Arbetstidsallokering vid Åbo Akademi Reportronic användarmanual

Arbetstidsallokering vid Åbo Akademi Reportronic användarmanual 4.8.2010 Anna Fredriksson 1

Innehåll Principer för arbetstidsallokering... 3 Arbetstidsallokeringens tillämpning vid ÅA... 3 1. Inloggning... 4 2. Hur du allokerar din arbetstid... 5 3. Fyll i arbetstid... 5 3.1 Dagsvy... 6 3.2 Datumintervall... 7 3.3 Veckovy... 8 3.4 Månadsvy... 10 3.5 Timmar och procentuella fördelningar... 11 3.6 Överblicka arbetstider... 12 4. Arbetstidsanmälan... 12 5. Arbetstidsanmälningar status och historik... 15 5.2 Icke godkända arbetstidsanmälningar... 15 6. Godkänna arbetstidsanmälningar/rapporter (endast förmän)... 17 6.1 Aktuella och tidigare emottagna arbetstidsanmälningar... 19 7. Rapporter över arbetstid... 20 7.1 Beskrivningsrapport, Arbetstidsrapport 1... 20 7.2 Totalarbetstid för projektet... 20 7.3 Månadsrapport för projektet... 20 7.4 Arbetstidsanmälningar (uppföljningsrapport)... 20 Utloggning ur Reportronic... 21 GEMENSAMMA ARBETSTIDSPOSTER... 21 2

Principer för arbetstidsallokering För att uppnå balans i ekonomin blir det allt viktigare att följa upp och fördela kostnaderna på olika verksamhetsformer. Uppgörandet av kostnadsberäkningar förutsätter att personalkostnaderna, som är universitetets största utgiftspost, kan allokeras på ett tillförlitligt sätt på olika resultatområden och projekt. Särskilt viktigt är det att kostnader som hänför sig till externt finansierade projekt påförs projekten som underlag för fakturering och rapportering. Statens revisionsverk har flera gånger konstaterat svagheter i kostnadsberäkningarnas tillförlitlighet och krävt att åtgärder vidtas för att förbättra tillförlitligheten. Arbetstidsallokering krävs också för att uppfylla de finansieringsvillkor (helhetsbudgetering) som centrala externa finansiärer (EU, Tekes, Finlands Akademi) har uppställt. Observera att arbetstidsallokeringen uttryckligen är bas för kostnadsberäkning och att den INTE är kopplad till klockkort eller annan kontroll av arbetstid. Det som man med arbetstidsallokeringen vill få fram är en procentuell fördelning av arbetstiden, inte mängden arbetstimmar. Från och med 2010 är Reportronic kopplad till bokföringen där lönen fördelas mellan olika projekt och kostnadsställen (gamla ansvarsområden). Arbetstidsallokeringen är inte kopplad till löneutbetalningen. Systemet för arbetstidsallokering kan också med fördel användas som ett verktyg för enheternas egen verksamhetsplanering och utvärdering. Också på ett individuellt plan kan arbetstidsallokeringssystemet användas för att följa upp hur arbetstiden används under en viss tid. I det följande redogörs för de principer som gäller allmänt inom ÅA. Arbetstidsallokeringens tillämpning vid ÅA Samtliga anställda skall allokera sin arbetstid. Arbetstidsallokeringen sker i ett webbaserat system kallat Reportronic. Reportronic används bland annat vid Aalto universitetet och Hanken. Alla universitet har ett motsvarande allokeringssystem. Arbetstidsallokeringen sker i enlighet med de allmänna arbetstidsposter som finns angivna i systemet. Arbetstidsposterna sammanfaller med de uppgifter som efterfrågas bl.a. i rapporteringen till KOTA databasen och som för den undervisande personalen ska uppges i arbetsplanerna. Ytterligare efterfrågar systemet uppgifter om frånvaro och deltagande i universitetsrelaterade allmänna uppgifter eller samhällsinriktad verksamhet. 3

