Plats och tid: Förvaltningshuset Rosen, Lokal Rosen 1, torsdag kl 08.30 11.05 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Viktoria Strömberg ( Landstiget ) Ordförande Irma Görtz (Norrköping Kommun)Vice ordf Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) Gabriella Åstrand (Försäkringskassan) ej närvaro Örjan Carlsson (Valdemarsvik Kommun) Inga-Lill Östlund (Söderköping Kommun) Pernilla Frank (Försäkringskassan) Ersättare Ricardo Olivares ( Landstinget ) Criss Hagfeldt ( Norrköping Kommun ) Håkan Lind (Arbetsförmedlingen )ej närvaro Pernilla Frank (Försäkringskassan ) Per Hollertz ( Valdermarsvik Kommun) ej närvaro Gunweig Svensson ( Söderköping Kommun)ej Övriga Grace Hagberg Sandra Lundqvist Medén Karin Hjelm Karina Nilsson Utses att justera: Inga-lill Östlund Plats och tid för justering: Samordningsförbundet Östra Östergötland Sekreterare: Paragrafer: 30-42 Karina Nilsson Ordförande: Justerare: Nämnd e.d.: Viktoria Strömberg Inga-lill Östlund BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2013-04-05 Datum för nedtagning av anslag: 2013-04-26 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Karina Nilsson
30 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbund Östra Östergötland fastställer föredragslistans innehåll. Och utser Inga-lill Östlund att justera dagens protokollet.
31 Uppföljning av Metodutvecklingsprojektet sstöd för bedömning av psykisk ohälsa SAMÖ-49/2012 106 Styrelsen tar informationen till protokollet. Projektledare Maximilian Rubinsztein informerar styrelsen om hur projektet sstöd för bedömning av psykisk ohälsa fungerar och fortlöper.
32 Verksamhetsuppföljning januari - februari SAMÖ-20/2013 106 Styrelsen tar informationen till protokollet. Samt ger förbundschef Peter Johansson till uppdrag till nästa styrelsemöte att se om man behöver mera resurser till projektet Fira som man börjar få kö till. Kansliet har tagit fram verksamhetsuppföljning för januari - februari 2013. Verksamhetsuppföljningen redovisas i bilagda handling.
33 Rapport från ägarmötet SAMÖ-21/2013 106 Ordförande Viktoria Strömberg och vice ordförande Irma Görtz rapporterade från ägarmötet.
34 Ipad till styrelsen för elektronisk hantering av handlingar och övriga dokument SAMÖ-22/2013 106 Samtliga styrelseledamoter var överrens om att användandet av Ipad och elektroniska utskick skulle effektivisera styrelsearbetet och inte bli avsevärt dyrare än att skicka ut handlingarna i pappersform samt att det är mera miljövänligt och beslutade att förbundschefen Peter Johansson ordnar med det praktiska.
35 Avstämning av förslag till plattform för Norrköpings kommun SAMÖ-23/2013 106 Styrelsen tar informationen till protokollet. Men med ändring av fas 3 som numera heter sysselsättningsfasen istället, och att man ska ta bort Navigator som nämns många gånger i förslaget, och att man kan skriva in exempel på målgrupper i förslaget, Diskussionen kom in på om det ska finnas möjlighet att söka pengar till projekt i framtiden om än i mindre skala. En arbetsgrupp bestående av medarbetare från de olika myndigheterna har tillsammans med personal från kansliet utarbetat ett förslag till plattform för Norrköpings kommun. Förslaget redovisas i bilagda handling SAMÖ.2013.
36 Revidering av avtalstid i uppdragsavtalet kring servicetranee SAMÖ-1/2012 106 Styrelsen beslutar godkänna förlängningen av avtalstiden i uppdragsavtalet kring projektet servicetrainee t.o.m 2013-07-31. Styrelsen beslutade i mars 2012 att finansiera projektet servicetrainee under 12 månader fr.o.m. första april 2012. Uppdragsavtalet sträcker sig under perioden 2012-04-01 2013-06-30. P.g.a. svårigheter att finna lämpliga arbetsplatser inom Norrköpings kommun kom servicetrainee igång först i augusti 2012. Eftersom avtalstiden i uppdragsavtalet sträcker sig till den sista juni föreslås att det befintliga uppdragsavtalet med Norrköpings kommuns arbetsmarknadskontor förlängs med en månad till 2013-07-31. Sänt till: AMK, Yvonne Thilander
37 Tecknande av uppdragsavtal med Norrköpings kommun, arbetsmarknadskontoret, avseende coacher SAMÖ-82/2012 106 Styrelsen beslutar godkänna att coachresursen inom NP-Samverkan utökas med 1,0 tjänst till en maximal årskostnad av 566 000 kr. NP-Samverkan startade i september 2012 med ett utredningsteam inom psykiatrin och fyra coacher, varav en coach har en kombinerad funktion som projektledare. Under projektets gång har trycket på coacherna ökat samtidigt som projektledarrollen tar mer tid än förväntat. Frågan har diskuterats i den operativa ledningsgruppen som ställer sig positiva till en utökning med en coach. Vård- och omsorgskontoret inom Norrköpings kommun är beredda att ta på sig arbetsgivaransvaret för coachen och beräknar att årskostnaden uppgår till 566 000 kr. Sänt till: Vård- och omsorgkontoret
