E-arkiv Kronoberg och Blekinge

Elin Jonsson arkivarie Tel. 0470-413 07 Fördjupad förstudie hösten 2013 Reviderad version E-arkiv Kronoberg och Blekinge - Projektplan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (20) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-413 07 Mobil 0702-431 662 Fax 0470-256 08 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 Hemsida www.vaxjo.se E-post elin.jonsson@vaxjo.se

Innehåll 1 INLEDNING... 3 1.1 GODKÄNNANDE... 3 1.2 VERSIONSHANTERING... 3 2 BAKGRUND... 3 2.1 IDÉ... 5 2.2 MÅL... 5 2.3 AVGRÄNSNINGAR... 5 3 UNDERLAG OCH GODKÄNNANDE... 6 3.1 UNDERLAG... 6 3.2 PRODUKTER... 6 3.3 PROJEKTAVSLUT... 7 4 FÖRSTUDIEORGANISATION OCH BEMANNING... 7 4.1 BESTÄLLARE... 7 4.2 KONTAKTPERSONER... 8 4.3 STYRGRUPP... 8 4.4 PROJEKTLEDNING... 9 4.5 PROJEKTGRUPP... 10 4.6 EXPERT OCH REFERENSGRUPPER... 12 4.7 LOKALT ARBETE... 12 5 UTBILDNING... 12 6 TIDPLAN OCH RESURSER... 13 6.1 ÖVERGRIPANDE TIDPLAN... 14 6.2 BESLUTSPUNKTER OCH MILSTOLPAR... 16 6.3 RESURSBEHOV... 16 7 ARBETSFORMER... 17 7.1 ARBETSSÄTT... 17 7.2 DOKUMENTSTYRNING... 17 7.3 AVVIKELSE OCH ÄNDRINGSHANTERING... 17 7.4 SEKRETESS OCH SÄKERHET... 17 7.5 INFORMATIONSSPRIDNING... 17 8 RISKER... 19 9 EKONOMI... 20 2 (20)

1 Inledning 1.1 Godkännande Projektplanen godkänns av styrgruppen efter att deltagande organisationer har haft möjlighet att lämna synpunkter. 1.2 Versionshantering Utgåva Datum Kommentar 0.1 2013-08-02 Första utkast 0.2 2013-08-16 Utkast för synpunkter arbetsgrupp 0.3 2013-08-22 Utkast för synpunkter kontaktpersoner 0.4 2013-08-27 Förslag med ändringar markerade till kontaktpersoner för genomläsning 1.0 2013-10-03 Publicerad version. 1.1 2013-12-12 Reviderad version med ändringar när det gäller rollen projektledare. 2.0 Publicerad version godkänd av styrgruppen. 2 Bakgrund Under våren 2013 genomfördes en gemensam förstudie, som resulterade i ett första underlag för att kunna göra välgrundade vägval i samband med införande av e-arkiv. Övergripande analyser och redogörelse för bakgrund till handlingsalternativ redovisades i slutrapport och Guide till handlingsalternativ. Målbilden som formulerades är att bygga upp ett e-arkiv värt att lita på. Med e-arkiv menar vi en organisation som har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer. E-arkivet ska uppfylla krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet. I verksamheten hanteras information i en systemberoende struktur och i format som passar för den löpande verksamheten och det aktuella verksamhetssystemet. Genom att införa e-arkiv frigörs informationen för att hanteras i systemoberoende format och struktur i ett arkivsystem. Nyttan med ett e-arkiv är att det går att lämna gamla system, samtidigt som det blir ordning och reda på informationen. Informationen blir användbar för de system och e-tjänster som används i e-förvaltningen även på lång sikt. Det innebär att det blir lättare att hitta rätt och återanvända information både för verksamheten och för medborgarna. Det blir möjligt att åstadkomma en 3 (20)

