Plats och tid Mötesrum Visionen kl. 08:00 ande ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Jan Filipsson (S) (ordförande) Örjan Olsson (V) Kjell Grip (KD) Lena Laaksonen (Personalchef) Ann-Catrin Nyberg (HR-konsult) Julia Karlsson (Trainee) Linda Wikström (Bemanningschef) 17 Ulla Andersson (Verksamhetsutvecklare) 20 Maria Engström (System- och pensionskonsult) 20, 23 Stefan Wallsten (Tf kommunchef) 22 Örjan Olsson Kjell Grip Justeringens plats och tid Ånge kommunkontor, 2016-04-18 08:00 Protokollet omfattar 16-26 Underskrifter Sekreterare... Ann-Catrin Nyberg Ordförande.... Jan Filipsson Justerande.... Örjan Olsson Kjell Grip ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Personal- och organisationsutskottet Sammanträdesdatum 2016-04-06 Datum för anslags uppsättande 2016-04-19 Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för Centralarkiv protokollet Underskrift... Ann-Catrin Nyberg 2016-05-11 1
ÄRENDELISTA 16 Kontroll av jäv/intressekonflikt 17 Smartare bemanning 18 Systematiskt arbetsmiljöarbete 19 Ledarskap 20 Aktuell information 21 Hälsofrämjande insatser och arbetslivsinriktad rehabilitering 22 Risk- och konsekvensanalys 23 Löneöversyn 2016 24 sfattare i personalärenden 25 Delegeringsbeslut 26 Delgivningar 2
16 Kontroll av jäv/intressekonflikt (KS 16/5) Inget meddelat jäv. Revisorerna har genom KPMG granskat Ånge kommuns arbete med att förebygga mutor och jäv. Uppdraget ingick i revisionsplanen för år 2014. Revisionen bedömde att det kan finnas en viss risk för att politiker och tjänstemän skulle kunna delta i beslut som påverkar honom eller henne (jäv). Som ny rutin har införts att samtliga nämnds- och styrelsemöten inleds med en fråga om jäv inför mötet. Jäv enligt Kommunallagen 24-26 En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar. Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om: saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående, jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till, Jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet. Om jag känner till något som kan antas göra utgöra mig själv, ska jag självmant ge det till känna. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan hen och någon annan inte kan tillkallas utan förseningar. 3
17 Smartare bemanning (KS 16/3) Notera informationen. Personal- och organisationsutskottet har vid sammanträde 3 mars 2015 beslutat om tre fokusområden varav Smartare bemanning är ett. Vid utskottets sammanträde 15 september 2015 informerade personalchef Lena Laaksonen om nuläget beträffande arbetsmodellen Smartare bemanning. Sammantaget konstaterades att de syften och mål med arbetssättet som fastställdes vid ingången av 2009 till stora delar har uppfyllts. Dock fungerar inte arbetsmodellen smidigt idag och en total översyn bedömdes nödvändig. En handlingsplan för översynen har upprättats vilken innehåller tre områden; Förbättrad styrning, Förenkling av modellen samt Förbättring av den centrala rekryteringen. Personal - och organisationsutskottet uttalade sitt stöd för handlingsplanen. Information i ärendet lämnades till kommunstyrelsen 8 september 2015. På fråga svarade kommunalrådet Sten-Ove Danielsson att nödvändiga förändringar av Smartare bemanning behöver vara gjorda omkring den 1 maj 2016 och att en utvärdering av arbetsmodellen bör bli aktuell omkring den 1 september 2016. Kommunstyrelsen informerades 21 december 2015 att en arbetsinriktning är presenterad för de fackliga företrädarna och den grupp chefer som är berörda. Modellen Smartare bemanning är reglerad av ett antal lokala överenskommelser som ska ses över i samverkan med de fackliga organisationerna. Det är även viktigt att personalen blir delaktiga i förändringsprocessen