ABCD Avesta kommun Utveckling och hantering av kommunens sjukfrånvaro Offentlig sektor KPMG AB 2015-03 Antal sidor: 10 2015 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.
ABCD Avesta kommun Sjukfrånvaro 2015-03 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Inledning 1 2.1 Bakgrund 1 2.2 Syfte 1 2.3 Ansvarig styrelse 2 2.4 Metod 2 3. Granskningsresultat 2 3.1 Sjukfrånvarons utveckling 2 3.1.1 Förvaltningarnas kommentarer till sjukfrånvaro 5 3.2 Styrning och uppföljning av arbetet kring sjukfrånvaro 6 3.3 Organisation och resurser 7 3.4 Åtgärder 7 3.4.1 Dokument och riktlinjer 7 3.4.2 Förebyggande åtgärder 8 3.4.3 Rehabiliteringsarbete 8 4. Ekonomi 8 5. Kommentarer 9
1. Sammanfattning År 2004 låg sjukfrånvaron på 9,3 % inom Avesta kommun. Sedan 2004 har sjukfrånvaron sänkts för varje år och var 2010 nere på 5,0 % för att sedan öka till 6,6 % 2014. Kostnaden för utbetalda sjuklöner exkl. POpålägg, har ökat från 7.661 tkr år 2007 till 9.955 tkr år 2014. Sjukfrånvaro kommunanställda totalt,% Källa: Kolada 2011 2012 2013 Dalarnas län 4.9 5.3 6.0 Avesta 5.1 5.3 5.7 Hedemora 5.5 5.5 6.1 Säter 5.2 i.u 6.6 Vi har inte gjort någon ekonomisk kalkyl över kommunens arbete för en minskad sjukfrånvaro. Generella beräkningar visar att hela organisationen tjänar på bättre arbetsmiljö och mindre sjukfrånvaro. Sjukfrånvaro för samtliga anställda i Sverige under 2012 ökade med ca 1 dag. Ökningen innebar att arbetsgivarens kostnader för frånvaron steg med 1 miljard kronor till 21 miljarder kronor. De dagar Försäkringskassan betalar är inte inräknade. En korttidssjukskrivning kostar cirka tio procent av månadslönen per dag. Kostnaden för långtidssjukskrivning är svårare att beräkna. Den beror bland annat på arbetsbördan, om kollegor behöver arbeta övertid och eventuella produktionsstörningar. En försiktig beräkning ger att en långtidssjukskrivning kostar arbetsgivaren minst 100 000 kronor per halvår. 2. Inledning 2.1 Bakgrund Sjukfrånvaron har ökat inom kommunen de senaste åren. De direkta kostnaderna för sjukfrånvaro är höga både för den enskilde och för samhället. 2.2 Syfte Projektet syftar till att granska om kommunens arbete med sjukfrånvaro och rehabilitering är ändamålsenligt och effektivt Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor; Förekomsten av mätbara mål inom området? 1
Vilka policys och verktyg finns fastställda? Hur ser sjukfrånvarons utveckling ut? Hur ser kostnaderna för sjukfrånvaro ut? Vilka vidtagna och planerade åtgärder finns? Vilka effekter har åtgärder fått? Hur hanteras rehabiliteringsansvaret? Vilka resurser avsätter kommunen för att minska sjukfrånvaron? 2.3 Ansvarig styrelse Granskningen avser kommunstyrelsen samt övriga styrelser/nämnder mer översiktligt. 2.4 Metod Granskningen genomfördes genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän på personalenheten Maildialog med förvaltningschefer Redovisad statistik är lämnad av personalenheten om inte annat anges. 3. Granskningsresultat 3.1 Sjukfrånvarons utveckling År 2004 låg sjukfrånvaron på 9,31 % inom Avesta kommun. Sedan 2004 har sjukfrånvaron sänkts för varje år och var 2010 nere på 5,01 % för att sedan öka till 6,61 % 2014 2
