun tar täten, budgetfördelning utslaget per invånarantal, beslut efter hand per projektfas (troligen i avtalsform) med ett avrop och upphandling av e-arkiv tidigast under 2016. Han fick en hel del frågor, som nog täcks upp av det mailsvar bifogat nedan. Bilaga 4 Andreas Rönnqvist (Framtidens arkiv - epost) Hur mycket information är bra mängd? Jag sitter ju på en del dokumentation, men ett förslag kan vara Gävles förstudie samt den projektspecifikation som godkändes förra veckan inför planeringsprojektet som ska genomföras i sommar? Kan även bifoga det gemensamma avtalet som gick ut till kommunerna, om det är av intresse? Bifogar enligt mitt förslag och om du känner att mer behövs så kan du bara säga till. Lite grovt om vad som hänt under projektet och en mycket grov framtidsplan: 2013 genomförde systemgenomlysning, omvärldsbevakning samt förstudie. 2014 efter beslut om att söka samverkan med regionens kommuner genomfördes presentationer för kommunchefer och IT-chefer med bifall och sedan individuella besök hos varje kommunledning för att presentera samverkan. 2015 initiering av planeringsprojekt och förhoppningsvis initiering av pilottesterna under hösten 2015 under förutsättning att planeringsprojektet genomförts. Någon form av förslag på hur samverkansdriften skall genomföras ska ha tagits fram. 2016 pilottesterna slutförs och förhoppningsvis genomförs upphandling under året. 2017-2020 projektet övergår till införandefas och införs i de samverkande kommunerna. 2025 e-arkivet är fullt infört i alla kommunerna och deras verksamheter Vi hade styrgruppsmöte i slutet av februari och vårt första projektgruppsmöte på torsdag den 12:e mars. Vi har en student som gör sitt examensarbete inom ramarna för projektet som kommer att se över FGS-strukturer i relation till skolmaterial för de deltagande kommunerna, vilket kan vara av intresse med tanke på vad Anna & Caspar tog upp.
7 (9) Förstudie_Framtidens Preliminär Samverkansavtal _Arkiv_20131125.do cx Projektspecifikation Framtidens Arkiv Arkiv i i Samverkan (20141117).docx (20141124).docx Andreas Rönnqvist/Projektledare Framtidens Arkiv/Gävle Kommun/ andreas.ronnqvist@gavle.se/www.gavle.se 3. Dan Lundh (Örebro Kommun) Äntligen projektstart med första arbetsmöte 10/3, med nyutsedd IT-projektledare. Ledning och IT nu mer osäkra på det tidigare direktivet mot e-arkiv som produkt, så valet e-arkiv som produkt eller tjänst kvarstår. 4. Anki Heinonen (ITSAM) Väntar in samverkan mellan Linköping/Norrköping, där diskussioner pågår. I Kalmar län arbetar man med att ta fram ett förslagsutskick till kommuncheferna, där man nyss avslutat en utbildningsverksamhet med alla kommunchefer (i 2 timmars sessioner). Målet är en slutkonferens med uppföljande slutrapport e-arkiv Kalmar län. 5. Dan Malmsten (Linköping) Valt ut piloterna utifrån principen av de system som innehåller det mesta materialet. Projektet strävar efter öppenhet och transparens och all dokumentation finns på hemsidan. Granskning görs redan i samverkan med andra kommuner, som bl.a. Stefan Nilsson (Örebro). Förra veckan första samverkansmötet med Norrköping (e-arkivsatsningen ENOK är den enda kommun i Östra Götalandsregionen som aktivt tagit tag i e- arkivfrågan) som på sitt håll i mycket kommit lika långt som Linköping (med sin satsning ELIN). Samsyn om att få till en upphandling hösten 2015 och nu söker man samverkansformer utifrån principen; 1. Finna samverkan inom kravarbetet 2. Enas om en gemensam kravspecifikation 3. Enas om tidsmässig samordnade avrop, med gemensamma avställningsfördelar 4. Ta fram ett gemensamt e-arkiv Lovande samarbetsstart, men i dagsläget troligen inte en gemensam drift eller samordnade avställningar. Efter dialog med Pia Hedenvall så har denna bild inte förändrats, eller möjligheten med att verka genom det kommunalförbund som redan finns. Anna Gillquist (SKL) inlägg om att Frågan om samverkansformer har lett till ett juridiskt arbete (inom SKL) för att ta fram stödjande dokumentation i hur man kan samverka mellan kommuner i samband med avrop ifrån SKI:s ramavtal e-arkiv 2013.
