Ett intranät för Umeå universitet Förstudie

Ett intranät för Umeå universitet Förstudie Informationsenheten Umeå universitet 2012-08-31 Dnr 102-22-96-11

Informationsenheten Intranät - förstudie Slutrapport 2012-08-31 Dnr 102-2296-11 Sid 1 (79) Innehåll Sammanfattning... 3 1 Uppdraget... 6 1.1 Resurser och projektorganisation... 6 1.2 Upplägg av förstudien... 6 2 Nuläge och behov... 8 2.1 Besöksstatistik på interna webbplatser... 8 2.2 Nuvarande lösningar på institutionsnivå... 9 2.3 Inloggningar i system... 9 2.4 Benchmarks... 9 2.5 Nulägesanalys... 10 2.6 Behovsanalys... 11 3 Koncept...15 3.1 Varför behöver Umeå universitet ett intranät?...15 3.2 Vad ska känneteckna Umeå universitets intranät?...15 3.4 Mål... 16 3.5 Målgrupper... 18 3.6 Omfattning... 18 3.7 Intranätet i relation till andra system och till webbtjänster i omvärlden... 18 3.8 Framgångsfaktorer och risker... 19 4 Lösningsförslag och krav... 22 4.1 Övergripande verksamhetskrav... 22 4.2 Innehållsstruktur... 25 4.3 Skisser - wireframes... 26 4.4 Designkoncept... 40 4.5 Use case med detaljerade verksamhetskrav... 48 4.6 Tekniska krav... 48 5 Införandeprojekt... 49 5.1 Projektupplägg... 49 5.2 Projektorganisation... 50 5.3 Avgränsningar... 52 5.4 Upphandling... 52 5.5 Modell för utvecklingsarbetet... 52 5.6 Stegvist införande... 53 5.7 Migrering... 54 5.8 Införande av intranätorganisation... 55 5.9 Utbildning och support... 55 5.10 Kommunikation och förankring... 55 5.11 Risker i införandeprojektet... 56 6 Val av verktyg... 57 6.1 Workshops med leverantörer... 57 6.2 För- och nackdelar med de olika verktygen... 57

Sid 2 (79) 6.3 Förslag på val av verktyg... 58 7 Förvaltning av intranätet... 59 7.1 Förvaltningsorganisation... 59 7.2 Intranätorganisation... 59 7.3 Supportfunktionen... 60 7.4 Fortsatt utveckling... 61 7.5 Uppföljning och mätning av effekt... 61 8 Kostnader... 62 Bilaga 1: Medarbetarenkät... 64 Bilaga 2: Resultat från workshops med styrgrupp och referensgrupp... 67 Bilaga 3: Tekniska krav för intranätet... 69 Bilaga 4: Detaljerade kostnadsberäkningar... 73 Bilaga 5: Detaljerad innehållsstruktur... 79

Sid 3 (79) Sammanfattning Umeå universitet har idag inget intranät. Information är utspridd på flera olika interna webbplatser och de lokala lösningarna för kommunikation och samarbete varierar kraftigt. E-post är den dominerande kommunikations- och samarbetskanalen inom universitetet. Inte minst sker samarbetet kring gemensamma dokument ofta med hjälp av e-post med de risker och begränsningar detta medför. Nuvarande situation präglas av ojämlikhet och ineffektivitet. Alla institutioner har inte råd eller kompetens att bygga egna intranät. Medarbetare är olika väl informerade beroende på vilken institution de tillhör. Det finns ingen möjlighet för medarbetaren att själv enkelt bidra med artiklar, kommentarer och statusuppdateringar eller delta i diskussionsforum, ställa frågor och få svar. Dagens lösning ger heller ingen möjlighet till personalisering, det vill säga att anpassa innehållet efter medarbetarens roll, behov eller intresse. Ett modernt intranät är mycket mer än en internwebb. Det gör det enklare att utföra vissa arbetsuppgifter, att kommunicera, att samarbeta och att dela material med andra. Det underlättar helt enkelt medarbetarnas dagliga arbete. Ett universitetsgemensamt och modernt intranät kan vara en god hjälp för universitetet i strävan att uppnå visionen om att vara en dynamisk arbetsplats och ett av Europas ledande universitet när det gäller nyskapande virtuella miljöer. Förstudiens uppdrag har varit att ta fram ett beslutsunderlag till rektor avseende ett universitetsgemensamt intranät. Förstudien skulle leverera en vision, målbild och målgrupper för ett intranät. Den skulle vidare leverera en kravspecifikation inklusive intranätets relation till andra system, ett förslag på innehåll, struktur och teknisk lösning samt ett budget- och planeringsunderlag för ett införandeprojekt. Förstudien fick också i uppdrag att ge svar på om även befintliga studenter ska omfattas av intranätet. Målgruppen för den intranätlösning som föreslås i denna rapport är medarbetare vid Umeå universitet. Förstudien visar att studenternas behov skiljer sig relativt mycket från anställdas. Sannolikt skulle de behöva en egen studentvariant av intranätet även om mycket funktionalitet och interaktionsdesign med mera säkert kan återanvändas. En mer gedigen behovsanalys som kartlägger och prioriterar bland studenternas behov behöver göras, liksom ett eget lösningsförslag för studenternas del i intranätet tas fram. Styrgruppen valde på grund av detta att fokusera på medarbetare och hitta en lösning som kan matcha denna grupps behov. Vid utformningen av intranätet är det flera olika och ibland motstridiga behov som ska vägas mot varandra. Behovsanalysen visar att medarbetarna själva vill ha ett intranät som innehåller relevant information, som är lätt att hitta i, som är åtkomligt överallt, som stödjer deras dagliga arbetsrutiner, som underlättar samarbete, som ger möjlighet att bidra med innehåll och dela innehåll med andra, som underlättar dialog, som har en hög grad av valbarhet och är skräddarsytt för dem som individer. Behovsanalysen visar vidare att ledningen och cheferna har behov av en samlad och effektiv kommunikationskanal som gör det möjligt att nå alla medarbetare eller grupper av medarbetare, som uppmuntrar till dialog och som gör det möjligt att kommunicera värden och visioner. En utmaning är därför att tillgodose båda dessa behov. Följande övergripande mål för intranätet föreslås. Intranätet ska:

Sid 4 (79) Vara till nytta för medarbetarna Samla vår interna kommunikation Bidra till ökat samarbete och intern dialog Stödja universitetets visioner, mål och strategier Intranätet ska vidare: Vara lätt att använda Ge plats för användargenererat innehåll Vara personaliserat, det vill säga visa innehåll som är relevant för varje användare beroende på roll, organisatorisk behörighet och intresse Underlätta och främja samarbete och dialog Vara kulturbärare Samla vår interna kommunikation och bidra till minskat internt e-postande Ha ett delvis publikt innehåll, annat bakom inloggning Ha lättbegripliga texter skrivna utifrån ett mottagarperspektiv och enligt klarspråksprinciper Finnas på svenska och engelska och vara målgruppsanpassat Vara framtidsinriktat, det vill säga anpassat för mobil och surfplatta, ge möjlighet till arbete på distans och kunna vidareutvecklas med ny funktionalitet Ha en bra sökfunktion Vara plattformsoberoende Följa rådande riktlinjer för tillgänglighet I avsnitt 4 finns skisser på hur intranätet föreslås se ut och fungera. Huvudingångarna i intranätet där man hittar informationssidor liknande dem på den nuvarande Anställdawebben föreslås bli Min sida, Anställning, Forskning och utbildning, Stöd och service samt Regler och riktlinjer. Min sida i intranätet är den startsida som visas när medarbetaren loggar in i intranätet. Den visar det som ligger medarbetaren närmast och som han eller hon använder i sin vardag. Min sida ska vara moduluppbyggd. Med modul avses en standardiserad - men i de flesta fall valbar och anpassningsbar - komponent i intranätets webbgränssnitt, som kan visa flöden, länkar eller verktyg för att utföra arbetsuppgifter. Exempel på moduler kan vara mina länkar, mina inloggningar, snabbverktyg för telefonhänvisning, nyheter, RSS-flöden, mina dokument. För att främja samarbete ska det vara enkelt att skapa grupper för till exempel projekt, kommittéer och intressegemenskaper. Grupper kan vara öppna eller slutna och på gruppens sidor kan gruppmedlemmarna föra dialog, ladda upp och arbeta med gemensamt material, ha gemensam kalender och så vidare. Varje institution och andra arbetsenheter kommer att få möjlighet att använda intranätet för enhetsintern kommunikation. Sina enheter och grupper når medarbetaren från Min sida. För att bidra till en ökad dialog och underlätta samarbete bör Umeå universitets intranät ha ett stort inslag av funktioner som underlättar detta, till exempel statusuppdateringar, närvaromarkör, möjlighet att följa andra, skicka meddelanden, få aviseringar om nyheter, kommentera, gilla och dela innehåll, göra inlägg i grupper och blogga. Förstudien föreslår att EPiServer används som intranätplattform i kombination med SharePoint för dokumenthantering. På så sätt tar vi tillvara styrkan i de båda verktygen EPiServer som webbpubliceringssystem och SharePoint för dokumenthantering. Införandeprojektet föreslås pågå under två år, men med ett stegvist införande, där de publika delarna (informationssidorna) i intranätet lanseras först, sedan det personaliserade intranätet bakom inloggning. Därefter byggs ytterligare funktioner på vid den tredje lanseringen.

Sid 5 (79) Själva utvecklingsarbetet föreslås ske agilt med scrum-metoden, vilket i korthet innebär ett mycket nära samarbete mellan utvecklare och projektorganisation, som möjliggör ett flexibelt arbetssätt med löpande leveranser, tester och justeringar av krav. Den totala kostnaden för införandeprojektet uppskattas till knappt 12,9 Mkr fördelat på två år. Av detta utgör knappt 7,5 Mkr kostnader för utveckling och teknik samt drygt 5,4 Mkr verksamhetskostnader.

