Användarmanual Självservice arbetstagare
Innehållsförteckning Vad innebär självservice för dig? 3 Support 3 Kom igång 3 Inloggning 4 Inställningar 4 Kalender 5 Viktigt att veta 5 Grundfunktioner 5 Rapportering av frånvaro 7 Val av frånvaroorsak 7 Frånvaroorsaker 8 Lämna ett meddelande till din chef 12 Turbyte 12 Rapportera turbyte 12 Avvikande tjänstgöring all tid utöver din schemalagda arbetstid 13 Tillägg/Avdrag 15 Sem/Ötid mm 17 Lönelista 18 Tidutvärdering 18 Reseräkning inrikes 19 Bemanningsöversikt 22 Tid flex 23 Att tänka på vid rapportering i självservice 27 2
Vad innebär Självservice för dig? Du ska rapportera in viss frånvaro, extra tid, resor samt vissa personuppgifter. Du har bland annat möjlighet att se innestående semester och komptid Du har möjlighet att se preliminärt lönebesked Du har möjlighet att se tidutvärdering När du har rapporterat i Självservice måste din chef bevilja posten för att den ska komma med till lönebearbetning. En del chefer har en assistent, denne har en så kallad assistentfunktion i Självservice. Dessa ska tillstyrka poster men de har ingen möjlighet att bevilja något. Du ska rapportera löpande i Självservice. Frånvaro som är beviljad kommer med på lönen innevarande månad medan t.ex. övertid/mertid kommer månaden efter även om du rapporterar för innevarande månad. Lönekontoret bearbetar lön regelbundet. Efter en sådan bearbetning finns aktuella uppgifter om din lön att läsa i Självservice. Om uppgifter som du lagt in inte är synliga på lönebeskedet kan det bero på att posterna inte har blivit beviljade av chefen. Support Vid frågor angående Självservice kan du kontakta någon av nedanstående på Lönekontoret, lämpligen din löneadministratör. Åse Lundmark 026-831 50 ankn 3150 ase.lundmark@alvkarleby.se Angelica Ljung Rolfsson 026-831 51 ankn. 3151 angelica.ljung-rolfsson@alvkarleby.se Anette Häggblom 026-831 52 ankn. 3152 anette.haggblom@alvkarleby.se Pia Andersson 026-831 49 ankn. 3149 pia.andersson@alvkarleby.se Om din Självservice är inställd på engelska kontakta någon av ovanstående så ändrar vi till svenska. Har du tekniska problem med kommunens dator ber vi dig att göra en felanmälan via intranätet till IT-avdelningen. Ange ditt användarnamn (samma som när du loggar in på datorn) i fältet signum och klicka sedan på knappen logga in. Beskriv ditt problem och skicka in din felanmälan genom att klicka på knappen Spara i övre högra hörnet. När ärendet är mottaget och avslutat skickas en kvittens till avsändarens e-post låda. Du kan även gå du via den vanliga supportkanalen till IT ankn. 3396 under telefontiden 07.30-09.00 varje vardag. Kom igång Du når Självservice via Intranätet, samt via Internet, både från arbetet och hemifrån, på webbadressen: https://sjalvservice.alvkarleby.se 3
Inloggning Här loggar du in med ditt användar-id (vanligtvis de tre första bokstäverna i förnamn samt de tre första i ditt efternamn) samt samma lösenord du har vid inloggning på kommunens nät. 1. Fyll i Användar-ID och Lösenord. 2. Klicka på OK. Inställningar Under menyvalet inställningar kan du göra följande inställningar: Menyn kan döljas automatiskt när man för muspekaren bort från menyn för att sedan komma fram när man för muspekaren mot meny. Möjlighet finns att alltid spara senaste rapporterade typ/orsak så att den kommer upp upp automatiskt på rapporteringsbild, t.ex den senaste frånvaroorsaken som rapporterades. Möjlighet finns att välja om de antal minuter som redovisas via tidutvärderingsbild skall vara hela minuter istället för hundradels minuter. 4
