PROJEKTPLAN En huvudbok Agresso Beställare: Ingrid Palmér Projektledare: Mottagare: Cecilia Modig Dnr: nr: Revisionshistorik Datum nr Kommentar Reviderad av Bilagor Nr Beskrivning 1 Beslut från förvaltningsdirektören om att införa en gemensam huvudbok i Agresso 2 Upphandling Agresso-anknutna tjänster 3 4 5 6
Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 1 1.1 Beskrivning... 1 2 Syfte och mål... 1 2.1 Syfte och mål... 1 2.2 Arbetsområden... 1 2.3 Avgränsningar... 4 2.4 Projektstrategi... 4 2.5 Delmål... 4 3 Projektbudget och projektets prioritering... 5 3.1 Projektbudget... 5 4 Projektorganisation och roller... 6 4.1 Organisationsschema... 6 4.2 Roller och ansvarsområden... 6 4.3 Mötesrutiner, Rapporteringsrutiner och dokumentation... 7 5 Risker och möjligheter... 8 5.1 Kvalitetssäkring... 8 5.2 Riskanalys... 8 6 Överlämning och mottagande... 9 7 Projektavslut och stängning... 9 8 Referenser... 9 8.1 Kontaktperson... 9 9 Signering... 9
1 Bakgrund 1.1 Beskrivning Beslut togs av universitetsdirektören 2009-03-23, om att införa en huvudbok i Agresso. Vid decentraliseringen av Kis ekonomiadministration 1993, inrättades en huvudbok för varje institution och motsvarande enheter i ekonomisystemet Agresso. Syftet var att varje institution skulle ha ett eget resultatansvar. Idag har KI 32 st. huvudböcker/företag uppsatta. Sett utifrån ett ekonomiadministrativt perspektiv är det både kostsamt och ineffektivt att administrera, underhålla och utveckla alla huvudböcker vilket både Riksrevisionen och Ekonomistyrningsverket också har påpekat. För att varje institution ska kunna göra sina avstämningar och uppföljningar krävs ingen separat huvudbok, utan dessa kan göras i en gemensam huvudbok. 2 Syfte och mål 2.1 Syfte och mål Syftet med projektet är att förenkla och effektivisera arbetsrutiner och rapportering i Agresso genom att minska antalet huvudböcker till tre. Detta ska vara genomfört vid årsskiftet 2012/2013. 2.2 Arbetsområden 2.2.1 Behörighet Varje institution ska endast kunna bokföra på och se sitt eget kostnadsställe i Agresso. All bokföring både på balans- och resultatkonton ska innehålla bokföring på institutionskod (nuvarande kst-dimension). Datakontroll slås på i Agresso för att begränsa tillgång till konteringskoder vid bokföring, registeruppdatering, rapporter mm. Underhåll av projekt och andra register behöver också begränsas. 2.2.2 Konteringssträngen Konteringssträngen i Agresso innehåller konto samt sju dimensioner. 0. KONTO Gemensam kontoplan finns redan idag så detta fält blir oförändrat. 1. INST (institution) Detta blir den kommande identiteten för institutionerna. Ett värde per institution används t.ex. C1, H7, UF etc. Datakontroll läggs på begreppet för att begränsa tillgång till sin egen institution. Koden kan styras som tidigare per institution via värdematris (den som använts för proj/kst i nuvarande uppsättning). INST ersätter KST i dim 1 och kostnadsställebegreppet som används idag blir istället relation till projekt. Det kan som tidigare användas för rapporter mm. 2. (diarienummer) Koden för diarienummer fungerar som tidigare. 1
3. PROJ Projekt styr såväl institutionskod som verksamhetskod. Vid sammanslagningen sätts prefix framför projektnummer för att göra dem unika i det nya företaget. Prefixet är institutionskoden. Tidigare institutionskostnadsställe läggs som relation på projektet. Det gamla kostnadsställebegreppet kan användas vid rapportering då det läggs som relation till projektet. Den nya projektkoden blir tio tecken långt inklusive prefixet. Institutionsprefixet ska inte läggas in i projektnamnet. ForskarID behöver följa med till nytt företag och är som tidigare en relation till projektet. Struktur för projekt behålls enligt befintlig instruktion i EAhandboken men kompletteras med institutionskoden. 