FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Sista anbudsdag: 2009 09 17 Anbudets giltighet: 2010 01 17

2009-08-27 Förfrågningsunderlag Dnr LiU-2009-01123 1(9) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Linköpings universitet, LiU service, LiU Tryck genomför en förenklad upphandling avseende hyra av en högvolyms nätverksskrivare/kopiator för färg och svart/vitproduktion samt efterbehandling. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: 2009 09 17 Anbudets giltighet: 2010 01 17 Detta förfrågningsunderlag består av: 1. Detta dokument samt kommersiella villkor BILAGOR: 1. SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter 2. Blankett Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran Universitetsförvaltningen

2(9) 1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning Linköpings universitet (LiU) har 3 500 anställda, 1 400 forskarstuderande och 26 500 studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,5 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns även verksamhet i Norrköping. Viss utbildning finns dessutom i Vadstena och Stockholm. 1.2 Omfattning För att effektivisera sin verksamhet söker LiU Tryck, LiU:s interna tryckeri hyra en högvolyms nätverksskrivare/kopiator för färg och svart/vitproduktion samt efterbehandling under 60 månader. Nätverksskrivaren/kopiatorn skall användas vid produktion av färdiga trycksaker samt bokproduktion med print on demand. Beräknad volym är 360 000 A3 kopior i färg och 200 000 A3 kopior i svartvitt per år. Linköpings universitet förbinder sig inte att uppnå beräknad årsvolym. 1.3 Upphandlande enhet Linköpings universitet LiU service/liu Tryck 581 83 Linköping 1.4 Upphandlingsform Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling, kap. 15. 1.5 Frågor avseende upphandlingen Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras eller har frågor om uppdragets innehåll skall sådan begäran ställas skriftligt per e post till upphandling@liu.se. Frågor ställda efter 2009 09 11 kommer inte att besvaras. Frågor och svar samt eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på http://www.liu.se/upphandlingar/. Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida. 1.6 Formella krav på anbudet 1.6.1 Disposition av anbudet Anbudsgivaren skall sända komplett ifyllt underlag. Observera att ofullständiga uppgifter kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning.

3(9) Anbudet bör följa förfrågningsunderlagets struktur för att säkerställa likabehandling och underlätta utvärderingen. 1.6.2 Anbudets form och giltighet Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga 2 [uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran]. Observera att den leverantör som är anbudsgivare i upphandlingen också måste vara LiUs motpart (och således behörig att underteckna avtalet) i ett eventuellt kommande avtalsförhållande. vara inkommet till Linköpings universitet på nedan angiven adress senast 2009 09 17 i slutet kuvert/paket som skall vara tydligt märkt med Anbud Dnr: LiU 2009 01123. Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e post, telegram eller fax accepteras inte, med hänsyn till offentlighets och sekretesslagen. vara bindande till och med 2010 01 17, vilket skriftligen ska bekräftas i bilaga 2 (uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran). vara skrivet på svenska inges i ett original och en kopia, tydligt markerade på framsidan med original respektive kopia. 1.6.3 Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående postadress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Linköpings universitet Registrator 581 83 Linköping Anbud kan lämnas direkt till Registrator under kontorstid 9.00 15.00. Besöksadress är Hus Origo, Campus Valla, Linköping. Vid inlämnande efter kontorstid hänvisas till brevlådan vid ingången till hus Origo, men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex. en pärm. En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas per e post till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. 1.7 Utvärdering Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven i avsnitt 1.6.2 är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är kvalificering av leverantör och det andra är prövning av anbud. 1.7.1 Leverantörskvalificering I detta steg kontrolleras anbudsgivarens juridiska ställning. Juridisk ställning Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att han/hon är fri från restförda skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att skattemyndigheten fyller i

4(9) blanketten SKV 4820 Begäran/Svar offentliga uppgifter, se bilaga 1. Den ifyllda blanketten skall bifogas tillsammans med anbudet. Blanketten får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från anbudstidens utgång. Registreringsbevis Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga kopia på aktuellt registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet för att bl.a. visa vem som är firmatecknare för företaget. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga korrekt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran (se bilaga 2). 1.7.2 Prövning av anbud Denna prövning sker i två led. I det första ledet kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skallkrav, som återfinns i kravspecifikationen är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skallkrav kommer att uteslutas från vidare prövning. I det andra ledet utvärderas anbuden efter värderingsprincipen lägsta pris. 1.7.2.1 Pris Bedömningen av pris går till så att angivet pris för: a) hyra multipliceras med beräknad årsvolym 360 000 kopior, för att få fram en beräknad årskostnad. b) service och underhåll färgkopior multipliceras med beräknad årsvolym 360 000 kopior för att få fram en beräknad årskostnad. c) service och underhåll svartvita kopior multipliceras med beräknad årsvolym 200 000 kopior för att få fram en beräknad årskostnad. Offererade priser skall vara samma för både A4 och A3 format. Summorna för a, b och c utgör sedan grund för val av leverantör. Den anbudsgivare med lägst totalsumma kommer att antas som leverantör i denna upphandling. 1.8 Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen leverantör. 1.9 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets och sekretesslagen (2009:400) till dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av s.k. kommersiell sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att en eller flera av de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med önskemål om kommersiell sekretess. Sådant önskemål skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att sådant önskemål inte garanterar sekretess och att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

