Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2012-07-18 Upphandlingsansvarig Gotlands kommun Upphandling Ritningskopiering Gun Sävhammar 2012- Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen Anbudslämnare Säljare: Anbud: Organisationsnr.: Kval.: Ingrid Carlssons Ritningskopiering (2012-) 5561225581 Ja kopierings Aktiebolag Besvarade delar i upphandlingen Del: Kravspecifikation Säljare: Anbud: Anbudssumma Kval.: Ingrid Carlssons kopierings Aktiebolag Ritningskopiering (2012-) Del: Kvalificering, obligatoriska krav Säljare: Anbud: Anbudssumma Kval.: Ingrid Carlssons kopierings Aktiebolag Ritningskopiering (2012-) 2. Kvalificering och obligatoriska krav 2.1. Uppgifter om anbudsgivaren 2.1.1. Kontaktuppgifter Leverantör *) Organisationsnummer - för aktiebolag uppge organisationsnummer - för handels- och kommanditbolag uppge dels bolagets organisationsnummer dels dels deltagarnas organisations- eller personnummer - för enskild firma uppge personnummer Företagsnamn (Fritextsvar) Ingrid Carlssons Kopierings AB Organisationsnummer *) (Fritextsvar) Utskrivet: 2012-07-18 14:01 Sida 1 av 11
556122-5581 Postadress (Fritextsvar) Tallundsgatan 11, 621 46 Visby Telefonnummer (Fritextsvar) 0498-212283 Telefax (Fritextsvar) 0498-210862 Webbplats (Fritextsvar) www.ic-kopiering.se 2.1.2. Kontaktperson 1 Namn (Fritextsvar) Anna Carlsson Befattning (Fritextsvar) VD Telefonnummer (Fritextsvar) 0498-212283 Mobilnummer (Fritextsvar) 070-5906983 E-postadress (Fritextsvar) anna@ic-kopiering.se 2.1.3. Kontaktperson 2 Om kontaktperson 1 inte går att nå Namn (Fritextsvar) Anna Carlsson Befattning (Fritextsvar) VD Telefonnummer (Fritextsvar) 0498-212283 Mobilnummer (Fritextsvar) 070-5906983 E-postadress (Fritextsvar) anna@ic-kopiering.se 2.1.4. Behörig företrädare i samband med tecknande av kontrakt Namn (Fritextsvar) Anna Carlsson Befattning (Fritextsvar) VD Telefonnummer (Fritextsvar) 0498-212283 Mobilnummer (Fritextsvar) 070-5906983 E-postadress (Fritextsvar) anna@ic-kopiering.se Utskrivet: 2012-07-18 14:01 Sida 2 av 11
2.1.5. Sanningsförsäkran Behörig företrädare, angiven ovan, ansvarar för att uppgifter lämnade i samtliga delar i detta förfrågningsunderlag och i de bilagor som bifogas anbudet är korrekta och giltiga. (Ja/Nej svar) 2.2. Kvalificering - Krav på anbudsgivaren 2.2.1. Uteslutning av leverantör Upphandlande myndighet ska utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott. (LOU (2007:1091) 10 Kap. 1 ) Upphandlande myndighet får utesluta leverantörer t ex vid konkurs, brott avseende yrkesutövningen, allvarligt fel i yrkesutövningen mm. (LOU(2007:1091) 10 Kap 2 ) Anbudsgivaren intygar att det inte förekommer förhållanden enligt LOU (2007:1091) 10 kap 1 och 2 vid anbudslämnandet. (Ja/Nej svar) 2.2.2. Registrerings-, skatte och avgiftsskyldigheter Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende redovisning och betalning av mervärdesskatt, arbetsgivaravgifter och avdragen skatt för anställda. Intyg från Skatteverket eller bolagsverket behöver inte lämnas. Skatteverket kommer att bistå oss med följande uppgifter för anbudsgivare: - registrerad för moms och som arbetsgivare - erlagd arbetsgivaravgift de senaste tre redovisningsmånaderna - registrering för F-skatt, FA-skatt eller A-skatt - om skulder för svenska skatter och avgifter hos Skatteverket - om skulder hos kronofogdemyndigheten och eventuell uppgift om betalningsuppgörelse Utländskt företag Samverkan med Skatteverket är bara tillämpbart i Sverige. Utländsk leverantör ska insända dokumentation som intyg på att denna full-gjort i hem-landet föreskrivna registreringar och betalningar av skatter och avgifter. Dessa intyg eller motsvarande ska inte vara äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag. Efterfrågade handlingar ska bifogas till anbudet. Ange hänvisning till bilagans namn. Anbudsgivaren intygar att krav gällande registrering mm uppfylls (Ja/Nej svar) 2.2.3. Underleverantörer Om Anbudsgivaren kommer att använda underentreprenörer för uppdraget ska dessa fullgöra sina skyldigheter gällande registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren ska ansvara för att kontrollera detta. Namn och organisationsnummer på ev underentreprenörer samt för vilken del av uppdraget det gäller ska anges. Utskrivet: 2012-07-18 14:01 Sida 3 av 11
