Kungl. biblioteket Intyg om kravuppfyllelse Bilaga 1

Transkript

1 Kungl. biblioteket Intyg om kravuppfyllelse Bilaga 1 Observera att uppfyllelsen av vissa krav i förfrågningsunderlaget skall intygas av behörig firmatecknare eller av annan person som enligt fullmakt äger rätt att företräda anbudsgivaren. Att intygande skall ske är markerat nedan med särskilda rutor där intygande kan bekräftas (eller inte). g intygar härmed att nedan intygade krav är uppfyllda på angivet vis Namnteckning och namnförtydligande Nr Krav Intygas Anbudets giltighetstid 4.1 Särskild hänsyn Anbudet skall vara giltigt till och med Leverantören skall tillse att personalen är införstådd med att KB bedriver en verksamhet som berör allmänheten. KB:s besökare ska kunna känna förtroende för hela verksamheten. Detta innebär bland annat att städpersonalen skall beakta kraven på personlig integritet och beakta att all information som erhålls vid utförande av arbete alltid skall behandlas konfidentiellt. Alla KB:s lokaler har olika krav på säkerhet vad avser inbrott/stölder, brand och vattenskaderisker beroende på vad som förvaras i lokalerna. Tillgängligheten begränsas till de känsliga områdena genom begränsningar i passerkortssystemet. Systemet är loggningsbart och passeringar genom användande av passerkort kan i efterhand avläsas. Beroende på känsligheten i det förvaltade kulturarvet kan KB komma att kräva utdrag ur belastningsregistret på leverantörens personal vid tillträdet samt 1 ggr/år därefter. KB kan komma att begära utdrag ur belastningsregistret på leverantörens personal vid till trädet samt 1 gg/år därefter. 4.2 Arbetstid Städning skall påbörjas så tidigt som möjligt dock tidigast kl Arbete skall utföras under årets samtliga ordinarie arbetsdagar. Eftersom vissa delar av KB är öppet för allmänheten även vid andra tidpunkter, skall visst arbete utföras på lördagar. Samtliga publika utrymmen, publika toaletter och sammanträdesutrymmen skall vara städade och iordningsställda senast klockan KB och leverantören skall i särskild överenskommelse fastställa exakta tider under vilka avtalat åtagande skall utföras. Utgångspunkten är att en del av städningen kommer att utföras på tid när KB:s personal är närvarande. KB och leverantören har möjlighet att träffa ytterligare särskilda

2 överenskommelser om att utföra visst överenskommet åtagande på annan tid än ovan angiven. Om KB så begär skall storstädning och golvvård genomföras under sommarsemesterperioden. Anbudsgivaren intygar att ovanstående accepteras. 4.3 Kläder KB är angeläget att städpersonalen har en vårdad och ändamålsenlig klädsel. Städpersonal skall vara klädd i för uppgiften lämplig skyddsklädsel och vara försedd med annan personlig utrustning som krävs för arbetet. Utrustningen skall tillhandahållas av leverantören. Klädseln skall till sin art vara enhetlig och anpassad till kontorsmiljö. Klädseln får vara försedd med leverantörens logotyp under förutsättning att denna har en diskret framtoning. 4.4 ID-kort och nycklar 4.5 Ordinarie personal och ersättare Leverantören skall tillhandahålla identitetskort för sin egen personal. Identitetskortet skall alltid bäras synligt av entreprenörens personal vid vistelse i KB:s lokaler. Identitetskortet skall också kunna användas för att dokumentera att personen är behörig att vistas i de aktuella av KB disponerade lokalerna. KB skall ha rätt att kontrollera att den person som utför arbete är redovisad i avtalet och därmed är godkänd av KB. Leverantören skall fortlöpande föra en förteckning över lånemateriel såsom nycklar m.m. vilket tillhandahålls för att utföra arbetet. KB skall vid anfordran erhålla kopia av förteckningen. Allt erhållet lånemateriel skall återlämnas till KB så snart behovet av detta upphör - dock senast vid tidpunkten för avtalets upphörande. Leverantören innehar det fulla ansvaret för erhållet lånemateriel. Lånemateriel skall inte förvaras eller märkas på sådant sätt att obehörig kan klarlägga vem dessa tillhör. Som exempel får därmed nycklar inte vara märkta i klartext eller åtföljas av kodförklaring. Skada för KB orsakad genom förlust av lånemateriel skall ersättas av Leverantören i enlighet med avtalade ansvarsvillkor. Då det är av största vikt för KB att lokalvården dagligen fungerar väl är det väsentligt att vikarie kan sättas in från första dagen vid sjukdom, semester etc. Anbudsgivaren skall, inför ev. kontraktsteckning, anmäla namn, personuppgifter m.m. för de personer, och vikarier, han avser att placera på uppdraget. Vid sjukdom, semester och annan frånvaro skall ersättare sättas in.

3 4.6 Personal byte 4.7 Miljöansvar Under förutsättning att uppställda krav uppfylls har Företaget möjlighet att tillföra ny personal om det krävs för att fullfölja avtalat åtagande. Företaget skall skriftligen översända information som redovisar att personens kompetens- och erfarenhetsbakgrund svarar mot de kompetenskrav som föreskrivits i förfrågningsunderlaget. Förändring av personal berättigar inte Företaget till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund for förändring av avtalade villkor. Anbudsgivaren skall utan dröjsmål byta ut person/er som KB, med angivande av godtagbara skäl, inte anser vara lämplig/a för uppdraget. KB:s miljöledningssystem ansluter sig bland annat till försiktighetsprincipen som t.ex. att förutse och förhindra risker för negativ påverkan på miljön. Anbudsgivaren skall ha en miljöpolicy. Anbudet skall innehålla en beskrivning av hur anbudsgivaren arbetar med miljöfrågor internt och vid utförande av uppdraget hos kund. Anbudsgivaren skall ha en miljöansvarig person i sin organisation som skall namnges i anbudet. Till anbudet skall bifogas en miljöpolicy eller motsvarande, en beskrivning av hur anbudsgivaren arbetar med miljöfrågor och namnet på den miljöansvarige. Observera att kravet inte innebär krav på certifiering. Anbudsgivaren intygar att ovanstående krav uppfylls. Redovisa miljöpolicy och beskriv ert miljöarbete i kommentarfältet (eller i bilaga). Ange namn på miljöansvarig. Bilaga nr: Kommentar

