Välkomna till Årsmöte 2016 Lindåsskolans matsal Onsdag 23 mars 18.30
Kallelse Styrelsen för Anläggningssamfälligheten Östra Lindås kallar härmed medlemmarna till årsmöte 2016. Mötet kommer att hållas i Lindåsskolans matsal onsdagen 23 Mars 18.30. Preliminär dagordning vid stämman: 1. Fastställande av dagordning 2. Fastställande av röstlängd vid stämman. 3. Val av ordförande och sekreterare vid stämman 4. Val av två justeringsmän 5. Fråga om kallelse till stämman skett enligt stadgar 6. Styrelsens verksamhetsberättelse för 2015 7. Revisionsberättelse 2015, Resultat- & Balansräkning 8. Frågan om beviljad ansvarsfrihet för styrelsen 9. Fastställande av arvoden för styrelse och revisorer 10. Val av styrelseordförande och övriga styrelseledamöter 11. Val av två revisorer jämte en revisorsuppleant 12. Val av valberedning; en ordförande och två suppleanter 13. Behandling av inkomna motioner 14. Övriga punkter/frågor - Städdagar 2016: vår 23-24/4, höst 15-16/10 - Områdets garage Oberoende besiktning av våra garage utförd 2016-03-03. Besiktningsrapport skickas ut via epost. Läs gärna igenom innan årsmötet. 15. Fastställande av driftsbudget samt avsättning till fonder för 2016 16. Beslut om att styrelsen får tillgång till avsatta medel i lekplatsfonden för kommande upprustningsplan av lekplatser i området. 17. Fastställande av debiteringslängd, årsavgift och tidpunkt för debitering Billdal, 2016-03-08 Styrelsen Östra Lindås Anläggningssamfällighet
Verksamhetsberättelse 2015 Styrelsen har haft 11 st. ordinarie möten samt utfört normala underhålls- och förvaltningsuppgifter. Inventering av lekplatser samt årsbesiktning enligt EU normer med därefter nödvändiga reparationer har genomförts. För framtiden tittar vi på utbyte av lekredskap och uppdatering av Vi tittar på utbyte av vissa lekredskap och uppdatering. Kommer att begära in offert. Årlig trädvård fortskrider och vi har sett att här behövs krafttag då mycket har blivit förvuxet. Har haft genomgång med arborist. Vi behöver också fortsätta med slyrensning och underhålla de områden som är åtgärdade under året. Det är två områden vi börjat med. Skogen bakom lekplatsen med rutschbanan och nu senast längst gångvägen mellan bandybanan och tennisbanan. Dialog med kommunen gällande träd på Billdals Aspväg pågår tyvärr går det inte fort med åtgärd. Ny upphandling av sommar- och vinterunderhåll genomförd. Problem med att få entreprenör för bara vinterunderhåll vilket gjorde att vi gick ut med förfrågan på båda gemensamt. Kållered Entreprenad AB är de som sköter både sommar och vinter samt vi kommer att ha klippning varje vecka under säsong. Städdagar genomförda med mycket gott resultat. Vi ser att det kan vara behov av att flera städområden hjälper ett städområde vid större projekt. Våra så kallade Hustomtar har genomfört ett antal projekt och vi tackar dem för engagemanget. Ny grind vid Billdals Aspväg Taxi-ficka C är uppsatt. Årets stora projekt har varit införandet av Fiber för TV samt möjlighet att ansluta sig till Internet samt telefon. Start blev i mars 2015 och var i stort klart 30 juni 2015. Alla grävningar har gått enligt plan och återställandet av asfalt och gräsmattor har blivit mycket bra. Den gamla anläggningen släcktes i oktober och abonnemang avslutades. Vi har förstärkt låset med bom vid Teknik-huset. I samband med installationen hade vi ett antal personer som var kontaktpersoner i området och som hjälpte oss med nycklar samt tillträde till fastigheterna. Tack igen för ert engagemang. Åtgärdat skador i asfalt på ett par ställen där vattenavrinning hindrats då trädrötter skadat asfalten.
