1 Parter Upphandlande myndighet är i detta avtal kallad beställaren. Mellan nedanstående parter, leverantör och beställare, har följande avtal träffats. Leverantör: Företagsnamn, Organisationsnummer Leverantörens kontaktperson Avtalsfrågor: Beställaren: Tjänstecentrum i Örnsköldsvik AB, 556163-1366 Beställarens kontaktperson Avtalsfrågor: upphandling@ornskoldsvik.se 2 Uppdragets omfattning Lokalvårdstjänster i följande fastigheter/objekt:... 2.1 Kvantitet De i upphandlingen angivna kvantiteterna är beställarens ungefärliga behov, kan variera och således över- eller underskridas. 3 Avtalstid Avtalet gäller från och med 2012-03-01 till 2014-02-28 med möjlighet till förlängning till 2016-02-29. 4 Priser Enligt leverantörens anbud. Samtliga priser är angivna utan moms. 4.1 Fastprisperiod Pris skall vara fast t.o.m. 2013-02-28. 4.2 Prisändring Leverantören kan endast göra prisändringar efter fastprisperiodens slut. Leverantören skall skicka in eventuella prisändringsförslag minst 3 veckor före prisändringens ikraftträdande, till upphandling@ornskoldsvik.se, för godkännande. Priserna regleras i enlighet med SCB:s Städindex. Basmånad är november och regleringsmånad är mars månad aktuellt regleringsår. Prisjustering kan ske en gång per år dock ej med retroaktiv verkan. Då städytorna kan variera över tid med tillkommande eller avgående ytor skall månadsavgiften kunna regleras. Avstämning sker parterna emellan vid närmast kommande månadsskifte. 5 Fakturor 1
5.1 Svefaktura Leverantörer som kan leverera Svefaktura skall om beställare så önskar medverka till att detta införs inom 3 månader från det att beställaren begärt att få fakturorna elektroniskt. Leverantörer som inte redan vid avtalets tecknande kan leverera elektroniska fakturor enligt SFTI Svefaktura-standard skall på vara beredd att införa detta inom 6 månader. 5.2 Fakturaadress Faktura skickas i ett exemplar till: Tjänstecentrum i Örnsköldsvik AB, Box 850, 891 18 Örnsköldsvik Övik Parkering AB, Box 870, 891 18 Örnsköldsvik (för Paradisgaraget) Fakturering ska ske per objekt fördelade på allmänna ytor, företagsgrupper, unika hyresgäster och konferensutrymmen. 5.3 Betalningsvillkor Betalningsvillkor är 30 dagar efter erhållen faktura med specifikation och godkänd leverans. Fakturerings- och expeditionsavgifter medges inte, ej heller delfakturering. Fakturorna ska innehålla: Förutom lagstadgade fält skall fakturan innehålla: Uppgift om F-skattsedel Bankgironummer i första hand, alternativt Plusgironummer Leveransadress Beställarens namn Följesedel/arbetsordernummer (om det finns) Fakturareferensnummer (i exakt utförande bestående av 11 tecken t.ex. 12345600/00) Organisationsnummer VAT-nummer Totalt momsbelopp (om fakturan innehåller två momssatser) Faktura som saknar ovanstående uppgifter kommer att skickas tillbaka för komplettering. Betalningsperiod räknas då efter ny ankomstregistrering. Reklamutskick och fakturakopior får ej bifogas fakturor. 5.4 Dröjsmålsränta Leverantören får debitera dröjsmålsränta enligt räntelagens regler. Leverantören får inte lägga på dröjsmålsränta på fakturor som beställaren returnerat på grund av att de är ofullständiga. Vid ny eller kompletterande faktura flyttas förfallodagen till 30 dagar efter mottagandet av den kompletta fakturan. 6 Allmänt 6.1 Kompetens 2
Samtliga för uppdraget aktuella personer skall ha erforderlig kompetens för uppdraget. För att kunna tillgodogöra sig information, anvisningar, säkerhetsbestämmelser m.m. krävs att personerna kan läsa och förstå svenska. Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål och utan tillkommande kostnad för Tjänstecentrum byta ut sådan personal vilken Tjänstecentrum anser sakna lämplig kompetens eller med vilken Tjänstecentrum anser sig ha samarbetssvårigheter. 6.2 Resurser Leverantörens möjligheter att frigöra lämpliga resurser för lokalvården vid Tjänstecentrum är av stor betydelse. Leverantören skall kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. 6.3 Kontaktperson Leverantören skall ha en ansvarig kontaktperson/städledare på plats, lämpligtvis en av städarna, samt ersättare för denne. Denne person skall vara nåbar via telefon dagtid. 6.4 Miljö Leverantören skall förvissa sig om att eventuella underleverantörers personal känner till och följer de rutiner som gäller för uppdraget. 6.4.1 Miljöarbete Enligt förfrågningsunderlaget. 