Intern kontroll Barn- och ungdomsnämnden

Revisionsrapport Intern kontroll Barn- och ungdomsnämnden Halmstads kommun 2008-10-14 Margareta Bertin Leif Johansson Carl-Magnus Stensson

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Bakgrund, syfte, avgränsning och revisionsfrågor...4 3 Genomförande...5 4 Granskningens resultat...6 4.1 Rutiner och riktlinjer för verksamheten...6 4.2 Skolområdets internkontrollplan...6 4.3 Ekonomisk styrning...7 4.4 Inventarieförteckning...8 4.5 Kontanthantering...8 4.5.1 First Card...9 4.5.2 Café...9 4.5.3 Matkuponger...10 4.6 Debiteringsrutiner...11 4.7 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor...12 4.8 Representation...13

1 Sammanfattning Halmstads kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska den interna kontrollen vid Barn- och ungdomsnämnden. Denna granskning avgränsas till att omfatta skolområde Öster. I granskningen har vi tagit del av befintlig dokumentation av rutiner och anvisningar. Intervjuer och diskussioner har genomförts med skolområdeschef och administrativ personal på skolområdet samt Östergårdsskolan. Från stadskontoret har vi fått uppgift om kommungemensamma rutiner. Rapporten är sakgranskad av berörda personer. Vår bedömning är att målområden är kommunicerade ut i verksamheten. Vi rekommenderar rektorsområdena att tydliggöra dessa prioriterade målområden så att de kan följas upp och utvärderas över tiden, vilket ställer krav på mätbarhet. Vi anser att nämnden och skolområde Öster har en väl fungerande intern kontrollplan. Det förekommer vissa brister inom skolområdet. Vi rekommenderar att en handlingsplan tas fram för att komma till rätta med de brister som redovisats i rapporten för internkontroll. Skolområdet arbetar med att nå en ekonomi i balans med anledning av tidigare års underskott. Under första halvåret 2008 prognostiseras ett resultat i balans. Sammantaget gör att vår bild av den ekonomiska styrningen i huvudsak är bra. En uppdaterad inventarieförteckning kan ej presenteras, vilket vi ser som bristfälligt. Vi bedömer att fastställda rutiner för hantering av First-Card med vissa undantag fungerar väl. Vi rekommenderar att skolområdet ser över användningen av First Card avseende innehav, beloppsgränser och principer för användning. Vi rekommenderar att sammanställning över försålda matkuponger tydliggörs. Vi anser att löpande avstämning bör ske, försålda matkuponger mot ekonomisk redovisning samt inventera kvarvarande lager av matkuponger. Vi anser att kontrollparametrar vid skanning av fakturor bör utvecklas. Exempel på kontrollfunktioner skulle kunna vara fakturabelopp, konto, leverantör, m.m. 3

2 Bakgrund, syfte, avgränsning och revisionsfrågor Halmstads kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska den interna kontrollen inom Barn- och ungdomsnämnden i kommunen. Av kommunallagen framgår att kommunen skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna bl a ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns dokumenterade rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunfullmäktige har antagit ett internt kontrollreglemente som innehåller anvisningar över hur det interna kontrollarbetet i kommunen skall bedrivas. Barn- och ungdomsnämnden antar årligen en plan för internkontroll och förvaltningen redovisar årligen till nämnden sin slutrapport över genomförd intern kontroll. Inom Barn- och ungdomsnämnden finns 5 skolområden: Norr, Väster, Öster, Söder och Centrum. Inom respektive område finns förskoleverksamhet, skolbarnomsorg och grundskola. Granskningen har avgränsats till att omfatta skolområde Öster. Där har granskningen koncentrerats till skolområdets kansli och Östergårdsskolan. Skolområde Öster omfattas av områdena Andersberg, Nyhem, Snöstorp och Östergård. Bebyggelsen inom skolomådets upptagningsområde är blandad och består av hyresrätter, bostadrätter, radhus, villor men även gårdar. Befolkningen inom skolområdet uppvissar stora skillnader vad gäller socioekonomi och kullturell bakgrund. Nedan visas antalet barn/elever inom skolområdet. Antal barn/elever 2008 2007 2006 Förskola 1-5 år 882 837 804 Familjedaghem 3 7 5 Skola F-9 1617 1 662 1 694 varav fritidshem 478 473 476 Till 2007 års bokslut fick skolområdet ta med sig ett underskott på 1,9 mnkr, med anledning av tidigare års negativa resultat. Det ekonomiska resultatet för 2007 uppgick till -2,0 mnkr varav tidigare års underskott motsvarar 1,9 mnkr. Under 2008 ska skolområdets resultat vara i balans vilket medför besparingar inom vissa områden. Syftet med granskningen är att bedöma nämndens kontrollsystem och den interna kontrollen i väsentliga rutiner. Särskild vikt läggs vid granskning av att rutiner är dokumenterade. 4

Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har ett antal kontrollmål valts ut. För dessa har vi gjort en genomgång och bedömning av tillämpade rutiner samt granskat befintlig dokumentation av rutiner och förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Följande revisionsfrågor är aktuella: - Finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för verksamheten och är dessa tillförlitliga och ändamålsenliga? - Uppfyller förvaltningens egna kontrollaktiviteter kraven på god intern kontroll? - Är tillämpade attestrutiner ändamålsenliga? - Hur sker den ekonomiska uppföljningen och styrningen? - Uppföljning och fysisk inventering (stickprov) av gjorda inköp av inventarier - Förekomst av kontanthantering? - Rutiner vid representation? - Debiteringsrutiner? - Tillämpas upprättade upphandlingsavtal? - Bedrivs leverantörsfakturor/skanning på ett ändamålsenligt sätt? 3 Genomförande I granskningen har vi tagit del av befintlig dokumentation av rutiner och anvisningar. Intervjuer och diskussioner har genomförts med skolområdeschef och administrativ personal på skolområdet samt Östergårdsskolan. Ett antal fakturor på inköp för verksamheten har granskats och bedömts med avseende dels på redovisning dels på inköpens art. Granskningen har innefattat stickprovsmässiga kontroller av att sålda matkuponger redovisats korrekt för 2008. Från kommunen har vi fått uppgift om kommungemensamma rutiner. Rapporten är sakgranskad av berörda personer. 5

4 Granskningens resultat 4.1 Rutiner och riktlinjer för verksamheten Skolområde Öster arbetar med prioriterade målområden som barn- och ungdomsnämnden fastställt och formulerade enligt följande: Barn och pedagoger arbetar i reflekterande miljöer, där språklig utveckling är en grundpelare. Alla i verksamheten bidrar till att utveckla begreppen inflytande, delaktighet och ansvar speglat mot våra styrdokument. Vi tar våra utgångspunkter i barns erfarenheter och förutsättningar och bemöter dem utifrån det. Lärandet sker i ett socialt sammanhang där barn och pedagoger uppmuntras att lära av varandra och lära tillsammans. Dessa målområden ligger som grund för respektive rektorsområde som själva bryter ner det till sina verksamheter. Förskola och grundskola behöver då inte ha samma inriktning och mål. Respektive rektorsområde har i sin tur redovisat Åtgärder för att förbättra måluppfyllelse till Skolområdet Östers förvaltning. Vi ser att nämnden tagit fram tre prioriterade målområden som respektive rektorsområde bryter ner till sin specifika verksamhet. Vår bedömning är att dessa är kommunicerade ut i rektorsområdena och att verksamheten arbetar med dessa mål. Vi rekommenderar rektorsområdena att tydliggöra dessa prioriterade målområden så att de kan följas upp och utvärderas över tiden, vilket ställer krav på mätbarhet. 4.2 Skolområdets internkontrollplan Barn- och ungdomsnämnden har upprättat en internkontrollplan över vilka rutiner som skall granskas. Denna innehåller 15 processer som rör hanteringen av ekonomin i verksamheten. Skolområde Öster redovisar i sin tur en intern kontrollplan (ekonomi) över sin verksamhet. Enligt uppgifter har skolområde Öster fastställt 8 typer av processer. För 2007 är Skolområde Östers bedömning att följande fyra processer ej är ändamålsenliga (daterad 2007-10-16): Representation: det förekommer brister både när det gäller uppgifter om vilka som deltagit samt syftet med representationen. Barnomsorgsavgifter: föräldrar är medvetna om att kontroller över taxerad inkomst ej genomförs. Inventarieförteckning: uppdaterad inventarieförteckning saknas. Problem med kopplingen mellan Agresso och inventarieförteckning. 6

