PPS Praktisk ProjektStyrning

PPS Praktisk ProjektStyrning för framgångsrik projektverksamhet 1

Innehåll Framgångsrika projekt skapar nytta! 3 PPS det kompletta projektstödet 4 Därför PPS, det naturliga valet 5 PPS-modellen Praktisk ProjektStyrning 6 PPS OnLine enkel och användbar för alla i projektet 8 PPS Tjänster förstärker och utvecklar projektverksamheten 10 PPS Workshops praktiska övningar som skapar effektivitet 11 Kundcitat 12 PPS Utbildning utvecklar dig 13 PPS Steg 1 grundläggande projektstyrning 13 PPS Steg 2 fördjupad projektstyrning 13 PPS Projektledarskap ledarskapet i projektledarrollen 14 PPS Beställare och styrgrupp beställarens och styrgruppens arbete i projekt 14 PPS Portföljstyrning metodkurs för portföljledare 15 PPS Programstyrning metodkurs för programledare 15 PPS Projektmedarbetare att arbeta i ett PPS-projekt 15 2

Framgångsrika projekt skapar nytta! Projektledarkompetens efterfrågas mer och mer. Kompetens gällande projekt krävs inte bara hos projektledaren utan hos resursägare, styrgrupper, beställare, medarbetare samt till och med hos högsta ledningen såsom VD och GD. Vår erfarenhet är att med aktiva styrgrupper och beställare drivs projekt som leder till verklig nytta. Portföljhantering är ledningens verktyg för att välja rätt projekt och därmed säkerställa att verksamheten uppnår de strategiska målen. Tieto PPS möjliggör att företag och organisationer kan fokusera på sin kärnverksamhet. PPS är en projektstyrningsmodell som enkelt implementeras hos våra kunder så att de snabbt kan komma igång. Enkelhet och Praktisk är våra ledord. Med Enkelhet menar vi att modellen är lättillgänglig, självinstruerande och tydlig. Med Praktisk menar vi att modellen visar både VAD som bör göras och HUR det bör göras. Vi erbjuder checklistor, mallar och processtöd. Tieto PPS modell, utbildningar och tjänster bidrar till ökad projektmognad hos organisationer och individer genom att vara tydliga, lättanvända och anpassningsbara till olika kundbehov. Modellen täcker alla behov i en projektorganisation, projekt, portfölj och program. Genom kunddriven utveckling har Tieto PPS utvecklats under mer än 25 år till att bli en helhetsleverantör inom projektverksamhet som stöttar företag och organisationer på de fyra språken svenska, engelska, finska och norska. Vi stöttar både dig som individ och er som organisation att öka er förmåga så att ni uppnår era framtida mål! Varmt välkommen till PPS! 3

PPS Utbildning PPS Verktyg Tjänster PPS det kompletta projektstödet PPS kan leverera ett komplett projektstöd som hjälper din organisation att ta kontrollen över projektverksamheten. Styrmodellen är ett arbetssätt för att aktivt planera och leda projekt, program och projektportföljer. PPS produkter och tjänster är tydliga, lättanvända och anpassningsbara till olika kundbehov och bidrar till ökad projektmognad. PPS ger dig Styrmodell för projekt-, program- och portföljstyrning Verktyget PPS OnLine som är enkelt och användbart för alla i projektverksamheten Tjänster som förstärker och utvecklar projektverksamheten Anpassad utbildning för alla projektroller 4

Därför PPS det naturliga valet Erkänd projektmodell. PPS finns i stora delar av näringslivet och offentlig verksamhet. Chansen är god att dina kunder och underleverantörer använder modellen. Gemensamt arbetssätt för alla nivåer. PPS ger stöd för alla projektroller på samtliga nivåer. Det ger hela projektverksamheten ett gemensamt arbetssätt och höjer förståelsen för nyttan av resultaten och åtaganden i projekten. Anpassningsbar. PPS är oberoende av verksamhet, bransch och storlek på din organisation. Du kan använda modellen för både enkla och komplexa projekt. Användbart verktyg i din vardag. Med webbapplikationen PPS OnLine har du alltid tillgång till praktiskt stöd i det vardagliga projektarbetet genom steg för steg-beskrivningar, mallar och checklistor. Låg underhållskostnad och möjlighet till påverkan. Du delar kostnaden för utveckling och underhåll med över 100 licenskunder, och har möjlighet att påverka PPSmodellen genom att delta i olika utvecklingsaktiviteter. Erfarenhetsutbyte. För PPS-kunder anordnas PMO-träffar där du får byta erfarenheter och nätverka med andra organisationer. Internationell standard. PPS produktledning bevakar internationella projektstandarder som IPMA, PMI och ISO. PPS ger dig en god grund för certifiering. Samverkar med andra arbetssätt. Synsätt och innehåll i PPS ger goda förutsättningar för samverkan med andra arbetssätt som Agilt, Lean, Scrum, RUP och DSDM. 55

