Sida 1 (34)
Sida 2 (34) Sammanfattning Bakgrund Den 25 maj 2018 beslutade styrgruppen att projektet ska avslutas. Projektet har inte gjort den leverans som finns i Regionutvecklingsnämndens (RUN) beslut och därför finns det inte medel för att fortsätta finansiera projektet. För att dra lärdom av utfallet ska en slutrapport sammanställas med reflektioner och analyser från de som varit involverade i projektet. Syfte Syftet med slutrapporten är att klargöra vad som påverkat att projektet avslutades utan att det uppnått mål och delmål, samt att ingående parter utifrån detta kan ta lärdom inför kommande projekt och ha möjlighet att skapa goda förutsättningar för lyckad samverkan. Genomförande När beslutet om att sammanställa en slutrapport kom började projektledningen med att skapa enkäter för att undersöka projektdeltagarnas reflektioner angående projektet. Två enkäter skickades ut, en till projektledning och styrgrupp och en till involverade verksamhetsrepresentanter. Projektledningen har sedan granskat minnesanteckningar, protokoll och andra dokument kopplade till projektet för att försöka hitta problemområden och förbättringsförslag. Ett första utkast av slutrapporten togs fram till den 13 juni då Styrgruppen fick granska dokumentet och välja vilka delar de ville komplettera och/eller ta bort. Den slutgiltiga rapporten sammanställdes den 19 juni och godkändes av styrgruppen den 21 juni 2018. Resultat Utifrån genomgång av nämnda dokument och sammanställning av de svar som inkommit genom enkäterna framträder det tydligt att projektet saknat struktur från start. Återkommande påtalas det att informationen varit otydlig och att direktiven kring projektet och ansökan ändrats under projektets gång. Framträdande är också att kommunikationen mellan koncernkontoret och övriga parter varit svår och att svårigheten är kopplad till metodstödet. En annan central reflektion är att den lokala förankringsprocessen getts för lite tid och förståelse samt att tidsplanen för hela projektet varit alltför kort. Mycket tid och engagemang har lagts ner på detta projekt ute i kommunerna i Fyrbodal. Processer och slutresultat har skapat mycket frustration, irritation och uppgivenhet.
Sida 3 (34) Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Bakgrund... 2 Syfte... 2 Genomförande... 2 Resultat... 2 1 Projektinformation... 6 1.1 Projektets start- och slutdatum... 6 1.2 Revidering/ändring av dokument... 6 1.3 Författare... 6 2 Projektets bakgrund och mål... 7 2.1 Bakgrundsbeskrivning... 7 2.2 Motivering... 7 2.3 Syfte... 8 2.4 Mål... 8 2.4.1 Projektmål... 8 2.4.2 Delmål... 8 3 Utfall... 9 3.1 Måluppfyllelse... 9 3.1.1 Delmål 1 - Förankring hos samtliga som visat intresse... 9 3.1.2 Delmål 2 - Kartläggning/inventering... 10 3.1.3 Delmål 3 - Projektplan... 10 3.1.4 Delmål 4 - Identifierade insatser förankras... 10 3.1.5 Delmål 5 - Stödstrukturer... 10 3.1.6 Delmål 6 - Påbörjade insatser... 11 3.2 Leveranser... 11 3.3 Tidsplan... 11 3.3.1 Kommentar... 13 3.4 Budget... 13 3.4.1 Budgetförslag till beslut... 13 3.4.2 Budget utifrån beslut... 14 3.4.3 Redovisning kostnad 2017... 14 3.4.4 Budgeterad och redovisad kostnad 2018... 15
Sida 4 (34) 3.4.5 Avvikelser... 15 3.4.6 Kommentar... 15 4 Genomförande... 16 4.1 Organisation... 16 4.2 Metoder och verktyg... 18 4.2.1 Metoder... 18 4.2.2 Verktyg... 18 4.3 Rutiner... 18 4.3.1 Dokumentstyrning... 18 4.3.2 Rapportering... 19 4.3.3 Avvikelsehantering i projektet... 19 4.3.4 shantering... 19 4.3.5 Kvalitetshantering... 19 4.3.6 Riskhantering... 19 4.3.7 Säkerhet och sekretess... 20 4.3.8 Möten... 20 4.4 Händelser och beslut som påverkat projektet... 22 4.4.1 Beslut om förändrad tidsram... 22 4.4.2 Byte av projektledare... 23 4.4.3 Konsekvenser av upptaktsmöte... 23 4.4.4 Ledningsgruppen barn och unga avvecklas... 23 4.4.5 Beslutet att fortsätta trots svårigheter... 24 4.5 Förutsättningar som ändrats under projektet... 24 4.5.1 Omprioritering av delmål... 24 4.5.2 Förändring av metodstöd... 25 5 Slutleverans... 25 5.1 Förberedelser... 25 5.2 Överlämning... 25 5.3 Förvaltning... 25 5.4 Arkivering... 26 5.5 Kommunikationsplan... 26 6 Erfarenheter från projektet... 27 6.1 Synpunkter och observationer... 27 6.1.1 Mål och syfte... 27
Sida 5 (34) 6.1.2 Målet ändras under projektet... 27 6.1.3 Brist på inblandning av användare... 27 6.1.4 Dålig planering... 27 6.1.5 Orealistisk tids- och resursfördelning... 28 6.1.6 Brist på stöd från ledningen... 28 6.1.7 Bristande kommunikation och agerande som ett team... 28 6.1.8 Bristande yrkesskicklighet... 28 6.2 Förslag till förbättringar... 28 6.2.1 Tid... 29 6.2.2 Resurs... 29 6.2.3 Kvalitet... 29 6.3 Kommentarer från projektet... 29 6.3.1 Förutsättningar... 29 6.3.2 Projektorganisation... 30 6.3.3 Projektdirektiv... 30 6.3.4 Mål och syfte... 31 6.3.5 Samarbete... 32 6.3.6 Resurser... 32 7 Godkännande... 33 8 Bilagor... 33 8.1 Bilaga 1 Utvärdering av upptaktsmötet... 33 8.2 Bilaga 2 Delrapport följdefoskning... 33 8.3 Bilaga 3 Minnesanteckningar från SIM Styrgruppsmöte 2017-08-30... 33 8.4 Bilaga 4 - Presentation följeforskning... 34 8.5 Bilaga 5 Utvärdering av projekt från styrgrupp och projektledning... 34 8.6 Bilaga 6 Utvärdering av projekt från verksamheter... 34
Sida 6 (34) 1 Projektinformation Projektnamn PARTNERSKAPSSATSNING I FYRBODAL, SIM Spår 2 Projektnummer 80002 Beställare Vårdsamverkan Fyrbodal Ledningsgrupp Finansiär Regionutvecklingsnämnden Projektledning Sara-Maria Herrman, Projektledare, Vårdsamverkan Fyrbodal 1.1 Projektets start- och slutdatum Projektstart: 2017-01-01 Projektavslut: 2018-06-30 1.2 Revidering/ändring av dokument I kommentarrutan är det viktigt att ni ger en tydlig förklaring vad som har förändrats. Datum Kommentar Ändrad av 0.1 2018-06-08 Första utkast skickat till styrgrupp Projektledare och bitr. projektledare 0.2 2018-06-15 Förändring påbörjad utifrån överenskommelse på Styrgruppsmöte Projektledare och bitr. projektledare 0.2 2018-06-19 Skickat till styrgrupp för granskning Projektledare 2018-06-21 en godkänd av styrgrupp och underskriven av ordförande Ordförande och projektledare 1.3 Författare Namn Arbetsplats Projektroll Sara-Maria Herrman Vårdsamverkan Fyrbodal Projektledare Elisabeth Hansson Vårdsamverkan Fyrbodal Bitr. projektledare
Sida 7 (34) 2 Projektets bakgrund och mål 2.1 Bakgrundsbeskrivning Sociala investeringsmedel är en del av genomförande av VG2020 inom prioriterat område att bryta utanförskap och segregation och stärka kopplingarna mellan utbildning och arbetsliv. På Regionutvecklingsnämndens (RUN) sammanträde den 17 mars 2016, 76 togs beslut om inriktning för sociala investeringsmedel (SIM) 2016, bestående av två spår, ett för utlysning av medel och ett för en större strategisk partnerskapssatsning utifrån ett geografiskt område. På RUN:s sammanträde den 16 juni 2016, 177 togs beslut om riktlinjer för SIM samt att Fyrbodal blir pilotområde för spår 2. Inriktningen för SIM 2016 är hälsofrämjande och förebyggande insatser som på sikt förbättrar barns och ungas förmåga att klara grundskolan med godkända betyg. En beskrivning av hur gymnasiebehörighet ser ut i Västra Götaland på delregional nivå har gjorts av avdelningen för data och analys. Utifrån beskrivningen har Fyrbodal valts ut som pilotområde för spår 2. Beskrivningen visar att Fyrbodal är den delregion som har lägst gymnasiebehörighet och har störst spridning i resultat mellan skolorna. Satsningen ska utgå från en befintlig struktur och i det här fallet Vårdsamverkan Fyrbodal. Kommunerna som ingår i vårdsamverkan Fyrbodal och VGR:s utförarverksamhet kommer att bjudas in i dialog med tjänstemän på koncernkontoret kring hur satsningen ska utformas. Partnerskapssatsningen ska förbättra livsvillkoren för barn och unga i Fyrbodal och leda fram till att målgruppen går ut grundskolan med fullständiga betyg. Målgruppen är avgränsad till barn i åldrarna 0 år t.o.m. årskurs 6 (12 år). I satsningen finns 6 delmål som föreslås vara villkorande för fortsatta satsningar inom ramen för partnerskapet. De specifika insatserna/projekten, som sker i samverkan med utförandeverksamheter inom hälso- och sjukvården och kommunerna tas fram i dialog med tjänstemän på Koncernkontoret under våren 2017. Insatserna ska medfinansieras av berörda aktörer. Beslut om insatserna tas separat av Regionutvecklingsnämnden. Partnerskapsatsningen kommer också att innehålla; utbildningsinsatser till politiker och tjänstemän (genomförs i samarbete med SKL). 2.2 Motivering Utifrån RUN:s beslut 17 mars och 16 juni 2016 och befintlig samverkansstruktur mellan region och kommun finns möjlighet att pröva och utveckla partnerskapsatsningen inom ramen för sociala investeringsmedel. Partnerskapsatsningen ger större möjligheter för kommunerna i Fyrbodal och Västra Götalandsregionen att avgöra hur partnerna kan utnyttja sina olika kompetenser på bästa sätt för att lösa gemensamt identifierade konkreta problem. För att på så sätt öka barn och ungas förmåga att klara grundskolan med godkända betyg. En politisk referensgrupp finns till uppdraget sociala investeringsmedel bestående av ledamöter från hälso- och sjukvårdsnämnderna, folkhälsokommittén, rättighetskommittén och regionutvecklingsnämnden. Den politiska referensgruppen har ställt sig bakom förslaget med partnerskapsatsning i Fyrbodal. Sociala investeringsmedel anknyter till två av regionfullmäktiges fokusområden; Bryta utanförskap och segregation och stärka kopplingen mellan utbildning och arbetsmarknaden och Stärka första linjen förmåga att möta psykisk ohälsa.