Kommer underleverantörer att användas för hela eller delar av uppdraget? Ange Ja eller Nej. Om Ja, ange ovanstående uppgifter i kommentarsfältet. (Fritextsvar) Nej 2.2.4. Finansiell och ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk bas och tillgång till resurser som svarar mot anbudets omfattning. Uppgifter om företagets riskklass kommer att begäras från Creditsafe. Detta gäller endast tillämpligt för anbudsgivare med svenskt organisationsnummer. Anbudsgivare med icke-svenskt organisationsnummer ska bifoga intyg om företagets riskklass från Creditsafe, UC eller motsvarande. Kompletterande handlingar t ex årsredovisning, intyg från moderbolag kan komma att begäras under utvärderingstiden. Har anbudsgivare lägre ratingpoäng än 40 "Kreditvärdig", eller motsvarande, förbehåller sig Kommunen rätten att förkasta anbudet alternativt begära bankgaranti eller motsvarande. Om Anbudsgivaren kommer att använda underentreprenörer för uppdraget ska Anbudsgivaren ansvara för att underleverantörerna uppfyller ovanstående krav i förhållande till sin del av uppdraget. Anbudsgivaren intygar att krav gällande Finansiell- och ekonomisk ställning uppfylls (Ja/Nej svar) 2.2.5. Företagets tekniska förmåga och kapacitet Anbudsgivaren ska ha tillräckliga resurser och erfarenhet för att genomföra det efterfrågade uppdraget. Anbudsgivaren ska redovisa de två senast genomförda uppdragen som är jämförbara med eller större än detta uppdrag. Uppdragen ska inte vara äldre än två år. Om Region Gotland varit uppdragsgivare ska en av referenserna avse det uppdraget. Anbudsgivaren ska kort men tydligt beskriva företagets kapacitet och möjlighet att utföra uppdraget. (Erfarenhet av liknande uppdrag, antal anställda relevanta för uppdraget, dess utbildning, erfarenhet och branschvanasamt teknisk utrustning). (Fritextsvar) Kapacitet: Produktionslinjen består av två maskiner. vi anser oss ha resurser till att leverera den volym ni efterfrågar. Idag har vi : - Canon svartvit IR 7086 -Xerox färg 250 Vår totala kapacitet blir 150 svartvita kopior/minut, respektive 50 färgkopior/minut. Vi har möjlighet att tillgodose Regionens behov av kopiering i A4/A3 på olika papper, i både färg och svartvitt. Papper i tjocklek 80-250 gram, 15 olika färger. Fotografier och bilder. Ritningar är vår specialité, och Ingrid började med att tillgodse arkitekter och ingenjörer med ritningar redan på 50-talet. Idag har vi all modern utrustning för mottagning av filer i olika filformat. Teknisk möjlighet; Kopieringen har moderna kraftfulla datorer med de flesta programvarorna! Kopieringens ordinarie personalstyrka är två personer. Vi har levererat kopior/utskrifter till Gotlands Kommun under flera årtionden, och leverera i dagsläget flera gånger varje månad till Region Gotland - Wisborg. Kopieringen har Regionarkivets förtroende i dag, att hantera deras värdefulla handlingar. Utskrivet: 2012-07-18 14:01 Sida 4 av 11
Branschvana har vi skaffat oss genom alla år i kopieringsbranschen. Upphandlarens kommentar: Har haft förmåga och kapacitet under senaste avtalsperioden. 