Vid filmning av avlopp visade det sig att vid två fastigheter på Billdals Aspväg var det en sättningskada som behövde åtgärdas. Kommunen åtgärdar detta. En dagvattenbrunn vid Stora lekplatsen under gångvägen upp mot skolan igensatt och kommunen är inkopplad då det är på deras mark. LED lampor installerade på ett par stolpar för utvärdering. Glödlamporna i dagens armatur är inte miljövänliga och på väg ut ur marknaden. Vi har fortfarande medlemmar som inte betalar i tid eller efter påminnelse och ordförande måste gå runt och påminna dessa husägare. Billdal 2016-03-07 Styrelsen Östra Lindås Anläggningssamfällighet
Revisionsberättelse 2015
Resultat 2015 / Budgetförslag 2016 Samfälligheten Östra Lindås Resultatrapport Räkenskapsår: 2015-01-01-2015-12-31 Budget 2015 Budget 2016 Utfall 2015 Rörelsens intäkter Nettoomsättning 3010 Medlemsavgifter 743 620 640 000 759 000 3040 Fondering 200 000 204 000 328 400 3050 Förseningsavgifter 1 100 0 0 3051 Avgift Städdagar 0 128 000 128 000 3053 Fiberinst engångsavg 2 036 976 2 036 205 0 3071 Avgift Vinter UH Björkv. 4 358 5 000 5 000 S:a Nettoomsättning 2 986 054 3 013 205 1 220 400 Summa rörelsens intäkter 2 986 054 3 013 205 1 220 400 Rörelsens kostnader Externa kostnader 5010 Sommarunderhåll -82 997-85 000-105 000 5020 Vinterunderhåll -63 185-100 000-100 000 5030 El och belysning -97 604-90 000-90 000 5040 Lekplatser -25 701-50 000-50 000 5050 Sophämtning städdag -51 060-50 000-50 000 5051 Kostnad Städdag -21 532-25 000-25 000 5052 Avgift Städdagar -116 500-128 000-128 000 5070 Spolplattor och vatten -23 044-15 000-15 000 5090 Asfaltering -35 621 0 0 5200 TV anläggning, gammal -6 765-10 000 0 5205 TV kanaler, gammal anl -49 583-71 000 0 5206 TV kanaler, Canal Dig 0-81 000-170 100 5210 Yttre miljö -44 258-50 000-50 000 5211 Skogsvård -68 213-50 000-50 000 5216 Kostnader hemsida -7 454-10 000-10 000 5217 Kostnader Årsmöte -12 426-10 000-10 000 5220 Garage -44 452-30 000-30 000 5221 Grindar & lås -26 002-5 000-5 000 5299 Fiberinstallation -2 457 053-2 436 250 0 5710 Avg Villaägarna inkl förs -14 000-15 000-15 000 6110 Kontorsmaterial 0-1 000-1 000 6111 VISMA bokföring -1 300-1 500-1 500 6170 Bankavgifter -2 090-2 000 2 000 6990 Övriga kostnader -311 0 0 Summa Rörelsens kostnader -3 251 151-3 315 750-903 600
Resultat från finansiella investeringar Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 8310 Ränteintäkter 35 092 0 25 000 8320 Förändring asfaltsfond -76 500-76 500-76 500 8321 Förändring garagefond -40 000-40 000-166 000 8326 Förändring lekplatsfond -30 000-30 000-30 000 8327 Förändring TV-fond -18 000-18 000-18 000 8328 Förändring UH-fond -39 500-39 500-39 500 S:a Övr ränteint & liknande resultatposter -168 908-204 000-305 000 Räntekostnader och liknande resultatposter 8410 Räntekostnad Fiberlån -15 185 0-30 000 8428 Utnyttjande UH-fond 251 265 0 0 8429 Utnyttjande TV-fond 148 735 0 0 S:a Räntekostnader & liknande resultatposter 384 815 0-30 000 Summa Resultat från finansiella investeringar 215 907-204 000-335 000 Beräknat resultat -49 190-506 545 11 800
