Barn- och utbildningsförvaltningen 1(7) Checklista introduktion av a er inom BUF Namn: Persnr: Befattning: Förvaltning/avdelning/enhet: ( för intro): Tillträdes: Checklistan används som stöd vid introduktion av en. Närmaste går tillsammans med den e igenom följande aktiviteter och signerar när de är genomförda. Närmaste ansvarar för att möten bokas för de aktiviteter där någon annan än en informerar. Checklistan förvaras hos den es. Aktiviteter som genomförs innan första anställningsdagen av närmaste. Aktivitet När? Genomfört Beställning av anställningsavtal, ITkonto och teleanknytning Registerutdrag ur belastningsregistret Snarast efter avslutad rekrytering Innan första anställningsdagen Besöksadress Visborgsallén 17 Postadress SE 621 81 Visby Telefon +46 (0) 498 26 90 00 vxl Fax +46 (0) 498 21 55 20 Webbplats www.gotland.se E-post gotlands.kommun@gotland.se Bankgiro 339 8328 Postgiro 18 97 50 3
Aktiviteter och information som genomförs första dagen för anställningen. IFS personalportal, arbetstid- och lönefrågor - Arbetstider (flex) och raster - Tidrapportering i IFS/Medvind - Ledigheter (ansökan, hantering, rapportering) - Körjournal och reseräkning - Registrera anhörig i IFS/Medvind - Sjuk- och friskanmälan (MAdelen) - Anställningsavtalet - Blankett löneutbetalning (länk) - Skattsedel till lön - Bisyssla Min arbetsmiljö - Flexite (länk till e-learning) - Eget ansvar i arbetsmiljön - Friskvård - Rökfri arbetstid IT och tele - Telefonfunktioner, hänvisning - Regler för användning av IT och tele - Genomgång av intranätet - Genomgång av E-postprogram - IT/Tele-support o IT-stödjare på förvaltningen - Introduktion till verksamhetens IT-system - Serviceriktlinjer Säkerhet på arbetsplatsen - Nycklar, passerkort/id-kort - Larm - Brandsäkerhet, utrymning Arbetsplatsen - Rundvandring - Posthantering, diarieföring o arkivering - Kopiering - Kontorsmaterial CF/info 2
Aktiviteter och information som genomförs första veckan för anställningen. Organisation - Regionens - Förvaltningens - Avdelningens/enhetens Mål och styrkort - Regionens - Förvaltningens - Avdelningens/enhetens Värdegrund Ledarkontraktet - Innehåll - Krav - Uppföljning Delegation och verkställighet - Delegationsordning - Fördelning av arbetsmiljöuppgifter - Verkställighetsförteckning Centrala förvaltningen - Rundvandring på CF Info - Introduktion i mappsystem - sinfo - Intranät/Externa webben - Myndigheters webbar - Planering för intro av CFs arbete/ möte med avdelningarna - Kalendarium/årshjul - Inskrivnings-/avgifttregler Verksamhetsspecifika IT-system - Schoolsoft - Ekonomisystemen - Personalsystemen - Ritisk/Flexit System 3
Aktiviteter och information som genomförs första månaden för anställningen. Säkerhet - SBA Säk, samord Årshjul/kalendarium - Hur ska jag som planera min tid? - Kalendarium/mötesformer/ referensgrupper - Verksamhetsplan - Ekonomirapporter. När? - Samverkan, APT. När? - Medarbetar- och lönesamtal. När? - Enhetsmöten, ledningsgrupp. När? - Skyddsronder. När? - Medarbetarenkät. Hur o när? Verksamhetsspecifika regelsystem, lagar och föreskrifter Juridik (länk till presentation) - Kommunallagen - Offentlighet och sekretess - LOU - Anmälningsplikt Försäkringar och pension - Pension (KPA o Pensionshjälpen) - AFA (AGS-KL och TFA-KL) Möte med de olika avdelningarna inom Centrala förvaltningen / Kansli SF-Löne Avd Aktiviteter inom kvalitets- och uppföljningsområdet Kvalitetshjulet KVUT avd - Uppföljningar KVUT avd 4
Aktiviteter inom HR-området HR-intro (regiongemensam) - Personalhandboken - Policyer o riktlinjer - Introduktion till AB - Genomgång av Samverkansavtal/-system - Introduktion till SAM - BAS - Introduktion till rehabprocess - Sjuk- och friskanmälan (sdelen) - Introduktion till rekryteringsprocess - Flexite (som ) - Företagshälsovård - Lönepolicy, riktlinjer och kriterier för lönesättning - Vilket stöd kan jag få i HRfrågor? HR-intro (förvaltningsspecifik) - Arbetsmiljöpärmen - Specialavtal på AG-området - Förvaltnings styrkort MA- /ledarperspektiv - Förvaltningens samverkansorg. - Förvaltningens personalsituation och personalplanering - Företagskultur - HR-referens HR-intro (lön) - Medvind/IFS - sportalen - Attestering - Anställningsavtalet - T5 SF PA (Anmäla n: 9999) HR- BUF (introdag 2:a tis i månad) SF Lön 5
Aktiviteter inom Ekonomiområdet Ekonomi-intro (kommungemensam) - Ekonomihandboken - Regler för styrning och uppföljning - Intern kontroll - Attestreglemente - Inköp och upphandling - Inköp & Faktura - Ekonomisystem - Verktyg för kundbrukaruppföljning Ekonomi-intro (förvaltningsspecifik) - Förvaltnings styrkort perspektiv ekonomi - Prognosverktyget - Attestrutiner SF Ekonomi (Anmälan : 26 80 20) Ekonomi alt. FV- Senast månad 6 (introdag genomför s 2 ggr /termin) Aktiviteter som ingår i det obligatoriska ledarutvecklingsprogrammet. Närmaste ansvarar för att tidplan för genomförande upprättas. Kurs finns på intranätet (länk). Dessa utbildningar genomförs under den e ens första två anställningsår. Utbildning Utb. omfattning Prioriteras Introduktion för nya ledare 1,5 dagar Första året Inplanerat Genomfört Arbetsmiljö för er o skyddsombud 2 dagar Första året Arbetsrätt för er 2 dagar Första året Samtalsmetodik (kommunikativt ledarskap) 2 dagar Andra året Coachande ledarskap 6 dagar + 1 dag Andra året Mentorprogram Nyanställning av ska utrönas behov av en mentor samt en dialog kring potentiella mentorer. 2 dagar + 10 samtal under 1 år Andra året 6
Närmaste ansvarar för uppföljningar av introduktionen enligt tidplan. Uppföljningar När? Genomfört Första uppföljning Efter en vecka - Fungerar allt praktiskt? - Frågor? - Aktiviteter genomförda? - Upplevelse av intro? Fattas något? - Plan för kommande aktiviteter? Andra uppföljningen Efter 2-3 mån - Bild av suppdraget? - Frågor? - Aktiviteter genomförda? - Upplevelse av intro? Fattas något? - Alla aktiviteter och utbildningar planerade? Sista uppföljningen Efter 1 år - Saknas något i introduktionen? - Är alla aktiviteter och utbildningar genomförda? Vid sista uppföljningen, omkring ett år efter första anställningsdagen, bekräftas att samtliga aktiviteter i checklistan är genomgångna genom underskrifter. Underskrift Datum: Namn: Titel: Underskrift introducerad Datum: Namn: Titel: 7