Användarmanual för American Express Åbergs DataSystem AB Box 341 Oppundavägen 28 641 23 KATRINEHOLM Tel. 0150-48 93 60 Fax. 0150-333 24 E-post. rebus@abergs.se Webb. www.abergs.se/rebus
American Express, resekonto i Rebus Resebyrå-modul 2005-10-26: Åbergs DataSystem AB, Göran Gustafsson 2012-03-06: Bytt plats på Ref-fält 2012-06-12: Vänta med godkännandet Det här dokumentet beskriver hur Rebus hanterar American Express resekonto. Det beskriver hur de första inställningarna och registreringarna ska göras, hur kunderna ska läggas upp, hur order görs och till slut hur sändningarna till American Express ska göras. Två filer skapas alltid, den ena kallas för Invoice -fil och innehåller alla flygbiljetter, den andra kallas för Charge -fil och innehåller all övrig försäljning. Sändning av filerna från resebyrån till American Express ska göras via American Express hemsida. Tidigare användes ett program som hette SIFT (Secure Internet File Transfer) men det är inte aktuellt längre. Inställningar som måste göras för att få American Express resekonto att fungera: Grund: Inställningar/Kortföretag: Lägg upp ett kortföretag som heter AMEX (American Express) enligt nedan. Egen ID: Travel Office Code: Ref.code: SE Number Kod på 4 tecken som används i invoice-filen i fältet Submission Agent Reference Code. Ange den kod som fås från American Express. Kod på 10 tecken som används i charge-filen i fältet Submission Agent Reference Code. Service Establishment Number. Koden fås från American Express. 2
Transaktionsnr: Senaste sändning: Förfallodagar: Löpnummer för transaktionerna. Systemet räknar upp numret med 1 för varje transaktion som skickas och godkänns. Datum för den senast godkända sändningen. Här ska det antal förfallodagar anges som ni på resebyrån vill ha för att American Express ska kunna betala ut pengar till er i tid. I transaktionsfilen skrivs ett förfallodatum som är uträknat från sänddatumet + dessa dagar. Lägg sedan upp kortprefixet för resekontot genom att trycka på knappen "Kortprefix" (eller Alt+X): Här ska de första tecknen i kortnumret anges. Identifikationen av ett American Express resekonto är 37579, d.v.s. de fem första tecknen i kortnumret. Ange också ett kontonummer som Rebus kommer att använda till bokföringen. 3
Grunder: Inställningar/Kontoplan: Lägg upp ett nytt betalningssätt som kan heta "American Express". Det här är bara till för att säljarna ska välja rätt betalningssätt och att texten kan komma att skrivas på kundens bekräftelse/följesedel om man väljer att göra det. Om man nöjer sig med endast ett betalningssätt för alla möjliga resekonton kan det kallas för t.ex. "Resekonton". Det konto man anger kommer inte att användas i bokföringen, programmet kommer att använda det konto man angivit på varje kort (som beskrivits på föregående sida). Bocka för valen "Kreditkort" och "Transfer-faktura". Valet "Kvitto-utskrift" kan bockas för om man vill ha ett separat kvitto vid betalningen och inte bara en utskrift av bekräftelse/följesedel. Grunder: Rutiner/Artikelgrupper: Grunder: Rutiner/Artikelregister: Rebus artiklar och/eller artikelgrupper bör knytas mot American Express artikelkoder. T.ex. kan en Rebus-artikel "FLI" (Flyg inrikes) tillhöra artikelgruppen "FLY" (Flyg). Gruppen kan vara kopplad mot en American Express-artikel men passar inte det så kan även artikeln kopplas separat mot en American Express-artikel. I det här fallet bör hotellartikeln kopplas mot artikel "335" (Hotel). Är artiklarna och grupperna kopplade korrekt så får American Express ett bättre underlag för att göra korrekt statistik till kunderna. 4
