Lathund för grundkursen PowerPoint

Lathund för grundkursen PowerPoint Karolinska Institutet - Universitetsbiblioteket September 2006 1

Innehållsförteckning 1 SKAPA EN PRESENTATION...3 1.1 Övning 1...3 1.2 Gruppera objekt...5 2 BILDBAKGRUND/SLIDE MASTER (FORMATMALL I POWERPOINT).6 2.1 Övning 2 Gör ändringar i bildbakgrunden...6 3 FÖRMGIVNINGSMALLAR/DESIGN TEMPLATES...6 3.1 Övning 3 Ladda ned och anpassa KIs PowerPointmall...6 3.2 Att lägga in sidhuvud och sidfot...7 4 SKAPA DIAGRAM...8 4.1 Övning 4 Skapa diagram utifrån Excelfil...8 4.2 Skapa diagram direkt i PowerPoint...8 5 RITVERKTYGET...9 5.1 Övning 5 - Rita figurer...9 6 ANIMERING...11 6.1 Övning 6 Animera mera!... 11 6.2 Animering av punktlistor... 11 7 EXTRA ÖVNING: SKAPA SCHEMA...12 7.1 Lägga till ett diagram... 12 7.2 Ändra färger, mönster, linjer, fyllningar och kantlinjer i diagram... 12 7.3 Ändra till en annan diagramtyp... 13 7.4 Ändra ett diagram... 13 8 TIPS OCH TRIX VID BILDSPELET...14 2

Arbetsytan i PowerPoint 1 Skapa en presentation 1.1 Övning 1 1. Öppna PowerPoint. En tom presentation visas med en Rubriksida/Title slide med färdiga textrutor för titel och text. Skriv in en rubrik för din presentation och ditt namn som föredragshållare. När du befinner dig i arbetsläget: Normalläge/Normal View visas en översikt i dispositonsytan (t.v om arbetsytan) av alla bilder/slides som finns i din presentation. Den bild du för tillfället befinner dig på är markerad med grå ram. 2. Infoga en ny bild (Slide) i din presentation. Under menyvalet Infoga/Insert välj Ny bild/new Slide. En tom sida s.k. Bild/Slide läggs till i din presentation/bildspel. Välj PowerPoints standardmall (rubrik och punktlista). Skriv in en rubrik och lägg till text som punklista. OBS! När du väljer att lägga till en ny bild i ditt bildspel visas också Bildlayout/Slide Layouts till höger i det s.k. Åtgärdsfönstret (Task Pane). Här kan du välja olika färdiga bildlayouter för dina bilder. Använd dig helst av dessa bildlayouter när du gör dina bilder. Använd textrutor endast för att lägga in text intill bildobjekt. Se varför under mallar. 3

3. Infoga ny bild och välj bildlayoutmall med endast rubrik. Skriv en rubrik t ex: Nå fram med ett budskap! 4. Infoga bildobjekt. Du kan antingen infoga bilder (bildobjekt) som du har sparat på din dator eller från PowerPoints eget Clipart- arkiv. I denna övning ska du lägga in en bild som finns på skrivbordet i övningsmappen. Under menyvalet Infoga/Insert välj Bildobjekt från fil/picture from file. Bläddra fram till önskad bild på din dator. Övningsbilden studenter_forskning.jpg finns i mappen ovning_ppt på skrivbordet. Dubbelklicka på bilden den infogas i din presentation. 5. Lägg in ett textruta och skriv text. Välj Textbox i menyn Rita (Draw) längst ner till vänster. Klicka någonstans i arbetsytan och skriv in text. T ex: Forskning på KI är kul! Om menyn inte finns synlig, aktiverar du den genom att gå in i menyn under: View>Toolbars>Drawing. Lägg till en bakgrundsfärg för din textruta. Lägg till en linje i KIs plommon runt textrutan 6. Infoga bilden sovande_student.gif. Gör bakgrunden transparent med hjälp av från menyn Rita. 7. Infoga en ny bild (slide) med tom bildlayout. Infoga bildobjektet forskning.jpg. Komprimera bilden för skärmen. Värt att veta! All text som läggs in som textobjekt (textbox) ligger utanför mallarna och påverkas inte av dem. Det betyder att om du snabbt vill kunna ändra hela utseendet i ett bildspel måste det bygga på Bildlayoutmallar istället för textobjekt. Komprimera bilder Du kan komprimera bilderna i din presentation för att minska filstorleken på presentationen. Detta gör det lättare att skicka presentationen och gör den snabbare att öppna. För att komprimera en bild dubbelklicka på bilden för att öppna Format Picture dialogrutan. Välj fliken Picture och därefter Compress. 4

