Protokoll nr 5 2009 11 vid Förbundsstyrelsens sammanträde den 20 september 2009, Park Inn Hotell, Prag Deltagande: Förhinder: Vid protokollet: FS ledamöter: Pia Zätterström (Ordf.), Jane Andersson, Leif Bolin, Johan Kannerberg, Ola Lundberg, Sandra Muszynski, Mikael Peterson, Lena Puhasmägi, och Börje Sandgren. Personalens representant: Thomas Eklund Valberedningen: ----- Riksidrottens personal: Göran Larsson (tf GS) och Håkan Danielsson (FR). Övriga: Elin Johansson (se p 2 b) Solveig Lundström, Karin Mattsson Weijber, och Kerstin Rosén. Thomas Karlsson 1 a) Sammanträdets öppnande Ordf öppnar sammanträdet och hälsar samtliga välkomna till sammanträdet. 1 b) Protokolljusterare att till protokolljusterare utse Johan Kannerberg att tillsammans med Ordf justera dagens protokoll. 1 c) Anmälan av föregående protokoll att med godkännande notera protokollet från sammanträdet den 20 21 augusti. 1 d) Godkännande av föredragningslistan att godkänna föredragningslistan med tilläggen att lägga till m.m. i rubriken till 2 c), att behandla slutsatser från styrelsekonferensen som ärende 2 i), att som en rapport under 3 i) informera om kommande Distriktsledningskonferens i oktober. 2 a) Protokollets utformning mm Under ett av arbetspassen under styrelsekonferensen behandlades bl. a. hur de framtida protokollen ska utformas. Vidare diskuterades utifrån beslutad arbetsordning bl. a. vilka typer av styrelsesammanträden som ska genomföras, styrelsehandlingarnas utformning, samt handlingarnas sekretess. att GS/FR får i uppdrag att diskutera utformningen med den framtida sekreteraren (se beslut under p 2 b).
2 b) Utseende av protokollsekreterare för resten av mandatperioden Då nuvarande protokollsekreterare Thomas Karlsson begärt att bli entledigad från uppdraget, måste ny utses för resterande mandatperiod. FR upplyser att juridikavdelning kommer att förstärkas från och med den 1 oktober med Elin Johansson, tidigare förtroendevald styrelseledamot i SISU Idrottsutbildarna Uppland och Upplands Idrottsförbunds styrelser, och föreslår att en av hennes arbetsuppgifter ska vara att tjänstgöra som protokollsekreterare i FS. att utse Elin Johansson till ny protokollsekreterare i FS för resten av mandatperioden. 2 c) FS-representation i olika grupper m.m. Ordf. har haft enskilda samtal med styrelseledamöterna inför styrelsemötet samt behandlades ärendet under styrelsekonferensen. att uppdra till GS/FR att komplettera förteckningen (bilaga 1) med direktiv, motsvarande till kommande sammanträde. 2 d) Idrottens regionala och lokala organisation uppdrag från SISU-stämman Ärendet har tidigare behandlats av FS och RS (augusti) varvid likalydande styrelsebeslut har tagits innebärande att det i samarbete mellan SISU Idrottsutbildarna och RF utarbetas ett förslag som tydliggör hur DF och SISU-distrikten både organisatoriskt (bl.a. geografisk indelning) och verksamhetsmässigt ska knytas närmare SISU Idrottsutbildarna/RF som dess regionala stödorgan för SF:s regionala och lokala verksamhet. Det beslutades även att uppdra till tf GS att till de båda styrelsernas septembersammanträden återkomma med förslag till projektdirektiv och sammansättning av projektgruppen. Vid beredningen av ärendet har tf GS funnit att innan ett större utredningsarbete påbörjas i en bredare projektgrupp, bör en förstudie göras enligt Steg 1 i SISU-stämmans beslut enligt nedan, för att ta fram fakta rörande distriktsförbunden, samt att GS i samråd med utsedda FS- och RS-ledamöter får i uppdrag att efter genomförd förstudie senast till januarisammanträdet återkomma med förslag till direktiv för en bredare projektgrupp. I tidigare utlåtande till FS/RS presenterades utredningsarbetet i följande steg utifrån vilka ett utredningsdirektiv ska utgå: Steg 1: kartläggning/beskrivning vad gäller nuläget av idrottens lokala/regionala struktur dels medlemsorganisationerna (SDF och motsvarande) dels stödorganisationerna (DF/SISU-distrikt). Beskrivningen ska inte enbart handla om vilka olika enheter/avdelningar etc som finns utan också vilka juridiska och andra formella system som håller samman och reglerar enheterna. Steg 2: En analys vad gäller behovet/önskemålet/betydelsen av en regional/lokal struktur; vems behov ska tillfredsställas, vilka behov ska tillfredsställas etc. Steg 3: Om det finns ett tydligt behov av en regional/lokal struktur hur ska/kan då denna se ut utifrån olika parametrar; var människor bor, länsindelningar etc. Steg 4: Vilka resurser krävs för att ha en regional/lokal struktur och hur ska/kan detta finansieras?
