Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version 13611 su/adm 2016-03-11 3 Innehållsansvarig: Lena Lindberg, Vårdenhetschef, Rättspsykiatrisk akutenhet 6 (lenli48) Godkänd av: Alessio Degl'innocenti, Verksamhetschef, Verksamhetsledning och stab (alede2) Denna rutin gäller för: Verksamhet Rättspsykiatri Syfte Tydliggöra och underlätta det systematiska arbetet med arbetsmiljön. Arbetsbeskrivning Lagar och avtal inom arbetsmiljö- och samverkansområdet I arbetsmiljölagen (AML) finns de grundläggande reglerna för arbetsmiljön. Lagen anger hur arbetsmiljön skall utformas, vem som har ansvar och hur arbetsmiljöarbetet skall organiseras. Arbetsmiljölagen är en sk ramlag och kompletteras med arbetsmiljöförordningen (AMF) och Arbetsmiljöverket föreskrifter (AFS). Enligt lag är arbetsgivaren skyldig att se till att ovanstående lagar/regler finns tillgängliga för de anställda. Arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen, arbetstidslagen samt föreskrifterna (AFS) hittar du på Arbetsmiljöverkets hemsida www.av.se. Det lokala samverkansavtalet reglerar formerna för samverkan mellan arbetsgivaren, medarbetarna och deras representanter. Den arbetsrättsliga grunden i samverkansavtalet är arbetsmiljölagen (AML) och medbestämmandelagen (MBL). Andra lagar/avtal som har betydelse för arbetsmiljön är t ex hälso- och sjukvårdslagen, arbetstidslagen, vårt kollektivavtal Allmänna bestämmelser. Tillsynsmyndighet enligt arbetsmiljölagen är Arbetsmiljöverket. Arbetsmiljöverkets uppgift är att se till att arbetsmiljölagstiftningen efterlevs. Om Arbetsmiljöverket upptäcker brister kan detta resultera i ett föreläggande eller ett förbud. Föreläggandet eller förbudet kan vara kopplat till ett vite. Verksamheten är enligt arbetsmiljölagen skyldig att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete (internkontroll). Detta innebär att systematiskt kartlägga, planera, genomföra åtgärder och följa upp verksamheten i syfte att säkerställa och utveckla en god arbetsmiljö. Detta regleras mer i detalj i föreskriften om Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:1. Ansvar för arbetsmiljön Arbetsgivarens ansvar omfattar den totala arbetsmiljön vari även innefattas anpassnings- och rehabiliteringsarbete. Arbetsgivaren skall utforma arbetet så att de anställda inte utsätts för skadlig psykisk eller fysisk belastning. Inom SU ligger ansvaret hos sjukhusdirektören. Sjukhusdirektören delegerar arbetsuppgifter med åtföljande arbetsmiljöansvar i linjeorganisationen. Delegeringen skall vara skriftlig och det skall klart framgå vem som är skyldig att agera och Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia 1 (av 6)
besluta och vilken typ av uppgifter personen ansvarar för. Det totala arbetsmiljöansvaret i sig kan inte delegeras, däremot följer ansvaret de arbetsuppgifter som delegerats. En delegation innebär inte att den som delegerat friskrivs från ansvar, ett övergripande ansvar och en övervakningsplikt kvarstår. Den som mottar arbetsuppgifter genom delegation är skyldig att uppmärksamma överordnad på arbetsmiljöbrister som han/hon saknar resurser eller befogenheter att åtgärda. Det är varje chefs och arbetsledares ansvar att hålla sig underrättad om de föreskrifter som berör deras verksamhetsområde. Chefen/arbetsledaren har även ett ansvar att informera om de regler som är aktuella för arbetsplatsen och förvissa sig om att berörda anställda har tagit till sig informationen. Arbetstagarens skyddsansvar innebär att: den anställde skall medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförande av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö den anställde skall följa givna föreskrifter och använda de skyddsanordningar och iaktta den försiktighet i övrigt som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall om den anställde finner att arbetet innebär omedelbar eller allvarlig fara för liv och hälsa, har den anställde rätt att avbryta sitt eget arbete. I