Du kan välja att komprimera bara den markerade bilden eller alla bilder i din presentation. För presentationer som ska visas som bildspel välj upplösning för Web/Screen. Du kan även välja att radera de beskurna delarna i din bild för att få ned storleken på din PowerPoint presentation. Några råd om bildhantering Bildformat: En tumregel vad gäller bilder som ska visas som ett bildspel i PowerPoint är att de ska vara webbanpassade dvs sparade i rätt format: jpeg eller gif: GIF används oftast för att visa dekorfärgsbilder, illustrationer. GIF kan maximalt innehålla 8 Bitars färgdjup = 256 färger och passar oftast bäst till bilder som innehåller mindre än just 256 färger som teckningar, clipart mm. JPEG används oftast för att visa fotografier och andra kontinuerligt tonade bilder. JPEG behåller all färginformation i RGB-bilder (24 Bitars färgdjup = 16,7 miljoner färger). JPEG använder också en komprimering som effektivt minskar dokumentstorleken genom att identifiera och ta bort data som inte är väsentlig för att visa bilden. Bilderna för ett bildspel bör helst inte väga mer än 100 KB. (För att se hur tung en bild är ska du öppna Utforskaren och sedan högerklicka på bilden och därefter Properties för att se hur tung den är). Är en presentation för tung kan det medföra att det tar lång tid för datorn att visa den. I värsta fall kanske den inte går att öppna alls. Värt att veta: Hur lägger jag en skärmbild? Om du vill ta en bild av skärmen t ex av ditt webbläsarefönster och lägga in bilden i din presentation kan du göra det på följande sätt: 1. Öppna programmet från vilket du vill göra en skärmbild t ex Internet Explorer. 2. Öppna vyn som du vill ta en bild på 3. Tryck på knapparna Alt+PrintScrn för att ta bilden. Bilden ligger nu i urklippsminnet 4. Gå till din ppt-presentation. Tryck på knapparna Ctrl+V för att klistra in bilden i din presentation. Anpassa bilden på vanligt_sätt. 1.2 Gruppera objekt När du lägger in flera objekt kan du behöva gruppera dem för att flytta dem samtidigt. För att du inte ska råka flytta på en del eller rader en del av din bild kan du ta hjälp av 5

