Innehållsförteckning 1 Allmän orientering... 2 1.1 Upphandlingsobjekt och omfattning... 2 1.2 Upphandlande myndighet... 2 1.3 Region Skånes uppdrag... 2 1.4 Regionservice... 3 1.5 Region Skånes miljöarbete... 3 1.6 Avtal och avtalsperiod... 3 2 Upphandlingens genomförande... 3 2.1 Upphandlingsform... 3 2.2 Offentlighet och sekretess... 3 2.3 Uteslutningsgrunder... 4 2.3.1 Obligatoriska uteslutningsgrunder... 4 2.3.2 Övriga uteslutningsgrunder... 4 2.4 Prövning av anbud... 4 2.4.1 Kvalificerad anbudsgivare... 4 2.4.2 Pris... 5 2.5 Anbudets innehåll... 5 2.6 Utvärdering och rangordning av anbud... 5 2.7 Avbrytande av upphandling... 5 2.8 Underrättelse om beslut... 5 2.9 Upplysningar... 5 3 Avtal villkorad av prestation... 6 3.1 Index... 6 3.2 Utvärderingspris... 6 3.3 Rätt att häva avtal... 6 4 Anbudsutformning... 6 4.1 Anbudets form... 6 4.2 Anbudstidens utgång... 7 4.3 Anbudets giltighet... 7 4.4 Tilldelningsbeslut och tecknande av avtal... 7 5 Bilagor... 7 R e g i o n S k å n e 1 ( 7 )
1 ALLMÄN ORIENTERING Region Skåne bjuder in kvalificerade leverantörer att lämna anbud på balansansvar för el förbrukning 140 GWh/år och produktion 55 GWh/år - samt förvaltning av Region Skånes elterminer motsvarande nettoförbrukning på 85 GWh/år. Upphandlingen ska utmynna i ett ramavtal med flera leverantörer som rangordnas efter lägsta arvode med vissa förutsättningar om volymer m.m. Anbudsgivare som har lägst arvode kommer att anlitas och förvaltningen kommer att fortlöpande utvärderas i en indexmodell. Om resultatet relativt index blir negativt har Region Skåne rätt att häva avtalet med leverantören och anlitar då anbudsgivare med näst lägst arvode etc. 1.1 Upphandlingsobjekt och omfattning Upphandlingen avser Region Skånes förbrukning och produktion av elkraft med möjlighet för Region Skånes bolag och stiftelser att ta del av avtalet. Antagen leverantör ska leverera: el till spotpris inklusive balansansvar för förbrukning och produktion och portföljförvaltning av finansiella prissäkringar på el och elcertifikat i syfte att få en hög grad av prisförutsägbarhet samt att ta vara på möjligheterna att minska Region Skånes elkostnader genom en effektiv handel på den nordiska elmarknaden enligt Region Skånes Riktlinjer för elhandel. De totala elleveranserna beräknas på årsbasis uppgå till 140 GWh i 160 uttagspunkter i prisområde SE4. Den egna produktionen uppgår till cirka 55 GWh per år från en vindkraftspark med två inmatningspunkter i prisområde SE3. Finansiell handel ska ske enbart för nettovolym förbrukning minus produktion för närvarande cirka 85 GWh per år. Handel med elterminer och elcertifikat ska ske enligt Bilaga 1. Region Skånes riktlinjer för elhandel, beslutad 2016-xx-xx. Region Skånes uttagsprofil per månad samt status för finansiell portfölj redovisas i Bilaga 2. Uttagsprofil och finansiell elportfölj. Fastigheter och egen produktion kan tillkomma och avgå under perioden vilket betyder att någon volym inte kan garanteras. Flera leverantörer kommer att antas. 1.2 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet är Region Skåne, organisationsnummer 232100-0255, genom Regionservice. 1.3 Region Skånes uppdrag Region Skåne ansvarar för hälso-och sjukvård och regional utveckling. Inom hälso-och sjukvård ingår sjukhus, primärvård, tandvård, habilitering och hjälpmedel samt psykiatri. Inom regional utveckling ingår kollektivtrafik, R e g i o n S k å n e 2 ( 7 )
kultur, näringsliv och miljö. Mer information om Region Skånes verksamheter finns på www.skane.se. 1.4 Regionservice Regionservice är en del av Region Skåne och ansvarar bland annat för utveckling, drift och förvaltning av Region Skånes fastighetsbestånd. Regionservice har ett fastighetsbestånd på cirka 1,2 miljoner m² och hyr in cirka 500 000 m² lokaler i Skåne. Inom fastighetsverksamheten är ca 200 personer anställda och affärsidén är att upprätthålla och vidareutveckla en professionell kompetens inom fastighetsförvaltning, byggadministration och lokalförmedling/ lokalförsörjning. Bland hyresgästerna dominerar sjukvården i länet. Mer information finns på Regionservice hemsida, www.regionservice.se 1.5 Region Skånes miljöarbete Region Skåne bedriver ett offensivt miljöarbete med utgångspunkt enligt Miljöprogram för Region Skåne 2010-2020, www.skane.se/miljo 1.6 Avtal och avtalsperiod Avtalet gäller fr.o.m. 2017-07-01 t.o.m. 2021-06-30. I det fall avtalsstarten försenas på grund av överprövning eller annan omständighet utanför Region Skånes kontroll, ska avtalstiden förskjutas i motsvarande mån. 2 UPPHANDLINGENS GENOMFÖRANDE 2.1 Upphandlingsform Denna upphandling följer Lagen om offentlig upphandling (LOU) i de avsnitt som gäller för upphandlingar över tröskelvärdet. Upphandlingen genomförs med ett öppet förfarande. Öppet förfarande medger inte förhandling. Det är därför är av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag uppfylls och att bästa villkor lämnas i anbudet. 