Vaxholms stad Dokumenthanteringsplan för Socialnämnden Giltig från den 20 november 2012 Nämndadministration Kallelse till socialnämndens och socialutskottets sammanträden Gallras efter 2 år Per sammanträde Närarkiv Omgående Kallelse utgörs av föredragningslista och handlingar Socialnämndens och socialutskottets protokoll Kronologisk ordning Närarkiv Omgående Efter 5 år Svenskt Arkiv 80 Register/innehållsförteckning till socialnämndens protokoll, 2 olika Årsvis, alfabetiskt och kronologiskt Närarkiv Efter årets slut Efter 5 år Förvaras tillsammans med respektive års protokoll Förteckning över delegationsbeslut Gallras efter 2 år Kronologisk ordning Tjänsterum Efter 2 år Förvaras i anmälningspärmen Förteckning över anmälningsärenden (f.d. delgivning) Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Tjänsterum Arvodeslista, kopia Galllras efter 1 år Kronologisk ordning Tjänsterum Original till personalenheten Närvarolista, kopia Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Tjänsterum Original samt protokollsutdrag till personalenheten Anslagsbevis Gallras efter anslagstidens utgång Allmän administration Skrivelser/handlingar av ringa värde, ej registrerade Kronologisk ordning Tjänsterum GÄLLER ÄVEN E-POST! Skrivelser/handlingar, registrerade som handlingar Gallras efter 1 år Nummerordning/år Registrator GÄLLER ÄVEN E-POST! Skrivelser/handilngar, diarieförda Diarieplansordning/år Aktskåp, Omgående Efter 5 år Vissa diarieförda ärenden ; vilka framgår av information nedan. Diarieplan, papper Se anm. Uttag på papper görs inom KLK Diarielistor, 2 olika Årsvis, ärendenummer-närarkiordning Omgående Efter 5 år Upprättas en gång om året; sorteras in första arkivboxen per och dpl- ordning respektive år. Ärendekort Pappersuttag ur Winess, sorteras in i resp. akt i samband med leverans till E-post, dock senast efter 2 år Kronologisk ordning E-post som behöver sparas längre än 2 år skall förvaras på annan plats. Viktiga meddelanden, oavsett adressering, vidarebefordras till registrator för diarieföring. Vidarebefordra eller besvara inte meddelanden med sekr.belagd information. Svara istället per brev eller telefon. Dok plan SN 2012-11-01 1
Enkäter samt svar Ärendekort, övriga handlingar efter 1 år Diarieplansordning Aktskåp, Diarieförs på samlingsnummer årsvis. Ärendekortet sorteras på dpl-plats bland de diarieförda ärendena. Enkäter av ringa värde, ej besvarade Gallras omgående Kommuninterna remisser, t.ex. detaljplaneremisser från stadsbyggnadsnämnden Gallras efter 1 år Diarieförs på samlingsnummer årsvis Domar/beslut från domstol (med Vaxholm som part) Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Tjänsterum Anmäls i nämnd; kopia till handläggare/personakt Minnesanteckningar från möten med olika grupper, original, (informationsmöten, ledningsgruppsmöten m.fl.) Digitala system Kronologisk ordning Resp. tjänsterum Diarium Se anm. Gallring sker inom KLK Socialregister, hälso- och sjukvårdens journalregister Avvikelser, klagomål och Lex-Sarah-anmälningar Gallras med samma gallringsfrister som pappersakter och pappersjournaler enligt nedan Gallring ska respektive får inte verkställas tidigare än att vissa handlingar tagits ut på papper enligt denna plan. Rutin är utarbetade Handlingar som rör avvikelsehantering Gallras efter 5 år Original i personakt, Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarahanmälningar, kopior anteckning/ Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten Dok plan SN 2012-11-01 2
Individ- och familjeomsorg Ekonomiskt bistånd - försörjningsstöd Personakter enligt SoL anteckning/be- VARAS Pnr-ordning Närarkivet I samband med årliga gallringen Handlingar rörande individer födda dag 5, 15 och 25 skall bevaras av forskningsskäl; övriga 5 år efter notering Handlingar som kan förekomma i personakt rörande ekonomiskt bistånd Ansökningar om bistånd från enskild, med eventuella bilagor anteckning/ Ärendeblad/journalblad anteckning/ Utredningar i enskilt ärende anteckning/ Beslut i enskilt ärende om bistånd anteckning/ Överklaganden, med bilagor anteckning/ Beslut/domar i förvaltningsdomstol anteckning/ Återkravshandlingar anteckning/ Dokumentation av planering som rör den enskilde anteckning/ T.ex. överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter anteckning/ Meddelanden från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning Kallelser till möte med handläggare m.m. Dok plan SN 2012-11-01 3
Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärenden anteckning/ Upprättade handlingar av betydelse i ärendet anteckning/ Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag för beslut anteckning/ Ska tillföras akten i läsbar form Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Handlingar som kan förekomma i personakt inom individ- och familjeomsorg, allmänt Anmälningar som tilllhör ärende eller ger upphov till ärende Ansökningar med ev bilagor Ärendeblad/journalblad Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Överklaganden, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Kallelser till rättegång, möten med handläggare m.m. anteckning/ anteckning/ anteckning/ anteckning/ anteckning/ anteckning/ anteckning/ Handlingar rörande individer födda dag 5, 15 och 25 skall bevaras av forskningsskäl; övriga 5 år efter notering Dok plan SN 2012-11-01 4
Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner anteckning/ Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, beroendevård Ansökningar till institutioner om vård anteckning/ Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. Meddelanden om utskrivning från vårdhem eller liknande Överenskommelser Gallras efter 2 år anteckning/ Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärenden anteckning/ Upprättade handlingar av betydelse i ärendet anteckning/ Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag för beslut anteckning/ Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Ska tillföras akten i läsbar form Fullmakter anteckning/ Avtal om handhavande av annans medel Används i dagsläget inte anteckning/ Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Meddelande från hyresvärd T.ex. hyresskulder, uppsägningar etc. Underrättelser från kronofogdemyndighet om avhysning Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Om de inte ligger till grund för beslut om insats inom socialtjänsten Dok plan SN 2012-11-01 5
Familjehem, kontaktperson/-familj Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/-familj anteckning/ Ärendeblad/journalblad anteckning/ Utredningar av familjehem, kontaktperson/-familj anteckning/ Avtal t.ex. med kontaktpersoner anteckning/ Ansvarsförbindelser för kostnader anteckning/ Missbruk Ansökningar om vård enligt lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), med bilagor anteckning/ Anmälningar från polis etc. anteckning/ Ärendeblad/journalblad anteckning/ Beslut och beslutsunderlag anteckning/ Handlingar rörande underställning till länsrätt (LVM) anteckning/ Journaler med bilagor från hem för vård eller boende anteckning/ Dokumentation av planering, t.ex. behandlingsplaner anteckning/ Yttranden till andra myndigheter Yttranden i körkortsärenden anteckning/ Dok plan SN 2012-11-01 6
Yttranden till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol Yttrandeni vapenärenden Begäran om handräckning Efterlysningar Handlingar inkomna från andra myndigheter Meddelanden om förundersökning Förundersökningsprotokoll anteckning/ anteckning/ anteckning/ anteckning/ Bevaras/ enligt reglerna i SoL om de angår eller föranleder ärende Meddelanden om åtalsunderlåtelse/att åtal skall väckas Handlingar rörande rättshjälp Domar Placeringsärenden barn (även ensamkommande) Anmälningar från polis, skola etc. Om de lett till placering Ärendeblad/journalblad Dokumentation av planering som rör barnet, t.ex. vårdplaner, behandlingsplaner, arbetsplaner Beslut och beslutsunderlag Handlingar rörande underställning till länsrätt Avtal med föräldrar Ansökningar om vård (till länsrätt) med bilagor Anmälningar om behov av vård (till institutioner) Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Vårdnadsutredningar Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade Yttranden till åklagare, tingsrätt etc. Domar Meddelanden från institution om utskrivning Ansvarsförbindelser Dok plan SN 2012-11-01 7
