Styrande dokument Fastställd av styrelsen 2014-xx-xx JÄMSTÄLLDHETS- OCH MÅNGFALDSPLAN 2015-2017 Bakgrund Grunden för bolagets arbete med jämställdhet och mångfald är bolagets Personalpolicy, där vår syn på mångfald- och jämställdhet redovisas. Jämställdhet, jämlikhet och mångfald skall genomsyra hela verksamheten, både internt och externt mot våra kunder. Planen för åren 2015-2017 har utarbetats i samband med arbetet med verksamhetsplan och budget för år 2015. Uppföljning av planen sker löpande i verksamheten årligen i samband med att bolaget följer upp verksamheten från föregående år. Planen har samverkats med arbetsplatsombuden vid Bostadsförmedlingen enligt lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL). I planen redovisas mål, strategier, genomförda åtgärder och kommande aktiviteter för planperioden 2015-2017. 1. Arbetsförhållanden 1.1 Sjukfrånvaro och arbetsskador Föregående år, 2013, var sjukfrånvaron 3,7 % i snitt. För 2015 är målet en sjukfrånvaro på högst 4,4 % (överensstämmer med målsättning från staden). Sjukfrånvaron i bolaget har sjunkit från år 2012 till 2013. År 2012 hade 20 % av personalen varit sjuka i sammanlagt 14 dagar eller mer under året, jämfört med 8 % under 2013 1. Inga arbetsskador av typen olycksfall i arbetet är anmälda under 2013. Bolaget satsar på medarbetarnas arbetsmiljö genom friskvård, företagshälsovård, ergonomiska justerbara möbler och goda rutiner för hot och våld, vilket skapar en trygg arbetsplats med god fysisk- liksom psykosocial arbetsmiljö. För planperioden 2015-2017 ska ambitionen vara en nivå om högst 4,4 % sjukfrånvaro. Strategi På bostadsförmedlingen ska arbetsförhållandena lämpa sig för samtliga medarbetare oavsett kön, ålder, etnicitet, religion, trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionshinder. et för planperioden är att det inte ska förekomma några arbetsskador i arbetet, varken av fysisk- eller psykosocial karaktär. Alla fast anställda medarbetare vid Bostadsförmedlingen erbjuds företagshälsovård. Vi arbetar proaktivt och erbjuder tidiga insatser vid signal om ohälsa. 1 Beräknas genom att den faktiska sjukfrånvaron ställs i relation till den avtalade arbetstiden. Den faktiska sjukfrånvaron är individens sjukfrånvaro där hänsyn har tagits till omfattningen på sjukfrånvaron samt individens sysselsättningsgrad.
Sid 2 (6) Alla tillsvidare- och visstidsanställda erbjuds en friskvårdstimme i veckan samt massage vid 1 tillfälle/månad (den veckans friskvårdstimme), då verksamheten tillåter, i syfte att skapa och behålla god hälsa bland medarbetarna. Samtliga chefer har fått utbildning i SAM, Systematiskt arbetsmiljöarbete, under 2014 och har mottagit en delegering av arbetsmiljöansvaret. Erfarenhetsåterföring kopplat till de olika delarna i det Systematiska arbetsmiljöarbetet kommer att ges utrymme vid chefsforum under planperioden. Chefsutbildning har genomförts i rehabilitering under hösten 2014. Arrangerad av lokal HR. Alla medarbetare ges möjlighet att få en ergonomigenomgång vid anställning eller vid behov, för att kunna anpassa arbetsställning genom reglerbara möbler. Alla anställda får välja ut en anpassad arbetsstol vid anställningen och för de som har behov av anpassade hörlurar erbjuds det. Ansvariga för detta är närmsta chef med stöd av vår företagshälsovård. Vi har tysta rum/bås som anställda i det öppna kontorslandskapet kan använda när de behöver gå undan och arbeta mer ostört. Vid ombyggnation på plan 1 genomför en sakkunnig konsult en föreläsning gällande olika faktorer, både fysiska och psykosociala, som har betydelse när man arbetar i öppna kontorslandskap. Konsulten har genomfört en genomgång med projektgruppen för ombyggnation i augusti 2014 och arbetet följs upp i slutet av november 2014. Syftet är att vi ska skapa en så god arbetsmiljö som möjligt i det öppna kontorslandskapet. Fokus kommer att ligga på beteende och förhållningssätt till varandra, men även på den fysiska miljön. Föregående år skapades trivselregler och en mätning av luft genomfördes. Detta