DOKUMENTHANTERINGSPLAN. Fastställd av styrelsen för Mölndalsbostäder AB 2012-09-07

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Fastställd av styrelsen för Mölndalsbostäder AB 2012-09-07

1.1.1 Hantera styrelse och årsstämma Styrelsen utses i praktiken av kommunfullmäktige i enlighet med den mandatfördelning som blivit följd av senaste kommunalvalet. Styrelsens uppgift är att svara för bolagets organisation och förvaltning samt att utse VD som i sin tur ansvarar för att den löpande förvaltningen bedrivs i enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsen beslutar också i ärenden som inte betraktas som löpande, det vill säga i frågor av osedvanlig beskaffenhet eller av stor betydelse för bolaget. Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ och kan besluta i alla frågor som rör bolaget. Stämman är aktieägarnas forum för att utöva direkt inflytande. Årsstämma ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång. Arvodebestämning styrelseledamot Nej Papper Bevaras Kronologisk Bolagstämmoprotokoll med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologisk Kallelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Arkiveras med tillhörande protokoll Närvarolista Nej Papper 10 år Kronologisk Utgör underlag för arvodesutbetalning Styrelseprotokoll med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologisk Dagordning Nej Papper Bevaras Kronologisk Bolagsordningar Nej Papper Bevaras Kronologisk Ägardirektiv Nej Papper Bevaras Kronologiskt

1.1.2 Fatta verksamhetsbeslut Protokoll med bilagor ledninggsgrupp Nej Papper Bevaras Kronologisk korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Verksamhetsmål Nej Papper Bevaras Kronologisk

1.1.3 Ta fram policy- och styrdokument Se separat processbeskrivning Handlingsplaner Nej Papper Bevaras Kronologisk Reglemente Nej Papper Bevaras Kronologisk Regler Nej Papper Bevaras Kronologisk Riktlinjer Nej Papper Bevaras Kronologisk Övriga verksamhetstyrnings- och policydokument Nej Papper Bevaras Kronologisk Personalpolicy-dokument Nej Papper Bevaras Kronologisk Deligationsförteckningar Nej Papper Bevaras Kronologisk Handböcker Nej Papper Bevaras Kronologisk Bevaras om framtagna för den egna verksamheten annars vid inaktualitet Instruktioner Nej Papper Bevaras Kronologisk Rutinbeskrivningar Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Manualer/lathundar Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Organisationsscheman/beskrivningar Nej Papper Bevaras Kronologisk Jämställdhetsplaner Nej Papper Bevaras Kronologisk lönepolicy Nej Papper Bevaras Kronologisk Resepolicy Nej Papper Bevaras Kronologisk Verksamhetspolicy Nej Papper Bevaras Kronologisk Kvalietsmål Nej Papper Bevaras Kronologisk Dokumenthanteringsplaner Diarie Papper Bevaras Kronologisk Diarieförs då det är en viktig sökingång till bolagets allmänna handlingar Processbeskrivningar Nej ADB Bevaras Kronologiskt Kvalitetsmanual Nej Papper Bevaras Kronologiskt Finanspolicy Nej Papper Bevaras Kronologiskt

1.1.4 Dokumentera bolagets ägande Fullmakter Nej Papper Bevaras Kronologiskt Registreringsbevis Nej Papper Bevaras Kronologiskt Aktiebok Nej Papper Bevaras Kronologiskt Aktiebrev Nej Papper Bevaras Kronologiskt

1.2.1 Hantera ledningens genomgång Syftet med ledningens genomgång är att högsta ledningen skall utvärdera hur väl verksamhetssystemet passar för organisationens verksamhet och mål. Underlag för ledningens genomgång är interna och externa revisioner, uppföljningar av miljömål, lagstiftning och riskanalyser samt uppkomna avvikelser och förändringar i verksamheten som påverkar ledningssystemet. Ledningens genomgång utförs normalt 2 gånger per år. Checklista Nej Papper Bevaras Kronologisk Protokoll ledningens genomgång Nej Papper Bevaras Kronologisk