så att det säkerställs att det blir kvalitetsförbättringar. Därför blir tidsplanen för genomförande och utvärdering av Smartare bemanning förskjuten till ett införande 1 september 2016 och utvärdering i december 2016. Vid utskottets sammanträde 2 februari 2016 konstaterade bemanningschef Linda Wikström att utifrån verksamheternas olika förutsättningar kan arbetssättet komma att utformas så att hela eller delar av modellen tillämpas. En ekonomisk kalkyl skulle tas fram. Wikström informerade även om att den tidsplan som presenterats för kommunstyrelsen eventuellt kan komma att revideras på så sätt att modelllen testas på två pilotarbetsplatser från och med maj 2016. Noteras att de lokala kollektivavtal som reglerar arbetsmodellen sades upp vid utskottets sammanträde 2 februari 2016. Bemanningschef Linda Wikström lämnar aktuell information vid dagens sammanträde. Processen är just nu inne i ett dialogskede. En film med information om 4
bakgrund till varför en förändringsprocess är initierad samt om det förslag som arbetats fram finns publicerad på intranätet. Filmen visas för ledamöterna. Sammanlagt fyra informationsmöten genomförs till vilka alla medarbetare som jobbar inom Smartare bemanning är inbjudna att delta på sin fritid. Vid dessa möten presenteras ett förslag till ny arbetsmodell för medarbetare inom socialtjänsten - vård och omsorg samt personalenheten. Vid dessa möten ges möjlighet till delaktighet via dialog samt genom att skriftligen lämna sina synpunkter. Synpunkter kan även lämnas genom att maila till bemanningschefen. Personal- och organisationsutskottet stödjer processen. 5
18 Systematiskt arbetsmiljöarbete (KS 16/2) Notera informationen. Personal- och organisationsutskottet har vid sammanträde 3 mars 2015 beslutat om tre fokusområden varav Systematiskt arbetsmiljöarbete är ett. Lena Laaksonen informerar om Sunt Livs nya arbetsmiljöutbildning som Ånge kommun kommer att använda sig av. Utbildningen - som är webbaserad och kostnadsfri - är utarbetad av centrala parter på såväl arbetsgivar- som arbetstagarsidan och är speciellt framtagen för kommun-och landstingssektorn. Ett arbetsmiljöarbete som bedrivs i samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare har störst möjlighet att bli framgångsrikt på lång sikt. Utbildningen är därför utformad för att genomföras partsgemensamt. Chefer och skyddsombud får gemensam kunskap som ger stöd i arbetet för en frisk arbetsplats. Lena Laaksonen informerar om att utbildningen i sin helhet är klar i juni 2016 och att en planering av utbildningsinsatserna startas upp inom kort. Vidare informerar Lena Laaksonen om den nya föreskrift från Arbetsmiljöverket - Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) - som gäller från och med 31 mars 2016. Föreskriften reglerar kunskapskrav, mål, arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling. Dessa frågor är en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vid webbkonferens anordnad av Sveriges kommuner och Landsting med anledning av föreskriften presenterades en så kallad OSA-kompass. OSA-kompassen är ett stöd för chefer och skyddsombud för att sätta sig in Arbetsmiljöverkets föreskrift om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA). Förutom grundläggande information om föreskriften återfinns i kompassen metoder och verktyg, redovisning av andras erfarenheter samt forskningsartiklar. 6
