Datahantering i Excel Grundbegrepp I alla typer av databaser finns alltid en tabell där informationen i databasen fysiskt finns lagrad. Tabellen har samma enkla uppbyggnad som en tabell i ordbehandlingsprogrammet Word även i mycket avancerade och komplexa databassystem. FÄLT POST Fältnamn /Rubrik Fältnamn /Rubrik Fältnamn /Rubrik Fältnamn /Rubrik Data Data Data Data Data Data Data Data I Microsoft Excel finns redan rader och kolumner färdiga. Det är bara att använda första raden för Fältnamn och sedan fylla på med data så kommer programmet att förstå att det är en databas eller lista. Du bör inte ha mer än en lista i ett kalkylblad. Vissa funktioner för listor, till exempel filtrering, kan bara användas i en lista i taget. Sortera listor I Microsoft Excel finns det speciella sorteringsordningar som ordnar data efter värde och inte efter format. Vid stigande sortering används följande ordning. (Fallande sorteringsordning är omvänd i förhållande till stigande, med undantag för tomma celler som alltid placeras sist.) Tal: Tal sorteras med början på det minsta negativa talet och slutar med det högsta positiva talet. Alfanumerisk sortering När du sorterar alfanumerisk text, sorteras den från vänster till höger, tecken för tecken. Till exempel, om en cell innehåller texten A100, placeras den efter cellen med innehållet A1 och före cellen med innehållet A11. Text och text som innehåller siffror sorteras så här: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (blanksteg)! " # $ % & ( ) *,. / : ;? @ [ \ ] ^ _ ` { } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z Å Ä Ö Apostrofer (') och bindestreck (-) ignoreras, med ett undantag: Om två textsträngar är identiska förutom ett bindestreck, sorteras texten med bindestrecket sist. Logiska värden: Det logiska värdet FALSKT sorteras före SANT. Felvärden: Alla felvärden är lika.
Tomma celler: Tomma celler placeras alltid sist. Sortera med verktygsfältet 1. Klicka i en cell i kolumnen som du vill sortera efter. 2. Klicka på Sortera stigande eller Sortera fallande Sortera med menykommando 1. Klicka på en cell i den lista du vill sortera. 2. Klicka på Sortera på Data-menyn. 3. Klicka på de kolumner du vill sortera i rutorna Sortera efter och Sedan efter. 4. Om du behöver sortera fler än tre kolumner sorterar du de minst viktiga kolumnerna först. Om listan till exempel innehåller information om anställda och du behöver ordna den efter avdelning, titel, efternamn och förnamn, sorterar du listan två gånger. Klicka först på Förnamn i rutan Sortera efter och sortera listan. Klicka sedan på Avdelning i rutan Sortera efter, klicka på Titel i första Sedan efter-rutan, klicka på Efternamn i den andra Sedan efter-rutan och sortera listan. 5. Markera eventuella andra sorteringsalternativ och klicka sedan på OK. Använda filter Filtrera listor med hjälp av Autofilter Du kan bara använda filter på en lista i taget i ett kalkylblad. 1. Klicka på en cell i listan du vill filtrera. 2. Peka på Filter på Data-menyn och klicka sedan på Autofilter på undermenyn. 3. Om du vill visa bara de rader som innehåller ett visst värde, klickar du på pilen i kolumnen som innehåller de data du vill visa. 4. Klicka på värdet. 5. Om du vill använda ytterligare ett villkor baserat på ett värde i en annan kolumn, upprepar du steg 3 och 4 i den andra kolumnen. 2
Om du vill filtrera listan efter två värden i samma kolumn, eller använda andra jämförelseoperatorer än Lika med, klickar du på pilen i kolumnen och sedan på Anpassa. Obs! När du använder ett filter på en kolumn, kan bara de värden som visas i den filtrerade listan användas som filter för andra kolumner. Du kan använda upp till två alternativ för en kolumn genom att använda AutoFilter. Formulär Att använda formulär i en Excellista gör att du får bättre överblick för respektive post. I formulärläget kan du lägga till eller ta bort poster samt ändra information och söka efter poster efter vissa givna villkor. Gör så här om du vill använda formulär. Klicka på en cell i den lista där du vill lägga till posten. Klicka på Formulär på Data-menyn. Klicka på Nytt för att lägga till en ny post. Skriv informationen för den nya posten. Om du vill flytta till nästa fält trycker du på TAB. Om du vill flytta till föregående fält trycker du på SKIFT+TAB. 3