Handlingar i namnärenden Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Placeringsmeddelanden från Statens institutionsstyrelse Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Förs till personakt när de inte längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet efter överlämnande enligt avtal. Allmän administration inom individ- och familjeomsorgen Protokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis eller liknande Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Diarieförs Det är numera Socialstyrelsens ansbar att utföra denna typ tillsyn Avtal med enskilda utförare Diarieförs Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Gallras efter 5 år Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Meddelanden om placering inom kommunen av barn från annan kommun Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras 2 år efter det att kontrakten upphört att gälla Gallras när placeringen har upphört eller 5 år efter sista notering T.ex. polisrapporter, LOB:ar, meddelanden om avhysning. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagns regler Gallras underförutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Räkenskaper enskildas medel Gallras efter 10 år Används ej i dagsläget Familjehem Familjehemsutredning Personakt Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem Förteckningar över familjehem Feriehem Förteckningar över barn i respektive feriehem Förteckningar över feriehem Gallras när ny förteckning upprättats Gallras när ny förteckning upprättats Dok plan SN 2012-11-01 8
Handlingar rörande enskilda feriebarn Gallras efter 2 år Kontaktpersoner/-familjer Förteckningar över kontaktpersoner/-familjer Gallras när ny förteckning upprättats Rådgivning, socialt stöd, service T.ex. familjerådgivning, missbruksrådgivning Biståndsbeslut Personakt Minnesanteckningar kring klienter Årsberättelser/verksamhetsberättelser Diarieförs Statistik (utvisande hur rådgivningen har utnyttjats) Diarieförs om den inte ingår i års- eller verksamhetsberättelse Inkomna handlingar som ej tillhör personakt Efter 2 år Handlingar rörande individer födda dag 5, 15 och 25 skall bevaras av forskningsskäl; övriga 5 år efter notering Äldreomsorg/funktionsnedsättnin gsomsorg Äldreomsorg och LSS Personakter enligt LSS, som avslutats före 1 juli 2005 Pnr-ordning Närarkiv I samband med årliga gallringen Dok plan SN 2012-11-01 9
Personakter enligt LSS, som avslutats efter 30 juni 2005 Personakter enligt SoL anteckning/be- VARAS anteckning/be- VARAS Pnr-ordning Närarkiv I samband med årliga gallringen Pnr-ordning Närarkiv I samband med årliga gallringen Handlingar som kan förekomma i personakt inom vård och omsorg - handlingar i samband med handläggning av ärende Ansökningar från enskild om bistånd, service eller insatser med eventuella bilagor anteckning/ Hemtjänst, plats i särskilda boendeformer m.m. Inte alltid skriftlig ansökan, de kan även inkomma via mejl och WebCare Forskningsex ska i dessa fall skrivas ut och bevaras i pappersakt. Utredningar, utlåtanden i enskilt ärende med beslut. Registerblad från mantalsregistret avseende avlidna eller utflyttade Uppgifter om anhöriga - kundbild Överklaganden med bilagor samt följeskrivelse tlll domstol, kopia anteckning/ anteckning/ anteckning/ anteckning/ Kopior från sociala utskottets protokoll vid inaktualitet. Skrivs ut ur ProCapita avs personer födda dag 5, 15 och 25 Original till domstol Beslut/domar i förvaltningsdomstol anteckning/ Anmäls för kännedom till nämnden Meddelanden om utskrivning från sluten vård m.m. Digitalt i Web Care. Kan även inkomma via fax. Forskningsex ska vid inkommanmde fax skrivas ut och bevaras i pappersakt Överenskommelser med enskilda brukare. anteckning/ T.ex. om jourboende. Detta rör exempelvis genomförandeplan och individuel plan. Dok plan SN 2012-11-01 10