4. FIN (finansiär) - Koden för finansiär fungerar som tidigare. Anges manuellt eller kodkompletteras från kundregistret (vid fakturering) 5. ANL (anläggning) - Koden för anläggning fungerar som tidigare. Institutionerna får i uppdrag att se över sina anläggningstillgångar så det som läggs in i det nya Agressoföretaget är så uppdaterat som möjligt. Anläggningsregistret konverteras till nytt företag. Anläggningsnumret behöver bytas i samband med detta då befintlig nummerlogik har blivit vildvuxen. Tidigare anläggningsnummer läggs som relation (egenskap) på anläggningen. En nummerserie skapas samt nya relationer till de begrepp som institutionerna kan behöva t.ex. serienr, placering, inventeringsår och eventuellt projekt som ligger till grund för anläggningen. Ackumulerad anskaffning och avskrivning bokförs på det nya anläggningsnumret i samband med överföring av anläggningssaldon. Institutionsprefix sätts inte på anläggningen. 6. MPT (motpart) - Koden för motpart fungerar som tidigare och ges av finansiär via direktrelation eller från kund och leverantörsrelation. Vid bokföringsorder kan motpart behöva anges manuellt. 7. VERKS (verksamhetskod) - Koden för verksamhetskod fungerar som tidigare och ges av projektet via direktrelation. 2.2.3 Moduler i Agresso Vi arbetar i nuläget med följande moduler i Agresso: Huvudbok inkl budgetering Gemensam (register, relationer) Kundreskontra Leverantörsreskontra Order/Fakturering (inkl import av fakturaunderlag: Saga och televäxel) Anläggning FA Tid och projekt IntelAgent Flexibla fält Excelerator 2
2.2.4 Kopplingar/beroenden till andra system och projekt Primula Lön - Integrationen till Agresso kan hanteras utan att Primula berörs på kort sikt. Personalavdelningens avser att övergå till ett företag i Primula samtidigt som ändringen sker i Agresso. Projektet ska genomföra förändringar i följande integrationer med Agresso, så att de fungerar som idag. o o Export av koder (till primula) Bokföring av löner (från primula) Avtalsreskontra Ny uppsättning av avtalsreskontran pågår och kommer driftsättas i september 2012. Översyn av hur uppsättning av avtalsreskontra ser ut och hur den kommer påverka detta projekt kommer ske innan sommaren. Contempus - Integrationen till Contempus ska hanteras enligt följande: o o Behålla befintlig uppsättning i Contempus. Förutsätter uppsplittring av filer till Contempus från det nya företaget i Agresso. Utförs av Basware/Itella. Följande integrationer finns mellan Contempus och Agresso: Ankomstregistrering av faktura Bokföring av faktura Makulering av faktura Återrapportering av betalningsinformation Export av konto, konteringsregler, kst(inst), projekt, finansiärer, verksamhetskod, motpart, leverantörer Webbinfo/forskarwebben Behöver justeras så att information hämtas både från gamla Agressoföretag och det nya. Opus Odontens patientavgiftssystem. Bokföringsintegration via GL07 med Agresso huvudbok. Bokföring i Opus sker på konto i kombination med tandläkare som är kopplad till ett projekt. Minimal justering av integrationen för företagskod behövs vid byte till en huvudbok Möjlighet finns även att i en övergångsperiod helt behålla befintlig integration som den är och komplettera med en query som byter företag. Saga Bibliotekssystemet. Integration kundfakturor och huvudbok. HAT HAT är redan uppsatt som en huvudbok och endast en liten justering i datauttaget kommer att behövas. Denna görs av EA (Henrik) VIS Verksamhetsinformationssystemet QlikView ska enligt planering integreras med Agresso under 2013. Tid och projekt Modulen tid- och projekt används av avdelningen för uppdragsutbildning. 3
2.3 Avgränsningar Projektet ska arbeta för att genomföra övergången till en huvudbok med så små förändringar, för användarna på institutionerna, som möjligt. Det innebär bl a att projektet inte ska: hantera förändringar i likvidflöden mellan institutionerna. arbeta med internfakturering och hur den utförs metoder för fördelning av statsanslag, bidrag, räntor mm ändra befintlig institutionsstruktur ändra uppsättning i Contempus ändra rapportering i forskarwebben 2.4 Projektstrategi Ett helt nytt företag kommer att sättas upp i Agresso som blir det KI-gemensamma. Vi bokför enligt gamla rutinen t o m 2012-12-31 och börjar med verifikationer och händelser som avser 2013-01-01 och framåt i det nya företaget. Beslut om att behålla vår databas som är från 2007 har tagits. Företagen UK och UE ska även fortsättningsvis vara egna företag. Kund- och leverantörsregistren flyttas från nuvarande KI-företaget till det nya huvudboksföretaget. I samband med detta sker även en utrensning av kunder och leverantörer som inte har använts på länge. Reskontrorna kommer även fortsättningsvis att finnas per institution i Agresso även om den finns i ett enda företag. Varje institution kommer även i fortsättningen att kunna ta ut egen resultat- och balansräkning. 