att uppdra till GS att i samråd med utsedda FS- och RS-ledamöter göra en förstudie avseende fakta om distriktsförbunden verksamhet, omfattning m.m. enligt Steg 1; samt att uppdra till GS att, i samråd med utsedda FS- och RS-ledamöter, senast vid de båda styrelsernas januarisammanträden återkomma med förslag till projektdirektiv och sammansättning av projektgrupp. 2 e) Resepolicy för SISU Idrottsutbildarna, och för SISU Idrottsböcker AB Vid senaste FS-sammanträdet förelåg ett förslag till resepolicy för förtroendevalda och anställda i SISU Idrottsutbildarna och RF som inte hade behandlats med de fackliga organisationerna. Detta är nu gjort och de har ställt sig bakom förslaget. att med reservation för att RS fattar motsvarande beslut vid sitt kommande sammanträde, fastställa resepolicy (bilaga 2) att gälla för Studieförbundet SISU Idrottsutbildarnas förtroendevalda och dess anställda. Bolagsstyrelsen beslutar att med reservation för att RS fattar motsvarande beslut vid sitt kommande sammanträde, fastställa resepolicy (bilaga 2) att gälla för SISU Idrottsböcker AB:s förtroendevalda och dess anställda. 2 f) Studieförbundet SISU Idrottsutbildarna 25 år Vid sammanträdet den 30 juni framförde FS ledamöter många medskick som noterades av den föredragande Camilla Hagman, varefter FS beslöt att uppdra till Tf GS/FR att med ledning av de förda diskussionerna återkomma med ett nytt förslag till augustimötet. Vid augustimötet bordlades ärendet till dagens sammanträde. Ärendet diskuteras varefter FR föreslår att det slutligen behandlas på decembersammanträdet. att uppdra åt GS/FR att efter dagens diskussion återkomma med ett slutligt förslag till decembersammanträdet. 2 g) SISU Idrottsböcker AB (FS i egenskap av bolagsstyrelse) Under styrelsekonferensen diskuteras det uppdrag FS-ledamöterna har att också vara ledamot i bolagsstyrelsen för SISU Idrottsböcker AB. Bolagsstyrelsen beslutar att uppdra till VD att senast till decembersammanträdet återkomma med förslag om bolagsstyrelsens framtida roll mm. 2 h) Bosön Idrottsfolkhögskola Under styrelsekonferensens diskuterades det uppdrag som åligger FS såsom företrädare för huvudmannen för Bosön idrottshögskola. att uppdra till GS att senast till decembersammanträdet återkomma med förslag om strategier mm avseende FS företrädarroll för Bosön Idrottsfolkhögskolas verksamhet. 2 i) Sammanfattning styrelsekonferensen Ordf. gör en sammanfattning av styrelsekonferensen.