Underlag för fastställande av avgift Avgiftsbeslut anteckning/ anteckning/ Inkomstblankett med hyresavgift Gallras efter 1 år Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m. Gallras efter 2 år Avser räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet anteckning/ T.ex. läkarintyg, skrivelser från Länsstyrelsen. Vissa handlingar skall diarieföras. Upprättande handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär anteckning/ Kallelser till möten, skrivelser Upprättade handingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som utgör underlag för beslut Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse anteckning/ Ska tillföras akten i läsbar form Direktupphandling Ansökan från annan kommun om särskilt boende Beslut om placering vid ansökan från annan kommun. Förvaras i personakt. Vårdplaneringsfax från psykiatrisk klinik Beställning av SoL-insatser från annan kommun Information om utförare LOV och brukares val Läkarintyg färdtjänst Pärm i arkivet Original i personakt, kopia i pärm Original i personakt, kopia i pärm Fullmakter Personlig assistent Tidsredovisning LASS till försäkringskassan anteckning/ anteckning/ Närarkiv, individhandlin gar i personakt. Personalrelaterade handlingar förvaras i personalakt, KLK Utgör debiteringsunderlag Dok plan SN 2012-11-01 11
Allmän administration inom äldre- och funktionsnedsättningsomsorg - myndighet Protokoll från pensionärsråd, förtroenderåd och Kronologisk ordning Nämndsekr Efter 5 år T.ex. KFPR och Vänråd motsvarande organ Förteckningar över institutioner och serviceinrättningar Krojnologisk ordning Nämndsekr Efter 5 år Ett ex av varje nyupprättad förteckning bevaras Anmälningar, rapporter och meddelanden som inte tillhör personärende och som inte ger upphov till personärende Register över anmälningar, rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärende Gallras efter 2 år Kronologisk ordning i pärm Nämndsekr Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslages regler Gallras efter 2 år Nämndsekr Försättsblad i pärm enligt ovan Brukarenkäter Kronologisk ordning Avdelningsch Sammanställning diarieförs och anmäls på nämnd ef Ramavtal avs. korttidsvistelser, dagligverksamhet m.m. Nämndsekr Diarieförs Individavtal tecknade utifrån ramavtal Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär, original (ej individrelaterade) Gallras 2 år efter det att avtalet upphört att gälla Original till pärm i arkiv Nämndsekr Utgånga avtal till personakt T.ex. hyreskontrakt, avtal rörande städning och utrustningar Protokoll från psykosocial arbetsmiljörond Gallras efter 3 år Avdelningsch Vartannat år ef Månadsuppföljning till hemkommun Gallras efter 2 år Avgiftshandläggare Underlag för debitering Egenproducerat informationsmateiral om Kronologisk ordning Nämndsekr Efter 5 år Ett exemplar av varje bevaras funktionshinder, stödformer m.m. Mötesanteckningar från enhetsmöten Kronologisk ordning Resp. enhetschef Hemtjänst i ordinärt boende Genomförandeplaner, kopia Alfabetisk ordning Expedition Original till vård- och omsorgsenheten f v b till personakt Förteckningar över hemtjänsttagare Alfabetisk ordning Expedition Under ständig bearbetning Kort med anhöriguppgifter/uppgifter i ProCapita Alfabetisk ordning Expedition Rutin under utveckling Dag- och nattanteckningar Gallras efter 3 mån Alfabetisk ordning i Expedition Antecknigar förs in i journal. "Pärmen" Avvikelser enligt HSL (fallrapporter m.m.) Hur länge behöver ni ha Kronologisk ordning Expedition Original lämnas till primärvården kopiorna kvar? Noteras info i journalanteckning? Månadsredovisning planerade och beställda timmar På excellark och biläggs tertialrapporter Register över hemtjänsttagares nycklar Alfabetisk ordning Expedition Under ständig uppdatering Nyckelkvittenser till hemtjänsttagares boenden Gallras efter upphörd service Alfabetisk ordning Expedition Dok plan SN 2012-11-01 12
Förvarings- plats Nyckelkvittenser personal, enhetens nycklar Gallras 2 år efter Alfabetisk ordning Expedition återlämnande Tjänstgöringsscheman, dagsplaneringsscheman 1 år Uppgifter finns i IT-System (Besked) Avvikelserapporter enligt lednigssystem 120828 (ex SN-arkiv Till nämndsekreterare för diarieföring Lex Sarah anmälningar) Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Alfabetisk ordning Expedition Förs löpande Registrering av uppgifter och händelser per kund i samband med telefonlarm Larmloggar Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Expedition Särskilda boendeformer Sänds till myndigheten efter avslut Borgmästargården, Cyrillus, Framnäshagen Administrativa handlingar Matsedlar Kronologisk ordning Efter 5 år Boendeförteckning (uttag ur Pro