19 Ledarskap (KS 16/4) Notera informationen. Personal- och organisationsutskottet har vid sammanträde 3 mars 2015 beslutat om tre fokusområden varav Ledarskap är ett. Planering pågår för gemensam kompetensförsörjningsinsats för ledare via Sundsvallsregionen. Personalchef Lena Laaksonen är Ånge kommuns representant i detta samarbete. Kompetensförsörjningsinsatsen - som är modulindelad - kommer att rikta sig till såväl nyanställda som befintliga chefer i kommunen samt de ledarämnen som identifieras. En av modulerna - Kompetensbaserad rekrytering - startas upp i maj månad, övriga moduler planeras komma igång till hösten 2016. När upplägget är helt klart kommer detta att presenteras för personal- och organisationsutskottet liksom en tidsplan som visar i vilken takt insatserna kan genomföras. 7
20 Aktuell information (KS 16/6) Notera informationen. Under denna punkt lämnas aktuell information till personal- och organisationsutskottet. Verksamhetsutvecklare Ulla Andersson Ulla Andersson informerar om projektet "Förbättrad kontinuitet i hemvården". Projektet syftar till att genom att identifiera hinder och framgångsfaktorer förändra organisation och arbetssätt inom hemvården för att höja personalkontinuiteten och därmed uppnå socialnämndens mål. I projektet ingår förutom representanter från socialtjänstens verksamheter även bemanningsenheten. Detta eftersom bemaningsenhetens verksamhet och arbetssätt kan påverka kontinuitetsmätningarna. System- och pensionskonsult Maria Engström Maria Engström informerar om att avtalet gällande kommunens personaladministrationssystem går ut i slutet av 2017. Personalenheten har påbörjat förbereda processen redan nu eftersom att upphandla och uppgradera eller byta PA-system är ett omfattande arbete. Tidsplanen är att till hösten 2016 ha valt leverantör av PA system för kommande år. Ett nytt eller uppgraderat PA system beräknas vara i drift under hösten 2017. Arbetet bedrivs i projektform med styrgrupp och referensgrupp där så många som möjligt av önskemålen från chefer, personalenheten och fackliga företrädare stäms av innan upphandlingsunderlag lämnas ut. Maria Engström är projektledare. HR-trainee Julia Karlsson Julia Karlsson presenterar sig och informerar om sitt fokusuppdrag under traineetiden i Ånge vilket är att utarbeta medarbetarintroduktion samt chefsintroduktion. Personalchef Lena Laaksonen Personalförsörjningsläget Kortfattad redovisning av personalförsörjningsläget i dagsläget. Trainee i Ånge kommun Ånge kommun kommer till hösten 2016 att ta emot en trainee till tekniska förvaltningen. Detta sker inom ramen för Trainee Södra Norrland vilket är ett traineeprogram inom kommunerna Timrå, Ånge, Sundsvall, Nordanstig, Hudiksvall, Ovanåker, Bollnäs, Söderhamn och Gävle, samt kommunförbundet Inköp Gävleborg. 8
Diskuteras möjligheter att anordna traineeplatser inom bristyrkesområden som ett sätt att hitta framtida medarbetare. Sommarstudenter Tre högskole/universitetsstudenter som kommer från eller har anknytning till Ånge kommun anställs sommaren 2016 för specifika uppdrag vid följande verksamheter: Ekonomi - inköp, HR - rehabilitering samt inom Stöd- och omsorg. 9
21 Hälsofrämjande insatser och arbetslivsinriktad rehabilitering (KS 16/81) Dokumentet "Riktlinjer för hälsofrämjande rehabiliteringsinsatser" som beslutades av personal- och organisationsutskottet 23 juni 2008 upphör härmed att gälla. Personal- och organisationsutskottet fastställde 23 juni 2008 "Riktlinjer för hälsofrämjande rehabiliteringsinsatser" som ett led i att kvalitetssäkra rehabiliteringsprocessen. Idag fokuserar Ånge kommun som arbetsgivare på att arbeta aktivt med hälsofrämjande insatser på grupp- och organisationsnivå. Detta arbete inriktas på att stötta aktiviteter som kan bidra till livsstilsförändringar hos medarbetarna. Förebyggande insatser på individnivå sker i form av samtal med närmaste chef efter stipulerat antal sjukfrånvarotillfällen samt vid medarbetarsamtal. All arbetslivsinriktad rehabilitering riktar sig mot arbetssituationen. Mot bakgrund av ovanstående föreslår personalchef Lena Laaksonen att personal- och organisationsutskottet fattar beslut om riktlinjerna som antogs 2008 upphör att gälla. Information om arbetssättet som beskrivs ovan kommer att läggas ut på Intranätet. sunderlag Riktlinjer hälsofrämjande rehabiliteringsinsatser 10
