1/13 Datum Handläggare 2012-06-08 Eva Ringman Dnr 45-43/2011 Utläsning av registerinformation från Agresso till e-handelstjänst version 1.0 Innehållsförteckning 1 Syfte och avgränsningar... 2 2 Inledning och förutsättningar... 2 3 Leverantörsuppgifter... 3 3.1 Förberedelser... 4 3.2 Skapa datauttag... 5 3.3 Hantering i Proceedo... 6 3.4 Frekvens av datauttag... 7 4 Kontoplan och dimensioner... 7 4.1 Förberedelser... 7 4.2 Skapa datauttag... 8 4.3 Hantering i Proceedo... 10 4.4 Frekvens av datauttag... 11 5 Regelverk och relationer... 11 6 Valutakurser... 11 6.1 Hantering i Proceedo... 11 7 Betalningsinformation... 12 7.1 Förberedelser... 12 7.2 Skapa datauttag... 12 7.3 Hantering i Proceedo... 13 7.4 Frekvens av datauttag... 13
2/13 1 Syfte och avgränsningar Syftet med det här dokumentet är att ge läsaren en översiktlig och allmängiltig beskrivning av hur utläsning av registerinformation från Agresso till e-handelstjänst kan sättas upp på klassiskt sätt med hjälp av filhantering. Beskrivningen har utarbetats för ESV av E-marketing Consult AB i samverkan med Kammarkollegiet. Målgruppen är främst systemansvariga, systemadministratörer och motsvarande samt konsulter som anlitas för integrationsarbetet. Beskrivningen och alla exempel baseras på Agresso version 55 och till vissa delar på e-handelstjänsten Proceedo. Observera att beskrivningen är översiktlig och allmängiltig och att det krävs systemmässig och teknisk kompetens för att förstå den samt för att säkerställa att uppsättningen görs enligt den enskilda myndighetens behov och förutsättningar. Beskrivningen omfattar inga datautläsningsskript. Integration av attestregler berörs inte. Dokumentet kan komma att uppdateras framöver. 2 Inledning och förutsättningar Syftet med integrationer är att underlätta arbetet. Registreringar ska bara behöva göras i ett system. För att integrationerna ska fungera när det gäller registerinformation är det viktigt att handläggningsrutinerna utformas så att Agresso är Master för informationen. All registrering av värden ska ske i Agresso. Enligt den klassiska integrationsmodellen anger det mottagande systemet hur informationen ska se ut. Leverantören av e-handelstjänst behöver därför tillhandahålla en beskrivning av de filformat som ska användas för inläsning. Utläsning av registerinformation går till så att informationen hämtas med olika rapporter från Agressos databas och formateras till en fil i det mottagande systemets format. Rapporterna kopplas till Agressos Egen Meny. Exempel:
3/13 För att skilja utdatafilerna från andra exportfiler från Agresso rekommenderas att dessa läggs i en separat mappstruktur. Det kan också underlätta för sökning i utdatamapp för transport. Exempel på mappstruktur: Under exempelbilderna i dokumentet är sökväg till skärmbilderna i Agressos meny specificerade inom parentes. Många av dessa skärmbilder kan med fördel läggas under Egen Meny för att underlätta åtkomsten. Nedan följer beskrivningar av de olika informationsuttagen. 3 Leverantörsuppgifter E-handelstjänsten behöver omfatta leverantörsuppgifter för att inkommande fakturor ska kunna kopplas till rätt leverantör. Handläggningsrutinen vid en integration bör utformas så att nya leverantörer registreras i Agresso och löpande förs över till e-handelstjänsten.
4/13 3.1 Förberedelser Innan uppsättningen påbörjas behöver ni bestämma vilka leverantörer som ska läsas över till e-handelstjänsten, samtliga eller ett visst urval. Rekommendationen är att se över leverantörsregistret och stänga de leverantörer som inte längre är aktuella. Ett skript kan användas för att stänga leverantörer som exempelvis inte har haft en aktiv leverantörsreskontrapost under de senaste två åren. Exempelskript: use agrtest; -- välj databas update asuheader -- sätt status till c för de som ej använts set status='c' where client='sv' and apar_gr_id in ('0','1','2','3','4') -- ta bara med grupper som innehåller riktiga leverantörer and status='n' and apar_id not in ( select distinct apar_id from agltransact where client='sv' and apar_type='p' and fiscal_year<=2012 ); -- det år som gäller som gränsvärde update agldimvalue -- synka status i begreppsvärdestabellen set status=b.status from agldimvalue a, asuheader b where a.client='sv' and a.client=b.client and a.attribute_id='a5' and a.dim_value=b.apar_id; Utöver status kan urskiljningar av vilka leverantörer som ska läsas över göras med hjälp av en relation där begreppsvärden som ska föras över markeras upp.