- Arbetstid inom externt finansierad verksamhet Samtliga anställda som arbetar inom externt finansierade projekt allokerar sina arbetstimmar per arbetsdag. Detta gäller även undervisande personal som till någon del jobbar inom externt finansierade projekt. Rapport över månadens arbetstider sänds varje månad till förman för godkännande. - Undervisande personal som inte arbetar inom externt finansierade projekt Undervisande personal som inte arbetar inom externt finansierade projekt, allokerar sin arbetstid en eller två gånger per år. Allokeringssättet med datumintervall kan med fördel användas. Rapport över periodens arbetstimmar sänds med fördel till förman för godkännande i slutet av varje månad, eller minst två gånger per år. - Övrig personal Övrig personal som inte arbetar inom externt finansierade projekt allokerar sin förverkligade arbetstid minst en gång i månaden. Allokeringssättet med datumintervall kan med fördel användas. Rapport över periodens arbetstimmar sänds månatligen till förman för godkännande. Ovannämnda direktiv är minimikrav uppgjorda enligt de villkor Undervisningsministeriet, Statens revisionsverk, externa finansiärer och Åbo Akademi ställer. Notera att det är möjligt att allokera arbetstid oftare än vad som uppställs i minimikraven. Systemet ger då de anställda ett verktyg för att effektivt följa upp sin egen arbetstid. Den ordinarie arbetstiden för personal som inte tillhör undervisnings och forskningspersonal eller undervisande personal vid övningsskolor är 7 timmar 15 minuter per dag. I programmet antecknas minuterna som hundradelar, dvs 15minuter= 0,25 i programmet, t.ex.: 7,25 = 7 timmar 15 minuter 7,5 = 7 timmar 30 minuter 7,75 = 7 timmar 45 minuter Arbetstiden för undervisnings och forskningspersonal är 1600 timmar per år. 1. Inloggning Du loggar in till Reportronic från följande address: https://reportronic.abo.fi/reportronicnet/frmlogin.aspx?yritys_id=17&yritysnimi=aboakademi&login =16&lng=se En länk till inloggningssidan finns på Åbo Akademis hemsidor, http://www.abo.fi/personal/, i verktygsfältet till höger. Rekommenderad webb browser är Internet Explorer. 4

Inloggningssidan ser ut på följande sätt: Användar ID är det samma som ditt vanliga ÅA användarnamn. Lösenord är detsamma som ditt ÅA lösenord. LDAP authentication ska vara ikryssat. 2. Hur du allokerar din arbetstid Arbetstidsallokeringen består av två steg: Fyll i arbetstid, se punkt 3. Fyll i arbetstid Skicka in arbetstidsanmälan (rapport), se punkt 4. Arbetstidsanmälan 3. Fyll i arbetstid Klicka på Lägg till arbetstid. Längst nere på sidan kan du välja mellan att använda Dagsvy, Datumintervall, Veckovy eller Månadsvy genom att klicka på någon av följande: Månadsvyn ger en tydlig överblick över hur du allokerat under vald månad. Datumintervall är ett bra redskap om man vill allokera till ett projekt under en längre tid. Vyerna presenteras i detalj nedan. 5

3.1 Dagsvy 1 4 2 3 5 6 1. Välj datum genom att klicka på datumrutan, dagens datum visas som standard. (det är också möjligt att allokera arbetstid i framtiden) 2. Välj projekt från projekt rullgardinen. Om du inte ser ditt projekt, vänligen kontakta någon av huvudanvändarna 3. Välj delprojekt från delprojekt rullgardinen (om sådant finns). Notera att alla projekt inte har delprojekt! 4. I Timmar rutan skrivs det antal timmar som du arbetat för projektet under dagen. T.ex.: 7,25 = 7 timmar 15 minuter 7,5 = 7 timmar 30 minuter 7,75 = 7 timmar 45 minuter 5. Från Enhet väljer du din egen enhet. Detta är en obligatorisk uppgift. 6. I Kommentarer fältet kan du skriva kommentarer till timmarna, i vissa projekt är detta obligatoriskt. Kostnadstyp och Kostnadsidentifierare kan lämnas tomt. 7. Kom ihåg att klicka på Spara knappen nere på sidan efter att du fyllt i alla uppgifter! 6

