Granskning av kommunens systematiska Revisionsrapport KPMG AB 23 augusti 2011 2010 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the
Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Revisionskriterier 2 4. Ansvarig nämnd 2 5. Metod 2 6. Arbetsmiljölagstiftning 2 7. Samverkansavtal 3 8. Arbetsmiljöpolicy och det systematiska t 5 9. Skriftliga riskanalyser och handlingsplaner 7 10. Rapportering och redovisning av det systematiska t avseende olyckor och tillbud 9 11. Skriftliga avtal om tilldelning av arbetsmiljöuppgifter 9 12. Kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön 10 13. Sammanfattande kommentarer 11
1. Bakgrund 2. Syfte Arbetsmiljölagen har varit i bruk sedan juli 1978 och justerats vid flera tillfällen. De senaste förändringarna skedde den 1 januari samt den 30 juni 2009. I arbetsmiljölagen (1977:1160) finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det finns också regler om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, till exempel regler om skyddsombudens verksamhet. Arbetsmiljöförordningen kompletterar arbetsmiljölagen och utfärdas av regeringen. Enligt 3 kap 2 arbetsmiljölagen har arbetsgivaren huvudansvaret för arbetsmiljön i verksamheten. I samma parargraf beskrivs övergripande hur ansvaret skall uppfyllas. Det systematiska t skall, enligt föreskrifterna, ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Den skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Enligt AFS 2001:1, 2 definieras systematiskt sålunda: Med systematiskt t menas i dessa föreskrifter arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Granskningen syftar till att beskriva och bedöma kommunens systematiska. Vi har särskilt granskat; mål inom det systematiska t skriftliga riskanalyser skriftliga handlingsplaner utifrån riskanalyserna av arbetsmiljön, rapportering av inträffade olyckor och tillbud skriftliga avtal om tilldelning av arbetsmiljöuppgifter mellan olika chefsnivåer i organisationen, insatser för att kartlägga den psykosociala arbetsmiljön, Granskningsrapport av kommunens systematiska.doc 1
3. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna/verksamheten uppfyller AML(Arbetsmiljölagen) AFS (Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt ) Arbetsmiljöprogram (antaget av kommunfullmäktige 2003) 4. Ansvarig nämnd Granskningen avser kommunlednings-, social-, utbildnings-, kultur och fritids- samt samhällsbyggnadsförvaltningen. Rapporten är saklighetsgranskad av samtliga förvaltningschefer samt personalsekreterare, dock inte av kommunchef. 5. Metod Granskningen har genomförts genom: Studium av relevanta dokument Intervjuer med kommunchef, personalchef, förvaltningschefer, verksamhetschefer och huvudskyddsombud. Insamling av ansvarsförbindelser och samverkansprotokoll Stickprov avseende olika kommunala verksamheters. KPMG har varit i kontakt med sex verksamheter inom kommunen; Högavångsskolan, Ekeryds förskola, Holjebadet, kostenheten, Brännaregården och Klinten. För att få en spridning samt bild av t i kommunen har verksamheter i olika förvaltningar valts. Stickprovet representerar två skolor, en fritidsverksamhet, kostenhet och äldreboenden. Från dessa har information begärts avseende verksamheternas skyddsrondsprotokoll, protokoll från samverkansgruppens möten, protokoll från arbetsplatsträffar, riskbedömningar samt handlingsplaner avseende det systematiska t, information till nyanställda om det systematiska t och eventuell arbetsmiljöundersökning. 6. Arbetsmiljölagstiftning Arbetsgivarnas ansvar för arbetsmiljön regleras av arbetsmiljölagen. Lagen kompletteras av arbetsmiljöförordningen samt arbetsmiljöverkets föreskrifter om t.ex. systematiskt. Dessutom finns arbetsmiljöverkets allmänna råd om tillämpningen av föreskrifterna. Dessa är emellertid inte tvingande utan syftar till att klargöra föreskrifternas innebörd. Arbetsmiljöverket är tillsynsmyndighet för att arbetsmiljölagen efterlevs. Granskningsrapport av kommunens systematiska.doc 2
Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön i verksamheten. För att uppfylla ansvaret skall arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Vidare skall arbetsgivaren systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sånt sätt som leder till att krav i lag och föreskrifter uppfylls. Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS 2001:1) förtydligar vad systematiskt innebär. Där anges bl.a. att det systematiska t skall ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten och omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Vidare skall arbetstagare, skyddsombud och elevskyddsombud ges möjlighet att medverka i det systematiska arbetet. Enligt föreskrifterna skall en arbetsmiljöpolicy och rutiner som beskriver det systematiska t dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Som en del i det systematiska arbetet skall arbetsgivaren regelbundet göra en skriftlig riskbedömning av arbetsförhållandena. Vid behov skall riskerna åtgärdas omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt. Åtgärder som inte vidtas omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. Arbetsgivaren skall årligen följa upp det systematiska t. Enligt arbetsmiljölagen skall arbetsgivaren svara för att den företagshälsovård som arbetsförhållandena kräver finns att tillgå. Företagshälsovården har en viktig roll när det gäller förebyggande, rehabiliterande och arbetsanpassande verksamhet. Enligt föreskrifterna skall företagshälsovården anlitas när kompetens saknas i den egna verksamheten för systematiskt eller för arbete med arbetsanpassning och rehabilitering. 7. Samverkansavtal har ett centralt samverkansavtal sedan år 2005, vilket är en utveckling och ersättning av tidigare avtal U - 92 1 och kompetens - 93 2. I avtalet, FAS- 05 (Förnyelse, Arbetsmiljö och Samverkan i kommuner, landsting och regioner), är centrala parter överens om att befintliga lokala avtal om samverkan, medbestämmande och arbetsmiljö fortsätter att gälla. Enligt avtalet är de gemensamma utgångspunkterna för att; Genom ett lokalt samverkanssystem skapa förutsättningar för alla berörda parter att gemensamt ansvara för att en väl fungerande verksamhet förenas med ett hållbart och utvecklande arbetsliv. Att hålla ett komplext system vitalt genom omprövning, ifrågasättande och anpassning till verkligheten. Avtalet stipulerar även på vilket sätt samverkan skall ske i kommunens organisation. Samverkan skall ske genom; Dialog mellan chef och medarbetare i det dagliga arbetet och genom regelbundet organiserade resultat och utvecklingssamtal. 1 Överenskommelse om samverkan m.m. i kommuner och landsting. 2 Överenskommelse om kompetens inom arbetsmiljö och rehabiliteringsområdet. Granskningsrapport av kommunens systematiska.doc 3
Arbetsplatsträffar som forum för dialog där arbetsledning och anställda gemensamt arbetar med utveckling, planering och uppföljning av arbetet inom det egna området. Samverkansgrupp på områdes- och förvaltningsnivå samt samverkansgrupp på central nivå. Den centrala samverkansgruppen utgör även skyddskommitté enligt Arbetsmiljölagens regler. Samverkansavtalet reglerar även på vilket sätt de olika samverkansformerna organiseras avseende parter, innehåll och mötesfrekvens. Fackförbundet Kommunal har inte undertecknat det gällande avtalet FAS-05, dock är Kommunal närvarande i samverkansgrupperna. I intervjuerna med chefstjänstemännen uppfattar dessa att samverkan mellan arbetsgivaren och arbetstagarorganisationerna fungerar bra och att det finns en god dialog mellan parterna. Cesam ( centrala samverkansgruppen ) träffas ungefär 10 gånger per år. Vid möten med Cesam är arbetsmiljö en stående punkt. Under dessa möten diskuteras exempelvis förändringar i organisationen, skyddsronder, tillbud och förebyggande arbete. Cesam tar upp förvaltningsövergripande frågor