1.2.2 Ta fram mätningar och analyser Se separat processbeskrivning Kundenkäter sammanställningar/rapporter Nej Papper Bevaras Kronologisk Enläter, svar och andra underlag Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Medarbetarenkät, sammanställning/rapporter Nej Papper Bevaras Kronologisk Verksamhetsmätningar, sammanställningar/rapporter Nej Papper Bevaras Kronologisk Övriga mätningar, sammanställningar/rapporter Nej Papper Bevaras Kronologisk

1.2.3 Hantera Internkontroll och granskning Externa revisorer anlitas för certifiering och upprätthållande av certifikat enlig valda standarder samt för genomförande av internrevisioner. Intern revision genomförs på hela företaget minst 1 gång per år. Rapport internrevision Nej Papper Bevaras Kronologisk Övriga granskningar/revisionsskrivelser inklusive slutdokument Nej Papper Bevaras Kronologiskt Övriga utredningar Nej Papper Bevaras Kronologiskt Frågelista Internrevision Nej Papper Bevaras Kronologisk Granskningsmaterial Nej Papper 10 år Kronologiskt Intern revisonsplan Nej Papper Bevaras Kronologisk Protokoll från utförd internrevision Nej Papper Bevaras Kronologisk Certifieringsansökan med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologisk Extern revisionsplan Nej Papper Bevaras Kronologisk Rapport externrevision Nej Papper Bevaras Kronologisk

1.2.4 Ta fram budget Budget antagen helårs Nej Papper Bevaras Kronologisk Centraladministrationsbudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Driftbudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Fastighetskattsbudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Intäktsbudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Lönebudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Räntebudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Totalbudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet Underhållsbudget Visma ADB Vid inaktualitet Kronologisk Utgör sammanställningsmöjlighet i systemet

1.2.5 Ta fram årsredovisning korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Verksamhetsberättelse och Årsredovisning (tryckt) Nej Papper Bevaras Kronologisk Årsredovisning undertecknad original Nej Papper Bevaras Kronologisk

1.2.6 Hantera förbättringsförslag och avikelser Se separat processbeskrivning Avikelse/förbättringsärenden Backoffice ADB Se anmärkning Kronologisk Gallras tillsammans med Backoffice assistant Rapporter och sammanställningar Backoffice ADB Se anmärkning Kronologisk Gallras tillsammans med Backoffice assistant

1.3.1 Samverka med personal Protokoll Lokalt samverkansmöte med bilagor Nej Papper 3 år Kronologisk Protokoll Centrala samverkansgruppen med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologisk Presentationsmaterial Nej Papper Bevaras Kronologisk

1.3.2 Samverka med kommun korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Protokoll Samrådsmöte Vård och Omsorg Nej Papper Bevaras Kronologisk

1.3.3 Samverka och förhandla med fackliga organisationer Dagordning Nej Papper Bevaras Kronologisk Kallelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Kollektivavtalsprotokoll Nej Papper Bevaras Kronologisk Protokoll fackligaförhandlingar med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologisk MBL, Enskilda avtal, Förhandlingsprotokoll Samverkansavtal Nej Papper Bevaras Kronologisk

1.3.4 Samverka och förhandla i hyresfrågor Dagordning Nej Papper Bevaras Kronologisk Kallelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Protokoll Hyresgästföreningen, samtliga med bilagor Nej Papper Bevaras Kronologisk Även lokal hyresgästförening

2.1.1 Hantera leverantörsfakturor Se separat processbeskrivning Leverantörsfaktura orignal Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Leverantörsfaktura skannad kopia Visma ADB Vid inaktualitet Egen nummerserie Iaktta sekretess Betalningsfiler Visma ADB Vid inaktualitet Iaktta sekretess Kvittenser Visma Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess Verifikationslista Visma Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess Avstämningsrapport Visma Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess

2.1.2 Hantera kundfakturering Se separat processbeskrivning Betalningsfiler Visma ADB Vid inaktualitet Iaktta sekretess Bokföringsunderlag Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Fakturakopia Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta skeretess. Förvaras tillsammans med fakturaunderlag Fakturaunderlag Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta skeretess. Förvaras tillsammans med fakturakopia Inkassoärende, underlag/listor Vertex Papper Se anmärkning Iaktta skeretess. Gallras 3 år efter ärendets avslut

