Projektkontoret Sida: 1 (11) Projektregler för den universitetsgemensamma projektverksamheten
Projektkontoret Sida: 2 (11) Innehåll Syfte och bakgrund... 3 1.1 Syfte... 3 1.2 Bakgrund... 3 2 Definitioner... 3 2.1 Projektportfölj... 3 2.2 Portföljledning... 3 2.3 Styrmodell - PPS... 3 3 Regler för projekt... 4 3.1 Beslut om projekt i projektportföljen... 4 3.2 Prioritering av projekt... 4 3.3 Projektorganisation... 4 3.4 Förstudie... 5 3.5 Projektprocess... 5 3.6 Nyttorealisering... 6 3.7 Effektutvärdering... 6 3.8 Obligatoriska projektdokument... 6 3.9 Dokument som ska diarieföras... 8 3.10 Granskning av projektdokument... 8 3.11 Resursäskande... 8 3.12 Kalkylering... 9 3.13 Tidrapportering... 9 3.14 Statusrapportering... 9 3.15 Projektsamordning... 9 3.16 Dokumenthantering... 9 3.17 Projektanalys... 10 3.18 Obligatoriska verktyg, IT-stöd och hjälpmedel... 10
Projektkontoret Sida: 3 (11) Syfte och bakgrund 1.1 Syfte Detta dokument beskriver regler för projekt som drivs vid gemensamma förvaltningen (GF) under projektkontorets samordningsverksamhet. Syftet med dokumentet är att tydliggöra och främja projektarbetsformen, för att uppnå största möjliga verksamhetsnytta genom de projekt som drivs. Inriktning och fokusområden för framgång inom projektverksamheten är: Tydlig verksamhetsnytta, gemensam projektprocess och samordning av projekt. Målgrupp Dokumentet riktar sig till alla som oavsett roll deltar i projektarbete, d.v.s. såväl anställda, konsulter som andra externa aktörer. Ansvarig Reglerna upprättas och förvaltas av projektkontoret samt beslutas av universitetsdirektören. 1.2 Bakgrund Förändringsarbeten inom gemensamma förvaltningen drivs ofta i projektform. Projektmiljön kännetecknas av många pågående projekt av olika slag, och av konkurrens om gemensamma resurser. Därför är det viktigt att alla projekt arbetar på likartat sätt och följer gemensamma regler. Sedan 2007 finns ett projektkontor vars uppgift är att stötta och samordna gemensamma förändringsprojekt som drivs vid gemensamma förvaltningen. 2 Definitioner 2.1 Projektportfölj En projektportfölj är en samling pågående projekt som kontinuerligt behöver prioriteras för att uppnå maximal verksamhetsnytta. De projekt som beviljats medel via investeringsmedel för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt utgör gemensamma förvaltningens projektportfölj och samordnas av projektkontoret. Prioritering inom portföljen görs årligen av portföljledningen. 2.2 Portföljledning Portföljledningen utgörs av universitetsdirektören, områdescheferna, chefen för IT-enheten samt projektkontoret. Portföljledningens främsta ansvar är att säkerställa att den gemensamma förvaltningens projektportfölj ligger i linje med verksamhetens strategiska mål. Syftet är att få en tydlig och sammanhållen strategisk styrning av projektverksamheten. En beskrivning av portföljledningens ansvar och befogenheter finns i Projektorganisation, roller på PPS Online. 2.3 Styrmodell - PPS Vid gemensamma förvaltningen används PPS (Praktisk Projektstyrning) som projektmodell. Alla medarbetare som deltar i projektarbete har möjlighet att få tillgång till metodstödet PPS Online. Här
Projektkontoret Sida: 4 (11) finns processbeskrivningar, färdighetsavsnitt och utförliga bibliotek av dokumentmallar. PPS Online finns på www.medarbetarportalen.gu.se/projektkontoret. Kontakta projektkontoret för behörighet. 3 Regler för projekt Alla projekt som ingår i projektkontorets samordning ska känna till samt följa nedanstående regler. 3.1 Beslut om projekt i projektportföljen Projektportföljen utgörs av de projekt som får medel från den universitetsgemensamma inversteringsramen. Universitetsdirektören beslutar vilka projekt som beviljas medel utifrån den ekonomiska ram som Rektor har beslutat. Beslutet sker med underlag från portföljledningens rekommendation och beredning av projektkontoret. 