Sid 6 (79) 1 Uppdraget Förstudiens uppdrag har varit att ta fram ett beslutsunderlag till rektor avseende ett större införandeoch utvecklingsprojekt för ett universitetsgemensamt intranät. Intranätet vänder sig till medarbetare, men förstudien skulle också ge svar på om även befintliga studenter skulle omfattas. Förstudien skulle leverera en vision, målbild och målgrupper för ett intranät. Den skulle vidare leverera en kravspecifikation inklusive intranätets relation till andra system, ett förslag på innehåll, struktur och teknisk lösning samt ett budget- och planeringsunderlag som kan användas vid budgetering för påbörjad realisering från och med maj 2012. Slutrapport skulle levereras senast 2012-04-24, men projekttiden förlängdes till den 31 augusti 2012. 1.1 Resurser och projektorganisation Förstudien har haft en budget på 900 000 kr. En extern konsult i form av kommunikationsbyrån Intellecta Corporate har anlitats för upplägg av förstudien, intervjuer, vissa workshops och analysarbete. Projektet startade formellt den 18 oktober 2011 och avslutades den 31 augusti 2012. Projektorganisation Uppdragsgivare: Kjell Jonsson, prorektor Styrgrupp: Projektledare: Projektgrupp: Kjell Jonsson, prorektor, Siv Olofsson, förvaltningschef, Ulrika Frick Lang, kommunikationschef, Sören Berglund, IT-chef och Yvonne Andersson, personalchef Ulrika Bergfors Kriström, biträdande informationschef Ulrika Bergfors Kriström, Hugo Börjesson, Andreas Borgström, Anette Olofsson, Michael Nordvall, Informationsenheten, Mattias Wallmark, IT-enheten, Anders Sjöström och Åsa Lundvall, Personalenheten. IT-arkitekt Per Hörnblad var adjungerad till projektgruppen. Flera resurspersoner på ITS har också varit involverade bland annat i arbetet med den tekniska kravspecifikationen. En referensgrupp bestående av representanter från olika delar av universitetet och med olika roller fanns också som resurs, liksom deltagare i fokusgrupper och workshops. 1.2 Upplägg av förstudien Konsultföretaget Intellecta anlitades för hjälp med att lägga upp förstudien, för löpande rådgivning till projektledaren samt för att genomföra vissa aktiviteter såsom intervjuer, workshops och viss dokumentation. Arbetssättet har varit iterativt i tre steg i enlighet med bild 1:1.

Sid 7 (79) Bild 1.1: Projektprocess Arbetet började med en nulägesanalys. En kartläggning av befintliga lösningar på institutioner och enheter gjordes genom en rundringning till alla dessa. Ett antal studiebesök hos andra organisationer som gjordes för att titta närmare på deras intranät och deras projekt. De styrdokument som finns inom området gick igenom. Besöksstatistik på nuvarande webbplatser analyserades, intervjuer genomfördes, en medarbetarenkät gjordes och ett antal workshops hölls. I tre steg togs sedan skisser fram och testades på styrgrupp och referensgrupp. Efter varje test justerades och utvecklades skisserna. Resultatet formulerades i ett lösningsförslag. Nästa steg bestod av kravspecifikation. Verksamhetskraven formulerades i lösningsförslag och i ett stort antal så kallade use case. En teknisk kravspecifikation togs också fram. Det sista steget i förstudien har bestått i att titta närmare på lämpliga verktyg som kan matcha kraven, att göra en kostnadsuppskattning för införande av ett universitetsgemensamt intranät samt ta fram förslag på projektdirektiv för ett införandeprojekt.

Sid 8 (79) 2 Nuläge och behov I nulägesfasen gjordes en kartläggning 2.1 Besöksstatistik på interna webbplatser Besöksstatistik Anställdawebben Statistiken avser ingången Anställd (www.anstalld.umu.se) för perioden 15 augusti till 13 november 2011 (tre månader). 162 000 besök, 24 000 unika besökare 396 000 sidvisningar Nästan 90 procent är återkommande besökare 75 procent av besökarna är inne minst 1 ggr/dag. Men de flesta är bara inne <10 sekunder (67 procent). Bara 60 procent använder UmUs nätverk på campus (något oklar uppgift). Fler och fler googlar: Google står för 40 procent av trafikkällorna. Nyhetsbrev till anställda: 1 procent av trafiken. Mobilt har ökat från 1,4 procent till 2,3 procent (på 6 mån) Språk: 80 procent svenska, 19 procent engelska, 1 procent övriga språk (tyska, franska, kinesiska, spanska) Som väntat väldigt fokus på tjänster och instruktioner Nyheter står för 6 procent av alla sidvisningar Vanligaste (interna) sökorden: Mallar, pass, umdac, cambro, blanketter, cas, dirigenten, rekryteringsprövning, lokalbokningg, kemiförrådet Besöksstatistik Studentwebben Statistiken avser ingången Student (www.student.umu.se) för perioden 15 augusti till 13 november 2011 (tre månader). 595 000 besök, 133 000 unika besökare Drygt en miljon sidvisningar 82 procent är återkommande besökare 18 procent av besökarna är inne minst 1 ggr/dag, men de flesta är bara inne <10 sekunder (69 procent). Ganska jämn besökarström kl 08-22 (ca 500 unika besökare/timme). Bara 16 procent använder UmUs nätverk på campus (något oklar uppgift). Fler och fler googlar: Google står för 39 procent av trafikkällorna. Mobilt är fortfarande litet men har ökat från 2,2 procent till 3,6 procent på 6 månader. Språk: 78 procent svenska, 19 procent engelska, 2 procent övriga språk (tyska, kinesiska, finska, spanska, franska). Man går hit för support och för att komma till Portalen och Cambro Nyheter står bara för 0,04 procent av sidvisningarna. Vanligaste (interna) sökorden: Moodle, kurswebben, valwebb, schema, cas, mail, ub, valwebben, ladok, cambro