5/13 3.2 Skapa datauttag Datauttaget startas med en egendefinierad rapport från Egen Meny i Agresso. Rapporten LEVDAT anropar ett skript i Agresso. (Systemunderhåll/Rapporter/Egna Rapporter) Följande parametersättning finns i rapporten Parameter Förklaring Exempel Client 1 Klientkod i Agresso SE Client 2 Om det finns ytterligare klient i Agresso AB Path Sökväg till önskad utdatakatalog D:agresso... Debug Operat Curr_period Rel_attr_id1 Rel_value1 Depmod asqlflag Flagga för felsökning F Full överföring P Partiell överföring Den period som ska jämföras då ett periodstyrt begrepp ska hanteras Begreppsid för relationen som markerar upp begrepp för överföring Begreppsvärde för relationen som markerar upp begrepp för överföring Flagga för testkörning T testkörning Tom (blankt värde) produktionskörning Flagga för Agresso dialekt på sql F $curr_period Y9 J T Med hjälp av hjälptabeller tas giltig leverantörsinformation ut för leverantörer med status N. I hjälptabellen markeras leverantörerna som inte är markerade med
6/13 relation J, för borttag om relationen är kopplad på begreppet för leverantör. Kvar finns de leverantörer som är giltiga för överföring till e-handelstjänsten. Utifrån de kvarstående leverantörsposterna skapas en positionsbaserad textfil med utdata och tillhörande checksiffror. Tabeller i Agresso som används Leverantörsinfo Betalningsvillkor Momskod asuheader acrterms agltaxcode 3.3 Hantering i Proceedo I nedanstående tabell redovisas mappningen mot fält i Proceedoformatet Master Data: Rowtype fast värde LEV filler filler2 vendnm Custid Refvat paybgi paypgi paybbn paytrm Glatax filler3 Glanet filler4 Blank Blank a.apar_name (asuheader) a.apar_id (asuheader) vat_reg_no (asuheader) bank_account (asuheader) postal_acc (asuheader) b.foreign_acc (asuheader) due_days (acrterms) acc_vat (agltaxcode) Blank Systemparameter Blank Proceedo hanterar den inlästa leverantörsinformationen enligt följande: Matchning av leverantörer i filen och tidigare inlästa leverantörer sker med leverantörsid. Leverantörer som inte redan finns i Proceedo anses vara nya och kommer att skapas upp utifrån informationen i filen. Leverantörer som redan finns importerade i Proceedo kommer att bli uppdaterade med information från filen. Leverantörer som finns i Procedo, men som inte finns i filen kommer att markeras som ogiltiga, dessa kan sedan hanteras manuellt i Proceedo.
7/13 Vissa fält kan behöva formateras för att inläsningen till Proceedo ska fungera, exempelvis: Fält Bankgiro Postgiro Momsregistreringsnummer Betalningsvillkor Proceedos format med bindestreck med bindestreck svensk standardformatering antalet dagar Filen måste innehålla en checksumma. Vid inläsningen till Proceedo skapas en checksumma som räknar antalet överförda poster. Checksumman kontrolleras mot den som angetts i filen. 3.4 Frekvens av datauttag Leverantörsregistret uppdateras ofta och det är därför viktigt att integrationen hanterar förändringar löpande. Rekommendationen är att under natten göra en total uppdatering av leverantörsuppgifter. Denna fil behöver då ha operator F för Full. Om det finns behov är det möjligt att även under dagtid starta en rapport som för över nya leverantörer till e-handelstjänsten. Denna fil ska då ha operator P för Partial. En sådan överföring lägger bara till de nya leverantörerna. För att en sådan överföring ska fungera behöver utläsning från Agresso, filtransport och inläsning till e-handelstjänsten koordineras. 4 Kontoplan och dimensioner 4.1 Förberedelser Innan uppsättningen påbörjas behöver ni bestämma vilka konton och dimensioner som ska läsas över till e-handelstjänsten. Ska samtliga konton i kontoplanen och samtliga dimensionsvärden föras över eller är det lämpligt med ett urval? Gör en analys med utgångspunkt från konteringsreglerna i Agresso och de behov som finns i e-handelstjänsten. Vanligt är att konton för balanser och lön undantas från integrationen. Det kanske också finns dimensioner eller vissa typer av begreppsvärden som av olika skäl bör undantas. Undantag i överföringen hanteras lättast med hjälp av en relation på kontot eller dimensionen, där begreppsvärden som ska föras över markeras upp.