Sida 8 (34) Finansieringen av projektet föreslås att tas från budgetposten Bryta utanförskap och segregation sociala investeringsmedel. 2.3 Syfte Syftet med partnerskapet är att skapa en infrastruktur för strategisk samverkan mellan region och kommun på längre sikt där gemensamma och långsiktiga satsningar utvecklas. Genom att Vårdsamverkan Fyrbodal har utökats med samverkan kring barn och unga ses en möjlighet att utveckla ett partnerskap mellan regionen och kommunerna i Fyrbodal. Därigenom kan olika kompetenser samordna insatser för att öka barn och ungas förmåga att klara grundskolan med godkända betyg. 2.4 Mål Målen har anknytning till Vision Västra Götaland genom att verka för att barn och unga kan utveckla sina fysiska, psykiska och sociala förmågor utan begränsningar och får växa upp i en trygg och säker miljö. Projektet ligger inom ramen för prioriterat område VG2020 - En region för alla och prioriterade fråga nr 13, Fler ska bedriva eftergymnasiala studier och avhoppen från skolan ska minska. 2.4.1 Projektmål Partnerskapssatsningen ska förbättra livsvillkor för barn och unga i Fyrbodal och leda fram till att målgruppen går ut grundskolan med fullständiga betyg. Förutom att stärka partnerskapet är målet att det ska gå att sprida insatser och metoder till andra geografiska områden i länet samt nationellt. Vårdsamverkan Fyrbodal och tjänstemän på koncernkontoret ska under insatstiden arbeta tillsammans för att målen uppnås Specifika utbildningsinsatser till politiker och tjänstemän i det geografiska området ska genomföras tillsammans med SKL Minst 3 5 insatser ska startas upp under projekttiden 2.4.2 Delmål Delmål 1 - Förankring hos samtliga som visat intresse Inriktningen för partnerskapet har kommunicerats i nämnder och förankrats hos samtliga aktörer Upptaktsmöte, bjudas in till utbildning för politiker och tjänstemän SI Tidplan: januari 2017 Delmål 2 - Kartläggning/inventering Syftet är att för att få en bild av hur skolresultat påverkas av olika bakgrundsfaktorer, samt i vilken mån Fyrbodal genom olika insatser och verksamheter når målgruppen. Metod: intervjuer, dataanalyser, kunskapssammansättning Tidplan: mars 2017
Sida 9 (34) Delmål 3 Projektplan Projektplan för 2017 är upprättad och beslutad med hjälp av LFA (Logical framework approach) Tidplan: mars 2017 Delmål 4 - Identifierade insatser förankras Insatser identifierade; utifrån behoven har en första hypotes om satsningar tagits fram och är ute för förankring hos berörda aktörer Tidplan: Mars-april 2017 Delmål 5 - Stödstrukturer Utöver projektledning kommer ett par funktioner att behöva tillsättas för att uppnå de krav på vad som inbegriper sociala investeringar och som kopplas ihop med identifierade insatser. Vårdsamverkan Fyrbodal barn och unga tillsammans med tjänstemän på koncernkontoret ska skapa förutsättningar för att partnerskapssatsningen når uppsatt ambitionsnivå att möjliggöra satsningar som kan förändra regionala ojämlikheter i de prioriterade utfall som identifierats. Fokus blir att i största möjliga mån tydliggöra likheten mellan identifierat behov hos en eller flera målgrupper, involverade av nödvändiga aktörer och de satsningar som ska genomföras för att uppnå förbättrade utfall. En väl genomarbetad och förankrad logikmodell och utvärderingsplan samt projektledning är några av nyckelkomponenterna i arbetet. Funktioner identifierade Forskarkompetens Tidplan: april-maj 2017 Ansökan är gjord hos regionutvecklingsnämnden om medel enligt rambeslut för insatserna Delmål 6 Påbörjade insatser Arbetet med insatserna påbörjas utifrån inventering och identifiering. Utbildningsinsatser Tidplan maj 2017-juni 2018 3 Utfall 3.1 Måluppfyllelse Kortfattad beskrivning av i vilken utsträckning projektet har uppnått de mål som angivits i projektplanen 3.1.1 Delmål 1 - Förankring hos samtliga som visat intresse Tänkt leveransdatum: Januari 2017 Verkligt leveransdatum: Ej levererat Den 1 mars 2017 hölls ett upptaktsmöte (se 4.4.3 Konsekvenser av upptaktsmöte). Men projektet har inte kommunicerats i Fyrbodals nämnder.
Sida 10 (34) 3.1.2 Delmål 2 - Kartläggning/inventering Tänkt leveransdatum: Mars 2017 Verkligt leveransdatum: April 2018 (diff 13 månader) En öppen enkät skickades ut i april 2017 till de kommuner som vid tidpunkten hade anmält intresse för projektet. I enkäten fick de svara på vad de kan tänkas ha för behov som behövs arbetas med. En mer omfattande behovsanalys genomfördes under februari-mars 2018 där Färgelanda, Trollhättan och Uddevalla ställde upp med verksamhetsrepresentanter och genomförde workshops som leddes av projektledare. Under dessa workshops fick deltagarna sammanställa ett problemträd, göra en rotorsaksanalys och arbeta fram personas för att identifiera målgruppen. Behovsanalyserna sammanställdes i tre dokument, en för varje kommun. Vänersborgs kommun valde att inte delta i workshopen men inkom ändå med underlag från tidigare projekt och en kort sammanställning av behov och personas. För att få med regionens verksamhet genomförde två intervjuer med representanter från Närhälsan. Intervjuerna är sammanställda i ett dokument. 3.1.3 Delmål 3 - Projektplan Tänkt leveransdatum: Mars 2017 Verkligt leveransdatum: Mars 2018 (diff 12 månader) En initial projektplan sammanställdes för beslut under april-maj 2017. Planen togs aldrig i bruk då den var otillräcklig enligt tjänstemän på Koncernkontoret. När den nya projektledaren tillträdde togs en ny projektplan fram i samverkan med tjänstemän på Koncernkontoret som antogs den 16 mars 2018 av styrgruppen. 3.1.4 Delmål 4 - Identifierade insatser förankras Tänkt leveransdatum: April 2017 Verkligt leveransdatum: Ej levererat Efter avslutandet av behovsanalyserna i mars 2018 påbörjades förankringen i verksamheterna för de identifierade problemområdena. Det fanns flera problemområden att samverka om och efter styrgruppsmötet valdes två inriktningar ut. En där verksamheterna ville ha en kompetensförstärkning i området kring utåtagerande barn och mer kunskap och förhållningssätt till barn med diagnoser som ADHD och Asperger. Den andra insatsen valdes på inrådan från tjänstemän på koncernkontoret och handlade om att damma av en ansökan från Uddevalla kommun som inkommit till Spår 1. Den handlade om att skapa ett samarbete kring små barn med språkproblem och språkstörningar. 3.1.5 Delmål 5 - Stödstrukturer Tänkt leveransdatum: Maj 2017 Verkligt leveransdatum: Ej levererat Utformningen av projektorganisationens ansvar och befogenheter fastställdes i och med att projektplanen togs i bruk i mars 2018. Hur processen för hela projektet och skapandet av insatserna diskuterades vid flertalet tillfällen men ingen konkret process togs fram.