Sid 9 (79) 2.2 Nuvarande 1 lösningar på institutionsnivå I förstudien gjordes en rundringning till alla institutioner och enheter vid universitetet för att kartlägga vad de använder för lösningar för intern kommunikation och samarbete för närvarande. Kartläggningen sammanfattas i tabellen nedan. Tabell 2.1: Nuvarande lösningar på institutionsnivå (ht 2011) Nuvarande lösning Antal Kommentar Inget alls 8 Öppna webbsidor 14 13 i InfoGlue Skyddade webbsidor 19 16 i InfoGlue SharePoint 15 Varav 11 vid förvaltningen Cambro 11 Mäter inte användning som lärplattform, utan användning för medarbetarkommunikation och dokumenthantering inom enheten etc Annan lösning 5 Php, Joomla, Moodle, Alfresco, Social cast Gemensam serveryta 18 Ofta i combination med någon av de andra lösningarna Lokalt bokningssystem 10 EZ-booking, Joomla-integration, Outlook, Sharepoint, php, TimeEdit 2.3 Inloggningar i system Förstudien tittade närmare på hur universitetets olika system användes genom att titta på inloggningsuppgifter (i de fall det gick att få fram). Live@edu, Cambro, Portalen och lokalbokningssystemet är de mest använda system. Tabell 2.2: Statistik för inloggningar i system (ht 2011) System Unika användare Aktiva användare Antal inloggningar per månad live@edu (studenter) 113 790 Cambro 53 554 25 000 231 236 Portalen 50 000 50 000 80 000 Lokalbokning (TimeEdit) 40 800 Exchange (anställda) 6 294 Pass 4 418 Telefonhänvisning 3 000 600 Raindance 1 650 InfoGlue editorn 891 Diariet 486 Primula 208 2.4 Benchmarks Projektgruppen har genomfört ett antal studiebesök vid andra organisationer för att titta på deras intranät och lära av deras arbete. 1 Kartläggningen gjordes hösten 2011.

Sid 10 (79) Följande organisationer besöktes: Landstinget i Västerbotten Umeå kommun NCC:s huvudkontor i Stockholm Uppsala universitet Dessutom gjordes en rundringning till ett antal lärosäten och andra organisationer: KTH Örebro universitet Linköpings universitet Mittuniversitetet Luleå tekniska universitet Karlstads universitet FOI i Umeå Av de organisationer som utmärkte sig och som projektgruppen tog mest intryck av var Uppsala universitet och NCC. Uppsala universitet liknar oss som organisation betraktat och har skissat på ett ambitiöst intranät med många funktioner för att bidra till nytta för medarbetarna, inklusive personalisering, bland annat sidor med innehåll från flera olika nivåer inom samma ämne (sidor med mixat innehåll), aktivitetsflöde och notifieringar från andra viktiga system. Även deras profilsidor gav inspiration. NCC hade utvecklat kommentarsfunktion på en stor del av sitt innehåll och visade att det gick att jobba med detta utan några egentliga problem, tvärtom var aktiviteten rätt hög. NCC höll för tillfället på med ett projekt att koppla på aviseringar från sin samarbetsyta (som låg i ett annat system). 2.5 Nulägesanalys Nulägesanalys medarbetare De flesta större företag och organisationer har gemensamma intranät för intern kommunikation och samarbete. Umeå universitet saknar ett sådant verktyg. Information är utspridd på flera olika interna webbplatser och de lokala lösningarna för kommunikation och samarbete varierar kraftigt. Vissa institutioner har interna webbsidor i InfoGlue, andra en gemensam filserver och vissa egna varianter på intranät. E-post är den dominerande kommunikations- och samarbetskanalen inom universitetet. Nuvarande situation präglas av ojämlikhet och ineffektivitet. Alla institutioner har inte råd eller kompetens att bygga egna intranät. Medarbetare är olika väl informerade beroende på vilken institution de tillhör. En anställd kan behöva söka information på tre olika webbplatser för att hitta det han eller hon söker. Den webbaserade informationen är enkelriktad och relativt statisk. Det finns ingen möjlighet för medarbetaren att själv enkelt bidra med artiklar, kommentarer och statusuppdateringar eller delta i diskussionsforum, ställa frågor och få svar. Dagens lösning ger heller ingen möjlighet till personalisering, det vill säga att anpassa innehållet efter medarbetarens roll, behov eller intresse. Ledning och chefer har behov av att kommunicera med medarbetare och grupper av medarbetare som komplement till fysiska möten. Idag sker mycket av denna kommunikation via e-post istället för på en gemensam yta, med de nackdelar och begränsade möjligheter till dialog som det innebär.