3.2 Datumintervall Genom att använda datumintervallfunktionen fyller systemet automatiskt i arbetstiden för en längre period. Datumintervallfunktionen är ett enkelt sätt att fylla i sina arbetstimmar om man under en viss tidsperiod varje dag vill allokera exakt samma antal timmar till ett visst projekt. Datumintervall fylls i enligt instruktionerna nedan. I ovanstående exempel allokerar testpersonen 7,25 timmar (7 timmar 15 minuter) varje vardag på Testprojekt 1 mellan 1.1.2010 28.2.2010, enhet oorganisk kemi och kommentar för alla timmar är "Forskning". Efter att man sparat allokeringen ser man att programmet Det är också möjligt att allokera t.ex. 3 timmar varje dag till ett vist projekt enligt samma vis, men då fyller man i 3 timmar i timmar fältet istället för 7,25. OBSERVRA! När du fyllt i timmarna och sparat flyttas du automatiskt till vyn överblicka arbetstid. Denna vy visar ifylld arbetstid fram till dagens datum. Om du allokerat framåt i tiden kan du ändra datumet i högra hörnet för att se hela din allokering (mera om detta i 3.6). Du kan också se den allokerade tiden i t.ex. månadsvyn. OBSERVERA! Om man använder datumintervall funktionen mellan samma datumintervall och samma projekt så adderas tiden till de föregående timmarna. Det ersätter alltså inte de tidigare allokerade timmarna. Om du har använt datumintervallfunktionen på fel sätt och vill ersätta de tidigare timmarna, måste du först radera den ursprungliga arbetstiden. Detta görs genom att i menyn till vänster välja "Överblicka arbetstider" och därefter välja "Radera tidsperiodens arbetstid". All allokerad arbetstid raderas mellan de datumintervall du väljer, så var noggrann med att du inte raderar något av misstag. 7

3.3 Veckovy I veckovyn allokeras arbetstiden enligt en veckovy. 1 2 1. Nuvarande vecka visas som standard. För att byta vecka väljer du vecka och år och klickar på Sök knappen till höger. 2. Välj projekt som du vill allokera tiden till genom att först välja projektet från projekturvalslistan och sedan klicka på "Lägg till knappen" 3. Efter att projektet lagts till i veckovyn så finns det kvar så länge man allokerar till projektet (se bilden nedan). 4. Anteckna antalet timmar, eventuell kommentar samt välj enhet. Kostnadstyp och Kostnadsidentifierare kan lämnas tomt (se bilden nedan). Klicka sedan Spara knappen. Det är obligatoriskt att välja enhet. 8

3 4 9

3.4 Månadsvy Månadsvyn följer samma princip som veckovyn, enda skillnaden är att man ser hela månadens arbetsdagar. I exemplet nedanför så allokerar testpersonen 7,25 timmar (7 timmar 15 minuter) måndag 4 januari på 999 sjukledighet. Det är obligatoriskt att välja enhet. Ändra månad genom att första välja månad och år högst uppe och klicka sedan på "Sök" knappen. 10

3.5 Timmar och procentuella fördelningar Efter att arbetstidsallokeringen är klar för en vecka så kan det se ut som i ovanstående exempel. I Summa kolumnen så visas summan av respektive timmar i projekt, inklusive 999 semester och 999 sjukledighet. I kolumnen "Januari Actual" visas procentuella fördelningen för hela Januari månads allokerade arbetstid per projekt samt 99 gemensamma arbetstidsposter. Det är den procentuella fördelningen per projekt som förs över för lönefördelningen i bokföringen. 11

