RemoteX Visma Connect Manual för version 4.4 RemoteX Technologies
Innehållsförteckning Förord... 4 Systemkrav för Visma Connect... 5 Installation av Visma Connect... 5 Uppgradering av Visma Connect... 6 Starta programmet och konfigurera inställningar... 7 Lokala sökvägar Visma SPCS... 8 Användaruppgifter RemoteX... 8 Layout: Orderrader och Layout; Order... 9 Layout: Orderrader... 9 Layout: Order... 10 Priser... 11 Kunder... 12 Övrigt... 13 Arkiv... 14 Synkronisera... 14 Synkronisera allt... 14 Verktyg... 15 Synkronisera fakturainformation... 15 Synkronisera artiklar... 15 Synkronisera kunder... 15 Komplett artikelexport... 15 Skapa kontakter för samtliga kunder... 15 Ta bort integrationsfiler... 16 Visa loggfil... 16 Hjälp... 17 Om Visma Connect... 17 Från ärende i RemoteX Applications till order i Visma Administration... 18 4st olika statuslägen på artikelrader i RemoteX Applications... 18 Attestera ärende i RemoteX Applications... 18 Attestera artikelrader på ärendet... 19 Stoppa ärenden från importeras till Visma Administration... 20 Stoppa artikelrader på ett ärende från att importeras till Visma Administration... 20 Pris på orderraderna i Visma Administration... 20 2
Ärende blir order i Visma Administration... 21 Spårbarhet mellan systemen... 21 Exempel på order i Visma Administration... 22 Order... 22 Kunduppgifter... 22 Orderhuvud... 23 Orderrad... 24 Hela ordern i Visma Administration... 25 Hela ärendet i RemoteX Applications... 25 Kunder... 26 Huvudkund eller kund utan avvikande leveransadress... 26 Huvudkundens avvikande leveransadress... 26 Artiklar... 27 Att tänka på vid synkronisering av Visma Connect:... 28 Generellt... 28 Synkronisering kunder... 29 Synkronisering artiklar... 29 Synkronisering fakturainformation... 30 3
Förord RemoteX Applications TM hjälper företag med personal på fältet att tjäna mer pengar och få bättre kontroll på sin verksamhet. Lösningen bygger på mobila arbetsorder istället för papper och ger ditt företag fullt stöd för att hantera alla delar i arbetsorderprocessen både för fältet och för kontoret. Vi hoppas att du kommer att bli nöjd med din investering! Med vänlig hälsning, RemoteX Technologies 4
Systemkrav för Visma Connect Följande program och komponenter måste vara installerade på den dator du ska installera Visma Connect på: Visma Administration 1000 eller 2000 av senast släppta version.net Framework 3.5 SP1 20 mb ledigt hårddiskutrymme med läs och skrivrättigheter Installation av Visma Connect Nedladdning och installation sker genom att du dubbelklickar på länken till installationsprogrammet i välkomstmejlet och klickar på knappen Install. 5
Efter installationen startar programmet automatiskt enligt nedanstående bild. På fliken synkronisering ser du sökvägen till din installation av RemoteX Applications och mot vilket företag i Visma Administration du har kopplat din Visma Connect. Uppgradering av Visma Connect Programmet kommer att ladda en ny version automatiskt när programmet startas första gången efter en uppgradering av RemoteX Applications. OBS! Var dock noga med att alltid kontrollera dina inställningar av Visma Connect efter en uppgradering av RemoteX Applications. 6
Starta programmet och konfigurera inställningar Under Start/Program/RemoteX Technologies startar du programmet. En genväg till programmet läggs också upp på din dators skrivbord. Välj fliken Inställningar 7
Lokala sökvägar Visma SPCS Detta är inställningar för anslutning mot din installation Visma Administration. Så fort en inställning ändras sparas den automatiskt av programmet. 1. Sökväg till Vismas SPCS gemensamma filer Är du osäker på sökvägen hittar du den i Visma Administration under menyn Hjälp och Om Visma Administration och Systeminfo (Fig. 1). 2. Sökväg till företag i Visma SPCS Klicka på knappen så kommer alla företag i din Visma Administration att listas 3. Sökväg till integrationsfiler Denna sökväg bestämmer du själv för att du måste skapa upp mappen som filerna kommer att sparas i. OBS! Det ska vara en egen mapp för dessa filer. (Fig.1) Bild av Systeminformation från Visma Administration Användaruppgifter RemoteX 1. Användarnamn Här anger du ditt användarnamn till RemoteX Applications. 2. Lösenord Här anger du ditt lösenord till RemoteX Applications. 8