2.3. Kommersiella krav och villkor 2.3.1. E-faktura Anbudsgivare ska senast vid avtalsstart kunna skicka e-faktura via InExhange Factorum AB eller Expert Systems Development Svenska AB som har system för att ta emot och hantera Svefaktura. (Om så önskas kan kontakt tas med InExhange Factorum AB eller Expert Systems Development Svenska AB för hjälp med fakturakonvertering. Region Gotland har avtalat med dessa att de ska hjälpa regionens leverantörer att konvertera fakturor till Svefakturaformat (e-faktura). De två företagen har lite olika lösningar för leverantörerna t.ex fakturaskrivare hos leverantören, skapa fakturafiler direkt från leverantörens affärssystemet m.m. ) Anbudsgivaren intygar att obligatoriska krav gällande E-faktura uppfylls (Ja/Nej svar) 2.3.2. Anbudspriser Alla priser ska anges i svenska kronor exkl mervärdeskatt och inkludera eventuella kostnader för emballage, försäkring, tull och transport. Priser ska lämnas i Prisbilagan. Anbudsgivaren intygar att obligatoriska krav gällande anbudspris uppfylls (Ja/Nej svar) 2.3.3. Upphandlingskontrakt Anbudsgivare ska acceptera fastställda villkor i " Mall för upphandlingskontrakt" i sin helhet. Anm: Vissa angivna delar skrivna fastställs i samband med upprättandet av det slutliga upphandlingskontraktet Andra kommersiella villkor, t ex egna standardvillkor, som anbudsgivare bifogar till anbudet och som strider mot dessa punkter i "Mall för upphandlingskontrakt", kommer inte att beaktas. Anbudsgivaren intygar att "Mall för upphandlingskontrakt" accepteras (Ja/Nej svar) 2.3.4. Anbudens giltighetstid Anbudet ska vara bindande t o m 2012-10-01 Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudens giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst sex månader efter angiven giltighetstid. Anbudsgivaren intygar att anbudens giltighetstid accepteras (Ja/Nej svar) Utskrivet: 2012-07-18 14:01 Sida 5 av 11
Utskrivet: 2012-07-18 14:01 Sida 6 av 11
3. Kravspecifikation 3.1. Krav på vara och tjänst 3.1.1. Uppdrag Uppdraget avser kopiering, scanning, printning och efterbehandling av ritningar, kartor och affischer samt annat som kan kräva större format. Anbudsgivaren ska kunna: kopiera, scanna och/eller printa i svart/vitt och i färg upp till förlängt A1-format även foto och bilder kan komma ifråga. skyddskopiera äldre ritningar/kartor som håller på att gå sönder. ta emot ritningar digitalt efterbehandla såsom klippning, falsning, laminering, vikning, hålning med eller utan förstärkning etc. leverera till av beställaren angiven adress (inom Gotland) Region Gotland har behov av att kunna diskutera vissa uppdrag inför ritningskopiering, scanning och printning samt att det emellanåt finns behov av väldigt korta ledtider.. Lämna en kort beskrivning över förmåga av att utföra tjänsterna inom uppdraget. (Fritextsvar) Vi gör allt detta i dagsläget för Region Gotland. Upphandlarens kommentar: OK, befintlig leverantör På begäran ska arbetsprover kunna lämnas under utvärderingstiden. (Ja/Nej svar) 3.1.2. Teknisk utrustning Anbudsgivaren ska ha tillräcklig teknisk utrustning för att kunna utföra uppdraget. Anbudsgivaren ska kunna ta emot och skicka elektroniskt överförda filer. Filerna kommer oftast att lämnas i formaten PLT, PDF (avser plottfil/utskriftsfil) samt rasterformatet TIFF. Anbudsgivaren intygar att krav gällande teknisk utrustning uppfylls (Ja/Nej svar) Svar: Ja Beskriv den egna maskinutrustningen, relevant för uppdraget. För överföring av datafiler, ange vilka programvaror,programversion och datamiljö som används. (Fritextsvar) Program/mjukvara: In Design, Photoshop, Illustrator, Adobe PDF professional, Auto Cad, Office-paketet, Publisher, Corel Draw, mfl. Vi har med andra ord att hantera filer och ritningar på många sätt. Scanna ritningar gör vi i princip varje dag. Vektorisera gör vi också. Två maskiner för storformat. Laser och bläckstråle-teknik med UV-bläck. 3.1.3. Service- tillgänglighet När det gäller service är det viktigt att kontakter och arbetssätt kan ske smidigt och på ett tidsbesparande sätt. Region Gotland har behov av att kunna diskutera vissa uppdrag inför ritningskopiering, scanning och printning. Tillgängligheten och flexibiliteten är också viktigt då verksamheterna ibland har korta ledtider och det är viktigt att de snabbt kan få uppdragen gjorda. Utskrivet: 2012-07-18 14:01 Sida 7 av 11
