Administrativa föreskrifter Upphandling av friskvårdstjänster

Sveriges Radio AB 105 10 Stockholm Besök Oxenstiernsgatan 20 Tel 08-784 50 00 Fax 08-784 15 00 www.sverigesradio.se Org.nr. 556419-3232 Styrelsens säte: Stockholm Datum 2011-11-07 Sista anbudsdag 2011-12-22 Projektnummer SR 1120 Anbudet giltigt tom 2012-03-01 Upphandlingsförfarande: Öppen upphandling Administrativa föreskrifter Upphandling av friskvårdstjänster

Innehållsförteckning 1 INBJUDAN...3 1.1 Inledning...3 1.2 Om Sveriges Radio AB...3 1.3 Upphandlingens omfattning...3 1.4 Om SRF...4 1.5 Upphandlande myndighet...4 1.6 Upphandlingsform...5 1.7 Förfrågningsunderlag...5 1.8 Formella krav på anbudet...6 1.9 Prövning och utvärdering av anbud...7 1.10 Avropsmodell...9 1.11 Upphandlingssekretess...9 1.12 Offentlighet och sekretess...9 1.13 Tilldelningsbeslut...10 1.14 Referensrätt...10 2 AVTAL...11 Sidan 2 av 11

1 Inbjudan Sveriges Radio AB inbjuder härmed leverantörer att inkomma med anbud i upphandling av friskvårdstjänster enligt bilaga 1, Kravspecifikation och svarsformulär. 1.1 Inledning 1.2 Om Sveriges Radio AB Sveriges Radio är organiserat med verksamhet i Stockholm och på 26 lokala produktionsorter från Malmö i söder till Kiruna i norr. Sveriges Radio har ca 2000 medarbetare varav hälften är verksamma i Stockholm. Sveriges Radio är ett public service bolag med ett sändningstillstånd som definierar programföretagets breda uppdrag och garanterar dess oberoende ställning. Varje dag har Sveriges Radio ca fyra miljoner lyssnare på sändningar i fyra rikstäckande kanaler och 26 lokala kanaler samt i ett antal kanaler över Internet, i form av nyheter, reportage, musik, sport, kultur, teater, humor och debatt. Mer än hälften (55 procent) av programmen i rikskanalerna produceras på de lokala kanalerna runt om i landet. Några av grundförutsättningarna för Sveriges Radios public serviceuppdrag är: Oberoende och integritet - programverksamheten skall bedrivas självständigt i förhållande till staten, olika intresseorganisationer och andra maktgrupper i samhället. Sändningsrätten skall utövas opartiskt och sakligt samt med beaktande av att en vidsträckt yttrandefrihet och informationsfrihet skall råda i ljudradion. Mångfald och kvalitet - programföretaget skall erbjuda ett mångsidigt programutbud som kännetecknas av hög kvalitet. Tillgänglighet för alla - programmen skall rikta sig till och vara tillgängliga för publiken i hela landet samt i skälig omfattning tillgodose skiftande behov och intressen hos landets befolkning. För mer information om Sveriges Radio, se www.sverigesradio.se 1.3 Upphandlingens omfattning Den nuvarande friskvården inom Sveriges Radio bedrivs lokalt på de olika produktionsorterna. I Stockholm finns egna lokaler på Sverige Radio och aktiviteterna genomförs i Sveriges Radio Förvaltnings AB (SRF) regi. Sveriges Radio medarbetare i Stockholm skall även i fortsättningen ha möjlighet att utnyttja de aktiviteter som erbjuds av SRF. Totalt är det ca 2000 medarbetare inom Sveriges Radio, fördelade på 26 orter, som har möjlighet att utnyttja friskvårdstjänsten. I bilaga 3 redovisas de orter och områden upphandlingen avser. Sidan 3 av 11