Kalender Du kan använda Kalendern för att titta efter ett datum. Kalendern får du även fram i alla datumfält genom att dubbelklicka i fältet. Viktigt att veta När du arbetar i självservice så skall du INTE använda dig av webbläsarens menykommandon, t ex bakåt, framåt eller uppdatera (ladda om). Använd enbart menyns knappar till vänster tills du loggat ut. Vid inaktivitet under en viss tid blir du automatiskt utloggad. Ta för vana att alltid kontrollera att det du lägger in blir registrerat! Grundfunktioner Den första bilden du kommer till visar dig alla menyval du har som arbetstagare. Härifrån gör du dina fortsatta val för att komma åt de funktioner som du ska arbeta med. Observera att det i Självservice finns en mycket användbar Hjälpfunktion för varje menyval. Klicka på plustecken för att veckla ut underliggande menyval. Grundfunktionen består av nedanstående val. Klicka på plustecken för att veckla ut ytterligare två val under Person; Under Adress finns valen Utbetalningsadress och Anhörigadress. 5
Utbetalningsadress går du själv in och ändrar vid flytt. Du kan även ändra/lägga in efternamn och telefonnummer. Under Anhörigadress skriver du in den person som ska kontaktas om det händer dig något i arbetet. I c/o- fältet kan du ange släktskap eller t.ex. sambo samt ange vilket telefonnummer som den anhörige kan nås på. Barn Klicka på ny post och lägg in barns personnummer. Uppgiften måste finnas för att kunna rapportera sjukt barn/pappadagar. 6
Frånvaro Oavsett vilken frånvaroorsak som du ska rapportera, gör du enligt följande: Klicka på Frånvaro i menyn till vänster, då kommer nedanstående bild upp Klicka på den Period du vill se och klicka sedan på Hämta. Då får du upp den frånvaro som redan är rapporterad på dig för den perioden. 7
Klicka på Ny för att ansöka om ny ledighet, tänk på att du valt rätt anställning och den period som rapporteringen avser. Då kommer du till nedanstående bild Val av frånvaroorsak Här ska du från listan under Frånvaroorsak välja den ledighet du vill ha. 1. Välj från listan Frånvaroorsak, den ledighet du ska rapportera. 2. Fyll i Datum, både i from- och tom-fältet. Tom datum måste alltid anges, annars blir ledigheten tillsvidare. 3. Genom att dubbelklicka i from tom fältet visas kalendern. 4. Du ska inte fylla i antal arbetsdagar, antal timmar, omfattning eller klockslag vid frånvaro hel dag. Systemet räknar fram dessa uppgifter efter det schema som finns inrapporterat på dig. 5. Skall ledigheten bara vara under en viss tid under dagen anger du detta med klockslag i Tid from och Tid tom rutorna. 6. Kom ihåg att använda kolon mellan timmar och minuter t.ex. 13:15. 7. Klicka på Spara. 8
Exempel på semester Exempel på sjukfrånvaro hel dag Om du går hem tidigare från ditt arbetspass pga. sjukdom räcker det med att du anger klockslag när du går hem (tid fr.o.m.). Du kan sedan fylla i Tom datum om sjukdomen blir flera dagar i följd. Vid kortare sjukfrånvaro, rapportera när du är tillbaka i tjänst. 9
Exempel på sjukfrånvaro del av och hel dag: Exempel på kompledighet Följande frånvaroorsaker finns att välja i självservice: Semester betald: den semesterorsak som oftast gäller. Den gäller även dig som har beslut om sjukersättning från Försäkringskassan. För dig med Time Care anställning gäller följande: Du lägger planerad semester i Time Care denna blir beviljad när ditt schema exporteras till lönessystemet. När färdigt schema är klart ansöker du om semester i här i Självservice. Semestertimmar: kan endast sökas av de anställda som har mer än 25 semesterdagar i sin årssemester, d v s är 40 år eller äldre. Tar du ut semestertimmar omvandlas en av dina semesterdagar till timmar. Tänk på att antalet timmar som en dag omvandlas till beror på vilken sysselsättningsgrad du har. T.ex. arbetar du 70 % inom vården blir det c:a 5 timmar av en semesterdag. Semestertimmar får bara tas ut del av dag. Du måste alltså arbeta någon del av dagen. Semester obetald: om du inte har all semester betald under ett år, ger löneavdrag motsvarande tjänstledighetsavdrag. 10