Layout: Orderrader och Layout; Order Avser vilken information som ska skickas med från ärendet i RemoteX Applications till ordern i Visma Administration. Bockar du för ett alternativ väljer du att ta med den informationen från RemoteX Applications till ordern i Visma Administration. Inställningarna sparas automatiskt vid ändring. Layout: Orderrader Ledtexterna på artikelrader i RemoteX Applications bestäms under projektinitieringen och därför kan de skilja sig från benämningen i Visma Connect. Åtgärd = Typ Datum = Datum Beskrivning = Beskrivning Utförarens namn = Resurs Gruppering: ger dig 3st alternativ I. Tomt val: Grupperar inte orderraderna utan de kommer i datumordning. II. Artikeltyp: Grupperar alla orderrader efter typ som du anger för artiklarna i RemoteX Applications. III. Arbetsorder: Grupperar orderraderna efter vilken arbetsorder de har registrerats på. 9
Layout: Order 1. Projekt Skapar ett listval på fliken Extrafält på ärendesidan i RemoteX Applications vid synkronisering av fakturainformation och fyller den med dina projekt från Visma Administration. På så sätt kan du koppla ärenden till dina projekt i RemoteX Applications och ordern är kopplat till projektet när det importeras till Visma Administration. (OBS! Du måste starta om RemoteX Applications för att dina projekt ska bli valbara) 2. Er referens Tar med er referens från ärendet och lägger det i Er referens på ordern i Visma Administration. 3. Orderhuvud Denna inställning ger dig möjligheten att få med mer information från ärendet till ordern i Visma Administration ovanför orderraderna med artiklar. Med detta alternativ kommer alltid Titel och ärendets registreringsdatum med i orderhuvudet. 4. Ärendenummer Tar med ärendenumret i orderhuvudet förutsatt att Orderhuvud är förvalt. 5. Adress Tar med adressen från ärendet i orderhuvudet förutsatt att Orderhuvud är förvalt. 6. Beskrivning Tar med beskrivning på ärendet i orderhuvudet förutsatt att Orderhuvud är förvalt. 7. Objektsnr Tar med objektsnumret från objektet som är kopplat till ärendet i orderhuvudet förutsatt att Orderhuvud är förvalt. 8. Objektsbenämning Tar med benämning från objektet som är kopplat till ärendet i orderhuvudet förutsatt att Orderhuvud är förvalt. 9. Objektsbeskrivning Tar med beskrivning från objektet som är kopplat till ärendet i orderhuvudet förutsatt att Orderhuvud är förvalt. 10
Priser 1. Priser från RemoteX Med denna inställning kommer priserna och kostnad tas från artikelraden i RemoteX Applications och inte från någon prislista i Visma Administration. Är detta alternativ inte valt är det artikelns pris i prislistan som är kopplad till kunden som kommer att användas på ordern. 2. SPCS som prismotor Med denna inställning kommer priset och kostnad artikeln får på ordern i Visma Administration att skickas tillbaka till artikelraden på ärendet i RemoteX Applications. 3. Prislista Med knappen Sök prislistor fyller du listan med valbara prislistor från Visma Administration. Artiklar i RemoteX Applications kan bara hantera en prislista och du väljer den prislista som du anser att dina artiklar i RemoteX Applications ska ha. (Vid import av order till Visma Administration tas artiklarnas pris från den prislista som är kopplad till kunden i Visma Administration om du inte har valt Priser från RemoteX). 11
