De i upphandlingen angivna kvantiteterna är beställarens ungefärliga behov som kan variera och således över eller underskridas.

Transkript

1 1 Parter Mellan nedanstående parter, leverantör och beställare, har följande avtal träffats. Leverantör: Företagsnamn, Organisationsnummer Leverantörens kontaktperson Avtalsfrågor: Sakfrågor: Beställaren: Härnösands kommun, Kramfors kommun, Sollefteå kommun, Sundsvalls kommun, Timrå kommun, Ånge kommun, Örnsköldsviks kommun, Beställarens kontaktperson Avtalsfrågor (statistik, prisaviseringar m.m.): Malin Nyman, 1.1 Uppdragets omfattning Leverans av... för successivt uttag under avtalstiden. 1.2 Kvantitet De i upphandlingen angivna kvantiteterna är beställarens ungefärliga behov som kan variera och således över eller underskridas. 2 Avtalstid Avtalet gäller från och med till med möjlighet till förlängning på 1 + 1år. Förlängning 1: Första förlängningsoptionen löper till och med Förlängning 2: Andra förlängningsoptionen löper till och med Om inget annat meddelas senast sex månader innan avtalstidens slut sker automatisk förlängning av avtalet enligt avtalade villkor. När alla förlängningsoptioner nyttjats upphör avtalet automatiskt att gälla. 3 Priser och rabatter/påslag Enligt leverantörens anbud. Samtliga priser är angivna exklusive moms. 3.1 Fastprisperiod Pris ska vara fast t.o.m

2 Angivna rabatter/ påslag ska gälla under hela avtalsperioden inklusive eventuella förlängnings år. 3.2 Prisändring Om leverantören ska göra en prisändring på tillval och kringutrustning under avtalsperioden ska det ske genom index. Leverantören kan endast göra prisändringar efter fastprisperiodens slut. Leverantören ska lämna in eventuella prisändringsförslag skriftligt, med indexuppräkning 2 veckor före prisändringens ikraftträdande, till upphandlingsenheten. Det ändrade priset är sedan fast i ett år. Priserna regleras med 90 % av index KPI total. Basmånad är december 2012 och regleringsmånad är april aktuellt regleringsår. Prisjustering kan ske en gång per år dock ej med retroaktiv verkan. 4 Beställning Beställning ska kunna ske genom svenskspråkig: Online via webbplats (varje kundnummer ska kunna hanteras som separat kund. Standardinställningar vad gäller adresser, kontaktuppgifter, leveransställer och kringtjänster ska kunna göras för varje enskilt kundnummer). e-post telefon 4.1 Minsta beställningsbara enhet Minsta beställningsbara enhet ska vara en styck. 4.2 Order före publiceringsdatum Order före publiceringsdatum gäller grupperna A, B, C och D. Vid beställning av ej utkomna medier ska antal önskade exemplar kunna anges. Leverantören ska sköta bevakningen och leverera beställda titlar automatiskt utan vidare inblandning av beställaren. 4.3 Orderbekräftelse Bekräftelse på order ska lämnas via e-post inom 24 timmar från ordertillfället eller elektroniskt direkt vid ordertillfället. Orderbekräftelsen ska innehålla: vilka titlar och antal som beställts beräknad leveranstid om möjligt prissatt vilka titlar som inte kan levereras för tillfälllet (restorder) 4.4 Restorder I de fall en lagd order innehåller titel/titlar som tagit slut eller av annan anledning inte kan levereras ska detta meddelas beställaren så snart som möjligt via e-post. För restnoterade titlar ska leverantören sköta bevakningen och leverera de restnoterade titlarna automatiskt utan vidare inblandning av beställaren. 2

3 Beställaren ska ha möjlighet att avbeställa en restorder. Restnoterade titlar ska levereras utan extra kostnad för beställaren. 4.5 Avbeställning/ ångerrätt Beställaren ska alltid ha möjlighet att avbetsälla en order förutsatt att den ej har avsänts för leverans eller att den hunnits utrustats enligt beställarens önskemål. Leverantören ska tillhandahålla enkla och tydliga rutiner för avbeställningar. Om avbeställning nekas på grund av att ordern redan avsänts eller hunnits utrustats enligt beställarens önskemål inför leverans ska detta kunna styrkas av leverantören. 4.6 Kampanjerbjudande Om leverantören har kampanjerbjudanden, det vill säga om en vara tillfälligt bjuds ut till ett lägre pris än vad som avtalats, ska leverantören alltid debitera beställaren enligt det lägre priset. 4.7 Förbehåll Beställaren ska under avtalsperioden ha rätt att när det p.g.a särskilda omständigheter så krävs köpa varor från annan leverantör. Exempel på detta kan vara att aktuell vara inte finns hos ordinarie leverantör eller att aktuell vara har extremt lång leveranstid (över 2 månader). I det fall det beror på extrem lång leveranstid ska ordinarie leverantör betala eventuell mellanskillnad på priset. 5 Leverans Beställaren ska kunna välja att få leverans en gång i veckan eller successivt efter avrop. Det ska även finnas möjlighet till akutleverans. Vid akutleverans ska varor beställda senast kl vara beställaren tillhanda senast två (2) dagar senare. Detta gäller outrustade böcker. 5.1 Leveranstid Vid normalorder för böcker, ljudböcker, film och musik Nedan angivna leveranstider gäller efter publiceringsdatum och från det datum då leverantören erhåller varorna från underleverantör. Samt att beställaren beställt i tid i de fall beställaren valt veckoleverans. Outrustade varor: inom max 5 vardagar Utrustade varor: inom max 10 vardagar Vid normalorder för Daisy ljudböcker Enligt leverntörens anbud Tidningar och tidskrifter Svenska tidningar med rikstäckande distribution ska leverereras dag ETT, (det vill säga samma dag som utgivning från förlaget). Svenska tidskrifter bör levereras dag ETT men ska som senast levereras dag TVÅ Utländska tidningar ska levereras inom TVÅ dagar efter utgivning Utländska tidskrifter ska levereras inom FYRA dagar efter utgivning Vid normalorder för läromedel Leveranstiden för svenska läromedelsbeställningar ska vara max sju (7) dagar vid normal leverans från förlagen. 3