Artikelregistret / Statistikkoder: I artikelregistret tar man fram en artikel och klickar på knappen "Statistik resekonton". Där ser man hur artikeln är kopplad mot artikelgruppen och är man inte nöjd med det så sätter man in en specifik koppling för artikeln. Bläddra bland artiklarna här och ändra kopplingen där det behövs. Följande American Express-artiklar finns att välja på: 307 Air 326 Rail / Ferry Travel 335 Hotel 360 Visa / Passport 332 Car Hire 354 Package 370 Transaction fee 380 Commission payback 399 Other 5
Artikellista för att granska kopplingarna: För att se om det finns statistikkopplingar till samtliga artiklar, och även att de är rätt kopplade, finns det en artikellista som specifikt visar kopplingarna mot American Express statistikkoder. Gå in i Grund-modulen, utskrifter och artikellista. Finns inte alla valbara utskriftsalternativ i ert system så måste de läggas upp. Det görs via rutinen Listformat i Grund-modulen eller direkt i utskriftsfönstret via knappen med två pappersark som finns högst upp och i mitten av fönstret. 6
Resebyrå Back-office: Rutiner/ Generella Data: På tredje fliken Kort/Resekonton finns grunduppgifter för alla resekonto-företag som Rebus stöder. Skriv in namnen på transaktionsfilerna här. Skriver man ingen sökväg så hamnar filerna i aktuellt företags data-katalog i Rebus (t.ex. C:\Rebus\Data1). Lämnar man fälten tomma blir namnen "AMEX- INV.txt" och "AMEX-CHG.txt". Den första är invoice -filen och innehåller debiteringar och krediteringar för BSP-flyg. Den andra är charge -filen och innehåller all övrig försäljning. Namngivningen av filerna är tydligen väldigt viktiga för American Express och filnamnen är unika för varje resebyrå. Skriv in de filnamn ni blir tilldelade här. Sändningen av filerna från resebyrån till American Express görs via deras hemsida. Web-adress till hemsidan, inloggningskoder, lösenord och mer information om hur sändningen ska gå till får resebyrån från American Express. 7
Löpnummer-fliken: Varje transaktion som skickas till American Express får ett referens/faktura-nummer som referens för resebyråns fordran på American Express. Sätt önskat startnummer här, annars börjar det på 1. 8
Leverantörsregistret: I filerna som skickas till American Express vill de ha mycket information om flygbolagen, bl.a. vill de ha både flygbolagsnumret och bokstavskoden d.v.s. som i exemplet ovan som gäller SAS, vill de ha både nr 117 och koden SK. Så var noga med att i leverantörsregistret registrera dessa uppgifter på alla flygbolag. 9
Så här fungerar kundhanteringen av korten: Kunden/företaget kan ha ett specifikt kortnummer för hela företaget. Resekontonumret sätts alltid specifikt på kunden. Avdelningar/kostnadsställen hos företaget kan ha ett kortnummer för hela avdelningen. Det överrider företagets specifika kortnummer. Fasta resenärer kan knytas mot avdelning/kostnadsställe och därmed använda avdelningens specifika kort. Knyts inte resenären mot avdelning kan varje resenär ha ett eget kort som överrider företagets specifika kort. Kundregistrets tredje flik: Här registreras resekontot/kortnumret generellt för företaget. Man markerar också om extrainfo 1, extrainfo 2 och extrainfo 3 måste fyllas i vid bokningen, d.v.s. om American Express har dessa fält som obligatoriska på kunden. Extrainfo 1 är resenärens "kostnadsställe/projekt". Extrainfo 2 är resenärens "anställningsnummer". Extrainfo 3 är resenärens "avdelning". Resekontonumret ska skrivas in på fältet Generellt kortnr och inte på fältet Resekonto. Den skillnaden gjordes för Nordeas kort där kortnumret inte alltid var samma som resekontonumret. 10