Capita) Under ständig bearbetning Närvaro- och frånvarorapporter Gallras efter 2 år Alfabetisk ordning Resp Underlag för debitering enhetschef Nyckelkvittenser boendes nycklar Gallras 2 år efter återlämnande Alfabetisk ordning Resp enhetschef Larmloggar Gallras efter 2 år Resp enhetschef Handlingar rörande de boende Respektive boendeenhet, skyddat förvar Datalagras Innehållet i brukarnas boendepärmar (gröna pärmar) lämnas till vård- och omsorgsenheten efter avslut Genomförandeplan med revideringar och signatur. Per boende Upprättas av kontaktperson i boendet tillsammans med den boende. Kontaktmannaskap - bekräftelse från anställd och Per boende information till boende Fickpengsredovisning (i bok) Gallras 2 år efter Per boende fulltecknande Tillhörighetslistor Gallras efter kvittens Per boende Färdtjänstkort Avvikelserapport enl. SoL Tillhör brukaren och är inte allmän handling. Vid inaktualitet åter till brukare/dödsbo Till personakten Handlingar under genomförandet av insatser Förvaras i grön pärm hos utförare. Skall efter gallring levereras till vård-och omsorgsenheten Beslut om insatser/beställning Bevaras i personakt hos socialförvaltningen Dok plan SN 2012-11-01 13
Förvarings- plats Genomförandeplaner T.ex. arbetsplaner, omsorgsplaner, vårdplaner och handlingsplaner anteckning/ Levnadsberättelser Frivillligt för de boende att berätta. anteckning/ Daganteckningar Dokumentation sammanfattas i personakt var tredje månad Fickpengsredovisning Gallras efter godkännande av brukare/närstående/stäl lföreträdare/ombud Handlingar rörande verksamheten Protokoll från APT-möten Kronologisk ordning Resp enhetschef Efter 1 år Efter 5 år Rutin under utarbetande Protokoll från planeringsdagar Kronologisk ordning Resp enhetschef Efter 1 år Efter 5 år Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarahanmälningar, kopior Vårdtyngdsmätningar, underlag Kronologisk ordning Resp enhetschef Ny rutin under utarbetande Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Resp enhetschef Rapport från miljö- och hälsoskyddskontoret skickas i original till socialchefen Brukarenkäter, enkäter till närstående Gallras när sammanställning har gjorts Sammanställning lämnas till avd. chef ÄO/FN - myndighet Dagverksamhet Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet Kronologisk ordning Resp enhetschef Närvarorapporter, kopia Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Resp enhetschef Efter 5 år Utgör underlag för debitering; original skickas till nämndsekreteraren Verksamhetsberättelser Kronologisk ordning Resp enhetschef Bostad med särskild service Planering av genomförande av insatser Efter 5 år Kopia skickas till socialchefen Privata entreprenörer; individrelaterade handlingar lämnas till vård- och omsorgsenheten efter avslut Förteckningar över boende i bostäder med särskild service Vårddaguppgifter Gallras efter 2 år Under ständig bearbetning Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av kommunen Förvarings- plats Gallras efter 2 år Expedition Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Dok plan SN 2012-11-01 14
Nyckelkvittenser, boendes nycklar Gallras 2 år efter återlämnande Dagböcker, meddelandeböcker Får inte innehålla uppgifter om enskilda Redovisning av boendes privata medel Fickpengsredovisning Boendeenkäter, enkäter till närstående Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys m.m. enligt egenkontrollprogram Information enligt personuppgiftslagen till boende/företrädare Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år Gallras efter sammanställning Gallras efter 2 år Gallras när boende utgår ur verksamheten Anmälningar enligt 14 kap. 2 SoL (Lex Sarahanmälningar), kopior Anmälningar enligt 24 a LSS, kopior Närvaro- och frånvarorapporter Gallras efter 2 år Utgör underlag för debitering Utbetalning av habiliteringsersättning Gallras efter 2 år Månadsuppföljning till hemkommun Gallras efter 2 år Utgör underlag för debitering Register över innehavare av trygghetstelefon/- larm Gallras när innehavet har upphört Larmloggar Gallras efter 2 år Larmrapporter med register Gallras efter 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat system för uppföljning Utbetalningsbesked från försäkringskassan Kopior på beslut från försäkringskassan, avtal, räkningar anteckning/ Gallras efter 2 år Närarkiv, individhandlin gar i personakt. I personakt Hälso- och sjukvård Dok plan SN 2012-11-01 15
