Användarmanual Tidvis 2014-03-26 1
Innehåll Allmänt... 3 Funktioner i Tidvis... 4 Tidrapportera... 6 Tidrapportering när schemat inte är inlagt eller arbete sker utanför schemat... 6 Tidrapportering när schemat för brukaren är inlagt... 7 Byt pass eller tillsätt ersättare... 8 Schema... 9 Traktamente... 10 Milersättning... 11 Ledighetsansökan... 12 Månadsöversikt... 14 2
Allmänt Logga in i Tidvis genom att använda shs i kombination med ditt anställningsnummer som Användarnamn, t ex shs1 om ditt anställningsnummer är 1. De fyra sista siffrorna i ditt personnummer är Lösenord. Första gången du loggar in kommer du behöva byta ditt lösenord till något som bara du känner till. Vid inloggning hemifrån går du in på http://7h.tidvis.se. I systemet finns en kalender och en tidsinmatningsfunktion som är lika på samtliga ställen. Dessa fungerar enligt följande: Inmatning av datum Välj fältet för inmatning av datum och en kalender kommer upp. Dagens datum är markerat och ni väljer det datum ni vill mata in så fylls datumet i automatiskt. Inmatning av tid Välj fältet för inmatning av tid och nedanstående kommer upp. Välj timma till vänster och minut till höger för att välja. Ni kan också rensa tiden genom att klicka på knappen Rensa nere till vänster. 3
Knappar Långt upp på varje sida finns knappar för funktioner. Vissa av dessa knappar finns även längre ner på sidan men syns alltid under menyn också. Nedan exempel är från Tidrapportera-sidan. Funktioner i Tidvis När du loggat in kommer du se följande bild. Rubriken efter loggan indikerar vad du håller på med i systemet. Längst till höger, efter texten Logga ut, finns information om vilken användare som är inloggad. Menyalternativen under Tidrapport är följande: Du har här valet att: Tidrapportera Här matar du in tid som du arbetat men också tid som du varit frånvarande i form av VAB eller Ej Tillgång Till Arbete (dock inte sjuk). Schema Här kan du se ditt schema för alla brukare som du är kopplad till. Traktamente Om du åker iväg på en resa och vill ha traktamente behöver du begära om detta innan du åker för att få godkänt av din verksamhetschef. Milersättning Om du har varit ute och kört egen bil begär du milersättning här. Ansök om ledighet Här begär du planerad ledighet för t ex semester, tjänstledighet, föräldraledighet eller dylikt. Månadsöversikt Här kan du se en sammanställning för allt du matat in, uppdelat per månad. 4
Byt lösenord Vid Byt lösenord matar du in ditt gamla lösenord och fyller i ditt nya lösenord 2 gånger. Logout Logga alltid ut när du har matat in din tid. 5
Tidrapportera Tidrapportering när schemat inte är inlagt eller arbete sker utanför schemat När man tidrapporterar väljer man först brukare man arbetat hos. Om man endast har en brukare man är hos kommer den upp automatiskt. Om du valt en brukare här kan du gå vidare till andra menyval och då är automatiskt samma brukare vald. Detta gör att det är bra att rapportera in allt för samma brukare samtidigt. Välj datum och tid när arbetspasset började och datum och tid när arbetspasset slutade. Systemet håller automatiskt koll på hur vilken standard-väntetid brukaren har så det är inget som specifikt behöver matas in (se bara till att inte klicka ur valet Automatskapa Väntetid ). Under arbetstyp matas in vilken typ av rapport man vill göra. Normalt arbete är det som automatiskt väljs men ni kan här t ex välja att rapportera in pass ni varit hemma för vård av barn. Dock kan ni inte mata in tid som ni är sjuka på utan behöver lämna in denna tid manuellt. Om ni arbetar väntetid som är utöver det som är inmatat som grund i systemet får ni mata in det separat och då välja väntetid som arbetstyp. I detta fall är det viktigt att se till att Automatskapa väntetid inte är ikryssat. Om del av passet inkluderar överlappning bocka i detta och även hur länge överlappningen varar. Om det finns övrig information som ni vill delge kontoret kan ni göra det i noteringar. 6
