Försäljningsorder reservdelar De angivna menyhänvisningarna refererar till Navigeringsrutan i Navision. Försäljningsordern finns under Försäljning och marknadsföring Orderbearbetning Order. Försäljningsordern är uppdelad i ett orderhuvud- och ett orderradsavsnitt. Nederst på försäljningsordern finns 6 knappar som leder till undermenyer till försäljningsordern. Följande undermenyer kan kallas fram: Order Rad Funktion Bokföring Skriv ut Hjälp Nedan beskrivs de viktigaste fälten och undermenyer på försäljningsordern. Försäljningsorderhuvud Försäljningsorderhuvudet är indelat i flikar: Allmänt Fakturering Leverans Utlandshandel E-handel Förskottsbetalning Via funktionen Obligatoriska fält kan det anges vilka fält som måste fyllas i på orderhuvudet för att ordern ska kunna bokföras, t.ex. säljarkod. Se beskrivning Obligatoriska fält. 12.12.10 1
Allmänt Uppgifterna på den allmänna fliken är knutna till kunden. Ändras uppgifterna under Allmänt, tas ändringarna INTE med på fakturan önskas ändringarna visas på fakturan, ska de ändras under faktureringsfliken. Nummer Nytt ordernummer hämtas via upprättad nummerserie genom att trycka F3 och Enter (om det finns en upprättad nummerserie). Försäljningskundnummer Här registreras kundnummer eller sökbegrepp från kunden observera att anges en del av kundnummer eller söktext visas den första som matchar det angivna. Externt verifikationsnummer Här kan kundens referens anges. Används OIOXML-modulen och kunden är upplagd som en OIOXML-kund ska externt verifikationsnummer fyllas i för att du ska kunna fakturera ordern. Er referens Här kan kundens referens anges - skrivs ut på order- och fakturautskrifter. Bokföringsdatum Datum, som används till faktura-/bokföringsdatum. Vid upprättande föreslås arbetsdatum som bokföringsdatum. Kan överstyras vid samlingsfakturering och vid bokföring av samlade leveranser. 12.12.10 2
Dokumentdatum Datum som användes för beräkning av förfallodatum, på den bokförda bilagan följer bokföringsdatum, men kan överstyras manuellt. Betalningsvillkorskod / Förfallodatum Betalningsvillkorskod används till att beräkna förfallodatum på ordern. Koden hämtas från kunden, när ordern skapas. Koden kan överstyras på ordern. Förfallodatum kan också överstyras Obs: rättar du betalningvillkorskoden, beräknas förfallodatumet igen. Säljarkod Här kan säljarkoden anges. Namnet skrivs ut på order- och fakturautskrifter. Status Fältet anger om dokumentet är öppet eller släppt för fakturering. Om statusen är Öppen, kan du redigera i dokumentet. Om statusen är Släppt, är dokumentet släppt till fakturering, och du kan inte redigera dokumentet i denna fas. Du kan ändra orderns status genom att klicka på Funktion och därefter på Släpp/Öppna eller trycka Ctrl-F11. När ordern levereras, ändras status automatiskt från öppen till släppt på ordern. Kontokod och EAN nummer Används till OIOXML-dokument. Hämtas från kunden och kan överstyras. 12.12.10 3
Fakturering Faktureringskundnummer Här anges den kund som ska betala fakturan. Alla uppgifter om rabatt och priser är knutna till Faktureringskundnummer Det går således att skapa ordern till en kund och sända fakturan till en annan, t.ex. ett försäkringsbolag eller inköpsförening. Betalningssätt Hämtas från kunden vid skapande av ordern, men kan överstyras på ordern. Betalningssätt kan bl.a. styra kontant betalning och bokföras direkt i kassan, om en sådan betalningsform är upplagd. Moms rörelsebokföringsmall Här föreslås kundens Moms rörelsebokföringsmall (om moms skall beräknas vid bokföring av ordern). Koden kan överstyras men var uppmärksam på att det försvårar momsavstämning för ekonomiavdelningen. 12.12.10 4
Leverans Försäljningsorderrader 12.12.10 5
Fältet Radtyp Följande radtyper kan väljas: Redovisningskonto, Artikel, Resurs, Anl. tillgång, Omkostnad (artikel) eller textrad. Följande möjligheter understöds i DSM: Tom Om fältet Radtyp är tomt, kan det skrivas in en text i fältet Beskrivning (övriga fält kan inte användas). Redovisningskonto Raden innehåller ett redovisningskonto. Resurs Raden innehåller ett resursnummer (observera att arbetstyp inte kan anges) Artikel Raden innehåller en artikel. OBS! Du kan inte bokföra en order, en faktura eller en kreditnota, där alla rader enbart består av text. Minst en rad skall innehålla en artikel, resurs, anläggningstillgång, en artikelavgift eller ett redovisningskonto samt ett antal. Fältet (Radskifte) Detta fält har den funktion att det skiftar till nästa rad och placerar sig på fältet Nummer. Inget värde kan registreras i fältet. Knappen Order 12.12.10 6
Statistik (F9) Det visas statistik för den aktuella Försäljningsordern. Försäljningsorderstatistiken har fem flikar: Allmänt, Fakturering, Leverans, Förskottsbetalning och Kund. Flikarna innehåller uppgifter om bl.a. mängd, belopp, moms, pris, TB och kundens kreditmax. Försäljningsorderstatistiken ger en snabb överblick över innehållet i den samlade försäljningsordern, uppgifterna på försäljningsorderraderna samt uppgifter i förbindelse med leverans och fakturering. Beloppen i statistikfönstret visas i samma valuta som använts på försäljningsdokumentet, om inte annat är angivet. Samma fält finns under flikarna Allmänt, Fakturering och Leverans, men innehållet är olika under varje flik: Fliken Allmänt innehåller uppgifter om hela försäljningsordern. Det totala antal artiklar är specificerat i fältet Antal. Fliken Fakturering innehåller uppgifter om de mängder som ska faktureras. Det antal, som ska faktureras, är angivet i fältet Antal. Fliken Leverans innehåller uppgifter om de mängder artiklar som ska levereras. Det antal, som ska leveras, är angivet i fältet Antal. Beloppet i fältet Totalt inkl. moms avrundas som angivet i fältet Fakturaavrundning för den aktuella valutan i valutatabellen. 12.12.10 7