3.2 Prioritering av projekt Samtliga projekt är viktiga satsningar för universitetet Utgångspunkten vid urval och strategisk prioritering är att samtliga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt är viktiga satsningar för universitetet och att de alla löper parallellt under året enligt sina tidplaner. Möjligheten att driva projekt parallellt eftersträvas genom gemensam planering bland annat avseende projektens resursbehov och beroenden mellan projekt. Syftet med strategisk prioritering av projekt Under året kan det dock uppstå situationer då flera projekt efterfrågar en begränsad resurs under samma tidsrymd. Vid dessa tillfällen avgör den strategiska prioriteringslistan vilket projekt som ska få tillgång till de nödvändiga resurserna först. Prioriteringslistan finns på projektkontorets webb: www.medarbetarportalen.gu.se/projektkontoret/projektkatalog/ Avvikelse från den strategiska prioriteringen Det kan även uppstå oförutsedda situationer då det finns behov av att tillfälligt frångå den strategiska prioriteringen, då detta bedöms vara fördelaktigast för verksamheten som helhet. Exempel på en sådan situation kan vara att universitetet riskerar avtalsbrott eller att inte uppfylla myndighetskraven. Resurstilldelningen kan också styras om vid oförutsedda händelser, såsom incidenthantering eller sjukdom. En tillfällig avvikelse från den strategiska prioriteringen kan innebära att ett projekt som egentligen har högre prioritet under en period får släppa resurser till projekt med lägre prioritet. Universitetsdirektören har mandat att besluta om tillfällig avvikelse från den strategiska prioriteringsordningen. Berörd beställare eller resursägare kontaktar projektkontoret som bereder frågan för beslut av universitetsdirektören 3.3 Projektorganisation Samtliga projekt ska ha beställare, projektägare, projektledare, projektmedarbetare samt styrgrupp. Många projekt har även roller som resursägare, projektadministratör, teknisk projektledare, referensgrupp m.fl. För beskrivning av rollernas ansvar och befogenhet, se Projektorganisation, roller i PPS Online. Nedan följer exempel och kort förklaring till de vanligaste projektrollerna.
Projektkontoret Sida: 5 (11) 3.3.1 Projektbeställare Projektbeställarrollen innehas vanligen av någon av områdescheferna. Projektbeställaren utser i sin tur projektägare. 3.3.2 Projektägare Rollen projektägare innehas normalt av en enhetschef. Beställaren beslutar vilket ansvar och vilka befogenheter som delegeras från beställare till projektägare. Projektägaren bör ha en stark anknytning till den verksamhet som projektet ska utveckla. 3.3.3 Styrgrupp Styrgruppen utses av beställaren. Styrgruppen består av beslutsfattare som representerar projektets beställare och viktiga intressenter, och den ska vara beslutsmässig. Att vara medlem i styrgruppen innebär skyldighet och rättighet att ta beslut om projektet, men också att stödja projektledningen och projektet. Projektägaren är vanligen ordförande i styrgruppen, projektledaren är ofta föredragande. 3.3.4 Projektledare Projektledaren utses av beställare i samråd med projektkontoret. Projektledaren kan vara en intern resurs från GU eller en extern inhyrd resurs. Vid inhyrning av extern projektledare ska GU:s ramavtal för konsulter användas. 3.3.5 Projektmedarbetare Varje projektmedarbetares åtagande i projekt ska godkännas av dennes linjechef innan medarbetarens arbete inom projektet inleds. 3.4 Förstudie Större projektsatsningar ska föregås av en förstudie. I förstudier inför projekt som kommer att leda till nya IT-system ska följande delar ingå: översyn och/eller utveckling av arbetssätt och processer, informationsmodellering, nyttovärdering, IT-arkitektur, övergripande kravspecifikation och förberedande integrationsarbete. Projektkontoret erbjuder stöd vid förstudier. Resultatet av förstudien används av portföljledningen som underlag för beslut om eventuellt fortsatt projekt. 3.5 Projektprocess Alla projekt ska följa den gemensamma projektprocess som används vid gemensamma förvaltningen. Projektprocessen utgår från PPS och är därefter förenklad och anpassad till gemensamma förvaltningen. Projektprocessen beskrivs på projektkontorets webbplats, och innebär i korthet: projekten ska genomgå de tre faserna förbereda, genomföra och avsluta projekten ska använda de generella beslutspunkterna BP1 BP8 enligt PPS till varje fas finns ett eller flera obligatoriska projektdokument som ska godkännas av styrgruppen, varav vissa ska granskas av projektkontoret innan godkännande i varje fas finns ett eller fler tillfällen då projektledningen träffar projektkontoret statusrapportering sker månadsvis till styrgruppen och projektkontoret En översiktlig bild på projektprocessen finns sist i detta dokument.