Matkuponger: avstämning mellan köpta och sålda matkuponger förekommer ej. Vi anser att nämnden och skolområde Öster har en väl fungerande intern kontrollplan. Däremot anser vi att ovanstående brister bör åtgärdas. Vi ser att vissa brister har signalerats vid tidigare granskningar inom barn och ungdomsnämnden. Under 2008 har förvaltningen förstärkt sin kontroll avseende inkomstuppgifter som ligger till grund för barnomsorgsavgifterna. Vi rekommenderar att en handlingsplan utifrån resultatet görs för att komma till rätta med bristerna. 4.3 Ekonomisk styrning Varje månad sker ekonomisk rapportering. Vid dessa uppföljningstillfällen sammanställs en prognos för helåret som lämnas in till förvaltningen och utgör underlag för nämndens prognos. Prognosen görs tillsammans med rektorerna för de olika rektorsområdena. Nedan presenteras skolområdets prognoser under 2007 och budget samt slutgiltigt resultat. Även 2008 års prognoser och budget redovisas. Resultatet är av karaktären nettokostnader. 164 162 160 158 156 154 152 150 f eb mars april maj aug s ept okt nov boks l budget mnkr 07 155,3 155,0 156,7 156,9 159,5 159,9 159,3 159,3 159,0 157,0 mnkr 08 161,1 161,4 163,1 161,6 161,7 Ekonomisk rapportering sker per rektorsområde fördelat på respektive verksamhet. Rapporteringen fördelas på intäkter och kostnader med betoning på personalkostnader. Löpande uppföljning av hur kostnader och intäkter utvecklas över tiden ger dels ett bra underlag för beslut som rör verksamheten, dels bättre förutsättningar att tidigt upptäcka avvikelser. 7

Under 2008 har skolområdet i större utsträckning infört vissa nyckeltal för att förbättra jämförelser och som ett steg i att utveckla verksamheten. Inom skolområdet finns skillnader när det gäller socioekonomi, andelen invandrare med mera. Detta måste beaktas vid eventuella jämförelser. Arbetet med ekonomi i balans pågår under året med anledning av tidigare års underskott. Under första halvåret 2008 prognostiseras ett resultat i balans. Under året tas prognoser fram över det ekonomiska resultatet för skolområdet. Vi ser det som positivt att representanter från såväl verksamheten, personal och ekonomi tillsammans arbetar med prognoserna. Vår bedömning är att arbetet fungerar bra utifrån den säkerhet i prognosförfarandet som tidigare redovisats. Vi vill understryka vikten av budgetföljsamhet och prognossäkerhet. En tidig upptäckt av befarade budgetavvikelser gör det lättare att vidtaga åtgärder som får effekt på det slutliga resultatet. Vi ser att skolområdet har börjat införa nyckeltal i större utsträckning än tidigare vilket vi ser som ett viktigt instrument att föra dialog kring. Detta arbete kan utvecklas än mer med relevanta ekonomiska nyckeltal som kan kopplas till verksamhetens mål. Detta sammantaget gör att vår bild av den ekonomiska styrningen i huvudsak är bra. 4.4 Inventarieförteckning Barn och ungdomsförvaltningen har inte tagit fram några rutiner angående hanteringen av inventarier. Enligt uppgifter har administrationen idag större svårigheter att hantera inventarier i skanningssystemet än i tidigare manuella system. Skolområdet kan inte lämna en uppdaterad lista över inventarier, materialet är inte uppdaterat på ca 5 år. Östergårdsskolan har dock upprättat en inventarieförteckning med foto för ca 3 år sedan. Vid granskningen har vi inte haft tillgång till någon uppdaterad anläggningsförteckning. Detta har medfört att det inte varit meningsfullt att genomföra några stickprovskontroller. Både vår och förvaltningens egen granskning visar på avsaknad av en uppdaterad inventarieförteckning, vilket vi ser som bristfälligt. 4.5 Kontanthantering Enligt uppgifter förekommer det endast kontanthantering vid försäljning av matkuponger och vid Östergårdsskolans café. Verksamheten använder sig av First Card, inga handkassor förekommer. 8