Patientjournaler Handlingar i patientjournaler med undantag som framgår nedan Alfabetisk ordning per boende Aktskåp boendenhet 2 ggr/år Efter 2 år Avslutade journaler från kommunens äldreboenden skall samsorteras i personnummerordning före leverans till. Innehåll i patientjournal framgår av Riktlinjer för hälso- och sjukvård. Register till patientjournaler Aktskåp boendenhet Läkemedelshantering Varje arkivbox skall förses med register Avser iordningsställande, administrering, rekvisition och förvaring av läkemedel Instruktioner för läkemedelshantering Boendeenhet Uppdateras årligen; diarieförs Kvalitetsgranskning enligt Socialstyrelsens rekommendationer Signeringslistor, administrerat läkemedel, med signaturförtydliganden Gallras efter 10 år Per patient Boendeenhet Diarieförs Dosrecept/läkemedelslistor Ingår i patientjournal Nyckelförteckningar till läkemedelsförråd Gallras 3 år efter Boendeenhet inaktualitet Förbrukningsjournal, narkotika (individuell) Ingår i patientjournal Förbrukningsjournal, narkotika (förrådsadministration) Gallras efter 10 år Kronologisk ordning Boendeenhet Efter 2 år Beslut om delegering av medicinska arbetsuppgifter Gallras efter 10 år Kronologisk ordning/år Boendeenhet Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade delegeringsbeslut. Avslutade flyttas till separat pärm, som levereras till. Avvikelser och anmälningar i vården Ledningssystem/avvikelsehanteringssystem Diarieförs Enskilda avvikelserapporter, digitalt Gallras efter 3 år Gallringsfristen förutsätter att rapporterna inte behövs för uppföljning eller utredningar i disciplin- eller patientskadeärenden Sammanställning/resultat av analyserade avvikelserapporter Diarieförs Anmälningar enligt bestämmelser om Lex Maria Diarieförs Beslut från Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd, vilka rör den egna vårdgivaren Diarieförs Beslut fån Patientskaderegleringen, vilka rör den egna vårdgivaren Diarieförs Beslut från Läkemedelsförsäkringsföreningens försäkringsbolag, vilka rör den egna vårdgivaren Diarieförs Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patient-/förtroendenämnd och/eller mellan vårdgivare och patient Diarieförs Dok plan SN 2012-11-01 16
Familjerätt Personakter enligt SoL Pnr-ordning Närarkiv I samband med årliga gallringen Faderskaps- och föräldraskap Faderskaps-och föräldraskapsärenden Pnr-ordning Bevaras enligt 12 kap 2 SoL Underrättelser från Skatteverket om nyfött barn, som inte tillhör faderskaps- eller föräldraskapsärende Kronologisk ordning Närarkiv Handlingar som kan förekomma i personakt rörande faderskap och föräldraskap Underrättelser från Skatteverket om nyföttbarn till ogift mor Brev till modern med anledning av underrättelse om nyfött barn Underrättelse frpn Skatteverket om inflyttat barn Ärendeblad/journalblad S-protokoll för utredande av faderskap S=Sambo MF-protokoll för utredande av faderskap M= Mor, F= Far Faderskaps-, föräldraskapserkännande/-bekräftelser Anmälningar om faderskap, föräldraskap Identitetsstyrkande handlingar Handlingar om vårdnaden om barn Intyg T.ex. ultraljudsundersökningar, förlossning, utveckling etc. Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar Underlag och beslut förande hävande av faderskap eller förälkdraskap Beslut/domar Anmälan om gemensam vårdnad Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärenden Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Begäran om hjälp från utrikesdepartementet Dok plan SN 2012-11-01 17