Ta för vana att alltid simulera semester innan ansökan av semester så att du ser att du verkligen har tillräckligt många semesterdagar. Du får även en varning om du försöker ta ut för mycket semester. OBS! Semester kan endast registreras för innevarande kalenderår Semester under sjukdom: för dig som är partiellt eller helt sjukskriven. Sjuk under semester: för dig som blivit sjuk under redan beviljad semester. Sjukdom: sjukfrånvaro max 7 kalenderdagar rapporteras i Självservice när du är tillbaka i tjänst. Längre sjukfrånvaro än 7 kalenderdagar måste rapporteras till lönekontoret samtidigt som kopia på läkarintyg lämnas. Sjuk särskilt högriskskydd: gäller endast dig som har beslut om det från Försäkringskassan. Tillfällig vård av sjukt barn//pappadagar: om du vårdar sjukt barn och frånvaron är max 7 kalenderdagar rapporterar du via Självservice när du är tillbaka i tjänst. Frånvaro längre än 7 kalenderdagar skall skickas till lönekontoret tillsammans med en kopia på läkarintyg. Pappadagar är de 10 dagar pappan har rätt till i samband med barns födelse. De dagarna går bra att rapportera i Självservice. Kom ihåg att lägga in barnets personnummer som finns under menyn Barn. Vård av sjukt barn 12-15 år: Här krävs läkarintyg från första dagen, annars se ovan. Föräldrapenning ej semesterlönegrundande: används om du vill ta ut enstaka dagar med föräldrapenning. Kompledig: uttag av innestående komptid, dvs. mer- och övertid som är rapporterat till lönesystemet. Uttag arbetstidskonto: kan du endast använda dig av om du valt löneökning i timmar istället för i pengar. Flexledig: endast för dig som har flexanställning. Heldagar med flexledighet ansöker du om här. För övrig flexhantering se sid 23 i dokumentet. Tjänstledighet 0 % lön: används vid ansökan om tjänstledighet för kortare period. Tänk på att uttag av tjänstledighet kan påverka semesterdagarna, feriedagarna och upphållslönen. Vid tjänstledighet del av dag måste du ange både klockslag och omfattning (%). Politiskt uppdrag Älvkarleby Kommun: Väljer du som är politiskt förtroendevald i kommunen och skall vara ledig på grund av uppdrag. Vi rekommenderar att du registrerar din frånvaro månaden efter ditt uppdrag, detta på grund av att vi betalar ut ersättningen för förlorad arbetsförtjänst nästkommande månad. Dessa orsaker kan du inte rapportera via Självservice. Du ska skriva en vanlig ledighetsansökan för: Enskilda angelägenheter med bibehållen lön Besök hos MVC med bibehållen lön Fackliga uppdrag Partiella ledigheter Efterbehandlingar Föräldraledighet Ledigheter längre än 3 månader t.ex. för studier, tjänstledigheter för prova annat arbete 11