Total sjukfrånvaro i procent fördelat på kön och ålder 2010 Totalt Kvinnor Män 29 år och yngre 1,80 1,83 1,67 30-49 år 4,23 4,71 1,74 50 år och äldre 5,57 6,23 2,9 Totalsumma 5,01 5,58 2,53 2011 Totalt Kvinnor Män 29 år och yngre 2,09 2,24 1,34 30-49 år 4,11 4,48 1,95 50 år och äldre 5,81 6,34 3,40 Totalsumma 5,07 5,52 2,88 2012 Totalt Kvinnor Män 29 år och yngre 2,06 2,12 1,77 30-49 år 4,68 5,16 2,10 50 år och äldre 5,92 6,34 4,05 Totalsumma 5,28 5,69 3,30 2013 Totalt Kvinnor Män 29 år och yngre 3,09 3,34 1,99 30-49 år 5,89 6,21 4,23 50 år och äldre 5,87 6,29 4,02 Totalsumma 5,70 6,07 3,96 2014 Totalt Kvinnor Män 29 år och yngre 5,54 5,45 5,82 30-49 år 6,53 7,14 3,62 50 år och äldre 6,86 7,63 3,37 Totalsumma 6,61 7,24 3,76 3
Långtidssjukfrånvaro fördelat på kön och ålder Total sjukfrånvaro överstigande 59 dagar i % av total sjukfrånvaro. 2010 Totalt Kvinnor Män 29 år och yngre 0 0 0 30-49 år 39,82 41,82 0,18 50 år och äldre 59,23 60,06 52,6 Totalsumma 53,67 54,58 45,08 2011 Totalt Kvinnor Män 29 år och yngre 0 0 0 30-49 år 33,91 35,66 0,91 50 år och äldre 49,26 50,62 37,91 Totalsumma 44,38 45,65 31,65 2012 Totalt Kvinnor Män 29 år och yngre 0 0 0 30-49 år 31,09 32,6 8,08 50 år och äldre 47,91 46,74 55,21 Totalsumma 42,22 41,63 46,74 2013 Totalt Kvinnor Män 29 år och yngre 6,01 6,78 0 30-49 år 42,66 43,57 35,28 50 år och äldre 50,49 51,29 44,71 Totalsumma 46,32 47,13 40,19 2014 Totalt Kvinnor Män 29 år och yngre 7,74 8,31 5,94 30-49 år 44,41 45,38 34,06 50 år och äldre 51,87 53,26 34,96 Totalsumma 46,20 47,84 29,71 4
Total sjukfrånvaro per förvaltning 2010 2011 2012 2013 2014 Bildningsförv 4,13 4,93 5,19 5,68 6,09 Kommunkansli 4,71 4,85 5,33 3,86 5,65 Miljö o Byggförv 2,11 1,34 1,44 3,21 3,93 Omsorgsförv 6,09 5,51 5,60 6,22 7,55 Fritid o Teknik 5,33 5,76 Totalsumma 5,01 5,07 5,28 5,70 6,61 Långtidssjukfrånvaro per förvaltning 2010 2011 2012 2013 2014 Bildningsförv 51,60 45,52 47,67 49,26 45,49 Kommunkansli 58,24 48,19 40,58 27,36 29,52 Miljö o Byggförv 1,76 0 0 35,51 58,44 Omsorgsförv 55,35 43,2 37,32 45,64 48,56 Fritid o Teknik 53,17 Totalsumma 53,67 44,38 42,22 46,32 46,20 3.1.1 Förvaltningarnas kommentarer till sjukfrånvaro Kommunkansliet: Inom kommunkansliet ryms många verksamheter och det gör också att sjukfrånvaron och bakomliggande faktorer skiljer sig åt. Inom teknisk service så finns en viss fysisk belastningsproblematik då man mycket arbetar med kroppen som sitt redskap i tyngre arbetsuppgifter såsom ex vis städning, väg- och parkarbete. Här är det ännu viktigare att man som anställd väljer att ta del av AKTIVAS programutbud, Hälsokällarens gym samt friskvårdstimmen för att bygga upp sin fysiska kropp. För övriga delar inom kommunkansliet handlar det om administrativa tjänster där det är balans mellan arbete fritid som behovet finns inom. Det finns några sjukskrivningar av längre karaktär där man följer de planer och riktlinjer som kommunen har avseende rehabilitering. Bygg och miljö: Sjukfrånvaron inom bygg och miljö har förvisso ökat något men anses ligga inom det spann som gäller för en sund sjukfrånvaro d v s att medarbetarna har 2 3 infektioner per år. På en enhet med relativt få anställda så blir sjukfrånvaron väldigt hög om någon enstaka medarbetare drabbas av långvarig ohälsa vilket har påverkat bygg och miljös sjukfrånvarostatistik. Bildningsförvaltningen: Sjukfrånvaron inom bildningsförvaltning har stadigt ökat generellt sätt sedan 2010 medan den långa sjukfrånvaron faktiskt minskar, d v s att bildningsförvaltnings medarbetare tenderar till att snabbare komma tillbaka efter sin ohälsa medan korttidssjukfrånvaron 5