2.1.3 Hantera månadsdebitering Se separat processbeskrivning Autogirofil Visma ADB Vid inaktualitet Iaktta sekretess Aviseringslista, vid avikörning Vertex Papper 10 år Vertex/per objekt Iaktta sekretess Betalningsfiler Visma ADB Vid inaktualitet Iaktta sekretess Bokföringsunderlag Vertex Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Debiteringslista Vertex Papper 10 år Vertex/per objekt Iaktta sekretess Underlag för komfortdebitering Vertex Papper 10 år Vertex/per objekt Iaktta sekretess Utskriftsfil Vertex ADB Vid inaktualitet Iaktta sekretess Autogiromedgivande Vertex Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess

2.1.4 Administrera löpande bokföring Allegat Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Amortering av lån Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Autogirofakturor Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Banktransaktioner, manuella Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Betalning/bokning av preliminärskatt Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Bokföringsavi Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Bokföringsorder Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Fodringar på långtidsbevakning Visma Papper Vid inaktualitet Lindorff/Inkasso Iaktta sekretess Förskott löner Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Lönebidrag Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Moms- och arbetsgivaravgifter Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Periodisering av swapräntor Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Räntebidrag Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Skattekontotransaktioner Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Transaktioner mellan dotter- och moderbolag Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Upplupen fastighetsskatt Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Utbetalningar Internetbank Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Återvunna hyresförluster Visma Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess

2.1.5 Ta fram bokslut Se separat processbeskrivning Balans- och resultatrapport Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess Balansräkning Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Bokslutsanvisningar Nej Papper 2 år Kronologisk Bokslutsdokumentation Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess Koncernavstämmningar Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Koncernrapporter Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Koncernrapportpaket med underlag Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Kontoavstämmningar Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Kontoutdrag bank/post Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Resultaträkning Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Sammanställning ingångna borgensförbindelser Nej Papper 3 år Kronologisk Iaktta sekretess Underlag kund- och hyresförluster Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess Uppgifter till statistiska centralbyrån Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess Uttalande från företagsledningen Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess

2.2.1 Administrera lån och finans Avtal banktjänster/finansiella tjänster Avtalsliggare Papper Bevaras Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Finansrapporter Nej Papper/ADB Vid inaktualitet Kronologiskt Fullmakter Nej Papper Bevaras Kronologisk Förfrågningsunderlag Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Offert från kredit/finansinstitut antagen Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess Offert från kredit/finansinstitut ej antagen Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess Påminnelse från bank om lån förfaller Nej Papper Vid inaktualitet Kronologiskt Iaktta sekretess Skuldebrev Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess Tilldelningsbeslut Nej Papper Bevaras Kronologisk

2.3.1 Hantera inköp Se separat processbeskrivning Beslut om anskaffning Inköpssystem ADB 10 år Egen nummerserie Beställning Inköpssystem ADB 10 år Egen nummerserie Anbud / Offert Nej Papper 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess Avtal Avtalsliggare Papper 10 år Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Anskaffningsbeslut Inköpssystem ADB 10 år Egen nummerserie Förfrågningsunderlag Nej Papper 10 år Egen nummerserie

2.3.2 Direktupphandling Se separat processbeskrivning Anbud / offert antaget Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Anskaffningsbeslut Inköpssystem ADB 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Avtal Avtalsliggare Papper 10 år Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Beställning Inköpssystem ADB 10 år Egen nummerserie Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Förfrågningsunderlag Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Prövningsprotokoll Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Utvärderingsprotokoll Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Öppningsprotokoll Nej Papper 10 år Kronologisk Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

2.3.3 Hantera offentlig upphandling Se separat processbeskrivning Anbud antaget Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Anbud ej antagna Diarie Papper 2 år År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Annons Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Anskaffningsbeslut Inköpssystem Papper Bevaras Egen nummerserie Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Avtal Avtalsliggare Papper Bevaras Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Beställning Inköpssystem Papper Bevaras Egen nummerserie Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Efterannons Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Frågor & svar Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Fullmakt Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Förfrågningsunderlag Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Prövningsprotokoll Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Tilldelningsbeslut Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Utvärderingsprotokoll Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Öppningsprotokoll Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Leveransgodkännande Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet Överklaganden Diarie Papper Bevaras År, diarienummer Iaktta sekretess under upphandlingsförfarandet