2.4.1 Uppdelning av projektet i faser 2.4.2 Fasindelning FAS 1 FAS 2 FAS 3 FAS 4 FAS 5 FAS 6 23/2 31/5 Kartläggning, konsekvensanalys 15/4-31/8 Uppsättning av prototyp 1/7-30/9 Test inkl planering 15/8-15/1 2013 Kommunikation, Utbildning inkl rutiner 1/11-10/1 2013 Uppsättning skarp miljö 1/1-28/2 2013 Driftsättning, överlämning och avslut 2.5 Delmål Kartläggning och konsekvensanalys Beslut om uppsättning Uppsättning av prototyp Sätta upp systemet enligt beslut inkl inledande testaktiviteter. Test inkl planering Göra plan för vad, vem och hur vi ska genomföra testen och få godkänt resultat på densamma. Kommunikation upprätta kommunikationsplan var, när och till vem ska information ges Utbildning inkl rutiner Genomförd utbildning och färdiga rutinbeskrivningar. 4
Uppsättning i skarp miljö Beslut om driftsättning. Driftsättning, överlämning och avslut Godkänt genomförande. 3 Projektbudget och projektets prioritering 3.1 Projektbudget Finansieringen av projektet ryms inom ekonomiavdelningens budget. Projektledare förväntas avsätta 30 procent av en heltid, projektsekreterare och projektdeltagare förväntas avsätta 20 procent av en heltid. Den tid som avsätts ska rymmas inom ordinarie arbetstid dvs. inga extra resurser kommer att avsättas till ordinarie arbetsgrupp där respektive projektdeltagare arbetar. För att hålla projektets tidplan samt för att täcka kompetens som inte finns inom projektgruppen, kommer externa konsulter att anlitas för de arbetsuppgifter som inte ryms inom ordinarie arbetstid, ca 2 dagar/veckan från maj 2012 till januari 2013. Kostnad ca 580 000 kronor. Övriga konsultkostnader tillkommer avseende arbete i Contempus. Ekonomer på utvalda institutioner kan i viss del bli inblandade i diskussioner och testarbete. Institutionerna ska bära sina egna kostnader. PROJEKTBUDGET Konto Kostnadsslag Specifikation Total budget 40 Löner och arvoden inkl soc. avg. 550000 496 Personalrepresentation och övriga personalkostnader Kick-off i september och avslut i januari. 7 personer i projektgruppen samt test om ca 5 personer. Max gräns repr 650 kronor/pers inkl moms 12 personer a 650 kronor = 7 800 * 2 tillfällen => 15 600 kronor 50 Konsultkostnader E-marketing 2 dgr/veckan 70 dagar a 8320 = 582 400 kronor 572 Konsultkostnader övriga Contempus 100-120 h Ca 90 000 kronor Summa - total projektkostnad 1.238.000 kronor 5
4 Projektorganisation och roller 4.1 Organisationsschema Styrgrupp Projektledare Projektdeltagare Ekonomiavdelningen Referensgrupp Pilotinstitutioner Expertkompetens Expertfunktioner inom KI 4.2 Roller och ansvarsområden 4.2.1 Styrgrupp Cecilia Modig (ordf), Ingrid Palmér, Nils-Fredrik Ankarcrona och Ulla Hannegård 4.2.2 Projektledare, projektdeltagare samt rollfördelning Projektledare samt projektdeltagare är samtliga engagerade i projektet under tidperioden 1/5 2012 till 31/1 2013. Det kan även vid behov ingå fler adjungerande projektdeltagare. - 30 procent av en heltid är avsatt till projektledning. I projektledarens ansvar ingår att: specificera och förankra målen utarbeta planer och rutiner träffa nödvändiga överenskommelser om arbetsinsats med linjechefer och projektdeltagare leda och fördela arbetet 6
följa upp och samordna hantera störningar och risker fatta beslut för projektets genomförande, inom givna ramar dokumentera och sammanställa resultaten i projektet kontinuerligt avrapportera till styrgruppen förankra projektet i organisationen Anna Malm 20 procent av en heltid är avsatt för projektet med speciellt bevakningsområde redovisningsfrågor. Jan-Erik Svensson 20 procent av en heltid är avsatt för projektet med speciellt bevakningsområde systemförvaltning. Länk även till avtalsreskontran. Madeleine Lövkvist 10-20 procent av en heltid är avsatt för projektet (20 procent minskar till 10 procent när inköpssystemprojekt startar) med speciellt bevakningsområde leverantörsreskontra inkl EFH/Contempus. Björn Norman 20 procent av en heltid är avsatt för projektet med speciellt bevakningsområde rapportering inkl