Ange öppettider och möjliga kontaktvägar. (Fritextsvar) Öppettider för alla former av,samt besök och telefontid:8.30-12.00 13.00-17.00 God tillgänglighet,kopieringen ligger centralt i södra Visby,i rymliga lokaler (250 kvm) med trevlig kontorsmiljö. Vi avgränsar våt produktion med en glasdörr till kunderna, för sekretessens skull. Parkeringsmöjligheter direkt utanför vår Entre. Öppen kontaktväg via mail:filer kan skickas till oss dygnet runt, vi läser/besvarar mail dagtid. Även telefax och posthantering.vi levererar dagligen i Visby,till största delen med cykel. Ordinarie turer/körningar sker fyra gånger per dag. Vi har även egen budbil för skrymmande leveranser eller leveranser utanför Visby. När det gäller service så är vi vana med korta leveranstider till tex,byggbranschen, flexibiliteten är stor i prioriteringen av inkommande arbeten! Beskriv hur företaget kan lämna råd och information till beställaren (Fritextsvar) -En hel del information finns på vår hemsida. -Alla är mycket välkomna att ringa(eller via e-post) och kostnadsfritt rådgöra med oss. 3.1.4. Leverans Leveranstid är den tid det åtgår från den dag då beställningen mottagits till den dag produkter kan garanteras vara levererade till angiven leveransadress. Leverans ska avlämnas vardagar inom ordinarie kontorstid mellan kl. 08:00 och 16:00, eller enligt överenskommelse vid beställning. Vid skyddskopiering av ex äldre kartor ska de hämtas, kopieras och levereras samma dag som de avlämnats, de får inte ligga hos leverantören över natten. Vissa uppdrag för Teknikförvaltningen och Samhällsbyggarförvaltningen kräver att ritningar kan levereras inom 8 arbetstimmar efter beställning. Det kan innebära att beställning antingen görs på morgonen och med leverans på eftermiddagen samma dag, eller att beställning görs på eftermiddagen dag 1 med leverans under förmiddagen dag 2. Anbudsgivaren ska kunna leverera beställd produkt enligt nedanstående: Taxa 1: 4-7 arbetsdagar efter mottagen beställning Taxa 2: 2-3 arbetsdagar efter mottagen beställning Taxa 3: 1 arbetsdag; lämning, kopiering och leverans under samma dag, alternativt lämning eftermiddag dag 1 leverans förmiddag dag 2. Leverans av beställda produkter ska ske till av Beställaren angiven leveransadress. I övrigt enligt ALG 10 Anbudsgivaren intygar att leveranskrav uppfylls (Ja/Nej svar) Ange när beställningar senast ska göras för att garantera leverans avseende Taxa 3 (Fritextsvar) kl.11.00 för SBF och kl.9.00 för Regionarkivet.. 3.1.5. Kvalitetsarbete Anbudsgivare ska ha ett fungerande kvalitetsarbete inom företaget. Verifiering av kravuppfyllelse ska ske genom en beskrivning av detta bl a annat ska ingår hur produkten kvalitetssäkras och hur säkra leveranser, korta ledtider och få transportskadade produkter kan garanteras etc. Utskrivet: 2012-07-18 14:01 Sida 8 av 11
Om gällande certifiering enligt ISO 9001 eller motsvarande finns ska det bifogas. Beskriv företagets kvalitetsarbete. Ange bilagenamn och nummer för ev certifiering. (Fritextsvar) Bilaga 1 Kvalite och Miljö arbete Leverantören ska kontrollera att inlämnat material med Region Gotlands logotype följer Region Gotlands grafiska profil. Kontrollmaterial tillhandahålls av regionen. Anbudsgivaren intygar att krav gällande grafisk profil uppfylls (Ja/Nej svar) 3.1.6. Reklamationer och returer Villkor och rutiner ska minst vara enligt AGL 10. Anbudsgivaren intygar att krav gällande reklamationer uppfylls (Ja/Nej svar) Beskriv företagets rutiner och villkor vid eventuella reklamationer och returer av offererade produkter. (Fritextsvar) Vi kontrollerar vårt arbete kontinuerligt. - Reklamationer /kundklagomål ; i de fall vi får in reklamationer och kundklagomål,så dokumenterar vi dessa.det är mycket viktigt för oss,att vi korrigerar dessa så att kunden blir nöjd, och att misstaget inte upprepas igen. -Kvalitetskontroller ;görs löpande när vi arbetar, med stickkontroller på både färgkvalite och utskrifter. -Ordermottagning ;alla order dokumenteras skriftligen för att minimera reklamationer. I övrigt villkor enligt AGL 10 