PPS PPS-modellen, Praktisk ProjektStyrning Styrmodellen PPS bidrar till fler lyckade projekt genom att ge ett komplett stöd för hela projektverksamheten från affär och strategi till projektarbete. Med modellen kan du aktivt planera och styra ett enskilt projekt, ett program eller en hel projektportfölj. PPS fungerar lika bra i stora projekt som i små, och den har färdiga beskrivningar för olika projektstorlekar, program och portföljer. Allt bygger på praktiska erfarenheter och på befintlig standard inom området. En projektstyrningsmodell ska vara praktisk. Den ska vara enkel, tydlig och intuitiv. Den ska underlätta kommunikationen mellan alla parter så att det dagliga arbetet flyter smidigt. Så fungerar PPS-modellen; den är användarvänlig, lättillgänglig och den anpassar sig efter dina behov. PPS-modellen vilar på fyra grundläggande synsätt, MÅNS. En positiv Människosyn tar tillvara alla medarbetares förmågor. Personliga Åtaganden ger överenskommelser som fungerar. Nyttan i fokus ger ökad motivation och kvalitet. Ett bra Samförstånd med ömsesidig respekt mellan alla parter ger en god dialog. Planera Styra Projekt Sammanställ Optimera Beställarens arbete genomförs Prioritera behovet med fokus på portföljen att säkerställa effektmålet. Från tidigt initiativ och under arbetet med produktion av projektets resultat värderas effektmål och projekt utifrån verksamhetsnytta och kostnad. Nödvändiga förändringar i verksamheten planeras och genomförs för att säkerställa att effektmålet uppnås. Arbetet inkluderar även att ge underlag för en övergripande prioritering av projektportföljen. B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 Initiera Bedöma Definiera Hantera Implementera Avveckla Realisera Formulera Bedöm målet effekten Beskriv Bedöm förändringen projekt Sammanställ Business case Det är smidigt att förbereda projekt i PPS. Modellen hjälper till att definiera vilket mål som ska uppnås, vilka avgränsningar som finns och hur projektarbetet praktiskt ska gå till. Under projektets gång skapas resultat som leder till att projektmålet uppfylls. Aktiv återkoppling säkerställer att tidigt upptäcka ändrade behov, som lätt kan tillgodoses tack vare den ordnade ändringshanteringen. Under avvecklingen återlämnas resurser och erfarenheter summeras i en slutrapport. BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 BP8 Förbereda Genomföra Avveckla Formulera målet Planera, kalkylera Organisera, bemanna Beskriv arbetsformer Behandla risker Sammanställ projektplan För varje steg i modellen finns beskrivande text och länkar till mallar och kunskapsområden. 6

PPS ger överblick över delmomenten och förenklar projektstyrningen. Modellen belyser de kunskapsområden som krävs för varje steg, exempelvis planering, riskhantering och rapportering. Arbetet flyter smidigt tack vare dokumentmallar med förklaringar och skrivstöd, och tidskrävande missförstånd kan undvikas. Portfölj Ett projekt existerar därför att något behöver förändras. Typiskt för de flesta verksamheter är ett ständigt ökande förändringsbehov. Det leder till många olika projekt som pågår samtidigt. Resurserna är ofta begränsade, och alla initiativ kan inte genomföras på en gång. PPS sätter verksamhetens affärsidé och strategiska mål i centrum. De utgör grunden för projekt och program, och de styr den löpande uppföljningen så att rätt saker prioriteras. Planera Styra Sammanställ behov Prioritera Optimera portföljen B1 B2 B3 B4 B5 B6 Program Initiera Definiera Implementera Avveckla Att leda ett program är en omfattande uppgift som ofta sträcker sig över flera år. PPS hjälper till att koordinera, planera och bevaka projekt och förändringsarbete så att uppsatta effektmål kan nås. Målet kan vara att utveckla en befintlig verksamhet eller att etablera en ny verksamhet, en tjänst Formulera Beskriv Sammanställ eller en produkt måletpå en ny marknad. förändringen Business case B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 Initiera Definiera Implementera Avveckla Projektdirektiv Överlämning Formulera målet Projektplan Beskriv förändringen Sammanställ Business case Leverans Slutrapport BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 BP8 Förbereda Genomföra Avveckla Formulera målet Planera, kalkylera Organisera, bemanna Beskriv arbetsformer Behandla risker Sammanställ projektplan 7

