Tidplan och checklista för bokslutet 30 juni 2016 Dag Datum Händelse Kontroll/Åtgärder/Att göra Rapport/ hjälpmedel Kontrollera kvarvarande periodiseringsposter från helårsbokslutet. Ti 31 maj Bokslutsinformation 10.00-12.00, Sal 2001, Ångström On 1 jun Lokaltjänstkostnader (LTK) för juni bokförs av byggnadsavdelningen. LTK-fördelning steg 1-3 för juni bokförs av AEU. Fr 10 jun Sista dag att skicka in reglering på LTK-saldon över 10 000 kr utan prestation (blankett EA38) samt ev. ändrad fördelning av LTK steg 2-3 (blankett EA37) till AEU. Fr 10 jun Sista dag att registrera reseräkningar (inkl att underlag finns hos p- avd) i Primula Res för att kunna få utbetalning i samband med lön för juni. Observera att attest måste ske före Primulas månadsomställning. On 15 jun Sista dag att skicka rekvisitioner (lämnade bidrag) resp. blankett EA17x till skanning för utbetalning av lämnade bidrag/ transfereringar. Dessa fakturor måste vara utbetalade (status HBET) senast 160630 vilket medför att attest måste vara gjord senast 160628. Konterade/attesterade senast 160628! Förfallodatum måste anges till senast 160630! KOSPER INTPER Blankett EA 37 och 38 Primula Res On 15 jun Begäran om konstaterad kundförlust AEU till handa. EA-boken 7.3.1 On 15 jun Sista dag att skicka in filer avseende nya projekt för medfinansiering samt avstämning av medfinansiering. Blankett EA 34 och 36 To- Fr 16-17 jun Månadsomställning Primula. Primula stänger 13:00 16 juni. Fr 17 jun Sista dag/tidpunkt för registrering av interna kundfakturor. Under perioden 18 juni 5 juli endast möjligt att hantera interna RD/IFP LFP/LR 1
leverantörsfakturor. Fr 17 jun Bokade lokaler TimeEdit t o m 15 jun och bokade skrivplatser t o m 30 jun debiteras av Byggnadsavd. Telekostnader t o m 31 maj debiteras av IT-avdelningen. Licensavgifter t o m 31 maj debiteras av AEU. Underlag för resp debitering: TimeEdit https://mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/redovisningsfrag or/redovisa-kostnader/lokalkostnader/debiteringartimeedit Skrivplatser Skickas med internpost Licensavgifter Skickas per mejl till licensansvariga för vidarebefordran Telekostnader Skickas med internpost Fr 17 jun AEU bokför omföringar av LTK-saldon utan prestation samt ev. förändringar i LTK steg 2-3 senast detta datum. Ti 28 jun Statsanslag till utbildning och forskning/forskarutbildning bokförs. Ev ändring i bokföringen av anslag skall vara AEU tillhanda senast 160616! Ti 28 jun Kl. 16.00. Sista dag/tidpunkt för attest av leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag i RD/LFP. On 29 jun Kl. 15.00. Sista dag/tidpunkt att godkänna preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag i KDB. To 30 jun Sista dag för registrering av kundfakturor (ej KDB) i RD/KR. Därefter hålls kundreskontran stängd t o m 4 juli. Må 4 jul Brytdag Må 4 jul Sista dag för import av skannade leverantörsfakturor med fakturadatum före 160701 med verdatum i juni 2016. Förfallodatum anges till senast 30 juni. Observera att inga rekvisitioner resp. blankett EA17x avseende lämnade bidrag får skickas till skanning under perioden 14 juni 1 juli. Kontrollera kundfakturor med status NY el PREL. Följ upp förfallna, ej betalda, FAKT. Begäran om konstaterad kundförlust ställs till EA senast 15 juni, se ovan. Kontrollera saldon på avräkningskonto 1580-1583. Framställ fakturor/rekvisitioner! Obligatoriskt! Fördelning LTK steg 4 till kärnverksamhetens samtliga LFP/LR KDB KR RD/LFP BASEN för %-fördelning 2