Sida 11 (34) 3.1.6 Delmål 6 - Påbörjade insatser Tänkt leveransdatum: Juni 2018 Verkligt leveransdatum: Ej levererat Inga insatser påbörjades. Den insats som blev mest aktuell utifrån kraven för en social investering var den sistnämnda, samarbete kring små barn med språkproblem och språkstörningar. När kraven för att få till insatsen till en social investering för spår 2 presenterades valde den medverkande verksamheten att avstå då målet för insatsen inte blev det som var förankrat i verksamheten. 3.2 Leveranser Utbildningstillfälle för verksamheten och potentiella samarbetspartners på upptaktsmöte den 1 mars Projektplan upprättad och antagen den 16 mars 2018 Kartläggning/inventering o Behovsanalys för Färgelanda kommun o Behovsanalys för Uddevalla kommun o Behovsanalys för Trollhättans kommun o Behovsanalys i form av intervju av 2 primärvårdsrepresentanter o Presentation med samlad behovsbild (sammanställning av ovan och underlag från Vänersborgs kommun) innehållande utfall, genomförande, slutleverans och erfarenheter från projektet 3.3 Tidsplan Aktivitetsplan angiven nedan. Slutförda aktiviteter är grönmarkerade och ej slutförda är markerade med rosa, påbörjade men ej slutförda aktiviteter är markerade med orange. Aktivitet Start Slut Utformning av projekt 2018-02-05 2018-09-07 Infrastruktur för samverkan 2018-02-20 2018-05-20 Tydliggör projektorganisation 2018-02-20 2018-02-20 Tydliggör befogenheter och ansvar 2018-03-08 2018-03-08 Tydliggör projektkrav 2018-02-26 2018-02-26 Tydliggör ansökningsförfarande 2018-03-19 2018-04-20 Ta fram process för delprojektens aktiviteter 2018-05-06 2018-05-20 Ta fram mallar för delprojekten 2018-05-06 2018-05-20 Tydliggör insatskrav 2018-02-20 2018-02-20 Delmål 5 - Stödstrukturer 2018-04-27 2018-05-20 Förstudie 2018-02-23 2018-09-07 Behovsanalys 2018-02-23 2018-04-06 Omvärldsanalys 2018-03-27 2018-09-07 Samla in passande insatser omgång 1 2018-03-27 2018-04-23 Sammanställ forskning omgång 1 2018-04-09 2018-04-23 Sammanställ insatser omgång 1 2018-04-09 2018-04-23 Samla in passande insatser omgång 2 2018-08-06 2018-08-24 Sammanställ forskning omgång 2 2018-08-06 2018-08-24 Sammanställ insatser omgång 2 2018-08-20 2018-08-31 Sammanställ förstudie 2018-09-03 2018-09-07 Delmål 2 - Förstudie 2018-09-07 2018-09-07
Sida 12 (34) Planera 2018-02-05 2018-08-31 Sammanställ utbildningsplan 2018-08-06 2018-08-31 Sammanställ projektplan 2018-02-05 2018-03-08 Delmål 3 - Projektplan 2018-03-08 2018-03-08 Genomföra projekt 2018-01-08 2018-12-31 Utbildning politiker och tjänstemän 2018-09-03 2018-10-03 Delmål 1 uppnått Delmål 4 uppnåt Rekvisition och statusrapport 2018-02-01 2018-12-01 Styrgruppsmöten 2018-04-11 2018-06-13 Satsning 1 Kompetenshöjning för skolpersonal 2018-04-24 Utformning av satsning 2018-04-24 2018-06-30 Sammanställ ansökan 2018-04-24 2018-06-30 Definiera målgrupp 2018-04-24 2018-05-31 Definiera mål och syfte 2018-04-24 2018-05-31 Insatsens organisation 2018-04-24 2018-05-31 Planera aktiviteter 2018-06-01 2018-06-30 Resursplanera 2018-06-01 2018-06-30 Sammanställ budget 2018-04-24 2018-06-30 Ansökan klar 2018-06-30 2018-06-30 Delmål 6 - Ansökan om insats 2018-06-30 2018-06-30 Planera genomförande Genomföra satsning Avsluta och följa upp Satsning 2 Språkutveckling för barn i förskolan 2018-04-24 Utformning av satsning 2018-04-24 2018-06-30 Sammanställ ansökan 2018-04-24 2018-06-30 Definiera målgrupp 2018-04-24 2018-05-31 Definiera mål och syfte 2018-04-24 2018-05-31 Insatsens organisation 2018-04-24 2018-05-31 Planera aktiviteter 2018-06-01 2018-06-30 Resursplanera 2018-06-01 2018-06-30 Sammanställ budget 2018-04-24 2018-06-30 Ansökan klar 2018-06-30 2018-06-30 Planera genomförande Genomföra satsning Avsluta och följa upp Satsning 3 2018-09-03 Utformning av satsning 2018-09-03 2018-10-19 Ansökan klar 2018-10-19 Planera genomförande Genomföra satsning Avsluta och följa upp Satsning 4 2018-09-03 Utformning av satsning 2018-09-03 2018-11-09 Ansökan klar 2018-11-09 2018-11-09 Planera genomförande Genomföra satsning Avsluta och följa upp
Sida 13 (34) 3.3.1 Kommentar Projektplanen lades utifrån att en insats skulle inkomma innan 30 juni och att vi därefter skulle få fortsätta att starta insatser utifrån befintlig budget. 3.4 Budget Budgetunderlaget för 2017 är framtaget av projektledare Sandra Sundblad och budgetunderlag för 2018 är framtaget av projektledare Sara-Maria Herrman. Eftersom nuvarande projektledare inte kan svara för de budgetutfall som skett i 2017 kommer avvikelser endast redovisas för 2018. Eftersom projektet var budgeterat fram till 2018-06-30 och alla redovisningar för projektet inte kan ske så kommer projektet kompletteras med detta i augusti 2018. 3.4.1 Budgetförslag till beslut Nedan följer det budgetunderlag som togs fram till RUN:S beslut. BUDGETUNDERLAG SIM spår 2 Projektledare 100% 810 000 Projektkoordinator/informatör 75% 472 500 Ekonom/PA-frågor 50% 350 000 Förankringsarbetet 3 månader 205 000 Inventering 6 månader 100% 405 000 Insatsledare 3-5 insatser 1 215 000 Bemanning av 3 insatser under 2017, exkl. insatsledare 5 100 000 Utbildningsinsatser 2 000 000 Styrgrupp Vårdsamverkan Fyrbodal 107 250 Arbetsgrupp Vårdsamverkan Fyrbodal 207 500 Information/trycksaker etc 500 000 Fyrbodals Häsloakademi, forskning 2 300 000 Lokaler 200 000 Resekostander 250 000 Övrigt 50 000 Totalt 14 172 250 Insatsledare 2018 810 000 Totalt inklusive 2 insatser 2018. 14 982 500 Insatser totalt belopp 125 000
Sida 14 (34) 3.4.2 Budget utifrån beslut Konto/Aktivitet Budgeterat Lönekostnader 1 500 000 Delmål 1 100 000 kr Delmål 2 200 000 kr Delmål 3 50 000 kr Delmål 4 50 000 kr Delmål 5 - Delmål 6 100 000 kr Övrigt 100 000 kr Specifika insatser/projekt (1-5 st) 12 900 000 kr Summa 15 000 000 kr 3.4.3 Redovisning kostnad 2017 Kostnad/Månad Lönekostnad Resor Representation (ej personal inom VGR) Tele-, IT-kommunikation och post Hyra/leasing av IT-utrustning IT-tjänster Konsulter för speciella utredningar (ej IT) Lokaler Summa Summa 580 919 kr 943 kr 24 054 kr 7 144 kr 1 465 kr 1 084 kr 2 075 kr 14 111 kr 631 795 kr
Sida 15 (34) 3.4.4 Budgeterad och redovisad kostnad 2018 Kostnad för 2018 kan inte redovisas då projekttiden inte löpt ut. Projektbudget och ev. avvikelser redovisas i augusti 2018. Preliminär kostnad Budgeterad Utfall Avvikelse Lönekostnad Externa tjänster (offentligt direktfinansierade) Externa tjänster (Privat direktfinansierade) Externa tjänster (köpta) Resor Övrig kommunikation Marknadsföring Lokaler Investeringar Övrigt Summa 480 000 kr 0 kr 0 kr 0 kr 943 kr 10 921 kr 0 kr 16 998 kr 0 kr 7 500 kr 485 402 kr 3.4.5 Avvikelser Inga regler för budgetavvikelser är satta i beslut eller i riktlinjer. 3.4.6 Kommentar Eventuella kommentarer lämnas i samband med komplettering av budget i augusti 2018.