helt obruten digital kedja från det att ett ärende initieras tills att dokumentationen arkiveras. Infrastrukturen för att hantera långsiktigt bevarande är idag i huvudsak uppbyggd för att vi ska spara på papper. Det finns system med arkivlokaler, arkivboxar och akter, samt kompetens kring materiel och metoder för att bevara analoga handlingar på framförallt papper. I motsats till detta skapas informationen idag huvudsakligen elektroniskt och hanteras i elektronisk form med hjälp av olika it-system. Det finns ett behov av att bygga upp en infrastruktur för att hantera elektroniskt bevarande på ett ansvarsfullt sätt. Infrastrukturen består av system och kompetens för att hantera digital lagring, migrering och åtkomst för att säkerställa bevarande oberoende av ursprungliga verksamhetssystem. Trots att digitaliseringen av förvaltningen pågått under de senaste 30-50 åren är verksamhetsområdet långsiktigt digitalt bevarande fortfarande i en uppbyggnadsfas. E-arkivet kräver en högre grad av specialistkunskaper än traditionell arkivering. Det behövs samverkan med angränsande professioner som till exempel systemvetare, informationssäkerhetsspecialister, utvecklare med flera. Informationsmängden i våra verksamhetssystem ökar ständigt. Det är därför extra viktigt att dessa anpassas för att underlätta bevarande redan från början. Om man värderar informationen för att ta ställning till gallring och bevarande, och klassificerar den med avseende på säkerhet och verksamhetssammanhang, redan innan den skapas eller registreras, effektiviserar detta den långsiktiga hanteringen och underlättar administrationen. Till bakgrunden hör att ett ramavtal för e-arkiv kommer att tecknas under hösten av SKL Kommentus Inköpscentral. För att kunna avropa behövs fördjupade analyser av de behov som finns hos deltagande organisationer. Under hösten genomför Växjö kommun tester av leveranser enligt de förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som tagits fram av Riksarkivet i samarbete med statliga och kommunala myndigheter. Karlskrona kommun har deltagit i ENSAM uttag (avställning och mappning av data för arkivering). Detta dokument definierar den fördjupade förstudien som kommer att genomföras i samverkan mellan intresserade organisationer i Kronoberg och Blekinge. 4 (20)

2.1 Idé Tanken med den fördjupade förstudien är att förankra och konkretisera det fortsatta arbetet med att införa e-arkiv Den fördjupade förstudien innebär att gemensamma aktiviteter genomförs för att förbereda införandet av e-arkiv. Projektorganisationen förstärks med en styrgrupp. Det lokala arbetet hos deltagande organisationer för att förbereda inför införande av e-arkiv startas upp. Ett arbete som behöver genomföras oavsett om deltagande organisationer väljer att gå vidare gemensamt eller inte efter avslutad fördjupad förstudie. Överenskommelse tecknas mellan deltagande parter. 2.2 Mål Målet med den fördjupade förstudien är att kunna sätta igång ett projekt 2014 för att införa organisation och system för att hantera e-arkiv. Delmål för den fördjupade förstudien: Genomföra utbildningar för att ytterligare höja kunskapsnivån inom deltagande organisationer och förankra resultatet från förstudien. Genomföra en översiktlig systeminventering. Slutföra nulägesanalys när det gäller organisationer som har e-arkiv i drift. Möjliggöra för deltagande kommuner att påbörja arbetet med informationskartläggning. Sammanställa exempel på styrande dokument och ta fram förslag till tillsynsmetodik. Ta fram förslag till projektorganisation och inriktning för kommande projekt. 2.3 Avgränsningar Förslag till hur deltagande organisationer ska gå vidare med det konkreta införandet tar deltagande organisationer ställning till efter den fördjupade förstudien. Det här kommer inte att ingå i den fördjupade förstudien: Direkta förberedelser inför upphandling. Organisering av förvaltningsorganisation. Genomförande av leveranstester hos deltagande organisationer. 5 (20)