Adoptioner Adoptionsärenden, genomförda adoptioner Bevaras enligt 12 kap 2 SoL Adoptionsärenden, ej genomförda adoptioner anteckning/ Bevaras/ enligt 12 kap 1-2 SoL Handlingar som kan förekomma i personakt röande adoption Intyg om adoptionsutbildning Ansökningar om medgivande, med bilagor Ärendeblad/journalblad Utdrag ur socialregister Utdrag ur polisregister Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur andra register, sekretesseftergift Anmälan om förslag på barn Samtycken med bilagor Utredningar Handlingar rörande barnets ursprung Referenser Yttranden från socialnämnd till tingsrätt Yttrande från Nämnden för internationella adoptioner Yttranden från Socialstyrelsens rättsliga råd Yttranden från behandlande läkare Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärenden Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Beslut, medgivande Finns ibland översatt till annat språk Aktualiseringsintyg Ansökan till tingsrätt om adoption Tingrättens dom Återkallelse av medgivande Gallras efter 5 år/ Överklaganden, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dok plan SN 2012-11-01 18
Uppföljningsrapporter (anteckningar från hembesök etc.) Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Vårdnad, boende och umgänge Vårdnads- boende- och umgängesärenden Gallras efter 5 år/ Handlingar som kan förekomma i personakt rörande vårdnad, boende och umgänge Tingsrättens begäran om utredning Gallras efter 5 år/ Ärendeblad Gallras efter 5 år/ Utdrag ur socialregister Gallras efter 5 år/ Utdrag ur polisregister Gallras efter 5 år/ Personbevis Gallras efter 5 år/ Överenskommelser Gallras efter 5 år/ Utredningar i namnärenden till tingsrätten Gallras efter 5 år/ Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärenden Gallras efter 5 år/ Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Gallras efter 5 år/ Avtal som inte blivit godkända Gallras efter 5 år/ Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Gallras efter 5 år/ Remiss från tingsrätt om samarbetsavtal Gallras efter 5 år/ Av socialnämnden godkända avtal om boende, vård och umgänge Gallras efter 5 år/ T.ex. om umgängesresor Får inte förrän barnet fyllt 18 år. Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet bevaras. Övriga avtal senast 5 år efter att barent fyllt 18 år. Domar från tingsrätt Gallras efter 5 år/ Uppdrag att utse kontaktperson Gallras efter 5 år/ Dok plan SN 2012-11-01 19
Meddelande till Skatteverket, Centrala studiestödsnämden, Försäkringskassan om godkänt avtal Gallras efter 5 år/ Äktenskapslicens Gallras efter 5 år/ Ansökan om kontaktperson vid umgänge Gallras efter 5 år/ Rapporter från kontaktperson Gallras efter 5 år/ Kontrakt med kontaktperson Gallras efter 5 år/ Påtalande om god man till tingsrätt Gallras efter 5 år/ Kallelser till rättegång, möten med handläggare m.m. Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Dok plan SN 2012-11-01 20
Färdtjänst/Riksfärdtjänst Ansökan om färdtjänst med läkarintyg, kallelse till intervju Ansökan om riksfärdtjänst Gallras 2 år efter inaktualitet Gallras 2 år efter inaktualitet Kronologisk ordning Närarkiv Gallring medges om uppgifter bevaras om färdtjänstens volym och vilka regler som gällt i kommunen. Ansökan med bilagor skickas till landstinget för beslut Beställning faxas till färdtjänstbolaget Årsstatistik Kronologisk ordning Efter 5 år Turbundna resor beställningar Exempel resor till dagverksamhet och korttidsboende Dok plan SN 2012-11-01 21
Arbetsbefrämjande verksamhet Individdokumentation Anställningsbesluit Till personalakt inom KLK när personens anställning har upphört Arbetsintyg, skriftliga omdömen Till personalakt inom KLK när personens anställning har upphört Betyg, intyg över genomgången utbildning Till personalakt inom KLK när personens anställning har upphört Anvisning, remiss från arbetsförmedling, socialtjänst Gallras efter 5 Personakt inom Individ- och familj år/ Beslut från arbetsförmedling, socialtjänst Gallras efter 5 år/ Personakt inom Individ- och familj Ärendeblad/journalblad Gallras efter 5 år/ Utredningar, kartläggning Gallras efter 5 år/ Handlingsplan Gallras efter 5 år/ Uppföljning Gallras efter 5 år/ Korrespondens med placeringsenhet (arbetsgivare) Gallras efter 5 år/ Överenskommelse med deltagare Gallras efter 5 år/ Förstadagsintyg Gallras efter 5 år/ Personakt inom Individ- och familj Personakt inom Individ- och familj Personakt inom Individ- och familj Personakt inom Individ- och familj Personakt inom Individ- och familj Personakt inom Individ- och familj Personakt inom Individ- och familj Allmän administration Statsbidrag Gallras efter 10 år Om de utgör räkenskapsmaterial, annars 2 år gallringsfrist. Hanteras inom personalenheten. Dok plan SN 2012-11-01 22