2.3.4 Hantera avtal Se separat processbeskrivning Avtal skannade kopior PDF Vid inaktualitet Egen nummerserie Avtal samtliga (ej hyresavtal) Avtalsliggare Papper Bevars Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Fullmakt avseende upphandling i samverkan Avtalsliggare Papper Bevaras Egen nummerserie Iakta sekretess Lista årsavtal entreprenörer Nej Papper Vid inaktualitet Kronologiskt

2.4.1 Rekrytera och anställ Se separat processbeskrivning Annons, tjänster Nej Papper Bevaras Kronologisk Anställningsavtal Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Ansökningshandlingar ej erhållen tjänst Nej Papper 2 år Kronologisk Bevaras pga möjlighet att överklaga, Sekretess kring personuppgifter m.m. Ansökningshandlingar erhållen tjänst Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Intresseanmälningar (spontanansökningar) Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Kravprofil, tjänster Nej Papper 2 år Kronologisk Utlåtande från referenser Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

2.4.2 Introducera medarbetare Se separat processbeskrivning Fullmakter Nej Papper Vid inaktualitet Personalakt Sekretessförbindelser Nej Papper Bevaras Personalakt Nyckelkvittenser Nej Papper 2 år efter inaktualitetpersonalakt Iaktta Sekretess Introduktionsprogram av medarbetare, checklista, uppföljning mm. Nej Papper Bevaras Personalakt Skriftliga instruktioner med kvitteringsblankett Nej Papper Vid inaktualitet Personalakt PuL, Samtycken Nej Papper Bevaras Personalakt

2.4.3 Administrera anställningar Se separat processbeskrivning Personalakter Nej Papper Bevaras Personalakt Överlämnas till Kommunarkiv 2 år efter ålderspension. Gallras i samråd med kommunarkivet Personalförteckningar Nej Papper Bevaras Kronologisk Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Arbetsgivarintyg Nej Papper 2 år Personalakt Avgång/entledigande, anmälan om Nej Papper Bevaras Personalakt Beslut om avgångsvederlag Nej Papper Bevaras Personalakt LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut Nej Papper 2 år Personalakt LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Nej Papper Bevaras Personalakt Omplaceringsutredningar Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Polisanmälan Diarie Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Samtalsanteckningar Nej Papper Vid anställningens upphörande Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Skriftlig varning Diarie Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

2.4.4 Utveckla och utbilda Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg på Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Fritidsstudier Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Kurser och utbildningar i egen regi Nej Papper Se anmärkning Program, deltagarlistor, unikt studiematerial, kopior av kursintyg bevaras. Övriga handlingar gallras vid inaktualitet Kursinbjudningar Nej Papper Vid inaktualitet Kursmaterial Nej Papper Vid inaktualitet Studieintyg Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Utbildningsdokumentation Nej Papper Vid inaktualitet Utvärderingar av genomförd utbildning Dokumenterade överenskommelser Nej Papper När anställning upphörpersonalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Samtalsunderlag Nej Papper Vid inaktualitet Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Utbildningsplaner Nej Papper När anställning upphörpersonalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

2.4.5 Administrera löner Ledighet med lön för fackligt uppdrag Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Ledighetsansökningar kortare än 6 månader Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Ledighetsansökningar: barn-, studie- ochtjänstledigheter över 6 månaderhogia ADB Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Avräkningslista Hogia ADB 10 år Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Avtal, mobiltelefon Hogia ADB 10 år Banklista Hogia ADB 2 år Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Jourjournal Hogia ADB 3 år Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Kontrolluppgifter Hogia ADB Bevaras Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Löneavdag Hogia ADB 10 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Lönebidrag Hogia ADB 10 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Lönelistor Hogia ADB Bevaras Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Lönespecifikationer Hogia ADB 10 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Löneunderlag Hogia ADB 10 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Närvaro- och frånvarostatistik Hogia ADB Bevaras Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Sammanställning årligen Sjuk och friskanmälningar Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Sjuklön, försäkran för Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Sjukstatistik Hogia ADB Bevaras Del av årsredovisning Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Sammanställning årligen Skatter ( jämkningar m m) Hogia ADB 10 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Timlistor Hogia ADB 10 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Timrapporter Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Vård av Barn (VAB), sjuk-friskanmälan Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Årsarbetstimmar, statistik Hogia ADB Vid inaktualitet Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Fil från lönesystem tas ut årligen Återbetalda löneskulder Hogia ADB 2 år Enligt lönesystem Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

