Utvärdering upphandling Kuvert med tryck

Sida: 1 av 8 2012-11-01 Utvärdering upphandling Kuvert med tryck Dnr Af-2012/198621 Arbetsförmedlingen Förvaltningsavdelningen/Upphandlingsavdelningen

Sida: 2 av 8 Utvärdering upphandling Kuvert med tryck... 1 1. Inledning... 3 1.1 Inkomna anbud... 3 2. Prövning av inkomna anbud Kuvert med tryck 2012... 3 2.1 Skakrav... 3 2.2 Ej uppfyllda skakrav... 3 3. Prövning av inkomna anbud Kuvert med tryck 2012... 4 3.1 Nedan kommenteras inkomna anbud, dess utvärdering och poängsättning... 4 3.2 Utvärderingskriterier... 4 3.2.1 Priser... 4 4.3 Uppdragets utförande (400 poäng)... 5 4.4 Utbud av kuvert samt reklamation (300 poäng)... 6 5 Beräkningsgrunder... 7 6. Tilldelningsbeslut... 8

Sida: 3 av 8 1. Inledning Arbetsförmedlingen inbjöd i juli 2012 till upphandling av Kuvert med tryck 2012. Upphandlingen annonserades i Tendsign ID: 2012/S 127-210759. Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling. För upphandlingen tillämpas lagen om offentlig upphandling (2007:1091). I förfrågningsunderlaget anges villkoren för anbudsgivningen. 1.1 Inkomna anbud Tre anbudsgivare lämnade in anbud. Bong AB, H-tryck AB, Office Depot Svenska AB, Nedan redovisas utvärderingen av inkomna anbud. 2. Prövning av inkomna anbud Kuvert med tryck 2012 2.1 Skakrav I förfrågningsunderlaget angavs ett antal skakrav som skulle kommenteras i anbudssvaret och även anges hur dessa uppfylls av anbudsgivaren. Nedan kommenteras några av dessa särskilt. 2.2 Ej uppfyllda skakrav I förfrågningsunderlaget (sid 3) framgår under rubriken, 2.1 Anbudet, att: Ett anbud som inte uppfyller samtliga skakrav kommer att förkastas. Anbudsgivaren uppmanas därför att noggrant läsa anbudsinbjudan med bilagor. Anbudsgivaren ska i sitt anbud bekräfta anbudets giltighetstid, anbudsförutsättningarna, samt lämna en förklaring att anbudsgivaren godtar bifogade avtalsvillkor. Om anbudsgivaren avstår från att svara på något av de ställda skakraven kommer detta att tolkas som att kraven inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras.

Sida: 4 av 8 En av anbudsgivarna har ej uppfyllt ställda skakrav. Anbudsgivaren Bong AB har inte lämnat en förklaring till att man godtagit bifogade avtalsvillkor. Anbudet förkastas. Övriga anbud gick vidare till utvärdering. 3. Prövning av inkomna anbud Kuvert med tryck 2012 3.1 Nedan kommenteras inkomna anbud, dess utvärdering och poängsättning Sammanställning Poäng Ett anbud kan maximalt få 1 000 poäng. Anbudsgivare Pris (300)* Uppdragets Utförande (400)* Utbud & reklamation(300)* Summa poäng Office Depot 300 400 300 1000 Sverige AB H-tryck AB 200 360 270 830 *Max poäng 3.2 Utvärderingskriterier 3.2.1 Priser Pris poängbedömning (300 poäng) Arbetsförmedlingen kommer att beräkna totalkostnaden exklusive moms. Kostnaden sammanräknas och jämförs. Arbetsförmedlingen har använt sig av de prisuppgifter som har lämnats i anbudet. I beräkningen av kostnaden för framställning av kuvert har Arbetsförmedlingen sammanräknat de priser som angetts i anbudet för de olika volymerna och formaten och sammanställt detta.

