Sammanträdesdatum 1 Plats och Tid: AB Bostäders Konferensrum 2019-10-15 kl. 13:35-15:45 Tomas Lidberg, Ordf. Johan Calmestrand, vice Ordf. Marita Bengtsson Kjell Hedvall Britt-Marie Gustafsson Sara Gallus Claes Englund 52-58 52-58 Deltagande Suppleanter: Deltagande personalrepr. Lena Blomgren Eva Lager Anna Wallgren Youssef Hannoun Stefan Lenntun, pers repr. Unionen Övriga deltagare: Karl Alexanderson, VD Malin Gustafsson, Marknadschef 52 Underskrifter Sekreterare: d1_~l Karl Alexanderson 49-58 Ordförande: Justerande:
Sammanträdesdatum 2 49 Justerare Sara Gal lus valdes till att justera dagens protokoll. 50 Föregående protokoll Styrelsen beslutade att godkänna föregående protokoll efter rättelse med att 43 A inflyttning av Sjölunda sker 1/2-2020. 51 Jäv Ingen styrelseledamot anmälde jäv för ärende på detta möte. 52 Marknad A) Lägesrapport lägenheter & lokaler, Se Bilaga 1, 2 Marknadschefen Malin Gustafsson informerade om bolagets marknad och vakanser. Första oktober uppgick bolagets lägenhetsbestånd till 2 477 lägenheter och av dessa var tre lediga för omgående uthyrning. Under helåret 2019 har 344 lägenheter blivit uppsagda och tillgängliga för nya hyresgäster med inflyttning, vilket är en flyttomsättning på 13,96 %. Varje månad har vi en omflyttning på knappt 29 lägenheter i hela vårt bestånd. Avseende lokaler kommer de två redovisade vakanta lokalerna att byggas om för nya hyresgäster. Mellbygatan(f.d. Sterns) byggs om till tre mindre lägenheter och plan 1 på Kv. Argus kommer att anpassas för en ny lokalhyresgäst och en lägenhet. Vård och Omsorg har uttryckt önskemål om att även hyra butiksytan på Kv. Bifrost. B) Info från Marknadschef Marknadschefen informerade om olika marknadsaktiviteter inom bolaget. Vår monter på Bomässan var mycket välbesökt och vi fick många positiva uttalande på det arbete våra kvartersvärdar utför. Marknadsavdelningen har initierat trygghetsinventeringar ute i våra områden och har nu bland annat startat upp fysiska hyresgästbesök tillsammans med våra kvartersvärdar. 20/11 planeras en kunddag med bandy enligt tidigare upplägg som ett samarbete mellan bandyklubben Villa och bolaget.
Sammanträdesdatum 3 C) Hyressättning vid nyproduktion VD gick igenom tre vägar för att bestämma hyra vid nyproduktion. Hyresgästföreningen(HGF) har uttryckt att förhandlade hyror på nyproducerade lägenheter bör inkludera presumtionstid. Lägenheter med presumtionstid kan inte bruksvärdesjämföras under presumtionstid. Informationen lades till handlingarna. 53 Ekonomi A) Månadsrapport september 2019, Se Bilaga 3 VD redovisade det ackumulerade resultatet fram till september 2019. Omsättningen har ökat med 10,8 mkr, vilket är en ökning på 7,8 % jämfört med 2018. Omsättningsökningen beror på nytillkomna lägenheter och lokaler med 8 mkr, och 2,8 mkr från hyreshöjning per den 1 januari. Bokförda kostnader för EL +Värme ligger 1,57 mkr lägre än 2018, medan VA+Avfall ligger 1,95 mkr högre. Den varma vintern och våren har starkt bidragit till kostnadsminskningen jämfört med budget. De löpande finanskostnaderna ligger 1,5 mkr lägre än 2018, vilket är en följd av de lösta derivaten, fortsatt låga räntenivåerna och minskad skuld. Resultatet har också fått ett tillskott med en reavinst på 5 mkr som kom efter försäljningen av Bele i januari. Detta gör att det ackumulerade resultatet överträffar budgeten. Informationen lades till handlingarna. B) Finanspolicy Som en följd av bedömt låga långsiktiga räntenivåer kommer kommunfullmäktige ta ställning till ett förslag om att justera gällande finanspolicy. Då bolaget också hanterar sin finansiering enligt denna policy kommer detta även påverka möjligheter för bolaget. VD menar att inriktningen med långa låga räntenivåer skapar en trygghet för bolaget, varför en justering av policy är bra. Informationen lades till handlingarna. C) Jämförelse Sveriges Allmännytta, Se Bilaga 4 Styrelsen har fått sammanställning på genomgång från förra mötet i kallelse och någon ytterligare genomgång gjordes inte på mötet.
