EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok EMC Corporation Corporate Headquarters: Hopkinton, MA 01748 9103 1 508 435 1000 www.emc.com
EMC anser att informationen i den här publikationen var korrekt när den publicerades. Informationen kan ändras utan föregående meddelande. Information i den här publikationen tillhandahålls i befintligt skick. EMC Corporation lämnar inga utfästelser eller garantier avseende informationen i den här publikationen, och avsäger sig särskilt underförstådda garantier gällande säljbarhet eller lämplighet för ett visst syfte. Användning, kopiering och distribuering av EMC-program som beskrivs i den här publiceringen kräver en gällande programvarulicens. Uppdaterade listor av EMC-produktnamn finns i EMC Corporation Trademarks på EMC.com. Alla andra varumärken som används här tillhör sina respektive ägare. Copyright 2011 EMC Corporation. Med ensamrätt.
Innehållsförteckning Kapitel 1 Kapitel 2 Introduktion till TaskSpace...9 Översikt...9 TaskSpace, översikt...9 Använda TaskSpace...10 TaskSpace-användare... 11 Starta användargränssnittet... 11 Flikar i TaskSpace...13 Ange inställningar...15 Konfigurera automatisk hämtning av den nya uppgiften...16 Ta bort sparad inloggningsinformation...17 Konfigurera bekräftelsemeddelanden...17 Konfigurera versionstilldelning...17 Konfigurera återanvändning av popup-fönster...17 Konfigurera förhandsgranskning av dokument...18 Konfigurera sammanslagna dokument...18 Konfigurera sidändring...19 Avsluta användargränssnittet...19 Använda en mappflik...21 Översikt...21 Använda en mappflik...21 Kapitel 3 Hantera uppgifter...23 Översikt...23 Starta en process...23 Använda en processflik för att starta en process...23 Söka efter en process och starta den...24 Söka efter ett objekt och starta en process...25 Slutföra processinitieringen...25 Bearbeta uppgifter...26 Söka efter uppgifter...26 Bearbeta en uppgift...27 Ange arbetsflödestillgänglighet...28 Ställ in din arbetsflödesstatus till ej tillgänglig...28 Ställ in din arbetsflödesstatus till tillgänglig...29 Kapitel 4 Använda fliken Sök...31 Översikt...31 Söka efter information...31 Använda en sökresultatuppsättning...31 Arbeta med dokument...32 Visa dokument från en sökresultatuppsättning...33 EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok 3
Innehållsförteckning Kapitel 5 Ändra dokument i en sökresultatuppsättning...33 Slå samman flera dokument...34 Ändra sidordning...35 Radera sidor...37 Infoga sidor...38 Extrahera sidor...40 Exportera dokument från en sökresultatuppsättning...42 Exporterar till CSV från en sökresultatmängd...42 Visa dokumentversioner från en sökresultatmängd...43 Ladda upp en fil som en ny version av ett dokument...44 Visa återgivningar av ett dokument...44 Importera återgivningar...45 Radera återgivningar...46 Exportera en återgivning...46 Skapa en återgivning...47 Arbeta med mappar...48 Använda fliken Öppna poster...49 Översikt...49 Använda ett dokumentvisningsprogram...49 Arbeta med mappar och dokument...50 Snabbmenyåtgärder för undermappar...51 Snabbmenyåtgärder för dokument...52 Åtgärdsknappar för dokument...54 Fler åtgärder...54 Skapa mappar...55 Importera mappar och dokument...56 Ytterligare importfunktioner...56 Översikt över PDF-noteringar...56 Lägga till kommentarer i ett PDF-dokument...57 Visa kommentarer i ett PDF-dokument...57 Arbeta med uppgiftsaktiviteter...58 Stänga alla öppna poster...58 Kapitel 6 Använda URL-länkar för e-post...61 Översikt...61 Webbläsarkrav för alternativet E-posta länk...61 Skicka TaskSpaces URL-länkar via e-post...61 Öppna TaskSpace-dokument, -formulär, -uppgifter och -mappar från e-post...62 Kapitel 7 Använda samarbetsfunktioner...63 Översikt...63 Diskussioner...63 Aktivera diskussioner...63 Visa, lägga till och redigera kommentarer...64 Lägga till en kommentar...65 Svara på en kommentar...65 Redigera en kommentar...65 Ta bort kommentarer...65 4 EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok
Innehållsförteckning Kalendrar...66 Skapa kalendrar...66 Visa kalendrar...67 Skapa kalenderhändelser...68 Ändra kalenderhändelser...70 Rum...70 EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok 5
