Fakturaportal för Särskilt Tandvårdsstöd

Manual 3.1 Fakturaportal för Särskilt Tandvårdsstöd Nyhet 2014-09-30 - Registrera räkning: Välj den del av Särskilt Tandvårdsstöd som räkningen avser. Även patienter med intyg om N-tandvård eller F-tandvård kan behandlas inom S-tandvård. sid 6 - I övrigt endast redaktionella ändringar som påverkar sidnumreringen från sidan 7 och framåt Uppdatering 2014-09-12 - Förhandsbedömd vård kan inte faktureras på samma räkning som den vård som inte behöver förhandsbedömas. I dessa fall måste alltså vården delas upp på två räkningar. Orsaken är att den förhandsbedömda vården kopplas direkt till förhandsbedömningen. sid 6 - Återbetalning av patientavgift: Lägg till ett minus före patientavgiften när patienten fått den återbetalad, exempelvis när frikortet visats i efterhand. sid 8 - Frågan Räkningen är en dubblett? förtydligar att det inte går att registrera en räkning med samma räkningsreferens som vårdgivaren använt tidigare. sid 8 - Räkningen är under granskning är en ny status som förklarar att en räkning inte blir betald förrän kvalitetsgranskningen är avslutad; inom 25 dagar. sid 11 - Räkningsreferens är den genomgående benämningen istället för Räkningsnummer sid 12 - Nu fler uppgifter under fliken Era fakturor om: Intyg Vårdmodell Frikort Räkningskommentar sid 12

2 Innehåll Fakturaportalen snabb och korrekt ersättning...3 Undantag då Fakturaportalen inte ska användas... 3 Logga in i Fakturaportalen...4 Kontrollera om intyg fortfarande är giltigt...5 1. Registrera manuell räkning...6 2. Ladda upp fakturafil...9 3. Era fakturor... 11 4. Klinikkontakt och Användare... 13 5. Lösenord... 14 6. Hjälp... 14 7. Kontakt... 14 8. Logga ut... 14 Bilaga 1 Så här laddar du ner webbläsaren Chrome... 15

3 Fakturaportalen snabb och korrekt ersättning Fakturaportalen används för att fakturera Tandvårdsenheten för behandlingar inom Särskilt Tandvårdsstöd i Västra Götaland. N-tandvård nödvändig tandvård för personer med stort behov av omvårdnad F-tandvård vid vissa sjukdomar eller funktionsnedsättning S-tandvård som led i sjukdomsbehandling under begränsad tid I Fakturaportalen kan du registrera manuella räkningar för enskilda patienter (kapitel 1) eller ladda upp fakturafiler (kapitel 2). Fakturaportalen kommer under hösten 2013 att helt ersätta fakturering via pappersblanketter. Din dator måste ha en nyare webbläsare för att använda Fakturaportalen, exempelvis: Internet Explorer 9 eller senare Google Chrome 27 eller senare Mozilla Firefox 20 eller senare Börja med att kontrollera vilken webbläsare du har. Klicka på en länk ovan om du behöver ladda ner en nyare version. Du som är osäker på hur du laddar ner webbläsare och vill ha mer vägledning se Bilaga 1 sist i manualen. Undantag då Fakturaportalen inte ska användas De nationella, tredelade fakturablanketterna som beställs från Tandvårdsenheten måste användas inom Särskilt Tandvårdsstöd när: - Offentliga och privata vårdgivare i andra landstingsområden behandlar patienter från Västra Götaland (så kallad utomlänstandvård)

4 Logga in i Fakturaportalen För att komma direkt till Fakturaportalen öppna din webbläsare, kopiera eller skriv in följande adress i webbläsarens adressfält: https://tandvardsenheten.vgregion.se/vgregion/fakturaportal Eller dubbelklicka direkt på länken. Eller läs stycket nedan. Du kan även logga in på Fakturaportalen via Tandvårdsenhetens webbplats (vgregion.se/tandvardsenheten välj Särskilt Tandvårdsstöd och Fakturaportalen klicka på Logga in överst i högermarginalen ). Lösenord får du i första hand av den som har behörighet att lägga upp nya användare på din klinik (se kapitel 4). Tandvårdsenheten kan vid behov hjälpa till. Fyll i din e-postadress och ditt lösenord i rutan och klicka på Logga in. Om du har användarbehörighet från flera kliniker, väljer du i rullisten den klinik du ska fakturera för. Klicka på Fortsätt. Om du är användare på endast en klinik kommer du direkt till startsidan.