2.2 Offentlighet och sekretess Upphandlingen följer reglerna i Offentlighets- och Sekretesslagen (OSL 2009:400). Absolut sekretess gäller tills dess att tilldelningsbeslut har fattats i upphandlingen eller att upphandlingen har avslutats på annat sätt. Anbudsgivaren kan begära att vissa uppgifter inte ska offentliggöras och motivera begäran men huvudregeln är att alla handlingar blir offentliga efter tilldelningsbeslut. Om begäran om sekretess är ovillkorlig kommer anbudet att förkastas utan ytterligare prövning. Oavsett anbudsgivares begäran är det beställaren som, i enlighet med OSL, beslutar om en uppgift ska sekretessbeläggas eller inte. R e g i o n S k å n e 3 ( 7 )
2.3 Uteslutningsgrunder 2.3.1 Obligatoriska uteslutningsgrunder En Anbudsgivare ska enligt Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 1 uteslutas från att delta i upphandlingen om denne: är medlem i en kriminell organisation, eller är dömd för brott som innefattar korruption, givande av muta, bedrägeri eller penningtvätt. 2.3.2 Övriga uteslutningsgrunder En Anbudsgivare kan enligt Lag (2007:1091) om Offentlig Upphandling 10 kap 2 uteslutas från att delta i upphandlingen om denne: är i konkurs eller likvidation, eller är under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller underkastats näringsförbud, eller är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövning, eller inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt. 2.4 Prövning av anbud Anbud som inte utesluts enligt avsnitt 2.3 Uteslutningsgrunder och om anbudsgivaren är kvalificerad samt att innehållet i anbudet uppfyller Region Skånes krav går anbudet vidare till utvärdering enligt avsnitt 2.6 Utvärdering och rangordning av anbud. Anbud som inte uppfyller samtliga krav förkastas. 2.4.1 Kvalificerad anbudsgivare Anbudsgivare ska klara krav som definieras i bifogat anbudsformulär, Bilaga 3 RS FFU Ramavtal Elhandel 2017-2021 Anbudsformulär Remissversion. Specifikation av kraven i bilagan har följande indelning: Kontaktuppgifter och acceptans av avtalsvillkor Uteslutningsgrunder Kompetens och kapacitet Finansiell handel Fysisk handel Portföljredovisning Referensuppdrag Banklösning Säkerhet för uppdraget Ekonomi och kvalitet Ekonomisk ställning Kvalitetssystem Uppförandekod R e g i o n S k å n e 4 ( 7 )
2.4.2 Pris Anbudsgivare ska ange pris i bifogat anbudsformulär där varje post specificeras med avseende på avgifter, fast pris, prisområde etc.: Arvode för portföljförvaltning Påslag för fysisk leverans av el Avdrag på spotpris för elproduktion Påslag för handel och hantering av elcertifikat Pris för el certifierad Bra Miljöval 2.5 Anbudets innehåll Anbudet ska lämnas som ett komplett ifyllt anbudsformulär enligt Bilaga 3 RS FFU Ramavtal Elhandel 2017-2021 Anbudsformulär. 2.6 Utvärdering och rangordning av anbud Region Skåne kommer att anta anbud enligt rangordning efter lägst kostnad enligt förutsättningar som avser hela avtalsperioden enligt tabell 2.6. Tabell 2.6 Förutsättningar för beräkning av kostnad Anbudsformulär Volym Enhet 3.1 Arvode för portföljförvaltning 48 månader 3.2 Påslag för fysisk leverans av el 560 GWh 3.3 Avdrag för vindkraftsel 220 GWh 3.4 Påslag för elcertifikat 430 GWh 3.5 Pris för Bra Miljöval el 340 GWh Om flera anbud hamnar på samma värde kommer lottning att utföras för att fastställa unik rang. 2.7 Avbrytande av upphandling Region Skåne förbehåller sig rätten att avbryta denna upphandling, om politiska beslut fattas eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. 2.8 Underrättelse om beslut Region Skåne underrättar snarast möjligt såväl den vars anbud antagits som övriga anbudsgivare om beslutet. Underrättelse sker via TendSign. 2.9 Upplysningar Frågor och krav på förtydliganden på förfrågningsunderlaget ska inkomma senast 10 dagar före anbudstidens utgång till kontaktperson via TendSign. Observera att endast skriftliga svar ska anses som del av förfrågningsunderlaget. Svaren och eventuella kompletteringar publiceras i TendSign senast 4 dagar före anbudstidens utgång R e g i o n S k å n e 5 ( 7 )
3 AVTAL VILLKORAD AV PRESTATION Upphandlingen av ramavtal innebär att anbud med förutsättningar enligt avsnitt 2.6 Utvärdering och rangordning av anbud som ger lägst kostnad antas i första hand. Om kostnaden för Region Skåne för finansiella kontrakt överstiger index har Region Skåne rätt att häva avtalet och anlita anbudsgivare med näst lägst kostnad etc. 3.1 Index Index beräknas som medelvärdet av stängningspriserna för månads och kvartalsterminer under handelsperioden fr.o.m. avtalsstart och till volym för normal prissäkring enligt Bilaga 1. Region Skånes riktlinjer för elhandel. Index för respektive period exkluderar EPAD under antagandet att den handeln har en stark korrelation till resultatet av el-terminshandeln. I Bilaga 4 RS FFU Ramavtal Elhandel 2017-2021 Index Remissversion redovisas vilka produkter som utgör index för leveransperioder under avtalstiden. 3.2 Utvärderingspris Faktiskt pris på levererad kraft inklusive arvoden för förvaltning för volym för normal prissäkring enligt Bilaga 1. Region Skånes riktlinjer för elhandel. 3.3 Rätt att häva avtal Utfallet av jämförelsen mellan pris enligt index och verkligt pris avgör Region Skånes rätt att häva avtalet med etablerat samarbete enligt rangordning. En hävning innebär dock att Region Skåne tar fullt ansvar för all tidigare handel som endera överförs till ny leverantör eller slutregleras direkt med tidigare leverantör enligt Region Skånes önskemål.. Rättighet för Region Skåne att häva avtal redovisas i tabell 3.3 Tabell 3.3 Rättighet för Region Skåne att häva avtal Utvärderingspris relativt referenspris Tid från avtalsstart Rättighet för Region Skåne att häva avtal 10 % eller högre 12 månader Rätt att häva avtal till nästföljande månadsslut Mellan 5 % och 9,9 % högre 18 månader Rätt att häva avtal till närmaste kvartalsslut 0,0 % till 4,9 % högre 24 månader Rätt att häva avtal till närmaste kalenderårsslut -0.1 % eller lägre 24 månader Ingen rätt att häva avtal 4 ANBUDSUTFORMNING 4.1 Anbudets form Anbud ska lämnas elektroniskt via www.tendsign.com Anbud ska vara undertecknat av behörig företrädare för Anbudsgivaren i Bilaga 3 RS FFU Ramavtal Elhandel 2017-2021 Anbudsformulär Remissversion. Om R e g i o n S k å n e 6 ( 7 )
behörigheten inte framgår av Bolagsverkets uppgifter ska fullmakt bifogas som styrker denna. Samtliga krav i underlaget besvaras och redogörs för direkt i det elektroniska underlaget. Anbudsbilagor bifogas vid begäran i underlaget alternativt vid längre redogörelser eller verifikation av uppgifter såsom dokumentation, certifikat, intyg eller liknande. Anbudet får inte innehålla reservationer. Ofullständigt anbud kommer att förkastas. Anbudet ska vara avfattat på svenska. Support för hantering av upphandlingssystemet, i vilket det elektroniska anbudet lämnas, sker via Visma TendSign på telefonnummer 013-47 47 520 eller e-post tendsignsupport@opic.com 4.2 Anbudstidens utgång Anbud som kommit in för sent får inte prövas av Region Skåne. Anbud ska vara Regionservice tillhanda senast 2016-xx-xx. 4.3 Anbudets giltighet Anbudsgivare är bunden av sitt anbud i 90 dagar efter anbudstidens utgång. Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs anbudens giltighetstid per automatik till dess upphandlingskontrakt tecknats, dock längst 90 dagar utöver ursprunglig giltighetstid för anbudet. Beställaren kan komma att begära ytterligare förlängning av anbudens giltighetstid. 4.4 Tilldelningsbeslut och tecknande av avtal Tilldelningsbeslut innebär inte att avtal är ingånget. Avtal är ingånget först när det är undertecknat av båda parter. Avtal kan tecknas tidigast tio (10) dagar efter att underrättelsen om tilldelningsbeslutet skickades ut till anbudsgivaren (avtalsspärr). 5 BILAGOR 1. Region Skånes riktlinjer för elhandel, beslutad 2016-xx-xx 2. Uttagsprofil och finansiell elportfölj bifogas inte i remissversionen 3. RS FFU Ramavtal Elhandel 2017-2021 Anbudsformulär Remissversion 4. RS FFU Ramavtal Elhandel 2017-2021 Index Remissversion R e g i o n S k å n e 7 ( 7 )