Verktyg PPS OnLine enkel och användbar för alla i projektet Lättillgänglig Med webbapplikationen PPS OnLine kommer du enkelt åt hela PPS styrmodell med steg för steg-beskrivningar, mallar, färdigheter och checklistor. Rollbaserad Din projektroll bestämmer ingången i PPS OnLine, och ger dig rätt stöd som behövs för just din roll. Flera språk PPS OnLine finns på svenska, engelska, finska och norska. Skräddarsydd PPS OnLine kan skräddarsys till din verksamhets behov och standarder, där exempelvis mallar och information anpassas utifrån önskemål. Årliga utgåvor Kunddriven utveckling med årliga utgåvor, där användaren alltid får tillgång till den senaste versionen. För mer information och demoversion av PPS OnLine, se: tieto.se/pps 8

PPS OnLine startsida och rollen beställare & projektägare, med ett lättillgängligt och enkelt stöd för just din roll med de viktigaste delarna när du behöver det. 9

Tjänster PPS Tjänster förstärker och utvecklar projektverksamheten Dra nytta av våra erfarenheter! Vi kan stötta under ett projekts eller ett programs hela livscykel, från för beredelser till avveckling. Tieto har lång erfarenhet av att stärka projektverksamheten inom en hel organisation. Vi har stor erfarenhet av att etablera projektkontor och vet hur man får arbetet att fungera enhetligt och effektivt. Våra tjänster kompletterar utbildning och verktyg, och helheten skapar effektivare projekt. PPS Införande. För att verkligen etablera PPS-modellen i organisationen behövs ett medvetet förändringsarbete. Både hårda processer och människor ska med. Vi har stor erfarenhet av dessa förändringar och är gärna med och hjälper er. Använd våra erfarenheter när ni ska införa PPS som projektstyrningsmodell. PPS Projektkontor. Projektkontoret är ett lämpligt verktyg för att driva förbättringsarbetet i projektverksamheten och för att ge det stöd som ofta behövs. Begreppet projektkontor kan innefatta flera olika former, och man måste utgå från verksamhetens behov när man definierar omfattning och ansvar. Använd våra konsulter när ni ska bygga upp eller driva ett projektkontor. PPS Coaching. Oavsett din roll i projektet, om du är ny eller erfaren kan du många gånger känna dig ensam eller otillräcklig. Du kan då behöva hjälp att undanröja de hinder som bromsar dig från att använda din fulla kapacitet och potential. Med hjälp av en coach kan du få stöd att identifiera och tydliggöra ditt behov samt få stöd till utveckling och förändring. Din coach hjälper dig att fokusera på din strategi och ditt mål. Låt våra coacher med projektledarbakgrund bli stöd och bollplank under en begränsad period. PPS Mentorskap. Att lära av andra stimulerar och ger snabb utveckling. En mentor som inspirerar och delar med sig av sina erfarenheter, ger råd och nya infallsvinklar, blir en draghjälp och bidrar till höjd kunskap och motivation. Mentorskap innebär att du tillsammans med din mentor hittar nya vägar för din yrkesroll, utifrån dig som person. Ta hjälp av våra mentorer för att skapa framgång i ditt projekt eller i ditt program. PPS Projektanalys. Projektanalyser hjälper dig stärka ditt projekt och ökar möjligheterna att projektet når sitt mål. Att ge analysstöd och arbeta med granskningar av projekt kräver stor erfarenhet och omsorg. Låt oss ge det analysstöd ni behöver. Om ni vill kan ni delta i analysteamet och på så sätt få egen praktisk kunskap om hur projektanalys planeras, genomförs och om hur resultatet presenteras för projektledning och styrgrupp. PPS Riskanalys. Riskanalysens målsättning är att identifiera riskerna samt bedöma vilka åtgärder som ska planeras. Ta gärna hjälp av någon av våra konsulter som riskanalysmoderator. Vi inleder med ett riskanalysseminarium. Resultatet blir en rapport med identifierade och prioriterade risker samt en lista med föreslagna åtgärder. Styrkan med en extern moderator i riskseminariet är dels att det är en opartisk person utan tidigare inblandning i projektet, samt att samtliga projektmedlemmar inklusive projektledaren kan fokusera på uppgiften, dvs riskanalysen. PPS Projektledare. Ibland räcker inte de egna projektledarna till. Det kan behövas fler av dem. Eller projektledare med bättre metodkunskaper. Använd då våra projektledare med gedigen PPS-kunskap och erfarenhet från olika branscher. De leder först och främst projektet, men kan också ge er en kunskaps- och erfarenhetsinjektion. För mer information: tieto.se/pps 10