Lämna ett meddelande till din chef Om du vill lämna ett meddelande till din chef ska du klicka på de understrukna punkterna under rubriken Medd. Du får då upp en ruta där du kan skriva ett meddelande, klicka därefter på Spara. Den grå rutan under Beviljad visar om frånvaron är beviljad eller inte. Så länge det saknas en bock i denna ruta kan du själv ta bort din frånvaro genom att klicka på raden i översikten och sedan välja Ta bort. När ledigheten är beviljad visas en bock i rutan. Nu kan du inte själv ändra eller ta bort din rapportering utan måste i så fall ta kontakt med din chef. Turbyte Här ska du rapportera turbyte du har gjort eller kommer att göra. Vissa lärare och förskolepersonal skall rapportera turbyte de dagar de arbetar sin icke schemalagda timme per vecka, denna tid kallas i Självservice för Flyttid. Du kan byta med dig själv t ex du byter ledig dag. Turbyte ger ingen extra ersättning, men ger eller tar bort eventuell OB-ersättning. Byter du med en arbetskamrat blir det s.k. kompisbyte och då måste båda två göra varsin rapportering. OBS! Rapporteringen kan endast avse datum föregående eller innevarande månad! Rapportera turbyte 1. Klicka på Hämta sedan på Ny Dagens datum är förvalt. Ändra vid behov. 2. Klicka på Visa... då kommer nedanstående bild, nere till vänster fram. Här ser du aktuella tider enligt befintligt schema, den dag du byter från. 3. Ange de tider du ska arbeta eller om du ska vara ledig denna dag i fälten under Nytt. Kom ihåg att skriva kolon mellan timmar och minuter t.ex. 13:15 4. Välj Bemanningstyp t.ex. byte av pass. 5. Klicka på Spara. 12
6. Välj Ny och ändra datum till den dag du ska byta till och gör ännu en hantering, se höger bild. 7. Klicka på Spara. Om turbytet gäller samma dag, t.ex. från dag till kväll görs en rapportering Byter du en tur till en annan dag, görs två rapporteringar som exemplet nedan visar. Avvikande tjänstgöring, Här rapporteras all tid utöver din schemalagda ordinarie arbetstid till exempel mertid, övertid. Förskjuten arbetstid rapporteras inte i Självservice, för detta använder du T2:an som tidigare. Här finns ett antal ersättningsorsaker att välja mellan: Extra tid: du blir kompenserad med fyllnadstid, enkel eller kval övertid. Systemet beräknar rätt kompensation utifrån det schema som finns inlagt på dig. Väljer du ledig läggs tiden till innestående komp. Väljer du pengar utbetalas tiden i kontanter. För dig med Time Care anställning kommer även alternativet timmar till timbank att finnas. Du ska också välja mellan extra tid egen tjänst eller vikariat. Extra tid vikariat används när du arbetar för någon som är frånvarande. Mertid och övertid ska beordras och godkännas av chef innan den utförs. Kurs, konferens, utbildning: ger alltid fyllnadstid antingen i tid eller i pengar. Ordinarie arbetstid: ger ingen extra ersättning förutom eventuell OB-ersättning. 13
Rapportering kan endast avse datum föregående och innevarande månad. 1. Ange vilken period du vill rapportera under, dvs. när din avvikande tjänstgöring infaller. Tänk på att du enbart kan rapportera inom vald period. 2. Klicka på Hämta för att få upp en lista över tidigare rapporterade uppgifter. 3. Klicka på Ny för att lägga upp en ny post. 4. Välj den aktuella Ersättningsorsaken. 5. Fyll i Datum och Tid from och tom och rast om det är aktuellt. Kom ihåg att använda kolon mellan timmar och minuter t.ex. 13:15. 6. Ange Bemanningstyp. 7. Klicka på Spara. Bemanningstyp: påverkar inte vilken ersättning som utbetalas utan ger en förklaring till varför du arbetat extra. 14
När du klickat på knappen Spara kommer du tillbaka till översiktsbilden. Nu kan du om du vill lämna ett meddelande till din chef. Om extra tiden är beviljad visas en bock i den grå rutan under Beviljad. Så länge det saknas en bock i den rutan kan du själv ta bort extra tiden genom att klicka på raden i översikten och sedan välja Ta bort. Detta går inte att göra när extra tiden är beviljad. Tillägg/Avdrag Här finns två ersättningstyper: Resor / Taktamente, där du rapporterar dina personliga utlägg. Skicka därefter ditt kvitto via din chef till lönekontoret. Intresseavdrag NETTO, där personal inom förskola och skola rapporterar sina avdrag för pedagogiska luncher. 15
