Vanliga arbetsuppgifter utan bilder (när du hittar i Miriam) Registrera ny medlem direkt... 1 Registrera ny medlem anmäld via hemsidan... 1 Avregistrera medlemskap eller godkänd medlemsansökan... 2 Återöppna medlemskap.... 3 Hushållsmedlem, registrera... 3 Hushållsmedlem, avregistrera... 4 Uppdrag, registrera för en person.... 4 Uppdrag, avsluta för en person.... 4 Utskrift av vyer / listor... 5 Adressetiketter, skapa för hela föreningen... 5 E-post utan bilaga till alla medlemmar.... 6 Registrera ny medlem direkt 1. Klicka på plustecknet + på Navigationslisten. 2. Då öppnas följande fönster. klicka på Medlemsansökan. 3. Fönster med 3 kolumner öppnas. Fyll i all persondata. OBS. Hushållskoppling ska läggas in efteråt om ansökan gäller en sådan. 4. Tryck Spara nere till höger i ifyllnadsfönstret när du fyllt i alla uppgifter. 5. Därefter visas GUL informationstext under Navigationslisten att det lyckats. Registrera ny medlem anmäld via hemsidan 1. Klicka på Nerpilen efter Medlemscenter i svarta Navigationslisten. 2. Klicka på modulen Medlemscenter i huvudmenyn som kom upp. 3. Klicka på Medlemsansökningar i undermenyn 4. Nu visas en vy som heter Aktiva medlemsansökningar. 5. Dubbelklicka på en ansökan med Statusorsak = Under Bearbetning Ett nytt fönster öppnas nu med hela ansökan. Finns det en gul textrad i ansökan, så skall du gå direkt till steg 20 nedan. 6. Kontrollera/ändra all information under de 4 huvudområdena: Personuppgifter, Kontaktinformation, Folkbokföringsadress och Medlemskap information. Använd grå skrollningslist till höger om så behövs. 7. När du är nöjd med informationen på sidan klickar du på SPARA. 8. Klicka på GODKÄNN (Klicka ALDRIG på Fortsätt eller Slutför) 9. Klicka på Ok i lilla popupp-fönstret. 10. Klicka på X längst upp till höger under svarta navigationslisten så att fönstret stängs och du kommer tillbaka till vyn med Aktiva Medlemsansökningar. 11. Nu är du klar. Godkända ansökningar finns nu under Personer / P07.Medlemsansökningar 1 (6)
20. Medlemsansökan med Gul textrad i mitten. 21. Den gula textraden anger att personen redan finns i medlemsregistret. Antingen med (A) en Godkänd Ansökan eller (B) som person/medlem. A. Finns det enligt Gula linjens text redan en godkänd ansökan, så kontrollerar du att så är fallet i vy P07. I så fall skall du göra Avslag på denna nya ansökan. Knappen Avslag finns strax till höger om Godkänn under den svarta Navigationslisten. B. Finns personen redan som medlem enligt textraden ska du undersöka dess status i medlemsregistret. Sen görs lämplig åtgärd på denna existerande beroende på dess saldo samt medlemstatus. (Du har ju en ny ansökan, så hen vill vara medlem.) OBS. Både i A och B ovan, så kan det vara så att den redan existerande finns i en annan förening och då kan du inte nå personkortet. Du får då kontakta distriktsansvarig för hjälp. Avregistrera medlemskap eller godkänd medlemsansökan 1. Ta fram Personkortet för personen. (Manual M12 för att hitta Personkort.) 2. Klicka på lilla pilen bredvid MEDLEMSKAP så att rullgardinsmenyn öppnar sig och gör det möjligt att se olika val. 3. Klicka på Säg upp medlemskap för att komma till utträdesprocessen. 4. Du får då upp en sida med grönt steck i mitten, som också blinkar till lite. Följande finns ifyllt, Sök kund: Personens namn, Ärendetyp: Utträde. 5. Klicka nu till höger på den ljusgröna linjen: Utträde (Aktiv under 1 minut) så att en ny sida, som liknar den förra, öppnas. 6. Ange Utträdesorsak. Genom att klicka på förstoringsglaset till höger i fältet för att få olika alternativ. Välj ett. För Medlemsansökan: Ångra inträde. 7. Ange Utträdesdatum. Klicka på fältet för att visa kalendern och välj datum. 8. Frivilligt att göra: Klicka på Uppsägningen mottagen och välj datum. 9. Klicka på SPARA OCH STÄNG. 10. Gå till medlemmens Personkort genom att klicka på hennes namn (blå text). 11. Vi ser att det har kommit upp två nya aktivitet i aktivitetsfältet till höger angående Utträde och att Utträdesorsaken är i detta fall Begärt utträde. Har du bara fått aktiviteten med färgad symbol (den svarta saknas) så har troligen inte utträdet avslutats korrekt (fylla i rätt och SPARA OCH STÄNG). 12. Tittar under Medlemskap på personkortet så det ligger som: Avslutad eller eventuellt Begärt utträde under en kortare tid innan det blir Avslutad. 13. OBS. Den gula raden som säger att hon saknar aktivt medlemskap kommer oftast på personkortet först DAGEN EFTER du avslutat inträdet. 2 (6)
Återöppna medlemskap. Om en medlem som utträtt återigen vill bli medlem, så skall du göra A eller B nedan beroende på när han slutade som medlem: A. Om ni får en ny medlem som har varit medlem tidigare men inte betalat medlemsavgift för föregående år, ska ni göra en ny medlemsansökan på den personen enligt ovan. Då blir den bara aviserad för innevarande år, dvs slipper att bli aviserad även för föregående år. B. Om medlemmen däremot avslutade sitt medlemskap under föregående år och hade betalat det året, så ska ni använda funktionen återöppna medlemskap som följer här: 1. Öppna medlemmens Personkort. 2. Du ser på den gula raden mitt i, att personen saknar aktiva medlemskap. 3. Klicka på MEDLEMSKAP under svarta Navigationslisten. 4. Klicka på Återöppna medlemskap i den rullgardinsmeny som visar sig. 5. Ett popupp-fönster visar sig. Se att rätt medlemskap är markerat för återöppnande. Normalt finns bara ett. 6. Klicka på Nästa. 7. Ett nytt popupp-fönster öppnas. Klicka på Slutför. Medlemskapet är återöppnat. Gå in på någon lista för medlemmar med aktiva medlemskap t.ex. 02 Medlemslista stor, så skall medlemmen finnas. Hushållsmedlem, registrera 1. Ta upp Personkortet för en av de två personerna på skärmen. 2. I personkortet klickar du på ordet ANSLUT. 3. I nya fönstret i rutan Anslut till /Namn Skriver du in namnet på den person som ska kopplas till som hushållsmedlem. 4. Klicka på förstoringsglaset i slutet av rutan för att söka, och en rullgardinslista med ett eller flera namn visas. 5. Klicka på önskat namn. Namnfältet blir blått, som visar att du valt den personen. 6. Klicka på Spara för att få fram undermenyn. 7. Klicka på Spara och stäng 8. Skrolla nu ner på personkortet tills du hittar fliken Hushållsmedlem, och öppna den. Nu kn du se att den andre personens namn finns där. 9. För att se den andres Personkort klicka här på dess namn med blå text. 3 (6)
Hushållsmedlem, avregistrera 1. Ta upp Personkortet för en av de två personerna på skärmen. 2. Skrolla ner till rubriken Hushållskoppling och öppna den. 3. Dubbelklicka någon centimeter till höger om andra personens namn i blått för att få upp fönstret med Hushållskopplingen. 4. Verifiera att rätt personer finns som Ansluten till och Ansluten från. 5. Klicka på Inaktivera. 6. Klicka på Inaktivera i nytt litet popuppfönster som heter Bekräfta inaktivering Hushållskopplingen har nu försvunnit på de två personkorten. Uppdrag, registrera för en person. 1. Öppna Personkortet för aktuell person. 2. Skrolla ner och klicka på Förtroendeuppdrag för att öppna upp och se personens uppdrag. 3. För att lägga upp ett nytt uppdrag på personen klicka på + till höger. 4. Ange Uppdragstyp (normalt Förtroendevald, som är ifyllt). 5. Ange Uppdragsroll genom att enkelklicka I fältet och skriva de första bokstäverna I uppdragsrollens namn. Klicka på förstoringsglaset för att få alternativ och välj sen rätt alternativ. 6. Ange startdatum genom att klicka i fältet för Datum from och välj i kalendern som kommer fram till höger i fältet. 7. Organisationsenhet erhålls genom att klicka på förstoringsglaset längst till höger i fältet och klicka på rätt organisationsenhet i listan som kommer fram. 8. Klicka på SPARA OCH STÄNG I det Uppdrags-fönster du har uppe. Uppdrag, avsluta för en person. 1. Ta upp Personkortet för personen. 2. Skrolla ner på Personkortet och klicka på Förtroendeuppdrag för att öppna. 3. Dubbelklicka i ett tomt utrymme i raden för det uppdrag du vill avsluta. 4. Fönstret Ny(tt) Uppdragsinnehav öppnas. Klicka på fältet för Datum tom och välj slutdatum i kalendern till höger i samma fält. 5. Klicka på SPARA 6. Klicka på Inaktivera 7. Ett nytt mindre fönster öppnar sig. Klicka på Inaktivera i detta fönster. För vissa uppdrag kan det dröja över en natt innan de får status: Avslutat uppdrag. 4 (6)
Utskrift av vyer / listor 1. Välj i menyer och vyer så att önskad vy/lista syns på skärmen. 2. Klicka på kugghjulet nästan längst till höger i den svarta Navigationslisten högst upp i medlemsregistret. 3. Klicka på Förhandsgranska i rullgardinsmenyn 4. Ett mindre fönster öppnar sig där man kan välja att skriva ut Alla poster på den aktuella sidan eller Alla poster på alla sidor. För medlemsregister och liknande vill man oftast ha Alla poster på alla sidor för att få hela registret. 5. Klicka på Ok 6. Ett utskriftsfönster öppnar sig. Klicka på Skriv ut 7. Du kommer nu till webbläsarens utskriftsmeny som är unik för varje webbläsare och delvis i kombination med typ av skrivare, men här borde du känna igen dig och klara fortsättningen. OBS. Oftast har du en skrivare (Destination) som heter Skriv ut som PDF, vilket innebär att du sparar ett PDF-dokument istället för att skriva ut. Detta kan du sen skicka till någon annan i föreningen, som behöver det för att utföra sitt uppdrag. Adressetiketter, skapa för hela föreningen Etiketter skapas med eller utan hushållskoppling. Använd etikettpapper A4 med 3 x 8 etiketter och med 4 mm marginal i över- och underkant av sidan. Då blir etiketten 70 x 36 mm. 1. Klicka på V till höger om Medlemscenter i det svarta Navigationsfältet överst. 2. Klicka på modul Medlemscenter. 3. Klicka på område Personer. 4. Välj vyn P02. Medlemslista stor. Görs genom att först klicka på rubriknamnet för den vy som syns, och sedan välja P02 i vy-listan som visar sig. 5. Markera alla genom att klicka på bocken framför kolumnrubrik Förnamn. 6. Klicka på de tre punkterna som då kommer fram. 7. Klicka på Kör rapport. 8. Klicka på Adressetiketter inkl. hushållskoppling. (Vill du ha utan hushållskoppling, så klickar du på Adressetiketter SPF.) 9. Klicka på Alla tillämpliga poster, som är förvalt och första-alternativet i nya fönstret. 10. Klicka på Kör rapport. 11. När den är klar så Klickar du på fyrkantiga symbolen (gammal diskett) för Spara i fönstrets menyrad som finns ovanför första etiketten. 12. Klicka på PDF-fil (Acrobat). Nu får du antingen upp PDF-filen och direkt möjlighet att spara den där du vill på din dator, eller så visas den i webbläsarfönstret som en liten ruta nere till vänster/höger, som går att klicka på för att öppna och spara. 5 (6)
E-post utan bilaga till alla medlemmar. 1. Välj Medlemscenter / Personer och vy 01. Medlemslista liten, med ort.. 2. Klicka på bocken framför rubriken Förnamn. Alla medlemmar på sidan blir förbockade. 3. Klicka på de tre prickarna som nu finns längst till höger i menyn. (I vissa listor får man dessa prickar längre ner i en menyrad strax över listan.) 4. Klicka på Snabbkampanj i menyfönstret som nu visar sig. 5. Du får tre val och för hela föreningen väljer du: För alla poster på alla sidor = alla aktiva medlemmar med e-post. 6. Klicka på För alla poster på alla sidor. Detta innebär alla aktiva medlemmar med e-post får meddelandet. 7. Första fönstret är bara information, så klicka på Nästa. 8. I nästa fönster ger du din kampanj (= ditt utskick) ett namn. Detta namn skickas ej, utan är till för att du själv ska hitta i dina utskick. 9. Klicka på Nästa. 10. I nästa fönster väljer du aktivitetstyp E-post. Gör inga andra ändringar i detta fönster utan klicka på Nästa. 11. I fältet Från skall du klicka EN gång med muspekaren en bit till höger om ditt namn. Utan att röra något annat skriver du bara mail på tangentbordet, som då hamnar i rutan Från istället för ditt namn. 12. Klicka på figuren Sök till höger och Välj sen rätt alternativ av de som visas, dvs Klicka på MailutskickSPF SYSTEM så att det hamnar i fältet Från. 13. Använd mall får ej vara ibockad, när du skall skriva ett meddelande direkt. 14. Fyll i Ämne (rubriken på ditt e-brev som du skickar). 15. Skriv sen önskad text i rutan under. Det går även att formattera / färglägga. Klistrar man in text från Word med t.ex. en länk i, så kommer länken med. Det går ej att klistra in bilder eller logotype. 16. Klicka på Nästa när texten är klar. 17. Nu ser du vad du har skapat: E-post, och hur många mottagare: Omfattning. 18. Klicka på Skapa. Om sen tittar på ett Personkort, så ser du ditt utskick under Aktiviteter till höger. Det går att klicka och se dess innehåll och status. 6 (6)