Projektkontoret Sida: 6 (11) 3.6 Nyttorealisering Under förstudien beräknas bland annat vilka effekter och nyttor projektet förväntas leda till i verksamheten. Nyttorealisering avser arbetet med de förändringar som behövs i verksamheten för att man faktiskt ska nå de förväntade nyttorna. Arbetet med nyttorealisering sker till stor del efter projektets slut och tar avstamp i nyttokalkyl och nyttorealiseringsplan. Det är projektets beställare i sin roll som linjechef som ansvarar för att arbetet med nyttorealisering sker. 3.7 Effektutvärdering Effektutvärdering sker i lämpliga tidsintervall efter projektets slut och innebär kontroll av effektmålens och nyttornas uppfyllelse i verksamheten. I projektdirektiv och projektplan definieras effektmålen, hur och när dessa ska mätas samt ansvarig för detta, vilket ligger till grund för effektutvärderingen. Ekonomisk uppföljning ska ske som belyser vilka ekonomiska effekter verksamheten fått i förhållande till hur mycket pengar som satsats (d.v.s. projektets budget samt eventuella ökningar av förvaltningskostnader mm). Jämförelse ska ske mot hur detta förhåller sig mot den nyttovärdering som genomförts i början av projektet. Dessutom analyseras oplanerade effekter/bieffekter av projektet. Ansvar för effektutvärdering åligger projektbeställaren i sin roll som linjechef. Utvärderingen rapporteras till portföljledningen. 3.8 Obligatoriska projektdokument Det finns ett minimikrav på den projektdokumentation som alla projekt ska ta fram och använda sig av, vilket listas nedan. Mallar för samtliga obligatoriska dokument finns i PPS Online. För hjälp att avgöra om ett projekt är normalstort eller ett så kallat miniprojekt, se PPS Online klassificering av projekt, eller kontakta projektkontoret. 3.8.1 Projektdirektiv Beställaren ansvarar för att projektdirektiv tas fram. Projektdirektivet granskas av projektkontoret och godkänns av styrgruppen. Syftet med direktivet är att ge underlag och förutsättningar för att starta projektet, att anvisa tids- och kostnadsramar för förberedelsearbetet samt att beskriva de effektmål om projektets resultat ska bidra till. 3.8.2 Projektkalkyl och projektbudget Beställaren ansvarar för att projektkalkyl och projektbudget tas fram. Projektkontoret kan ge stöd vid framtagandet av dessa. Budget och kalkyl granskas av projektkontoret och godkänns av styrgruppen. Syftet med kalkyl och budget är att beräkna de kostnader som projektet medför, samt de kostnader som den framtida förvaltningen av projektets resultat medför. 3.8.3 Projektplan Projektledaren ansvarar för att projektplanen tas fram. Projektplanen granskas av projektkontoret och godkänns av styrgruppen. Syftet med att arbeta fram projektplanen är att före start av genomförandet gå igenom, dokumentera och komma överens om alla viktiga frågeställningar som definierar åtagandet i projektet. För miniprojekt används mallen Projektplan mini.
Projektkontoret Sida: 7 (11) 3.8.4 Projektorganisation, roller Projektledaren ansvarar för att rollistan tas fram i samarbete med beställaren. Dokumentet bifogas i projektplanen. Rollistan beskriver vilken roll, befogenhet och ansvar respektive deltagare i projektet har. 3.8.5 Risklista Projektledaren ansvarar för att risklistan tas fram, lämpligen genom ett riskseminarium där ett antal projektintressenter med olika roller inom organisationen medverkar. För hjälp att anordna riskseminarier kan rollen Säkerhetssamordnare på Fastighetsavdelningen kontaktas. Projektledaren ansvarar för att risklistan uppdateras och att identifierade risker hanteras under projektets gång. Syftet med riskhantering är att gemensamt skapa god framförhållning. En kontrollerad riskbild ger ökade möjligheter att lyckas med projektet, trygghet samt samsyn på projektets möjligheter att nå målet. 3.8.6 Kommunikationsplan med ingående intressentanalys Projektledaren ansvarar för att intressentanalys görs och kommunikationsplan tas fram. Vägledning för att genomföra intressentanalys finns på PPS Online och i mallen för kommunikationsplan, se projektkontorets webbplats. Syftet med intressentanalys och kommunikationsplan är att reducera möjliga intressekonflikter och missförstånd, att optimera stödet för projektarbetet och dess resultat samt att öka möjligheten till att projektets resultat omsätts till nytta i verksamheten. 