3.6 Överblicka arbetstider De senaste allokerade posterna visas genom att klicka "Överblicka arbetstid" i menyn till vänster. Om allokeringen gjorts i framtiden så måste datumet ändras uppe i högra hörnet samt att klicka på "Sök" knappen för att uppdatera vyn. 4. Arbetstidsanmälan Klicka på "Arbetstid" och "Gör arbetstidsanmälan" för att skicka en arbetstidanmälan (arbetstidsrapport) till din förman. Från överblicka arbetstid kommer du till samma funktion genom att klicka på "Gör arbetstidsanmälan" fliken högst uppe på sidan. 1. Klicka på Arbetstid > Gör arbetstidsanmälan 2. Klicka därefter på länken "Gör arbetstidsanmälan" 12

Välj månad för arbetstidsanmälan. Följande månad i ordningen efter tidigare inskickade rapporter är förvald. De tre föregående månaderna som skickats in syns här. Här ser man att maj, juni och juli skickats in, alltså är augusti förvald som följande månad för rapportering. OBSERVERA ATT ARBETSTIDSANMÄLNINGAR MÅSTE SKICKAS IN I KRONOLOGISK ORDNING (EX. JANUARI, FEBRUARI, MARS...) Klicka på "Nästa knappen". Du kommer då till vyn nedan. Om du har problem med att skicka in arbetstidsanmälan, skrolla till slutet av punkt 4. 13

På denna sida ser du vem din förman är och följaktligen vart din rapport skickas. Om du har rätt förman, klicka på Sänd arbetstid. Om din arbetstidsrapport har skickats iväg får du ett bekräftelsemeddelande: Överföring arbetstidsrapport lyckades (se bilden nedan). Klicka på "OK" knappen. Problem att skicka arbetstidsrapporten? Om felmeddelandet nedan visas så betyder det att förmansuppgiften saknas. Meddela vem som skall godkänna din rapport åt någon av huvudanvändarna/ekonomisekreterarna. 14

5. Arbetstidsanmälningar status och historik För att granska att förmannen har godkänt rapporterna väljs något av statusalternativen från rullgardinsfönstret samt att klicka på "Sök" knappen. Alla : Alla skickade rapporter visas Öppna : Rapporterna är skickade åt förmannen men förmannen har ännu inte behandlat dem Godkända : Rapporterna är skickade åt förmannen som godkänt dem Icke godkända : Rapporterna är skickade åt förmannen men de är inte godkända (returnerade). I detta fall bör de korrigeras så snabbt som möjligt och skickas tillbaka åt förmannen för godkännande. 5.2 Icke godkända arbetstidsanmälningar Om en rapport blivit returnerad av förmannen så behövs arbetstiden korrigeras och arbetstidsanmälan skickas tillbaka till förmannen för godkännande. Genom att klicka på "Min sida" syns icke godkända rapporter som "Ratade arbetstidsrapport". Siffran inom parenteserna meddelar om hur många rapporter som inte blivit godkända, i detta exempel en rapport. Klicka på "Ratade arbetstidsarappot" länken. 1 2 3 15

1. Välj "Icke godkända" från rullgardinsfönstret och klicka på Sök (om rapporten inte redan visas) 2. Klicka på "Behandla arbetstid" till höger för att korrigera arbetstiden i januari. Korrigeringen görs i en av vyerna (Dagsvy, veckovy eller månadsvy). 3. När korrigeringen är klar, klicka igen på "Arbetstid" och "Gör arbetstidsanmälan" i menyn till vänster. Välj "Icke godkända" igen från rullgardinsfönstret och klicka på "Sök" knappen om det inte är förvalt. Välj den månad du just korrigerat. 4. OBSERVERA. För att returnera en icke godkänd rapport, klicka på "Skicka" länken längst till höger. Om man klickar på "Gör arbetstidanmälan" och får felmeddelandet "( 999997) Det finns en nyare arbetstidsanmälan i systemet. Denna måste raderas av förman eller huvudanvändare för att en äldre arbetstidsanmälan ska kunna skickas." Orsaken är att det inte går att skicka in en ny rapport för en rapport som redan är inskickad. Det är den icke godkända rapporten som skall returneras (se punkterna 1 4). 4 Nu är januari månad förvald, det går inte att byta månad eftersom rapportern i detta fall skall returneras för januari månad. Klicka på "Nästa", "Nästa" igen och "Sänd arbetstidsanmälan". Nu är den korrigerade rapporten skickad åt förmannen för godkännande. 16