2.4.6 Hantera företagshälsovård och rehabilitering Arbetsanpassning, dokumentation Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Arbetsförmågebedömning Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Arbetsträning, dokumentation av Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Försäkringskassans beslut med bilagor Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Livränta Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Läkarintyg Nej Papper 2 år Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Omplaceringsutredningar Diarie Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Rehabiliteringsutredningar Diarie Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Friskvårdsatsningar (dokumentation av) Nej Papper Bevaras Kronologisk Friskvårdsstatistik Nej Papper Bevaras Kronologisk

2.4.7 Administrera pensioner Kontokuranter på utbetalda pensioner Nej Papper 10 år Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Pension förhandsberäkningar Nej Papper Vid pensionsavgång Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Pensionsansökan med bilagor Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Pensionsunderlag Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Särskild avtalspension Nej Papper Bevaras Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Återkrav av pensioner Nej Papper 10 år Personalakt Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

2.5.1 Förvalta IT-stöd och system Backoffice assistant Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Ekonomisystem Visma Business Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Förbrukningsstatistik Ess 200 Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Intranät Branet Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Lönesystem Hogia-Lön Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Protokoll IT-Rådet Nej Papper Vid inaktualitet Vertex Fastighet Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Visual Arkiv Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Ärendehanteringssystem Platina Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Inköpssystem Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet Övriga IT-system Ugör register ADB Se anmärkning I de fall gallringsbeslut saknas för specifik information sker gallring i samråd med kommunarkivet

2.5.2 Förvalta maskiner och övrig utrustning Maskinpärmar Nej Papper Vid inaktualitet Maskinunderhållslistor Nej Papper Vid inaktualitet Register över maskiner, fordon och dylikt Ugör register Papper Vid inaktualitet Rutinbeskrivningar Nej Papper Vid inaktualitet

2.6.1 Planera för Nödläge Nödlägesberedskap/plan Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Iaktta sekretess

2.6.2 Bedriva arbetsmiljöarbete Arbetsmiljömål Nej Papper Bevaras År/diarienummer Del av verksamhetsmål Arbetsmiljöplaner Nej Papper Bevaras År/diarienummer Instruktioner till arbetsuppgifter med arbetsmiljörisker Nej Papper Bevaras Kronologisk Löpande anteckningar från arbetsmiljögruppen Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Löpande anteckningar från skyddskommittén Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Organisationsschema arbetsmiljöarbete Nej Papper Bevaras Kronologisk Riskbedömningar Nej Papper Bevaras Kronologisk Skyddsrondsprotokoll/checklista Nej Papper Bevaras Kronologisk Systematiskt arbetsmiljöarbete Nej Papper Bevaras År/diarienummer Tidplan för arbetsmiljöarbetet Nej Papper Bevaras Kronologisk Del av årsplan för verksamhetssystemet Anmälan om avikelse, tillbud och olyckor Backoffice Papper Bevaras Kronologisk BackOfficeAssistant Anmälan om tillbud och olyckor till arbetsmiljöverket Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m. Årssammanställningar över arbetsskador/tillbud Nej Papper Bevaras Kronologisk Beslut om åtgärd Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Iaktta sekretess kring personuppgifter m.m.