Kunder 1. Skapa kontakter av kunder Med denna inställning kommer det att skapas en kontakt för varje kund och kopplas samman med kunden i RemoteX Applications. Telefonnummer kommer inte med utan inställningen är en möjlighet att börja skapa upp ett kontaktregister i RemoteX Applications utifrån dina kunder. 2. Uppdatera kunder från SPCS Med denna inställning kommer kunderna i RemoteX Applications att uppdateras om kunder har uppdaterats i Visma Administration. D.v.s. Visma Administration blir master över RemoteX Applications när det gäller kundinformation. Ändras kundinformation i RemoteX Applications och inte i Visma Administration kommer den ändrade kundinformationen i RemoteX Applications att återställas till utförandet som kunden har i Visma Administration. Så med andra ord används denna inställning, ska alla förändringar av befintliga kunder göras i Visma Administration. OBS! med denna inställning kommer hela kundregistret i Visma Administration att sökas igenom och jämföras med kundregistret i RemoteX Applications vid synkronisering. Detta medför att tiden för synkroniseringen kommer att variera beroende på antalet kunder i systemen. 3. Avvikande leveransadresser Med denna inställning kommer det skapas upp en fakturakund i RemoteX Applications för varje avvikande leveransadress som en kund har i Visma Administration. OBS! Avvikande leveransadresser kan bara skapas och inte uppdateras vid synkronisering av kunder. 12
Övrigt 1. Språk Ska vara sv-se om du inte har något annat språk och valuta inställt för ditt företag i Visma Administration. 2. Leverera avlutade ärenden Med denna inställning kommer ordern i Visma Administration att sättas som levererad om ärendet i RemoteX Applications är avslutat när det importeras till Visma Administration. För att kunna skapa samlingsfaktura i Visma Administration krävs det att alla dina order är levererade. Att leverera en order kan även göras manuellt i Visma Administration. 13
Arkiv Synkronisera Ger samma resultat som knappen med samma namn på fliken Synkronisera. Programmet synkroniserar först kunder och sedan attesterade artikelrader. Synkronisera allt Ger samma resultat som knappen med samma namn på fliken Synkronisera allt. Programmet synkroniserar först kunder sedan artiklar och sist fakturainformation. 14
Verktyg Synkronisera fakturainformation Detta alternativ skickar ärende med attesterade artikelrader från RemoteX Applications till Visma Administration där det skapas en order med orderrader. Synkronisera artiklar Detta alternativ synkroniserar artiklar mellan RemoteX Applications och Visma Administration. D.v.s. alla artiklar kommer att finnas i bägge systemen. Uppdatering av artiklar till namn eller pris sker bara en väg från RemoteX Applications till Visma Administration. Synkronisera kunder Detta alternativ synkroniserar kunder mellan RemoteX Applications och Visma Administration. D.v.s. alla kunder kommer att finnas i bägge systemen. Uppdatering av kunder till namn eller adress sker bara en väg från RemoteX Applications till Visma Administration om inte Uppdatera kunder från SPCS är förvalt under övriga inställningar. Då uppdateras kundernas information från Visma Administration till RemoteX Applications. Så ett system (RemoteX eller Visma Administration) måste vara master över kunderna och kontroll av uppdatering sker vid varje synkronisering. Komplett artikelexport Detta alternativ kan användas om man har ett stort antal (över 20000) artiklar i Visma Administration. Istället för att artiklarna går via Visma Connect läses artiklarna ut ur Visma Administration och läggs i en ZIP-fil som skickas till RemoteX. OBS! För detta alternativ krävs det att du kontaktar RemoteX Support som måste hjälpa till med konfigurationen. Skapa kontakter för samtliga kunder Detta alternativ kommer att skapa upp en kontakt för varje kund och koppla kontakten till kunden i RemoteX Applications. Detta förutsatt att Skapa kontakter av kunder är förvalt under Övriga inställningar. 15