8 (9) 6. Kristian Kristiansson(Nacka kommun) Förstudie e-arkiv i Nacka kommun klar under veckan och publiceras då på egen webbplats och SKLs hemsida (Tack Anna G för instruerande mail ) Samverkan med Värmdö går vidare, där vi just nu samverkar i olika samverkansämnen och parallellt förbereder oss som Nacka kommun med utskickade RFI-frågor (till samtliga e- arkivleverantörer på såväl produkt, som tjänst, där svaren kommit in ifrån 11 av 15 leverantörer). Värmdö leder leverantörsträffar av 6 utvalda leverantörer den 14-16 april i samverkan med oss i Nacka. Vi siktar på ett avrop under andra halvåret 2015. Då vi har en vakant arkivarietjänst i Nacka kommun, så anpassar vi just nu tidplaner och projekt därefter. 7. Anna Gillquist (SKL) Efter flertalet inlägg och svar så inget mer att tillägga just nu. 8. Caspar Almalander (Eskilstuna + 4M-gruppen) Utsedd som Projektledare att införa e-arkiv i Eskilstuna kommun, samt att delta i 4Mgruppens samverkan. E-arkivarbetet inom 4M-gruppen är numera bara 3 kommuner då Strängnäs kommun dragit sig ur samverkan. Detta gäller för tillfället, då både resurser och ekonomi saknas. Strängnäs kommun gör dock vissa förberedelser, för att vid ett senare tillfälle kunna ingå i samverkan, då både vilja och intresse finns ifrån deras arkiv och ITorganisationer. Västerås kommun leder 4M-samverkan genom att under 2015, kvartal 2 ta fram dokumentation och upphandlingsunderlag inför ramavtalsavrop ifrån ramavtalet e-arkiv 2013. En utmaning är att kommunerna inte delar ärendehanteringssystem. E arkiv karta Caspar Almalander har efter dialog med Anna Gillquist, Göran Kristiansson (Riksarkivet) med flera tagit fram en e-arkivkarta vilken bifogas nedan. Den beskriver informationsflöden mellan olika e-arkivintressenter. earkivkarta.pdf Frågan till gruppen om den kan hjälpa till att rita denna e-arkivkarta? Caspar uppdaterar efter kommentarer kring att lägga till Regional samverkansformer till den Nationella/digitala informationen (Anna G, Dan Lundh). Övrigt Kristian K frågade om det vid senare tillfälle fanns möjlighet att ta upp hur leverantörerna aktivt går ut med direkta e-arkiverbjudanden (marknadsförda som prövoperioder eller
9 (9) påbyggnadsrabatter till befintliga existerande kunder). Han undrade hur vi kommuner tar emot och relaterar oss till dessa i samband med SKLs ramavtal e-arkiv 2013. Dan Lundh kände igen de erbjudanden som ligger på nivåer som möjliggör direktupphandling och Anna Gillquist kommenterade (utan att ha sett) dessa erbjudanden som tveksamma eftersom relaterade upphandlingar under upphandlingsavtalsnivån inte får/kan staplas på varandra om de då övergår den magiska summan (505 800 kr enligt LOU 1/7 2014), enligt dagens upphandlingsregler. Mer att läsa kring LOU Annons i Offentliga Affärer Nästa KNUT-möte Den 13 april kl.10.00 (1,5 timmar) Caspar Almalander bjuder in via mail (inklusive agenda). Vid Pennan /Kristian Kristiansson Nacka kommun