Netwise Office Web 2007 Handbok Denna handbok behandlar ett standard konfigurerat Office Web 2007 system. Har du frågor gällande Netwise systemet ska du vända dig till: IT service helpdesk tel. 031-786 2020 INNEHÅLL Sidan: 2 Starta Office Web 3 Mina Inställningar 4 Sökning i Katalog - Namnsökning - Telefonnummersökning 7 Aktiviteter (Hänvisning) Netwise Office är ett program som använder samma databas som organisationens telefonister. Det finns två huvuddelar i programmet, en publik del för att söka efter medarbetare och en privat del för hantering av personliga aktiviteter och inställningar. Funktioner som är markerade ned grå text eller med en grå ikon går ej att ändra eller finns ej installerat. Viktigt! Netwise Office Web 2007 är optimerad för följande webbläsare. Internet Explorer (5.5, 6.0, 7.0), Netscape (7.0, 7.1, 8.0) och Mozilla Firefox (1.0.7).
Netwise Office Web Starta webbläsaren, skriv in adressen till Netwise Office Web i adressfältet. Figur 1. Skriv in adressen i din web-browser Nedan visas hur Netwise Office Web ser ut när den öppnas. Sidan består av en navigationsmeny med ikoner samt av sökfälten Namn/Tel. samt en kryssruta för Närvarande. Sökresultaten presenteras enligt de layouter som valts av systemansvariga på företaget. Navigationsmeny Sökfälten Mina inställningar Figur 2 Startbilden i Netwise Office Web I Netwise Office Web kan du via ikonerna i navigationsmenyn och sökfälten: Katalog - Söka i CMG databasen, er internkatalog. Aktiviteter - Registrera aktiviteter och frånvaro. Vidarekoppling - Hantera vidarekopplingar. Logout - Logga ut från den personliga delen. 2
Mina inställningar Under mina inställningar kan du ändra lösenord, byta språk samt se vilken information som finns om dig själv i systemet. Figur 3 Generella personliga inställningar Ändra lösenord Byta lösenord gör du genom att klicka på Ändra lösenord. Fyll i eventuellt gammalt lösenord, har du inget lämnar du den raden tom. Fyll i ditt nya lösenord och verifiera detta, klicka på OK. I systemet finns fördefinierat att lösenordet måste innehålla minst 4 tecken. Ändra språk Vill du ändra språk klicka på Ändra språk. Du får du en lista med tillgängliga språk. Välj ett språk genom att markera det, klicka på Spara. Ändra användarinformation Vill du ändra på någon av dina uppgifter klickar du på Ändra användarinformation. En ändringsbegäran skickas via E-mail till företagets driftoperatör. Logga in med din anknytning och eventuellt lösenord. Registrera dina ändringar på ändringsformuläret och klicka på Begär ändring. Du kan inte själv ändra direkt i databasen utan detta görs av driftoperatören vid tillfälle. 3
Sökning i Katalog Katalog är den del av Netwise Office Web som du först hamnar på när sidan laddas. Här kan du söka i de olika sökfälten Namn/Tel, Sökord och Organisation. Namnsökning När du vill söka skriver du först efternamn och sedan förnamn separerade med mellanslag i Namn/Tel fältet. Du behöver inte skriva hela namnet, sökning sker på del av namn, ju fler bokstäver desto färre sökträffar. Vill du söka bara på ett förnamn ska du trycka mellanslag först. Avsluta genom att klicka på sök eller tryck Enter på tangentbordet, se exempel på resultat nedan. Här kan du förutom Namn, Tel och Organisationstillhörighet se om personen har hänvisat sig. Figur 4 Sök abonnenter i katalogen Klicka på eller någonstans på raden om du vill se mer information om abonnenten. Vilken information som visas och ordningen på denna bestäms av systemansvariga på företaget. Utökad information Aktivitetsöversikt Figur 5 Allmän information om användaren 4
Vill du när du ha ännu mer information om en abonnent klicka på. Den utökade informationen som finns om abonnenten presenteras, se utökad information nedan. Vill du ha en grafisk presentation av en persons aktiviteter klicka på Aktivitetsöversikt. Nedan visas den utökade informationen för abonnenten. Detta är all information som finns registrerad och som är synlig för kontorsanvändarna. Ytterligare information kan finnas tillgänglig för telefonister och driftoperatörer. Tips: Kontrollera din egen information så att den är rätt och skicka om nödvändigt en ändringsbegäran till driftoperatören. Figur 6 Utökad information om abonnenten 5