Sammanträdesdatum 4 D) Finansiering Kv Argus VD gick igenom investeringskalkyl för anpassning av lokaldelen och meddelade att tilltänkt hyresgäst har accepterat hyresnivå och en tioårig hyresperiod. Att bygga en ny lägenhet underskrider sällan 2 mkr idag och ombyggnaden av denna lägenhet kommer klart underskrida detta, varför det också är en välmotiverad åtgärd. Styrelsen var nöjd med redovisningen och gav VD i uppdrag att genomföra laka/anpassningar och teckna hyresavtal. 54 Lägesrapporter Pågående projekt: VD informerade om pågående projekt enligt nedan. Sjölunda Äng: Bitrost: Fönsterbyte; Projektet löper på helt enligt plan tidsmässigt och inflyttning kommer att ske under januari 2020. Entreprenadkostnaden överstiger kontraktskalkyl och projektet är ansträngt ekonomiskt. Entreprenaden har inte genomförts till full belåtenhet, men den långsiktiga driftsekonomin för området ser ändå ut att bli positivt för bolaget. Upphandling av underentreprenörer och material pågår liksom slutprojektering. Rivning av befintliga byggnader påbörjas under november. VD informerade att upphandling har gjorts enligt LOU, vår entreprenör är medlem i Sveriges Byggindustrier och att enfreprenör har ett systematiskt arbetsmöjlöarbete. Planerade projekt: Skäran/Spettet: Leoparden: Kommunen har kallat till ny genomgång av planförutsättningar, vilket kan komma att påverka bolagets möjlighet att genomföra en omvandling av området. Bolaget har inte begärt planändring ännu, eftersom grund och konstruktiva förutsättningar behöver studeras lite mer först. -ftj..s ikten är dock att gå med en ansökan då detta är klart.
Sammanträdesdatum 5 Förvärv och köp/försäljning: Lovene: Bolaget har fått ett positivt förhandsbesked på att bygga sju lägenheter. VD redovisar en maximal årlig ekonomisk risk på 800 tkr och en bedömd investering på ca 15 mnkr. Styrelsen gav VD i uppdrag att gå vidare med att försöka köpa de tre tomterna och genomföra projektet. Bräddegården/Råda: Kommunen har tagit tillbaka ansvar för planläggning, eftersom detta ska göras på uppdrag av markägare. Bolaget kommer att ge input i planarbetet och VD räknar med att det ska kunna byggas relativt standardiserade byggnader, men anpassade till omgivningen. 55 Ägaren A) Samordnad fastighetsförvaltning, Fastighetsväxling VD informerade om ett möjligt scenario avseende en samlad fastighetsaffär med kommunen. Styrelsen såg klara fördelar med en fastighetsväxling, men var tveksamma till att inkludera vissa objekt. Styrelsen har ambition att genomföra en affär med kommunen om den bedöms positiv för bolaget. Innan styrelsens slutliga ställningstagande behöver förutsättningar vara helt klarlagda. B) Yttrande bolagsordning/ägardirektiv och bolagspolicy. VD har varit delaktiga i en arbetsgrupp som har gått igenom berörda styrdokument. Det är upp till kommunen att bestämma hur dessa nu ska hanteras. 56 Organisation & Personal Personal har genomgått ett antal utbildningar och fått inspiration under hösten bl. a. Inomhusklimat, besök på parkmässa, HLR-utbildning, och verksamhetsutvecklande samtal för chefer. Vi har haft en lägenhetsbrand på Skaragatan och denna hyresgäst är nu uppsagd av flera orsaker. Det upplevs vara många bränder jämfört tidigare, vilket VD hade svårt att bekräfta. En styrelseledamot upplyser om att det verkar försiggå andrahandsuthyrning av våra lägenheter på Facebook, vilket bör hanteras.
Sammanträdesdatum 6 Informationen lades till handlingarna 57 Extra ärende, Firmatecknare Styrelsen har i beslut enligt 33 på möte 2019-06-10 beslutat om firmatecknare. Detta beslut följer inte gällande bolagsordning, varför ett nytt beslut tas på detta möte. Styrelsen beslutar att Tomas Lidberg, Johan Calmestrand och Karl Alexanderson, två i förening, får teckna firma för AB Bostäder i Lidköping. 58 Övriga frågor A) Kv Laken Frenbo har köpt en del av Hjertbergs fastighetsbolag som avser att exploatera berörd fastighet. Bolaget har tidigare försökt köpa denna fastighet, utan att komma överens om köpeskilling. Informationen lades till handlingarna B) Bolagets Energiförsörjning Styrelsen förde resonemang om bolagets möjligheter att minska vårt koldioxidavtryck. Diskussion fördes om ev. egen produktion av elenergi med ett antal goda synpunkter från styrelseledamöter. Styrelsen beslutade att ordförande bör initiera en dialog med vår ägare för bästa möjliga samordning inom kommunkoncernen och förankra bolagets egna ambitioner. C) NKI - Nöjd Kund Index VD informerade om att bolaget 191014 har 77 % nöjda kunder över löpande 12 månader. Målet 2023 är satt till 85 %. Det finns individuella prioriteringsplaner för att höja NKI på de olika kvartersområdena. Informationen lades till handlingarna D) Nästa möte Nästa ordinarie möte äger rum 12 november. Mötet avslutades