4.5.1 First Card Barn- och ungdomsförvaltningen är tillsammans med Socialförvaltningen den förvaltning som har flest utlämnade First-Card-kort, drygt 800 st. År 2007 gjordes drygt 10.000 inköp till ett värde av nästan 3 mnkr, varav skolområde Öster svarar för ca 2600 inköp och 750 tkr. Administrationen i anslutning till anskaffning, användning kontering och kontroll sker dels på skolkontoret, dels centralt på förvaltningen samt på stadskontoret. Numera finns inga handkassor på förvaltningarna. Dessa har helt ersatts av First Cardkorten. Rutinen är att faktura går centralt till Barn- och ungdomsförvaltningen en gång i månaden, betalas via autogiro och bokas upp på ett avräkningskonto. Det ankommer sedan på varje kortinnehavare att klistra upp underlagen för månadens inköp på en särskild blankett som är försedd med konteringsstämpel, kontera, låta attestera och återsända detta till handläggare skolkontoret, som svarar för bokföring och avstämning av avräkningskontot. Om köp inte kan dokumenteras med underlag, görs löneavdrag på inköpet. I samband med beställning av inköpskorten, bestäms också begränsning av inköpssumman per köp och per månad. Inköpsgränsen är för de flesta är mellan 1.000-2.000 kr (drygt 70 %), men enstaka personer har upp till 30.000 kr som högsta inköpsgräns per månad. First Card skickar signallista till Stadskontoret för de inköp som faller utanför beviljad ram. Dessa listor skickas vidare till respektive förvaltning för åtgärd, d v s omprövning av beloppsgränserna eller eventuellt andra åtgärder t ex indragning av kort. Under granskningen har det framkommit att ca 34 % av inköpen med First Card är belopp understigande 100 kronor, ca 10 % är så små att de understiger 40 kronor. Förvaltningen anser att hantering avseende First Card inköp är administrativt betungande. Vi har stickprovsvis kontrollerat gjorda inköp mot beviljad ram och konstaterat vissa avvikelser. En person med en beviljad inköpsgräns på 1.000 kr har t ex en månad handlat för 7.465 kr (4 inköp). Vi har också konstaterat att nästan 20 % av korten inte använts alls under 2007, och att mer än 1/3 av korten använts vid högst 3 tillfällen. Vi bedömer att fastställda rutiner med vissa undantag fungerar väl. Beloppsgränser för vissa personer bör ses över, då vissa har kunnat handla över sin beloppsgräns. Vi rekommenderar att skolområdet ser över användningen av First Card avseende innehav, beloppsgränser och principer för användning. 4.5.2 Café Vid Östergårdsskolan fanns tidigare ett café som helt nyligen lagts ner. I nämndens interna kontrollplan kan man utläsa att försäljning och inköp ska stämmas av för att beräkna bruttovinstmarginal. Detta ska enligt uppgift göras från förvaltningen centralt varje 9