I dagsläget är det ca 400 medarbetare som utnyttjar SRF:s tjänster. 1.4 Om SRF SRF är ett kunskaps- och serviceföretag inom den oberoende och avgiftsfinansierade radio- och TV-verksamheten i allmänhetens tjänst. SRF ägs av Sveriges Television AB (SVT), Sveriges Radio AB och Sveriges Utbildningsradio AB (UR). SRF:s uppdrag är att tillhandahålla gemensam service och stödfunktioner för programföretagen och övriga företag inom public servicegruppen, inom bland annat arkiv, bibliotek, ekonomi- och löneadministration, telefoni, distribution och företagshälsovård. SRF äger fastigheter i vilka SVT och Sveriges Radio bedriver programverksamhet, i Stockholm och i antal andra större städer, samt svarar för drift, förvaltning och underhåll av fastigheterna. SRF:s verksamhet bedrivs i Stockholm och antalet anställda är ca 225 st. För mer information, besök SRF:s hemsida: www.srf.se 1.4.1 Mål och syfte Målet med uppdraget är att minska/eliminera administrationen för friskvård, samt möjliggöra för samtliga medarbetare att i så stor utsträckning som möjligt få den friskvård de önskar. 1.4.2 Antalet leverantörer Sveriges Radio kommer att teckna ramavtal med en (1) leverantör. 1.4.3 Avtalsperiod Avtalets längd är ett (2) år från och med dagen då det undertecknats av båda parter, med möjlighet att därefter förlänga avtalet i ett (1) + ett (1) år, vilket ger en maximal avtalstid på 4 år. 1.5 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling är: Sveriges Radio AB 105 10 Stockholm Organisationsnummer: 556419-3232 Kontaktperson för upphandlingen: Catherine Finér Sidan 4 av 11

1.6 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt 4 kap. 1 lag (2007 : 1091) om offentlig upphandling (LOU). Vid en sådan upphandling antas anbud utan föregående förhandling. Det är nödvändigt att anbudet lämnas före anbudstidens utgång eftersom anbud som kommit in för sent inte får prövas. Möjligheterna att begära in kompletterande uppgifter eller förtydliganden av anbudet är begränsade och regleras i 9 kap 8 i LOU. Det är därför av största vikt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter. 1.7 Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget i denna upphandling består av följande handlingar: Administrativa föreskrifter (detta dokument) Kravspec och svarsformulär, bilaga 1 Avtal utkast, bilaga 2 Programbolagens produktionsorter, bilaga 3 Det åligger anbudsgivaren att kontrollera att samtliga dokument enligt denna förteckning erhållits. 1.7.1 Frågor och information under anbudstiden Alla handlingar och all övrig information i denna upphandling distribueras elektroniskt via Visma Tendsign via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Om förfrågningsunderlaget innehåller oklarheter av betydelse som behöver förtydligas för att kunna lämna ett fullständigt anbud bör Sveriges Radio omgående skriftligen kontaktas för klargörande. Sveriges Radio besvarar gärna frågor gällande förfrågningsunderlaget. Frågor beträffande denna upphandling kan endast ställas skriftligen via den i annonsen angivna länken och senast angivet datum, om inget annat anges. Svar på frågor, kompletteringar och annan information om upphandlingen delges samtliga registrerade anbudsgivare via samma länk. Sidan 5 av 11

Registrerad person 1 på Visma tendsign är den som delges meddelandet. Innan anbud lämnas uppmanas därför anbudsgivaren att kontrollera om kompletterande uppgifter om upphandlingen tillkommit. Frågor om varför ett visst krav ställts kommer inte att besvaras. Ambitionen från Sveriges Radios sida är att besvara ställda frågor inom två (2) arbetsdagar. Sista dag för att ställa frågor 2011-12-12 Sista dag att besvara frågor 2011-12-14 1.8 Formella krav på anbudet Anbudsgivare uppmanas att lämna anbud i enlighet med nedanstående anvisningar. Om Anbudsgivare inte följer anvisningarna kan det leda till att: anbud inte går att identifiera, anbud måste öppnas innan sista anbuds dag har passerat i syfte att identifiera vilken upphandling dokumentet rör, anbud inte registreras vid öppningen av anbud, anbud inte kommer till Sveriges Radio. 1.8.1 Anbudets giltighet och form Anbudet skall: a) innehålla anbudsgivarens företagsnamn och organisationsnummer i enlighet med registreringsbevis hos bolagsverket eller skattemyndighet, b) innehålla anbudsgivarens adress, kontaktperson, telefonnummer och e-post, c) vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren, d) vara skrivet på svenska, e) vara bindande till och med 2012-03-01, vilket skriftligen skall bekräftas i anbudet, 1.8.2 Anbudsinlämnande Anbud i pappersformat är original och vid eventuella avvikelser mellan digital kopia och original gäller innehållet i originalet. Anbud skall: a) lämnas i ett (1) original i pappersformat 1 Anbudsgivaren uppmanas att säkerställa att den som i anbudet anges som kontaktperson är den som också är registrerad som kontaktperson på http://www.opic.com/sv/tendsign/ Detta för att säkerställa emottagande av viktig information om upphandlingen som distribueras från Sveriges Radio genom http://www.opic.com/sv/tendsign/ Sidan 6 av 11