Sida 16 (34) 4 Genomförande 4.1 Organisation Roll Bemannas av Aktiv tid Uppdragsgivare Vårdsamverkan Fyrbodal Ledningsgrupp Hela projekttiden Projektägare NU-sjukvården Hela projekttiden Styrgrupp Projektledare Ordförande Said Niklund, Förvaltningschef Arbetsmarknad och socialförvaltningen, Trollhättans Stad Helena Kronberg, Sektorchef Barn och utbildning, Färgelanda kommun Anna Nyman Holgersson, Folkhälsosamordnare, Lysekils kommun Carina Hansson, Regionutvecklare, Enheten för nämndsamordning, VGR Henrik Lindh, Förvaltningschef utbildning, Orust kommun Lisbeth Tilly, Förvaltningsområdeschef, Orust kommun Majvor Martinsson, Områdeschef, NU Ledning, VGR Per Midtvedt, Verksamhetschef, Strömstad Barnavårdscentral Mats Dahl, Primärvårdschef område V2, Närhälsan Johan Lundh, Socialchef, Färgelanda kommun Lars Bennersten, Förvaltningschef utbildning, Sotenäs kommun Per Möllborg, Barnhälsovårdsöverläkare, Närhälsan Fyrbodal Sven Hassler, Universitetslektor, Högskolan Väst Adjungerad Maria Gäbel, Regionutvecklare, Avdelning Folkhälsa, VGR Adjungerad Anne Svensson, Regionutvecklare, Avdelning Folkhälsa, VGR Adjungerad Maria Jakobsson, Regionutvecklare, Avdelning Folkhälsa, VGR Adjungerad Elisabeth Bengtsson, Regionutvecklare, Avdelning Folkhälsa, VGR Adjungerad Kent Javette, Processledare Utbildning, Fyrbodals kommunalförbund Sara-Maria Herrman, Projektledare, Vårdsamverkan Fyrbodal, VGR Sandra Sundblad, Projektledare, Vårdsamverkan Fyrbodal, VGR Apr 2017-Jun 2018 Jan 2018-Jun 2018 Hela projekttiden Hela projekttiden Hela projekttiden Hela projekttiden Hela projekttiden Hela projekttiden Hela projekttiden Jan 2017-Apr 2017 Jan 2017-Dec 2017 Jan 2017-Dec 2017 Jan 2017-Dec 2017 Hela projekttiden Jan 2017-Apr 2018 Jan 2017-Mar 2018 Maj 2018-Jun 2018 Jan 2017-Dec 2017 Jan 2018-Jun 2018 Jan 2017-Sep 2017
Sida 17 (34) Projektekonom Projektgrupp Delprojektgrupp för behovsanalys Petra Andersson, Ekonomisekreterare, Ekonomienhet, VGR Amira Donlagic, Verksamhetsstöd, Vårdsamverkan Fyrbodal, VGR Lotta Siwerstam, Projektmedarbetare, Vårdutvecklare, Verksamhetsstöd, VGR Elisabeth Hansson, Biträdande projektledare, Vårdsamverkan Fyrbodal, VGR Färgelanda Trollhättan Vänersborg Helena Kronberg, Sektorchef Barn och utbildning Maud Eliasson, Speciallärare Valboskolan F-6 Monica Ohlsson, Samordnare Öppna förskolan och Familjecentralen Johanna Bjelkne, Kurator yngre åren för samtliga skolor i Färgelanda Camilla Pehrsson, Socialsekreterare Familjebehandlingen och IFO Birgitta Lundskog, verksamhetschef UTB/Elevstöd och Modersmål Camilla Voldberg, utvecklingshandledare UTB/Förskola Ann-Sofie Karlson, Skolutvecklare Grundskola Hans Ek, kurator/psykoterapeut BUP Kristina Rosenson Badinand, skolsköterska UTB Lejla Bosno, socialpedagog UTB/Trollhättans samverkan Daniel Sellen, Behandlingssekreterare Socialförvaltningen Carianne Lundvall Karlsson, Biträdande elevhälsochef Lena Larsson, Verksamhetschef Torpa Vårdcentral Uddevalla Stefan Larsson, Enhetschef Källan särskild undervisningsgrupp Karin Bernhard, Kurator Källan särskild undervisningsgrupp Ellinor Ekensskär, Enhetschef Familjestöd IFO Cristin Bergendahl, Nätverksledare Barn och utbildning Hela projekttiden Hela projekttiden Feb 2017-Jun 2017 Apr 2018-Jun 2018 Feb 2018-Mar 2018 Feb 2018-Mar 2018 Mar 2018 Mar 2018-Apr 2018
Sida 18 (34) Primärvård Ulrika Engelbrektsson, Samverkanskoordinator Barn och utveckling och Socialförvaltningen Kristin Andreasson, Kurator Föräldraresursen Martina Nicklasson, Kurator Föräldraresursen Unni Norén, Drogförebyggande samordnare för grundskolan Mona Bryggman, Enhetschef Psykologenheten för mödra- och barnhälsovård Fyrbodal/Centrala Barnhälsovården Fyrbodal Jenny Vennberg Karlsson, Barnmorska Lilla Edets barnmorskemottagning Apr 2018 4.2 Metoder och verktyg 4.2.1 Metoder För behovsanalysen med verksamhetsrepresentanterna användes Problemanalys utifrån LFA-metoden Rotorsaksdiagram Persona för målgrupp Den slutgiltiga projektplanen baserades på Koncernkontorets projektmodell Projektilen. 4.2.2 Verktyg För att ha mer effektiva möten användes Skype for business som mötesplattform. För att upprätta aktivitetsplanen under 2018 användes Microsoft Projekt. 4.3 Rutiner 4.3.1 Dokumentstyrning Riktlinjer för sociala investeringsmedel i VGR
Sida 19 (34) 4.3.2 Rapportering Rapporteringen har haft olika strukturer under projektets tid. Rapporteringen från projektledare till styrgrupp har skett på Ledningsgruppsmöten barn och unga under 2017. Kommunikationsplanen nedan blev upprättad i samband med godkännandes av projektplanen i mars 2018. Ansvarig Till vem Vad När Projektledare Styrgrupp Statusrapport Styrgruppsmöten, Projektmöten Projektledare Styrgrupp Dagordning Minst 1 veckan innan styrgruppsmöte Projektledare Styrgrupp Mötesprotokoll Senast 2 veckor efter styrgruppsmöte Styrgrupp Ledningsgrupp Projektstatus Ledningsgruppsmöten Vårdsamverkan Fyrbodal Projektledare Projektekonom Rekvisition och lägesrapport Minst varje halvår Styrgrupp, Projektgrupp Mottagare Statusrapport Befintliga mötesstrukturer t.ex. APT. Projektledare Vårdsamverkan Fyrbodal Kansli Statusrapport Varje måndag 4.3.3 Avvikelsehantering i projektet Det har inte funnits någon skriftlig och beslutad rutin för avvikelsehantering i projektet. Ändringshantering upprättades i samband med projektplanen som godkändes i mars 2018. 4.3.4 shantering shantering av dokument upprättades för projektplan i februari 2018. 4.3.5 Kvalitetshantering Ingen metod för kvalitetshanteringen är använd och är heller inte specificerat i direktivet. Kvaliteten har inte kunnat följas då inga kvalitetsmål arbetats fram. 4.3.6 Riskhantering Riskhanteringsplan med hjälp av metoden miniriskmetod upprättades i mars 2018. I miniriskmetoden fanns följande uppdelning: ett riskvärde mellan 1-6 anses vara lågt (projektledares befogenheter) ett riskvärde mellan 8-12 anses vara medel (projektledares befogenheter) ett riskvärde mellan 15-25 anses vara högt (styrgruppens befogenheter). Risker och riskåtgärder gicks sedan igenom vid varje projektmöte.
Sida 20 (34) 4.3.7 Säkerhet och sekretess Projektet hanterar inte känsliga uppgifter. Projektets handlingar och rapporter är offentliga. 4.3.8 Möten Det har under projektets gång funnits olika typer av möten som listas nedan. Från jan 2017-dec 2017 var det grupperingen Ledningsgrupp barn och unga som hade som uppdrag att även vara styrgrupp för projektet. Från jan 2018 så slogs grupperingen ihop med Ledningsgruppen för vuxna och bildade en gruppering istället för två - Ledningsgrupp Vårdsamverkan Fyrbodal. Därefter gjordes Ledningsgrupp barn och unga och delar av dess representanter om till en renodlad styrgrupp för projektet. I februari 2018 beslutade styrgruppen att det skulle kallas till kortare avstämningsmöten med ca 2 veckors intervall - projektmöten. På så sätt kunde de hålla sig uppdaterade om projektstatus och ta fram åtgärder utifrån riskanalysen. Ledningsgruppsmöte barn och unga I Ledningsgruppen barn och unga är fokus på utvecklingsfrågor för barn och unga. I ledningsgruppen används minnesanteckningar som underlag för information, diskussioner och beslut. Ledningsgruppsmöten under projekttiden skedde med ca 2 månaders intervall. Mötestillfällen 1. 2017-01-20 2. 2017-03-01 3. 2017-04-05 4. 2017-09-13 5. 2017-11-29 Dagordning 1. Godkännande av dagordning 2. Föregående mötesanteckningar 3. Information 4. Diskussion 5. Beslut Publicering Publicering av minnesanteckningar har skett på Vårdsamverkan Fyrbodals hemsida.
Sida 21 (34) Styrgruppsmöten Styrgruppsmöte är den mötesform som tillkom efter årsskiftet 2017/2018. För Styrgruppsmötena används mötesprotokoll innehållande dagordningens punkter, beslut, uppgifter, riskanalys och riskåtgärder. Styrgruppsmöten under projekttiden skedde med ca 2 månaders intervall. Mötestillfällen 1. 2018-02-12 2. 2018-04-11 3. 2018-06-13 Dagordning 1. Godkännande av dagordning 2. Föregående mötesanteckningar 3. Statusrapport av projektet 4. Kommande aktiviteter 5. Genomgång och uppdatering av åtgärdslista 6. Övriga frågor 7. Mötet avslutas Publicering Publicering av mötesprotokoll har skett på Vårdsamverkan Fyrbodals hemsida. Projektmöten Projektmöten upprättades för att den nya projektledaren skulle kunna ge snabb återkoppling och efterfråga beslut och åtgärder angående projektet. För projektmötena används mötesprotokoll innehållande dagordningens punkter, beslut, uppgifter, riskanalys och riskåtgärder. Mötestillfällen 1. 2018-03-09 2. 2018-04-06 3. 2018-04-27 4. 2018-05-09 5. 2018-05-25 6. 2018-06-21 (Endast godkännande av slutrapport) Dagordning 1. Mötets öppnas 2. Närvarande 3. Genomgång av åtgärdslista 4. Projektstatus 5. Kommande aktiviteter 6. Övriga frågor 7. Uppdatera åtgärdslista 8. Mötet avslutas Publicering Publicering av mötesprotokoll har skett på Vårdsamverkan Fyrbodals hemsida.
Sida 22 (34) Övriga möten Utöver de mötesforum som angivits ovan har det vid flera tillfällen skett andra typer av möten som sammankallats vid behov som listas nedan. Datum Mötets syfte Deltagare (sammankallande fetmarkerad) Publicering Kommentar 2017-08-30 Regional styrgrupp för SIM får en presentation av följeforskarnas delrapport angående SIM Spår 2. Agneta Mårdsjö Håkan Hilmer Mats Granér Jörgen Hansson Maria Gäbel Finns mötesprotokoll i Bilaga 3. Finns en opublicerad presentation i Bilaga 2. Anne Svensson 2017-09-20 Tydliggörande av hur processen för Spår 2 ser ut och presentation av följeforskning. Diskussion om rekrytering av projektledare. Amira Donlagic Lars Bennersten Carina Hansson Anna Nyman Holgersson Agneta Mårdsjö Maria Gäbel Finns inget publicerat mötesprotokoll/ minnesanteckningar Presentationen för möte hittas i bilaga 4. Anne Svensson 4.4 Händelser och beslut som påverkat projektet 4.4.1 Beslut om förändrad tidsram På ledningsgruppsmötet som hölls efter upptaktsmötet den 1 mars 2017 meddelande Ledningsgruppen barn och unga att de inte ställer sig bakom nuvarande tidsram för beviljade medel på 1,5 år. Tidigare fattade beslut i ledningsgruppen, gällde sociala investeringsmedel under 3 år med förutsättningar att arbeta kvalitativt med uppdraget samt med fullt styrmandat. Vissa justeringar behöver göras från Regionala utvecklingsnämnden, som gäller förtydligande av uppdrag samt projektets längd. Det finns idag inget grundbeslut från Ledningsgrupp barn och unga för detta partnerskap med gällande tidsram. Vidare dialog med ledning inom Koncernkontoret avdelning Folkhälsa samt Regionala utvecklingsnämnden behöver därav ske. Kanslichefen tar diskussionerna vidare med ledningen inom avdelning Folkhälsa. Ledningsgruppen ställer krav på att äga arbetsprocessen om sociala investeringar fortsatt skall rymmas inom Vårdsamverkan Fyrbodals Ledningsgrupp barn och unga. Koncernkontoret skall stötta arbetsprocessen då behov uppstår, dock inte vara styrande och ledande i sin funktion. På mötet 2017-04-05 hade Ledningsgruppen barn och unga en dialog gällande det fortsatta arbetet runt sociala investeringar spår 2 (SIM) med enhetschefen för avdelning Folkhälsa. Diskussioner fördes gällande kravet om tidsförlängning 3 år och det behöver inkomma en skrivelse till regionala styrgruppen för SIM från ledningsgruppen, via ordförande. Den regionala styrgruppen tar sedan frågan vidare till Regionala utvecklingsnämnden för beslut.
Sida 23 (34) På mötet för Ledningsgrupp barn och unga 2017-11-19 meddelas det att det har hållits två möten med några utvalda från ledningsgruppen och tjänstemän från avdelning Folkhälsa samt chefen för avdelningen Näringslivsutveckling där RUN har sina tjänstemän. Gruppen kom överens om att fortsätta utvecklingen av spår 2 i Fyrbodal, men att nytt beslut kring tidsramarna behöver fattas av RUN och därmed behöver underlaget till beslutändring skrivas om. Justerad tidsplan, som behöver arbetas fram av projektledare och godkännas av styrgruppen för SIM i Fyrbodal, ska till RUN den 31/1 2018. Projektledare hade den 12 januari 2018 telefonkontakt med metodstöd angående tidigare mötesprotokoll från styrgruppen angående den förändring av tidsplanen för RUN:s beslut skulle ha skickats in innan 8 januari. De kom då överens om att ingen förändring av tidsplanen behöver ske eftersom budgeten inte behöver förändras. Projektets tidsram gällande delmålen ändras i projektplanen. Projektets leveransdatum är då fortfarande 30 juni 2018. 4.4.2 Byte av projektledare Under projekttiden har det funnits två projektledare. Den första projektledaren valde att gå vidare till en annan tjänst i september 2017. Rekryteringen av en ny projektledare dröjde på grund av att styrgruppen behövde ett förtydligande i projektets fortsatta tidsram, och därför tillträdde inte den nya projektledaren förrän i januari 2018. När projektet stod utan projektledare tog kanslichef för Vårdsamverkan Fyrbodal tillfälligt över ansvaret. När den nya projektledaren tillträdde fanns det därför ingen möjlighet för en direkt överlämning från tidigare projektledaren. Överlämningen fick istället ske med hjälp av Koncernkontorets metodstöd och kanslichef för Vårdsamverkan Fyrbodal. 4.4.3 Konsekvenser av upptaktsmöte Ett upptaktsmöte för att informera om partnerskapsatsningen till tänkta partners; kommuner och regionala verksamheter i Fyrbodal, arrangerades i Vänersborg 2017-03-01. Syftet med dagen var att förankra vad partnerskapet kan komma att innebära i Fyrbodal. Upplägget bestod av information från koncernkontoret, SKL och Kommunforskning i Västsverige (följeforskningen) samt workshop. Upptaktsdagen följdes upp med en enkätutvärdering som besvarades av 33 personer. (Sammanställning finns i bilaga 1). På frågan om det efter upptaktsdagen var tydligt vad partnerskapet skulle innebära svarade över hälften "Nej". Kommentarerna lyfte fram "oklart" och "otydligt" som reflektion. Att partnerskapet ska byggas gemensamt och stödjas av koncernkontoret upplevdes också som otydligt. 2 av 3 önskade ytterligare information kring sociala investeringar och partnerskapet. Det efterfrågades "klargörande" och "tydlig information". Denna uppstart har troligen orsakat konsekvenser för genomförandet av projektet. En oklar uppfattning om vad ett projekt innebär och parternas olika roller, skapar svårighet för ett tydligt förankringsarbete. Därmed minskade möjligheten att uppnå delmål 1: Förankra projektet hos samtliga intressenter. 4.4.4 Ledningsgruppen barn och unga avvecklas När projektet startades så fick dåvarande Ledningsgrupp barn och unga för Vårdsamverkan Fyrbodal axla rollen som styrgrupp. Ledningsgruppen barn och unga var en relativt ny konstellation som startades upp under 2016 som ett komplement till Vårdsamverkan Fyrbodals Ledningsgrupp som då delades in i vuxna respektive barn och unga. Den 4 november 2017 togs beslutet att slå ihop ledningsgrupperna till en gemensam ledningsgrupp vars uppdrag inkluderar vuxna och barn och unga och ur ett förebyggande perspektiv. Det innebar för projektet
Sida 24 (34) att ledningsgruppen barn och unga förändrades och blev en renodlad styrgrupp för projektet och även att flera representanter från ledningsgruppen avslutade sitt uppdrag och nya representanter sattes in i Styrgruppen. Detta har påverkat projektet genom att kunskap och erfarenheter har gått förlorad i och med att representanter bytts ut. 4.4.5 Beslutet att fortsätta trots svårigheter Den 30 augusti 2017 presenteras följeforskningens delrapport på den regionala styrgruppen för SIM. Följeforskningen påvisar stora brister i projektet för SIM Spår 2 och som rekommenderad fortsättning förslår följeforskarna att antingen avbryta satsningen, avblåsa partnerskapet men ge möjlighet för tänkta insatser från Fyrbodal att söka enligt spår 1 under 2017 eller göra ett omtag av spår 2. Den interna referensgruppen har därifrån förberett tre förslag. 1. Ge Vårdsamverkan Fyrbodal barn och unga fullt mandat att fortsätta med partnerskapsatsningen. 2. Skriva till ledningsgruppen för Vårdsamverkan Fyrbodal att styrgruppen för SIM i VGR är oroliga för fortsättningen av partnerskapsatsningen utifrån delrapport från KFi samt att projektledartjänsten är vakant och samtidigt att begära ett möte för att diskutera fortsättning. En skrivelse ger ledningsgruppen i Fyrbodal tid att ta ställning till hur de ser på fortsättning innan mötet med oss i VGR. En fortsättning här ger möjlighet att stödja utvecklingen av partnerskap och med genomförandestöd till planerade insatser, för att säkerställa att det blir en social investering. Kräver att vi jobbar närmare ledningsgruppen i Fyrbodal och samlas kring problem/behov som kommunerna gemensamt tar tag i och inte ta fram insatser utifrån lokala kommunprojekt. Det behövs också en reviderad projektplan utifrån ändrade förutsättningar. 3. Avbryta partnerskapsatsningen men låta planerade insatser söka och bli bedömda enligt spår 1. Viktigt att insatserna som har sitt ursprung från spår 2 inte får en annan bedömning än ansökningar i utlysningen till spår 1. Insatserna i Fyrbodal jobbar klart sina projektidéer, de bedöms som de andra projektansökningarna i utlysningen, men de konkurreras inte ut av de andra. För att lösa det praktiskt skulle spår 1 ansökningarna beslutas i år på RUN:s decembermöte och spår 2 ansökningarna nästa år. Beslutet blev att skicka en skrivelse till ledningsgruppen för vårdsamverka Fyrbodal från styrgruppen för SIM i VGR utifrån alternativ 2. Den 20 september 2017 hålls ett möte med representanter från styrgruppen och tjänstemän från Koncernkontoret för att presentera det följeforskningen kommit fram till. Här diskuteras projektets syfte, följeforskningen, logikmodell och hur projektet ska fortsätta framåt. Styrgruppen beslutar att fortsätta med projektet. 4.5 Förutsättningar som ändrats under projektet 4.5.1 Omprioritering av delmål En omprioritering av delmålen gjordes i samverkan mellan projektledare och tjänstemän från Koncernkontoret och de valde att ta bort att projektet ska leverera 3-5 insatser och valde istället att det ska ha inkommit underlag för beslut senast 30 juni 2018. Tjänstemännen informerade om att de inte går vidare med följeforskning på själva partnerskapet utan det prioriterats bort. Delmål 1, 4 och 5 ska alltså inte uppfyllas inom den satta tidsplanen. Det som projektledare och representanterna kom överens om var att leverera en enklare förstudie innehållande en mindre behovsanalys av några av de intresserade kommunerna, enklare projektplan endast innehållande aktiviteter och budget och en färdig ansökan för en insats senast 30 juni 2018.
Sida 25 (34) 4.5.2 Förändring av metodstöd Under projektets första månader fick projektledare och styrgrupp metodstöd från den dåvarande processledaren för sociala investeringar på Koncernkontoret. Både projektledare och styrgrupp upplevde att processledaren inte kunde förmedla vad projektet skulle leverera rent konkret och det uppstod ofta missförstånd i frågor rörande projektet. De upplevde även att metodstöden utmynnade i mer frågor än svar och därför efterfrågade styrgruppen att få byta person som metodstöd. Detta genomfördes och en annan tjänsteman blev istället metodstöd styrgruppen. När den nya projektledaren tillträdde så blev hon hänvisad tillbaka till den första processledaren av Koncernkontoret. Metodstödet skedde då via den första processledaren tills en ny processledare tillsattes i maj 2018. 5 Slutleverans 5.1 Förberedelser Datum Målgrupp Syfte 2018-06-08 Ledningsgrupp Vårdsamverkan Fyrbodal Kort presentation av hur projektet var tänkt att se ut och hur resultatet blev. Ett önskemål om förankring av slutrapport i relevanta forum framfördes. 2018-06-08 Politiskt samråd Vårdsamverkan Fyrbodal Kort presentation av hur projektet var tänkt att se ut och hur resultatet blev. Ett önskemål om förankring av slutrapport i relevanta forum framfördes. 2018-06-13 Projektets styrgrupp Presentation av enkät och utkast till slutrapport. Framtagande av utkast till kommunikationsplan. 2018-06-21 Projektets styrgrupp Beslutsmöte för att godkänna slutrapporten 5.2 Överlämning Överlämningen av dokumentation innehållande behovsanalyserna är genomförd. Projektledare har distribuerat dokumentationen till de kontaktpersoner som funnits för arbetsgrupperna. Överlämningen av slutresultatet sker i form av denna slutrapport som Styrgruppen ansvarar för att distribuera utifrån kommunikationsplanen (5.5 Kommunikationsplan). 5.3 Förvaltning Vårdsamverkan Fyrbodal förvaltar de dokument som producerats av projektet. Ingen plan behövs då dokumenten inte ska förändras.
Sida 26 (34) 5.4 Arkivering Dokumenten som blir inaktiva efter projektet avslutas kommer att arkiveras på Vårdsamverkan Fyrbodals gemensamma filyta. 5.5 Kommunikationsplan För att säkerställa att resultatet av projektet ska slutrapporten distribueras och förankras i följande kanaler Sändare Mottagare Kanal Anders Carlberg Politiker i Regionutvecklingsnämnden Informationsärende till Regionutvecklingsnämndens sammanträde Elisabeth Bengtsson Representanter i SIM Styrgrupp Styrgruppsmöte för SIM Elisabeth Bengtsson SKL Nätverk SKL Said Niklund Socialchefer i Fyrbodal Forum för Fyrbodals socialchefsnätverk Henrik Lind Utbildningschefer i Fyrbodal Forum för Fyrbodals utbildningschefsnätverk Carina Hansson Norra hälso- och sjukvårdsnämnden Nämndsammanträde Norra hälsooch sjukvårdsnämnden Lisbeth Tilly Socialchefer i Fyrbodal Forum för Fyrbodals socialchefsnätverk Majvor Martinsson NU-sjukvårdens sjukhusledning Ledningsgruppsmöte Per Midfeldt Tove Holmgren Mats Dahl Privata primärvårdschefer i Fyrbodal Privata primärvårdschefer i Fyrbodal Offentliga primärvårdschefer i VGR Nätverk för privata vårdgivare i Fyrbodal Nätverk för privata vårdgivare i Fyrbodal Primärvårdschefsnätverket Närhälsan Helena Kronberg Utbildningschefer i Fyrbodal Forum för Fyrbodals utbildningschefsnätverk Anna Nyman Holgersson Folkhälsostrateger i Fyrbodal Nätverket Folkhälsostrateger i Fyrbodal
Sida 27 (34) 6 Erfarenheter från projektet 6.1 Synpunkter och observationer Nedan följer projektledningens (alla involverade) observationer och reflektioner på varför projektet misslyckats. Resonemanget förs utifrån boken "Projektledning" av Bo Tonnquist så här sammanfattar han de vanligaste orsakerna till varför ett projekt misslyckas. 1. Otydligt mål och syfte 2. Målet ändras under projektet 3. Brist på inblandning av "användare" 4. Dålig planering 5. Orealistisk tids- och resursbedömning 6. Brist på stöd från ledningen 7. Bristande kommunikation och agerande som ett team 8. Bristande yrkesskicklighet 6.1.1 Mål och syfte Målet och syftet är något som verksamheterna ser behov av alla vill öka barn och ungas förmåga att klara grundskolan med godkända betyg. Att ha en infrastruktur på plats för att samordna Fyrbodals kommuner att tillsammans arbeta mot målet är en god tanke, men vad det innebär rent konkret och hur samverkan ska gå till för att uppnå målet upplevs som otydligt. Den första projektledarens utmaning var att försöka tolka vad som förväntades levereras för varje mål och vilka projektkrav som stod i RUN:s beslut. Detta i samråd med tjänsteman på Koncernkontoret. Det fanns mycket oklarheter i vad projektet förväntades leverera och de leveranser som gjordes till Koncernkontoret av projektledaren som bedömdes och beslutades utifrån outtalade projektkrav. Ett beslut (projektdirektiv) kan vara otydligt men då måste det framgå vem som har befogenhet att forma otydligheten, vilket i detta fall saknades. 6.1.2 Målet ändras under projektet Delmål 6, att det ska startas upp 3-5 insatser innan 30 juni, ändrades i mars 2018 till att minst en ansökan om en insats ska ha inkommit för beslut till RUN. Detta för att tiden för att starta upp insatsen var knapp. 6.1.3 Brist på inblandning av användare Under projekttiden har den operativa personal som blir användarna av insatserna varit involverad men inte i den utsträckning som hade behövts. För att nå en bättre förankring bör operativ personal och även målgruppen till en viss del involveras i projektet på ett tydligare och mer strukturerat sätt. 6.1.4 Dålig planering Eftersom det under hela projekttiden varit otydligt vilka krav som funnits på projektet så har det varit svårt att planera hur lång tid aktiviteter tar. Ett försök gjordes i den första projektplanen som inte blev antagen, men tidsplanen uppfylldes inte och en ny aktivitetsplan upprättades i mars 2018. Aktivitetsplanen var extremt snäv och det fanns inte rum för några avvikelser.
Sida 28 (34) 6.1.5 Orealistisk tids- och resursfördelning Den fanns en milstolpeplan för de sex delmål som innefattades i RUN:s beslut varav fem av målen skulle vara uppnådda till maj 2017. Projektledningen och styrgruppen har vid flertalet tillfällen påpekat att det var en orealistisk tidsplan. Att jobba med förankring i 15 kommuner för både kommunala och regionala verksamheter är ett stort arbete och förankring med så många involverade parter måste få ta tid och detta skulle klaras av på 2 månader (En månad för delmål 1 och en månad för delmål 4). 6.1.6 Brist på stöd från ledningen Det finns två styrande parter i projektet styrgruppen och finansiären RUN. Finansiären har valt att representeras genom adjungerade tjänstemän från Koncernkontoret som har samarbetat med Styrgruppen. Eftersom ansvar och befogenheter inte upprättades från början i projektorganisationen har det funnits tydliga brister. Styrgruppen har hela tiden känt att de inte fått stöd från finansiären i de frågor som kunnat ta projektet framåt och har på så sätt upplevt att de är bakbundna. Styrgruppen har inte kunnat fatta egna beslut utan finansiären har styrt, utan en tydlig beslutsstruktur och ändringshantering. 6.1.7 Bristande kommunikation och agerande som ett team När projektledning, styrgrupp och adjungerade tjänstemän från Koncernkontoret har samarbetat har det vid flertalet tillfällen lett till att projektledning och styrgrupp missförstått det budskap som tjänstemännen förmedlat. Den bristande kommunikationen har givit upphov till att projektet gått ur kurs då styrgrupp och projektledning inte förstått vad det rent konkret är som de förväntas leverera. 6.1.8 Bristande yrkesskicklighet Den första projektledaren som tillträdde har själv uttryckt bristande kompetens gällande projektledning. För att leda ett projekt av denna storlek behövs erfarenhet av liknande projektarbeten och även en bred kunskap i projektmetoder. Att finansiären även valde att använda LFA-metoden för att upprätta en projektplan har inte underlättat för projektledaren då den är svår att tillämpa på stora projekt. Eftersom beslutet har varit så svårt att tolka i samarbetet med tjänstemännen på koncernkontoret finns det även där en avsaknad av förståelse för komplexiteten i stora projekt likt detta. Projektet var inte verklighetsförankrat vilket beslutet påvisar angående milstolpeplanen och formuleringen av delmålen. 6.2 Förslag till förbättringar Nedan följer en sammanställning av förslag till förbättringar tagna från enkätunderlaget (Bilaga 5 och 6) och även reflektioner från de samtal som förts med representanter från medverkande i och observatörer av projektet. Vi har valt att dela in kommentarerna utifrån tre perspektiv Tid, Resurs och Kvalitet. I Bo Tonnquist bok Projektledning beskrivs projekttriangeln där hörnen i triangeln representerar kvalitet, tid och resurs. Kvalitet beskriver ambitionsnivån man vill att projektet ska ha, vad som ska göras och med vilken kvalitet på utförandet. Tid anger när projektet ska vara färdigt och projektets deadlines. Resurser utgörs framförallt av storleken på budget och hur mycket arbetstid som det är rimligt att lägga ner på projektet.
Sida 29 (34) 6.2.1 Tid Realistisk tidsplan Lägg mer tid på förankringsarbete 6.2.2 Resurs Upprättad projektorganisation med tydlig projektledning o Budgetera för operativa resurser o Nyckelpersoner ska bokas tidigt för projektet o Alla som ska ingå i eller berörs av ett projekt behöver projektkunskap Resurs som leder arbetet med behovsanalysen, målgruppsdefinition, budgetunderlag, ta fram statistik och mätbara indikatorer samt stöd med implementeringsplan 6.2.3 Kvalitet Samstämmiga förväntningar Tydliga roller och uppdrag o Tydliggör ansvar och befogenheter för medverkande Tydliggör krav från styrande parter från början o Inkommer det nya krav eller om de behövs förändras så ska det finnas en ändringshantering för detta o Finansiär ska inte detaljstyra Underifrån perspektiv (stödja befintliga processer och inte lägga på något uppifrån) Lokal förankring o Använd den samlade kompetens som finns inom de verksamheter som är tänkta utförare i ett tidigt skede i planeringsarbetet Enkla och tydliga krav och förutsättningar på insatsen och på de som ska medverka o Organisationsstruktur och projektplan ska vara tydlig från början Viktigt att förutsättningarna för att projekt är realistiska utifrån komplexiteten i verksamheterna o Viktigt att en omvärldsanalys är utgångspunkt för syfte och mål Tydlig kommunikationsplan så alla intressenter får den information de behöver Är uppdraget otydligt och svårbegripligt ta beslutet att avsluta det 6.3 Kommentarer från projektet 6.3.1 Förutsättningar Upplevelse av en svårighet i förhållandet till verksamheterna, en oförståelse för den komplexitet det innebär att sjösätta ett så här stort projekt. Ansatsen för projektet var inte verklighetsförankrad. Processen drevs framåt som om resurser och personal redan var riggat, fastän detta skulle arbetas fram under projektet. Styrande parter behöver tänka på detta som en demokratifråga. Förutsättningarna i Fyrbodal ser annorlunda ut än i en storstadsregion. Här handlar det om utanförskapsområden på landsbygden, då är det viktigt att tänka utifrån deras förutsättningar och orsaker till utanförskap.
Sida 30 (34) Det är viktigt att förankringsarbetet redan är förberett innan ett projekt som ska innefatta så många aktörer påbörjas. Verksamhetsansvariga ska vara med och förankra i verksamheterna så att de vet vad en social investering innebär. Kommunikationssvårigheter mellan Vårdsamverkan och Koncernkontoret. Upplevelse av att direktiv ändrades genomgående under projekttiden. Det finns en oklarhet i om det handlar om ändringar eller missförstånd, men det är klart att det genomgående funnits en otydlighet. Upplevelse från både Vårdsamverkan och styrgrupp är att det som arbetades fram utifrån givna direktiv inte godkändes/ höll måttet vid dialog med koncernkontoret. Styrgruppen upplevde sig bakbundna. Mandatet och kraften fanns inte i styrgruppen. Grundläggande förhållningssätt kring förändring saknas hos beslutande part. Angående kraven för sociala investeringar finns det olika åsikter från verksamheterna. Från att de uppfattar att de är relevanta, tydliga och lätta att följa upp till att det är alltför stränga. Krav som är beskrivna av SKL utifrån sociala investeringar anses tydliga men VGR lyckas inte förmedla detta och har dessutom satt egna krav som de inte har lyckats kommunicera ut till verksamheterna. De upplever att kraven har pendlat och svängt även om mallen har följts har det inte varit tillräckligt. 6.3.2 Projektorganisation Flera har en upplevelse av att beslutande och styrande part saknade vana av att driva projekt, saknade kunskap om partnerskapsarbete samt hade haft behov av ökad kunskap kring vad en social investering är. Partnerskapssatsningen medförde kontroll och styrning. Det fanns en otydlighet kring uppdrag, ansvar och roller samtidigt som uppfattningen är att det i samband med upptaktsmötet 1 mars 2017 ändrades från att Vårdsamverkan Fyrbodal skulle vara drivande till att Koncernkontoret skulle styra. Vid upptaktsmötet kände sig deltagarna överkörda. De blev inte lyssnade på och gick därifrån med fler frågor än innan mötet. Detta medförde frustration, ilska och känsla av uppgivenhet. Hälsokällan Fyrbodals kommunalförbund har informellt varit med i dialog kring att vara kommunikationspart utifrån sitt uppbyggda nätverk inom kommunerna i Fyrbodal, men frågan ställes aldrig formellt. Det uppfattas som det är en rörig ledning och styrning på Koncernkontoret med handläggare som gick sin egen väg snarare än att lyssna på omvärlden och sin egen ledning. I ett partnerskap kan inte finansiären gå in och detaljstyra så som det gjorts här. Det måste finnas tillit till partnerskapet för att skapa förtroende och ett gott samarbete. Till styrgruppens förfogande är upplevelsen att det i princip inte fanns någon projektorganisation och i den som fanns var det oklarheter om styrgruppens mandat. Att Ledningsgrupp barn och unga lades ner under processen försvårade arbetet. Det har framkommit en förundran över att tilltro gavs till personer som inte hade möjlighet att klara uppdraget att ansvara för projektet. Att en projektorganisation utsätter människor för detta. När den nya projektledaren tillträdde upplevdes det att helheten blev mycket tydligare men att arbetet varit dåligt organiserat från början så det var svårt att hämta hem både förtroende och energi. 6.3.3 Projektdirektiv Tydlighet kring riktlinjer och projektdirektiv saknades. Som helhet upplevdes projektet diffust.
Sida 31 (34) När det gäller syfte och mål är den samlade uppfattningen att båda dessa är goda, men delar av dessa har under projektets gång frångåtts. När detta skedde är oklart. Det har skett en förskjutning från att skapa infrastrukturen först till att insatserna har blivit det mest efterfrågade resultatet. Tidspress har upplevts som påtaglig och påtalas från flera håll. Projektet låg efter tidsplanen och det upplevdes att det har varit bråttom att få fram insatser. Det behövs tydlig struktur med tydligare roller och ansvarsfördelning från början i beslutet från RUN. Vårdsamverkan Fyrbodal skulle ägt mandat över att fatta egna beslut inom ramen för beviljade SIM-pengar. Målet att förbättra livsvillkor för barn och unga är väldigt stort och ogripbart. Det är även formulerat väldigt rörigt i beslutet då man blandar flera mål som inte är utformade utifrån S.M.A.R.T-metoden (Specifikt, mätbart, accepterat, realiserbart och tidsatt). Det hade vart en fördel att dela upp målet till fler delmål speciellt med tanke på att det skulle gå att sprida insatserna och metoderna till andra geografiska områden i länet samt nationellt. Tanken om sociala investeringar är god men det är svårt att räkna hem en ekonomisk vinsteffekt. Det handlar om väldigt små målgrupper för att kunna göra de beräkningar som krävs och frågan är om det blir etiskt riktigt. Det frångår grunden för folkhälsoarbete - vi ska inte välja ut vissa individer, vi ska jobba för alla individer. 6.3.4 Mål och syfte Angående delmål 1, Förankring, så hade det behövts en bättre lokal förankring från första början. Stora förändringar behöver mycket längre tid för att förankras än vad som var satt i tidsplanen. Det var en månad avsatt att förankra projektet i berörda nämnder och hos samtliga aktörer vilket inte är realistiskt. Angående delmål 2, Kartläggningen/inventeringen, så förvärrades otydligheten efter upptaktsmötet. Angående dataanalyserna som förväntades göras så är den statistiken som var tänkt att avgränsa målgruppen svår att få tag i och statistiken kan vara svår att jämföra mellan kommunerna. Det hade behövts mycket mer tid att få till ett resultat än vad som var avsatt. Att få fram behovsbilden innebär ett gigantiskt arbete i alla kommuner. Det borde ha påbörjats 6 12 månader innan för att ha som underlag på upptaktsmötet. Angående delmål 3, Projektplan, så skulle den upprättas med LFA-metoden vilket skapade frustration då Vårdsamverkan Fyrbodal från början tvingades till att arbeta med en metod som de inte fick välja själva. Ett övergripande projekt av denna kaliber kan inte ha en projektplan uppbyggd på det sättet. Det hade absolut varit möjligt att göra en enklare modell för vad insatserna ska leverera, men så är inte målet formulerat. Sen ska projektplanen bli antagen men det anges inte var. Angående delmål 4, Insatser förankras, så är det otydligt vad skillnaden är på spår 1 och spår 2. Här trodde styrgruppen (partnerskapet) att den skulle ansvara för att utse, välja och leverera resultat från projekten. Här finns en uppfattning om att förankringen sker på den strategiska nivån som sedan tilldelar den operativa nivån som då inte får något förhandlingsutrymme, det är inte en bra förankring. Angående delmål 5, Stödstrukturer, så uppfattade styrgruppen att det skulle upprättas en stödstruktur som följer upp resultaten i arbetet och tillför ny kunskap. De skulle ha identifierat funktioner utöver projektledning som ska vara ett stöd i att uppnå målen för en social investering. I detta delmål hade det verkligen behövts specificeras vad som var tänkt att levereras. Det jobbades ständigt på detta mål utan att det gick att fastställa. Verksamheterna upplevde partnerskapet som krångligt och oklart men att syftet med det var att skapa bättre samverkan, större utbyte och spridningseffekter.
Sida 32 (34) Angående delmål 6, Insatser påbörjas, ser projektledning och styrgrupp att projektet haft fel tidsram. Att få konsensus i alla kommuner och regionala verksamheter samt driva en process med så många aktörer inblandade kräver en stor projektorganisation. Även detta mål är inte heller speciellt konkret då Utbildningsinsatser kan innebära mycket och det är oklart till vilka dessa utbildningsinsatser skulle rikta sig. 6.3.5 Samarbete Otydligt metodstöd från koncernkontoret. Metodstödet som getts via möten och telefonsamtal har ofta skapat oftast mer förvirring och behov av att kontakta igen för förtydliganden. Svårighet med att få till tid för metodstöd. Stora beslut fattades hastigt i stunden. Gällande samverkansmöten med Koncernkontoret så var styrgruppen och projektledningen oftast mer förvirrad efter mötena än innan. Styrgruppen befarar att intresse för liknande samarbete med personer ute i verksamheterna som varit delaktiga i projektet är mycket svalt. Det är mycket tid och engagemang som lagts ner. Från verksamheterna kommer reflektioner som brända broar och att det skulle vara svårt att samla ihop resurser på likande sätt igen. Sociala investeringar är i sitt ursprung en god tanke, risken är nu att det har fått en dålig klang. Angående projektets möten uttrycks det att det generellt sett har fungerat bra. Kommunikationen i stort har upplevts som både tydlig och förvirrande. Projektet fick en dålig start men det blev en bra upphämtning med bättre tydlighet och ett framåtdrivande. Verksamheterna upplever att VGR är en svår samarbetspartner. Det finns många bra människor men komplicerade processer skapar frustration snarare än hopp. En annan upplevelse är att det har varit intressant och givande att arbeta i partnerskap där olika verksamheter tillsammans arbetar i samverkan samt process- och målinriktat. Det uttrycks även att det är beklagligt att projektet avslutades då behovsanalysen gav tydliga indikationer på utvecklingsbehov och möjligheter. 6.3.6 Resurser Den budgeterade lönekostnaden är inte realistisk. Om man hade tänkt att medfinansieringen skulle bestå av att man kostnadsfritt fick låna representanter från verksamhet till projektet för att genomföra delmål 1 6 så förstår man nog inte riktigt hur verksamheterna fungerar. Projektmedlemmar ska avlönas från projektet för att frigöra utrymme i verksamhetens budget att kunna ta in en ersättare. Verksamheterna är i dagsläget inte riggande för att göra ansökningarna för sociala investeringar i VGR. Ska t.ex. primärvården vara med och ta fram underlag och sitta i en arbetsgrupp för detta så blir det problematiskt på grund av att man inte finansierar utvecklingsarbete på samma sätt utifrån deras krav och kvalitetshandbok. Primärvården har på så sätt inte samma flexibilitet som kommunerna att medverka vid utvecklingsarbete och behöver mycket bättre framförhållning för att kunna avvara resurser. Den administrativa budgeten skulle primärt användas för personella resurser för att genomföra aktiviteterna. Själva insatserna, om de var förankrade, skulle ge utrymme för extra personal på lokal nivå. Sorgligt och snopet att projektet inte utmynnade i några insatser. Det är mycket pengar som går till spillo, pengar som kunde kommit barn och unga i Fyrbodal till nytta.
Sida 33 (34) 7 Godkännande Ordförande för styrgrupp och projektledare beslutar härmed att godkänna slutrapporten. 8 Bilagor 8.1 Bilaga 1 Utvärdering av upptaktsmötet Efter upptaktsmötet den 1/3 2017 skickades en enkät ut till de som hade deltagit under dagen. I enkäten fick deltagarna svara på följande frågor 1. Syftet med dagen var att förankra vad partnerskapet kan komma att innebära för Fyrbodal. Var det tydligt? 2. Uppfattade du att partnerskapet ska byggas gemensamt inom vårdsamverkan barn och unga och följas samt stödjas av koncernkontoret VGR? 3. Anser du att någon ytterligare person ifrån din verksamhet/förvaltning/enhet skulle behövt varit med under dagen? 4. Hur fick du information om inbjudan? 5. Önskas du ytterligare information om sociala investeringar och partnerskapssatsningen? Bilagan är en sammanställning över de totalt 33 svar som inkommit. 8.2 Bilaga 2 Delrapport följdefoskning I början av sommaren 2017 hade våra Koncernkontorets processledare för sociala investeringar ett avstämningsmöte med forskarna då forskarna tyckte det var skakigt i Fyrbodal. De presenterade en delrapport som sammanställdes endast i en PowerPoint-presentation som vi har lagt som bilaga. 8.3 Bilaga 3 Minnesanteckningar från SIM Styrgruppsmöte 2017-08-30 På Styrgruppsmötet för SIM presenterades den delrapport som forskare på KFi sammanställt på ett nuläge av följeforskningen av spår 2 i Fyrbodal. Efter intervjuer och observationer av spår 2 visar bilden att partnerskapet är dåligt förankrat och att förståelsen av partnerskapsatsningen är svag. I minnesanteckningarna gav man sedan förslag på hur man skulle fortsätta med projektet.