Sid 11 (79) Det finns vid Umeå universitet många olika webbaserade system med många olika gränssnitt. Dessa är i många fall inte integrerade med webbens gränssnitt. Exempel på några system som används av många medarbetare är Cambro (lärplattform), Pass (personaladministrativ självservice), Raindance (ekonomisystem), TimeEdit (lokalbokning), diariet och Flexi 80/20 (telefonhänvisning). Samarbete i gemensamma projekt eller kring gemensamma dokument får i allmänhet lov att ske i de lärplattformar som egentligen är skapade för undervisningssyfte, till exempel Cambro och Moodle. Vissa institutioner och enheter använder SharePoint som samarbetsyta. Vanligt är att dela och samarbeta kring dokument via en filserver eller kanske ännu vanligare via e- post. Det senare är såväl ineffektivt som riskabelt, då flera versioner av samma dokument kan uppstå. Nulägesanalys studenter För studenter är läget när det gäller webbaserad information, kommunikation och tjänster splittrat. Universitetsgemensam information finns under ingången Student. Vissa tjänster finns i Portalen såsom e-post, kontroll av studiepoäng, ansökan om examen och registrering på kurs. En tillgänglighetsundersökning 2 visar att användningen av Portalen är lågt, den upplevs som onödig av studenterna och dess underhåll och utveckling är eftersatt. Kursrelaterad information och kommunikation med lärare sker ofta i någon lärplattform såsom Cambro eller Moodle. Studenterna upplever att det finns för många olika system och för många inloggningar. En tydlig ingång saknas. Systemen pratar inte med varandra. Många studenter använder Facebook för att kommunicera och dela material i grupparbeten etc. Sms är en annan vanlig kommunikationsform. 2.6 Behovsanalys Inom ramen för förstudien genomfördes en gedigen behovsanalys. Konsultföretaget Intellecta anlitades för hjälp med projektupplägg och för att genomföra vissa av de planerade aktiviteterna. Behovsanalysen bestod av intervjuer med representanter från universitetsledningen, chefer och medarbetare, en medarbetarenkät, en rundringning till alla institutioner och enheter, workshops med projekt- och styrgrupp, en fokusgrupp med studenter samt genom tester av olika lösningar på en referensgrupp. Intervjuer Intervjuer gjordes med totalt 28 personer från olika delar av organisationen, både intressenter och tänkta användare. Personer med olika roller från olika nivåer ledning, förvaltning, fakulteter och institutioner var representerade i urvalet. Intervjuerna genomfördes per telefon av Intellecta som också dokumenterade svaren. Frågorna rörde hur en vanlig arbetsdag ser ut, internetanvändning, behov av information, nuvarande kommunikationsvägar, bruk av e-post, tankar om framtiden och vad man anser att ett intranät är för något. Resultaten från intervjuerna gav en ganska spretig bild av läget. Klart är att e-post är ett dominerande verktyg för intern kommunikation idag. Här är några röster från intervjuerna: Nu mejlar vi varandra men man är rädd att man spammar. Så därför skickar man inte allt man vill. Kommunikationen finns inte internt annat än mail. Intranätet ska vi se som vår digitala arbetsmiljö, här lever, jobbar vi oavsett var i världen vi befinner oss. 2 Tillgänglighetsanalys av Portalen, genomförd 2010-12-27 av Magnus Jonsson på dåvarande Umdac.

Sid 12 (79) Intranätet ska vara ett stöd i det dagliga arbetet så att vi blir mer effektiva. Intranätet ska förbättra möjligheterna till dialog, samarbete och kunskapsdelning i vår organisation. Det gäller att bygga modulärt, funkar inte vissa delar måste de gå att ta bort eller förändra. Allt runtomkring förändras kontinuerligt. Vi måste se till helheten och vara tillåtande när det gäller andra arbetsätt och system. Alla funktioner ska finnas från sidan och jag ska hitta allt därifrån. Då blir det en rutin att man går den vägen. Information från ledningen får jag via mail eller från informatörer. Men jag skulle vilja ha mer kommunikation med ledningen. Mycket information sitter i huvudet på folk så är det det vi måste utgå ifrån, då ska vi skapa ytor där de kan dela med sig eller där vi talar om var (hos vem) informationen finns. Den statiska informationen måste finnas och vara sorterbar och sökbar. Det är en hygienfaktor. Sökfunktionen är tyvärr dålig så det brukar sluta med att jag ringer upp och ber dem skicka information på mail. Medarbetarenkät För att kunna prioritera bland medarbetarnas behov genomfördes en webbenkät. Enkäten skickades ut till alla medarbetare, cirka 4 200 personer, i en svensk och en engelsk version. Svarsfrekvensen blev 20 procent för den svenska och 17 procent för den engelska, vilket får räknas som en relativt låg svarsfrekvens. Se tabell 1 i bilaga 1 för mer uppgifter om svarsfrekvensen. Enkäten gjordes i slutet av december, strax före jul och i samband med utskicket uppstod vissa problem med att skicka in den ifyllda enkäten. Problemen löstes samma dag, men båda dessa omständigheter kan ha påverkat svarsfrekvensen negativt. Sannolikt påverkar även det faktum att intranät inte är en fråga som engagerar stort, i kombination med en allmän upplevelse av informationsöverflöd. Även om svarsfrekvensen är låg så är validiteten enligt de tester som genomförts hög. Frågorna i enkäten togs fram med hjälp av den information som framkommit av intervjuerna, från besöksstatistiken på Anställdawebben och genom att ta del av liknande enkätundersökningar som gjorts vid andra svenska universitet. En viss snedfördelning bland de svarandes roller kan iakttas. En större andel av T/A-personalen än lärare/forskare har svarat på enkäten. Enkätens resultat stödjer flera av de hypoteser kring medarbetarnas behov som projektgruppen genom intervjuer, inventering och tidigare erfarenheter har haft. Till exempel visar den att: 75 procent anser att det är viktigt eller mycket viktigt att kunna arbeta med intranätet hemifrån/på distans. Någon påpekar dock i den öppna frågan att detta i dagens läge är mer eller mindre en hygienfaktor och inte borde ha behövts ställas.