5(9) 2 KRAVSPECIFIKATION 2.1 Skallkrav Vänligen ange om kraven uppfylls genom att i nedanstående tabell sätta ett kryss i ja eller nej rutorna. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att uteslutas från vidare prövning. Observera att inga kommentarer till svaren godtas. Krav JA NEJ Funktion Nätverksskrivaren/kopiatorn skall ha följande funktioner: 1. Färg printhastighet: minst 60 A4 kopior/minut 2. Pappersvikter upp till 300 gram från samtliga magasin. 3. Printa dubbelsidigt på pappersvikter upp till 300 gram. 4. Register 0,5 mm eller mindre 5. Omslag/ibladning av prefabricerat tryck/printat material. (non fuser) 6. Häftning upp till 100 ark, enkel hörnnit och dubbel porträttnit. 7. Bookletmaker 8. Extern PostScript 3 rip med köhanterare för utskriftsjobb. 9. Programvara för att skapa egna färgprofiler, inkl. mätinstrument Specifikation/produktblad skall bifogas. Option Det skall finnas möjlighet att kunna komplettera utrustningen med efterbehandlingsutrustning för limbindning. Denna utrustning skall klara limbindning av minst 150 ark med helomslag och renskärning på tre sidor. Rygglimningen skall vara hållbar. Specifikation /produktblad skall bifogas. Storlek Utrymmet för placering av utrustning är begränsat. Utrustningen inkl. optionen skall därför ha måtten max längd 5,5 m och bredd 1,5 m. Leverans Leverans skall kunna erbjudas senast en (1) månad efter beställning. Återtagande av utrustning Om LiU Trycks verksamhet förändras avsevärt och därmed inte behovet finns av levererad utrustning, skall leverantören återtaga utrustningen utan vidare kostnader för LiU Tryck. Kvalitet Nätverksskrivaren/kopiatorn skall ha hög, jämn utskriftskvalitet med offsetkänsla. Tryckta bilder skall ha reptålig och hållbar yta. För att kunna kontrollera att skallkrav gällande kvalitet är uppfyllt skall anbudsgivaren bifoga prover enligt följande: 1. En limbunden bok med helomslag i format 165 x 240 mm på 75 ark, dubbelsidigt tryck. Inlagan tryckt på vitt 80gr papper och omslag på 300gr papper. 2. Ett häfte i A4 format på 52 sidor, dubbelsidigt tryck + 4 sidor omslag. Inlagan tryckt på vitt 80gr papper och omslag på 200gr papper.

6(9) 3. Testfiler i A3 format 200 gr papper (Color Copy eller liknande) Digitalt underlag kommer att finnas tillgängligt att ladda ner på www.liu.se/upphandlingar. Service Anbudsgivaren skall ha en organisation och personal som kostnadsfritt tillhandahåller kundstöd och hantering av servicefrågor och reklamationer (t ex felanmälan och avhjälpning av enkla problem). Kundtjänst skall ha tillgänglighet mellan kl. 08 16, vardagar. Anbudsgivaren skall erbjuda snabba service och reparationsmöjligheter Inställelsetid efter felanmälan skall vara högst 2 timmar De kommersiella villkoren i p 2 i förfrågningsunderlaget skall accepteras i sin helhet. 2.2 Pris 2.2.1 Hyra Nedan skall specificeras pris för hyra av en nätverksskrivare/kopiator för färgproduktion under 60 månader. Priset skall vara samma för A3 och A4 format. Inga tillkommande kostnader godkännes. Beräknad årsvolym 360 000 kopior/år. Hyrkostnad för kopior över 360 000 ex/år accepteras inte. Priset skall anges exkl. moms. Pris hyra SEK/klick per A3/A4 kopia 2.2.2 Service/underhåll färgkopior Nedan skall specificeras service/underhållskostnad per A3/ A4 kopia i färg. Toner skall ingå i klickpris för service/underhåll. Beräknd årsvolym 360 000 kopior/år. Service/underhållskostnad SEK/klick per A3/A4 kopia 2.2.3 Service/underhåll svartvita kopior Nedan skall specificeras service/underhållskostnad per A3/ A4 kopia i svartvitt. Toner skall ingå i klickpris för service/underhåll. Beräknad årsvolym 200 000 kopior/år. Service/underhållskostnad SEK/klick per A3/A4 kopia