Förord Den här användarhandboken innehåller information om hur du använder EMC Documentum TaskSpace (med standardinställningarna) till att hantera uppgifter, skapa, hämta, visa och hantera mappar och dokument samt söka efter information. Med TaskSpace utökas funktionaliteten i Documentum WDK. Målgrupp Den här användarhandboken är avsedd för användare av TaskSpace-programvaran enligt beskrivningen i TaskSpace-användare, sida 11. Närliggande dokumentation Hela dokumentationen för TaskSpace-programvaran är enligt följande: Documentum TaskSpace Release Notes Documentum TaskSpace Deployment Guide Konfigurationshandbok för Documentum TaskSpace Användarhandboken för Documentum TaskSpace Documentum Document Image Services Release Notes Documentum Document Image Services Deployment Guide Documentum Image Services Development Guide Versionshistorik Följande ändringar har gjorts i det här dokumentet. Versionsdatum Maj 2010 Beskrivning Inledande publicering EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok 7
Förord 8 EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok
Kapitel 1 Introduktion till TaskSpace Detta kapitel tar upp följande: Översikt TaskSpace, översikt TaskSpace-användare Starta användargränssnittet Flikar i TaskSpace Ange inställningar Avsluta användargränssnittet Översikt TaskSpace är en webbaserad klient som huvudsakligen är avsedd för behandling av uppgifter och hämtning av dokument. Den ingår i EMC Documentum TCM-paketet (Transactional Content Management). TaskSpace, översikt TaskSpace-programmet är ett mycket konfigurerbart användargränssnitt som är klart att användas och som har optimerats för uppgiftshantering och dokumenthämtning. Användargränssnittet har förbättrats med en integrerad visningsfunktion samt åtkomst till EMC Documentum-databasen och tjänster för innehållshantering via vanliga webbläsare. Några funktioner i TaskSpace: Funktioner för layout för och att skapa formulär med hjälp av EMC Documentum Forms Builder: Det här verktyget är baserat på komponentramverket EMC Documentum Web Development Kit och innehåller funktioner för att utforma användargränssnitt där kunskapsarbetare kan hantera arbetsflöden och affärsprocesser samt hämta dokument. Administration: Administratörer kan hantera TaskSpace-komponenter, anpassa roller för användare samt tilldela program och använda säkerhet för dokument och mappar. Integrering med Business Process Management: EMC Documentum Process-programpaketet innehåller funktioner för att definiera, utföra, övervaka och optimera affärsprocesser oavsett organisation, system och program. Dokumentvisning: Användarna kan visa dokument och bilder i ett dokumentvisningsprogram, t.ex. Adobe Acrobat Reader, Documentum PDF Annotation Services (PAS), Daeja ViewOne Pro, EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok 9
Introduktion till TaskSpace IGC Brava! och High Fidelity Forms. Användarna kan kommentera dokument och andra bilder i PAS, Daeja ViewOne Pro och IGC Brava!. Informationshämtning: Data och dokument kan extraheras för att få åtkomst till och bearbeta kundbegäran. Information kan hämtas med hjälp av metadatasökfunktioner eller genom att söka i mappar och kategorier i databasen. Använda TaskSpace Följande procedur ger en snabb översikt över hur du använder TaskSpace och var du hittar information i den här användarhandboken: 1. Logga in på TaskSpace. Det finns instruktioner i Starta användargränssnittet, sida 11. Vilken del av TaskSpace som visas först beror på hur rollen har konfigurerats (all information om hur du konfigurerar användarroller finns i konfigurationsguiden för Documentum TaskSpace): Om din roll är administrativ kan det hända att alla flikar och fält visas i TaskSpace. Annars kan du bara se de flikar och fält i TaskSpace som tillhör dina tilldelade uppgifter. 2. Om din roll är administrativ kan det hända att du måste utföra olika administrativa åtgärder, som att konfigurera TaskSpace, hantera användare och roller samt uppgiftsköer. Anvisningar om detta finns i konfigurationsguiden för Documentum TaskSpace. 3. Om du har tilldelats uppgifter måste du starta en process och sedan slutföra uppgifterna. Anvisningar finns i Starta en process, sida 23. 4. Medan du hanterar uppgifter, eller förutom att hantera uppgifter, kan det hända att du måste skapa mappar eller dokument. Anvisningar för hur du skapar mappar finns i Skapa mappar, sida 55. 