samt ärenden som har lyfts från samverkansmöten på lägre nivå. Enligt avtalet skall samverkansmöten avseende personal-, verksamhets- och arbetsmiljöfrågor, på förvaltningsnivå ske en gång i månaden, om det berör en större grupp anställda än ett område. Utbildningsförvaltningen och socialförvaltningarna har samverkansmöten med ungefärlig samma antal möten per år som Cesam. Det skiljer sig något mellan åren och förvaltningarna. Cheftjänstemännen anser att det finns en bra struktur för samverkan på olika nivåer. Samverkansmöten för kommunledningskontoret sker vid behov, enligt intervjuerna, vanligtvis 2-4 gånger per år. Kultur- och fritidsförvaltningen har inga samverkansmöten på förvaltningsnivå. Samhällsbyggnadsförvaltningen har inte samverkansmöte på förvaltningsnivå utan dessa sker på områdesnivå. Anledningen till detta är enligt uppgift, förvaltningens organisationsstruktur och funktioner som innebär myndighetsutövning. Huvudskyddsombuden anser att kommunen har en bra struktur med tydlig ordning beträffande samverkan, det finns en tydlig rangordning av hur ärenden skall handläggas. För den centrala samverkansgruppens möten finns det en årsplan och skyddsombuden erhåller information och handlingar inför mötena. Skyddsombuden anser att arbetsgivaren har blivit bättre på att informera om vad som händer i organisationen och att kommunikationen med cheferna fungerar bra. Likaså finns det en stående punkt rörande arbetsmiljön på agendan och frågor om arbetsmiljö har generellt lyfts inom kommunen. Dock framför huvudskyddsombuden att det är sällan som alla förvaltningschefer deltar i Cesammöten. Verksamheternas arbetsträffar/samverkansmöten har arbetsmiljön som en stående punkt och kan man inte lösa ett eventuellt arbetsmiljöproblem lokalt, flyttas frågan upp till samverksansgruppen för område eller förvaltning. Antal arbetsplatsträffar/samverkansmöten varierar mellan de olika verksamheterna. Enligt samverkansavtalet skall samverkan på arbetsplatsnivå vara planerad och träffar hållas cirka en gång per månad. Enligt huvudskyddsombuden har vissa verksamheter arbetsplatsträffar varannan vecka medan vissa har det en gång i månaden. Skyddsombuden Granskningsrapport av kommunens systematiska.doc 4
framför att mer tid kunde läggas på personalfrågor under arbetsplatsträffarna.skyddsombuden anser även att samverkansmöten på förvaltnings- och områdesnivå inte alltid sker enligt avtalet. Vid stickprovsundersökning av verksamheter 3 arbetsplatsnivå hålls i paritet med avtal. kan vi konstatera att samverkan/mbl på Vad gäller utbildning i arbetsmiljöfrågor informerar personalsekreteraren om området. För närvarande genomförs denna information vid behov men den kommer bli kontinuerlig. köper även in utbildningar från företagshälsovården efter behov. Kommunen har haft en utbildning våren 2011. Utbildningen riktar sig till skyddsombud, fackliga representanter och samtliga chefer som har en arbetsledande befattning. Enligt huvudskyddsombuden deltog dock inte alla chefer under hela utbildningen, en av anledningarna till detta uppfattar de intervjuade var tidbrist och hög arbetsbelastning. Gemensamt för samtliga skyddsombud är kritiken mot att arbetsledarna har dålig kunskap i arbetsrätt och t. Även intervjuade förvaltningschefer anser att det finns brister beträffande kunskaper i arbetsrätt och arbetsmiljölagstiftning. Kommentar: Vi kan konstatera att mötesfrekvensen varierar beträffande samverkansmöten på förvaltningsnivå. Samverkansmöten på arbetsplatsnivå sker i enlighet med avtal. Det är en brist att kultur- och fritidsförvaltningen samt kommunledningskontoret inte har genomfört samverkansmöte på förvaltningsnivå i enlighet med avtal. Vi ser positivt på en kontinuerlig utbildning rörande arbetsmiljö, som kommunen har avsikt att genomföra. Dock anser vi att det är av stor vikt att arbetsgivaren ger de anställda möjlighet att delta och genomföra de utbildningar som anordnas. 