7(9) 3. KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 Avtalsparter Beställare: Linköpings universitet (LiU), org.nr: 202100 3096. Leverantör: 3.2 Avtalshandlingar Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Det av parterna signerade avtalet (motsvarande de kommersiella villkoren) 2. Eventuella bilagor till avtalet 3. Förfrågningsunderlaget, daterat 2009 08 27 4. Leverantörens anbud 3.3 Lagstiftning Leverantören skall i sin yrkesverksamhet följa samtliga för denna upphandling relevanta direktiv, lagar, förordningar och andra bestämmelser. Leverantören är medveten om att beställaren är en offentlig myndighet och lyder under de regler som gäller för dem. 3.4 Kontaktpersoner och personal Vardera parten skall utse en kontaktperson för frågor som avser uppdraget. Samråd mellan kontaktpersonerna skall ske så snart behov uppstår. Leverantörens kontaktpersoner skall framgå av bilaga 2, uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran till förfrågningsunderlaget. Vid byte av kontaktperson är parterna skyldiga att underrätta varandra snarast 3.5 Service Leverantören skall ha en organisation med resurser som säkerställer att uppdraget kan genomföras. Leverantören skall utföra uppdraget fackmannamässigt samt tillhandahålla hög service, god tillgänglighet och god kommunikationsförmåga. Leverantören skall kunna nås antingen via e post eller via telefon. 3.6 Beställning Beställning enligt detta avtal skall ske i form av en skriftlig beställning från LiUservice/LiU Tryck. 3.7 Betalningsvillkor Betalning sker trettio (30) dagar netto efter mottagen faktura, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Moms tillkommer. Faktureringsavgift och/eller andra ej överenskomna tillägg godkännes ej. Fakturor/följesedlar skall alltid innehålla referens och namn på beställaren. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. Fakturering får ske först efter godkänd leveranskontroll/besiktning. Beställaren scannar idag mottagna fakturor för vidare elektronisk hantering. För ett läsbart resultat av scanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig

8(9) information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. För att få en ytterligare smidigare hantering kommer beställaren successivt att gå över till att ta emot elektroniska fakturor i formatet Svefaktura, statens standard för elektroniska fakturor och förväntar sig att leverantören verkar i en sådan riktning. 3.8 Leveransvillkor Fritt Linköpings universitet, inklusive emballage och transportförsäkring. Leverans skall ske under LiU:s ordinarie arbetstid 8:00 16:00 till Linköpings universitet LiU service / LiU Tryck 581 83 Linköping Leverantören skall ta emot, avemballera, återta emballage, placera och installera utrustningen på föreskriven plats. 3.9 Utbildning Leverantören skall utan kostnad tillhandahålla grundläggande utbildning till tre (3) operatörer inom LiU tryck. 3.10 Leveranskontroll Beställaren kommer att utföra leveranskontroll/besiktning vid tidpunkt som fastställs i samband med avisering av leveransen. Beställarens målsättning är att i direkt anslutning till, eller snarast efter genomförd leverans kontrollera leveransen. Vid leveranskontrollen/besiktningen skall någon representant för leverantören närvara. Vid leveranskontroll/besiktning skall ett protokoll upprättas, av vilket skall framgå om leveransen godkänns eller ej. Om den underkänns skall skälen för detta anges. 3.11 Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan beställarens samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam. 3.12 Force Majeure Part är ej ansvarigt för dröjsmål eller skada som beror på omständighet utanför hans kontroll som han skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han skäligen inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet skall anses lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehållet i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller om leverantören själv vidtager eller är föremål för sådan konflikt eller därmed liknande omständighet. Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet skall utan oskäligt dröjsmål skriftligen underrätta motparten därom. 3.13 Uppsägning och hävning Avtalet kan sägas upp av endera parten med tre (3) månaders uppsägningstid om motparten åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet och ej inom rimlig tid vidtager rättelse. Avtalet kan sägas upp av endera parten och träda i kraft trettio (30) dagar efter det att motparten har mottagit uppsägningen om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtager godtagbar rättelse.

9(9) LiU har rätt att omedelbart häva ingånget avtal om leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Uppsägning skall ske skriftligen. 3.14 Överlåtelse/upplåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas eller upplåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten. 3.15 Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Första instans skall vara Linköpings tingsrätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.