ger en uppföljning av det arbetet som skedde då. Friskvårdsbidraget har förstärkts under 2014 genom en höjning av beloppet till 2500 kr/år för fast anställd personal. Arbetsgivaren har satsat på hälsoföreläsningar för all personal via friskvårdsgruppen, som består av medarbetare vid bolaget. Vi har även genomfört åtgärder för att minska IT-stressen genom stödresurser på IT-avdelningen som arbetar ute i organisationen. Bolaget ska ha en tydlig strategi för sitt rehabiliteringsarbete, där vi följer upp mål och åtgärder för enskilda individer i syfte att få dem att snabbt återgå till arbetet. Ansvar för detta har närmsta chef i och med sitt Arbetsmiljöansvar. Vi ska sträva efter bättre planeringsberedskap för arbetstoppar och sjukdomar så att inte befintlig personal överbelastas. Ansvar för detta har avdelningschef i samarbete med HR. Vi arbetar aktivt med vår värdegrund genom ambassadörer ute i verksamheten samt storytelling. Ansvariga för detta är ledningsgrupp, ledningens koordinator, HR-avdelningen samt ambassadörsgruppen. Syftet är bland annat att skapa ökad förståelse, engagemang och respekt för varandra som kollegor. 1.2 Förvärvsarbete och föräldraskap Alla medarbetare som är eller blir föräldrar under planperioden ska uppleva att man kan förena sitt förvärvsarbete med föräldraskap.
Sid 3 (6) Genom att erbjuda en öppen och tidig dialog innan föräldraledighet kan arbetsgivaren underlätta för den anställde att kombinera arbete med föräldraskap. Arbetsgivaren ska ha en positiv syn på medarbetarens eventuella behov av deltidsarbete, genom tjänstledighet på en viss procent, och detta ska alltid diskuteras vid återgång efter ledighet. Ansvarig för detta är respektive avdelningschef. / kommande aktiviter Inför föräldraledighet eller annan långvarig ledighet ska berörd avdelningschef komma överens med den som ska vara ledig, om hur man ska hålla kontakt under ledigheten. Avsikten är att den som är frånvarande ska kunna hålla sig ajour med vad som händer på arbetsplatsen och inom arbetsområdet. Detta ska underlätta återgången till arbetet efter ledigheten. 1.3 Trakasserier Inga anmälningar om trakasserier internt har inrapporterats under 2012-2014. Det finns en viss utsatthet för personal i kundnära verksamhet och hotfulla situationer har vid något tillfälle förekommit mot vår personal under föregående planperiod. Vid sådana tillfällen har organisationen arbetat kraftfullt enligt etablerade rutiner för att reda ut händelsen och stödja medarbetaren. Tillbudsanmälan har gjorts och registrerats i Stockholms stads avvikelsehanteringssystem, RISK. Det ska inte förekomma trakasserier på bostadsförmedlingen. Vi har goda rutiner och agerar direkt och aktivt om vi får kännedom om att trakasserier förekommer. Rutinerna ska vara kända av all personal och finns nedtecknad i personalhandboken som samtliga medarbetare har tillgång till på vårt intranät. I oktober 2014 genomförs ett utbildningspass i jämställdhets- och mångfaldsarbete för staben och IT-avdelningen vid avdelningarnas plandagar. I augusti och november har vi tagit in en föreläsare (se punkt ovan, sjukfrånvaro och arbetsskador) som arbetar med förhållningssätt i det nya öppna kontorslandskapet, i syfte att skapa en god psykosocial arbetsmiljö. Vi arbetar aktivt med vår värdegrund. Våra värdeord är; professionalism, aktiv samverkan, gemensamt fokus och modernitet, och detta ska prägla vårt beteende både intern och externt. Arbetsgivarens inställning är att trakasserier inte ska förekomma på arbetsplatsen. Skulle så ändå ske ska dessa rapporteras och åtgärder vidtas så att trakasserierna upphör. Under 2012 togs en webbaserad personalhandbok fram med rutiner och policys som ska vara lättillgängliga och känd av all personal. I den finns det rutiner och handlingsplaner som på ett tydligt sätt beskriver hur en anmälan går till. I informationen till nyanställda ska också information om detta tas med på ett tydligare sätt. Ansvarig för detta är HR-avdelningen tillsammans med respektive närmsta chef.