4 Leveranstiden för utländska läromedel ska vara max två (2) veckor. För de beställningar som görs under maj månad innan vårterminens slut, accepteras en längre leveranstid. Dock senast till höstterminens start. 5.2 Leveransvillkor Varorna ska oavsett leveranstyp, vecko- akutleverans, vara fritt levererat till av beställaren angiven leveransadress. 5.3 Allmänna bestämmelser För leveranserna ska Allmänna bestämmelser Alos 05 gälla. 5.4 Emballage Eventuellt emballage ska ingå i priset. REPA-avgift debiteras ej. 5.5 Returer/reklamation Om produkten inte uppfyller överenskommen kvalitet eller har brister i fabrikation och funktion samt om felleverans uppstått ska produkten utbytas frakt- och kostnadsfritt av leverantören. Produkten ska vara utbytt och beställaren tillhanda inom 7 arbetsdagar. Om leverantören inte godtar reklamation av produkt ska återkoppling till beställare ske inom 2 arbetsdagar. Reklamationer ska kunna göras inom skälig tid från det att de upptäckts. Med felleverans avses varor som ej överensstämmer med orderbekräftelsen eller beställning. Vid felbeställning står beställaren returfrakten. 6 Fakturor Se bifogad bilaga, Bilaga Fakturahantering, för fakturarutiner för de olika kommunerna. 6.1 Dröjsmålsränta Leverantören får debitera dröjsmålsränta enligt räntelagens regler. Leverantören får inte lägga på dröjsmålsränta på fakturor som beställaren returnerat på grund av att de är ofullständiga. Vid ny eller kompletterande faktura flyttas förfallodagen till 30 dagar efter mottagandet av den kompletta fakturan. 6.2 Administrativ ersättning till Örnsköldsviks kommun Leverantören ska betala ut en administrativ ersättning till Örnsköldsviks kommun på 0,5% av det totalt fakturerade beloppet exklusive moms baserad på samtliga upphandlande myndigheters samlade inköp under året. Ersättningen ska betalas ut årsvis i januari månad på Bg , märk inbetalningen med Administrativ ersättning och avtalsnamn. 7 Allmänt 7.1 Kundtjänst Leverantören ska tillhandahålla en etablerad kundtjänst. Kontakt ska kunna ske via telefon och e-post. Telefonsupporten ska vara öppen minst mellan helgfria vardagar. Ange på den webbaserade bilagan skallkrav vilka öppettider er kundtjänst har. Svarstiden på e-post ska inte överstiga 24 timmar på vardagar. 4

5 7.2 CE-märkning Om produkter faller under CE-märkning och EG:s maskindirektiv, ska de uppfylla kraven. Leverantören ska kunna visa intyg på detta för kunden. 7.3 Tillstånd och försäkringar Det är leverantörens ansvar att ha kunskap om och inneha de tillstånd som behövs för att utföra det som avtalats. 7.4 Avtalsuppföljning Parterna ska löpande hålla varandra väl informerade om förhållanden som kan påverka avtalet. 7.5 Statistik Statistikuppgifter på artikelnivå ska sändas till Örnsköldsviks kommun, en gång per år eller vid anmodan. Statistiken ska innehålla antal och summa per artikel och redovisas per kommun samt totalt för samtliga kommuner. Leverans av statistik ska ske inom 7 arbetsdagar eller enligt överenskommelse. Vid utebliven statistik har Örnsköldsviks kommun rätt att ta ut en avgift på kr. 7.6 Underleverantörer Om leverantören anlitar underleverantör eller distributör för hela eller delar av uppdraget har leverantören det fulla ansvaret att ställda krav uppfylls. 7.7 Hävning Part ska äga rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet inte är av ringa betydelse. 7.8 Överlåtelse av avtal/kontrakt Leverantören äger inte rätt att överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan beställarens skriftliga godkännande. 7.9 Ändringar och tillägg Eventuella ändringar av och tillägg till detta avtal ska vara skriftliga och vara godkända av parterna Tvist Tvist på grund av avtalet ska avgöras enligt svensk rätt av svensk domstol, med Härnösands domstol som första instans om inte parterna enas om skiljeförfarande Avtalets handlingar Om innehållet i nedan angivna handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning. Skriftliga ändringar och tillägg i avtal Avtal Förfrågningsunderlag med bilagor Alos 05 5

6 Anbud Ändringar och tillägg i avtalet kan endast ske genom en skriftlig handling som undertecknas av båda parter. 8 Avtalsexemplar Detta avtal är upprättat i två exemplar, varav parterna fått var sitt. För beställaren Datum 2013-[ ] Örnsköldsviks kommun Malin Nyman För leverantören Datum 2013-[ ] [ ] Underskrift av behörig + namnförtydligande 6