budgetering. I projektdeltagarnas ansvar ingår att inom uppsatt tid: medverka vid planering av projektet utföra tilldelade arbetsuppgifter utnyttja respektive kompetenser informera om avvikelser dokumentera sina resultat Externa resurser i projektet Rose-Marie Björklund konsult E-Marketing 40 procent av en heltid är avsatt för projektet med specialområde förändringsarbete relaterat till ekonomisystemet Agresso 4.2.3 Referensgrupp Referensgruppen består av representanter från KI:s institutioner: C3/CC Fysiologi & Farmakologi och Komparativ Medicin C4/CA Neurovetenskap och INCF CB Biblioteket H5 Laboratoriemedicin K8 Klinisk neurovetenskap OF Dental Medicin UF Universitetsförvaltningen 4.3 Mötesrutiner, Rapporteringsrutiner och dokumentation KI:s projektmodell kommer användas. 4.3.1 Projektmöten och arbetsformer i projektgruppen Varje vecka arbetsmöten med genomgång av föregående veckas arbete och öppna frågor. Var och en redovisar resultat av förra veckans arbete. Sedan fördelas aktuella aktiviteter för veckan i gruppen. Dokumenteras med uppdatering av aktivitetslista och protokoll. Beslut om ändringar som inte påverkar projektets tid- och kostnadsramar ska fattas av projektledare ev. i samråd med styrgruppsordförande. 7
4.3.2 Styrgruppsmöten Avvikelser och ändringar som påverkar kostnader eller förlänger tidsplanen ska rapporteras och beslutas av styrgrupp i statusrapporter. Alla förslag till personförändringar ska ske i samråd med styrgrupp. Styrgruppsmöte sker vid milstolpar, mer ofta om det föreligger behov av avvikelserapportering eller beslut. Genomgång av projektplan och statusrapport. Beslut tas och mötet dokumenteras med protokoll. Statusrapport distribueras till deltagarna inför mötet. 4.3.3 Referensgruppsmöten Referensgruppsmöten genomförs med referenspersoner från minst tre institutioner. Förankring av uppsättning ska göras med referensgruppen före sommaren. Första möte i referensgruppen blir i augusti. Referensgruppen ska även delta i testarbete med egna testfall. 5 Risker och möjligheter 5.1 Kvalitetssäkring Riskanalysen kommer att uppdateras under projekttiden och rapporteras till styrgruppen i statusrapporter tillsammans med beslutsförslag om hur riskerna ska hanteras. Före inträdet i en ny fas i projektet kommer projektgruppen att göra en riskanalys för just den fasen samt se över redan beaktade risker. Projektplanen uppdateras i enlighet med beslut i styrgruppen. 5.2 Riskanalys Risk 1-5 Sann olikh et Kons ekve ns RV Åtgärdsförslag Tidbrist för projektdeltagarna Ändrade förutsättningar och prioriteringar från styrgrupp och verksamhet. Kommunikation med verksamheten. Vill få den nya uppsättningen att lösa för många problem. Flera system inom KI. Pågående projekt som vi inte känner till. 3 4 12 Kommunikation med projektledare. Enhetschef och projektledare prioriterar. 1 5 5 Förankring och kommunikation med ledningsgrupp EA samt förvaltningens ledning. 4 5 20 Löpande information och avstämningar med institutionerna. Frågeställningar ut så att delaktigheten blir större. Tydliga rutinbeskrivningar. 3 4 12 Fokusera på huvudsakliga behov 3 4 12 Skapa nätverk mellan de olika projekt/system och gemensamt driva frågor som rör samordning av de olika projekten/systemen Tidplanen hålls inte. 1 5 5 Tillsätta mer resurser så att tidplanen hålls. 8
6 Överlämning och mottagande Mottagare av projektets resultat och framtida system/funktionsägare är redovisningschefen vid KI. I mottagarens uppdrag ingår att säkerställa den framtida organisationen för systemets/funktionens förvaltning samt att arbeta för att projektets effekter uppnås. 7 Projektavslut och stängning Stängning av ett projekt kräver ett sista styrgruppsbeslut och rekommendation till beställaren om projektets upphörande. Vid projektavslut ska projektresultaten vara levererade, verifierade och kvitterade av mottagaren; uppsättningen kvalitetssäkrad komplett dokumentation utvärdering av projektarbetet genomförd restpunktlista upprättad slutrapporten godkänd av styrgruppen projektorganisationen upplöst 8 Referenser 8.1 Kontaktperson centrala ekonomiavdelningen e-post: henrik.odman@ki.se telefon: 08-524 865 47 9 Signering Stockholm Mottagare Beställare Cecilia Modig Ingrid Palmér Projektledare 9