Tryck på Lägg till för att skapa rapporten. Den läggs nu upp i en lista för inmatade arbetspass. Efter att kontrollera att det ni matat in stämmer markerar ni i valboxen till vänster och trycker Signera för att skicka vidare till kontoret. Efter att ni valt att signera er tid kommer ni inte ha möjlighet att ändra utan det är er bekräftelse på att det ni matat in verkligen stämmer. Ni kan välja att signera flera inmatade arbetspass samtidigt. Om ni markerar valboxen till vänster i rubrikraden (till vänster om Starttid ) väljer ni att markera samtliga inmatade arbetspass. För att signera rad för rad på ett smidigt sätt klickar ni på. Genom att klicka Lägg till & Signera väljer ni att förbigå ett steg. Då läggs tidrapporten in och signeras direkt. Knappen Visa detaljrader visar detaljer för raderna så att ni vet precis vilka detaljer som rapporteras in till lönekontoret. Klicka på knappen igen för att dölja detaljraderna igen. Ni kan välja att ta bort en rad genom att klicka på X och även ta bort flera samtidigt genom att markera dem och välja Ta bort valda överst på sidan. Tidrapportering när schemat för brukaren är inlagt Om det finns ett schema kopplat till brukaren skapar systemet automatiskt tidrapporten. Rapporten ligger då i listan efter att passet är påbörjat. Signera passet innan ni går från arbetsplatsen så att kontoret har informationen. Om ni inte har arbetat det passet som systemet föreslår, trycker ni på krysset efter raden och tar bort passet. Sedan matar ni in det ni har arbetat manuellt. Om ni har arbetat lite längre än vad schemat säger, kan ni signera tiden som är föreslagen och sedan lägga in den extra tiden som ett eget arbetspass. 7
Byt pass eller tillsätt ersättare Om ni vill byta pass eller ersätta en person som t ex har ringt in sig sjuk, klickar ni på Byt pass/ersätt. Ni får upp en dialog där ni först väljer vilken brukare ni vill ändra schemat för. Första fliken rör möjligheten för 2 assistenter att byta arbetspass med varandra. Välj på första raden den första assistenten som vill byta pass. Då kommer pass upp som personen har tilldelat sig enligt schemat. Välj passet som denne vill byta bort. Välj på andra raden den assistent som man vill byta pass med. Även här kommer de schemalagda passen upp så att ni kan välja vilket pass som ska bytas med. Skriv en notering till kontoret så att de vet varför bytet skedde och tryck sedan på Spara. Passen är nu bytta och man har ett uppdaterat schema för brukaren. Om en assistent t ex ringer till arbetsplatsen och sjukanmäler sig kan man ha god nytta av den andra fliken, Ersätt. Här väljer man först brukaren man ska ändra schema för. Sedan väljer man vilken assistent som ska ersätta en annan assistent. Välj assistenten som skulle arbeta så kommer assistentens pass upp. Välj det pass som ska ersättas och skriv i en notering om varför passet ersatts. Tryck Spara så uppdateras schemat. Det är viktigt att skapa ersättningen innan passet börjat i och med att systemet automatiskt skapar tidrapporten till den assistent som är schemalagd när arbetspasset börjar. 8
Schema På översta raden i menyn finns ett val Schema. Klicka på detta så ser du ditt aktuella schema hos de brukare du är kopplad till. Automatiskt kommer den aktuella veckan upp i schemat, men ni kan välja att se flera veckor. Ni har även en summering per vecka efter varje vecka enligt den summeringsberäkning ni valt ovanför schemat. Precis efter brukarnas namn (till vänster) finns en summering eller ett genomsnitt för hela visade perioden, beroende av det val av summeringsberäknings som du gjort. Kör ni på en dator kan ni hålla musen över arbetspassen för att få upp exakt information om arbetspasset. I annat fall finns de även listade under schemat med både totala tiden för arbetspasset och detaljer för vilka delar som ingår i arbetspasset. Högst upp kan ni välja Byt pass/ersätt för att byta pass med en kollega eller ersätta någon som blivit sjuk eller dylikt. Ni har även möjlighet att skriva ut schemat. 9