MÅNS Människosyn Åtagandekultur Nytta Samförstånd PPS Workshops praktiska övningar som skapar effektivitet Våra workshops ger snabbt konkret kunskap och förmedlar nya insikter inom hela organisationen. Med teori och praktik anpassad till den egna organisationen är de redskap för att stärka projektkulturen och förmågan att arbeta med effektstyrning. Rätt attityd och klara business case ger nytta i verksamheten. PPS MÅNS människan i modellen. PPS-modellen har fyra grundläggande synsätt: Människosyn, Åtagandekultur, Nytta och Samförstånd (MÅNS). De är en sorts värderingar som vi har med oss. Du lär dig innebörden i och nyttan av de grundläggande synsätten och hur du arbetar med dem i praktiken. Du får också kunskap om den egna organisationens behov av MÅNS och om dina möjligheter att stärka kulturen. PPS Åtagande. En god åtagandekultur med engagemang och tydlighet ger motivation och kraft i organisationen. Åtagande är ett av de grundläggande synsätten i PPS, och kanske det viktigaste. På ett tydligt sätt lär du dig innebörden i och nyttan av god åtagandekultur och hur du följer upp överenskommelser. PPS Business case. Hur väljer du vilka projekt som ska startas och genomföras? Det finns vägar för att se till att de projekt som allra bäst bidrar till verksamhetsnyttan lyfts fram. Dessutom är det viktigt att vara säker på att du hämtar hem effekterna från projekten. I denna workshop lär du dig att identifiera och värdera nyttor utifrån ett effektmål. Och att säkra realiseringen. För mer information och bokning: tieto.se/pps 11

PPS OnLine är ett smidigt sätt att snabbt få svar på projektfrågor i vardagen, både för projektledare och för styrgruppsmedlemmar. Endast ett klick bort. Helena Einarsson, PMO, ABB Power Products, Ludvika Tieto är mycket aktiva, ansvarstagande och involverade. De är ofta inne och agerar, coachar, håller utbildningar och arbetar som mentorer i organisationen. Vi ser det som ett brett samarbete och vi är nöjda med hur det fungerar. Vi märker en ökad efterfrågan på utbildning, på att lära sig mer och utöva sitt kunnande, PPS har medvind på Folksam. Thomas Stenström, processmanager på Folksam Nu i början tar vi till exempel hjälp av Tieto genom att de granskar flera av våra direktiv och planer. Detta har gett oss jättebra erfarenheter och diskussioner. Även om vi är i början av implementeringen så märker vi redan att projektstyrningen har blivit tydligare och det bådar gott inför framtiden. Paula Jagric, samordnare Lidingö Stad 12

Utbildning PPS Utbildning utvecklar dig Som chef, ledare eller specialist behöver du olika stöd i din utveckling. Våra utbildningar är därför formade efter din rolls behov av kunskaper i PPS. PPS utbildningar spänner över flera områden samt är olika långa, olika intensiva och tar sig uttryck i alltifrån skräddarsydda företagsinterna program till enstaka kurser. Den röda tråden genom utbildningarna är att de är erfarenhets- och verklighetsbaserade för att ge verklig effekt. Utbildningarna bildar basen för din kunskap om PPS och ger påtaglig och omedelbar nytta redan i pågående projekt. Den fulla potentialen av kunskaperna blir tydlig då verksamheten dessutom utnyttjar PPS verktyg och tjänster. Alla utbildningar kan ges företagsinternt där din verksamhet finns. Schemalagda kurser finns i Stockholm, Linköping, Malmö, Göteborg, Finland och Norge. Se aktuella datum på: tieto.se/pps PPS Steg 1 grundläggande projektstyrning PPS Steg 1 förmedlar grundläggande kunskaper i projektstyrning. För att bli en framgångsrik projektledare är det viktigt att kunna lägga en stabil grund genom bra projektförberedelser. Lika viktigt är det att kunna förankra och förmedla projektidé, mål och planer till alla berörda såväl inom som utanför projektet. Du får lära dig att planera, styra och följa upp arbetet på ett dynamiskt sätt, så att projektet följer planerna och tar hand om alla ändrade behov som uppstår på vägen. Efter kursen har du tillgång till grundläggande dokument, mallar och checklistor. För mer information och bokning: tieto.se/pps PPS Steg 2 fördjupad projektstyrning PPS Steg 2 ger fördjupade kunskaper i projektstyrning. Du får lära dig hur metodens styr modell samverkar såväl med verksamhetens affärsmodell som med olika typer av produktionsarbete. Stor vikt läggs vid planering och kalkylering av projektarbete och olika former av samspel mellan projektet och basorganisationen. Kursen är en påbyggnad av PPS Steg 1 och förmedlar ytterligare färdigheter och dokumentmallar för mer avancerad projektstyrning. För mer information och bokning: tieto.se/pps 13