Ta bort integrationsfiler Detta alternativ tar bort all information kring integrationen. D.v.s. alla artiklar och kunder kommer att synkroniseras på nytt mellan systemen. Detta görs endast om man byter företag i Visma Connect. OBS! Instruktionen tar inte hänsyn till om några andra filer än de som skapas upp för integrationen finns i mappen. Utan alla filer i mappen för integrationsfilerna kommer att tas bort. Utan byte av företag kommer denna instruktion att generera dubbletter av kunder och artiklar i RemoteX Applications och Visma Administration. Visa loggfil Detta alternativ visar loggfilen som sparas i mappen tillsammans med integrationsfilerna. Om en synkronisering misslyckas klickar du på detta alternativ och försöker utläsa vad som gick fel. Ibland kan texten vara svår att begripa och då kontaktar du RemoteX Support. 16
Hjälp Om Visma Connect Detta alternativ visar vilken version av Visma Connect som är installerad samt telefonnummer till RemoteX Support. 17
Från ärende i RemoteX Applications till order i Visma Administration Ärenden söks fram på sidan Attestera ärende i RemoteX Applications och status på artikelraderna ändras till Attesterad på det eller de markerade ärendena. Först då är de tillgängliga att importeras via Visma Connect till Visma Administration. När artikelraderna har importerats till Visma Administration kommer de att ha status Fakturerad i RemoteX Applications. 4st olika statuslägen på artikelrader i RemoteX Applications Redigerbar Attesterad Fakturerad Makulerad Information kan ändras på artikelraden i JA NEJ NEJ NEJ RemoteX Applications Kan importeras till Visma Administration NEJ JA NEJ NEJ Attestera ärende i RemoteX Applications För att förenkla attesteringen kan ni använda er av filter på sidan Attestera ärende. Filter finns för: Objektgrupp = Visa ärenden enbart för vald objektgrupp eller uteslut ärenden för vald objektgrupp. Prioritet = Visa ärenden enbart för vald prioritet eller uteslut ärenden för vald prioritet. Ärendetyp = Visa ärenden enbart för vald ärendetyp eller uteslut ärenden för vald ärendetyp. Fakturakund = Visa ärenden enbart för vald fakturakund eller uteslut ärenden för vald fakturakund. Ändrat inom = Visa ärenden som är uppdaterade inom vald period. I den nedre delen av sidan visas alla artikelrader på det ärendet som markeras i den övre delen av sidan och på så sätt kan du enkelt se vilka artikelrader du har att attestera. 18
Attestera artikelrader på ärendet Genom att markera ett eller flera ärenden och klicka på knappen Attestera så ändrar man status på artikelraderna från Redigerbar till Attesterad. Du kan även markera ett eller flera ärenden, högerklicka på den eller de markerade raderna och välja Attestera för att uppnå samma resultat. Markera ett eller flera ärenden, högerklicka på den eller de markerade raderna och välja Attestera ärende för att visa nedanstående fönster. Med detta alternativ kan du själv välja vilken status du vill försätta artikelraderna på den eller de markerade ärendena. 19
Stoppa ärenden från importeras till Visma Administration Typerna Ej till integration och Tidrapport kan anges på ärendet och då kommer inga artikelrader att importeras och således kommer det inte att generera en order i Visma Administration. Artikelraderna kommer att ligga kvar på ärendet med status Attesterad. Stoppa artikelrader på ett ärende från att importeras till Visma Administration Artikelrader märkta med typen Ej till integration kommer inte att importeras till ordern i Visma Administration. Dessa kommer att ligga kvar på ärendet i RemoteX Applications med status Attesterad, de exporterade artikelraderna kommer att ha status Fakturerad. Pris på orderraderna i Visma Administration Vilket pris artikelraderna i RemoteX Applications ska få på ordern i Visma Administration bestämmer man under övriga inställningar i Visma Connect. Har man bockat i Priser från Applications kommer priset och kostnaden som anges på artikelraden i RemoteX Applications även att sättas på orderraden i Visma Administration. Har man inte bockat i Priser från Applications kommer artikeln ta priset från den prislista som man har kopplat till kunden i Visma Administration. Saknar artikelraden ett artikelnummer eller om artikeln inte finns i Visma Administration kommer alltid priset och kostnaden att tas från artikelraden på ärendet i RemoteX Applications att sättas på orderraden i Visma Administration. 20