Sida: 5 av 8 Arbetsförmedlingen har också i ett antaget exempel beräknat kostnaden för frakt och lagerhållning. I exemplet har Arbetsförmedlingen antagit att 300 kontor beställt ett visst antal kuvert av olika format, se bilaga 2, Uträkning av pris. Arbetsförmedlingen har använt de priser och uppgifter som lämnats av anbudsgivaren. Anbudsgivare Lägsta pris nytryck Total summa (Lägsta pris + exempel) Viktning Poäng 300* H-Tryck AB 3 644 020 3 915 100 200 Office Depot Sverige AB 2 519 263 2 607 763 300 *maxpoäng. Poängbedömningen av anbudens priser går till så att Arbetsförmedlingen ger lägsta anbudspris högsta betyg (10). Anbudet med lägsta pris får betyget 10 multiplicerat med viktningen 30, d.v.s. 300 poäng. Övriga anbud får poäng enligt följande formel: Lägsta pris/anbudets pris x 10 x 30. Ett anbud kan maximalt få 1 000 poäng. 4.3 Uppdragets utförande (400 poäng) I detta kriterium bedömer Arbetsförmedlingen anbudsgivarens beskrivning/redogörelse för hur denne arbetar med att kvalitetssäkra uppdraget. Arbetsförmedlingen kommer också att betrakta tjänstens utförande det vill säga snabbheten och tillförlitligheten vad gäller beställning och leverans samt lagerhållning och distribution.

Sida: 6 av 8 H-Tryck AB (360 poäng) Anbudsgivaren har lämnat en översiktlig beskrivning av hur man avser att utföra tjänsten till Arbetsförmedlingen. Leverans från lager sker dagen efter inkommen order. Leverans av nytryckta kuvert sker på 10 arbetsdagar. Betyg: 9/10*400 Office Depot Sverige AB (400 poäng) Anbudsgivaren har lämnat en bra och tydlig beskrivning av hur man avser att utföra tjänsten till Arbetsförmedlingen. I anbudet beskrivs hur man tillsammans med Arbetsförmedlingen kan effektivisera de behov som kan uppkomma i samband med tjänsten. Leverans från lager sker dagen efter inkommen order. Leverans av nytryckta kuvert sker på 10 arbetsdagar. Betyg: 10/10*400 4.4 Utbud av kuvert samt reklamation (300 poäng) I detta kriterium bedömer Arbetsförmedlingen utseendet och kvalitén på kuverten med tryck. I detta kriterium bedömer också leverantörens redovisning för hur man hanterar reklamationer. H-Tryck AB (270 poäng) Anbudsgivaren har lämnat bra beskrivning av hanteringen av reklamation. Leverans av ny sändning inom 5 arbetsdagar. Leverantören har som krav att felaktiga leveranser returneras, frakten betalas av leverantören. Leverantören har lämnat godkända prov.

Sida: 7 av 8 Betyg: 9/10*300 Office Depot Sverige AB (300 poäng) Anbudsgivaren har lämnat en bra och tydlig beskrivning av hanteringen av reklamation. Leverans av ny sändning omgående eller inom 10 arbetsdagar. Vid nästkommande leverans hämtas den leverans som har reklamerats. Vid risk för försenad leverans meddelar beställaren via överenskomna kontaktkanaler. Leverantören har lämnat godkända prov. Betyg: 10/10*300 5 Beräkningsgrunder Det anbud som uppfyller samtliga skakrav och får högst sammanlagd poäng vid prövningen av anbuden kommer att antas. Poängsättningen enligt kvalitetskriterierna går till så att bästa anbud får maximal poäng medan övriga anbud får poäng i fallande skala beroende på hur mycket sämre de uppfyller utvärderingskriterierna. Arbetsförmedlingen kommer att tillämpa ett tiogradigt betygssystem där det anbud som har lägst pris eller bäst uppfyller respektive utvärderingskriterie uppdragets utförande, utbud och reklamation får betyget 10. Poängbedömningen av anbudens priser går till så att Arbetsförmedlingen ger lägsta anbudspris högsta betyg (10). Anbudet med lägsta pris får betyget 10 multiplicerat med viktningen 30, dvs. 300 poäng. Övriga anbud får poäng enligt följande formel: Lägsta pris/anbudets pris x 10 x 30. Poängbedömningen av anbudets beskrivning av nedanstående kriterier går till så att anbud som har den mest övertygande beskrivningen för hur

Sida: 8 av 8 leverantören uppfyller dessa får högsta betyg. Övriga anbud får betyg i fallande skala beroende på hur mycket sämre de uppfyller utvärderingskriteriet. Betyget multipliceras därefter med respektive kriteriets viktning. Vid bedömningen kommer hänsyn tas till: Pris (30 procent) Kvalité uppdragets utförande (40 procent) Utbud av kuvert med tryck samt reklamation (30 procent). 6. Tilldelningsbeslut Arbetsförmedlingen har efter gjord utvärdering beslutat att teckna avtal med Office Depot Sverige AB. Den s.k. tilldelningsbeslutet som utsänds efter utvärdering av inkomna avtal innebär endast att den upphandlande enheten har valt leverantör. Avtal sluts genom att ett särskilt upphandlingskontrakt undertecknas.