8. Arbetsmiljöpolicy och det systematiska t Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt 5 AFS 2001:1 skall det finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det skall finnas rutiner som beskriver hur det systematiska t skall gå till. Arbetsmiljöpolicyn och rutinerna skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. har ett gemensamt arbetsmiljöprogram som beskriver hur kommunen skall arbeta med arbetsmiljöfrågor. Arbetsmiljöprogrammet tar även upp vilka mål kommunen har med t såväl som ansvarsfördelning och delegation. De mål som anges är: 3 Högavångsskolan, Ekeryds förskola, Holjebadet, kostenheten, Brännaregården och Klinten. Se vidare information avseende urval och begärd information i avsnitt 6. Granskningsrapport av kommunens systematiska.doc 5
Hos ska vi undvika skador, ohälsa och sjukdomar beroende på arbetet eller dess utformning. Arbetsmiljön skall vara sådan att personalen kan trivas på sitt arbete och känna delaktighet i arbetets uppläggning och organisation. I det dagliga arbetet skall varje anställd visa ett personligt ansvar för hälsa och miljö. Den psykosociala arbetsmiljön ska särskilt observeras. Arbetsmiljöarbetet ska i första hand verka förebyggande. Arbetsmiljöprogrammet skall föras ut till och vara känt beträffande sitt innehåll hos samtliga arbetstagare Dessutom fastställer arbetsmiljöprogrammet att ledningens ansvar är att exempelvis genomföra årlig revision av det systematiska t och systematisera t via kartläggning, plan, genomförande och uppföljning i enlighet med 11 AFS 2001:1. På utbildningskontoret finns ett förtydligande av t för förvaltningen, innehållande ansvarsfördelningen för förvaltningschef samt definierande skyddsområden för andra chefer inom förvaltningen. Dessutom anges information om samverkan, arbetsplatsträffar, resultat och utvecklingssamtal, skyddsombud, skyddsronder, kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön, riskbedömning, handlingsplaner och uppföljning. Utbildningskontoret har gjort uppföljning av det systematiska t för år 2009, uppföljning avseende år 2010 är inte genomförd. Enligt uppgifter från socialkontoret finns inget särskilt sammanfattande dokument beträffande t och dess mål för förvaltningen. Socialkontoret har inte genomfört någon uppföljning av det systematiska t. Förvaltningen är medveten om att den brister i dokumentationen beträffande det systematiska t. Samhällsbyggnadsförvaltningen har inte något eget utarbetat dokument avseende arbetsmiljömål för deras arbete med arbetsmiljön utan hänvisar till kommunens arbetsmiljöprogram. Uppföljning av det systematiska t har skett för år 2009, uppföljning avseende år 2010 är inte genomförd. Kultur och fritidsförvaltningen är en ny förvaltning sedan årsskiftet. Därav har förvaltningen inte utarbetat några egna arbetsmiljömål. Kultur- och fritidsförvaltningen samt kommunledningskontoret har inte något eget dokument som förtydligar t för förvaltningen. Kommunledningskontoret har inte gjort någon uppföljning av t för år 2009 och 2010. Flera av huvudskyddsombuden var inte medvetna om de mål som anges i arbetsmiljöprogrammet, men har dock sett dokumentet. Skyddsombuden påpekar att de inte uppfattar arbetsmiljöprogrammet som ett levande dokument. Det är även mycket sällan arbetsledningen refererar till programmet. Detta kan bero på att arbetsmiljöprogrammet är daterat år 2003, anser skyddsombuden. Personalenheten och kommunledningen anser, liksom skyddsombuden, att programmet behöver uppdateras. Personalavdelningen påpekar att arbetsmiljöprogrammet har för avsikt att vara övergripande, för att den enskilda förvaltningen skall kunna utforma en mer detaljerad plan för den egna verksamheten. Detta då förvaltningarnas verksamhet inom kommunen skiljer sig åt och det är förvaltningarna själva som har bäst kännedom om hur ett arbetsmiljöprogram kan utformas på bästa sätt för den egna verksamheten. Granskningsrapport av kommunens systematiska.doc 6