2.6.3 Bedriva miljöarbete Mölndalsbostäders miljöarbete körs i projektform med berörda deltagare. Projektgruppen ansvarar för Mölndalsbostäders miljöarbete som sammankallas av miljöchefen. Projektdeltagarna träffas regelbundet för avstämning av det aktuella miljöledningsprogrammet. Information om miljöarbetet förmedlas externt via den publika webbsidan, internt via Intranät och personalmöten. Checklista, avstämmning miljöaspekter Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Kemikalielista Nej Papper Vid inaktualitet Miljöaspektslista Nej Papper Vid inaktualitet Miljöcertifiering/-diplomering Nej Papper Bevaras Kronologisk Miljögruppens anteckningar Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk Anteckningar förs löpande, tas årligen ut på papper Miljöledningsprogram Nej Papper Bevaras Kronologisk Miljömål Nej Papper Bevaras Kronologisk Del av verksamhetsmål Miljöredovisning Nej Papper Bevaras Kronologisk Del av årsredovisningen

2.7.1 Hantera post Se separat processbeskrivning Handlingar av tillfällig, ringa eller kortvarig betydelse Nej Papper/ADB Vid inaktualitet (Se KS 352/2004) korrespondens av betydelse Nej Papper/ADB Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs

2.7.2 Diarieföra och redovisa allmänna handlingar Se separat processbeskrivning Diarieförda handlingar Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Iaktta sekretess Registrerade handlingar Diarie Papper 2 år Kronologisk Registreras i diariet utan att ges ärendestatus. Ärendekort Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Skrivs ut årligen och fogas till akten i samband med arkivläggning, efter 2 år. Årslista över diarieförda ärenden - kronologiskt Nej Papper Bevaras Kronologisk Årslista över diarieförda ärenden - initierare Nej Papper Bevaras Alfabetisk

2.7.3 Hantera utlämnanden av allmän handling Se separat processbeskrivning Beslut med besvärshänvisning Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Domstolshandlingar Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Kopia av utlämnad handling Nej PDF Vid inaktualitet korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Överklaganden Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Handlingar rörande förbehåll Diarie Papper Bevaras År/diarienummer

2.7.4 Arkivera Leveransreversal Nej Papper Bevaras Kronologisk Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndighet Klassificeringsstrukturer Nej Papper Bevaras Kronologisk Dokumenthanteringsplaner Nej Papper Bevaras Kronologisk Förvaring enligt 1.1.3 Ta fram policy och styrdokument Arkivbeskrivningar Nej Papper Bevaras Kronologisk Gallringsbeslut Nej Papper Bevaras Kronologisk Arkivförteckningar Visual Arkiv ADB Kommunarkivet ansvarar för bevarande Dokumentation Nej Papper Bevaras Kronologisk

2.8.1 Marknadsföra och informera externt Webbsida (publik) Nej Paaper/ADB Se anmärkning Kronologisk Tas årligen ut på papper samt vid varje större förändring, tillfällig information gallras vid inaktualitet Broschyrer och annan egenproducerad information Nej Papper Bevaras Kronologisk 2 exemplar till arkivet Pressmeddelanden Nej Papper Bevaras Kronologisk

2.8.2 Producera och administrera intern information Egenproducerad intern information Nej Papper/ADB Se anmärkning Kronologisk Bevaras i urval endast handlingar av betydelse

2.8.3 Hantera sponsring Ansökan om föreningsbidrag Nej Papper Bevaras Kronologisk Ej antagna ansökningar kan gallras vid inaktualitet Dokumentation av samarbete Nej Papper Bevaras Kronologisk korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Samarbetsavtal Avtalsliggare Papper Bevaras Egen nummerserie

3.1 Hantera nyproduktion Se separat processbeskrivning Genomförandebeslut Diarie Papper Bevaras Projekt Arbetsmiljöplan Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Kvalitetsplan Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Miljöplan Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Adress och distributionslista Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Avtal med konsult / entreprenör Avtalsliggare Papper Bevaras Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Tidplaner Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Protokoll startmöte Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Protokoll projekteringsmöte Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Riskanalys Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Handlingar (ansökan och beslut) rörande sökt bygglov, kontrollplan, rivning Diarie etc. Papper Bevaras Projekt Förhandsanmälan till Arbetsmiljöverket Diarie Papper Bevaras Projekt Miljöinventering Diarie Papper Bevaras Projekt Vid t.ex. rivning av byggnad Protokoll från ansvarsbesiktningar, för- och efterbesiktningar Diarie Papper Bevaras Projekt Vid t.ex. sprängningsarbeten Protokoll byggsamråd Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Protokoll byggmöte Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Protokoll ekonomimöte Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Protokoll samordningsmöte Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Tvisteärenden inom projektet Diarie Papper Bevaras Projekt Utgör eget ärende i diariet korrespondens av betydelse Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Kallelser rörande besiktning Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Protokoll löpande besiktning Nej Papper 10 år efter garantitidens Projekt utgång Entrepenadgarantier Nej Papper Bevaras Projekt Försäkringar Nej Papper Bevaras Projekt Ritningar / Relationsritningar Nej Papper Bevaras Projekt Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs

3.2 Administrera uthyrning vid nyproduktion För handlingar som produceras vid upprättande av hyresförhållande, se separat process 5.1.1 Hantera uthyrning och uppsägning

3.3 Hantera planerat underhåll För efterföljande upphandling och genomförande av byggprojekt, se separata processer. 3.1 Hantera Nyproduktion samt processgrupp 2.3 Inköp och upphandling Underhållsplaner Nej Papper Bevaras Projekt Underhållsplanen uppdateras konternueligt äldre versioner bevaras Projektdirektiv Nej Papper Bevaras Projekt Genomförandebeslut Nej Papper Bevaras Projekt Utredningar som ligger till grund för projektet Nej Papper Bevaras Projekt

4.1 Bedriva interna projekt Se separat processbeskrivning Avtal Avtalsliggare Papper Bevaras Egen nummerserie Förvaras i avtalsliggare Delrapporter Nej Papper Bevaras Projekt Ekonomisk slutredovisning Nej Papper Bevaras Projekt Förstudier Nej Papper Bevaras Projekt korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Projekt Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Minnesanteckningar Nej Papper Vid inaktualitet Projekt Protokoll med bilagor Nej Papper Bevaras Projekt Projektdirektiv Nej Papper Bevaras Projekt Projektplaner Nej Papper Bevaras Projekt Slutrapporter Nej Papper Bevaras Projekt Uppdragshandlingar Nej Papper Bevaras Projekt Utvärderingar Nej Papper Bevaras Projekt Beslut Nej Papper Bevaras Projekt Projektdokumentation Nej Papper/ADB Bevaras Projekt Fotografier, videofilmer, presentationer, etc PM Nej Papper Bevaras Projekt Projektbudget Nej Papper Bevaras Kronologiskt

5.1.1 Hantera uthyrning och uppsägning Se separat processbeskrivning Erbjudande av lägenhet Vertex Papper Vid inaktualitet kundprofil Nej Papper Vid inaktualitet Urval av hyresgäst Vertex Papper Vid inaktualitet Hyreskontrakt garage/p-plats Vertex Papper Vid inaktualitet Vertex/Hyresmapp Erbjudande av p-plats/garage Vertex Papper Vid inaktualitet Vertex/Hyresmapp Kölista p-plats/garage Vertex Papper/ADB Vid inaktualitet Vertex Hyreskontrakt Lägenhet Vertex Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Inflyttningsankäter Vertex Papper Bevaras Kronologisk Bevaras för sitt kulturhistoriska värde Nyckelkvittenser Vertex Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Uppsägning Vertex Papper Vid inaktualitet Hyresmapp/Vertex Uppsägningsbekräftelse Vertex Papper Vid inaktualitet Hyresmapp/Vertex Ansökan om direktbyte Vertex Papper Vid inaktualitet Hyresmapp Kreditupplysningar Vertex Papper Vid inaktualitet Referenser Vertex Papper Vid inaktualitet T.ex. från tidigare hyresvärd Ansökan om andrahandsuthyrning Vertex Papper Vid inaktualitet Vertex/Hyresmapp Återflyttningsbekräftelse Vertex Papper Vid inaktualitet Vertex/Hyresmapp

5.1.2 Hantera förtursärenden För handlingar som produceras vid upprättande av hyresförhållande, se separat process. Förtursärenden Diarie Papper Bevaras År/diarienummer