Massa som ingår i pappersprodukterna ska vara blekt utan klorgas, d.v.s. enligt ECF- eller TCF-metoden. Miljömärkning EU Ecolabel eller annan teknisk dokumentation som visar att kravet är uppfyllt ska bifogas. Ange bilagans namn. Om varan inte omfattas av kravet ange varför. (Fritextsvar) Bilaga 1 Kvalite o Miljö arbete. punkt 4.6.2 Miljö. Intyg från leverantör. Pappersprodukterna ska uppfylla villkoren för FSC, PEFC-certifiering eller likvärdigt Intyg gällande FSC, PEFC-certifierade produkter eller likvärdigt ska bifogas. Ange bilagans namn. Om produkten inte omfattas av kravet ange varför. (Fritextsvar) Bilaga 1 Kvalitet o Miljö arbete.punkt 4.6.2 Miljö.Intyg från leverantör. Anbudsgivare ska ha ett fungerande miljöarbete inom företaget. Verifiering av kravuppfyllelse ska ske genom en beskrivning av detta. Om gällande certifiering enligt ISO 14001 eller EMAS eller motsvarande finns ska detta bifogas. Beskriv det miljöarbete som sker i företaget. Ange bilagenamn och nummer för ev certifiering. (Fritextsvar) Bilaga 1 Kvalitet o Miljö arbete.punkt 4.6 Miljö. Anbudsgivaren ska uppfylla kraven för producentansvaret för förpackningar enligt förordning (2006:1273) med ändringar, för offererade produkter. Producentansvaret kan uppfyllas för offererad produkt genom att anbudsgivaren eller att anbudsgivarens leverantörer i tidigare Utskrivet: 2012-07-18 14:01 Sida 9 av 11
led är ansluten till REPA-registret eller motsvarande, eller genom att anbudsgivaren har ett eget upprättat system. Om en tjänsten inte omfattas av SFS 2006:1273 med ändringar ange orsak i fältet för anmärkning/kommentar Giltigt intyg gällande anslutning till Repa ska bifogas, alternativt ska en kortfattad beskrivning lämnas över hur det egna systemet uppfyller Förordning (2006:1273) om producentansvar för förpackningar. Ange bilagenamn och nummer eller lämna beskrivning i kommentarsfältet. (Fritextsvar) Bilaga 1 Kvalite o Miljöarbete Punkt 4.6.3 Miljö Omhändertagande av förpackningar 3.2. Anbudspriser Anbudsprier ska anges i bilaga "Anbudspriser". Bilagan ska bifogas till anbudet i TendSign. Angivna volymer är i utvärderingssyfte och ingen garanti om avrop av vissa volymer eller av vissa värde. Anbudsgivaren intygar att krav uppfylls (Ja/Nej svar) För övriga tjänster som inte är angivna i förfrågningsunderlaget ska ordinarie prislista (exkl moms) ut till kund bifogas. Anbudsgivaren ska ange den rabatt som Region Gotland får på denna. (ej utvärderingsgrundande) Ange regionens rabatt samt bilagenummer och namn för ordinarie prislista ut till kund. (Fritextsvar) 20% bilaga 2 prislista 3.3. Utvärdering - Besvaras av regionen 3.3.1. Uppdrag Besvaras av Region Gotland Regionen bedömer att anbudsgivaren klarar av att uföra uppdraget (Ja/Nej svar) 3.3.2. Teknisk utrustning Besvaras av Region Gotland. Regionen bedömer att krav avseende teknisk utrustning uppfylls (Ja/Nej svar) 3.3.3. Service Besvaras av Region Gotland. Regionen bedömer att krav avseende service uppfylls (Ja/Nej svar) Utskrivet: 2012-07-18 14:01 Sida 10 av 11
3.3.4. Leverans Besvaras av Region Gotland. Regionen bedömer att krav avseende leverans uppfylls (Ja/Nej svar) 3.3.5. Kvalitet Bedöms av Region Gotland Regionen bedömmer att krav avseende kvalitetsarbete uppfylls (Ja/Nej svar) 3.3.6. Reklamationer och returer Bedöms av Regionen Regionen bedömmer att krav avseende Reklamationer och Returer uppfylls (Ja/Nej svar) 3.3.7. MIljö Besvaras av Region Gotland Regionen bedömer att krav avseende miljöarbete uppfylls (Ja/Nej svar) 3.3.8. Anbudspris Besvaras av Region Gotland Totalt anbudspris enligt bifogad Prisbilaga (Prisruta) Svar: 432 450,00 3.3.9. Anbudsprover Besvaras av Region Gotland Region Gotlands bedömning av ev arbetsprover (Fasta svarsalternativ) Svar: Ej godkända arbetsprover alt arbetsprover ej begärda Upphandlarens kommentar: Vi har inte begärt in arbetsprover då anbudsgivaren är känd sedan tidigare. Utskrivet: 2012-07-18 14:01 Sida 11 av 11