Ärende blir order i Visma Administration Delfaktureras ett ärende d.v.s. ett antal artikelrader attesteras i RemoteX Applications och importeras till Visma Administration där en faktura skapas av ordern. De nya artikelrader som registreras på samma ärende i RemoteX Applications och sedan attesteras samt importeras till Visma Administration kommer att läggas på en egen order. Har man väl en gång importerat artikelrader från ett ärende till Visma Administration och en order har skapats med orderrader, kan man inte fylla på samma order genom att registrera fler artikelrader på ärendet i RemoteX Applications som man attesterar och importerar igen. Utan det kommer att skapas en ny order för varje import. Spårbarhet mellan systemen Ordernummer från Visma Administration kommer alltid att skickas tillbaka till ärendet i RemoteX Applications och läggas i fältet CRM System ID och under fliken Logg på ärendet visas vad som exporterats och när. 21
Exempel på order i Visma Administration Information från RemoteX Applications som sätts på ordern i Visma Administration beror på vilka val man gjort under inställningar i Visma Connect. Då Visma Connnect är ett standardprogram kan bara konfiguration ske efter de alternativ som är valbara i gränssnittet. Information kan inte läggas i andra fält en vad som beskrivs i detta dokument. Order Kund o Fakturakund från RemoteX Applications. Er referens o Er referens från RemoteX Applications om det är förvalt i Visma Connect. Ert ordernr o Ärendenummer från RemoteX Applications. (OBS! ändras detta kan inte inställningen Visma som prismotor användas då spårbarheten mellan ärende och order försvinner). Projekt o Extrafältet Projekt från RemoteX Applications om det är förvalt i Visma Connect. Kunduppgifter Fakturadress tas från kunden i Visma Administration. Avvikande leveransadress tas alltid med från adressfältet på ärendet i RemoteX Applications. 22
Orderhuvud Informationen nedan förutsätter att valet Orderhuvud är förvalt i Visma Connect Ärendenummer i orderhuvud om det är förvalt I Visma Connect. o 101123-1135 Ärendets registreringsdatum i orderhuvud tas alltid med om orderhuvud är förvalt i Visma Connect o 2010-11-23 Ärendets titel i orderhuvud tas alltid med om orderhuvud är förvalt i Visma Connect. o Stopp i avloppet Ärendets beskrivning i orderhuvud om det är förvalt i Visma Connect. o Vattnet i golvbrunnen rinner inte undan utan bildar en stor sjö på golvet. Ärendets adress i orderhuvud om det är förvalt i Visma Connect. o Åsögatan 80 118 29 Stockholm Objektnummer i orderhuvud om det är förvalt i Visma Connect. o BRF-1212 Objektbenämning i orderhuvud om det är förvalt i Visma Connect. o BRF Duvan Objektbeskrivning i orderhuvud om det är förvalt i Visma Connect. o Saknas i detta exempel 23
Orderrad Visma Connect har inställningen gruppering på artikeltyp i exemplet nedan. Ordern har två orderrader med koppling till artiklar från Visma Administration och en orderrad utan koppling till en artikel i Visma Administration. Den orderrad som inte har en koppling till en artikel i Visma Administration blir då registrerad på ordern som textrad. Artikelnummer o 100-01 tas alltid med från RemoteX Applications. Registreringsdatum för artikelrad o 2010-11-23 om det är förvalt I Visma Connect. Resurs på artikelrad o Johan Norin om det är förvalt I Visma Connect. Benämning på artikelrad o Arbetstid tas alltid med från RemoteX Applications. Beskrivning på artikelrad o Rensat avloppet om det är förvalt I Visma Connect. Typ på artikelrad o Service om det är förvalt I Visma Connect. Orderraden längs ner i bilden ovan är en textrad. Alla artikelrader från RemoteX Applications som saknar artikelnummer eller om artikeln inte finns i Visma Administration kommer att läggas som textrader på ordern i Visma Administration. Priset och kostnaden tas då alltid från artikelraden i RemoteX Applications. 24