5. När mappar och dokument har skapats kan du utföra följande åtgärder: Du kan söka efter mappar, dokument eller kunder. Det finns instruktioner i Söka efter information, sida 31. Du kan utföra hanteringsåtgärder för mappar och dokument, som att flytta dokument och redigera dokument i deras ursprungliga program. Instruktioner finns i Använda en mappflik, sida 21 och Arbeta med mappar och dokument, sida 50. Du kan utföra hanteringsåtgärder för dokument och sidor i visningsprogrammet, som att navigera, anteckna, skriva ut och exportera. Anvisningar finns i Använda ett dokumentvisningsprogram, sida 49. 6. Om du använder samarbetsfunktioner kan du utföra följande åtgärder: Du kan visa och lägga till kommentarer om dokument och mappar. Anvisningar finns i Diskussioner, sida 63. Du kan visa kalendrar samt visa och lägga till kalenderhändelser. Anvisningar finns i Kalendrar, sida 66. Du kan visa rum. Anvisningar finns i Rum, sida 70. Kommentar: Samarbetsfunktioner är bara tillgängliga när Documentum Collaboration Edition (DCE) är aktiverat. För DCE krävs en separat licens, och det aktiveras via Licensing Configuration i Documentum Administrator. 10 EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok
Introduktion till TaskSpace TaskSpace-användare I det här avsnittet beskrivs några vanliga TaskSpace-användare. Tabell 2 TaskSpace-användare Användare Programdesigners Utvecklare Administratörer Användare Beskrivning Användare som har utbildats i att konfigurera systemet men som inte behöver ha erfarenhet av Java-kodning. Användare som är ansvariga för utveckling och underhåll av dokumentskanningsprogram på Documentum-plattformen. Användare som är ansvariga för administration och underhåll av TaskSpace-programmet. Alla slutanvändare, inklusive kundtjänstrepresentanter, uppgiftshanterare och processägare. Starta användargränssnittet Så här startar du användargränssnittet och loggar in: 1. Öppna en webbläsare som kan användas. En lista över vilka webbläsare som kan användas finns i Documentum TaskSpace Release Notes. 2. Använd följande URL för att gå till TaskSpace: http://http://:port_number/deployment_name?appname=app_name I följande tabell förklaras variablerna i den här URL:en: Tabell 3 URL-variablerna i TaskSpace URL-variabel server_name port_number deployment_name app_name Förklaring Namnet på den dator som TaskSpace är installerat på. Den port som programservern använder till att lyssna efter anslutningar. Den virtuella mapp som skapas vid installationen. Namnet på TaskSpace-programmet. Kommentar: Fråga systemadministratören om du är osäker på vilken URL-adress du ska använda. Om du öppnar TaskSpace-användargränssnittet för första gången utelämnar du frågetecknet och allt efter det. Inloggningssidan visas. EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok 11
Introduktion till TaskSpace Bild 1 Inloggningssida för TaskSpace 3. Välj en databas och ange ditt inloggningsnamn och lösenord på inloggningssidan för TaskSpace. 4. Markera rutan Kom ihåg min inloggningsinformation om du vill att dina uppgifter ska sparas. Tips: Efter att du har loggat in kan du visa eller ta bort din sparade inloggningsinformation genom att klicka på Inställningar. 5. Om du vill ange en Microsoft Windows NT-domän klickar du på Fler alternativ och anger domänen. 6. Om du vill välja språk i TaskSpace-användargränssnittet klickar du på Fler alternativ och väljer ett språk. 7. Om du vill ansluta till databasen med en viss server klickar du på Fler alternativ och väljer servern i listrutan Server. Standardvärdet är Valfri server som körs. 8. Om du vill använda tillgänglighetsfunktionerna klickar du på Fler alternativ och markerar Ytterligare tillgänglighetsalternativ. 9. Om du vill byta lösenord följer du dessa instruktioner: Obs! Om LDAP används i företaget går det inte att ändra lösenordet på inloggningssidan. Kontakta systemadministratören om du vill ändra lösenordet. a. Klicka på Fler alternativ. b. Klicka på Ändra lösenord. c. Skriv aktuellt lösenord och nytt lösenord. d. Klicka på Använd. 10. Klicka på Inloggning. TaskSpace-programmet bestämmer rollmedlemskapet för ditt användarkonto och fastställer vilka av rollerna som har konfigurerats för användning i TaskSpaces användargränssnitt. Om ditt inloggningskonto är medlem i endast en roll öppnas TaskSpace-användargränssnittet. Vilka delar som är tillgängliga i gränssnittet beror på din roll. Om ditt inloggningskonto är medlem i flera roller ombeds du välja en roll. Om ditt konto är medlem i en roll som i sin tur är medlem i en annan roll visas även den ärvda rollen i listan, om den har konfigurerats för användning i TaskSpace-användargränssnittet. 12 EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok
Introduktion till TaskSpace Bild 2 Dialogrutan Välj roll 11. Välj en roll om du blir ombedd och klicka på Välj. TaskSpace-användargränssnittet visas. Vilka delar som är tillgängliga beror på vilken roll du har valt. Kommentar: När du har loggat in kan du växla till en annan roll genom att välja den i listrutan i det övre fältet. Gränssnittet anpassas till den nya rollen. Flikar i TaskSpace Funktionerna i TaskSpace ordnas med flikar. Det finns en rad längst ned på varje flik. Raden längst ned kan innehålla en eller flera knappar som du kan använda till att utföra olika åtgärder, beroende på sammanhang och vilka behörigheter du har. Det finns en övre rad även i TaskSpace-gränssnittet. På den övre raden finns en flikrad, ett sökområde, en rollvalslista, knappen Inställningar, knappen Logga ut, en hjälpknapp och en informationsknapp. I flikfältet kan du navigera bland flikarna i TaskSpace. Vilka flikar som är tillgängliga beror på dina behörigheter. I det här avsnittet beskrivs de olika fliktyperna som kanske är tillgängliga i TaskSpace. Bild 3 TaskSpace-flikfältet Mappflik Med hjälp av en mappflik kan användare söka efter och visa mappar och dokument. Den kan även användas till att söka efter och starta processer. Mer information finns i Använda en mappflik, sida 21. Uppgiftslisteflik Uppgiftslisteflikar kan visas som en lista eller en läsare, beroende på din roll. Om din roll endast tillåter kövisning innehåller uppgiftslistefliken en lista över uppgifter som kopplats till den kön. Om din roll tillåter visning av mer än en kö finns det en trädvy över köer på uppgiftslistefliken, och en lista över de uppgifter som har kopplats till den valda kön. EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok 13
Introduktion till TaskSpace Mer information finns i Arbeta med uppgiftsaktiviteter, sida 58. Starta en process, sida 23. Fliken Sök På sökfliken finns det ett fält som används till att ange sökvillkor och ett bläddringsbart fält där sökresultaten visas. Beroende på vilka behörigheter du har kan du söka efter dokument, mappar, dokument inom mappar, uppgifter, köer och processer. Utifrån det du väljer att söka efter avgörs vilka villkor som ska anges och resultatens kolumnrubriker. Du kan välja att visa eller dölja kolumner. Mer information finns i Söka efter information, sida 31. Processflik På processflikar visas alla processer som är tillgängliga för den inloggade användaren, som den inloggade användaren sedan kan använda till att starta processer. Mer information finns i Starta en process, sida 23. Fliken Köhantering Beroende på hur din roll är konfigurerad kanske du kan visa fliken Köhantering. På den här fliken kan du tilldela en användare en kö, konfigurera definitionen för användarens färdighetsuppsättning, omfördela arbete från en användare till en annan, ändra prioritet för arbetsobjekt i en kö, ändra kraven för färdighetsuppsättningar för ett arbetsobjekt samt köra rapporter. På fliken Köhantering kan du också gruppera köer efter kategori och kontrollera om några köer släpar efter. Fullständig information om hur du använder fliken Köhantering finns i konfigurationshandboken för Documentum TaskSpace. Fliken Administration Beroende på hur din roll är konfigurerad kanske du kan visa fliken Administration. På den här fliken kan programdesigners hantera användare och roller. Fullständig information om hur du använder fliken Administration finns i konfigurationshandboken för Documentum TaskSpace. Fliken Konfiguration Beroende på hur din roll är konfigurerad kanske du kan visa fliken Konfiguration. På den här fliken kan programdesigners konfigurera olika objekt. Fullständig information om hur du använder fliken Konfiguration finns i konfigurationshandboken för Documentum TaskSpace. Listflik för processinstans Beroende på hur din roll är konfigurerad kanske du kan visa fliken Processinstanslista. Med denna flik kan du söka efter processer. Fullständig information om hur du använder listfliken för processinstanser finns i konfigurationshandboken för Documentum TaskSpace. Kontrollpanelflik Beroende på hur din roll är konfigurerad kanske du kan visa en kontrollpanelsflik. På en kontrollpanelflik kan administratören övervaka databasens processprestanda. Fullständig information om hur du använder en kontrollpanelflik finns i konfigurationshandboken för Documentum TaskSpace. 14 EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok
Introduktion till TaskSpace Fliken Öppna poster På fliken Öppna poster visas alla poster som är öppna eller har startats i TaskSpace, inklusive visning av dokument och uppgifter som slutförs. Mer information finns i Arbeta med mappar och dokument, sida 50. Ange inställningar På sidan Inställningar kan du hantera följande användarinställningar: Konfigurera automatisk hämtning av den nya uppgiften, sida 16 Ta bort sparad inloggningsinformation, sida 17 Konfigurera bekräftelsemeddelanden, sida 17 Konfigurera versionstilldelning, sida 17 Konfigurera återanvändning av popup-fönster, sida 17 Konfigurera förhandsgranskning av dokument, sida 18 Konfigurera sammanslagna dokument, sida 18 Konfigurera sidändring, sida 19 Om du vill visa sidan Inställningar klickar du på Inställningar på den övre raden i TaskSpace-användargränssnittet, bredvid knappen Logga ut. EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok 15
Introduktion till TaskSpace Bild 4 Sidan Inställningar Inställningarna på sidan Inställningar sparas i webbläsarens cookies. De gäller därför i alla TaskSpace-program och för alla användare som använder samma webbläsare på en viss dator. Konfigurera automatisk hämtning av den nya uppgiften När du slutför en uppgift kan du vanligtvis välja vilken uppgift du ska hämta härnäst. När den här inställningen aktiveras tilldelas nästa uppgift i din uppgiftskö automatiskt till dig efter att en tilldelad uppgift har slutförts. Så här anger du inställningen: 1. Aktivera/inaktivera inställningen genom att klicka på kryssrutan bredvid Hämta nästa uppgift automatiskt på sidan Inställningar. Inställningen är aktiverad om rutan är markerad. Inställningen är inaktiverad om rutan är avmarkerad. 2. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. 16 EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok
Introduktion till TaskSpace Ta bort sparad inloggningsinformation Om du tidigare har valt att spara inloggningsinformationen på inloggningssidan i TaskSpace (med alternativet Kom ihåg min inloggningsinformation) kan du ta bort den sparade inloggningsinformationen på sidan Inställningar. Så här anger du inställningen: 1. Klicka på Ta bort bredvid den sparade inloggningsinformationen på sidan Inställningar. Sidan Ta bort inloggningsinformation visas, där du får bekräfta att du vill ta bort den sparade inloggningsinformationen. 2. Klicka på OK. Den sparade inloggningsinformationen tas bort och sidan Inställningar visas igen. 3. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Konfigurera bekräftelsemeddelanden När du försöker ta bort en post från konfigurationsfliken i TaskSpace visas ett meddelande där du måste bekräfta borttagningen. Här kan du ange att bekräftelsesidan inte ska visas: Visa inte detta meddelande igen. Om du vill visa någon av dessa bekräftelsesidor på nytt gör du det på sidan Inställningar. Så här anger du inställningen: 1. Markera de poster för vilka du vill konfigurera meddelanden under Bekräftelsemeddelanden på sidan Inställningar. Posterna som du kan välja mellan motsvarar noderna på fliken Konfiguration: Komponent/-er, Process/-er, Flik/-ar, Roll/-er, Kontrollpanel/-er och Åtgärd/-er. 2. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Konfigurera versionstilldelning När du ändrar innehållet i ett dokument och checkar in det igen tilldelar TaskSpace ett nytt versionsnummer till dokumentet. Du kan ange om du vill göra den versionen till en högre eller lägre version. Om det aktuella dokumentet exempelvis är version 1.4 blir nästa lägre version 1.5 och nästa högre version blir 2.0. Så här anger du inställningen: 1. På sidan Inställningar under Uppdatering av dokumentinnehåll är två alternativ tillgängliga. 2. Välj ett alternativ: Om du vill ange det incheckade dokumentet som en lägre version väljer du Lägre version. Om du vill ange det incheckade dokumentet som en högre version väljer du Högre version. 3. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Konfigurera återanvändning av popup-fönster Din administrator kanske har konfigurerat dokumentvisningen så att ett separat fönster öppnas (ett popup-fönster) när ett dokument öppnas. Du kan ange om popup-fönstren ska användas på nytt för de följande dokumenten. EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok 17
