Bokslutsinformation 28 maj 2015 Inledning RiR HT-15 Besök v 35, 41, 45, 47 och 50 Tidpunkter i bokslutsarbetet Frågor & avslut Bokslutsinformation på webben https://mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/bokslut Tidplanen finns här! 1
Avgiftsfinansierad verksamhet - Riksrevisionens minnesanteckningar Balanserat överskott på ca 30 % (85,1 mnkr). Full kostnadstäckning på några års sikt. Central styrning och uppföljning bör förbättras Är avgifterna för höga? Översyn kostnadsfördelning/redovisade kostnader? Rekommendation: se över rutinerna gällande när ett projekt kan/ska periodiseras respektive resultatföras Bidragsfinansierad verksamhet - Riksrevisionens minnesanteckningar Fel har konstaterats Oförbrukade bidrag trots att avtalstiden gått ut Central styrning och uppföljning även på mindre projekt Översyn kostnadsfördelning/redovisade kostnader? Rekommendation: se över rutinerna gällande när ett projekt kan/ska periodiseras respektive resultatföras 2
Övriga iakttagelser - Riksrevisionens minnesanteckningar Personalkostnader - korrekt redovisning på projektnivå Semesterlöneskuld för mkt sparade dagar Hantering av övertid hanteras vid sidan av lönesystemet Översyn kostnadsfördelning/redovisade kostnader, på rätt projekt och i rätt period RiR granskning hösten 2015 Ladok Bidragsfinansierad verksamhet Avgiftsfinansierad verksamhet Anläggningstillgångar Bokslutsprocessen Personalkostnader Fakturahantering och betalningar Resultatredovisning Holdingbolag Bisysslor FISK 3
Rättvisande verksamhetsutfall Resultaträkningen bokförd på kostnadsbärare; kodfält 4 Projekt Rättvisande resultat per prestation: Intäkter och kostnader ska redovisas där verksamheten bedrivs Kontroller som behöver göras för att komma fram till det Är personalen bokförd på rätt projekt och prestation Är lokalkostnaderna fördelade till alla projekt som ska belastas med lokalkostnader Har driftskostander bokförts på rätt projekt och prestation Periodavgränsningsposter Kostnad Intäkt Tillgång Skuld Förutbetalda kostnader T ex förskottsbetald hyra och prenumerationer. En kostnad som universitetet betalat eller fått faktura på under räkenskapsåret, men som helt eller delvis hör till det kommande räkenskapsåret. Redovisas i balansräkningen som en tillgång. Upplupna kostnader T ex semesterlöneskuld och övertid. En kostnad som hör till bokslutsåret, men där universitetet varken fått faktura eller betalat för tjänsten eller varan före bokslutsdagen. Redovisas i balansräkningen som en skuld. Upplupna intäkter En intäkt som hör till bokslutsåret, men där universitetet varken har skickat en faktura eller fått betalt för tjänsten eller varan före bokslutsdagen. Redovisas i balansräkningen som en tillgång. Förutbetalda intäkter T ex förskott från bidragsgivare. En intäkt som universitetet fått betalt för eller skickat faktura på under räkenskapsåret men som helt eller delvis hör till kommande räkenskapsår. Redovisas i balansräkningen som en skuld. 4
Periodisering av kostnader Vertyp BOKP; ange tydlig vertext! Automatisk periodisering när lev fakt bokförs Förutbetalda kostnader: - Fakturor med fakturadatum under våren - Kredit RR/Debet BR (1618, 1619) Upplupna kostnader: - Fakturor med fakturadatum under hösten - Uppskattad beräkning om faktura ej kommit - Debet RR/Kredit BR (271x) Hantering av periodiseringar Vänd inte alla periodiseringar den 1 juli Periodiseringarna ska vändas då kostnad / intäkt uppstår Perioder är öppna framåt i tiden 12 månader Periodsaldoöverföring varje dygn Ekonomiadministration, del 5 5
Specifikationer till AEU Blankett kommer läggas ut nästa vecka Saldo per konto och med jämförelse med fg år Spec över ingående poster på ett konto Kopior på resp bokförd post Skickas till ekonomisupport@uadm.uu.se, senast 8 juli, ange bokslutsspecar och org nr i rubriken på mejlet Ekonomiadministration, del 5 Tidplan halvårsbokslut 2015 Tors 2 juli Fre 3 juli kl. 15 Må 6 juli kl. 12 Ons 8 juli kl. 16 Fas 1 Sluttid för diverse aktiviteter Fas 2 Attester och anläggningar klara! Fas 3 Slutlig kontroll och omföringar Fas 4 Endast BKVP-bokningar Brytdag import skannade lev.fakturor Körning avskrivn. Stängt för grundbokföring. Körning transf., indir, medfin, per. oförbr bidrag RD stängs för halvåret och AEU bokför resultat 6