5.1.3 Hantera uthyrning av servicelägenhet För information om bevarande, se övriga processer under hyresadministration.

5.1.4 Genomför besiktning Se separat processbeskrivning Besiktningsprotokoll Vertex Papper 10 år Vertex/per objekt Fotografier Nej Papper/ADB Bevaras Per objekt Bevaras i urval

5.1.5 Hantera synpunkts- och störningsärenden Se separat processbeskrivning Klagomål Nej Papper Se anmärkning Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs, Gallras efter 2 år om ej rättslig process uppstått Störningsbrev Diarie Papper Se anmärkning Kronologisk Gallras efter 2 år om ej rättslig process uppstått Övriga synpunkter Nej Papper Se anmärkning Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs, Gallras efter 2 år om ej rättslig process uppstått

5.1.6 Administrera kravhantering Se separat processbeskrivning Avbetalningsplan Vertex Papper 3 år Vertex/per objekt Hyres/ Kundkrav Vertex Papper/ADB 3 år Vertex/per objekt Kravlista Vertex Papper 10 år Vertex/per objekt

5.1.7 Hantera avhysningsärenden Se separat processbeskrivning Brev till socialtjänsten Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Kvitto på rekommenderat brev Nej Papper Bevaras Utslag från tingsrätten Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Brev vidtag rättelse om olovlig 2:a handsuthyrning Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Ansökan om betalningsföreläggande / avhysning Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Kan gallras efter 3 år om rättslig process ej uppstått Brev om uppsägning Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Brev till socialtjänsten Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Dom i avhysningsärende Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Kvitto på rekommenderat brev Nej Papper Bevaras Utslag från hyresnämnd Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Beslut från kronfogde Diarie Papper Bevaras År/diarienummer Kan gallras efter 3 år om rättslig process ej uppstått

5.1.8 Hantera dödsfall i lägenhet korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Dödsattest Vertex Papper Vid inaktualitet Kronologisk

5.2.1 Hantera uthyrning av lokal Se separat processbeskrivning Annons på ledig lokal Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Avslag på lokalhyresansökan Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Bankgaranti Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Borgensförbindelse Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Upplysning lokalhyreskund Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt T.ex. F-skatt, registreringsbevis och kreditupplysning Lokalhyresansökan Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Lokalhyresavtal Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt Scannad kopia av lokalhyresavtal Nej PDF Vid inaktualitet Vertex/per objekt Ansökningshandlingar Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt T.ex. ritningar och konceptbeskrivningar

5.2.2 Hantera uppsägning av lokalkontrakt Se separat processbeskrivning Brev om uppsägning/vilkorsförändring av lokal Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt Dom i tvistemål lokalhyreskontrakt Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt Hyresnämndens Medlingsbeslut Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt Uppsägningsbekräftelse Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt

5.2.3 Hantera överlåtelse av verksamhet Se separat processbeskrivning Förfrågan om att överlåta verksamhet Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs Registreringsbevis bolagsverket Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Kreditupplysning Nej Papper Vid inaktualitet Vertex/per objekt Överlåtelseavtal Nej Papper Bevaras Vertex/per objekt

5.2.4 Hantera blockuthyrning Blockhyresavtal, per fastighet Vertex Papper Bevaras Vertex/per objekt Förhandlingar med hyresnämnd Nej Papper Bevaras År/diarienummer T.ex. ansökan om att avtala bort delar av hyreslagen korrespondens av betydelse Nej Papper Bevaras Kronologisk Handlingar som omfattas av sekretess diarieförs

5.3.1 Hantera felanmälningar Se separat processbeskrivning Felanmälan Vertex Papper/ADB Vid inaktualitet Vertex/per objekt Arbetsoder Vertex Papper/ADB Vid inaktualitet Vertex/per objekt Serviceorder Vertex Papper/ADB Vid inaktualitet Vertex/per objekt

5.3.2 Hantera inre och yttre skötsel Skötselscheman Nej Papper Vid uppdatering Område Protokoll obligatoriska besiktningar Nej Papper Vid inaktualitet Kronologisk (inventeringssammanställning), pcb, radon, ovk, hissar, kylanläggningar, tryckkärl, pannor