Såväl kommunledningen, personalenheten och skyddsombuden anser att verksamheterna kan bli bättre på att följa upp arbetsmiljöprogrammets mål. Kommentar: Vi finner att kommunen, i enlighet med 5 AFS 2001:1, har en arbetsmiljöpolicy som beskriver det systematiska t och vilka mål man vill uppnå. Dokumentet är övergripande för alla kommunens verksamheter. Vi rekommenderar att förvaltningarna utifrån det centrala arbetsmiljöprogrammet utarbetar egna dokument avseende dess systematiska med specifika mål för sina respektive verksamheter. Detta för att dels underlätta förvaltningens egen uppföljning och dels på grund av verksamheternas olika karaktär. Likaså underlättar detta det systematiska t. Vi kan konstatera att det finns brister beträffande uppföljningen av det systematiska t på kommunledningsförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen och socialförvaltningen, som inte har några uppföljningar. Vad gäller samhällsbyggnadsförvaltningen samt utbildnings- och kulturförvaltningen har det, vid tiden för granskningen 4, inte genomförts någon uppföljning under år 2010. Vi rekommenderar att arbetsmiljöprogrammet ses över och uppdateras. Dessutom är det viktigt att informera om arbetsmiljöprogrammet till all personal. Ett av de grundläggande målen i programmet är att samtliga arbetstagare skall känna till arbetsmiljöprogrammet. 9. Skriftliga riskanalyser och handlingsplaner Arbetsgivaren skall enligt 8 AFS 2001:1 regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. Detta anges även i kommunens arbetsmiljöprogram. Risk innebär att det finns en sannolikhet för att ohälsa eller olycksfall i arbetet kan uppstå. Hur allvarlig risken är måste avgöras från fall till fall. Bedömningen av risken görs i första hand utifrån de erfarenheter som finns i verksamheten och skyddsronderna. Bedömningen görs av chefen/arbetsledare tillsammans med arbetstagarna och skyddsombudet. Arbetsgivaren skall omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra åtgärder med anledning av det som framkommer vid riskbedömningen. De åtgärder som inte vidtas omedelbart, dvs. samma dag eller någon av de närmaste dagarna, skall föras in i en skriftlig handlingsplan enligt 10 AFS 2001:1. I planen anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som har ansvar att åtgärderna genomförs. Genomförda åtgärder skall följas upp. Detta kan göras på arbetsplatsträffar, skyddsronder eller liknande. 4 Maj samt juni år 2011. Granskningsrapport av kommunens systematiska.doc 7
Dokumentationen för riskbedömningar ser olika ut för respektive verksamhet i kommunen. Merparten av riskbedömningen sker på arbetsplatserna där även handlingsplaner upprättas, vilka oftast är kopplade till skyddsronderna. Av intervjuerna framkommer att de problem och brister som kommer till kännedom, åtgärdas om möjligt omedelbart och följs upp vid nästa skyddsrond. Förutom den dokumentation av riskbedömningar som görs vid skyddsronderna förekommer skriftliga riskanalyser sparsamt. Socialförvaltningens senaste riskbedömning är från år 2005, där det dessutom inte angivits huruvida riskerna åtgärdats och ingen handlingsplan har upprättats. Kultur- och fritidsförvaltningen har inte genomfört någon skyddsrond som föranlett riskbedömning eller handlingsplan. Kommunledningskontoret, utbildningsförvaltningen liksom samhällsbyggnadsförvaltningen har upprättat riskbedömningar och handlingsplaner. Det är viktigt att det i handlingsplanerna framgår när åtgärderna skall genomföras och vem som har ansvaret för detta, vilket inte alltid framgår i de handlingsplaner som vi tagit del av. Huvudskyddsombuden framhåller att skyddsombuden ständigt måste påpeka att skriftliga riskbedömningar och konsekvensbeskrivningar skall göras. En kommungemensam riskanalys för samtliga förvaltningar gjordes 2006 avseende perioden 2007-2010. Någon uppföljning