Må 4 jul Kl. 16.00. Sista dag/tidpunkt att skicka excelfiler till AEU avseende bokföring på konton som inte är öppna i Bokföringsportalen för inst/avd. för inläsning i Raindance. prestationer och projekt samt avstämning konto 5017. Försäljningsintäkter korrekt klassificerade? Försäljning enligt 4 Avgiftsförordningen eller uppdragsutbildning/uppdragsforskning enligt regleringsbrev? Kontrollera verksamhetsutfall, fördelning av intäkter och kostnader per prestation. Stäm av saldo på konto 1575, 1576, 2599, 2601, 2603, 2632. Periodisera upplupna/förutbetalda kostnader. Kontrollera kombinationen av periodiseringskonto. För över nya anläggningar till AR. Kontrollera saldo på kto 1000. Kontrollera att alla poster i resultaträkningen är bokförda på prestation och projekt och att rätt prestation/projekt använts. Genomgång av projekt: Finns projekt där verksamheten avslutas? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatbokföras? Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt. Rättelser görs med BOKP. Kontrollera att lämnade bidrag har korrekt kontering och att tillräcklig finansiering finns. GLIS för faktiskt belopp /RRORPK MP-Ekonomi- Bokslut-Redovisning per prestation ORGÖV/RRORGP/ RRORPK För pr 410 och 510: RRORGF/RRORFK KOSPER Kontoplan för periodisering AR/ PROJÖV/AVSPRO PROBOK AVSPRO TRKOLL 3
Ti 5 jul Raindance stängs kl. 12.00. Alla externa och interna fakturor i portalen ska vara attesterade och alla preliminära anläggningar omhändertagna. (Rekvisioner avseende lämnade bidrag undantagna enl. ovan.) När alla fakturor är klara bokförs juni månads avskrivningar. Därefter öppnas RD igen ca kl 15:00 för att återstående bokningar och rättelser etc ska kunna göras. On 6 jul Raindance stängs kl. 15.00 Sista dag/tidpunkt att periodisera upplupna eller förutbetalda kostnader samt att registrera omföringar/rättelser med vertyp BOKP/BIFP med verdatum tom 160630. Efter kl. 15.00 bokför AEU finansiering av lämnade bidrag/transfereringar, indirekta kostnader, medfinansiering, periodisering av förutbetalda bidragsintäkter, periodisering av upplupna bidragsintäkter samt internränta kv 2/2016. To 7 jul Raindance öppnas för registrering av BKVP-transaktioner i juniperioden. Omför ränta kv 2 2016 till prestation och projekt. Nollställ projekt xxx010000 Medfinansiering anslag Genomgång av projekt: Kontrollera periodisering av bidrag. Behöver justeringar göras? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatbokföras? Gå igenom erhållna försäljningsintäkter prest 112, 120 och 230. Förutbetalda försäljningsintäkter ska periodiseras! Periodisera upplupna intäkter (bidragsintäkter eller ERÄNTA i MP Stöd och service- Ekonomi- Ekonomisystemet Raindance- Internränta. PROBOK AVSPRO 4
försäljningsintäkter) om kontrakt finns. Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt. Periodisera upplupna/förutbetalda intäkter. Kontrollera kombinationen av periodiseringskonton. Fr 8 jul Kl.10.00. Sista dag/tidpunkt att skicka excelfiler till AEU avseende bokföring på konton som inte är öppna i Bokföringsportalen för inst/avd. för inläsning i Raindance. Fr 8 jul Senast kl. 16.00 stängs Raindance för registrering av BKVPtransaktioner i delårsbokslutet 2016. Fr 8 jul AEU bokför periodens resultat/kapitalförändring. Fr 8 jul Periodiseringsspecifikationen AEU tillhanda. Fr 8 jul Sista dag för rapportering i UPPDOK avseende vårterminen 2016 v 28-29 AEU sammanställer delårsbokslutet. Någon på resp org måste vara tillgänglig för frågor. INTPER Kontoplan för periodisering EFTER BOKSLUTET: Fr 1 jul Åter möjligt att skicka rekvisitioner resp. blankett EA17x till skanning för utbetalningar avseende lämnade bidrag/transfereringar. Ti 5 jul KDB öppnas. Ti 5 jul RD/KR öppnas för registrering av kundfakturor. RD/IFP öppnas för registrering av interna kundfakturor. RD/LFP öppnas för kontering av leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag (kontoklass 7) 5