När du har skrivit alla data trycker du på RETUR för att lägga till posten. När du har lagt till de poster du vill klickar du på Stäng för att lägga till den nya posten och stänga dataformuläret. Om du vill flytta genom posterna en i taget använder du rullningspilarna i dialogrutan. Om du vill flytta 10 poster i taget, klickar du på rullningslisten mellan pilarna. Om du vill flytta till nästa post i listan klickar du på Sök nästa. Om du vill flytta till föregående post i listan klickar du på Sök föregående. Om du vill ange sökvillkor, eller jämförelsevillkor, klickar du på Villkor. Skriv villkoret i dataformuläret. Om du vill söka efter poster som uppfyller villkoret klickar du på Sök nästa eller Sök föregående. Om du vill gå tillbaka till dataformuläret utan att söka efter poster baserat på villkoret du anger klickar du på Formulär. Om du vill ha mer information om typer av jämförelsevillkor klickar du på Delsummor Infoga delsummor i listor 1. Sortera listan efter de kolumner som du vill beräkna delsummor för. Om du till exempel har en lista med säljare, försäljningssiffror och antalet sålda enheter och du vill summera enheterna som sålts av varje säljare, sorterar du listan efter säljarkolumnen. 2. Klicka på en cell i listan. 3. Klicka på Delsummor på Data-menyn. 4. I rutan Vid varje förändring i klickar du på den kolumn som innehåller de grupper som du vill beräkna delsummor för. Den här kolumnen är alltså samma kolumn som du sorterade listan efter enligt steg 1 ovan. 5. I rutan Använd funktion klickar du på den funktion som du vill använda vid summeringen av data 6. Markera kryssrutorna för de kolumner som innehåller de värden som ska ligga till grund för delsummeberäkningen i rutan Lägg till delsumma för. Bredvid listan visas dispositionssymboler som låter oss dölja informationen eller delar av informationen. 4
LETARAD(), LETAKOLUMN() Söker efter ett värde i kolumnen längst till vänster eller översta raden i en tabell och returnerar sedan ett värde i samma rad eller kolumn som du anger i tabellen. =LETARAD(A4;C13:F47;3) A4 = Den cell vilkens värde skall letas upp C13:F47 = Det cellområde där tabellen finns 3 = Det antal kolumn eller radsteg ifrån upphittat värde som skall returneras ANTAL.OM() Letar hur många förekomster det finns av ett visst värde i ett cellområd Exempel: =ANTAL.OM(A1:A59;9) returnerar hur många celler med värdet 9 i området A1:A59 SUMMA.OM() Summerar värden av en viss förekomst i ett cellområd Exempel: =SUMMA.OM(A1:A59;9) returnerar summan av celler med värdet 9 i området A1:A59 Arbeta med Formulärkontroller Verktygsfältet formulär i Excel ger oss tillgång till ett antal automationsobjekt som kan placeras i kalkylbladen. Textrutor, Listrutor, kommandoknappar och alternativknappar kan vara mycket användbara men kräver att kalkylbladsfunktionerna konstrueras med eftertanke. Eftersom dessa kontroller oftast bara orkar returnera sitt ordningsnummer måste vi ta hand om resultaten på något sätt via andra befintliga funktioner. Etikett Används endast som beskrivning till andra element i kalkylbladet. Gruppruta Används för att hålla samman ex. alternativknappar i ett område Kommandoknapp Kopplas till makron för att kunna köra kod från kalkylbladet Kryssruta Returnerar ett booleskt värde, bockad = SANT, tom = FALSKT Alternativknapp Ger möjlighet att välja från ett antal alternativ. Endast ett val är möjligt. Alternativets ordningsnummer returneras Listruta Ger möjlighet att välja från ett stort antal alternativ i fönster med rullningslist. Alternativets ordningsnummer returneras Kombinationsruta 5
Ger möjlighet att välja från ett stort antal alternativ i en Dropmeny. Alternativets ordningsnummer returneras Kontrollernas egenskaper Var kontrollerna skall hämta sin information eller var de skall skicka utdata anges i kontrollernas egenskaper. Dessa öppnas via ett högerklick på kontrollen följt av formatera kontroll i menyn. Indataområde är det område i ett kalkylblad där valbara data hämtas! Cellänk är den cell dit resultatet av aktuellt val skickas! Såväl indataområde som cellänk kan referera till andra kalkylblad i arbetsboken. När kontrollerna är i funktion och skickar sitt värde till målcellen ( cellänk ) används excelfunktionerna LetaRad/Kolumn för att ta hand om och göra någonting av dessa värden. Pivottabeller En pivottabell är en interaktiv tabell där du snabbt kan kombinera och jämföra stora mängder data. Du kan rotera raderna och kolumnerna för att se olika sammanfattningar av källdata, och du kan ta fram detaljer över områden som intresserar dig. Öppna Excelfilen med den data som skall användas i Pivottabellen. (OBS! du kan även använda data från andra datakällor) Var noggrann med att någon cell i den sammanhängande datatabellen är markerad. Välj sedan rapport för pivottabell och pivotdiagram ur datamenyn. En guide i tre steg startar. Första steget väljer ut vilken data som skall ligga till grund för pivottabellen. I steg två markeras eller bekräftas denna data. I steg tre avgörs var pivottabellen skall skapas. Layoutläget Datan som pivottabellen skall skapas av finns inom ett fält. I Fältlistan finns alla tillgängliga fält från källdatan. Dra intressanta fält till de fyra tillgängliga områden som finns. I fält som läggs i sidfältet ges störst filtreringsmöjlighet. I Rad- och kolumnfält läggs data som du vill kunna utläsa och göra sammanställningar av Dataelement är de fält som skall beräknas. Summan eller antal av förekomsten i ett fält o.s.v. Flera fält kan användas i ett och samma område Områdena är dynamiska! D.v.s. att man kan lägga till eller ta bort fält allt eftersom. 6