3.8.7 Resursbehovsplan för IT-avdelningen Projektledaren ansvarar för att i samråd med IT-enheten upprätta en resursbehovsplan för de ITresurser som är nödvändiga för projektet. 3.8.8 Beställningsformulär av personella resurser från IT-enheten Projektledaren beställer samtliga resurser från IT-enheten via ett beställningsformulär, se Beställning av resurser IT-enheten på PPS Online. 3.8.9 Statusrapport Projektledaren ansvarar för att månadsvis rapportera projektets status till styrgruppen och projektkontoret genom statusrapporter enligt mall. Syftet med statusrapportering är att säkerställa att projektet håller tids- och kostnadsramarna samt att påkalla åtgärder om så inte är fallet. 3.8.10 Protokoll från styrgruppsmöten Styrgruppsordföranden ansvarar för att protokoll på projektets styrgruppsmöten upprättas. De beslut som fattas måste alltid dokumenteras. 3.8.11 Leveransgodkännande Projektledaren ansvarar för att godkännandet av varje leverans dokumenteras genom ett leveransgodkännande. Syftet är att tydliggöra och dokumentera överlämningen av ansvar vid en projektleverans, från projektet till leveransens mottagare. Mottagare kan t.ex. utgöras av förvaltare,
Projektkontoret Sida: 8 (11) drifts- och linjeorganisation eller annan part som tar emot och godkänner leveransen, och därefter ansvarar för dess förvaltning. 3.8.12 Protokollförd överlämning Projektledaren ansvarar för att överlämning och/eller delöverlämningar protokollförs och undertecknas av samtliga parter (angivna i dokumentet). Projektets resultat är inte överlämnat innan detta skett. I protokollet bifogas även alla leveransgodkännanden samt vid behov en restlista på kvarvarande arbete. 3.8.13 Slutrapport Projektledaren ansvarar för att ta fram slutrapport som delges projektkontoret och godkänns av styrgruppen. Syftet med slutrapporten är att dokumentera och tillvarata de erfarenheter som gjorts inom projektet för att skapa goda förutsättningar för kommande projekt. För miniprojekt används mallen Slutrapport mini. 3.9 Dokument som ska diarieföras Ett nytt projekt ska kontakta registraturet för att inhämta diarienummer. Följande dokument ska diarieföras och originalen ska lämnas till registraturet: Projektdirektiv Projektplan (inklusive kommunikationsplan, risklista och leveransplan) Protokoll från styrgruppsmöten Protokoll från överlämningsmötet Slutrapport 3.10 Granskning av projektdokument Projektkontoret ska granska nya och förändrade projektdirektiv och projektplaner innan dessa godkänns av styrgruppen. Projektdirektiv ska delges projektkontoret minst 3 arbetsdagar innan styrgruppsmötet för BP1, eller enligt överenskommelse mellan beställare och projektkontoret. Projektplan ska delges projektkontoret minst 5 arbetsdagar innan styrgruppsmötet för BP3, eller enligt överenskommelse mellan projektledare och projektkontoret. Vid granskningen används dokumenten Checklista vid granskning av projektplan samt Checklista vid granskning av projektdirektiv som finns på PPS Online. 3.11 Resursäskande Behovet av personella resurser bedöms under arbetet med projektplanen. Många av de projekt som ingår i gemensamma förvaltningens projektportfölj är IT-relaterade och behöver resurser från ITenheten. Därför är det viktigt att så tidigt som möjligt kontakta rollen projektkoordinator på IT-enheten och inleda en dialog om projektets behov av IT-resurser. Detta för att säkerställa att det resursmässigt är möjligt att driva projektet under det kommande året. Detsamma gäller vid behov även övriga enheter. I de fall man tidigt känner till nyckelkompetenser, eller i de fall projektet kommer att kräva betydande resurser från andra avdelningar än beställarens egen, bör man ta upp dialogen så tidigt som möjligt. Respektive enhetschef kontaktas i första hand för att inleda dialog om projektets behov av resurser.