Traktamente Du matar in begäran om traktamente innan du ska göra en resa. Verksamhetschefen för din grupp kommer då få denna begäran för att se över om den kan godkännas. I och med att traktamente inte är en rättighet kommer verksamhetschefen se över hur mycket pengar det finns hos brukaren som grund för att godkänna eller neka traktamentet. Ni väljer vilken brukare det gäller. Välj sedan från och till vilka datum och tid traktamentet ska gälla, dvs när du påbörjar resan och när du är tillbaka från resan. Systemet räknar sedan ut hur många dagar det blir beroende av gällande lagar. Under typ väljer ni inrikes- eller utrikestraktamente. I det fall ni väljer utrikestraktamente kommer ni även behöva mata in land. För att få rätt traktamente matar ni in antalet frukost/lunch/middag som är inkluderat i resan och ni har även möjlighet att lämna mer information i fältet Notering. Tryck Lägg till för att lägga in informationen som direkt går vidare till verksamhetschefen för godkännande. 10
Milersättning Du matar in begäran om milersättning efter att du varit ute och rest med din egen bil. Här väljer du datum för resan samt brukare du åkte med. Vidare skriver du i Avreseort, Destination och hur många kilometer du åkte. Om ni har mer information, t ex om ni har fått betalt vissa delar från brukaren, fyll i detta i noteringsfältet. Tryck Lägg till för att lägga in informationen som direkt går vidare till verksamhetschefen för godkännande. 11
Ledighetsansökan Du begär ledigt innan du kommer ha ledigt och detta ska godkännas av verksamhetschefen för respektive grupp som blir påverkad under ledigheten. Du fyller i mellan vilka datum/tider som ledigheten ska gälla samt även typ av ledighet. Om du väljer Tjänstledighet kommer en till ruta komma upp där du kan ange typ av ledighet. Om du har information som du vill ge kontoret kan du ange detta under notering. Klicka på Hämta Brukare/pass och du kommer få en lista över brukare som du är kopplad till och i de fall du är schemalagd i Tidvis kommer du även se vilka pass detta gäller för att direkt kunna sätta en ersättare. 12
Du har här alltså möjlighet att välja att arbeta under vissa pass under din ledighet genom att ta bort markeringen från dessa pass. Om du väljer en ersättare på ditt första pass kommer Tidvis fråga om du vill ha samma ersättare för samtliga pass. Om du ska ha samma ersättare på de flesta pass kan du välja att den sätter samma ersättare för alla pass och att du, innan du sparar, ändrar de pass som ska ha en annan ersättare. För de brukare som inte har ett aktivt schema i Tidvis kommer du själv behöva ha koll på antalet timmar som du behöver vara ledig under perioden. Du matar in dessa för respektive brukare i sektionen Brukare utan schema Tryck Spara ledighet för att lägga in informationen som direkt går vidare till verksamhetschefen för godkännande. 13
Månadsöversikt Under Visa Månadsrapport kan du se din signerade tid sammanställd för vald månad. Du kan även här se vilken ledighet, milersättning och traktamente du begärt som gäller under månaden. För de 3 sistnämnda kommer du att se om de är godkända eller inte. När du har lämnat in och inget beslut tagits står status Signerad och i annat fall Godkänd eller Nekad samt även vem som tagit beslutet. Du ser i listan alla dagar som du rapporterat in att du arbetat eller varit frånvarande (ej sjuk). I den första tabellen syns inte dagar som du haft semester utan detta syns endast under tabellen för ledighetsansökan. Frånvaro är summan av all tid då du varit ledig för VAB. Under Normal och Väntetids -kolumnen finns all tid som ska rapporteras till myndigheter. Observera att Väntetid Veckoslut är inräknat i summan och specificerat inom parenteserna. I kolumnen Övrig tid samlas Överlappning, Ej tillgång Till arbete, Möte samt Utbildning. För att se detaljerna för en dag klickar du på dagens datum och får då se vilka tider som du rapporterat in samt hur mycket OB ni fått för respektive tid. Ni kan även välja att se tidigare månader genom att bläddra mellan månaderna eller välja månad och klicka Filtrera. Här kan ni även fokusera på filtrering av tider för en specifik brukare. 14
Välj Skriv ut för att skriva ut tabellen i liknande utseende som ni kan se på skärmen. Då visas samtliga dagars detaljer automatiskt. 15