Klicka på knappen "Avdelning" för att lägga upp avdelning/kostnadsställe: Här kan man lägga upp avdelningarna som finns under företaget. Varje avdelning kan ha ett eget kort samt egen leveransadress. I filerna som skickas till American Express finns det ett antal fält där man kan skicka den information man vill, d.v.s. som inte är styrt av American Express. Det är REF1 till och med REF6 och i Rebus har vi valt att fylla dessa med följande information om de finns tillgängliga på ordern. Från version 194 av Rebus (mars 2012) är det följande som gäller. Längderna på fälten har American Express bestämt via sin filspecifikation. REF1: Resenärens anställningsnr (max 9 tecken) REF2: Resenärens kostnadsställe (max 20 tecken) REF3: Resenärens avdelningstext, t.ex. Marknad (max 10 tecken) REF4: Orderns projektnr (max 10 tecken) REF5: Orderns rekvisitionsnr (max 15 tecken) 11
Klicka på knappen "Resenärer" för att lägga upp kundens fasta resenärer: Det som är bra att tänka på här är att om man hämtar in order via t.ex. Amadeus så matchar Rebus det resenärsnamn man slagit in där med de fasta resenärer som finns för kunden. Hittar Rebus ett namn som är identiskt (små eller stora bokstäver spelar ingen roll) så används fasta resenärens data om eventuellt anställningsnr, avdelning, kostnadsställe/projekt och kortnummer. Det som kan vara trixigt är om resenären har å, ä eller ö i namnet. I exemplet ovan finns "Gustafsson Göran" som fast resenär och den kommer inte att hittas om man i Amadeus har slagit in namnet som "Gustafsson Goran" eller "Gustafsson Goeran". Man kan däremot senare i ordern komplettera dess avdelning och andra data, men det bästa vore i så fall att lägga upp den fasta resenären med de olika stavningar som man kan tänkas använda vid bokning i Amadeus. 12
Kundregister / Förvalt betalningssätt: För kunder som alltid betalar sina resor på samma sätt, resekontokunder är typiska exempel på sådana kunder, kan det vara bra att förbestämma vilket betalningssätt som betalrutinerna ska vara inställt på. En American Express-kund ska alltså alltid ha betalsättet American Express förvalt. Inställningen görs för varje kund på kundregistrets andra flik: 13
Beställningen / Begränsningar: Begränsningar som finns idag när man gjort en beställning är: I dagsläget kan endast ett resekonto per beställning hanteras, d.v.s. endast ett kortnummer. Ska flera resenärer med på resan och betalning ska ske med olika kort måste flera olika beställningar läggas upp. Dessutom har de flesta resekontoföretag dessutom den regeln att det MÅSTE delas upp på flera beställningar, de vill endast ha en resenär per order. Endast slutbetalningar mot American Express hanteras. Gör man manuella delbetalningar på en order blir det fel vid överföringen. Det finns en spärr som gör att man inte kan delbetala BSPmarkerade leverantörer om ordern skall betalas med kort/resekonto, men det finns inte någon spärr för delbetalning på egen avgift. Det är dock planerat att göras. Om man har två leverantörer på en beställning där den ena är en BSP -biljett och den andra är övrig-försäljning så kan man inte välja att själv fakturera övrig-beloppet. Man måste göra ett slutkvitto med betalsättet Resekonto (eller vad man nu har kallat betalsättet) och sedan godkänna kvittot. Principen är alltså att om kunden har ett resekonto ska ALLT gå via det kontot, inget kan eller ska faktureras på egen hand. Betalningar i andra rutiner än beställningsrutinen klarar inte av resekonton, t.ex. betalning av fakturor och presentkort. I Rebus finns det ju också andra bokningsmoduler för bl.a bussbolag och researrangörer och där finns inte resekonton alls. Här finns det spärrar som säger ifrån. Provisionsavdrag: Resebyrån kan ge sina kunder provisionsavdrag, d.v.s. en rabatt på t.ex. flygresorna. Det är numera ganska vanligt bland affärsresebyråer eftersom de ofta sluter specifika avtal med sina kunder. Man sätter t.ex. in 1,5 % rabatt/provision i kundregistret (eller via en rabatt/provisions-grupp) och väljer att den ska redovisas på en egen provisionsrad via en bock i det fältet på den tredje fliken. När man bokar en flygresa så skapas då två rader, den ena med det