Fas 1 t.o.m brytdagen, 2 juli Några viktiga hållpunkter och aktiviteter 11/6 Skicka lämnade bidrag för skanning (el. blankett EA17x). Attest senast 26/6. 15/6 Kundförlust till AEU. Medfinansiering; avstämn. och ev. nya projekt. 16/6 Registrera interna kundfakturor (men lev.fakturor möjligt t.o.m. 2 juli). 26/6 Attest lämnade bidrag i RD/LFP. Godkänna preliminära rekvisitioner & fakturaunderlag i KDB. Skapa kundfakturor i RD Classic (ej KDB). Forts fas 1 t.o.m brytdagen, 2 juli Några viktiga hållpunkter och aktiviteter, forts. Aktiviteter Periodisera upplupna och förutbetalda kostnader Bokför LTK steg 4 Kontroller; fördelning intäkter och kostnader per prest, allt bokfört på prest & proj, genomgång projekt, projektavslut, periodisering. To 2/7 Brytdag för import skannade fakturor, för verdatum 20150630 2/7 kl 16 Bokföringsfiler till AEU för inläsning (ex. 2070, medfin) Kundreskontran är stängd 26/6 kl 16-3/7 (utom för inbetalningar). AEU / förv aktiviteter TimeEdit t.o.m 15/6, Selevtavgifter t.o.m. 31/5, teleavgifter t.o.m 31/5, junilöner 18/6, anslag 25/5 7
Fas 2 t.o.m 3 juli kl. 15 Några viktiga hållpunkter och aktiviteter Alla fakturor ska vara attesterade Hantering av anläggningar ska vara klara Fortsatt arbete med kontroller och analyser Fre 3/7 kl. 15 Raindance stängs och AEU aktiviteter vidtar. AEU aktiviteter efter stängning Avskrivningar juni Fas 3 från 4 juli till 6 juli kl. 12 Några viktiga hållpunkter och aktiviteter Sista möjlighet till grundbokföring med BOKP och BIFP Glöm ej kostnadsfördelning till avgiftsfinansierade studenter Må 6/7 kl. 12 Raindance stängs för resten av dagen AEU aktiviteter efter stängning Transfereringar, indirekta kostnader, medfinansiering, periodisering av förutbetalda bidragsintäkter, uppbokning av upplupna bidragsintäkter 8
Fas 4 från 7 juli till 8 juli kl 16 Några viktiga hållpunkter och aktiviteter Raindance öppnar för registrering av vertyp BKVP Periodisera intäkter, främst upplupna intäkter och ev. avgifter. OBS. kontrakt måste finnas i KDB Saldo på medfinansieringsprojektet bokförs. 8/7 kl. 10 Sista tidpunkt att skicka excelfiler till AEU (ex 2070 och medfin) 8/7 kl. 16 Raindanceportalen stängs för BKVP-transaktioner. Inga mer bokningar kan göras av institutionerna. Faktaruta 1 Vad är BKVP-bokningar? BKVP är en verifikationstyp som institutionerna kan använda i RD-portalen. BKVP används för att boka periodisering av intäkter, internränta och medfinansiering projekt xxx010000. Se MP Ekonomi Bokslut Bokföring med vertyp BKVP. Forts fas 4 från 7 juli till 8 juli kl 16 AEU aktiviteter efter stängning Bokning av årets resultat Stödverksamhetens resultat på inst. förs till huvudprojektet inom stöd Faktaruta 2 Vem gör vad med periodiserade intäkter Bidrag: AEU bokar upp och upplöser oförbrukade bidrag. AEU löser upp upplupna bidrag när nya intäkter inkommer. Institutionerna bokar upp upplupna intäkter själva. Avgifter: Hanteras endast av institutionerna Anslag: Periodiseras ej Intern försäljning: periodiseras ej 9
Avgiftsfinansierade studenter Redovisas på egen kostnadsbärare (projekt) Intäkter fördelas av resp. vetenskapsområde Konto 3326, prestation 111 Full kostnadstäckning på prestation 111 Fördela kostnader från prestation 110 till 111: Antal avgiftsstudenter/totalt antal studenter Läs mer på webbsidan Avgiftsfinansierade studenter Stödverksamhet Administrationskostnader bokförda inom stöd Projektgrupp XXX00 Stödverksamhet Fördelning mellan utbildning och forskning Endast inom prestation 110, (120) resp. 210 Rapporterna STÖDET resp. STFUNK Fördelade indirekta kostnader 10