6.4.2 Produkter för rengöring, hygien och underhåll Kemiska produkter som används i entreprenaden, skall uppfylla kraven enligt Miljöstyrningsrådets kriterier för kemisk-tekniska produkter, se www.msr.se/sv/upphandling/kriterier/stadoch-rengoring/. Städkemikalier som inte uppfyller dessa egenskapskriterier får endast användas efter särskilt medgivande från beställaren, och vid speciella tillfällen exempelvis klottersanering. 6.5 Utförande Entreprenören ska välja och dimensionera städmetod och tillhörande städutrustning med hänsyn till ytskikt och rengöringsbehov. Städmetoder som accepteras för regelmässig städning, t.ex. golvrengöring: I första hand torra metoder, i andra hand fuktiga metoder och alternativt samt då det är möjligt eller lämpligt, rengöring med maskin. Våta manuella metoder tillåts endast undantagsvis och endast om det är nödvändigt för att uppnå önskat städresultat. Målet för lokalvården är att lokalerna skall vara rena och fräscha. Anbudsgivaren förutsätts visa flexibilitet i arbetet, dvs. den tid som läggs ner på den dagliga städningen skall kunna variera från dag till dag beroende på behov så att hänsyn tas till faktorer som väderlek, obrukade lokaler p.g.a. semester eller annan frånvaro. Städkvaliteten i entréer och angränsande ytor skall upprätthållas även när nedsmutsningen är större än normalt till följd av väderleken, vilket kan innebära högre städfrekvens än vanligt vissa tider på året. Ingen extra ersättning utgår vid dessa tillfällen. Leverantören förutsätts visa flexibilitet i arbetet, dvs. den tid som läggs ner på den dagliga städningen skall kunna variera från dag till dag beroende på behov så att hänsyn tas till faktorer som väderlek, obrukade lokaler p.g.a. semester eller annan frånvaro. Städkvaliteten i entréer och angränsande ytor skall upprätthållas även när nedsmutsningen är större än normalt till följd av väderleken, vilket kan innebära högre städfrekvens än vanligt vissa tider på året. Ingen extra ersättning utgår vid dessa tillfällen. Städinsatserna är tämligen konstanta under året för de gemensamma utrymmena (entréer, passager m.m.) medan antalet kontor som skall städas kan variera över tiden. Städningen av 3
konferensutrymmena kräver stor flexibilitet där ändringar kan ske med kort varsel. Inga extra ersättningar utgår vid dessa tillfällen. Även nedsmutsningsgraden kan variera över årstid. Ringa akutinsatser dagtid skall ingå i åtagandet. Ingen extra ersättning utgår. Det kan handla om insatser med en åtgärdstid på upp till en halvtimme. På de platser där återvinningsstationer är utplacerade skall dessa hållas under uppsikt så att inte sanitära olägenheter uppstår. Fraktionerna som källsorteras skall fraktas till soprum där kärl finns. Tio stationer finns för närvarande i Arken Tjänstecentrum men fler kan tillkomma. Golvvårdsbehandling (vaxning) av linoleumgolv ingår ej i den ordinarie städningen men skall kunna beställas separat. Detsamma gäller polering av stengolv (marmor och klinker). Priser enligt Prisbilaga. 6.6 Tider Lokalvården utförs i: Arken vardagar valfri tid mellan kl 07:00 och 17:00. I kontor som hyrs ut till företag sker städningen vanligtvis dagtid men det kan förekomma kvällsstädning utifrån hyresgästens önskemål. Tillträde till lokalerna sker alltid i samråd med hyresgästen. Städning i konferensutrymmena sker enligt veckoschema där det ibland kan handla om kvälls- och helgstädning. Resecentrum alla dagar i veckan. Där ingår bl.a. arbete på perrongen. Utbildning för spårnära arbeten tillhandahålls av beställaren. Paradisgaraget alla dagar i veckan 6.7 Ersättare Vid sjukdom, semester eller annan frånvaro skall ersättare alltid sättas in från första dagen. Ersättaren skall vara väl förtrogen med lokalerna och gällande arbetsrutiner före den ordinarie lokalvårdarens ledighet. Leverantören skall upplysa Tjänstecentrums kontaktperson om planerad frånvaro bland personalen och även sjukdom. 6.8 Utrustning Leverantören skall tillhandahålla all utrustning, maskiner, material m.m. som erfordras för städningens utförande och betalar samtliga kostnader för dessa. Utrustningen skall vara av god kvalitet och följa gällande föreskrifter. Tjänstecentrum tillhandahåller städrum med tillgång till varmt och kallt vatten samt uttömningsmöjligheter. 6.9 Tvättstuga Fullt utrustad tvättstuga finns i Arken med nyttjanderätt mot erläggande av hyra. 6.10 Förbrukningsmaterial Tjänstecentrum tillhandahåller förbrukningsmaterial som papperskorgspåsar, sopsäckar, tvål, tork- och toalettpapper och förråd för detta. Leverantörens kontaktperson ansvarar för inventering av förrådet och lämnar beställningslista till Tjänstecentrums beställare. Leverantörens kontaktperson skall även kontrollera mottagen leverans och transport till förråd. 6.11 Personalutrymme Tjänstecentrum kan hyra ut personalutrymme för städpersonal. Villkor och kostnader diskuteras senare mellan parterna. 4