ökar. Inom bildning har vi tillsammans med vår företagshälsovård uppmärksammat att det framförallt är den psykosociala arbetsmiljön som belastar våra medarbetare. Det handlar dels om att våra lojala medarbetare har höga ambitionsnivåer i kombination med de yttre krav som ställs på dem utifrån elever, förskolebarn och föräldrar med flera. Redan idag görs det en hel del förebyggande insatser och rehab i förbyggande syfte innan ohälsa uppstår men vi kan bli bättre. När det handlar om korttidssjukfrånvaron finns det även en inbyggd smittorisk, på framför allt i förskolor och skolor. En annan bidragande faktor är förmodligen alla snabba förändring i och med ändring av skollag, betygssystem med mera som har lett till ökade påfrestningar. Omsorgsförvaltningen: Sjukfrånvaron inom Omsorgen har under de senaste fyra åren inte haft någon tydlig trend, sjukfrånvaron började med att minska för att de senaste två åren öka igen. En partsgemensam analys har genomförts under hösten 2014. I denna kunde man bland annat konstatera att korttidssjukfrånvaron beror på infektioner, svåra förkylningar med bakteriella komplikationer och även mycket magsjuka. Visstidsanställda sommarvikarier som oftast är yngre än tillsvidareanställda medarbetare har generellt sett högre korttidssjukfrånvaro. En anledning till detta skulle kunna vara att tillsvidareanställda oftare har ett högre ansvarskännande gentemot verksamheten än visstidsanställda. Långtidsohälsan har ökat mest i Omsorgen. Tyvärr har vi haft många cancerdiagnoser, många ortopediska operationer, kroniska sjukdomstillstånd ex, MS, RA, artroser och diabetes. Alla enhetschefer följer rehabiliteringskedjan mycket noga. Där vi kan se tendenser till arbetsrelaterad sjukdom arbetar vi förebyggande med arbetshjälpmedel, beteendevetarinsatser mot stress etc. Inom Omsorgen har vi en utmaning med att arbetena som utförs ofta är förenade med belastning genom de lyftmoment som vi har, risk för hot och våld (framförallt inom demens och LSS) samt psykosocial stress (ambitionen att få göra det lila extra för brukaren). Det är svårt att hantera ohälsan om man inte ser dessa tre delar i sin kontext. 3.2 Styrning och uppföljning av arbetet kring sjukfrånvaro Sjukfrånvaron följs upp av närmaste chef. Enligt kommunens rutin för korttidsfrånvaro ska närmaste chef ha kontakt med den sjuke från första sjukdagen för att få information om hur medarbetaren mår samt ha en dialog om när återgång till arbete är möjligt. Vid tredje, fjärde och femte sjukfallet inom en tolvmånadersperiod ska närmaste chef ha ett samtal med medarbetaren. Vid behov deltar då även representant från facklig organisation. Chefen har också en möjlighet att koppla in företagshälsovården som då gör en samlad bedömning med olika kompetenser (sjuksköterska, beteendevetare, sjukgymnast och läkare). Om medarbetarens sjukdom bidrar till långvarig