av de åtgärder som specificerats vid analysen har inte gjorts. Enligt 10 AFS skall handlingsplaner upprättas för de brister som inte kan åtgärdas omedelbart. Dessutom skall det i planen anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som skall se till att de genomförs. Av de handlingsplaner vi har tagit del av har vissa brister i fråga om vem som är ansvarig och inom vilken tidsrymd det skall åtgärdas. Antalet skyddsronder varierar mellan de olika verksamheterna. Vad som framkommer vid skyddsronden kommuniceras ut till personalen via arbetsplatsträffar och samverkansmöten. Huvudskyddsombuden och tjänstemännen uppfattar, trots vissa brister, att arbetsgivaren är lyhörd och försöker åtgärda dessa omedelbart. Dessutom finns en medvetenhet att vissa brister är svåra att åtgärda på grund av begränsade resurser. Kommentar: Av det material som vi har fått ta del av ser vi att dokumentationen av riskbedömningarna ser olika ut beroende på förvaltning och verksamhet. Vi kan konstatera att det finns brister i de skriftliga riskbedömningarna för socialförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen enligt 8 AFS. Dessa förvaltningar saknar även tydliga handlingsplaner kopplat till riskbedömningar, vilket bör åtgärdas. Det är även viktigt att det i handlingsplanerna framgår när åtgärderna skall genomföras och vem som har ansvaret för detta, vilket inte alltid framgår i de handlingsplaner som vi tagit del av. Vi vill rekommendera att kommunen ger tydliga riktlinjer och ramar för hur riskanalyser och handlingsplaner skall utformas. Detta för att underlätta för verksamheterna och det systematiska t Granskningsrapport av kommunens systematiska.doc 8
10. Rapportering och redovisning av det systematiska t avseende olyckor och tillbud Arbetsgivaren skall enligt 11 AFS 2001:1 varje år göra en uppföljning av det systematiska t. 5 Ett moment i denna uppföljning är att följa upp tillbuds- och skadeanmälningar. Kommunen har blanketter för tillbudsanmälan och till denna finns en instruktion över vilka rutiner som skall följas vid rapportering. Det skall finnas blanketter på alla arbetsplatser. I tillbudsrapporten kan man även skriva om den psykosociala arbetsmiljön. Personalavdelningen sammanställer statistik på tillbud och redovisar denna vid möten med Cesam såväl som vid förvaltningsträffar. Såväl förvaltningschefer som huvudskyddsombud påpekar att flera arbetstagare inte skriver tillbudsrapporter och att en del arbetstagare ogärna rapporterar arbetsskador. En anledning till detta är enligt intervjuerna att en del arbetstagare inte anser sig ha tid till att fylla i blanketterna. Huvudskyddsombuden anser att det är viktigt att arbetsledaren skriver en arbetsskadeanmälning gemensamt med skyddsombuden. Detta för att minska risken för felaktigheter och att inga missar sker i exempelvis anmälningsförfarandet till TFA (Trygghetsförsäkring vid arbetsskada för kommun- och landstingsanställda). Huvudskyddsombuden har uppgivit flera exempel som visar på att personal såväl som chefer har bristande kunskaper i arbetsrättsliga frågor. De har förekommit fall där brist på kännedom om regelverket medfört att händelser inte anmälts så snabbt som de borde och där anmälan skett först när skyddsombud begärt detta. Huvudskyddsombuden påpekar även att de vid vissa tillfällen inte har blivit delgivna information om att skyddsronder genomförts och att de således inte medverkat vid dessa samt att de inte tillfrågas vid diskussioner om förändringar i organisationen. Kommentar: Vi uppfattar att det sker en rapportering av olyckor och tillbud på förvaltningarna och på verksamhets nivåer. Dessa rapporter aggregeras sedan och sammanställs av personalavdelningen och redovisas till Cesam. Vi anser att kommunen uppfyller 11 AFS. Dock vill vi framhålla att det är av stor vikt att personal, fackliga företrädare och arbetsledare har goda kunskaper om de funktioner och regler som gäller vid tillbuds- och skadeanmälningar. 11. Skriftliga avtal om tilldelning av arbetsmiljöuppgifter I 6 AFS 2001:1 stipuleras att arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många, och har de befogenheter och resurser samt den kompetens som behövs. 5 Se information om förvaltningarnas uppföljningar under avsnitt 9. Granskningsrapport av kommunens systematiska.doc 9
Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet. Kommunstyrelsen har fördelat arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschefer. Då granskningen påbörjades fanns det ingen fördelning av arbetsmiljöuppgifter från kommunstyrelsen till kommunchefen och kultur- och fritidsförvaltningens chef. Trots att kommunchefen inte fått arbetsmiljöuppgifter tilldelat sig hade ansvaret för detta fördelats vidare från kommunchefen. Efter denna upptäckt har dock dokument upprättats där tilldelning av arbetsmiljöuppgifter skett till kommunchef/kultur- och fritidschef. Inom utbildningsförvaltningen har arbetsmiljöuppgifterna fördelats, men utan att ett upprättade av ett dokument med specifikation om att uppgiften fördelats inklusive mottagarens signatur. Samhällsbyggnadskontoret samt socialkontoret har undertecknade dokument som mottagaren av arbetsmiljöuppgifterna signerat. I dessa är det beskrivet att den undertecknande har möjlighet att returnera uppgifterna, exempelvis om mottagaren uppfattar att åtagandet inte kan fullföljas. Returneringen sker muntligt. Kommentar: Vi ser det som en brist att inte arbetsmiljöuppgifterna fördelats till kommunchef/kultur- och fritidschef. Det är även en brist att mottagande av arbetsmiljöuppgifter inom utbildningsförvaltningen inte dokumenterats och signerats av berörda. När detta inte dokumenteras ligger arbetsmiljöuppgifterna och ansvaret kvar på förvaltningschefen, vilket försämrar t. Det systematiska t skall i så stor utsträckning som möjligt ske genom dialog i verksamheten mellan arbetsgivare och arbetstagaren. Fördelas inte uppgifterna blir avståndet för långt mellan arbetsgivaren och arbetstagaren. Det är samtidigt viktigt att den som tar emot uppgiften är medveten om vad detta innebär, därför är det av stor vikt att tilldelning av arbetsmiljöuppgiften är undertecknad. Dessutom anser vi att återlämnandet av arbetsmiljöuppgifterna bör ske skriftligt. 12. Kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön har genomfört en övergripande enkätundersökning avseende kommunens arbetsmiljö år 2009 och år 2010. Enligt personalavdelningen har enkäten brister. För närvarande går det exempelvis inte att bryta ner svaren till enskilda avdelningar och enheter. Frågorna skulle även kunna förbättras. Svarsfrekvensen var låg, då endast 30 procent av kommunens arbetstagare har besvarat enkäten. Huvudskyddsombuden uppfattar att detta beror på att cheferna inte informerat om enkäten. Dessutom uppges att de anställda är rädda för att pekas ut då vissa enheter endast består av ett fåtal personer. Likaså skulle enkäten besvaras via e-post, vilket flera anställda inte har tillgång till. Huvudskyddsombuden anser att incitamenten för de anställda att svara på enkäten är låg, då den inte följs upp av enheterna samt då det dessutom inte kopplas några åtgärdsprogram till svaren. Enheterna i de olika verksamheterna gör egna undersökningar av den psykosociala arbetsmiljön genom enkäter eller via utvecklingsgrupper eller liknande. Dessutom skall arbetsmiljöfrågor tas upp vid resultat och utvecklingssamtalen. En del verksamheter använder sig av checklistor för arbetsmiljön som är utarbetade av företagshälsan eller exempelvis PREVENT (Arbetsmiljö i samverkan mellan näringslivet och fackliga organisationer). Enligt skyddsombuden finns det för Granskningsrapport av kommunens systematiska.doc 10