6. Godkänna arbetstidsanmälningar/rapporter (endast förmän) Ett påminnelsemail skickas åt förmannen när en medarbetare skickat in en arbetstidsanmälan som väntar på behandling. Att det finns arbetstidsanmälningar att behandla är också synligt vid inloggning som "Arbetstidsanmälningar att behandla", siffran inom parenteserna visar hur många rapporter som väntar på behandling. Klicka på länken "Arbetstidsanmälningar att behandla". Här visas de arbetstidsrapporter som väntar på godkännande. För att granska och godkänna arbetstidsanmälan klickar du Behandla i slutet av raden. Du får då upp en sammanställning av arbetstidsrapporten. 17

1 2 3 6 7 5 4 1. Namnet på medarbetaren samt för vilken tidsperiod arbetstidsanmälan gäller 2. Totala antalet timmar för arbetstidsanmälan 3. Eventuellt meddelande från medarbetaren 4. Klicka på "Skriv ut arbetstidsanmälan som PDF" för att få en detaljerad rapport över arbetstidsanmälan, inklusive timmar och procentuella fördelningar mellan olika projekt och gemensamma arbetstidsposter. OBSERVERA. Det är de procentuella fördelningarna per projekt, inklusive gemensamma arbetstidsposter (99 och 999 projekt), som förs över för automatisk lönefördelning till bokföringen. Om en forskare får 100% av sin lön från ett projekt så skall de i regel allokera 100% av sin arbetstid till projektet. Detta gäller förutom för 99 gemensamma arbetstidposter (t.ex. personalutbildning, semester och sjukledighet) i vilket fall det blir lite mindre än 100% på projektet. Om en forskare får 50% av sin lön från ett projekt och 50% av lönen betalas av kostnadsstället (gamla ansvarsområden) så skall de i regel allokera 50% av sin arbetstid på projektet och 50% av sin arbetstid på något av 99 gemensamma arbetstidsposterna, inklusive semester och sjukledighet. 18

5. Skriv eventuellt meddelande åt medarbetaren, t.ex. varför en arbetstidsanmälan inte blivit godkänd. 6. Klicka här för att godkänna arbetstidsanmälan. Arbetstidsanmälan skickas automatiskt till SAP bokföringssystemet där lönefördelningen görs automatiskt enligt de procentuella fördelningarna i rapporten. 7. Klicka här för att returnera (icke godkänna) arbetstidsanmälan Klicka inte på "Radera" knappen, för då raderas hela rapporten. Om du returnerar (icke godkänner) en arbetstidsanmälan så får medarbetaren ett meddelande om detta nästa gång han/hon loggar in till Reportronic. När medarbetaren korrigerat arbetstidsanmälan och skickar in den igen för godkännande så väntar samma rapport på behandling. 6.1 Aktuella och tidigare emottagna arbetstidsanmälningar Klicka på "Arbetstid" och "Arbetstidsanmälningar" i menyn till vänster för att granska anmälningar. I fliken "Behandla arbetstidsanmälan" finns arbetstidsanmälningar som väntar på behandling samt historik över tidigare godkända arbetstidsanmälningar. Arbetstidsanmälningarna har olika status, status ändras via rullgardinsfönstret samt att klicka på Sök knappen. Alla : Alla emottagna arbetstidsanmälningar/rapporter visas Öppna : Rapporten är skickad från medarbetaren, men väntar på behandling. Se kapitel 6 om hur man behandlar arbetstidsanmälningar. Godkända : Förmannen har godkänt rapporterna Icke godkända : Förmannen har returnerat (icke godkänt) rapporten. I detta fall skall medarbetaren korrigera arbetstiden och skicka in rapporten igen för behandling. 19