Sid 13 (79) 68 procent anser att det är viktigt eller mycket viktigt att själv kunna anpassa innehållet på ett intranät, t.ex. att själv välja vilka nyheter, kalendariehändelser och bloggar som man vill ta del av. 55 procent anser att det är viktigt eller mycket viktigt att intranätet fungerar bra med mobiltelefonen/surfplattan. 54 procent anser att det skulle vara intressant eller mycket intressant att kunna få meddelanden från andra system inom universitetet. 32 procent anser att det är viktigt eller mycket viktigt att kunna dela information/dokument i ett intranät med personer som inte är anställda vid Umeå universitet. På denna fråga har 22 procentenheter svarat en trea, vilket kan tolkas som att man inte tycker att det vare sig är viktigt eller oviktigt. Relativt många har inte kunnat ta ställning. Rangordning av information I tabell 2 i bilaga 1 framgår hur de anställda som svarat på enkäten prioriterar olika typer av information. De grönfärgade fälten i tabell 1 visar den information som hamnar på sju-i-topp om man ser till alla svarande: Kontaktuppgifter Regler och riktlinjer Instruktioner och lathundar Interna nyheter och nyheter från ledningen Kalendarium med aktiviteter och händelser Anställning (lön, förmåner, avtal, arbetstid) Arbetsmiljö och hälsa Gul markering visar den information som alla svarande prioriterat över ett medelvärde på 3, dvs. tillskriver någon sorts relevans. När man bryter ner resultatet på olika roller så kan vi se att totalresultatet bäst överensstämmer med rollen T/A-personal och att forskare/lärare och chefer har delvis helt andra behov. En slutats kan vara att om det anses viktigt att få gruppen forskare/lärare samt gruppen chefer att uppleva att intranätet ger dem nytta i deras dagliga arbete, så bör deras informationsbehov tillgodoses och det skiljer sig som synes från T/A-personalens. Vi kan inte bara titta på totalresultatet. Rangordning av arbetsuppgifter I tabell 3 i bilaga 1 framgår hur respondenterna prioriterar olika arbetsuppgifters relevans för deras dagliga arbete. Följande av de i enkäten angivna arbetsuppgifterna hamnar på sju-i-topp sett till alla svarande: Hitta en person (telefonnummer, kompetens etc) Hantera personliga kalendern, mejl, att-göra-listor etc Hantera dokument (samarbeta, dela, versionshantera) Rapportera sjukledighet, semester, föräldraledighet etc Få support/göra felanmälan Hitta blanketter Söka artiklar Skillnader i resultat mellan olika personalgrupper Gruppen forskare/lärare har prioriterat alternativet Publikationer högt under information och Boka

Sid 14 (79) lokal, resurser som arbetsuppgift. För chefer är Ekonomi och Information för chefer högt prioriterad information. Arbetsuppgifter som är viktiga för chefer är Hantera personalrekryteringar, Hantera fakturor, Hantera ekonomifrågor (budget, löner, resultat) och Ta dela av viktiga nyckeltal för verksamheten. Antalet svarande på den engelska enkäten är mycket litet (52 st eller endast ca 17 procent). Från de svar som kommit in kan vi emellertid se att de icke svenskspråkiga medarbetarnas behov och prioriteringar skiljer sig något åt jämfört med de svenskspråkiga medarbetarna. Till viss del överlappar motsvarar deras behov de behov gruppen lärare/forskare i den svenska gruppen, men vi ser också några skillnader. Exempel på dessa skillnader kan vi se i att icke svenskspråkig personal prioriterat svarsalternativen Kompetensnätverk, grupper och samverkansprojekt, Information som ger stöd i forskning och Information som ger stöd i undervisning högt inom information. Arbetsuppgifter som är viktiga för icke svenskspråkiga medarbetare är Kommunicera online med kollegor via t.ex. chat, Skype, Begära ersättning (utlägg, resor, övertid) och Boka resor. Skillnaderna i behov mellan olika personalkategorier är något som bör beaktas vid utformningen av intranätet för att användarna ska uppleva att intranätet är till nytta för dem. Workshops med projektgrupp och styrgrupp Två workshops genomfördes med projekt- respektive styrgrupp med Intellecta Corporate som processledare. Syftet med workshopparna var att få projektdeltagarna att utifrån nuläges- och behovsanalys börja ta ställning till vilken typ av intranät Umeå universitet behöver och att göra vissa vägval. Projektgruppen fick till och med i uppgift att börja skissa på en startsida för intranätet. Fokusgrupp med studenter Med Intellecta Corporate som processledare genomfördes en workshop med en fokusgrupp med studenter från olika delar av universitetet och på olika nivåer (inklusive forskarstudier). Studenter har helt klart behov som inte är lösta idag, av bland annat information, ytor för samarbete och kommunikation med varandra och med lärare samt webbaserade tjänster av olika slag. Många av dessa behov skulle säkert kunna tillgodoses av ett intranät. Intranätet skulle också kunna vara en yta där studenter och anställda kan kommunicera med varandra. Fokusgruppen liksom tillgänglighetsgranskningen av Portalen visar emellertid att studenternas behov skiljer sig rätt mycket från anställdas. Struktur, innehåll och funktioner skulle behöva anpassas specifikt för denna grupp i en studentvariant av intranätet och integrationer mot delvis andra system behöva göras. De behov som är gemensamma för båda grupperna bör kunna leda till att funktionalitet, interaktionsdesign och annat tänk kan säkert återanvändas. Exempel på sådan funktionalitet torde vara aktivitetsflöde, aviseringar och valbara moduler. En mer gedigen behovsanalys som kartlägger och prioriterar bland studenternas behov behöver göras, liksom ett eget lösningsförslag för studenternas del i intranätet tas fram. Styrgruppen valde på grund av detta att fokusera resten av förstudien på medarbetarnas behov och hitta en lösning som kan matcha denna grupps behov.