b) lämnas med en (1) digital kopia, i läsbart format såsom word (.doc), excel (.xls) och acrobat (.pdf) på CD-skiva eller USB-minne c) vara paketerat i slutet kuvert märkt med Anbud SR 1120 d) ha inkommit senast 2011-12-22, kl. 17.00 till Postadress: Besöksadress: Sveriges Radio AB Oxenstiernsgatan 20 Att: Catherine Finér 105 10 Stockholm Anbud kan sändas till ovanstående adress alternativt lämnas personligen eller via bud till besöksadressen. Receptionen är bemannad måndag-fredag 08:00-17:00. Anbud som lämnas via bud måste även märkas på budförsändelsen med. Anbud SR 1120. Anbud via fax eller e-post accepteras ej. För sent inkomna anbud beaktas ej. Alternativa anbud är inte tillåtet i denna upphandling. 1.8.3 Disposition av anbud Struktur och tydlighet För att kunna göra en rättvis och korrekt bedömning bör anbud vara uppställt enligt följande anvisningar. Anbudsgivare skall på ett tydligt sätt beskriva hur denne tänker uppfylla de ställda kraven samt i enlighet med anvisningarna till respektive krav. Anbud bör lämnas i pärm eller vara inbundet på så sätt att bladen inte kan komma i oordning. I lämnat anbud bör svaren delas upp och placeras under respektive flik. Anbudsgivaren ombedes att alltid bifoga en innehållsförteckning. För att bedöma om ett anbud uppfyller uppställda krav ombedes anbudsgivaren att redovisa sina svar enligt förfrågningsunderlagets struktur samt genom att fylla i Kravspec- och svarsformuläret, bilaga 1. Om ställt krav inte besvarats äger Sveriges Radio rätt att tolka detta som att kravet inte är uppfyllt. 1.9 Prövning och utvärdering av anbud Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall, ange, beskriv och redovisa. Skallkrav är ovillkorliga krav, vilket innebär att de måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna utvärderas. Sidan 7 av 11

Vid prövning och utvärdering av de inkomna anbuden kan Sveriges Radio komma att kontrollera de av anbudsgivaren lämnade uppgifterna. I det fall felaktiga uppgifter har lämnats kan detta leda till att anbudet förkastas. Om i förfrågningsunderlaget ställt krav inte besvarats äger Sveriges Radio rätt att tolka detta som att kravet inte är uppfyllt. Inledningsvis kontrolleras de formella kraven på anbudet enligt punkt 1.8. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från vidare prövning. 1.9.1 Krav på anbudsgivare Som ett första steg i prövningen kontrolleras anbudsgivarens förmåga att fullgöra detta uppdrag (kapitel 2, Krav på anbudsgivare). Anbudsgivare som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från vidare prövning. 1.9.2 Prövning av anbud Därefter sker en prövning av att samtliga skall-krav är uppfyllda. Uppfyllelse av dessa krav är en förutsättning för att anbudsgivarens anbud skall kunna utvärderas. De anbud som inte uppfyller alla skall-krav, eller är ofullständiga, kommer inte att utvärderas vidare. Därefter görs en utvärdering av kvarvarande anbud. 1.9.3 Utvärdering Utvärderingen sker efter värderingsprincipen ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till nedanstående kriterier. Kriterierna är kort definierade nedan samt inbördes rangordnade efter den betydelse varje enskilt kriterium tillmäts i förhållande till varandra. Utvärderingskriterier Viktning 1. Kvalitet 60 % 2. Pris 40 % Definition av kriterier: 1. Kvalitet - Tjänstens genomförande (punkt Fel! Hittar inte referenskälla.) 20 poäng - Användarvänlighet (punkt 3.4) 20 poäng - Levererade tjänster och innehåll (punkt 3.5.2) 20 poäng Anbudet utvärderas och poängsätts utifrån angivna poängskalor utifrån anbudsgivarens beskrivning av ovanstående punkter. Poängen summeras och ligger till grund för kriteriets betyg. Sidan 8 av 11