Introduktion till TaskSpace Så här anger du inställningen: 1. Du kan välja mellan två alternativ under Fönsterhantering på sidan Inställningar. 2. Välj ett alternativ: Om du vill återanvända ett popup-fönster markerar du Läs in dokumentet i det öppna fönstret. Innehållet i fönstret byts ut. Om du vill visa ett nytt popup-fönster varje gång markerar du Läs in dokumentet i ett nytt fönster. 3. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Konfigurera förhandsgranskning av dokument När du visar en mappvy som innehåller en förhandsgranskning av ett dokument, kanske dokumentet visas infogat eller i ett popup-fönster, beroende på dina inställningar. Så här anger du inställningen: 1. Väl ett av följande alternativ under Förhandsgranskning av dokument på sidan Inställningar: Visa dokumentet infogat Visa dokumentet i ett popup-fönster Om du väljer att visa dokumentet i ett popup-fönster visas ytterligare alternativ. 2. Om du väljer att visa dokumentet i ett popup-fönster kan du ändra popup-fönstrets inställningar efter behov: Om du vill ange popup-fönstrets storlek anger du värden (bildpunkter) i rutorna Bredd och Höjd. Om du vill ange var popup-fönstret ska placeras på skärmen väljer du Överst till vänster, Överst till höger, Centrerat, Nederst till vänster, Nederst till höger eller Exakt position i listrutan. Om du väljer Exakt position för att ytterligare justera fönstrets placering på bildskärmen måste du ange antalet bildpunkter i rutorna X och Y. 3. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Konfigurera sammanslagna dokument När du slår samman två dokument visas som standard en dialogruta med ett bekräftelsemeddelande. Om du markerar denna ruta kan systemet slutföra sammanslagningen utan ytterligare bekräftelse. Om du lämnar rutan avmarkerad kommer bekräftelsedialogrutan fortsätta att visas. Så här anger du inställningen: 1. På sidan Inställningar markerar du kryssrutan bredvid Standarddata för bekräftelse av sammanslagna dokument för att aktivera eller inaktivera inställningen. Inställningen är aktiverad om rutan är markerad. Inställningen är inaktiverad om kryssrutan är avmarkerad. 2. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. 18 EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok
Introduktion till TaskSpace Konfigurera sidändring När du gör en sidändring i ett dokument visas som standard en dialogruta med ett bekräftelsemeddelande. Om du markerar en av dessa rutor kan systemet slutföra den specifika typen av sidändringar utan ytterligare bekräftelse. Om du lämnar dem avmarkerade kommer bekräftelsedialogrutor fortsätta att visas. Så här anger du inställningen: 1. På sidan Inställningar markerar du kryssrutorna bredvid de fyra alternativen i Sidändring för att aktivera eller inaktivera inställningen. Om en kryssruta har en bockmarkering i sig är inställningen aktiverad. Om en ruta är tom är inställningen inaktiverad. 2. När du har ändrat inställningen klickar du på OK. Avsluta användargränssnittet I proceduren nedan beskrivs hur du loggar ut från TaskSpace och avslutar användargränssnittet. Så här loggar du ut från TaskSpace: 1. Se till att allt arbete du har gjort i TaskSpace har slutförts och att ändringarna har sparats, om det behövs. 2. Klicka på Logga ut i fältet överst i användargränssnittet. En TaskSpace-sida visas, vilket innebär att du är utloggad. EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok 19
Introduktion till TaskSpace 20 EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok
Kapitel 2 Använda en mappflik Detta kapitel tar upp följande: Översikt Använda en mappflik Översikt I det här kapitlet beskrivs hur du använder en mappflik i TaskSpace. Använda en mappflik Mappflikens exakta namn och funktioner beror på hur fliken har konfigurerats av systemadministratören eller programdesignern. Huvudfunktionen för mappfliken är att du kan arbeta på samma sätt som med mappar i mappvyn på fliken Öppna poster (se Arbeta med mappar och dokument, sida 50 för information om de grundläggande funktionerna i mappvyn). Mappfliken har konfigurerats så att en viss plats för mappar öppnas som standard. Vilka typer av poster som visas beror på konfigurationsinställningarna för mappfliken. Förutom mappar och dokument