att uppdra till GS/FR att senast till decembersammanträdet återkommer med handlings- och tidplan m.m. för de olika områden som diskuterades under styrelsekonferensen. Följande rapporter läggs med godkännande till handlingarna 3 a. Idrottsböcker AB: Progressrapport (FS i egenskap av bolagsstyrelse) 3 b. Ekonomirapport 3 c. Ungdomsrådet med närliggande frågor 3 d. Arbetsmiljö- och hälsorapport 2006 2008 för RF och SISU Idrottsutbildarna 3 e. Trygghetsrådet och Folkbildningsrådet 3 f. GS rapport med RS-protokoll 3 g. Ordförandens rapport Ordf. upplyser att hon tillsammans med FR och RF:s ordförande Karin Mattsson Weijber har haft en heldags introduktionsutbildning för nytillträdda förtroendevalda i Idrottens Hus i Stockholm. Hon har också tillsammans med RF:s ordförande träffat Sandra Muszynski och Helena Carlsson från Ungdomsrådet och diskuterat framtiden. Hon bevistade också som inbjuden den s k Finnkampen i Göteborg i friidrott. 3 h. FS-ledamöternas rapport Johan Kannerberg rapporterar att han genomgått introduktionsutbildningen för nytillträdda förtroendevalda i Idrottens Hus i Stockholm. 3 i. Distriktsledningskonferensen En muntlig information ges utifrån aktuella programpunkter. Slutliga programmet fastställs av GS/FR tillsammans med Ordf. och RF:s ordförande Karin Mattsson Weijber. 4. Kommande FS-sammanträden 1. 16 oktober kl 16 19, Bosön. Det beslutas om en reservtid för sammanträde vid eventuellt behov på fm lördagen den 17 oktober. 2. 2 december kl 12 19, Skövde Vid protokollet Thomas Karlsson Justeras Pia Zätterström, ordförande Johan Kannerberg, förbundsledamot
Bilaga 1 Sammanställning av SISU Idrottsutbildarnas råd, arbets- och projektgrupper samt övrig representation av SISU Idrottsutbildarna. Valda organ av SISU-stämman (2009) Förbundsstyrelsen Pia Zätterström, ordförande Jane Andersson, vice ordförande Leif Bolin, vice ordförande Johan Kannerberg Solveig Lundström Sandra Muszynski Mikael Peterson Lena Puhasmägi Kerstin Rosén Börje Sandgren Thomas Eklund (personalens repr.) Revisorer Jonas Gran (Ulrika Granholm Dahl ersättare) Ola Spinnars (Ulf Järlebro ersättare) Av FS utsedda grupper Etikrådet: Kerstin Rosén, ordf. Lena Berglund, Västernorrland Clas Pantzar. Östergötland Martina Enar, Västergötland Gert Carlsson, Blekinge Håkan Danielsson Gemensamma grupper med RS Valberedning Solveig Sundequist, ordförande Helena Carlsson Eva Eliasson Emil Johansson Bo Karlsson Madeleine Melander Lars Runsvik Valnämnd Sören Karlström, sammankallande Pernilla Eriksson Johanna Jönsson Lars-Gunnar Tjärnquist Styrgrupp Riksidrottsmötet 2011 Styrgrupp Riksidrottsforum 2010 Solveig Lundström Jane Andersson, ordförande Mikael Peterson Överenskommelse med RF Ungdomsrådet Jane Andersson, (jan.2010 dec. 2011) Leif Bolin, Mikael Peterson,adj. Ordförandeberedning RF-SOK- Idrottens regionala och lokala organisationer SISU Idrottsutbildarna (Stämmobeslut) Pia Zätterström Börje Sandgren Håkan Danielsson, FR Idrottsrörelsen och gymnasieutbildningen Kanslisamordningsgrupp (Stämmobeslut) Pia Zätterström Håkan Danielsson, FR
RF:s IT-råd Mikael Peterson Styrgrupp Idrottslyftet Börje Sandgren Lena Puhasmägi Referensgrupp för valarbetet Leif Bolin Sandra Muszynski Övrig representation Skola och Idrott (Stämmobeslut) Bosökommittén Johan Kannerberg Likartat grundutbildningsutbud i hela landet (stämmobeslut) Mikael Peterson Svenska Idrottsakademins styrelse Kerstin Rosén FBF:s datadeligation Göran Larsson Styrgrupp Ideell Arena Christer Pallin Breddidrottsrådet Solveig Lundström Arbetsgrupp för Idrottens Jämställdhetsplan (stämmobeslut) Johan Kannerberg Branschkommitté Idrott Håkan Danielsson (även med i AA:s förhandlingsdeligation) Gustavansvariggruppen Eva Nilsson Omvärldsbevakning Förlagsverksamhet Leif Bolin Kerstin Rosén Virtuella mötesplatser m.m Sandra Muszynski Bredd & Motion Solveig Lundström IT Mikael Peterson Skolområdet Bosön Idrottsfolkhögskola Forskning Jane Andersson Kapitalbildning Jane Andersson 2009-10-02 HDa