4 4.8 Kvalitetssäkring KB ställer höga krav på kvalitet och kvalitetskontroll. En kvalitetskontrollant skall därför utses. Anbudsgivaren skall tillämpa dokumenterade kvalitetssäkringsfrämjande rutiner som säkerställer att överenskommen städomfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Observera att kravet inte innebär krav på certifiering. Kommentar 4.9 Kvalitetskontroller 4.10 Städmöten 4.11 Introduktion Anbudsgivaren skall utse en kvalitetskontrollant som skall namnges i anbudet. Kvalitetskontrollanten kan vara samma person som den kundansvarige. Om så är fallet skall detta anges i anbudet. Ange namn på kvalitetsansvarig i kommentarfältet. KB är angeläget om att anställda, besökare och entreprenörer skall kunna vistas i välstädade lokaler. Lokalvårdsarbetet skall därför kontrolleras och inspekteras fortlöpande av anbudsgivarens kvalitetskontrollant. Kvalitetskontroller skall utföras 4 gånger per år eller oftare när endera parten så begär. Kontrollerna skall dokumenteras av kvalitetskontrollanten. Parterna skall erhålla var sitt exemplar av dokumentationen. När KB så önskar skall kvalitetskontroll utföras tillsammans med kontaktperson från KB. Protokollförda städmöten skall genomföras varje månad eller efter överenskommelse. Mötena skall äga rum på KB. De skall inte ge rätt till särskild ersättning. Protokollet förs av anbudsgivaren om inte annat överenskoms. Parterna skall erhålla var sitt exemplar av dokumentationen. Vid städmötena skall, från anbudsgivarens sida, åtminstone städarbetsledaren och den kundansvarige delta. Anbudsgivaren intygar ovanstående accepteras. KB är angeläget om att anbudsgivarens personal får en grundlig introduktion av anbudsgivaren och KB s personal omfattande bl.a. säkerhetsfrågor, fastigheten och nuvarande lokalvårdsrutiner innan lokalvårdsarbetet inleds. Vidare är det väsentligt att anbudsgivaren på motsvarande sätt, under kontraktsperioden, introducerar ny personal. All den personal anbudsgivaren avser att använda för uppdraget på KB skall delta i Anbudsgivarens och KB s introduktion i fastigheten och i nuvarande lokalvårdsrutiner innan lokalvårdsarbetet inleds. Vidare skall anbudsgivaren på

5 motsvarande sätt, under kontraktsperioden, introducera ny personal. Introduktionerna skall ske utan rätt till särskild ersättning. Anbudsgivaren intygar ovanstående accepteras Priser De priser som lämnas skall vara fasta priser exklusive moms under ordinarie avtalsperiod. Priserna kan därefter vid ev. förlängning, om part så begär, justeras en gång per år. Ev. justering kan endast göras enligt SCB:s faktorprisindex för städarbeten, städindex Inköp av förbrukningsmaterial 4.14 Presentationsmöte Priser skall redovisas i bilaga 2. Anbudsgivaren intygar att ovanstående accepteras. Vid start tar KB i samråd med leverantören fram en lista på önskvärda förbrukningsmaterial såsom toalettpapper, tvål, pappershanddukar, avfallspåsar, disk- och toalettborstar, diskmedel (hand och maskin till personalmatsal i Humlegården och Karlavägen 98 där det finns 3 diskmaskiner), torkdukar av typ wettex eller motsvarande, hushållspapper samt erforderligt förbrukningsmaterial för lokalvårdens utförande. Leverantören skall svara för inköp, leverans samt påfyllnad av förbrukningsmaterial från den leverantör KB har avropat statligt ramavtal från. Detta görs via fullmakt som ges från KB. Följesedel skall sändas till KB. Inköpen skall faktureras direkt till KB:s fakturaadress. Leverans sker till KB. Leverantörens personal skall tillsammans med KB upprätta rutiner för hur vidimering av fakturor/beställningar skall ske. Leverantören skall vid städningen använda miljömärkta städprodukter som när så är möjligt inte innehåller doftämnen. Anbudsgivaren intygar att ovanstående accepteras De anbudsgivare som uppfyller samtliga skall-krav kommer att ingå i KB:s slutliga anbudsutvärdering. Ett av utvärderingskriterierna är ett presentationsmöte (se avsnitt 5.1.1). Vid presentationsmötet skall den kundansvarige och den städarbetsledare anbudsgivaren föreslår skall arbeta med uppdraget på KB vara närvarande. Anbudsgivaren intygar att ovanstående accepteras

6 4.15 Ansvarsförsäkring 6 Kommersiella krav/villkor Företaget skall för uppfyllande av sitt ansvarsåtagande inneha ansvarsförsäkring omfattande person- och sakskada orsakad av Företagets personal vid utförande av avtalat arbete. Anbudsgivaren intygar att ansvarsförsäkring finns. Anbudsgivaren accepterar de villkor som kommer att ingå in avtalet enligt punkt 6, kommersiella krav/villkor i förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren intygar att ovanstående accepteras Ne