Vid rapportering av pedagogiska luncher är det viktigt att du väljer rätt Ersättningsorsak, det vill säga om du ätit på en förskola eller en skola. Du behöver endast fylla i Datum from och tom samt Antal, priset 10 kr är redan inlagt i systemet. Därefter Spara Övriga lunchlistor skickas som tidigare upp till lönekontoret. 16
Sem/Ötid, mm Under den här fliken kan du bl.a. se hur många semesterdagar och hur mycket okompenserad mertid/övertid du har kvar. Uppgifterna på denna bild uppdateras i och med varje löneutbetalning. Vid simulering av semester, tas även ej tillstyrkta/beviljade poster med. Tänk på att detta är semesterdagar, de är inte omräknade med semesterfaktorn till arbetstillfällen. För att se dina semesterdagar och din komptid gör du så här: se till att pricken sitter i Sem/Ötid Klicka på Hämta för att uppdatera informationen. Om du markerar Diverse ackar och klickar på Hämta ser du innehållet i vissa ackumulatorer. Är värdet 0 i ackumulatorn visas den inte. 17
Lönelista Under den här fliken kan du se din lönespecifikation. Dels de specifikationer som du har fått utbetalt tidigare och dessutom den specifikation som ligger närmast framåt i tiden, alltså en preliminär lönespecifikation. Du kan även skriva ut specifikationen om skrivare finns kopplad till datorn. Tidutvärdering Här kan du se resultatet av tidutvärdering för 3 periodintervall, föregående/ innevarande/nästkommande månad. Uppgifterna framställs vid en bearbetning som görs av systemförvaltare. Tidutvärdering grundar sig på det schema du är kopplad till samt beviljade avvikelser. Innehållet du får fram vid sökning är inte en realtidsbearbetning. Det betyder att uppgifter som registrerats efter senaste bearbetning av tidutvärderingen inte visas förrän nästa bearbetning gjorts. Längst ner på sidan ser du när uppgifterna är framräknade. 18
Reseräkning inrikes Under fliken Reseräkning rapporterar du dina reseräkningar 1. Klicka på Hämta. Inrapporterade reseräkningar för vald period visas. 2. Klicka på Ny. 3.Ange Förättningstyp, Avresedag, Avresetid, Hemkomstdag och Hemkomsttid. 4.Klicka på Ort och Ändamål, då visas rutor som man ska skriva de uppgifterna i. 5.Klicka på Spara. När du sparat resan kommer det fram ytterligare knappar som du ska använda dig av. Se ovanstående bild. Under knappen Restid/Kost anger Du vilka måltider som du fått kostnadsfritt under resan. 19
Under knappen Tillägg registrerar du kilometerersättning, färdtid och utlägg för buss, tåg, taxi mm. För själva restiden under en tjänsteresa utgår färdtidsersättning. Restiden (färdtiden) ska vara utanför ordinarie arbetstid. För de första 10 timmarna/vecka är det färdtid lägre som ska väljas. Ett exempel på utlägg Nästa bild är en meddelanderuta till chef, och i sista bilden får du alternativen Spara eller spara och skriv ut. 20
Under knappen Simulera kan du göra en preliminär uträkning av hur mycket ersättning du kommer att få för denna resa. Denna simulering kan göras när som helst och hur många gånger som helst. Skriv ut reseräkningen om du gjort utlägg för biljetter mm. och bifoga dessa. Lämna reseräkningen till din chef för attest. Reseräkningen skickas därefter till lönekontoret. Exempel på reseräkningar med egen bil Ex 1, Du kan redovisa för varje resa vart du åkt. Inga klockslag ska anges. Km ersättning: Ange antalet körda km. Ex 2, Vill du i stället rapportera det totala antalet km per månad skriver du som i exemplet nedan. I detta fall måste du så fall skriva en körjournal som ska skickas via din chef till lönekontoret. Ex 1 Ex 2 21