22 Risk- och konsekvensanalys (KS 16/125) Uppdra till Stefan Wallsten att träffa styrelsen i Vision för dialog i ärendet. Skrivelse har inkommit till personal- och organisationsutskottet från fackförbundet Vision i Ånge om risk- och konsekvensanalyser. Vision framför i skrivelsen sin uppfattning att Ånge kommun som arbetsgivare inte alltid uppfyller krav som finns reglerade i AFS 2001:1, Systematiskt arbetsmiljöarbete. Vision har inte sett någon analys inför omflyttningen av personal inom kommunhuset och man anser att arbetsgivaren ser till att en analys kring omflyttning av personal inom kommunhuset blir gjord. Vision konstaterar att Ånge kommun ytterligare utvecklar sitt arbete med att vara en attraktiv arbetsgivare med att t ex kunna erbjuda en god och trivsam arbetsmilljö. Vision välkomnar detta. Vidare skriver Vision att cheferna bör ha tillgång till tydliga rutiner och hjälpmedel så att riskoch konsekvensanalyser blir gjorda samt förutsätter att skyddsombud, arbetstagare och fackliga organisationer blir inbjudna till dialog med arbetsgivaren om det systematiska arbetsmiljöarbetet när analyser vid förändringar ska göras. Tf kommunchef Stefan Wallsten redovisar arbetsgången kring ombyggnad av informationen och rumsbyten i kommunhuset. sunderlag Skrivelse om risk- och konsekvensanalyser 2016-02-15 11
23 Löneöversyn 2016 (KS 15/260) Notera informationen. Arbetet med löneöversyn 2016 pågår. System- och pensionskonsult Maria Engström informerar om att löneöversynen pågår, ingen facklig organisation är ännu klar. Ingen centralt avtal är ännu slutet mellan Sveriges Kommuner och Landsting och Kommunal. 12
24 sfattare i personalärenden (KS 16/126) Ändra i delegeringen "sfattare i personalärenden" i enlighet med personalchefens förslag. Enligt gällande delgering i personalärenden är förvaltningschef beslutsfattare i ärenden om avstängning av arbetstagare med stf förvaltningschef som ersättare. Även personalchef är beslutsfattare i sådana ärenden. Personalchef Lena Laaksonen föreslår följande ändring i delgeringen: Personalchef med kommunchef som ersättare är beslutsfattare i ärenden om avstängning av arbetstagare. Samråd ska ske med förvaltningschef. 13
25 Delegeringsbeslut (KS 16/36) Redovisningen delges och läggs till handlingarna. Efter redovisning lägger personal-och organisationsutskottet följande delegeringsbeslut till handlingarna: Chefer och arbetsledare om anställning (KS 16/41) Förvaltningschefer - Bisyssla (KS 16/42) - Enskilt personalärende (KS 16/108 Sekretess) 14
26 Delgivningar (KS 16/7) Redovisningen delges och läggs till handlingarna. Efter redovisning lägger personal- och organisationsutskottet följande delgivningar till handlingarna: Lokalt kollektivavtal om utbyte av rast mot måltidsuppehåll Ånge kommun och Kommunal 2016-01-19 (KS 16/75) Avtal - AB Previa och Ånge kommun (KS 16/142) Förlängning av avtal avseende Pensionsadministration - KPA Pensionsservice AB med bifirma Pensionsvalet PV och Ånge kommun (KS 16/113) Protokoll MBL 11 - Bemanning park- och servicegrupp vår och sommar 2016 - Ånge kommun och Kommunal - 2016-03-19 Överenskommelse om omfattning av facklig tid samt övriga frågor kring villkor vid fackligt arbete i Ånge kommun - Ånge kommun och LR - 2016-02-09 (KS 16/45) Krav på legitimation för vikarier för sjuksköterskor från den 1 januari 2016 - Cirkulär 16:10 från Sveriges Kommuner och Landsting (KS 16/145) 15