sådana situationer skall arbetsgivaren eller skyddsombudet omedelbart underrättas. Samverkan En förutsättning för att skapa en bra arbetsmiljö är att arbetsmiljöarbetet sker i samverkan mellan arbetsgivare, arbetstagare och deras företrädare. Samverkan kan ske i olika nivåer: Utvecklingssamtal (minst en gång per år) Arbetsplatsträffar (minst en gång per månad) som är ett forum för dialog mellan arbetsledning och medarbetare för att gemensamt arbeta med utveckling, planering och uppföljning av arbetet på arbetsplatsen. Samverkansgrupp (LSG, OSG, CSG) är ett forum för samverkan mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna. Samverkansgruppen utgör skyddskommitté enligt arbetsmiljölagen och är till för de frågor och problem som man av olika skäl inte kan behandla på arbetsplatserna. Skyddsområde och skyddsombud Varje verksamhet är indelad i skyddsområden. Skyddsområdets storlek bestäms av ansvarig chefs ansvarsområde. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia Sida 2 (av 6)
Skyddsombudet är de anställdas språkrör i arbetsmiljöfrågor. En viktig uppgift är att inspirera arbetskamrater och arbetsledning till att uppmärksamma brister i miljön och bedriva ett aktivt arbetsmiljöarbete. En annan uppgift är att övervaka att arbetsgivaren fullgör sina uppgifter enligt gällande lagstiftning. Ett skyddsombud har rätt att avbryta arbete i tre typer av situationer: Om ett arbete innebär omedelbar och allvarlig fara för liv och hälsa Om det är påkallat från skyddssynpunkt att ensamarbete avbryts Om arbetet bedrivs i strid med förbud och därmed likvärdigt beslut av tillsynsmyndighet eller i strid med generella föreskrifter och förbud De fackliga organisationerna har rätt att utse huvudskyddsombud som har till uppgift att samordna skyddsombudens verksamhet och företräda dem i frågor som berör fler än ett skyddsområde. Dokumentation Varje enhet skall dokumentera arbetsmiljöarbetet. Syftet med dokumentationen är bl a att underlätta uppföljning och utvärdering och att öka insynen i arbetsmiljöarbetet för alla berörda, d v s arbetsledning, arbetstagare och skyddsombud. Exempel på dokumentation på enhetsnivå: Kartläggning av risker i arbetsmiljön Handlingsplaner Statistik över arbetsskador/tillbud Rehabiliteringsutredningar Introduktionsmaterial för nyanställda Händelseanalys/Riskanalys Exempel på dokumentation på verksamhetsnivå: Delegation/uppgiftsfördelning Kartläggning av risker i arbetsmiljön Handlingsplaner Statistik över arbetsskador/tillbud Introduktionsmaterial för nyanställda Som hjälp vid dokumentation av handlingsplaner och arbetsplatsträffar. Att använda samma system/blankett för handlingsplaner, arbetsmiljöronder och arbetsplatsträffar kan underlätta arbetet och uppföljningen/utvärderingen av arbetsmiljön. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia Sida 3 (av 6)
Exempel på metoder att kartlägga och göra riskbedömningar av arbetsmiljön Dagligt ledningsarbete uppmärksamhet i vardagen Vara observant på korttidsfrånvaro, klagomål, stress, dålig motivation, relationsproblem, säkerhetsfrågor, riskbedömningar Arbetsplatsträffar Systematiskt ta upp frågor som rör arbetssituationen och arbetsmiljön Arbetsmiljöronder Utforma protokollen så att de kan användas som underlag för uppföljning och fortsatt planering. Enkäter/intervjuer kan användas för att få en bild av förhållandena på arbetsplatsen Statistik/sammanställningar Statistik över t ex sjukfrånvaro, arbetsskador, tillbud, personalomsättning, rehabiliteringsinsatser Utveclingssamtal Besiktningar och kontroller av teknisk apparatur Vad man kommer fram till vid denna kartläggning/riskbedömning kan sedan utgöra underlag för handlingsplaner och annan åtgärdsplanering Mål för arbetsmiljön Varje chef ansvarar för att ta initiativ till att sätta upp mål för arbetsmiljöarbetet. Det skall göras i samarbete med arbetstagarna och deras företrädare. Arbetet med att fastställa arbetsmiljömålen kan ske i samband med övrig verksamhetsplanering/budgetarbete. Arbetsplatsträffarna kan vara ett forum för detta arbete. Målen för arbetsmiljön, verksamheten i övrigt samt ekonomiska konsekvenser hanteras då i ett sammanhang. Uppföljning av målen kan ske i samband med delårsrapporter och verksamhetsberättelse. Målen bör ligga inom ramen för avdelningens/enhetens befogenhetsområde/ansvar vara realistiska vara konkreta/tydliga vara väl förankrade hos medarbetarna vid enheten vara mätbara/utvärderingsbara Målen ligger sedan till grund för enhetens handlingsplan. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia Sida 4 (av 6)
Handlingsplaner Efter en kartläggning/bedömning av förhållandena i arbetsmiljön är det viktigt att risker och otillfredsställande förhållanden åtgärdas så snabbt som möjligt. När inte detta kan ske omedelbart ska åtgärderna tidplaneras och dokumenteras i handlingsplan. Varje chef ansvarar för att ta initiativ till och utforma handlingsplaner för sitt ansvarsområde. Handlingsplanerna upprättas årligen och integreras med övrig verksamhetsplanering och budgetarbetet. I planen anges bl a problem, åtgärd, när åtgärden skall vara genomförd och vem som har ansvar för att se till att den genomförs. Större förändringar skall också beaktas i planen. Som exempel kan nämnas förändrad arbetsorganisation, nya arbetsmetoder, införande av ny teknik, inköp av medicinsk utrustning. Revision av arbetsmiljöarbetet Enligt lag ansvarar arbetsgivaren för en årlig revision av sina rutiner för arbetsmiljöarbetet. Syftet är att kontrollera att det system man har skapat för arbetsmiljöarbetet fungerar effektiv. Revisionen skall genomföras i samverkan med de fackliga organisationerna. När man är överens om vad revisionen skall innehålla kan detta dokumenteras i handlingsplanen för enheten. De lokala samverkansgrupperna (LSG) skall en gång om året besluta om hur revisionen skall genomföras på verksamheten, vem som skall utföra den, när den skall utföras, vilka aktiviteter som skall ingå, hur revisionen skall dokumenteras och följas upp och till vem/vilka resultatet av revisionen skall avrapporteras. Revisionen kan bestå av att enheterna får beskriva hur man hanterat olika arbetsmiljöfrågor. Exempel på frågeställningar vid en revision: Hur följer enheterna upp arbetsskador och tillbud? Har arbetsledarna genomfört utvecklingssamtal med sina medarbetare? Hur följs enheternas handlingsplaner upp? Hur hanteras de frågor man inte kunnat lösa på enhetsnivå? SU har en gemensam Checklista för revision av systematiskt arbetsmiljöarbete (se länk nedan). Checklistan används som ett stöd för cheferna i bedömningen av hur rutinerna för arbetsmiljöarbetet fungerar. Resultatet bildar underlag för de åtgärder som behöver göras. Åtgärder som inte kan genomföras omedelbart förs upp i en skriftlig handlingsplan (se vidare ovan Handlingsplan ). Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia Sida 5 (av 6)
Länk till checklista för årlig revision av systematiskt arbetsmiljöarbete: http://intra.sahlgrenska.se/upload/su/sjukhusledning/sjukhusdirekt%c3%b6r%20o%2 0stab/Personal%20o%20organisationsutveckling/HRportal/Blanketter%20och%20checklistor/Arbetsmiljo-halsa-ochfriskvard/Revision_blankett.pdf Föreskrifter från Arbetsmiljöverket När det kommer nya författningar/föreskrifter (AFS) från Arbetsmiljöverket förs en diskussion i LSG om hur information/utbildning inom verksamheten skall ske samt om eventuell återkoppling till LSG skall ske. Föreskrifterna hittar Du också på Arbetsmiljö-verkets hemsida www.av.se. De föreskrifter som är aktuella för vår verksamhet/bransch hittar du på http://www.av.se/lagochratt/regelpaket/nrpvard-sj.aspx. Ansvar Gäller för all personal på Rättspsykiatriska vårdkedjan/område 2/SU. Ansvar för spridning och implementering har VEC/EC. Uppföljning och utvärdering Verksamhetschefen ansvarar för uppföljning av innehållet i riktlinjen. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia Sida 6 (av 6)