8/13 4.2 Skapa datauttag Datauttaget startas med en egendefinierad rapport från Egen Meny i Agresso. Rapporten ACCDAT anropar ett skript i Agresso. (Systemunderhåll/Rapporter/Egna rapporter) Följande parametersättning finns i rapporten: Parameter Förklaring Exempel Client1 Klientkod i Agresso SE Client2 Om det finns ytterligare klient i Agresso AB Path Sökväg till önskad utdatakatalog D:agresso... Debug Operat Curr_period Segpos001 Segpos002 Segpos003 Segpos004 Flagga för felsökning F Full överföring P Partiell överföring Den period som ska jämföras då ett periodstyrt begrepp ska hanteras Första dimensionen i Proceedo (Konto i Agresso) Andra dimensionen i Proceedo (Dim 1 i Agresso) Tredje dimensionen i Proceedo (Dim 2 i Agresso) Fjärde dimensionen i Proceedo (Dim 3 i Agresso) F $curr_period A0 för konto C1 kst
9/13 Segpos005 Segpos006 Segpos007 Segpos008 Rel_attr_id01 Rel_value01 Depmode asqlflag Femte dimensionen i Proceedo (Dim 4 i Agresso) Sjätte dimensionen i Proceedo (Dim 5 i Agresso) Sjunde dimensionen i Proceedo (Dim 6 i Agresso) Åttonde dimensionen i Proceedo (Dim 7 i Agresso) Begreppsid för relationen som markerar upp begrepp för överföring Begreppsvärde för relationen som markerar upp begrepp för överföring Flagga för testkörning T testkörning Tom (blankt värde) - produktionskörning Flagga för Agresso dialekt på sql Y9 J T Skriptet hämtar ut konton och konteringsvärden och skapar en utdatafil i e-handelstjänstens filformat. Kontroller av utdata görs utifrån Status på begreppsvärdet Giltighet vid periodstyrda begreppsvärden Markeringar enligt uppsatta relationsvärden för överföring Med hjälp av hjälptabeller tas giltiga begreppsväden (avseende status och eventuell periodstyrning) ut för varje definierad segpos (se tabellen ovan) parameter. I hjälptabellen markeras begreppen som inte är markerade med relation J, för borttag om relationen är kopplad på aktuellt begrepp. Kvar finns de värden som är giltiga för överföring till e-handelstjänsten. Konton markeras upp med typ. Utifrån de kvarstående värdena skapas en positionsbaserad textfil med utdata inkluderande checksiffror i varje segpos tillsammans med checksiffror i huvudsegment. Tabeller i Agresso som används Begreppsvärden agldimvalue Begrepp Relation Relationsvärden Konton agldimension aglrelation aglrelvalue aglaccounts
10/13 4.3 Hantering i Proceedo I nedanstående tabell redovisas mappningen mot fält i Proceedoformatet Master Data: rowtype Segmid Segmdc Refseg Sgtyp Attuid Attlow Atthigh Fast värde SEG dim_value (agldimvalue) description (agldimvalue) rel_value (agldimvalue) account_type (aglaccounts) används för attestreglemente används för belopp vid attest används för belopp vid attest Uppsättningen av integration av konton och dimensioner till Proceedo görs lämpligen på så sätt att kontoplan och dimensioner placeras i en och samma fil. Proceedo hanterar den inlästa leverantörsinformationen enligt följande: Matchning av värden sker mot begreppsvärdet i respektive dimension. Värden som finns i utdatafilen och som inte redan finns i Proceedo anses vara nya och kommer att skapas upp utifrån informationen i filen. Värden som redan finns importerade i Proceedo kommer att bli uppdaterade med information från filen. Värden som finns i Proceedo, men som inte finns i filen kommer att tas bort. Det går att ange ett hierarkiskt överordnat begreppsvärde, används för att hantera relationer i Agresso. Alla värden i filen måste vara unika. Filen måste innehålla olika element för att Proceedo ska veta vilken typ av information som filen innehåller. Konton markeras upp med kontotyp i filen där: Kontotyp i Agresso GL Moms Anläggning Kontotyp i Proceedo C T F Filen måste även innehålla olika checksummor för att Proceedo ska veta att alla poster har levererats korrekt. Vid inläsningen till Proceedo skapas checksummor räknar som antalet överförda poster. Summorna kontrolleras med dem som angetts i filen. Observera att Proceedo inte har någon funktionalitet för datumhantering av konton och dimensionsvärden. I de fall Agressouppsättningen innehåller datumstyrda