Projektkontoret Sida: 9 (11) Resurstilldelningen styrs sedan av den gemensamma prioriteringslistan för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt. Kan samtliga projekts resursbehov inte tillgodoses samtidigt tilldelas högst prioriterat projekt sina resurser först. Universitetsdirektören kan ändra prioriteringsordningen om detta är nödvändigt. Omprioritering sker genom att berörd beställare eller resursägare kontaktar projektkontoret som bereder frågan för beslut av universitetsdirektören. Se avsnitt 3. Prioritering av projekt ovan. 3.12 Kalkylering Alla projekt ska ta fram en projektkalkyl och en projektbudget med hjälp av projektkalkylmall och projektbudgetmall, se PPS Online. Här redovisas bedömt resursbehov, beräknade arbetskostnader, omkostnader för projektet samt kostnader för framtida förvaltning av projektets resultat. I kalkylen ska man räkna på samtliga projektdeltagares arbetsinsats under hela projektets tid, förutom medlemmarna i styrgrupp och referensgrupper. Kostnaden för den interna arbetstiden fastställdes 2013 till 550 kr per timme. 3.13 Tidrapportering Från 2010-01-01 är det beslutat att alla projekt som samordnas genom projektkontoret skall räkna på kostnaden för den interna arbetstiden. För att bättre kunna följa upp enskilda projekt ska alla medarbetare som arbetar i ett projekt redovisa nedlagd tid i projektet. Redovisningen sker i tidrapporteringsverktyget P-TID som nås via medarbetarportalen. Användarinstruktioner finns i medarbetarportalen, vid frågor kontakta projektkontoret. 3.14 Statusrapportering Projektets status ska månadsvis rapporteras till styrgruppen och projektkontoret genom statusrapporter enligt mall, se PPS Online. I samband med statusrapporteringen hålls även statusmöten med projektkontoret. Datum för statusrapportering finns på projektkontorets webb: www.medarbetarportalen.gu.se/projektkontoret/statusrapportering 3.15 Projektsamordning Projektledare för samtliga universitetsgemensamma projekt träffas var fjärde vecka på projektsamordningsmöte. Syftet är att nå samordning mellan projekten och att få samlad information som kan beröra samtliga projekt. Alla projektledare ansvarar för att kontinuerligt reflektera över sitt samordningsbehov med andra projekt inom GF och GU. Vartannat möte är ett så kallat pulsmöte för en kortare muntlig uppdatering av projektens status. 3.16 Dokumenthantering För närvarande finns två system för lagring av projektdokumentation samt en synkroniseringstjänst. GUL: Göteborgs universitets Lärplattform (GUL) kan användas för lagring och hantering av projektdokumentation. För introduktion och behörighet till GUL kontakta projektkontoret. SharePoint: För de projekt som önskar finns även SharePoint som beställs via IT-enhetens kundansvariga.
Projektkontoret Sida: 10 (11) GUbox: Via medarbetarportalen kan GUbox användas. Box är en synkroniseringstjänst i molnet som ger möjlighet att dela filer med kollegor inom och utanför Göteborgs universitet. Observera dock att GUbox inte är en lagringsplats, dokumenten måste lagras på annan plats. Se http://www.medarbetarportalen.gu.se/verktyg/gubox/ 3.17 Projektanalys Samtliga projekt bör kvalitetssäkras av projektkontoret eller en extern granskare. Medel ska avsättas i projektets budget för projektanalys och planeras för i projektplanen. Kvalitetssäkringen ska ske enligt relevanta delar av PPS metod för projektanalys. Projektanalysen är främst ett förebyggande verktyg där man genom förutbestämda analyserar identifierar förutsättningar, potentiella risker samt problem för projektet. Projektkontoret kan dock genomföra analyser i projekt där det råder problem utan att detta är planerat i förväg, alternativt beställa analyser och utredningar av extern granskare. 3.17.1 Kriterier för projektanalys Projektanalys är frivilligt för mindre projekt, men för projekt som uppfyller minst två av tre kriterier nedan ska lämpliga delar av projektanalysen genomföras: Projekt som pågår mer än ett år. Projekt som har en total budget över 1,5 miljoner kr. Projekt som av någon anledning är särskilt komplexa att genomföra. 3.18 Obligatoriska verktyg, IT-stöd och hjälpmedel Nedan listas vilka verktyg, IT-stöd och hjälpmedel som ska användas vid projektarbete. 3.18.1 Tidrapporteringsverktyg Tidrapporteringsverktyget är P-TID som nås via medarbetarportalen där också användarinstruktioner finns. Projektkontoret ansvarar för administrationen av användare och projekt i P-TID. För teknisk support vänd dig till IT-support på telefonnummer 2020. 3.18.2 Dokumentmallar De mallar som projekten behöver finns att nå på PPS Online. Kontakta projektkontoret för inloggningsuppgifter. www.medarbetarportalen.gu.se/projektkontoret
Projektkontoret Sida: 11 (11) Projektprocess universitetsgemensamma projekt Projektförslag med kalkyl och budget Styrgrupp Statusrapporter Projektledning Projektkontoret finns som stöd i projektprocessen bl.a. vid: Direktivdialog och uppstartsmöte Riskanalys Intressentanalys och kommunikationsplan Granskning av projektdokument Projektsamordning och puls Avstämning vid statusrapporter Medverkan vid styrgruppsmöten Gemensamma informationsmöten Erfarenhetsseminarier och slutseminarie Granskning av slutrapport