Sid 15 (79) 3 Koncept 3.1 Varför behöver Umeå universitet ett intranät? Ett modernt intranät är mycket mer än en internwebb. Det gör det enklare att utföra vissa arbetsuppgifter, att kommunicera, att samarbeta och att dela material med andra. Det underlättar helt enkelt medarbetarnas dagliga arbete. Genom ett bättre sammanhållet digitalt stöd, genom att samla innehåll som idag ligger spritt på flera olika webbplatser och underlätta det dagliga arbetet med smarta applikationer och moduler så kan vi få nöjdare medarbetare. Ett intranät kan vidare ge oss möjlighet att dela värden och kultur och att förändra genom kommunikation. Ett intranät förbättrar chefers möjligheter att kunna nå alla eller grupper av medarbetare och samtidigt få till stånd en dialog med medarbetarna. Slutsatsen av nuläges- och behovsanalysen är att ett universitetsgemensamt och modernt intranät kan vara en god hjälp för en organisation som strävar efter att vara en dynamisk arbetsplats och ett av Europas ledande universitet när det gäller nyskapande virtuella miljöer, som det står i vår vision (dnr 100-394-12). 3.2 Vad ska känneteckna Umeå universitets intranät? Behovsanalysen visar att medarbetarna vill ha ett intranät som innehåller relevant information, som är lätt att hitta i, som är åtkomligt överallt, som stödjer deras dagliga arbetsrutiner, som underlättar samarbete, som ger möjlighet att bidra med innehåll och dela innehåll med andra, som underlättar dialog och har en hög grad av valbarhet och är skräddarsytt för dem som individer. Behovsanalysen visar att ledningens och chefernas behov är en samlad och effektiv kommunikationskanal som gör det möjligt att nå alla medarbetare eller grupper av medarbetare, som uppmuntrar till dialog och som gör det möjligt att kommunicera värden och visioner. Nytta för medarbetaren Umeå universitets intranät ska vara till nytta för medarbetaren och göra vardagen enklare. Det ska underlätta och stödja det dagliga arbetet. Intranätet ska bespara medarbetaren tid. Användargenererat innehåll Användaren är intranätets viktigaste person. Medarbetarna ska själva kunna bidra till innehållet på intranätet på olika sätt. Vissa delar av innehållet bör även fortsättningsvis vara redaktörsstyrt, till exempel nyheter och gemensamma webbsidor. Personaliserat Intranätet ska vara personaliserat, dels genom att automatiskt presentera innehåll som beror på organisatorisk hemvist, men också genom att medarbetaren kan göra egna val och inställningar av innehållet. Valbarhet är ett nyckelord. Min sida med allt viktigt samlat som ligger nära medarbetaren är central i intranätet. Samarbete och dialog Intranätet ska innehålla funktionalitet som möjliggör dialog och underlättar samarbete mellan medarbetare. Man ska enkelt kunna skapa grupper, dela material och ha en dialog med andra. Intranätet möjliggör samarbete andra både inom och utanför universitetet. Kulturbärare Intranätet ska ge oss möjlighet att dela värden och kultur och underlättar möjligheten att kunna förändra genom kommunikation.

Sid 16 (79) Användarvänligt Umeå universitets intranät ska vara enkelt att använda för både användare och redaktörer. Det ska vara lätt att komma åt såväl på kontoret som hemifrån och på resa, dess funktioner ska vara lätta att använda, det ska vara lätt att hitta i, lätt att anpassa efter användarens behov och ha en bra sökfunktion. Samlad kommunikation Intranätet ska vara en plats där medarbetaren kan hitta all intern webbaserad information och få tillgång till våra webbaserade tjänster. Intranätet ska ge bättre möjligheter till effektiv kommunikation medarbetare emellan och mellan chefer och medarbetare. Ett syfte är att erbjuda ett säkrare och mer effektivt alternativ till e-post. Delvis publikt innehåll Intranätet ska vara delvis publikt, det vill säga åtkomligt för alla. Det gäller främst delar av det universitetsgemensamma innehåll som idag ligger på Anställdawebben och eventuellt fakulteternas interna webbplatser. Lättbegripligt språk Intranätet ska ha lättbegripliga texter av hög kvalitet som är skrivna utifrån ett mottagarperspektiv enligt klarspråksprinciper. På svenska och engelska Intranätet ska finnas i en svensk och en engelsk version. Det gäller merparten av den funktionalitet som utvecklas samt relevanta texter och nyheter. Den engelska versionen ska ha ett innehåll som är anpassat för de medarbetare som inte talar svenska. Innehållet har mottagarperspektiv Texterna i intranätet ska vara relevanta för användarna och lätta att förstå. Texterna ska vara skrivna utifrån ett mottagarperspektiv. Det gemensamma innehållet på webbsidor som alla medarbetare ser ska präglas av less is more -principen. Det innebär att användarens behov ska sättas i centrum, inte avsändarens behov av att dokumentera all sin verksamhet. Vi ska sträva efter att minska antalet webbsidor till en mer hanterbar nivå än idag. Framtidsinriktat Intranätet ska vara framtidsinriktat. Det ska vara anpassat för mobil och surfplatta, ge möjlighet till arbete på distans, kunna vidareutvecklas med ny funktionalitet allteftersom nya behov uppstår och kunna integreras mot andra system. Design som underlättar Intranätet ska ha en design som underlättar för användaren att navigera, som är estetiskt tilltalande och som delvis kan anpassas efter användarens egna önskemål. Även redaktörsgränssnittet ska ha en intuitiv design som underlättar arbetet som redaktör. 3.4 Mål Umeå universitets intranät ska: Vara till nytta för medarbetarna. Samla vår interna kommunikation. Bidra till ökat samarbete och intern dialog. Stödja universitetets visioner, mål och strategier.