totala priset för flygresan och den andra blir en egen rad med provisionsavdraget. När man sedan skapar en transaktionsfil till kortföretaget så måste hela resans belopp (exklusive avdraget) redovisas i filen eftersom avtalet bara är mellan kunden och resebyrån, flygbolaget vet ju inget om denna rabatt och ska ha sina pengar. Vad gör man då av provisionsavdraget? Avdraget ligger på den BSP-leverantör där raden ursprungligen automatiskt skapas men avdraget kommer att hamna som kredit på övrig-försäljning. Ett exempel: Resan kostar 10,000 och kunden har 5% provision. Dessa två rader skapas då på ordern under den aktuella leverantören som är markerad som en BSP-leverantör: FLI Flyg inrikes 10,000.00 FLI- Provisionsavdrag 5% -500.00 Vid sändning till kortföretaget så skapas en flygförsäljningsrad på 10,000 kronor och en övrigförsäljning på -500 kronor. 14
Bokning i Rebus: Bokningsbilderna i Rebus ser ut så här. Det kan vara bra för American Express att ha lite inblick i hur det ser ut och vad som matas in. Bokningsbilden delas in i flera flikar där man registrerar olika saker. Flik 1 har dock en summering av det mesta för att man ska få en snabb överblick då man plockar fram en tidigare order. Flik 2 innehåller bl.a. information om destination och resenärer: 15
Flik 3 innehåller information om bokade leverantörer och priser: Flik 4 innehåller mest anteckningar, fria texter och övrig textinformation: 16
Flik 5 innehåller bevakningsdatum och information om delbetalningar, slutbetalningar och fakturor. Om en order innehåller endast flygbiljetter som betalas via BSP så får man följande fråga då man sparar ordern: Om den är klar svarar man Ja, då markeras den för att skickas vid nästa överföring. Svarar man nej så kanske man vill fortsätta att ändra på ordern innan man vill skicka den och då kommer den inte med i nästa transaktion. För att hålla koll på det finns det en lista som visar aktuell sänd/kö-status på order. Den finns i Resebyrå Backoffice / Korttransaktioner / Avstämningslista och kan se ut så här. Best.nr 1141 har jag svarat nej på och därför står det "Saknas i kön" på den. 17
Om ordern, förutom BSP-leverantörer, även innehåller övrig-försäljning (t.ex. arvoden som resebyrån ska ha pengar för) så måste det beloppet betalas in med kundens kort/resekonto för att ordern ska hamna i transaktionskön. Gör man inte det så hamnar den även då i avstämningslistan med status "Saknas i kön". I exemplet nedan finns det en avgift på 400 kronor som måste betalas "OnOrder" med rätt betalningssätt. Välj rätt betalkort i följande fönster. Kundens möjliga kort visas i valrutan. När betalningen är gjord och eventuell bekräftelse/följesedel är utskriven frågar Rebus om det är klart att godkänna slutbetalningen. Om allt är ok svarar man Ja och då hamnar ordern i transaktionskön med dessa 400 kronor i övrig-försäljning och biljetterna för BSP-leverantörerna i flyg-försäljningen. 18
Överföring av transaktionsfil till American Express: Överföring kan ske en gång per minut om man vill eftersom varje sänd fil sparas med datum, timme och minut, exempel: "AMEX-0507051530-CHG.txt". Den fil som sänds heter dock det namn man ställer in i Generella Data i Resbyrå Back-office. Omdöpning av filen till arkiveringsnamnet sker efter att man godkänt sändningen. I samband med att transaktionsfilen skapas skriver programmet ut en lista där alla transaktioner är listade samt det referens/faktura-nummer resebyrån har som referens mot American Express för att få sina pengar. 19
Man kan också skriva ut följesedlar till kunderna på de uppgifter resebyrån skickar till American Express om de vill ha det och det förutsätter att fältet "Följesedlar" är markerat. Kunden har ju normalt fått en bekräftelse/följesedel på den totala ordern i Rebus, men vill kunden även ha den här informationen så finns möjligheten. Den visar ju exakt de uppgifter som kommer på nästa faktura från American Express. 20