5 Kontrollera om intyg fortfarande är giltigt Ta för vana att kontrollera om en patients intyg om N-tandvård eller F-tandvård är giltigt. Anledningen är att ett intyg kan dras in om det getts på felaktiga grunder eller om patientens situation har förändrats. Logga in i Fakturaportalen och klicka på Registrera räkning och fyll i patientens personnummer. Om patienten har giltigt intyg anges giltighetstiden med mera. Om patienten saknar intyg antar systemet att patienten tillhör S-tandvård (tandvård som led i sjukdomsbehandling).

6 1. Registrera manuell räkning Klicka på Registrera räkning om du ska registrera en manuell räkning för en enskild patient. Skriv in patientens personnummer och klicka på Sök person. Du kan registrera en räkning per patient men för flera behandlingstillfällen. Genom personnumret vet systemet om patienten har giltigt intyg om N-tandvård eller F-tandvård. Om patienten har giltigt intyg anges giltighetstiden med mera, i annat fall antas att patienten tillhör S-tandvård. Välj den del av Särskilt Tandvårdsstöd som räkningen avser. Även patienter med intyg om N-tandvård eller F-tandvård kan behandlas inom S-tandvård. OBS! Giltig förhandsbedömning visas automatiskt. Om du förväntar dig att det finns en men den ändå inte visas, beror det antagligen på att behandlaren inte kvitterat förhandsbeslutet genom att klicka på Godta beslutet i efhb. I dessa fall aktiveras inte förhandsbeslutet i Fakturaportalen och det går därför inte att fakturera den utförda vården. Behandlaren måste då gå godta beslutet via efhb. Förhandsbedömd vård kan inte faktureras i samma räkning som icke-förhandsbedömd vård. I dessa fall måste alltså vården delas upp i två räkningar.

7 Registrera manuell räkning fortsättning Under Patientinformation ska (beroende på om patienten har N-, F- eller S-tandvård) följande alternativ fyllas i: - Patientkategori för patient med S-tandvård ska den aktuella sjukdomsgruppen väljas. - Frikort om patienten har frikort: Bocka i rutan och fyll i kortnummer och giltighetstider. - Vårdmodell för patient med N-tandvård ska vårdmodell anges. (Läs mer om de olika vårdmodellerna på vgregion.se/tandvardsenheten välj Särskilt Tandvårdsstöd och Fakturaportal) - Förhandsbedömning visas bara om det har beviljats för patienten. Om det finns flera, väljer du den som är aktuell för den behandling som ska faktureras.

8 Registrera manuell räkning fortsättning Under Ersättning fyll i: Fakturareferens 1 Räkningsreferens 2 Räkningskommentar 3 Åtgärdsdatum Åtgärd Pris 4 Tand/käke 5 Kommentar 3 1 Fakturareferens: Ange en valfri referens som gäller för alla räkningar du registrerar vid samma tillfälle. 2 Räkningsreferens: Ange en valfri räkningsreferens exempelvis utifrån klinikens interna journalsystem. Det måste alltså vara unikt och avse en räkning för en enskild patient; för en eller flera behandlingstillfällen. Det går inte att registrera en räkning med samma räkningsreferens som vårdgivaren använt tidigare, då får du frågan Räkningen är en dubblett? Fältet kan innehålla både siffror och bokstäver. 3 - Räkningskommentar kan användas för vårdgivarens egen kommentar. - Kommentar är Tandvårdsenhetens fält. 4 - Patientavgiften som betalats vid besöket ska anges under Pris (se nedan Kom ihåg patientavgiften). - Priset för åtgärden ska bara skrivas in manuellt i de fall den faktiska kostnaden får debiteras enligt Tandvårdsenhetens Ersättningslista för Särskilt Tandvårdsstöd. 5 Tandnummer och över- eller underkäke ska bara anges om det krävs enligt åtgärdskoden i Tandvårdsenhetens Ersättningslista för Särskilt Tandvårdsstöd. Välj de åtgärder som har utförts och klicka på Lägg till åtgärd för var och en. Kom ihåg patientavgiften för varje besök om patienten inte har frikort. Patientavgift finns överst i åtgärdslistan. Under Pris ska det belopp som patienten har betalat fyllas i. Återbetalning av patientavgift: Lägg till ett minus före patientavgiften om patienten fått avgiften återbetald, exempelvis när frikortet visats upp i efterhand. När du är färdig klickar du på Skicka in tandvårdsräkning.