Sid 4 (6) 1.4 Rekrytering Bostadsförmedlingen som arbetsplats ska präglas av jämlikhet och mångfald. Bolagets verksamhet, liksom stadens, riktar sig till alla i samhället. Att i personalgruppen spegla ett mångkulturellt samhälle ger en styrka, förståelse och möjlighet till bra bemötande i olika situationer. Bolaget ska vara en attraktiv arbetsgivare med en personalsammansättning som speglar det samhälle vi verkar i. Många av bolagets kunder har utländsk bakgrund och det är en styrka att inom bolaget ha förståelse för andra kulturer och också kunna möta kunderna på andra språk än svenska och engelska. En genomgång av hela rekryteringsprocessen utifrån ett mångfaldsperspektiv. Utbildning i rekrytering och introduktion för samtliga chefer på Bostadsförmedlingen under hösten 2014. Ansvariga för detta är HR-avdelningen. Vid rekryteringar strävar vi efter en jämnare könsfördelning. Vi har aktivt rekryterat in medarbetare med annan kulturell och språklig bakgrund än svensk. Alla heltidsanställda har en arbetstidsförkortning om 27 timmar/år som man som medarbetare fritt kan lägga ut under året. Detta möjliggör att man kan ta ledigt t ex även vid andra kulturella högtider än jul- och nyår. På vår webbsida finns det möjlighet att få sidorna översatta till flera olika språk. Vi har under 2014 införskaffat en portabel hörselslinga som kan användas i alla konferensrum. Vi har en handikappanpassad miljö samt genomgående höj- och sänkbara arbetsbord vilket är till nytta för både anställda och besökare. Bolaget ska säkerställas icke diskriminering vid rekryteringar. Att ta emot praktikanter, semestervikarier och feriearbetande ungdom är ett sätt att förbereda framtida rekryteringar. En ur båda parters synpunkt lyckad praktik eller vikariat kan leda till en framtida tillsvidareanställning. Genom att erbjuda sådana platser åt personer av underrepresenterat kön och/eller av annan etnisk bakgrund än svensk, ges förutsättningar att på sikt få en bättre sammansättning av personalen ur såväl jämställdhets- som mångfaldsperspektiv. 1.5 Jämställdhet mellan könen Inom ramen för verksamheten ska kvinnor och män ha samma möjligheter att utvecklas vidare i sitt yrke. Vid rekryteringar ska vi alltid sträva mot en jämnare könsfördelning. Idag är 21 % av medarbetarna på Bostadsförmedlingen av manligt kön. / När vi anlitar rekryteringsfirmor har de i uppdrag att ta fram både kvinnor och män som kandidater för olika befattningar. Vi ska vid varje extern rekrytering försöka få in någon från underrepresenterat kön där det är möjligt med hänsyn till kompetens och erfarenhet. Bostadsförmedlingens annonser ska vara könsneutrala.