kan eventuellt även processer visas, som du i så fall kan visa, välja och starta från mappfliken. Information om hur du startar en process finns i Starta en process, sida 23. Beroende på konfigurationsinställningar och licensiering kan du också komma åt samarbetsfunktioner på en mappflik. En mappflik kan även innehålla åtgärdsknappar. Vilka särskilda åtgärdsknappar som är tillgängliga för dig beror på de särskilda konfigurationsinställningar som har gjorts för din flik, följande kan dock ingå: Importera öppnar en sida för filimport där du kan välja ett eller flera dokument som ska importeras till den valda mappen. Det går endast att importera dokument till en mapp. Information om hur du importerar mappar eller dokument finns i Importera mappar och dokument, sida 56. Ny mapp skapa en mapp i den valda mappen. Det går endast att välja en mapp för att skapa en ny mapp. Anvisningar för hur du skapar mappar finns i Skapa mappar, sida 55. Redigera används till att redigera dokument i det program som de skapades och sedan spara ändringarna i databasen. Ett Microsoft Word-dokument kommer alltså att hämtas och öppnas i Microsoft Word. Kommentar: Om du väljer ett webbformulär visar TaskSpace dokumentet på fliken Öppna objekt som ett redigerbart formulär och låser det. Om du väljer ett formulär med hög återgivning visar TaskSpace det i en speciell dokumentvy (DefaultHiFiDocView) som bara innehåller visningsprogrammet, i redigerbart läge, men låser det inte. EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok 21
Använda en mappflik Öppna öppnar dokumentet i skrivskyddat läge i dokumentvisningsprogrammet eller i redigeringsläge om användaren har nödvändig behörighet. Kommentar: Om du väljer ett webbformulär visar TaskSpace dokumentet på fliken Öppna objekt med standarddokumentvyn och låser det inte. Om du väljer ett formulär med hög återgivning visar TaskSpace dokumentet på fliken Öppna objekt med standarddokumentvyn och låser det inte. Visa öppnar dokumentet i skrivskyddat läge i dokumentvisningsprogrammet eller i ett popup-fönster. Kommentar: Om du väljer ett webbformulär visar TaskSpace dokumentet på fliken Öppna objekt som ett skrivskyddat formulär och låser det inte. Om du väljer ett formulär med hög återgivning visar TaskSpace det i en speciell dokumentvy (DefaultHiFiDocView) som bara innehåller visningsprogrammet, i redigerbart läge, men låser det inte. Ett dokument kan visas i ett internt fönster eller ett popup-fönster (beroende på konfiguration för din särskilda flik) genom att bara välja det. Använd höger eller vänster pilknapp för att utvidga eller förminska visningen av dokumentet. Bild 5 Ett exempel på en mappflik i TaskSpace 22 EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok
Kapitel 3 Hantera uppgifter Detta kapitel tar upp följande: Översikt Starta en process Bearbeta uppgifter Ange arbetsflödestillgänglighet Översikt Om processmallar har skapats och installerats i Documentum BPM (Business Process Manager) för databasen och implementerats i TaskSpace-programmet kanske du måste hantera uppgifter. Processer kan initieras på olika sätt. När en process har startats kan du få åtkomst till associerade uppgifter på en uppgifts- eller uppgiftslisteflik. Uppgiftsaktiviteter visas sedan på fliken Öppna poster. Starta en process Beroende på hur TaskSpace-programmet är konfigurerat kan du starta processer på följande sätt: Använd en processflik när du vill söka efter en process och starta den. Anvisningar finns i Använda en processflik för att starta en process, sida 23. Använd en mapp eller sökflik när du vill söka efter en process och starta den. Anvisningar finns i Söka efter en process och starta den, sida 24. Använd en mall eller sökflik när du vill söka efter ett objekt och starta en process så att du kan hantera dess objekt. Anvisningar finns i Söka efter ett objekt och starta en process, sida 25. Använda en processflik för att starta en process Du kan eventuellt starta en process från en processflik. På en processflik finns en lista över installerade processer. I listan anges versionen för och ägaren till respektive process. Så här startar du en process: 1. Öppna en processflik i TaskSpace. (Flikens exakta namn beror på konfigurationen.) På processfliken visas alla processer som finns installerade i databasen. EMC Documentum TaskSpace Version 6.7 Användarhandbok 23