När listorna är utskrivna visas följande fönster: I fönstret visas en sammanfattning över beloppen i filerna och klickar man på knappen "Se fil" så kan man även se innehållet i båda filerna om man tycker att det är intressant. Programmet uppmanar användaren att sända över filen till American Express via deras hemsida. Därefter har man tre knappar att välja på: Klicka på Vänta med godkännandet till en senare tidpunkt. Denna knapp ska ni oftast använda eftersom American Express inte kan ge ett svar direkt om filerna är korrekta, eller korrekt mottagna, förrän senare. Det sker oftast dagen efter eftersom de kör dessa kontroller i sina datasystem först på nätterna. Klicka på Godkänn transaktionen om ni vill godkänna filerna som sända direkt. Detta ska oftast inte göras vid sändningen, utan först när ni får reda på om filerna som sändes var korrekta. Det sker oftast dagen efter. Godkänner man transaktionen markeras alla beställningar som sända i Rebus och korrekt mottagna av American Express. Klicka på Avbryt transaktionen om det inte gick bra att sända filerna. Om man avbryter transaktionen räknas fakturanumret tillbaka så att man inte tappar något fakturanummer mot American Express samt att allt återställs så att man kan göra ett nytt sändningsförsök när man har justerat det som gjorde att överföringen inte gick bra. Det kan t.ex. vara något som American Express förväntade sig som saknades på någon beställning, t.ex. ett kostnadsställe. Så det är ytterst viktigt är att INTE godkänna transaktionen förrän man får OK, d.v.s. en bekräftelse på att sändningen har gått bra och att filerna har mottagits av American Express. 21
Vänta med godkännandet till en senare tidpunkt Eftersom man inte får OK från American Express direkt vid sändningen behöver man vänta med godkännandet till en senare tidpunkt, oftast dagen efter. Klicka på den knappen så kommer detta fönster fram. Det som händer är att de filer som skapats och de beställningar/transaktioner som finns i dessa filer hamnar i ett vänteläge. Du kan alltså inte sända en ny fil till American Express förrän den gamla är godkänd. Försöker man göra en ny sändfil visas följande informationsruta. 22
Försöker någon ta fram en beställning i Res-Front som ligger i detta vänteläge visas följande information och beställningen kommer inte fram. Den kan alltså inte ändras så länge den ligger i vänteläget. Däremot kan alla andra beställningar ändras som vanligt och nya beställningar kan skapas, även sådana som ska sändas till American Express vid ett annat tillfälle. Godkännande av en sändfil som befinner sig i vänteläge När man i Res-Back går in i menyn Korttransaktioner och rutinen American Express och det finns en sändfil i vänteläge kommer följande informationsruta fram: Rebus talar om att det finns en tidigare sänd fil och att du måste ta ställning till om den är accepterad av American Express eller inte. Det måste göras innan du kan skicka iväg ytterligare en fil. 23
Information om den tidigare sända filen visas och du har samma tre val som tidigare. 1. Lägg den i vänteläge igen. 2. Godkänn transaktionen. 3. Avbryt transaktionen. Har du kommit in i den här rutinen utan att du vet om sändningen gick bra eller inte klickar du på knappen Vänta med godkännande till en senare tidpunkt för att återigen lägga sändfilen i vänteläge. Har allt gått bra och filen har tagits emot av American Express klickar du på Godkänn transaktion. Har filen inte tagits emot korrekt av American Express klickar du på Avbryt transaktionen. Allt rullas då tillbaka och du måste justera de beställningar som det var fel på. Därefter kör ni om hela proceduren med ny sändning och vänteläge. 24