Sid 5 (6) Vid tillsättning av chefer strävar Bostadsförmedlingen efter en jämn könsfördelning. Bostadsförmedlingen har både kvinnliga och manliga chefer. Av 10 chefer är 7 stycken kvinnor idag och det speglar förhållandet mellan könen totalt i organisationen. Sammansättning av arbetsgrupper (tillsvidare- och visstidsanställda) Sammansättning av arbetsgrupper 2013-12-31 Grupp Kvinnor Män Totalt Chefer 7 3 10 Kundtjänst 12 2 14 Förtur 11 1 12 Förmedling 16 1 17 Stab 11 2 13 Marknad 2 2 4 IT 3 7 10 TOTALT BOLAGET 62 18 80 Under 2013 har 8 kvinnor och 2 män slutat sin anställning. Under samma tid har 8 kvinnor och 3 män börjat sin anställning på bostadsförmedlingen. 1.6 Lönefrågor Under kvartal 1 2014 gjordes en översyn av samtliga befattningsvärderingar på Bostadsförmedlingen. I anslutning till denna har det skett en lönekartläggning. I analysen som gjordes vid lönekartläggningen kunde konstateras att inga osakliga löneskillnader fanns kopplat till kön. En översyn av värderingarna för samtliga befattningar och en lönekartläggning sker nästa gång under 2016. Det ska inte förekomma några diskriminerande löneskillnader. Strategi Alla medarbetare, oavsett kön, ålder, etnicitet, religion, trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionshinder skall i förhållande till arbetsuppgifternas art och svårighetsgrad samt personliga kvalifikationer och arbetsresultat ha samma lön, arbetsvillkor och utvecklingsmöjligheter utifrån verksamhetens krav. Samtliga befattningar ska vid lönerevision ha en aktuell BAS-värdering. Lön bestäms utifrån arbetets art och svårighetsgrad samt medarbetarens kvalifikationer och arbetsresultat. En värdering sker även mot marknadsvärdet på befattningen. Arbetsgivaren ska sträva mot att gå ifrån hantering med historiska lönenivåer, t.ex. bibehållen lön då man byter tjänst från en chefsposition till en handläggarposition. Lön ska sättas utifrån aktuell befattning. I samband med omorganisationen 2013 justerade vi vissa roller vid främst stab och IT-avdelningen, i syfte att tydligare kunna värdera dessa tjänster samt lättare kunna rekrytera in på dem vid framtida personalomsättning. Varje medarbetare ska känna till vilka lönekriterier bolaget tillämpar för lönesättningen. Denna information ska ingå i medarbetarsamtalet. Medarbetare kan också hitta denna information i personalhandboken. Efter att en lönekartläggning har genomförts ska det tas fram en handlingsplan om det finns något att åtgärda. Ansvaret för detta har avdelningschefen.
Sid 6 (6) För att årligen kunna göra en lönekartläggning måste samtliga befattningar ha en aktuell värdering. Ansvaret för detta har avdelningschefen med stöd av HR-avdelningen. Arbetsgivaren ska löpande under planperioden titta på löneläget utifrån ett mångfaldsperspektiv. Lönekriterierna är neutrala, d.v.s. fria från aspekter som kön, etnicitet, sexualitet eller funktionshinder. 1.7 Kompetensutveckling Samtliga medarbetare ska erbjudas den kompetensutveckling som arbetet kräver. Kompetensutveckling kan ske på olika sätt; kompetensutveckling i sin yrkesroll, kompetensutveckling på arbetsplatsen och kompetensutveckling genom extern kurs. Respektive chef gör en bedömning tillsammans med den anställde kring vilka behov som finns. Strategi Arbetsgivaren ska ge möjlighet till kompetensutveckling för samtliga medarbetare. Allas arbetsförmåga ska tas tillvara. Vid varje medarbetarsamtal under planperioden ska kompetensutveckling tas upp samt önskemål om utveckling. Vi har satsat resurser på IT-avdelningen som stöttar medarbetare i upplevd IT-stress. Kommande aktiviter Samtliga anställda på Bostadsförmedlingen erbjuds kompetensutveckling efter verksamhetens- och den enskilda medarbetarens behov. Chef och medarbetare följer upp kompetensutvecklingen i det årliga utvecklingssamtalet. Ansvariga för detta är närmsta chef samt medarbetaren. Alla medarbetare, oavsett kön, ålder, etnicitet, religion, trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionshinder skall i förhållande till arbetsuppgifternas art och svårighetsgrad samt personliga kvalifikationer och arbetsresultat erbjudas samma utvecklingsmöjligheter. Vi anordnar kontinuerligt utbildningar i Office-paketet. I den löpande verksamheten sker kontinuerligt utbildning och fortbildning av medarbetarna. Ansvaret för denna ligger på respektive avdelningschef.