Leveranser Från ordern kan man se den/de skapade försäljningsleveranserna (följesedlar), som knutna till ordern. Betalningsplan Det går att ange flera betalningsdatum med tillhörande belopp och bokföringstexter på en enskild faktura. Betalningsplanen skrivs ut nederst på fakturan, där varje betalning är specificerad. Se beskrivning Betalningsplan 12.12.10 8
Knappen Rad Knappen Funktion Beräkna Avgifter Finns det artiklar, med en avgift knuten till sig, kan avgiften beräknas en avgift kan inte plockas bort från en order. 12.12.10 9
Skapa ny artikel från prisfil Via undermenyn skapa nu artikel från prisfil är det möjligt att lägga upp en artikel och föra in den direkt på försäljningsordern. Den önskade artikeln markeras, och när man trycker Enter läggs artikeln upp på artikelkortet och tas med över på försäljningsordern. Artikelnummer, beskrivning och försäljningspris från prisfilen tas med på ordern. Om en orderrad plockas bort och artikeln är skapad på ordern, kommer artikeln också att plockas bort på artikelkortet, om inga artikelposter är skapade på artikelnumret. Skapa ny artikel manuellt 12.12.10 10
Se beskrivning Skapa ny artikel manuellt från inköps- och försäljningsorder. Kopiera dokument Funktion Kopiera dokument kallar på körningen Kopiera försäljningsdokument. Med denna funktion kan du kopiera ett redan skapat försäljningsdokument (offert, order, faktura, kreditnota, bokförd faktura eller bokförd kreditnota). Först ska ett nytt försäljningsdokument upprättas (offert, order, faktura eller kreditnota), som har ett verifikationsnummer. Du kan på det viset använda körningen till att fylla i det nyskapade försäljningsdokumentet. Ange i körningen vilket försäljningsdokument du vill kopiera uppgifter från. Du kan välja att kopiera hela dokumentet eller enbart dokumentraderna. Om du endast kopierar dokumentraderna, tillförs dessa rader automatiskt till de rader du eventuellt redan har skapat i det försäljningsdokument du håller på att upprätta. Du kan ange hur körningen ska utföras, genom att fylla i fälten under fliken Alternativ. Fyll i fälten på följande sätt: Dokumenttyp: Klicka på Assistknappen och välj den dokumenttyp du vill kopiera från. Verifikationsnummer: Klicka på Assistknappen, och välj det verifikationsnummer du vill kopiera från. Uppgifterna i fältet ovan anger vilka verifikationsnummer du kan välja. 12.12.10 11
Försäljningskundnummer: Fältet fylls i automatiskt med hjälp av uppgifterna i fälten Verifikationsnummer och Dokumenttyp. Försäljningskundnamn: Fältet fylls i automatiskt med hjälp av uppgifterna i fälten Verifikationsnummer och Dokumenttyp. Ta med huvud: Markera fältet, om uppgifterna från det dokumenthuvud du håller på att kopiera, ska kopieras automatiskt till det dokument, du håller på att upprätta. Dokumentraderna kopieras, oavsett av om du markerar detta fält eller inte. Om du kopierar en offert, och fältet Bokföringsdatum är tomt i det nya dokumentet, används dagens datum som bokföringsdatum för det nya dokumentet. Beräkna om rader: Markera fältet, om du vill att körningen ska beräkna och tillföra rader i det dokument, du håller på att upprätta. Körningen tillför rader från det dokument, du kopierar från, till det nya dokumentet. Körningen sparar artikelnummer och artikelantal, men beräknar beloppen på raderna baserat på kunduppgifterna på det nya dokumenthuvudet. På detta sätt tar körningen hänsyn till artikelpriser och rabatter, som är speciellt knutna till kunden på det nya huvudet. Klicka på OK för att starta körningen. Om du inte vill starta körningen, skall du klicka på Avbryt för att stänga fönstret. Insätt Service Kit Se beskrivning Service Kit Knappen Bokföring 12.12.10 12
Bokför När ordern är klar, ska den godkännas genom att välja Bokför eller Bokför och skriv ut. Används samlingsfakturering, levereras ordern. Gör man en faktura per order väljs Leverera och Fakturera. Via inställningar väljs det om det automatiskt ska skrivas ut leveranser(följesedlar) vid bokföring av ordern, när det faktureras. (Inställningar finns under Service Inställningar DSM inställning, fliken Rapporter). Det skrivs endast ut Leverans/Följesedel om fältet Hoppa över försäljningsleveransutskrift inte är markerat, och det väljs Shift + F11 (Bokför och skriv ut). I det fönstret ska det väljas Leverera. (Dvs. det skrivs inte ut en leverans tillsammans med en faktura) Bokför och skriv ut Som ovan, men det görs också en utskrift. Bokför batch-jobb Se beskrivning Massbokföring av reservdelsorder Knappen Skriv ut Det går att skriva ut en orderbekräftelse och plocklista från ordern. 12.12.10 13
På Plocklistan skrivs endast de artiklar ut som inte är levererade på ordern. På plocklistan är det också möjligt att välja om plocklistan ska skrivas ut i artikelnummerordning eller placeringsordning. 12.12.10 14