Lokaltjänstkostnader, LTK Ett eller flera LTK-projekt XXX01 10XX LTK steg 1-2 (3) bokförs 1 juni Mål: Inget saldo på konto 5010 utan prestation Om saldo < 10 tkr; AEU bokför Om saldo > 10 tkr; skicka in blankett EA38 Reglering LTK utan prestation senast 12 juni Lokaltjänstkostnader, LTK Omfördelning av LTK inom kärnverksamheten? Skicka in blankett EA37 Ny fördelning LTK steg 2-3 senast 12 juni AEU bokför omfördelningarna senast 18 juni LTK till kostnadsbärarna (projekten) Konto 5017, egen motpartskod Se webbsidan Avstämning LTK steg 4 11
Medfinansiering Är all medfinansiering bokförd? Blankett EA34 Projektbudget medfinansiering Stäm av medfinansieringen på avslutade projekt: Kredit konto 3090 får ej överstiga sammanlagt debetsaldo på konto 5017 och 5860. Blankett EA36 Avstämning medfinansiering Blanketterna till AEU senast 15 juni Vad skall göras 7-8 juli? 12
Fördela ränta Rekommendation: Bokför räntan på ett eget projekt per prestation om inte finansiär kräver annat. Undantag: Lokalprojekt På xxx019xxx bokförs räntan automatiskt Kv 2 bokförs ingen ränta på dessa projektgrupper! Justering medfinansiering Projekt xxx010000 Medfinansiering anslag Debetsaldo 3090 = kreditsaldo 307x Justering görs på 307x Utfall på projektet skall vara 0 13
Periodisering av intäkter Kontrollera befintliga automatiska periodiseringar 1631, 1632 Upplupna bidragsintäkter 2731, 2732 Oförbrukade bidrag Riksrevisionens iakttagelser 2014 Förutbetalda intäkter: I projekt XXXXXXXXX Exempelutbildning har vi noterat periodiseringsfel då underlag visar att periodiserade intäkter avser kurser som avslutats 2014. Felet uppgår till 1 081 tkr, borde ha resultatförts. 14
Riksrevisionens iakttagelser 2014 Nio projekt (av RiR s urval) som redovisats under oförbrukade bidrag saknar giltiga avtal, vilket pekar på att projekten borde ha resultatförts: XXXXXXXX Exempelforskning1 XXXXXXXX Exempelforskning2 823 tkr 637 tkr osv osv Totalt: 4 558 tkr Periodisering av intäkter Förutbetalda intäkter (debet RR / kredit BR) Projekt med större intäkter än kostnader 1. Bidragsfinansierade projekt: Kontrollera den automatiska periodiseringen. Ev resultatföras? 2. Avgiftsfinansierade projekt: Periodisera manuellt om inte intäkterna står i proportion till nedlagt arbete. Ev resultatföras? OBS! Hänvisa i verifikationstext till aktuell kundfaktura eller KDB-nr. Gärna en förklarande text. 15
Periodisering av intäkter Upplupna intäkter (kredit RR / debet BR) Projekt med större kostnader än intäkter Både bidrags- och avgiftsfinansierade projekt: Finns ytterligare finansiering? Periodisera och hänvisa till avtalets KDB-nummer. Saknas ytterligare finansiering? Resultatet kommer att bokföras K 8998/D 2091. DAGS ATT KOLLA INTPER! Periodisering av intäkter Periodiseringskonton RR/BR skall matcha Stäm av med rapporten INTPER Period: 150101; Antal perioder: 6 Differenser skall redas ut och ev. åtgärdas Vissa differenser får kvarstå 16
Avslut av projekt Projekt där verksamheten är avslutad: Lös upp periodiseringar (ev återbetalning till finansiär) Avsluta resultaträkningen med 8999/2090 Justera över-/underskott med 2090 /2090 (årets kapitalförändring alt 2070/2070 (balanserad kapitalförändring) mellan projekt inom samma prest. 8999/2090 är öppet tom 6/7. En sista koll. AVSPRO INTPER FSKBID FORDBI SEMESTER! 17
Bokföring av resultat vid delårsbokslut Kombinationen 8998 / 2091 används endast vid delårsbokslut. Resultatet bokförs och vänds med datum 1/7 av AEU. Delårsresultatet kan avläsas per 30/6. 8998 Kapitalförändring under året 2091 Kapitalförändring under året enl RR Bokföring av resultat under året och vid årsbokslut Kombinationen 8999 / 2090 används för avslut av projekt löpande under året och vid årsbokslut. Resultatet vid bokslut bokförs av AEU. 8999 Årets kapitalförändring 2090 Årets kapitalförändring enl RR 18
Kontaktpersoner Birgitta Magnusson Org 100-106, 465-469, 710-860 Katarina Lievonen Org 113-127, 510-600 Gunilla Knutson Org 130-235, 901-911 Daniel Johansson Org 235-464, 470-499 Hanna Mörtberg Kontakta oss för råd och stöd! Tack för idag! 19