Max total poäng: 60 Den anbudsgivare som har högst poäng får betyget 5. De övriga anbudsgivarna får poäng i relation till den högsta poängen. D.v.s Anbudets poäng Anbudets med högst poäng x 5 * vikten 60% 2. Pris (punkt Fel! Hittar inte referenskälla.) Anbudets pris räknas fram enligt en prisutvärderingsmodell i bilaga 2 priskorg. Den anbudsgivare som har billigast pris erhåller 5 poäng. De övriga anbudsgivarna får poäng i relation till det billigaste anbudet. D.v.s. Lägsta offererade pris Anbudets pris x 5 * vikten 40 % Totalbetyg: Om två eller flera anbudsgivare erhåller lika totalbetyg går kriteriet tjänstens genomförande före pris, dvs. den anbudsgivare som erhållit den högsta poängen för kvalitet antas som leverantör. 1.10 Avropsmodell För upphandlingen kommer avtal att tecknas med en leverantör. Avrop från ramavtalet sker genom tillämpning av avtalets villkor. Inför sådant avrop kan samråd mellan parterna och komplettering av Leverantörens anbud förekomma. 1.11 Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende lämnas inte ut till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Vid tilldelningen av upphandlingsbeslut offentliggörs berörda handlingar i enlighet med LOU kap 9. 9-10. 1.12 Offentlighet och sekretess Sveriges Radio är ett bolag och det innebär att Sveriges Radio inte har någon skyldighet att lämna ut handlingar avseende sin verksamhet. Detta gäller även i samband med upphandlingar. Sveriges Radio är skyldigt att lämna ut handlingar till domstol. Domstolen kan efter prövning fatta beslut om att inte offentliggöra delar av handlingar om anbudsgivaren har begärt sekretess enligt offentlighets- och Sidan 9 av 11

sekretesslag (2009:400) 36 kap 2, där föreskrivs att sekretess gäller hos domstol i mål eller ärende i domstolens rättsskipande eller rättsvårdande verksamhet för uppgift om myndighets eller enskilds affärs- eller driftförhållanden, om det kan antas att den som uppgiften rör lider avsevärd skada om uppgiften röjs. För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för ovan nämnda sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas. 1.13 Tilldelningsbeslut Beslut i upphandlingen fattas av Sveriges Radio och kommer att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare innan ramavtal tecknas. Tilldelningsbeslut kommer att delges via Tendsign. Registrerad person på http://www.opic.com/sv/tendsign/är den som delges beslutet. Avtal tecknas genom att det undertecknas av Sveriges Radio och antagna Leverantör och träder i kraft först efter det att den tidsperiod som anges i LOU 16 kap. 1 löpt ut. Anbudsgivare ombedes att inte offentliggöra tilldelningsbeslutet utan samråd med Sveriges Radio. 1.14 Referensrätt Observera: Anbudsgivare äger inte rätt att utan Sveriges Radios skriftliga godkännande göra något pressmeddelande eller annat offentligt uttalande med anledning av tilldelning enligt föregående punkt eller nyttja Sveriges Radio eller något av dess koncernbolags namn, varumärke, logotyp eller annat kännetecken vid marknadsföring. Sidan 10 av 11

2 Avtal Kommersiella villkor för denna upphandling framgår av bifogat avtal, bilaga 2, vilket skall accepteras i sin helhet. Sidan 11 av 11