månad. Nämnden anger risken som sannolik och med kännbara konsekvenser i sin egen riskbedömning. Rutiner för hanteringen av kioskverksamhet finns. Kiosk 2008 6 mån 2007 2006 Intäkter 11 688 66 160 24 627 Kostnader 14 180 52 640 22 550 Täckningsbidrag -2 492 13 520 2 077 Täckningsbidrag % -21,3% 20,4% 8,4% Vid granskningen har det inte varit möjligt att granska caféet närmare då det är nedlagt. Vi ifrågasätter anledningen till caféets negativa täckningsbidrag under 2008. 4.5.3 Matkuponger Städ och måltid svarar för skolmåltidsverksamheten i kommunen. Enligt uppgift från administrationen finns en kommungemensam rutin för hantering av matkuponger. Rutinerna vid Städ och måltid faller utanför ramen för denna granskning, men måste ändå beröras vid vår bedömning av säkerheten i denna hantering. I princip får Städ och måltid ersättning från verksamheterna motsvarande självkostnaden via interndebitering. Ersättningen beräknas på antal elever vid en fastställd tidpunkt varje termin. Även skolans personal har möjlighet att äta vid skolorna. Endast pedagogiska luncher förekommer (måltid tillsammans med elever). För detta ändamål levererar Städ och måltid matkuponger till skolområdesexpeditionerna. Dessa internfaktureras i samband med leveransen och säljs, mestadels i häften om 10 kuponger, till personalen mot löneavdrag eller, undantagsvis, mot kontant betalning. Priset är 26 kr/kupong, medan självkostnaden är 39 kr/kupong enligt beslut i BUN. Vid försäljning av matkuponger noteras nr-serie, namn, personnummer och belopp på särskild lista, som månadsvis översändes till skolkontoret för registrering i lönesystemet och som underlag för insättning av kontant betalda kuponger. Kupongerna fungerar som betalning i matsalen. Köparen skriver sin signatur på kupongen och fäster denna på ett spett. Vi har inte närmare utrett vilka rutiner Städ och måltid tillämpar vad gäller makulering och kontroll av inlösta kuponger. Förvaltningen gör ingen kontroll av försålda kuponger mot ekonomisk redovisning. Nedan redovisas kontanta medel som redovisats som matkupong för 2007-2008. 2008 2007 2007 Matkuponger jan-juni jan-juni jan-dec Kontant redovisning 5 533 1 076 7 141 10

Vi anser att matkupongsrutinerna tydligare bör kommuniceras ut i verksamheten, då dessa inte är helt kända. Matkupongerna skall enligt överenskommelse fortsättningsvis förvaras i kassaskåp även under dagtid. Vi rekommenderar att uppföljningen av försålda matkuponger förbättras. T ex anser vi att löpande avstämning av försålda matkuponger bör ske mot ekonomisk redovisning och att kvarvarande lager av matkuponger regelbundet inventeras och stäms av. För närvarande görs ingen sådan avstämning. Rutinerna i matsalen vid inlösen av kuponger faller inom Städ och måltids ansvarsområde, men borde enligt vår uppfattning också bli föremål för översyn. Vi vill framhålla att förmån av subventionerad måltid för lärare eller annan personal vid grundskola, förskola, daghem och fritidshem är skattefri om personalen vid måltiden har tillsynsskyldighet för barn under skolmåltid eller i samband med s.k. pedagogisk måltid. Saknas tillsynsskydd ska denna förmån behandlas som en kostförmån och beskattas med ett värde som motsvarar mellanskillnaden. 4.6 Debiteringsrutiner Handläggare på skolkontoren svarar för alla löpande rutiner i samband med debitering av avgifter för barnomsorg enligt taxa. Eftersom avgiften grundas på föräldrarnas inkomst och placeringsnivå, är det viktigt att dessa uppgifter inhämtas regelbundet och blir rätt registrerade i systemet. Den helt avgörande faktorn för att rätt avgift debiteras är föräldrarnas inkomst, som också är den uppgift som är svårast att få in och svårast att verifiera. Föräldrarna har en skyldighet att omedelbart anmäla sådana förändringar av inkomstförhållandena som kan påverka avgiften. En gång om året skickas en förfrågan om aktuella inkomstförhållanden ut till alla föräldrar med barn placerade i barnomsorgen. Detta görs centralt från Barn- och ungdomsförvaltningen. Nytt från 2008-01-01 är att omräkning även sker retroaktivt, om inte anmälan om inkomständring gjorts i anslutning till förändringen. Enligt uppgift kontrolleras uppgifterna stickprovsvis mot arbetsgivare och folkbokföringen av förvaltningen. 11