Samfälligheten Östra Lindås Balansrapport Räkenskapsår: 2015-01-01-2015-12-31 Ing balans Period Utg balans TILLGÅNGAR Fordringar Konto 1510 Fordran medlemmar 85 694 113 624 199 318 1680 Fordringar medl fiber 0 888 504 888 504 1799 Observationskonto -2 548 2 050-498 S:a Fordringar 83 146 1 004 178 1 087 324 Kassa och bank 1910 Kassa 332 0 332 1930 Checkräkningskonto 225 673 111 527 337 200 1940 Sparkonto ÖLS 1 428 579-341 250 1 087 329 S:a Kassa och bank 1 654 583-229 723 1 424 860 S:A TILLGÅNGAR 1 737 729 774 455 2 512 184 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 2080 Underhållsfond -400 586 211 765-188 821 2081 Dispositionsfond -260 251 0-260 251 2082 Asfaltsfond -512 192-76 500-588 692 2083 Garagefond -284 050-40 000-324 050 2086 Lekplatsfond start 2003-99 282-30 000-129 282 2087 TV-anläggningsfond -166 735 130 735-36 000 S:a Eget kapital -1 723 096 196 000-1 527 096 Långfristiga skulder 2310 Lån fiber NORDEA 0-919 300-919 300 S:a Långfristiga skulder 0-919 300-919 300 Kortfristiga skulder 2440 Leverantörsskulder -12 291-100 345-112 636 S:a Kortfristiga skulder -12 291-100 345-112 636 S:A EGET KAPITAL OCH SKULDER -1 735 387-823 645-2 559 032 BERÄKNAT RESULTAT*** 2 342-49 190-46 848
Förslag disposition av underskott 2015 Fond Utgående Disposition Utgående balans balans 2015 underskott 2015 efter disp överskott 2080 Underhållsfond 188 821-49 190 139 631 2081 Dispositionsfond 260 251 0 260 251 2082 Asfaltsfond 588 692 0 588 692 2083 Garagefond 324 050 0 324 050 2086 Lekplatsfond start 2003 129 282 0 129 282 2087 TV-anläggningsfond 36 000 0 36 000 Summa Fonder 1 527 096-49 190 1 477 906 Förändring fonder 2015, detalj Fond Insättning Uttag ur fondering fonder 2080 Underhållsfond 39 500 251 265 2081 Dispositionsfond 0 0 2082 Asfaltsfond 76 500 0 2083 Garagefond 40 000 0 2086 Lekplatsfond start 2003 30 000 0 2087 TV-anläggningsfond 18 000 148 735 204 000 400 000
Fondavsättning enligt förvaltningsplan Fond Livslängd Värde Avsättning/år Asfaltsfond 4 306 000 76 500 Garagefond 30 1 200 000 166 000 Lekplatsfond 10 300 000 30 000 TV-fond 5 330 000 18 000 Underhållsfond / Yttre miljö 10 90 000 39 500 Summa Eget kapital, avsättningar, skulder 2 226 000 330 000
Styrelsen, Östra Lindås Anläggningssamfällighet Lars Hermanson, styrelseordförande Gabriella Barta, kassör Sara Danestedt, sekreterare Mikael Forsman, ledamot Linda Gardelin. ledamot Jonas Jävert, suppleant Revisorer Ann Knutsson, revisor Ingrid Holländer, revisor
Motioner 1. Byte av garageportar Namn medlem Mikael Forsman Datum 2016-02-05 Bakgrund Befinliga portar håller inte längre måttet. Lås o nycklar kärvar, låsfunktionen är dålig och kräver ständiga justeringar, konstruktionen själ öppningsbredd, lätta att rycka upp även i låst låge. Förslag Inköp med montering o borttagande av gammal port. Nya porten är av takskjut-port-modell med motorstyrning. Denna modell ger garaget maxbredd. Portens styrhjul rullar i styrskenor utmed hela dess höjd och kommer då inte att missa låsningen som nuvarande port lätt gör. Kostnaden är 12300 kr per port enligt offert från vår garageentreprenör. Konsekvenser Konsekvenserna är att slippa reparera 25 år gamla portar. El-öppnare på alla portar o bredare öppning kommer att öka användningen av garagen. Yrkande Jag yrkar på att mötet godkänner motionen om det är så vi skall behålla garagen o inte bygga nytt.