Telefonnummersökning Vill du se vem som har en viss anknytning? Fyll i anknytningsnumret i Namn/Tel fältet och klicka på sök eller tryck enter på tangentbordet. Om du tillexempel bara fyller i siffran 1 och trycker enter på tangentbordet eller klickar på sök får du med alla som har en anknytning som börjar på 1 i sökresultatet. Figur 7 Sök abonnent med hjälp av anknytningsnummer Figur 8 Sök abonnent med hjälp av del av anknytningsnummer 6
Aktiviteter Om du vill hänvisa din telefon registrerar du en aktivitet. En aktivitet kan vara tillexempel lunch, möte eller semester. En aktivitet är alla typer av frånvaro. Klicka på knappen Aktiv. Logga in med din anknytning och eventuellt lösenord. Första gången du loggar in i Netwise Office Web har du inget lösenord. Önskar du ett lösenord kan du lägga in det genom att klicka med musen på Ändra lösenord. När du fyllt i anknytningen och lösenordet klickar du på OK. Då kommer du till sidan Ny aktivitet. Här kan du välja att registrera ny aktivitet, ändra befintlig eller framtida aktivitet eller ta bort aktivitet. Figur 9 Visa och registrera aktiviteter (frånvarobesked) Ny aktivitet Välj kod från den nedrullnings bara listan, välj också datum och tid när aktiviteten ska börja respektive sluta. Du har här också möjlighet att lämna ytterligare information till telefonist och kollegor genom att skriva i fältet Information. Bockar du i rutan Visa info endast för telefonist är det bara telefonisterna som ser vad du skrivit i informations rutan. Samtliga med tillgång till Netwise Office kan se vilken kod du stängt dig med. Avsluta genom att klicka på Spara. Vidarekoppla till används då man vill vidarekoppla sin anknytning till ett annat nummer, detta är en växelberoende funktion. 7
Ändra aktivitet Markera genom att klicka på den aktivitet du vill redigera. Gör dina ändringar och klicka på Spara. Aktiviteten är nu ändrad. Markera Ändra Återkommande aktivitet Figur 10 Markera och ändra en aktivitet Ta bort aktivitet Ta bort aktivitet Om du vill ta bort en aktivitet klickar du med musen på krysset till höger om vald aktivitet. Nedan visas exempel på hänvisning från Ciscotelefon: *23*0# Åter om 60 minuter *23*1# Åter om 30 minuter *23*3*timme.minuter# Åter klockan *23*6*månad.dag# Åter datum 8
Återkommande aktivitet, schema Under rubriken återkommande aktiviteter kan du registrera nya återkommande aktiviteter. Du kan även ändra samt ta bort återkommande aktiviteter. Rutan vid Visa info endast för telefonist bockar du i om du vill att endast telefonisterna ska se vad du har skrivit i informationsrutan. Ny återkommande aktivitet Klicka på länken Återkommande aktiviteter. Du kommer då till sidan Ny återkommande aktivitet. Välj orsaks kod från rullgardinsmenyn kod. Fyll i när du vill att aktiviteten skall börja gälla och när du vill att den skall upphöra. Ange därefter hur ofta aktiviteten ska repeteras. Tips! Vill du lägga in deltid för varannan vecka så tänk på att aktiviteten ska börja på rätt vecka. Fyll sedan i under vilken period du vill att ditt schema skall gälla. Avsluta med att klicka med musen på Spara. Tänk också på att det är frånvarotiden som anges, med andra ord när frånvaron påbörjas samt när du förväntas vara tillbaka. Figur 11 Återkommande aktiviteter (schema) 9
Ändra återkommande aktivitet Markera den återkommande aktivitet du vill ändra. Registrera dina ändringar och klicka på Spara. Markera Ändra Figur 12 Markera och ändra en återkommade aktivitet Ta bort Ta bort återkommande aktivitet När du vill ta bort en aktivitet klickar du på krysset till höger om aktivitetsbeskedet. 10