PPS Projektledarskap ledarskapet i projektledarrollen PPS Projektledarskap ger de kunskaper som du behöver i din roll som projektledare när det gäller att leda en grupp människor i ett gemensamt projektarbete. Du lär dig hur man kan dra nytta av medarbetarnas samlade kompetens och kapacitet för att så effektivt som möjligt nå projektets mål. Genom kursen får du tillgång till olika ledarskapsfärdigheter som ger konkret nytta i en projektledarroll. Du vet hur en ny grupp kan utvecklas till ett lag över tiden och hur du med ett anpassat ledarskap kan skapa ett vinnande lag. Du lär dig också vad effektiv kommunikation innebär och hur du kan hantera olika konfliktsituationer. För mer information och bokning: tieto.se/pps PPS Beställare och styrgrupp beställarens och styrgruppens arbete i projekt PPS Beställare och styrgrupp förmedlar den kunskap som krävs för att kunna agera som beställare och som medlem i en styrgrupp. Du får kunskap om PPS synsätt och detaljer för beställarens och styrgruppens arbete. Bland annat vad beställaren behöver göra innan ett projekt kan startas och efter att projektet avslutats och vad styrgruppen gör under projektets gång. Du förstår vilket ansvar man har som beställare respektive styrgruppsmedlem och vilken arbetsinsats som är kopplad till respektive roll. Kursen belyser de krav styrgruppen kan ställa på projektledningen men också vilka skyldigheter styrgruppen har gentemot projektet och projektledningen. Kursen ger ökade förutsättningar för att rätt projekt beställs, att projekt styrs framgångsrikt och att största nyttan för verksamheten säkerställs. För mer information och bokning: tieto.se/pps 14

PPS Portföljstyrning metodkurs för portföljledare PPS Portföljstyrning ger kunskaper om PPS-modellens stöd för att styra, leda och administrera en verksamhets projektportfölj. Portföljstyrning bidrar till bättre prioriteringar av initiativ och resurser, och därmed ökad nytta i verksamheten. Du lär dig att värdera bidragen av ett projekt-initiativ mot verksamhetens mål, lär dig prioritera för att sedan med utgångspunkt från förmåga skapa och planera din portfölj och hantera ändringar i den. Du lär dig styrmodellen för portfölj och kursen ger dig tillgång till färdigheter och mallar som kan användas för styrning i praktiken. Du får även insikt i alternativa sätt att organisera arbetet beroende på hur verksamheten ser ut. För mer information och bokning: tieto.se/pps PPS Programstyrning metodkurs för programledare PPS Programstyrning ger kunskaper om PPS-modellens stöd för att styra, leda och administrera ett program. Den ger PPS definitioner och syn på program som en utmärkt arbetsform för att koordinera projekt och förändringsarbete i syfte att uppnå ett effektmål. Du lär dig styrmodellen och roller för program, och vi förklarar sambandet mellan program och verksamhetens mål. Kursen ger dig tillgång till färdigheter och mallar som kan användas för styrning i praktiken. För mer information och bokning: tieto.se/pps PPS Projektmedarbetare att arbeta i ett PPS-projekt PPS Projektmedarbetare skapar förståelse för vad det innebär att vara medarbetare i ett projekt som drivs enligt PPS. Kursen belyser de krav som ställs på en projektmedarbetare samt vilka krav denne kan ställa på projektledaren. Att vara projektmedarbetare innebär att du måste kunna hantera din egen del av produktionsarbetet. Detta ställer bland annat krav på att kunna läsa och förstå projektplanen, planera eget arbete, vara tillgänglig för uppföljning samt aktivt delta i möten. Kursen betonar vikten av begreppen ansvar, befogenhet och delegering samt personligt åtagande. För mer information och bokning: tieto.se/pps 15

För mer information och bokning: tieto.se/pps