övrigt ett behov av att avsätta mer resurser för att handlägga personalärenden, då handläggningstiden kan dra ut på tiden. Kommentar: Vi vill rekommendera att kommunen kontinuerligt genomför en gemensam arbetsmiljöundersökning. Detta för att kunna göra jämförelser över tid. Dessutom bör undersökningen vara beskaffad på sådant sätt att anonymitet säkerställs, information om undersökningens betydelse ges samt att det finns möjligheter att bryta ner resultaten på enhetsnivå. Detta tillsammans med en uppföljning av resultatet på varje nivå kan ge kommunen en god bild av arbetsmiljön och möjlighet att åtgärda eventuella brister. 13. Sammanfattande kommentarer Granskningen visar att följer arbetsmiljölagen samt arbetsmiljöverkets föreskrifter inom vissa områden, samtidigt som vissa förvaltningar strider mot delar av den lagstiftning och de rekommendationer som finns. Se tabell nedan för sammanfattade bedömning av kommunens systematiska. Kontrollmoment enligt uppdrag Ja Nej Delvis 6 1 Arbetsmiljöpolicy Mål inom det systematiska t 2 Skriftliga riskanalyser Skriftliga handlingsplaner utifrån riskanalyserna av arbetsmiljön 3 Uppföljning av det systematiska t Rapportering av inträffade olyckor och tillbud 4 Skriftligt avtal om tilldelning av arbetsmiljöuppgifter 5 Kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön 1. Vår granskning visar att uppfyller lagkravet om skriftlig dokumentation avseende arbetsmiljöpolicy och rutiner för systematiskt genom kommunens arbetsmiljöprogram. 6 Vissa av förvaltningarna, men inte samtliga, har upprättat handlingarna. Granskningsrapport av kommunens systematiska.doc 11
Vi rekommenderar att förvaltningarna tar fram arbetsmiljömål för respektive verksamhet som är mer anpassade för den enskilda verksamheten. Kommunens arbetsmiljöprogram är övergripande och är därför inte anpassat för enskilda verksamheter. Dessutom finns ett behov av att uppdatera programmets innehåll då det upprättades år 2003. 2. Vi ser brister i det systematiska t i socialförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen beträffande riskanalyser och handlingsplaner. Dokumentationen för riskanalyser och handlingsplaner inom arbetsmiljön bör göras mer strukturerat och enhetligt för att stärka det sytematiska t. Vi uppfattar att det systematiska t kan förbättras i kommunen genom att dokumentationen hålls enhetligt i kommunen. Kommunen kan med fördel upprätta en central stödfunktion för det systematiska t med instruktioner och blanketter via sitt intranät. 3. De förvaltningar som har gjort uppföljningar är utbildnings- samt samhällsbyggnadsförvaltningen. Dessa har avsett år 2009. Vi uppfattar att rapporteringen och redovisningen av olyckor och tillbud är fungerande, men betonar vikten av att personal, fackliga företrädare och arbetsledare har god kunskap om när samt hur tillbuds- och skadeanmälan bör ske. Vi är positiva till att kommunen har för avsikt att genomföra kontinuerlig utbildning inom arbetsrätt och arbetsmiljö. Det är dock viktigt att arbetsgivaren ger möjlighet för deltagarna att fullfölja utbildningen i sin helhet. 4. Det är en brist att fördelning av arbetsmiljöuppgifter inte skett till kommunchef/kultur- och fritidschef. Utbildningskontoret har dessutom inte undertecknade dokument som mottagaren av arbetsmiljöuppgiften signerat. Det finns därmed brister beträffande detta och en uppföljning av vilka dokumenterade uppgiftsfördelningar avseende arbetsmiljö som finns bör därmed göras. 5. En enkätundersökning har genomförts avseende kommunens arbetsmiljö år 2009 och 2010. Vi rekommenderar att kommunen genomför övergripande arbetsmiljöundersökning med möjlighet till resultat på enhetsnivå samt uppföljning. Vi uppfattar att samverkan mellan arbetsgivaren och arbetstagarna fungerar tillfredställande, men det är viktigt att arbetsgivaren följer avtal beträffande antal samverkansmöten på förvaltningsrespektive områdesnivå. Växjö som ovan Lars Jönsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Lina Olsson Revisor Granskningsrapport av kommunens systematiska.doc 12