sjukfrånvaro så görs en rehabiliteringsutredning efter den 28:e sjukdagen tillsammans med företagshälsovården. Utredningen syftar så till att bedöma rehabiliteringsbehovet och för att starta upp en mer långsiktig planering för återgång i arbetet. All bevakning av sjukfrånvaro och dokumentation sker via rehabiliteringsprogrammet ADATO. Dokumentationen avser förebyggande åtgärder/insatser, sjukfrånvaro, anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder, rehabiliterings-/avstämningsmöten, samtal, besök mm. Sjukfrånvaron följs upp på CESAM (central facklig samverkan) samt i PU (personalutskottet) med regelbundenhet samt i halvårs och helårsrapporter för kommunen generellt. 6
3.3 Organisation och resurser Kommunen har en centralt organiserad personalenhet där personalspecialister har olika kommunövergripande ansvarsområden. Varje förvaltning har sin egen HR konsult som stöttar i rehabiliteringsfrågor samt att man har tillgång till HR konsulter som arbetar mer specialisterat med arbetsmiljöfrågor samt en hälsosamordnare som arbetar mycket med främjanse, förebyggande och psykosocial arbetsmiljö Personalenheten svarar för samordning och utveckling av personalfrågor. Koncernledningen tar del av och har ett samlat ansvar för enhetens förslag till personalpolitiska frågor som om det handlar om policys eller riktlinjer sedan beslutas eller avslås av politiken (kommunstyrelsen/kommunfullmäktige). Rehabiliteringsansvaret i verksamheten ligger på personalansvariga chefer i linjeorganisationen. Det uttalas tydligt i flera dokument att närmaste chef har ett stort ansvar när det gäller att arbeta med det förebyggande hälsoarbetet, arbetsanpassning och rehabilitering. Kommunen har ett nära och gott samarbete med sin företagshälsovård, Avesta hälsan och bedöms ohälsan vara sammakopplad till arbete så remitteras medarbetaren dit. Företagshälsovården arbetar dels med många utredningar där en samlad komptensgrupp bestående av läkare, sjuksköterska, beteendevetare och sjukgymnast är ute. Som en del i förebyggande arbetet så är också företagshälsovården inkopplad och har stor delaktighet i den fem dagars grundutbildning i arbetsmiljö som alla nya chefer samt skyddsombud erbjuds. Representant från personalenheten och företagshälsovården träffas kontinuerligt för att bedöma läget och se vilka behov som finns och hur man kan möta dessa. På personalenheten finns även en kommungemensam personalutvecklingsbudget där det finns centrala medel avsatta för att kunna arbeta bland annat omställning i rehabilitering eller beteendevetarstöd i arbetsmiljöfrågor. I denna budget finns även medel avsatta för förebyggande och främjande arbete som framförallt fördelas genom hälsosamordnaren. 3.4 Åtgärder 3.4.1 Dokument och riktlinjer Kommunen har ett antal dokument, förutom lagstiftning, som beskriver delar i processen hur de anställda i Avesta kommun skall må bra och trivas. Bl a Personalpolitiskt program Arbetsmiljöpolicy Riktlinjer för friskvård Riktlinjer för hälsoplan 7