Bilaga 2 Resepolicy för RF och SISU Idrottsutbildarna Denna policy riktar sig till Riksidrottsförbundets och Studieförbundet SISU Idrottsutbildarnas förtroendevalda och anställda. Den gäller för alla tjänsteresor och transporter som sker vid de olika verksamheterna inom organisationerna och dess helägda bolag samt Bosöstiftelsen. Syftet med policyn är att alla resor och transporter ska ske så miljöanpassat, trafiksäkert och kostnadseffektivt som möjligt samt samtidigt beakta organisationernas samarbetsavtal. Miljöhänsyn och trafiksäkerhet kan i vissa fall motivera en dyrare resa eller en resa som tar längre tid. Var och en har ansvar för att det egna resandet i tjänsten sker i enlighet med policyns riktlinjer. Cheferna har ansvar för att personalen är informerad om policyn och följer den. Att resa kostnadseffektivt, säkert och miljövänligt innebär: att resor planeras i så god tid att kombinationer av biljetter, samordning och anpassning av resor blir möjliga och att mest fördelaktiga färdsätt och logi kan väljas, att färdsätt och logi väljs så att arbetstiden utnyttjas effektivt, att beställning av resor och logi görs på ett sådant sätt att organisationernas ställning som storkund tillvaratas samt att kostnader för reseadministration minimeras. Generella principer Planera varje resa så att den blir så effektiv, trafiksäker, miljöanpassad och ekonomisk som möjligt. Om de olika kraven skulle stå mot varandra måste en avvägning ske utifrån de specifika förutsättningarna. Det är viktigt med personliga möten men man ska av miljöskäl undersöka om det går att ersätta en resa med något annat sätt att kommunicera, t.ex. telefon, telefonmöte, videokonferens, e-post eller post. Möten bör förläggas så att resandet minimeras. Planera för att genomföra flera aktiviteter under samma resa. Vid lokala transporter ska i första hand allmänna kommunikationer såsom buss och tunnelbana användas. Om bil måste användas, använd i första hand bil ur organisationernas bilpool istället för egen bil. Tåg är oftast det bästa alternativet med avseende på såväl effektivitet som säkerhet och miljö. Flyg är ett godtagbart alternativ om andra färdsätt bedöms vara orimliga ur tidssynpunkt. Saknas allmänna kommunikationer eller om avgång/ankomst och total restid inte passar tidsschemat, kan resa ske med hyrbil. Vid val av färdsätt ska hänsyn också tas till praktiska, ekonomiska och tidsmässiga faktorer. När möten och konferenser planeras ska platsen väljas med tanke på alla deltagares sammantagna resande. De ska kunna ta sig till mötet på ett säkert och miljöanpassat sätt. Hotell och konferensanläggningar ska ha ett dokumenterat miljöengagemang och om så
behövs vara utformade När hela RS, FS, LG m. fl. ska resa ska man undersöka om det är möjligt att resa med olika avgångar. för funktionshindrade. Vid gruppresor ska information om ressätt, resväg, hotell m.m. meddelas personalchefen. Resebyrå Avtal har för närvarande tecknats med resebyrån SCANWORLD. Resebyrån ska vara en aktiv reserådgivare och ansvarar för att organisationernas avtal och policy tillämpas. Scanworld Sundbyberg Telefonnummer: 08-54 54 50 30 E-post: idrott@scanworld.se Adress: Allén 6A 172 66 Sundbyberg Öppettider: Måndag Fredag 08.00 17.00 Hemsida: Kontaktpersoner: www.scanworld.se Krister Lundström, Mikael Engvall, Maria Tjädersten, Therese Jirebeck, Ingeborg Werner Jourservice Om du skulle behöva boka/boka om en resa utanför kontorstid, så har SCANWORLD en affärsresejour som kan nås på telefonnummer: 0770-457 689. Ansvar Var och en har ansvar för att det egna resandet i tjänsten sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt. Det är resenären som ansvarar för att den enskilda resan sker enligt policyn. Beställning av resor Tjänsteresor och kostnader i samband med dessa ska i förväg godkännas av avdelningschef. Resor utanför Norden ska godkännas av respektive ordförande för förtroendevalda och av GS för tjänstemän. Beställningar av flyg-, tåg- och båtbiljetter, hotellrum, hyrbilar, flygbuss/taxi och liknande som sker via SCANWORLD ska en referens och vilken organisation det gäller alltid uppges. Resesätt Tåg RF har avtal med SJ. Priserna på tågresor är flytande och förändras dagligen beroende på tillgång och efterfrågan. Vissa dagar kan 1:a klass vara billigare än 2:a klass. Resebyrån bokar det som är billigast vid varje tillfälle. Både tidsvinst-, och miljö- och kostnadsbesparing ska beaktas i valet mellan X2000 och flyg. För nattåg får resa företas i 1:a klass med egen kupé.