Hela ordern i Visma Administration Hela ärendet i RemoteX Applications 25
Kunder Kunder i Visma Administration kan bestå av flera olika leveransadresser. Detta hanteras genom att en kund skapas per avvikande leveransadress (Om du har valt Avvikande leveransadresser under övriga inställningar i Visma Connect). På det sättet går det att lägga ärenden på en avvikande leveransadress men ändå få rätt fakturamottagare. Om en kund med avvikande leveransadress skapas fylls leveransadressen till adressfältet och fakturaadressen till huvudkundens adress. Om en kund inte har en avvikande leveransadress går adressen över till både faktura- och adressfältet. Huvudkund eller kund utan avvikande leveransadress Huvudkundens avvikande leveransadress CRM System ID = Kundnummer i Visma Administration 26
Artiklar Artiklar synkroniseras för att användas på artikelrader i RemoteX Applications som sedan blir orderrader i Visma Administration. Rekommenderat är att skapa samtliga artiklar i Visma Administration då artikeln där kan kopplas till lager, prislista, rabattavtal och kostnadsställen mm, på ett annat sätt än vad som är möjligt i RemoteX Applications. Artikel skapas i RemoteX Applications med följande information från Visma Administration Visma Administration Artikelnr Benämning Enhet Pris från prislista 1 Kalkylpris (inpris) Artgrupp Huvudleverantör Annan benämning RemoteX Applications Artikelnr Benämning Enhet Pris Kostnad Grupp Leverantör Beskrivning 27
Att tänka på vid synkronisering av Visma Connect: Generellt Vid synkronisering av Visma Connect visas status längst ner i programmet på vad som just nu synkroniseras. Skulle ett fel inträffa under synkroniseringen kommer ett meddelande visas och dubbelklickar man på meddelandetexten öppnas loggen för att visa felmeddelandet. Vid kontakt med RemoteX Support meddelar du vad som står i loggen samt eventuellt vid vilket steg i synkroniseringen som felet inträffade. Varje fel kommer även att loggas som en bifogad fil i din RemoteX Applications. Tiden för synkroniseringen beror på vilka alternativ man bockat i under inställningarna av Visma Connect. Följande inställningar kommer att öka tiden för synkronisering. Skapa kontakter av kunder Uppdatera kunder från SPCS SPCS som prismotor Avvikande leveransadresser 28
Synkronisering kunder Uppdaterar man namnet på en avvikande leveransadress i Visma Administration kommer en ny kund i RemoteX Applications att skapas vid synkronisering av kunder. Uppdaterar man en avvikande leveransadress i RemoteX Applications kommer ingen information att uppdateras på den avvikande leveransadressen i Visma Administration. Synkronisering artiklar Skapar man en artikel i RemoteX Applications och anger en grupp som saknas i Visma Administration kommer inte artikeln att skapas i Visma Administration vid synkronisering av artiklar. Uppdaterar man grupp på en artikel i RemoteX Applications och gruppen saknas i Visma Administration kommer man få ett felmeddelande vid synken av artiklar. I fältet Anm2 på artikeln i Visma Administration finns texten Artikeln finns även i RemoteX Applications. På alla artiklar som synkats mellan systemen, skulle man ta bort denna text vilket kan ske vid en artikelinläsning i Visma Administration så kommer det att skapas dubbletter av artiklarna i RemoteX Applications. 29
Synkronisering fakturainformation Saknas kund på ärendet i RemoteX Applications så kommer ingen order att skapas i Visma Administration. Man kan inte fylla på en order i Visma Administration med fler orderrader genom att registrera fler artikelrader på ärendet i RemoteX Applications. Det skapas en order för varje ärende och synkronisering. Om ordern som skapas i Visma Administration bara har textrader som orderrader kommer den inte kunna sättas som levererad. Detta för att Visma Administration kräver att det finns artiklar ur artikelregistret för att kunna leverera ordern. 30