2. Ny gatubelysning i hela området Namn medlem Mikael Forsman Datum 2016-02-05 Bakgrund Befintlig belysning är kvicksilverlampor. Det är inte möjligt att be en behörig elektiker att byta lampor för dessa. Förbjudet enl. Lag. Så all service måste vi göra själva. Att byta lampa från en stege är mycket riskfyllt. Förslag Inköp med montering av nya LED-armaturer. Vi har låtit byta ut 4 armaturer för test vid flaggstång o norrut. Mycket snyggare o mera ljus. Syns mindre både på dagtid o natt. Då vi har ca.60 lampor i området och kostnaden var ca. 4000kr styck för de lampor vi har satt upp, så blir kostnaden ca. 2000kr per hushåll att byta samtliga. Konsekvenser Lägre elräkning ger en viss besparing på lång sikt. Men jag vill byta för det estetiska och för att slippa behöva byta eller befatta sig med kvicksilverlampor. Ett mer estetiskt utseende i området Yrkande Jag önskar naturligtvis bifall på till motionen.
Förslag Årsavgift 2016 Årets intäkter skall balansera årets kostnader. Debiteringslängd ger att motsvarande 126 fastigheter debiteras årsavgift 2016 Baserat på budgetförslag ovan föreslår styrelsen årsavgift för 2016: Medlemsavgift Avgift städdag Fondering 5000 SEK 1 000 SEK 2 600 SEK Totalt 8600 kr Avgår vid deltagande i städdagar 500:-/städdag, dvs totalt 1000 per år. Avgiften debiteras varje fastighet enligt debiteringslängd och delas upp på två debiteringar i maj respektive november. Betalningsansvar vilar på lagfaren ägare vid debiteringstillfället. Medlemsmatrikel Syftet med matrikeln är att förenkla kontakterna inom samfälligheten samt att förmedla en bild av det generationsöverskridande boende vi har inom samfälligheten. Förändring av uppgifter i matrikeln mottages tacksamt av styrelsen via e-post: styrelsen@ostralindas.org
Fullmaktsblankett Fullmaktsblankett till Östra Lindås årsmöte 2016-03-23 Familjemedlemmar som själva inte är fastighetsägare, men företräder en icke närvarande fastighetsägare, måste medföra fullmakt. Fullmakt måste också medföras om det finns flera ägare till fastigheten men bara en är närvarande. Ombud får bara medföra fullmakt för en medlem, om det finns flera ägare till fastigheten måste man ha flera ombud. 13 1. Beslut på att föreningen får byta samtliga garageportar. Ja Nej 13 2. Beslut på att föreningen får installera ny gatubelysning i hela området. Ja Nej 14 Beslut på att föreningen får upprusta våra garage vilket innebär att avgiften till garagefonden ökar. Ja Nej 16 Beslut om att styrelsen får tillgång till avsatta medel i lekplatsfonden för kommande upprustningsplan av lekplatser i området. Ja Nej Fastighetsbeteckning: Datum: Namnteckning: Ort: Namnförtydligande: Lämnar fullmakt, att föra min talan vid Östra Lindås Samfällighet årsmöte 160323, till: Datum: Ort: Namnteckning: Namnförtydligande: