Förenade Care Björkgården

Förenade Care Björkgården Kvalitetsberättelse 2014 På Förenade Care och Björkgården har vi ett väl utvecklats kvalitetsarbete med en tydlig ram enligt ISO 9001, ISO 14001 samt OHSAS 18001. Vi arbetar med en tydlig struktur kring kvalitet och kvalitetsutveckling med tydliga mål, riktlinjer och ramar. Vi lämnar in en sammanställning på årsbasis till ledningen för Förenade Care. Där vi väl beskriver vi och redogör för hur vi arbetar med frågor och utveckling kring arbetsmiljö, kvalitetsarbete och miljöfrågor. Vi beskriver strukturerat och tydligt hur vi har arbetat med dessa frågor. Hur vi har analyserat orsakerna till uppkomna frågeställningar eller avvikelser. Vi informerar om hur vi lägger upp utvecklingsprojekt inom ovan områden och hur vi har åtgärdat uppkomna avvikelser eller frågeställningar. Vi arbetar även utifrån vårt avtal och uppdragsgivarens mål samt uppföljning av verksamheten. Resultatet av detta presenterar och implementerar vi på olika sätt i verksamheten. Detta sker genom information och diskussion på arbetsplatsträffar, ledningsgruppsmöten, gruppmöten samt andra förekommande arbetsgrupper så som exempelvis avvikelseråd, interrevisorsmöten och sjuksköterskemöten. Vi arbetar även med olika ämnesområde på planeringsdagar utifrån de synpunkter som framkommit via kundsynpunkter, enkätundersökningar och/eller avtalsuppföljningar. Dessa frågor tas även upp och lyfts via olika forum på verksamheten där både personal, boende och närstående samverkar så som närståendeträffar, kostråd, boråd m.m. Riskanalys På Björkgården har vi under 2014 har vi fortsatt vårt arbete med att identifiera risker och tillbud för att på ett systematiskt sätt följt upp de risker och tillbud som har framkommit. Vi har haft som mål att tredubbla antalet tillbudsrapporter. Detta för att förflytta fokus från ett arbetssätt där man upptäcker risken i samband med att det sker till att istället identifiera risken innan den uppstår. Vi har uppnått avsett mål men vi kommer att fortsätta att arbeta med frågan då detta handlar om ett riskförebyggande arbetssätt. Målet är att man i det dagliga arbetet analyserar varje given aktivitet. Upptäcker man att det kan uppstår händelser/risker i samband med aktiviteten kan vi förebygga, förhindra, åtgärda och genomföra aktiviteten på ett säkrare och tryggare sätt. Vi har en patientsäkerhetsberättelse där vi identifierar kända risker i verksamheten utifrån ett boendeperspektiv och konkretiserar hur vi arbetar med dessa risker. De risker vi analyserar är: omgivningsanpassade åtgärder, lex Sarah och lex Maria, MTP, avvikelsehantering, läkemedelsfrågor, vårdhygien, palliativt omhändertagande, nutrition och munhälsa, dokumentation, riskbedömningar (fall, malnutrition, trycksår, elimination, agiterat beteende samt palliativ vård). Vi har tydliga rutiner och rutinbeskrivningar kring när, var och hur en riskanalys/riskbedömning ska utföras och hur vi ska arbeta med detta utifrån handlingsplaner. Riskanalyser görs både ur ett boendeperspektiv och ett personalperspektiv och vi använder varför metoden för att komma fram till vad riskens egentliga grundorsak är. Riskanalys och bedömning hos de boende: I samband med inflyttning görs en första genomgång av potentiella risker utifrån journaler, kontakt med den boende och/eller närstående och bedömningar utifrån vedertagna bedömningsinstrument så väl som en subjektiv bedömning. Denna första bedömning göra av sjuksköterska och para medicinskpersonal. Efter 2 veckor ska riskbedömningen vara väl utarbetad med orsaksanalys, åtgärd samt uppföljningsdatum för resultat. Riskbedömningen förvaras sedan i den boendes kontaktpärm med ev. handlingsplan. Riskbedömningen ska följas upp minst var 3:e månad och/eller oftare vid behov. Riskbedömningarna lyfts och förankras på omvårdnadsmöte på varje enhet. I samband med detta görs även en riskbedömning utifrån ett personalperspektiv. För att illustrera ett exempel kan man där det finns risk för fall hos den boende kan man också se en risk för obekväma arbetsställningar hos personalen. Till detta finns sedan en konkretiserad handlingsplan knuten där personal kan se hur de ska arbeta och vad de ska tänka på utifrån både ett boende- och personalperspektiv. 1

Vi har även en månadsredovisning av medicinska avvikelser till så väl Solna Stads Mas som Förenade Cares Mas. Vi arbetar också aktivt med fall och fallrisker där vi tvärprofessionellt diskuterar förebyggande åtgärder. Detta för att motverka fall och vidta åtgärder för att fall så långt det är möjligt inte ska uppstå igen eller leda till skada för den enskilde. Vi registrerar också i senior Alert. I våra företagsspecifika redovisningar arbetar vi med orsaksanalyser, åtgärdsplaner och varförmetoden. Vid bedömd risk har man analyserat kring vilken karaktär denna risk har. Vi har sedan utifrån problematik lyft risk och analys av denna i resp. forum där problematiken hör hemma. Vi har även andra former av riskbedömningar och händelseanalyser så som skyddsronder, genomgångar av policys, handlingsplaner och rutinrevisioner minst 1 ggr/år. Detta medför att man i sitt dagliga arbete hantera de ev. risker som kan uppstå. Gällande boenderisker i enskilt hem har dessa lyfts på omvårdnadsmöte, gruppmöte och/eller på vårdplaneringar. Gällande risker för personal i samband med arbete hos den boende lyfter vi detta på arbetsplatsträffar, skyddsronder, arbetsmiljömöte samt omvårdnadsmöte. Gällande risker av HSL-karaktär lyftes dessa på sjuksköterskemöten. Vi har även ledningsgruppsmöte där vi tvärprofessionellt arbetar med händelser, brister och utveckling inom verksamheten. Återkoppling sker sedan på APT eller i de enskilda grupperna samt om behov finns på individuell basis. Uppföljning av egenkontroll Under 2014 har vi verksamheten följts upp med hjälp av både externa och interna enkätundersökningar, avtalsuppföljningar samt egna internkontroller och inlämnade förbättringsförslag och synpunkter. Det vi kan se utifrån alla parametrar är att Björkgården har fått ett ökat förtroende där vi har utvecklat vår verksamhet genom att arbeta med de förbättringsområden som framkommit under föregående år. Personalen har också känt en ökad arbetsglädje och engagemang vilket den psykosociala enkäten visar på där resultatet är 90 % nöjda medarbetare. FC s egen enkätundersökning till boende och närstående visar ett resultat på 95 % nöjda kunder. Socialstyrelsens enkät Vad tycker de äldre om äldreomsorgen visar att Björkgården har ökat sin kundnöjdhet även där. Social dokumentation: Vi har en dokumentationsgrupp med 1 ansvarig person/plan. Denna person utbildar, stöttar sina kollegor i arbetet med social dokumentation och riskbedömningar. Denna person håller sig även ajour med utveckling och nya direktiv för den sociala dokumentationen och riskbedömningar tillsammans med verksamhetschef. De dokumentationsansvariga följer även upp och granskar den sociala dokumentationen var 6:e månad för att säkerställa att planerna är uppföljda och uppdaterade enligt de riktlinjer och bestämmelser som finns. Dokumentationsombuden har även haft en punkt på planeringsdagarna där de har gått igenom det man tycker känns svårt, riktlinjer och uppbyggnad av genomförandeplan och social dokumentation. Detta har lett till en klar förbättring gällande den sociala dokumentationen så väl genomförandeplanens innehåll som uppdateringar av dessa enligt rutiner har förbättrats. Verksamhetschef har kontinuerliga möten med dokumentationsansvariga för att följa upp arbetet och utvärdera ev. utbildningsinsatser och fokusområden som behövs belysas och åtgärdas. Verksamhetschef arbetar även med systemkontroller gällande dokumentation och journalgranskning Gällande boendes och närståendes medverkan har detta skett naturligt då man har fått en ny förståelse för den sociala dokumentationen och vad som ingår i detta arbete. Avvikelser/klagomål Gällande egenkontroll och granskning av rutiner och riktlinjer reviderar vi dessa minst 1 ggr/år. Där kopplar vi ihop våra skrivna rutiner till gällande riktlinjer och lagstiftning. Dessa rutiner och förändringar förankras sedan på apt eller på andra relevanta möten för rutinen. Vi har under 2014 blivit granskade av internrevisorer från andra verksamheter vilket gör att man ser arbetet med de rutiner och riktlinjer vi har utifrån en annan synvinkel. Vi som arbetar på Björkgården kan ju gå i gamla hjulspår och 2

genom att andra tittar på vårt arbete kan man hitta nya vägar och nya arbetssätt. Det leder till en ständig förbättring och en utveckling av det arbete vi genomför. Vi arbetar även aktivt med synpunktshantering och utifrån dessa sätter vi egna mål för verksamheten där fokus ligger på förbättring och utveckling. Vi har ett avvikelseråd1 ggr/månad där vi granskar och analyserar varje kundklagomål och rutinavvikelse för att utreda hur vi kan förbättra och förändra så att ärendet förhoppningsvis inte upprepas. Alla synpunkter, klagomål och avvikelser sammanställs 1 ggr/ år till ledningen där vi även redogör för orsaker och orsaksanalys. Denna redogörelse ska vara ledningen tillhanda 15-02-05. Kundsynpunkter under året har berört ämnen som kosten och upplevelser av denna samt måltidsmiljön. Aktivitetsutbud Social stimulans i form av interaktion med andra boende Rehabilitering och utbud av detta. Bristfällig information kring kontaktman Trygghetslarmet och dess funktioner. Avvikelser har berört ämnen så som bland annat: Signering av läkemedelsöverlämnande Nyckelhantering Rengöring av hjälpmedel Kommunikationsbrister mellan yrkesgrupper och i den egna arbetsgruppen. Kontaktmannaskapsfrågor Måltiden och måltidsmiljön Fokusområden under 2014 har varit måltiden och måltidsmiljön samt värdegrundsfrågor. Vi har startat upp en projektgrupp gällande måltidsfrågor där arbetsterapeuten är huvudansvarig tillsammans med kostombuden. AT samt äldrevärdinnan deltar i alla luncher minst 3 ggr/vecka på en enhet under 1 månad. Man fokuserar då på förbättring och utveckling gällande måltidsmiljön. Det kan bestå i dukningar, social samvaro, serveringstips och annat. Verksamhetschef har godkänt pedagogiska måltider på alla enheter för att stimulera till en trevlig samvarostund under måltiden. Parallellt med detta har även värdegrundshandledarna arbetat med måltidsmiljö där man har fokuserat på HUR personalen arbetar under måltiden. Man har gjort praktiska övningar och man har tagit upp arbetssätt och likande på APT samt gruppmöten. Vi har även aktivt arbetat med ansvar, arbetssätt och bemötandefrågor under 2014 genom handledning, gruppmötessamtal samt diskussioner på APT och ledningsgruppsmöten samt på utvecklingssamtal och medarbetarsamtal. Detta arbete med tydliga mål och synliga visioner har lett till att personalgrupperna har lyfts och känner ansvar och delaktighet i det arbete de utför vilket i sin tur leder till ökad nöjdhet och en trevligare samvaro med så väl boende son närstående och kollegor. Fokus ligger nu på att personalen är gäster i de boendes vardag och inte tvärs om som miljön har präglats av tidigare på Björkgården. Gällande jämförelser med andra verksamheter och andra undersökningar än våra egna ex nationella brukarundersökningarna. Har Björkgården utvecklats positivt inom alla parametrar och boendet är det boende som har ökat sin nöjdhet mest i Solna Stad. Vi har fortfarande områden som behöver förbättras och detta gäller ffa aktiviteter, inomhusmiljö och informationsfrågor. Vi har en specifik enhet där vi just nu lägger ner lite extra stöd, handledning och arbete då denna enhet är lite spretig. Man har inte lyckats få ihop gruppdynamiken riktigt vilket leder till en viss oro i arbetsgruppen som påverkar arbetssättet och arbetsglädjen på enheten. Vi kommer att fortsätta arbeta aktivt för att även denna grupp ska komma till en god arbetsordning med en hög trivsel och en sann arbetsglädje. 3

Utredning avvikelser Vi arbetar för att förtydliga ansvar och lagstiftning gällande rapporteringsskyldighet kring missförhållanden eller risk för dessa genom att utbilda i bl.a. lagstiftningen kring Lex Sarah och Lex Maria. All personal får i samband med anställning en genomgång av lagstiftningen kring dessa områden. Vi har även utbildningstillfällen minst 3 ggr/år på våra arbetsplatsträffar. Vi har även utbildning inom detta område i samband med vikarie tillsättning inför sommaren. Varje personal diskuterar även Lex Sarah i samband med utvecklingssamtal 1 ggr/år där man också får skriva på en ansvarsblankett att man har tagit emot denna information och att man förstår vad informationen innebär. Vi har skriftliga rutiner kring rapportering och vi har även skriftlig information som delas ut i samband med anställning. I avtalsuppföljningen 14-11-04 kan man se att kunskaperna gällande Lex Sarah och förståelse för skyldigheter att påtala missförhållande har ökat hos omvårdnadspersonalen. Utbildningsinsatser och diskussionsforum kring ämnet kommer att fortgå under 2015 Under 2014 har vi haft 1 utredning gällande missförhållande där man efter sammanställning av uppgifter och analys av dessa kommit fram till att missförhållande inte kan påvisas. Vi arbetar även med ett ärende gällande informationsöverföring i samband med att en boende skulle komma åter från sjukhus efter operation. Utredningen är precis påbörjad. Samverkan: Vi har fortsatt att arbeta med samverkan inom vår egen verksamhet genom att fokusera på teamarbetet med den boende i fokus. Vi arbetar med att personalen ska arbetar utifrån den boende ur ett tvärprofessionellt perspektiv som baseras på respekt för den enskilde och dennes närstående samt med respekt för sina kollegor. Värdegrundarbete: Under året har värdegrundhandledarna startat upp grupper gällande värdegrund och värdegrundsarbete. Vi har även lyft ämnet som en punkt på APT där vi har diskuterat bl.a. olika värdegrundsord och betydelsen av dessa. Vi har även haft extern handledning i de olika omvårdnadsgrupperna där även gruppledande sjuksköterska har deltagit och där har man diskuterar värdegrundsfrågor och värdeordsbegrepp. Man har pratat om detta gentemot så väl boende och närstående som med varandra. Gällande samverkan med andra aktörer har vi haft projekt utifrån Björkgårdens profil där vi har filmvetare via Studiefrämjandet på besök 1 ggr/veckan. Vid dessa tillfällen diskuterar man om gamla filmstjärnor och söker information kring dessa via internet. Vi har en person från Kungliga Tekniska Högskolan som arbetar med IT-utveckling på verksamheten. Vi har också samverkan med olika aktörer som kommer och underhåller de boende i form av dans och musik. Vi har en person som arbetar med vårdarsång och stöd till personalen gällande vårdarsång. Vi har även haft hembygdsföreningen på besök. Vi har studiecirklar i Yoga och personer från Röda Korset som regelbundet besöker våra boende. Vi samverkar med olika representanter ur Svenska Kyrkan eller andra trossamfund. Vi bjuder också in våra yngre medborgare och då genom att ha bl.a. luciatåg och andra aktiviteter. Vi har också haft samarbetsaktiviteter gällande projekt med filminspelningar och annat för eventuella pilotprojekt och högskolearbeten. Vi samarbetar med AF där vi har haft sommarpraktikanter i verksamheten och vi har ett samarbete med föreningen Klassmorfar där vi har en äldrevärdinna som är på Björkgården och arbetar med social aktivitet. Vi samarbetar också med arbetsförmedlingen gällande arbetspraktikanter och nystartsjobb. Vi har samarbete med KI och tar emot sjuksköterskestudenter samt även vissa gymnasieskolor där vi tar emot undersköterskestuderande. Vi har haft ett samarbete med Medlearn där vi har kompetensutvecklat personal via Solna Stad. Vi har även anställt en person i aktivitetsgruppen som ska utveckla samarbetsformer ytterligare gällande Björkgårdens IT-profil och utvecklandet av detta. 4

Vi har också bjudit boende och närstående till borådsträffar där vi har diskuterat framtida utvecklingsplaner och förbättringsförslag. På borådet deltar 1 representant/enhet från boende och närståendesidan. Vi har närståendeträffar 1 ggr/termin där vi bl.a. har bjudit in representanter från anhörigföreningar, kontaktpolitiker med flera. Vi har hållit anhörigutbildning i ämnet Den åldrande människans resa i livets slut och där har vi berört palliativ vård och omsorg och vad som händer i kroppen hos den äldre människan. Denna utbildning kommer också att hållas under våren 2015. Vi har haft aktivitetsråd samt kostråd där både boende och närstående har deltagit. Personalens samverkan i kvalitetsarbetet Vi har under året kommit igång med en ledningsgrupp som är tvärprofessionell där vi arbetar med utvecklingsfrågar och att se framåt. Där sätter vi synliga och greppbara mål utifrån de ämnen vi ser behöver förbättras under året 2015. Vi har en kvalitetsansvarig samt internrevisorer inom varje personalkategori dessa arbetar med utveckling av kvalitet och kvalitetsarbete inom verksamheten. Vi arbetar med rutiner, rutinavvikelser och förbättringsförslag som inkommit. Vi lyfter sedan dessa på APT där vi gemensamt arbetar med utformning och åtgärder utifrån art. Vid revisioner intervjuas personalen och de får beskriva hur man arbetar och vilka förbättrings åtgärder som kan vidtas. Dessa överförs till rutiner eller handlingsplaner om så behövs. Personalen har olika ansvarsområden för att öka delaktigheten och för att säkerställa att man kan utveckla kvaliteten ur varje personalgrupps synvinkel. Vi har också en dokumentationsgrupp som tittar specifikt på den sociala dokumentationen och förändringar gällande lagstiftning och riktlinjer. Dessa dokumentationsstödjare är undersköterskor och finns på varje enhet vilket gör att man hela tiden utvecklar och förbättrar den sociala dokumentationen. Vi har också en grupp som har särskilt ansvar för mat och måltidsmiljö och dess mål är att sprida kunskaper kring vikten av en god måltidsmiljö, nattfasta, kostalternativ och andra frågor som rör maten och måltiden. Andra ansvarsområden som finns i verksamheten är exempelvis: brandskyddsombud, BPSD-ombud, Palliativa ombud, hygienombud och aktivitetsombud. Målet med ombudsrollerna är ett extra engagemang och en fördjupad kunskap inom området för att kunna sprida detta till sina kollegor och därmed öka kunskapen och utvecklingen inom området på den egna enheten. Även sjuksköterskorna har specifika områden där de är extra kunniga och har ett extra ansvar för området. Vi har under 2014 arbetat med handledning i omvårdnadsgrupperna där målet har varit att öka viljan till samverkan och utveckling inom sin egen person och sin egen profession. Utbildningsinsatser Vi har under 2014 arbetat med handledning i omvårdnadsgrupperna där målet har varit att öka viljan till samverkan och utveckling inom sin egen person och sin egen profession. Vi har också utbildat flera interrevisorer i omvårdnadsgrupperna för att ytterligare utveckla Förenade Cares kvalitetssystem och arbetet med kvalitetsfrågor. Vi har haft utbildningsinsatser för all personal gällande palliativ omvårdnad och omsorg och då fokuserat utbildningen utifrån profession. Vi har även utbildat sjuksköterska och undersköterska i BPSD och detta kommer att utökas under 2015. Vi har också fortsatt arbeta med värdegrundsfrågor på huset och under 2015 kommer ytterligare värdegrundhandledare utbildas. Vi har arbetat mycket med webbaserade utbildningar gällande exempelvis Mat och måltid samt demens abc och hygienutbildningar. Vi har också kompetensstärkt dokumentationsombuden och vi har haft internutbildningar inom specifika områden som hygien, brand och omvårdnad. 5

Fokus under året har varit att förankra alla utbildningsinsatser och säkerställa att kunskaperna jobbas in i arbetsgrupperna. Sammanställning, analys och resultat: Björkgården har utvecklats mycket positivt under 2014. Det har blivit en arbetsro och en arbetsglädje i huset. Gruppledande sjuksköterskor har stärkts i sin roll och de arbetar aktivt med sina grupper för utveckling och framåttänkande. Genom att det har skapats en förtroendeingivande arbetsmiljö. Har man kunnat ägna resurser och tid till att arbeta med att ta till vara på styrkor och förmågor i stället för att släcka bränder och stoppa konflikter i de olika grupperna. Vi kan äntligen ägna arbetet på Björkgården åt det som vi har i uppdrag att göra dvs. att fokusera på att de boende och de närstående får en god vård och bemötande. Boende på Björkgården ska erhålla en vård och omsorg som baseras på ett professionellt bemötande där varje unik persons behov tillgodoses så långt det är möjligt. Vi kan fortsätta att utveckla kvaliteten, vården och omsorgen så att de boende tillsammans med sina närstående och personalen upplever trivsel, glädje och trygghet. Genom att personalen också har blivit mera delaktig och viljan till delaktighet har ökat har man kunnat påbörja att arbeta med att implementera ex kvalitetsdeklarationer och värdegrunddeklarationer i det dagliga arbetet. Man har också i större utsträckning haft förmåga och trygghet att kunna bjuda in närstående och boende i kvalitetsarbetet och planeringen för utveckling inom verksamheten. Som verksamhetschef och ansvarig för Björkgården ser jag fram emot att tillsammans med min personal, boende och närstående fortsätta utveckla kvalitet, omsorg och omvårdnad där målet är att de boende och deras närstående ska uppleva nöjdhet, trygghet och glädje i sitt dagliga liv på Björkgården. 2015-01-15 I tjänsten Veronica Ringsäter Verksamhetschef Björkgården veronicar@forenadecare.com 6