Flyg I första hand ska vi resa i ekonomi/lågpris alternativt turistklass. Endast om uppdraget kräver möjlighet till snabba ombokningar flyger vi i en dyrare klass. Beställ din resa med god framförhållning för att hålla resekostnaderna nere. Vår resebyrå har fått i uppdrag att alltid presentera fler alternativ där det billigaste alternativet gäller. Vid anslutningsresor till och från flygplats bokas i första hand flygtåg, flygbuss eller alternativt flygtaxi. Detta kan bokas i samband med bokning av flygbiljett via resebyrån. Hotell Hotell bokas genom resebyrån, som i första hand ska boka på hotell som vi har avtal med (För närvarande Scandic Hotels, Choice Hotels och Radisson SAS Hotels). Taxi Taxi (För närvarande Taxikurir) får utnyttjas om kollektivt färdmedel inte kan användas, t.ex. om avresa eller hemresa sker mycket tidigt på morgonen eller sent på kvällen. Skäliga utlägg för taxi ersätts mot kvitto. Hyrbil Hyrbil (För närvarande Hertz) ska väljas med beaktande av färdsträcka, antal resenärer samt säkerhets- och miljöaspekter. I första hand bokas miljöbil i mellanklass såvida inte passagerarantal eller bagage kräver mer utrymme. Hyrbil bokas genom resebyrån. I första hand ska organisationernas bilpoolsbilar användas. Anställda som tilldelas förmånsbil ska använda denna när det är kostnads- och tidsmässigt fördelaktigt. Kreditering Helt eller delvis outnyttjade biljetter ska genast meddelas resebyrån för möjlighet till kreditering. Egen bil Egen bil får endast användas efter överenskommelse med chef. Vid resa med egen bil utgår ersättning enligt det lokala reseavtalet. Egen bil som används i tjänsten bör uppfylla höga säkerhets- och miljökrav, i samma nivå som tjänstebilar. Trängselskatt ersätts endast i samband med tjänsteärende och då mot uppvisande av kvitto. Ersättningen är skattefri. Efterlevnad av lagstiftningen Vid tjänsteresor med bil betonas särskilt att lagar och regler ska följas, du ska t.ex. inneha erforderligt körkort, följa hastighetsbegränsningar, aldrig köra under inverkan av droger eller alkohol samt se till att alla i bilen använder bilbälte under färd.
Körsätt Körsättet har stor påverkan på bränsleförbrukning och avgasutsläpp. Med ett sparsamt körsätt kan man spara både pengar och miljö utan att förlora tid. Medarbetare som kör mycket i tjänsten bör erbjudas utbildning i sparsam körning, t.ex. EcoDriving. Ett förutseende och anpassat körsätt ökar dessutom säkerheten. Vid längre körningar bör rast eller vila tas efter ca 2 timmars körning. Samtal i mobiltelefon ska undvikas under körning. Om samtal är nödvändigt ska s.k. handsfreeutrustning användas. Reseräkning Reseräkning bör upprättas så snart som möjligt efter avslutad resa (se blankett reseräkning som återfinns som bilaga till detta dokument alt. på intranätet.) Reseräkningen ska medföljas av alla kvitton och underlag som har tagits upp ( s.k. slippar godkänns inte som kvitto). Reseräkningen attesteras av överordnad chef och ersättning betalas ut via lön. Bonusprogram Medlemskap i olika bonussystem får inte styra val av leverantör, utan resepolicy och avtal ska alltid följas. Försäkringar Vid tjänsteresor gäller tjänstereseförsäkring tecknad med Folksam. Om snabb hjälp krävs under utlandsresa, ring hotlinenummer +45 70 10 50 50, SOS- International i Köpenhamn som har öppet dygnet runt. Vid resor till länder inom EU är det numera mycket viktigt att ha med sig intyg Europeiskt sjukförsäkringskort från Försäkringskassan. Intyget ger rätt till akut sjukvård på samma villkor som det egna landets medborgare. Kortet kan beställas på www.fk.se Förmåns- och tjänstebilar Vid inköp av förmåns- och tjänstebilar ska de miljökrav som ställs för att få bästa möjliga förmånsvärde och minsta möjliga miljöpåverkan beaktas. Vid upphandling av fordon ska de vara är miljöklassade för Eldrift (hybridbil), biogas, E85 eller miljödiesel eller annat alternativt bränsle som ansvariga myndigheter över tid miljöklassat.