Flykting- och invandrarverksamhet Flyktingakter Handingar som kan förekomma i flyktingakter (vissa handlingar, se nedan) Alfabetisk ordning Förvaras i kassaskåp 2 år efter avslut Sorteras om i pnr-ordning före leverans till Ärendeblad/journalblad Ansökan om bidrag/dagersättning Beslut i enskilt ärenden Utredningar i enskilt ärende Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärenden Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Överenskommelser Underlag till ansökan om bidrag/dagersättning Underlag till ansökan om bidrag/dagersättning Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse i ärendet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Handlingar som styrker ansökan om uppehållstillstånd Beslut från invandrarmyndighet Förordnanden om offentligt biträde Underlag för återsäkning av utgivet bistånd Anmälan till hälsoundersökning Allmän administration inom flykting- och invandrarverksamhet Protokoll från möten med fivilligorganisationer m.fl. som deltar i mottagandet av flyktingar och asylsökande Kronologisk ordning Flyktingsamordnare Efter 5 år Utvärderingar av flyktingverksamheten Diarieförs Avtal mellan Integrationsverket och kommunen om mottagande av flyktingar Diarieförs Dok plan SN 2012-11-01 23
Avtal mellan frivilligorganisationer och kommunen rörande drift av grupphem Inkvarteringsstatistik Kronologisk ordning Flyktingsamordnare Årlig statistik över kommuninnevånare med utländsk härkomst Dokumentation över 6:e juniceremonin för nya svenska medborgare Dokumentation över kurser, utbildningar och seminarier i engen regi Kronologisk ordning per kurs Kronologisk ordning Flyktingsamordnare Flyktingsamordnare Statsbidragsansökningar Gallras efter 10 år Årsvis Flyktingsamordnare Underlag till statsbidragsansökningar Gallras efter 2 år Årsvis Flyktingsamordnare Utbetalningslistor över statsbidrag Gallras efter 10 år Årsvis Flyktingsamordnare Ansöknnigar om schablonersättning Gallras efter 10 år Årsvis Flyktingsamordnare Register över boende i genomgångsbostäder Kronologisk ordning Flyktingsamordnare Efter 5 år Efter 5 år Efter 5 år Diarieförs Hos KLK Hyreskontrakt, uthyrning och förhyrning av flyktingbostäder Gallras efter 2 år efter kontraktstidens utgång Per bostad Flyktingsamordnare Inventarieförteckningar för uthyrda bostäder Per bostad Flyktingsamordnare Uppsägning av bostadskontrakt Gallras efter 2 år Per bostad Flyktingsamordnare Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevis Gallras 2 år efter det att ärendet avslutats Besiktningsprotokoll Gallras efter 2 år efter kontraktstidens utgång Per bostad Per bostad Flyktingsamordnare Flyktingsamordnare Beställningar av utbildningar Gallras efter 2 år (se anm.) Kronologisk ordning Flyktingsamordnare Gallringsfristen gäller under förutsättning att utomstående fordran inte finns. Dok plan SN 2012-11-01 24
Dödsboanmälningar och boutredningar Handlingar rörande ekonomiskt bistånd till begravningskostnader redovisas under avsnittet Ekonomiskt bistånd Statistik Dödsfallsintyg avslut Per individ Pärm i Släktutredningar avslut Per individ Pärm i Boutredningar med ev. bilagor avslut Per individ Pärm i Ekonomiska redovisningar avslut Per individ Pärm i Protokoll över hembesök avslut Per individ Pärm i Fullmakter avslut Per individ Pärm i Korrespondens avslut Per individ Pärm i Kopior på fakturor avslut Per individ Pärm i Mottagnings-/utlämningskvitton på eventuellt omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker avslut Per individ Pärm i Kopior på dödsboanmälan avslut Per individ Pärm i Kopior på boutredning, bouppteckning avslut Per individ Pärm i Bouppteckningsintyg avslut Per individ Pärm i Dok plan SN 2012-11-01 25
Budgetrådgivning och skuldrådgivning Årsstatistik Per år Närarkiv Efter 5 år Redovisning av utnyttjandegraden av de olika formerna av rådgivning; tas ut på papper ur digitalt system Ärenden rörande skuldsanering avslut Nummerordning Närarkiv T.ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter och kalkyler, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelser med fordringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndigheten samt förekommande tingsrättsbeslut Dok plan SN 2012-11-01 26