Vi ser att debiteringsrutinerna har utvecklats och även innefattar stickprovskontroll avseende föräldrarnas inkomstförhållanden. Under granskningen har det framkommit att ett samarbete planeras med Skatteverket för att ytterligare verifiera inkomstförhållandena. 4.7 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor Inköp av material till skolorna och förskolorna sker av respektive lärare och förskolelärare. Alla fakturor skannas och all attestering sker elektroniskt. Leveransgodkännande och kontering av fakturorna sker av berörd personal i verksamheten och slutligen huvudattesterar berörda rektorer fakturorna. Personerna är kopplade till attesträtten, dokumenterade och uppdaterad förteckning finns. Ur intern kontrollsynpunkt är det viktigt att mottagnings- och beslutsattest sker av olika befattningshavare. Enligt uppgift utförs detta av skilda personer. Skolområdet arbetar med såväl egna som centrala rutiner vid skanning av fakturor. Förvaltningen anser att arbetssättet via skanning inte har medfört någon effektivisering. Uppgift om hur stora inkassokostnaderna är kan ej ges då redovisning inte sker på separat konto. Enligt uppgift förekommer det ibland felaktigheter från skanningsföretaget. Felen kan vara att fakturanummer, fakturabelopp och ansvarskod inskannats felaktigt och att samma faktura skannats 2 gånger. Vi har granskat inköp 2008 från ett antal leverantörer för att utreda om verksamheten följer upphandlade avtal. Detta med anledning av att upphandlade leverantörer har vissa skyldigheter vid inköp gentemot kommunen, pris och kvalitet. Utifrån detta stickprov kan vi se vissa avvikelser mot upphandlade avtal. Med anledning av att ett flertal av skolområdets personal beställer varor och tjänster rekommenderar vi att rutiner för inköp tas fram och dokumenteras. Detta för att säkerställa att valet av leverantör blir korrekt och att rätt kvalitet, pris m.m. erhålles. Enligt uppgifter finns vissa kontrollparametrar vid skanning av fakturor, vi anser att dessa bör utvecklas. Exempel på kontrollfunktioner skulle kunna vara att fakturan skickas för efterkontroll efter det att fakturan blivit beslutattesterad ifall fakturan uppfyller vissa specifika kriterier avseende fakturabelopp, konto, leverantör, m.m. detta för att ytterliga säkerställa kontrollen. 12

Leverantörsgodkänna Kontering Besluttattest För betalning Efterkontroll 4.8 Representation Skolområdet har i sin slutrapport för internkontroll år 2007 redovisat brister vid redovisning av kostnader för representation, särskilt vad gäller avsaknad av uppgifter om deltagare och syfte. Vi har gjort ett antal stickprov på utvalda leverantörer för 2008 års redovisning där vi också funnit brister. Rutiner förekommer men efterlevs ej. Vi anser som tidigare att kontrollfunktion borde införas i Agresso leverantörsfaktura kopplat till representation. Detta för att säkerställa att konteringen och berörda uppgifter stämmer. Detta skulle kunna ske genom att samtliga fakturor som konteras på specifika konton samt specifika leverantörer efterkontrolleras. 13