Bemanningsöversikt Syftet med Bemanningen är att du ska få möjlighet att se hur bemanningen ser ut under en viss period. I Veckobladet ser du de personer som har anställning med schema. Det är aktuell arbetstid och jourtid samt frånvaro som visas. Detta innebär att finns placering är det placeringsschemat som visas och har du ett Turbyte är det turbytes klockslagen som visas. Längst ner i bild finns funktion för att se Färgkarta. 22
Flex Som ny användare av flex måste Du första gången klicka på plus tecknet vid Flex i menyn och sedan på stämpling för att få upp själva stämplingsbilden. Nästa gång Du kommer in i självservice visas stämplingsbilden direkt. Stämpling Välj typ Klicka på Spara Följande orsaker (koder 1-4) registrerar du endast i flexen, dessa tankas sedan över till din frånvaro vid bearbetning: Flexledig, del av dag, gäller till arbetsdagens slut. Kompledig, del av dag, gäller till arbetsdagens slut. Sjuk, del av dag, gäller tills du registrerar in dig i systemet. Vård av barn, del av dag, gäller tills du registrerar in dig i systemet. Vid arbete på beordrad övertid stämplar du ut med någon av koderna 5-6, efter passets slut det vill säga extratid i pengar eller ledighet. Systemet räknar då endast flex till arbetspassets slut och därefter övertid. Tjänsteärende, används då du lämnar arbetsplatsen i tjänsten. Tjänste nästa dag, använder du dig av när du redan dagen innan stämplar ut för tjänsteärende påföljande dag. 23
Korrigering Om du glömt att stämpla eller stämplat fel ska du rätta det via korrigering snarast möjligt. Det är ditt ansvar att det inte finns några felaktigheter när flexen stängs för rättningar ca den 15:e i efterföljande månad. Därefter tankas dina stämplingar till lön. Ändra en stämpling Sök fram den dag som ska rättas genom att ange datum eller dubbel klicka i datum rutan så kalendern visas. Klicka på Hämta I exemplet nedan har jag stämplat in kl 10:58 men glömde ange en kod. I rutan stämplingar ska Du klicka på raden som är fel I denna bild kan du ändra Typ och kod. När du gjort korrigeringar skriv alltid ett meddelande. Klicka på Spara Du kan även ta bort en stämpling genom att klicka på Ta bort. 24
Signal för att undvika korrigering på löneberäknad frånvaro För att undvika olika problem som uppstår vid avslut av redan löneberäknad frånvaron, så ges nu en signal när arbetstagaren söker fram en dag som även innehåller löneberäknad frånvaro. Detta innebär då även att man INTE kan göra några korrigeringar för denna dag. Eventuella korrigeringar måste i detta läge göras av löneadministratör. När man ändrat en tidigare stämpling eller lagt in en glömd stämpling får den alltid statusen Korrigerad Nyregistrera en glömd stämpling Ange datum och klicka på hämta. Klicka på Ny. Välj Typ, ange Tid och ev. kod. Skriv in anledningen till korrigeringen i meddelande rutan. Klicka på Spara. 25
Rapport Ange datum för vilken period som ska visas, klicka på Hämta Klicka på Detalj i slutet av raden och Du kan se hur programmet har beräknat dagen 26
Att tänka på vid rapportering i Självservice Vid kortare sjukdom, max 7 dagar, görs både sjuk- och friskanmälan efter sjukperiodens slut. All OB-ersättning hämtas från schema. Vid övertid/mertid behöver du endast rapportera extra tiden. Vilken ersättning det blir, räknas fram av systemet beroende av schema. All övertid/mertid utbetalas månaden efter den är fullgjord. Förskjuten arbetstid rapporteras inte i Självservice. 27