Sid 17 (79) De övergripande målen ska följas upp genom att brytas ner till mätbara effektmål. Här är förslag på effektmål. Tabell 3.1: Övergripande mål och effektmål för intranätet och hur de kan mätas Övergripande mål för intranätet Följs upp genom följande effektmål Mäts genom 1. Vara till nytta för medarbetarna. 60 % av medarbetarna upplever att intranätet är ett bättre stöd i deras dagliga arbete än Anställdawebben. Enkät till slumpmässigt urval medarbetare 25 % av medarbetarna har gjort egna inställningar på startsidan. Enkät till slumpmässigt urval medarbetare 2. Samla vår interna kommunikation. 3. Bidra till ökat samarbete och intern dialog. 70 % av medarbetarna upplever att det är enklare än före intranätets införande att hitta den information de söker. 70 % av enheterna använder intranätet för enhetsintern kommunikation. Antalet e-postmeddelanden som skickas av våra medarbetare (eller motsvarande) har minskat med 5 procent. 50 % av medarbetarna deltar i intranätets aktivitetsflöde (genom exempelvis statusuppdateringar, kommentarer/gilla/dela-funktionen, inlägg i grupper eller på sin enhet och/eller bloggat). 60 % av cheferna deltar i intranätets aktivitetsflöde i sin kommunikation med medarbetarna. Enkät till slumpmässigt urval medarbetare Kontroll av antal anslutna och hur de använder intranätet E-poststatistik Webbstatistik Enkät till chefer 20 % av alla centrala och fakultetsnyheter har kommentarer, gillamarkeringar eller är delade av andra än centrala och fakultetsredaktörer. Webbstatistik 4. Stödja universitetets visioner, mål och strategier. Universitetsledningen och fakultetsledningarna upplever intranätet som en effektiv kommunikationskanal för att nå alla eller grupper av medarbetare. Enkät till universitetsoch fakultetsledningar

Sid 18 (79) Universitetsledningen anser att intranätet stödjer universitetets vision Enkät till universitetsoch fakultetsledningar 3.5 Målgrupper Huvudmålgruppen för intranätet är alla medarbetare. Behovsanalysen visar att följande undermålgrupper med något olika behov kan urskiljas. Detta bör beaktas i den intranätlösning som Umeå universitet väljer. Lärare/forskare Chefer Administrativ personal Icke svensktalande medarbetare 3.6 Omfattning Alla medarbetare kommer att ha en användare i intranätet. Antalet användare kommer därför att uppgå till drygt 4 200 plus ett antal gästanvändare som kommer att få begränsad åtkomst till intranätet (som medlem i en eller flera grupper). Antalet gästanvändare är svårare att uppskatta. Information som idag ligger på Anställdawebben och fakulteternas interna webbplatser kommer i framtiden att ligga på intranätet. Universitetsförvaltningen och fakulteterna behöver därför flytta sitt universitetsgemensamma och fakultetsgemensamma innehåll. Organisatoriska enheter kommer att få möjlighet att ha egna ytor i intranätet med webbsidor, dokument, bilder, kalendrar, kommunikation etc. Detta kommer att finnas med som en länk för användaren i inloggat läge. Det är dock frivilligt att ansluta sig. Väljer man att ha en annan lokal lösning kan länk till denna läggas i intranätet. Därutöver kommer det att finnas öppna och slutna grupper. 3.7 Intranätet i relation till andra system och till webbtjänster i omvärlden Universitetet har en stor mängd interna webbaserade system för olika typer tjänster. Några av de största system är lärplattformarna Cambro och Moodle, Exchange för e-post och kalendrar, personaladministrativ självservice (Pass), lokalbokningsystemet TimeEdit, Flexi 80/20 för telefonhänvisning och ekonomisystemet Raindance. Totalt finns över 30 olika system med på ITenhetens lista över inloggningar till system. System som inte sällan har helt olika gränssnitt och där Umeå universitet inte är speciellt framträdande i utformningen. Vissa system har CAS/AD-inloggning medan andra har annan typ av inloggning. Situationen med många olika system varav vissa inte har CAS/AD-inloggning, ligger sannolikt bakom den frustration som många av de intervjuade personerna uttrycker över att behöva logga in flera gånger. Samtidigt är dessa system anpassade för sin huvuduppgift och vi kommer att leva med dem en lång tid framöver. Optimalt vore naturligtvis att kunna integrera vissa funktioner i intranätet från system som används ofta av många människor. Integrationer kan vara besvärliga och dyra att få till, men det finns också möjlighet till billigare och enklare integrationer med API:er och iframes. I det förslag som skissas på i denna förstudie har ett antal integrationer som skulle höja nyttan av intranätet valts ut. Vissa integrationer med syfte att skapa snabbverktyg inne i intranätet (till exempel hänvisa telefonen), vissa för att hämta in och visa information (till exempel forskningsdatabasen och Diva) och vissa i syfte att visa händelser i andra system som kräver åtgärd (notifieringar från till exempel Cambro).