7. Rapporter över arbetstid Det finns flertalet olika varianter av rapporter att fås ut ur Reportronic. Rapporter kan skapas som PDF, Word, Excel, Tiff eller html dokument. Också datumintervallet för rapporten kan ändras. Alla användare kan skriva ut rapporter över sin egen arbetstid. Dessutom kan de personer som är knutna till projekt som ansvariga ledare, projektchefer eller ekonomiansvariga för projektet ta ut rapporter över projektets arbetstid i tillägg till rapporter över den egna arbetstiden. Rapporter över arbetstid skapar du genom att klicka på "Rapporter i menyn till vänster. Rapportverktyget öppnas i ett separat fönster, varför det är viktigt att din web browser (Internet Explorer) tillåter pop up fönster. Görs på följande sätt i Internet Explorer: Välj Tools > internet options > fliken Privacy > klicka Settings (bredvid Pop up Blocker) > skriv in app.sebitti.fi > klicka Add, Close, OK. Rapporter över arbetstiden fås genom att klicka på länken Arbetstid, detta gäller all arbetstid, även rapporter över projektets arbetstid. 7.1 Beskrivningsrapport, Arbetstidsrapport 1 I beskrivningsrapporten syns personens arbetstider samt eventuella kommentarer radvis. Rapporten visar även totalarbetstiden per projekt och de olika projektens procentuella fördelning. Rapporten Arbetstidsrapport 1 innehåller exakt motsvarande uppgifter. 7.2 Totalarbetstid för projektet Denna rapport är ett exempel på en sådan rapport som endast ansvariga ledare, projektchefer eller ekonomiansvariga för projektet kan ta ut. I den här rapporten syns alla personers arbetstid inom projektet, separat samt även hopräknat. Beskrivningstexter syns inte, och inte heller arbetstid som allokerats till andra projekt. 7.3 Månadsrapport för projektet Här syns alla anställda inom projektet, samt deras arbetstid. Dessutom syns även personernas totala arbetstid, alltså till vilka alla projekt som arbetstiden allokerats. 7.4 Arbetstidsanmälningar (uppföljningsrapport) Med hjälp av denna rapport kan man enkelt följa upp hur alla personer på t.ex. en enhet eller i ett projekt allokerat, om rapporten skickats in, vilket status rapporten har (inte inskickad, öppen, godkänd och returnerad). Man ser också förmannen för varje person i rapporten. 20

Utloggning ur Reportronic Du loggar ut ur systemet genom att klicka på det röda krysset högst uppe i högra hörnet. Klicka igen Stäng, varefter systemet meddelar att du loggats ut. GEMENSAMMA ARBETSTIDSPOSTER OBSERVERA: Det är obligatoriskt att välja enhet vid allokeringen. 99 Utbildning för grundexamen 9901 Undervisning - Undervisning i olika former t.ex. undervisning i grupp för kandidat och magisterexamensstuderanden, föreläsningar, seminarier, övningar, laborationer, nätbaserad undervisning. 9902 Handledning - handledning för lärdomsprov (kandidat och pro gradu avhandlingar, diplomarbeten), övrig handledning av grundexamensstuderande 9903 Uppgifter relaterade till grundexamensutbildning - Förberedande av undervisning, arrangerande och korrigerande av tentamen och andra kursarbeten, granskning och bedömning av lärdomsprov 9904 Utbildningsförvaltning - Studierådgivning, egenläraruppgifter, arbetsgrupper för utveckling av undervisning, kustodiering, uppgörande och granskning av urvalsprov, samt övriga uppgifter inom utbildningsförvaltning 99 Vuxenutbildning 9905 Undervisning - Undervisning inom fortbildning och öppna universitetet 9906 Handledning - Inom fortbildning och öppna universitetet 9907 Uppgifter relaterade till vuxenutbildning - Förberedande av undervisning, arrangerande och korrigerande av tentamen 9908 Utbildningsförvaltning 21