38 Ansökan från Norrköpings kommun, arbetsmarknadskontoret, om medel för samordning av rehabiliteringsprocesser SAMÖ-59/2012 106 Styrelsen beslutar att återremittera förslaget angående processkartläggning inom Norrköpings kommuns arbetsmarknadskontor med anledning av att beskrivningen av ärendet i förslaget till beslut inte överensstämmer med ansökan gällande området omvärldsbevakning samt att Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan anser att projektet skulle kunna utföras på annat sätt i samverkan med de andra myndigheterna. Hösten 2012 formulerade arbetsmarknadskontoret en ansökan till Samordningsförbundet Östra Östergötland om medel för ett treårigt projekt. Syftet med projektet var att skapa en samlad bild av de rehabiliteringsprocesser där arbetsmarknadskontoret medverkar för att därefter kunna använda resurserna i processerna effektivare. Ansökan var uppe som ett informationsärende vid styrelsemötet 2012-09-27. Förbundets presidium hade därefter en träff med presidiet för arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden där ansökan diskuterats. Diskussionen resulterade i att presidierna gav chefen för arbetsmarknadskontoret och förbundschefen i uppdrag att tillsammans utarbeta en ny ansökan. Till uppdraget lämnades följande ramar från presidierna: Projektets tyngdpunkt ska vara en processkartläggning som i huvudsak berör arbetsmarknadskontorets inre processer, men processkartläggningen ska även ha ett uttalat samverkansperspektiv. Kartläggningen bör exempelvis belysa om andra aktörer behöver förändra rutiner/processer inom sig eller om befintliga eller nya samverkansytor ska nyttjas bättre. Processkartläggningen bör även innehålla en omvärldsanalys. Exempelvis bör man studera goda exempel från kommuner som har lycktas skapa en framåtsyftande process för människor med försörjningsstöd. Det kan även vara relevant att analysera exempel
där de statliga myndigheterna på lokal nivå har hittat former för att mer aktivt samverka kring dessa individer. För att säkerställa objektivitet och öppenhet i genomförandet av projektet är det nödvändigt med extern rekrytering/upphandling av utföraren. Projektet ska ses som en del av ett förarbete till pågående plattformsarbete. För att den tänkta plattformen ska öppnas upp mot arbetsmarknadskontorets brukare/klienter måste rehabiliteringsuppdraget tydliggöras. Övriga iblandande myndigheter har här ett försprång i sitt förhållningssätt och det är viktigt att samtliga aktörer är med på banan när plattformen sjösätts. AV-nämnden samt samordningsförbundet avser att gemensamt arbeta vidare med resultatet av processkartläggningsuppdraget. Det kan handla om fördjupade kartläggningar, kompetensutveckling, resursförstärkningar etc. För att processkartläggningen ska leda till verkliga förändringar krävs att samtliga inblandade aktörer är beredda att vara mottagare för de eventuella förändringar som visar sig vara nödvändiga. AVnämndens presidium signalerar tydligt att de är det, men det är även viktigt att processkartläggningen och dess syfte även förankras hos övriga myndigheter. Utifrån ovanstående ramar har ett förslag till genomförande utarbetats. Arbetsmarknadskontoret upphandlar en processkartläggning av konsultföretag/revisionsföretag som har kunskap och erfarenhet från området. Uppdraget avgränsas till att beröra rehabiliteringsärenden och genomförs inom en tidsram av två månader. Till uppdragets genomförande avsätts totalt 200 000 kr. Verksamhetsutvecklare på arbetsmarknadskontoret ansvarar för att ta fram en handlingsplan för hur förbättringar ska genomföras inom arbetsmarknadskontoret utifrån de resultat som framkommer i processkartläggningen. Samordningsförbundets beredningsgrupp ansvarar för att ta tillvara resultat från processkartläggningen som berör hur samverkan mellan aktörer kan utvecklas. Förslaget har diskuterats av förbundets presidium som ställer sig positiva till ansökan Sänt till: AMK, Yvonne Thilander
39 Tecknande av avtal med Payoff avseende samhällsekonomisk utvärdering av NP- Samverkan SAMÖ-24/2013 106 Styrelsen beslutar godkänna bilagda avtal med Payoff avseende samhällsekonomisk utvärdering av NP-Samverkan till en kostnad av maximalt 65 000 kr. Kansliet har på uppdrag av styrelsen tagit fram förslag till samhällsekonomisk utvärdering av NP-Samverkan. Som utförare av den samhällsekonomiska utvärderingen föreslås företaget Payoff utvärdering och analys AB. Företaget har tidigare utfört samhällsekonomiska utvärderingar till förbundet och används även frekvent av andra samordningsförbund. Kostnaden för utförandet uppgår till 65 000 kr och avser 40 deltagare. Förslag till avtal framgår av bilagda handling. Sänt till: Payoff
40 Godkännande av årsredovisning för 2012 SAMÖ-25/2013 042 Styrelsen beslutar att godkänna bilagda årsredovisning avseende år 2012. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland skall, enligt gällande lagstiftning, senast tre månader efter räkenskapsårets slut upprätta årsredovisning och årsbokslut. Kansliet har på uppdrag av styrelsen utarbetat årsredovisning och årsbokslut för 2012. Årsredovisningen och årsbokslutet är avstämd med revisorerna. Sänt till: Justeras: Viktoria Strömberg Inga-Lill Östlund
41 Budgetuppföljning februari 2013 SAMÖ-19/2013 106 Styrelsen beslutar att godkänna budgetuppföljning för februari 2013. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för februari 2013. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.
42 Övrigt Grace Hagberg informera om svaret som har kommit från Försäkringskassa om den gemensamma skrivelsen angående SUS. Sandra Lundqvist Medén meddelar att hon kommer sluta som processledare i Samordningsförbundet Östra Östergötland och börjar som förbundschef och processledare i Finspångs samordningsförbund den 17 juni. Vi avslutar med att avtacka Grace Hagberg som slutar på Samordningsförbundet Östra Östergötland och som börjar på Barnavårdcentralen på Sandbyhovs vårdcentral.