6.12 Nycklar/inpasseringskort Tjänstecentrum lämnar mot kvitto ut erforderliga nycklar och inpasseringskort till leverantörens kontaktperson. Nycklar får inte kopieras. Nycklar och inpasseringskort får inte lämnas till obehöriga. Nycklar och passerkort får inte lämnas utan tillsyn. Efter arbetsdagen slut får nycklar får inte lämna lokalerna. Städpersonalen ansvarar för att nycklarna förvaras säkert i exempelvis låst skåp i personalutrymme. Leverantören skall omgående anmäla förlust av nyckel eller inpasseringskort till Tjänstecentrums kontaktperson. Vid entreprenadens slut ansvarar leverantören för att samtliga nycklar och inpasseringskort återlämnas. Leverantören skall svara för eventuella kostnader som uppkommer till följd av förlust av nyckel eller inpasseringskort. Detta gäller såväl anskaffning av nycklar och kort som nödvändiga kostnader för utbyte av låssystem. Leverantören svarar även för eventuella utryckningskostnader på grund av falsklarm, förorsakade av leverantörens personal.städpersonal skall vara försedd med väl synlig ID-handling vid genomförande av uppdraget. Leverantören svarar även för eventuella utryckningskostnader på grund av falsklarm, förorsakade av leverantörens personal. Städpersonal skall vara försedd med väl synlig ID-handling vid genomförande av uppdraget. 6.13 Tillstånd, ansvar och försäkringar Det är leverantörens ansvar att ha kunskap om och inneha de tillstånd som behövs för att utföra det som avtalats. Leverantören ska ha en företagsförsäkring och en ansvarsförsäkring eller motsvarande försäkringar som är anpassade för uppdraget. 6.14 Skydds- och säkerhetsföreskrifter m.m. Arbete skall bedrivas i enlighet med gällande skydds- och säkerhetsföreskrifter. Leverantören svarar för att egen personal ges föreskriven information och utbildning i skydd och säkerhet. 6.15 Uppstartsmöte Vid avtalsstart skall uppstartsmöte hos beställaren ske kostnadsfritt. 6.16 Uppföljning Under första halvåret skall kvalitetsuppföljning av lokalvården ske där parterna träffas hos beställaren minst en gång per månad, därefter vid behov, dock minst två gånger per år, enligt överenskommelse mellan parterna. Ingen ersättning utgår för dessa träffar. Brister som uppmärksammats i samband med kvalitetsuppföljningen skall åtgärdas inom en arbetsvecka. Om protokollförda brister inte åtgärdats inom en arbetsvecka har Tjänstecentrum rätt att reducera nästkommande månadsersättning med 10 %. Ovanstående gäller inte om bristerna beror på omständigheter som leverantören inte råder över. 6.17 Uppföljning av utförda arbeten Genomgång av utförda arbeten kan bestå av följande punkter: Prissättning: korrekt bedömning Bemötande: vid beställning, reklamationer, m.m. 5
Tider: utförande, inställelse, framförhållning. Kvalitet: på utfört arbete, produkter. Fakturering: korrekta priser, tider.m.m. Miljö: miljöfrågor Övriga tillkommande frågor. Mötet skall protokollföras och godkännas av båda parter. 6.18 Handlingarnas inbördes ordning Handlingarna kompletterar varandra. Om det förekommer motstridande uppgifter i handlingarna gäller de i följande ordning: Skriftliga ändringar och tillägg som båda parterna är överens om. Detta avtal med bilagor. Förfrågningsunderlag Leverantörens anbud 6.19 Förändringar i avtalet Parterna äger rätt att föreslå ändringar och tillägg i avtalet. Förändringar kan endast göras om parterna kommer överens om det. Överenskommelsen ska vara skriftlig. 6.20 Överlåtelse av avtal Leverantören äger inte rätt att överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal. 6.21 Tvist Tvist på grund av avtalet ska avgöras enligt svensk rätt och av svensk domstol, om inte parterna enas om skiljeförfarande. 6.22 Hävning Part skall äga rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet inte är av ringa betydelse. 7 Avtalsexemplar Detta avtal är upprättat i två exemplar, varav parterna fått var sitt. För Beställaren Datum 2012- Tjänstecentrum i Örnsköldsvik AB 6
För leverantören Datum 2012- Underskrift av behörig firmatecknare samt namnförtydligande 7