- Planering och utveckling av undervisning, studierådgivning samt övriga uppgifter inom utbildningsförvaltning 99 Postgradual utbildning 9909 Undervisning - Undervisning för inom forskarutbildning 9910 Handledning - Handledning inom forskarutbildning 9911 Uppgifter relaterade till postgradual utbildning - Förberedande av undervisning, granskning av avhandlingar, givande av utlåtanden, 9912 Förvaltning och utveckling av postgradual utbildning - Administrativa uppgifter i anslutning till forskarskolor, planering och koordinering av forskarutbildning 9913 Egna postgraduala studier - Egna postgraduala studier och till examen hörande forskning (doktorander) 99 Egen forskning - Forskning som inte finansieras av externa finansiärer och som inte direkt anknyter till forskarutbildning. Även publicering av forskningsresultat. 99 Förberedande av forskningsprojekt - Förberedande av forskningsprojekt INNAN projektet har getts projektnummer i bokföringen. 99 Förberedande av utvecklingsprojekt - Förberedande av utvecklingsprojekt INNAN projektet har getts projektnummer i bokföringen 99 Samhällsrelaterade uppgifter 9914 Vetenskapliga uppdrag utanför ÅA - Review skrivande, utvärderingar, sakkunniguppdrag, opponentskap, redaktörsuppdrag, koordinering av internationella forskningsprojekt, arrangerande av vetenskapliga konferenser 22

9915 Övriga samhällsrelaterade uppdrag - Övriga expertuppgifter, intervjuer i media, statliga arbetsgrupper, styrelseuppdrag 99 Studieförvaltning 99 Tekniskt underhåll - Underhåll och upprätthållande av system, databaser och apparater - Underhåll, logistik och fastighetsservice - T.ex. DC och Teknisk service 99 Personalutbildning och kompetensutveckling 9916 Deltagande i kurser/utbildningar/konferenser - Kurser, både av ÅA ordnade och externa, i vilka man deltar på arbetstid. Hit hör även konferenser, seminarier samt studier som sker på arbetstid. I fall det är fråga om studerande som hör till postgraduala studier allokeras arbetstiden till Postgraduala studier. 9917 Kursledare eller föreläsare inom personalutbildning - Då man fungerar som utbildare på kurser inom ÅA, samt planerande och utvecklande av dessa kurser. 99 Personalförvaltning - T.ex. framställande av förordnanden, uppgörande av förordnanden, rekrytering, semesterärenden, förande av utvecklings och lönesamtal (samtalsledare) 99 Ekonomiförvaltning - Räkningar, godkännande av reseräkning (notera att uppgörande av reseräkning allokeras till det projekt till vilket resan hör), bokföring, bokslut, rapportering, analyser, fakturering etc. 99 Allmän förvaltning - För t.ex. byråsekreterare och amanuenser - Dokumenthantering och registraturen 23

99 Marknadsföring och information 99 Kvalitetssäkringsverksamhet 99 Allmänna/gemensamma uppgifter - Uppgifter som inte kan allokeras till andra projekt såsom exempelvis enhetsmöten, allmänna infotillfällen, rekreationsdagar. - Fakultetsråd, avdelningsråd, direktioner - Sådana kommittéer, arbetsgrupper och arbetsuppgifter vilka inte klart kan allokeras till andra poster 99 Förtroendemannauppgifter och arbetarskyddsuppgifter 99 Biblioteksservice - Såväl huvudbibliotekets personal som enhetsbibliotekens personal 999901 Semester - Semester och ferier 999902 Sjukledighet - Avlönad sjukledighet. 999903 Övrig avlönad frånvaro - Exempelvis rehabilitering, frånvaro pga. insjuknat barn. 24