11/13 begrepp, t.ex. Projekt är det därför viktigt att uppdatera varje natt, se vidare nedan under rubriken Frekvens av datauttag. Inläsning av konton och dimensioner kan initialt, i samband med uppsättningen av Proceedo göras med hjälp av Excel. Detta kan även i fortsättningen vara ett alternativ för hantering av konton och dimensioner som sällan ändras. Observera att i sådana fall måste såväl Agresso som Proceedo uppdateras vid ändringar. 4.4 Frekvens av datauttag Rekommendationen är att under natten göra en total uppdatering av konton och dimensioner i e-handelstjänsten. Denna fil behöver då ha operator F för Full. Om det finns behov är det möjligt att även under dagtid starta en rapport som för över nya konton och dimensioner till e-handelstjänsten. Denna fil ska då ha operator P för Partial. En sådan överföring lägger bara till de nya posterna. För att en sådan överföring ska fungera behöver utläsning från Agresso, filtransport och inläsning till e-handelstjänsten koordineras. 5 Regelverk och relationer När ni har bestämt vilka konton och dimensioner som ska läsas över till e-handelstjänsten bör ni också fundera på om eventuella regelverk kopplade till konto samt eventuella relationer kopplade till begrepp behövs där. Om ni bedömer att någonting behöver föras över är det viktigt att utreda hur informationen i sådana fall ska hanteras efter inläsningen. Stäm av med leverantören av e-handelstjänst om hur den önskade funktionaliteten bäst kan uppnås innan ni utformar en eventuell integration. Filer med regelverk och relationer ska alltid läsas ut ur Agresso före filen med konton och dimensionsvärden. Vid inläsningen till e-handelstjänsten är det i stället filer med konton och dimensionsvärden som ska läsas in först. På det sättet undviker ni att överföra en regel/relation på ett konto eller ett dimensionsvärde som inte finns i e-handelstjänsten. 6 Valutakurser 6.1 Hantering i Proceedo Valutakurser behöver inte integreras till Proceedo utan anges centralt i e-handelstjänsten. Där används kurserna främst för att kontrollera fakturabelopp mot uppsatta beloppsgränser för attest.
12/13 Utläsningen av fakturainformation till Agresso sker i originalvalutan. Vid inläsningen används de valutakurser som finns registrerade i Agresso. 7 Betalningsinformation När en faktura är betald och återredovisad till Agresso kan betalningsinformation föras över till e-handelstjänsten för att där användas för avstämningar. En sådan integration ger också användarna möjlighet att se om en viss faktura är betald. 7.1 Förberedelser Integration av betalningsinformation kräver inga förberedelser. 7.2 Skapa datauttag Datauttaget startas med en egendefinierad rapport från Egen Meny i Agresso. Rapporten INVUPD anropar ett skript i Agresso. (Systemunderhåll/Rapporter/Egna Rapporter) Parameter Förklaring Exempel Path Sökväg till önskad utdatakatalog D:agresso... Vt_def Verifikationstyp för definitivbokföring E7 Ve_mak Verifikationstyp för makuleringar E8 Skriptet tar ut datum för betalning respektive datum för reversering tillsammans med verifikationsnummer för reskontraposter som uppdaterats med den informationen efter den tidpunkt då rapporten/skriptet senast kördes. Reverserade poster markeras med M och återredovisade poster med P. Av informationen skapas en positionsbaserad textfil enligt den aktuella e-handelstjänstens format.
13/13 Tabeller i Agresso som används: Reskontrahistorik Asuhistr 7.3 Hantering i Proceedo Proceedos filformat innehåller verifikationsnummer, datum och en status som kan bära värdet P för betald eller M - för makulerad. Checksummor och kontroller saknas. Mappning mot fält i Proceedoformatet Master Data INVUPD fast värde INVUPD DOCMNT.DOCNUM DOCMNT.DOCDTM DOCMNT.OPERAT voucher_no (asuhistr) payment_date (asuhistr) Flagga Matchning för uppdatering sker mot verifikationsnumret för respektive faktura. 7.4 Frekvens av datauttag Rekommendationen är att köra uppdateringar varje natt. Även om återredovisningarna sker mer sällan är det bra att ta höjd för exempelvis röda dagar och eventuella rutinförändringar.