en funktion som kallas för att Gruppera. Det betyder att du låser ihop flera objekt. När u har grupperat flera objekt kan du inte välja ett enskilt objekt i en grupp, såvida du inte Delar upp gruppen igen. Alla objekt i en grupp behandlas som en enhetlig bild. För att kunna gruppera flera objekt måste de vara markerade. Därefter ska du högerklicka i det markerade området och välj Gruppera från menyn. För att dela upp objektet gör du samma igen men väljer Dela upp i menyn. 2 Bildbakgrund/Slide Master (formatmall i PowerPoint) 2.1 Övning 2 Gör ändringar i bildbakgrunden Under menyvalet Visa/View> Bakgrund/Master > välj Bildbakgrund/Slide Master. När du väljer detta alternativ kommer du till ett speciellt läge där du kan ange egenskaper för alla bilder i den aktuella presentationen. Här ange du t ex bakgrundsfärg, logotyper, typsnitt och grafiska element mm. Ändra bakgrundsfärg 1. Under menyvalet Format /Format välj Bakgrund/Background. Här väljer du önskad färg i dropdown-menyn. (Du hittar fler färger under: More colors, du kan också skapa olika effekter genom att klicka på Fill effects). 2. Välj Fill effects och därefter Two colors. Välj ut två färger i dropdownmenyerna, t.ex. ljusblått och vitt. Under rubriken: Shading Styles väljer du hur effekten ska vara. (Prova KIs plommonfärg R(135) G (0) B (82) 3. Välj t ex. diagonalt och bocka för någon av de fyra alternativrutorna. 4. Bekräfta genom att välja: Apply to all Sätt typsnitt för mallen 1. Ändra typsnitt t ex: från Arial till Tahoma för alla dina bilder. Ändra färgen på rubrikerna till KIs plommon. OBS! För att återanvända den formgivning som du har angivit i bildbakgrunden i andra presentationer ska du spara din presentation som en formgivningsmall (Design Template *.pot) 3 Förmgivningsmallar/Design Templates 3.1 Övning 3 Ladda ned och anpassa KIs PowerPointmall Slide Designs (formgivningsmallar) erbjuder färdigdesignade mallar med olika varianter av bakgrund, typsnitt och ev. bilder. När du väljer detta alternativ visas ett flertal designade mallar i åtgärdsfönstret. Du hittar Slide Designs/formgivningsmallar under menyvalet Format (alt i Åtgärdsfönstret). Fördelen med att använda mallar är, förutom att man får enhetliga presentationer, att man lätt kan ändra hela presentationens utseende om man tycker att den av någon anledning inte fungerar rent grafiskt i ett visst sammanhang. Man kanske tycker att en 6

textfärg man valt inte är så tydlig som man tänkt sig. Olika föreläsningssalar, projektorer ger ju lite olika förutsättningar. Karolinska Institutet har tagit fram en PowerPointmall i enlighet med den nya grafiska profilen. Denna mall ligger ute på KIs intranät. 1. Gå till KIs intranät och till profilplatsen: http://intra.ki.se/documents/graphic_rules/powerpoint_se.html Högerklicka på mallen du vill använda och välj Spara mål som /Save target as. Spara som utbildning1.pot > Formgivningsmall/Design template (*.pot) på skrivbordet. 2. Gå in i Slide Master/bildbakgrund Ändra storleken på huvudrubriken till 32 Markera ytan för punktlistan och öka storleken med förstoringsknappen 3. Ange standardinställningar för figur/auto-shape default för alla textrutor så att du får Arial 20 punkter (högerklicka på textrutans kant och välj Ange standardinställningar för figur/set auto-shape default) 4. Ange standardinställningar för figur/set auto-shape default för alla ritade objekt så att du får plommon ifyllning. (högerklicka på objektets kant och välj Ange standardinställningar för figur/set auto-shape default) För att spara detta som en Formgivningsmall som du kan applicera på alla dina presentationer (även gamla presentationer) ska du välja Spara som > Formgivningsmall (*.pot). Formgivningsmallen sparas i Microsofts mapp med Templates för just PowerPoint filer. 3.2 Att lägga in sidhuvud och sidfot För att spara en mall med dina egna adressuppgifter mm i sidhuvudet och sidfoten måste du spara dokumentet som en vanlig presentation (*.ppt) t ex mall.ppt alltså en vanlig presentation som du alltid utgår ifrån när du skapar NYA presentationer: 1. Under Visa/View >Sidhuvud och sidfot/ Header and footer och därefter välj fliken Bilder/Slides. Skriv ditt namn för bildspelet 2. Ange dina kontaktuppgifter under fliken Åhörarkopior/Handouts Värt att veta: Hur döljer jag objekt från bakgrund på en enskild bild Om du vill dölja objekt från bakgrunden alltså från din formgivningsmall t ex KIs logga osv på den enskilda bilden gör du så här: 1. Högerklicka på den bilden (Slide) där du vill dölja objekt från bakgrunden. 2. Välj Bakgrund/Background och därefter bocka för rutan Dölj objekt från bakgrund/omit objects from background 7