9 2. Ladda upp fakturafil De vårdgivare som kan ta ut en fil från klinikens journalsystem 1, kan ladda upp en fakturafil gällande flera patienter åt gången. Det är en fördel för vårdgivare som har många patienter med Särskilt Tandvårdsstöd. Om det inte är möjligt på din klinik läs istället hur du registrerar manuell räkning i kapitel 1. Klicka på Ladda upp fakturafil. Klicka sedan på Välj fil på datorn för att hitta din fil. Då öppnas ett litet fönster där du väljer den aktuella fakturafilen markera filen och klicka på Öppna. Filen laddas upp och skickas till Tandvårdsenheten. Du får ett meddelande när filen är mottagen. 1 De vårdgivare som vill kunna ladda upp fakturafiler avseende flera patienter åt gången, måste ha ett journalsystem som är anpassat för Fakturaportalen. Filspecifikation kan fås från Tandvårdsenheten angående teknisk lösning hänvisar vi till klinikens systemleverantör.

10 Ladda upp fakturafil fortsättning Om filen innehåller fel får du en lista över vilka fel som uppstått och vilka räkningar som inte kan läsas in. Skriv ut fellistan genom att klicka på skrivarsymbolen längst ner på listan. Klicka på Ladda upp det som är rätt om du direkt vill sända in de räkningar i fakturafilen som är korrekta, för att senare ladda upp en ny fakturafil med de återstående räkningarna när felen är rättade enligt fellistan. Klicka på Tillbaka till filuppladdningen om du vill rätta felen direkt och därefter sända fakturafilen i sin helhet. Om du vill kontrollera vilka räkningar som mottagits av Tandvårdsenheten klicka på Era fakturor. Läs mer om Era fakturor i kapitel 3.

11 3. Era fakturor Klicka på Era fakturor för att kontrollera vilka manuella räkningar eller fakturafiler som Tandvårdsenheten har tagit emot. Under Status ser du även om de är under handläggning eller granskning eller har fått ett utbetalningsdatum. Du kan söka räkningar/fakturor via fakturanummer, personnummer eller period. Bilden nedan: Sök på Period om du har fått en inbetalning men inte vet vilken faktura den avser. Du kan välja vilken period du vill. Om du inte ändrar datumen, söker systemet automatiskt på de senaste 30 dagarna. Vår referens är det nummer som står på utbetalningen till vårdgivaren. Status nu finns en status till: Räkningen är under granskning innebär att en räkning inte blir betald förrän kvalitetsgranskningen är avslutad, normalt inom 25 dagar.

12 Era fakturor fortsättning Utbetalningsdatum: Det kan ta några bankdagar innan beloppet syns på klinikens konto. Få ytterligare information om enskild räkning klicka på det gröna pluset. Nu finns även uppgifter om intyg, vårdmodell, frikort och räkningskommentar. Stäng visningen av räkningarna klicka på det röda minuset. (se bilden ovan) (se bilden nedan)