Identifiering av ohälsa och tidiga signaler Aktörer i rehabiliteringsprocessen Samtliga innehåller riktlinjer och/eller rutinbeskrivning för delar av processen 3.4.2 Förebyggande åtgärder Kommunen har en anställd hälsosamordnare som arbetar aktivt med främjande och förebyggande frågor. Hon har även en egen budget för detta arbete. Anställda kan få stöd i stresshantering, rökavvänjning, viktminskning eller fysisk aktivitet. Den fysiska aktiviteten erbjuds dels genom fri träning på kommunens interna gym men även genom möjlighet till friskvårdstimme alternativt om det är svårt att genomföra, friskvårdspeng som ett alternativ. För de anställda i kommunen finns olika aktiviteter varje vecka, de flesta i samarbete med fritidsföreningen AKTIV. Aktiviteterna är ex.vis vattengympa, innebandy, yoga, mindfulness, vikt/kostgrupper, och cirkelträning. Alla anställda har 30 st fria bad i Metropoolen. 3.4.3 Rehabiliteringsarbete Alla chefer med personalansvar har även arbetsmiljöansvar för sin personal. Med detta följer rehabiliteringsansvaret. Kommunen har ett avtal med företagshälsovården inom Avestahälsan. Bolaget ska vara en expertresurs och deltar i det förebyggande hälsoarbetet samt i arbetsanpassnings- och rehabiliteringsarbetet. De aktiviteter som redovisats i avsnitt 3.4.2 kan givetvis nyttjas även i rehabiliterande syfte. 4. Ekonomi Kostnad för sjuklöner Utbetald sjuklön exkl PO-pålägg, tkr Totalt 2010 2011 2012 2013 2014 7 661 8 314 8 303 9 045 9 955 8
Per förvaltning 2010 2011 2012 2013 2014 Bildningsförv 2 996 3 673 3 531 4 054 4 179 Kommunkansli 519 533 501 683 821 Miljö o Byggförv 68 59 138 194 155 Omsorgsförv 3 977 4 022 4 133 4 114 4 800 Fritid o Teknik 101 27 Totalsumma 7 661 8 314 8 303 9 045 9 955 5. Kommentarer Uppföljning av granskningens revisionsfrågor; Förekomsten av mätbara mål inom området? Avseende sjukfrånvaron saknas mätbara mål Vilka policys och verktyg finns fastställda? Kommunen har ett antal dokument och policys för att motverka ohälsa. Några redovisas i avsnitt 3.4.1 Hur ser sjukfrånvarons utveckling ut? Svar redovisas i avsnitt 3.1 Hur ser kostnaderna för sjukfrånvaro ut? Svaret redovisas i avsnitt 4 Vilka vidtagna och planerade åtgärder finns? Fortsatt samarbete med företagshälsovården för att sätta upp mål samt genomlysning av samtliga rehabiliteringsärenden samt förebyggande rehabilitering. Djupintervjuer av arbetsenheter med högre och lägre sjukfrånvaro än genomsnittet för att försöka hitta dem goda exemplen på god arbetsmiljö som bidrar till en bättre hälsa och det försämrade arbetsmiljöarbetet som istället bidrar till ohälsa. Analys är planerat att startas upp under maj 2015 och under hösten 2015 skall mål och handlingsplan tas fram. Politiken har även avsatt medel för att arbete med detta arbete (500 000 kr). Hur hanteras rehabiliteringsansvaret? Rehabiliteringsansvaret i verksamheten ligger på personalansvariga chefer i linjeorganisationen. Det uttalas tydligt i flera dokument att närmaste chef har ett stort ansvar 9
när det gäller att arbeta med det förebyggande hälsoarbetet, arbetsanpassning och rehabilitering. Vilka resurser avsätter kommunen för att minska sjukfrånvaron? Flera aktiviteter finns inom kommunen som påverkar sjukfrånvaron. Kommunen har friskvårdsaktiviteter, ett antal fria bad på Metropoolen, samarbetsavtal med företagshälsovård mm. Se även tidigare svar angående planerade åtgärder. Avesta dag som ovan Mats Lundberg Kundansvarig 10