4 Skapa diagram 4.1 Övning 4 Skapa diagram utifrån Excelfil Infoga egna data från ett Excelark 1. Infoga en ny bild med enbart rubrik 2. Välj Infoga/Insert > Objekt från fil/object from file. 3. Klicka på Skapa från fil/create from File i fönstret Infoga objekt/insert Object. 4. Klicka på bläddra, leta fram antagna.xls från övningsmappen. Klicka på OK. 5. Dubbelklicka på diagrammet för att aktivera den. Ändra storleken vid behov. 6. Klicka på Diagramguiden/Chart Wizard. Denna tar dig genom stegen för att skapa ett diagram från din Excel-fil. Här väljer du vilken typ av diagram du vill infoga och vilka rubriker mm som ska läggas in. Ge diagrammet en rubrik: Sökande och antagna. 7. Viktigt! Under Placera diagramet/chart Location ska du ange om diagrammet ska skapas i det befintliga databladet/datasheet eller i en ny. Välj Som nytt blad/as new sheet och klicka på Slutför/Finish. 4.2 Skapa diagram direkt i PowerPoint Du kan skapa ett diagram helt från början i Microsoft PowerPoint eller importera ett kalkylblad eller diagram från Microsoft Excel. När du skapar ett nytt diagram i PowerPoint öppnas Microsoft Graph. Där visas ett diagram med tillhörande data i en tabell som kallas Datablad. Du kan fylla i dina egna data i databladet, importera data från Microsoft Excel eller klistra in data från ett annat program. 1. Infoga en ny bild/slide i din presentation välj layoutmall med endast rubrik. 2. Klicka på symbolen: Infoga diagram/insert Chart i verktygsmenyn. Ett stapeldiagram infogas. Byt informationen till fyra namn under kolumnerna: A, B, C, D. 8

3. Byt ut texten för respektive stapel (1,2, 3) till: animationer, bilder, mallar 4. Ändra siffrorna under varje rubrik. Du har ett stapeldiagram. Skriv en rubrik och redigera i diagrammet Aktivera diagrammet genom att dubbelklicka på det. Under menyvalet Diagram/Chart välj Diagramalternativ/Chart Options. Nu kan du redigera i ditt diagram. Skriv till en rubrik: t.ex. Bästa funktionerna i PowerPoint i Diagramrubrik/Chart title klicka på OK. Om all information inte syns kan du ta tag i diagrammet och dra i det så visas all information. Gör om stapeldiagrammet till ett linjediagram Aktivera diagrammet genom att dubbelklickapå det. Under menyvalet Diagram/Chart välj Diagramtyp/Chart Type. Byt diagramtyp till Linje/Line och klicka på OK. 5 Ritverktyget 5.1 Övning 5 - Rita figurer Du ska rita denna bild på en tom bild i din presentation. För att rita solen och månen Klicka på Figurer/AutoShapes i ritverktyget längst ner. Då visas flera alternativ för att skapa olika typer av former t ex. linjer, figurer, kopplingar, flödesscheman mm. Under Standardfigurer/Basic Shapes hittar du symbolen för solen. Välj solen och klicka någonstans i arbetsytan. Du får en sol! 9

För att skalförändra figurer - t ex. göra solen något större Markera figuren och ta tag i någon av de vita markörerna kring den, när du får en dubbelriktad pil kan du dra i figuren. För att behålla proportionerna ska du även hålla nere Shift på ditt tangentbord. För att byta färg på solen till gul Dubbelklicka på solen och välja orange färg i rutan Format Figurer/ Format Shapes under dropdownmenyn Färg/Color. Gör figuren för hjärnan (molnet) Klicka på Figurer/AutoShapes. I dropdownmenyn som visas finner du Fler figurer/more AutoShapes. I åtgärdsfönstret (till höger) visas nu fler figurer. Här hittar du molnet som vi använt för att illustrera hjärnan. Dubbelklicka på figuren för att infoga den i din presentation. Du har ett moln! Rita trådarna från hjärnan till ögat på frihand. Under Figurer/AutoShapes välj Linjer/Lines och därefter Frihand/Scribble (verktyget för att rita på frihand). Nu är det bara att börja rita! För att få rätt typ av linje, färg, tjocklek ska du dubbelklicka på linjen, då visas rutan: Formatera figur/format AutoShape. Här gör du önskade inställningar rutan (tex. Liknande färg som molnet, tjocklek 2 p för linjen). Rita ögat 1. Välj ovalen i menyn längst ner och rita upp en cirkel som ska bli ögats form. För att få helt rund form, håll nere Shift-tangenten. Dubbelklicka på cirkeln. Dialogrutan: Formatera figur visas, klicka på dropdownmenyn Färg och välj Fyllningseffekter/Fill effects längst ner i dropdownmenyn. Du befinner dig på fliken: Tonad/Gradient. Under rubriken Toning/Colors ska du klicka i Två färger/two Colors och välja vitt och grått. Under rubriken Toningstyper/Shading Styles ska du klicka i Vågrätt/Vertical och välja alt 2.grå toning från vänster. Bekräfta genom att klicka på Ok. Du kommer då tillbaka till rutan Formatera figur/format Autoshape. Fyll i linjefärgen välj svart 2 punkter. 2. Illustrera irisen genom att rita upp en ny oval form med ovalen och fyll den med önskad färg toning på samma sätt som ovan t ex blå och grå. 3. Rita till sist pupillen på samma sätt men välj endast svart färg utan några toningar. 4. Sätt samman figurerna till ett öga! 10

6 Animering 6.1 Övning 6 Animera mera! Animera solen 1. Gå in under Bildspel/Slide Show i menyn och välj Anpassa animering/custom Animation. Nu visas anmimationsverktyget i åtgärdsfönstret. 2. Markera solen, klicka på knappen Tillägg/Add Effect i Åtgärdsfönstret. Välj Ingång/Entrance och Flyg in/fly in. Under rubriken Ändra: Flyg in/modify Fly In kan du göra olika inställningar för din animation. 3. Bestäm när animationen ska inträffa via första dropdownmenyn: Starta/Start, välj: Vid klickning/on Click 4. Välj från vilket håll animationen ska komma in via dropdownmenyn: Riktning/Direction, välj: Från nederkant/from Bottom. 5. Ställ in hastigheten för animationen i dropdownmenyn Hastighet/Speed, välj: Medel/Medium Animera pupillen 6. Markera pupillen, klicka därefter på knappen Lägg till effekt/add Effects i åtgärdsfönstret. Välj Betoning/Emphasis och Förstora-förminska/Grow- Shrink. 7. Under rubriken Ändra: Förstora-förminska/Modify: Grow/Shrink gör du inställningarna för animationen. 8. Dropdownmenyn Start välj Med föregående/with Previous 9. Dropdownmenyn Storlek/Size välj 150 10. Dropdownmenyn Hastighet/Speed välj Mellan/Medium 6.2 Animering av punktlistor 1. I sidopanelen Bilder/Slide Tab markera den bild som innehåller punktlistan du vill animera 2. Under Åtgärdsfönster/Taskpane välj Bilddesign/Slide design > Animeringsschema/Animation schemes 3. Välj ett av alternativen t ex Tona fram en i taget/fade in one by one. 4. För att ändra på animeringen t ex tidsinställningar väljer du Anpassa animering/custom Animation under Taskpane. Där kan du ställa in hastigheter, inställningar på nivåer mm. 11

7 Extra övning: Skapa schema 7.1 Lägga till ett diagram 1. Klicka på Diagram i verktygsfältet Rita. 2. Klicka på någon av följande diagramtyper: Överlappande diagram Cykliskt diagram Pyramiddiagram Måldiagram Radiellt diagram 3. Klicka på OK. 4. Gör något eller några av följande: o Om du vill lägga till text i ett element i diagrammet högerklickar du på elementet, klickar på Redigera text och skriver texten. I cykliska diagram och måldiagram kan du bara lägga till text i de platshållare för text som visas när du infogar diagrammet eller diagramelementet. o o Om du vill lägga till ett element klickar du på Infoga figur i verktygsfältet Diagram. Om du vill använda ett fördefinierat designschema klickar du på Autoformat i verktygsfältet Diagram och markerar en stil i Formatmallslista för diagram. 5. Klicka någonstans utanför objektet när du är klar. 7.2 Ändra färger, mönster, linjer, fyllningar och kantlinjer i diagram Använd den här proceduren om du vill ändra färg, struktur eller format på brytpunkter; diagramområde; rityta; stödlinjer, axlar och skalstreck i 2D- och 3Ddiagram; felstaplar i 2D-diagram samt sido- och basytor i 3D-diagram. 1. Dubbelklicka i diagrammet i Microsoft PowerPoint. 2. Dubbelklicka på det diagramelement du vill ändra. 3. Gör något av följande på fliken Mönster: 12

o Markera önskade alternativ om du vill ändra färger, mönster eller linjer. o Klicka på Fyllningseffekter om du vill ange en fyllningseffekt och markera sedan önskade alternativ på flikarna Toning, Struktur, Mönster eller Bildobjekt. 4. Klicka utanför diagrammet när du vill gå tillbaka till bilden. Obs! Den formatering som används på en axel gäller också för skalstrecken på den axeln. Stödlinjerna formateras däremot oberoende av axeln. 7.3 Ändra till en annan diagramtyp För de flesta 2D-diagram kan du ändra diagramtyp på en dataserie eller hela diagrammet. För bubbeldiagram kan du bara ändra typ på hela diagrammet. För de flesta 3D-diagram påverkas hela diagrammet om du ändrar diagramtyp. För tredimensionella liggande diagram och stapeldiagram kan du ändra dataserier för diagramtypen kon, cylinder och pyramid. 1. Dubbelklicka på diagrammet som du vill ändra i Microsoft PowerPoint. 2. Gör något av följande: o Om du vill ändra diagramtyp för en dataserie klickar du på dataserien i diagrammet. o Om du vill ändra diagramtyp för hela diagrammet klickar du inte på någonting i diagrammet. 3. Klicka på Diagramtyp på Diagram-menyn. 4. Klicka under Diagramtyp på den diagramtyp du vill använda på fliken Standardtyper eller Anpassade. 5. Klicka i området Undertyp på det diagram du vill använda. 6. Klicka utanför bilden när du vill gå tillbaka till bilden. Obs! Om du avmarkerar kryssrutan Använd markerad ändras diagramtypen för hela diagrammet även om bara en enstaka dataserie markeras Om du vill använda eller ändra ett fördefinierat designschema klickar du på Autoformat i verktygsfältet Diagram och markerar en stil i Formatmallslista för diagram. Om du vill lägga till eller ändra text i en figur högerklickar du på figuren, klickar på Redigera text och skriver texten. 7.4 Ändra ett diagram Klicka i diagrammet och gör något av följande: Lägg till eller ta bort en figur eller ett element Om du vill lägga till en figur eller ett element markerar du figuren närmast bredvid eller ovanför den plats där du vill lägga till den nya figuren och klickar sedan på Infoga figur i verktygsfältet Diagram. 13

Om du vill ta bort en figur eller ett element markerar du den och trycker på DEL. Flytta ett element eller ett segment 1. Markera det element eller segment som du vill flytta i diagrammet. 2. Klicka på Flytta figur framåt eller Flytta figur bakåt i verktygsfältet Rita. 8 Tips och trix vid Bildspelet B = svart skärm återgå till bildspelet genom att klicka en gång till V = vit skärm återgå till bildspelet genom att klicka en gång 14