13 4. Klinikkontakt och Användare Klinikkontakt: Varje klinik ska utse en klinikkontakt som av Tandvårdsenheten får behörighet att lägga upp nya användare i Fakturaportalen, se nedan. Den utsedda klinikkontakten ska via e-post (se adress längst ner på denna sida) kontakta Tandvårdsenhetens handläggare som returnerar nytt lösenord. Den nyblivna klinikkontakten ska byta sitt nya lösenord vid den första inloggningen i sin roll som klinikkontakt. Användare: Får sin behörighet av sin klinikkontakt. Så här gör klinikkontakten för att lägga upp en ny användare: Klicka på Användare och sedan på Ny användare. Fyll i den nya användarens namn, e-postadress och ett valfritt lösenord i fönstret som öppnas klicka på Spara. Klinikkontakten får därefter själv meddela lösenordet till användaren och att detta ska bytas vid första inloggningen se ovan; Byt lösenord. Personer som inte längre ska ha behörighet ska på motsvarande sätt tas bort. E-postadresser till Tandvårdsenhetens handläggare finns under Kontakta oss gärna på webbplatsen (vgregion.se/tandvardsenheten) eller klicka på länken. Det går även bra att skicka frågor till tandvardsenheten.rh@vgregion.se

14 5. Lösenord Glömt lösenordet: Fråga klinikkontakten. Tandvårdsenhetens handläggare kan vid behov hjälpa till. Byta lösenord: När du har loggat in står ditt namn högst upp till höger ställ muspekaren på namnet så syns textrutan Byt lösenord. Klicka i rutan och ange ditt nya lösenord. 6. Hjälp Under rubriken Hjälp finns senaste versionen av denna manual. Senare kommer även svar på vanliga frågor om fakturering och Fakturaportalen att läggas till. 7. Kontakt Kontakta gärna våra handläggare om du har frågor och synpunkter. 010-441 00 00 08.00 12.00 alla dagar tandvardsenheten.rh@vgregion.se Handläggarnas direktnummer och mejladress hittar du på webbplatsen under Kontakta oss gärna Klicka på Kontakt i Fakturaportalen. 8. Logga ut Klicka på Logga ut när du är klar. Det finns under ditt användarnamn ovanför menyn till höger.

15 Bilaga 1 Så här laddar du ner webbläsaren Chrome En webbläsare är det program som alla datorer måste ha för att kunna interagera med Internet webbläsaren gör alltså att datorn kan läsa webben. För att använda Fakturaportalen måste din dator ha en färsk version av webbläsare, exempelvis Google Chrome 27 eller senare Internet Explorer 9 eller senare Mozilla Firefox 20 eller senare Börja med att kontrollera vilken webbläsare du har. Fråga gärna klinikens IT-ansvarige. Det går dock bra att ladda ner en ny version för säkerhets skull, det skadar inte datorn. Bild 1 Klicka på den översta länken av de tre ovan, då visas nedanstående bild. Din dator får heller inte ha ett för gammalt operativsystem. Systemkraven är markerade med gult i bilden. Fråga exempelvis klinikens IT-ansvarige om du inte vet. Klicka på Hämta Chrome Fortsättning på nästa sida.

16 Bild 2 När du klickat på Hämta Chrome visas bilden nedan. Klicka bort krysset i den översta rutan, om du inte vill att din nuvarande webbläsare ersätts av Chrome som din standardwebbläsare (det vill säga den webbläsare som startar automatiskt när du exempelvis klickar på en länk i ett dokument). Se den gula markeringen i bilden. Klicka på Godkänn och installera du behöver inte läsa användarvillkoren om du inte vill. Bild 3 Klicka på Run Stegen efter detta är beroende av klinikens nätverkslösning. Fortsättning på nästa sida.

Bild 4 När webbläsaren är nedladdad på datorn visas den här symbolen på datorns skrivbord. Klicka på den när du vill starta Chrome. Om symbolen inte visas automatiskt söker du efter Chrome under Start i Sök bland program och filer. 17 Bild 5 a) När Chrome har startat ser det ut så här när du är vid inloggningen till Fakturaportalen. Lägg gärna ett bokmärke till Fakturaportalen så går det lite fortare att komma igång när du ska fakturera. Bild 5 b) Klicka på Bokmärken Klicka på Lägg till ett bokmärke för denna sida