Fördjupad utredning när det gäller förutsättningar för fortsatt regional samverkan hanteras i särskilt projekt. Utredningen handlar om formella, juridiska och ekonomiska möjligheter att samverka i regionen. Upphandling av ramavtal för systemstöd och tjänster för e-arkiv hanteras av SKL Kommentus Inköpscentral (SKI) och Kammarkollegiet som fungerar som inköpscentraler. SKI:s upphandling sker på uppdrag av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) som även arbetar med att ta fram stöd och hjälp och förmedla bra exempel inför upphandling av e-arkivsystem. Specifikationer för hur information ska struktureras och paketeras för leveranser till e-arkiv tas fram inom ramen för Riksarkivets projekt eard (det vill säga ett arkivformat för digital information). 3 Underlag och godkännande 3.1 Underlag Det här behöver den fördjupade förstudien få in: Uppgifter om kontaktpersoner och hur det lokala arbetet kommer att organiseras. Svar på frågor som projektgruppen skickar ut. Svar på enkäter till organisationer med e-arkiv i drift (avser inte deltagande organisationer). Underlag till kartläggningar och analyser. Framför allt översiktlig inventering av system som underlag för behovsanalys. Inventering genomförs inom respektive organisation. Underlag godkänns av projektgruppen i enlighet med de kriterier som tas fram. Om någon inleverans försenas eller inte godkänns redovisas konsekvenser i förstudierapporten. 3.2 Produkter Det här kommer den fördjupade förstudien att producera: Utbildningsmaterial för att kunna planera informationskartläggning. Behovsanalys baserad på översiktlig systeminventering. Exempel på styrande dokument och förslag till rutiner och mallar för tillsyn. Analys av SKI:s ramavtal. Lista med förslag till krav som behöver ställas på verksamhetssystem och arkiveringsverktyg för att kunna leverera information till arkivsystem. 6 (20)

Deltagande organisationer erbjuds fortlöpande möjlighet att lämna synpunkter på de förslag som tas fram av projektgruppen. Resultatet överlämnas till projektorganisation för eventuellt kommande projekt. Alternativt till respektive deltagande organisation om det inte blir en gemensam fortsättning. 3.3 Projektavslut Projektet är avslutat när: Alla deltagande organisationer har tagit del av och haft möjlighet att lämna synpunkter på slutrapporten Redovisning för uppdragsgivare är genomförd Förstudiedokumentationen är rensad och arkiverad 4 Förstudieorganisation och bemanning 4.1 Beställare Kommunchefer samt region- och landstingsdirektörer hos deltagande organisationer. Ansvar: Tillsätta resurser för att hantera det lokala arbetet. Befogenheter: Utse kontaktperson. Underteckna överenskommelse. 7 (20)

4.2 Kontaktpersoner Varje beställare utser en kontaktperson som är formellt ansvarig mot projektet. Kontaktpersonen bör ha en beslutsfattande position för att säkerställa förankring inom organisationen. Ansvar: Driva och förankra det interna arbetet inom sin organisation. Organisera det lokala arbetet genom att till exempel tillsätta lokal arbetsgrupp och fördela uppgifter när det gäller det lokala arbetet. Delta vid avstämningsmöten (två tillfällen). Befogenheter: Utse styrgrupp inom gruppen av kontaktpersoner. Föreslå deltagare i arbets- och referensgrupper. Lämna synpunkter när det gäller förstudiens genomförande och de förslag som redovisas. Hantera formella frågor i projektet. 4.3 Styrgrupp Styrgruppen följer och stödjer arbetet i projektet och är med och diskturerar och värderar de förslag som tas fram. Styrgruppen har satts samman av representanter för de största kommunerna, representanter från de mindre kommunerna (tre från Blekinge och två från Kronoberg) samt regionförbunden. Sammansättningen av styrgruppen förändrades efter avstämningsträff med kontaktpersoner 9 oktober och möte med styrgruppen 15 oktober. Deltagare i styrgruppen: Martin Fransson, tf kanslichef, Växjö kommun (sammankallande) Jens Odevall, administrativ chef, Karlshamna kommun Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona kommun Lasse Johansen, it-chef, Alvesta kommun Ingrid Ljungquist, administrativ chef, Region Blekinge Mats Porsklev, kanslichef, Älmhults kommun Jesper Jacobsson, kanslichef, Sölvesborgs kommun Leif Söderlund, kommunikationschef, Ronneby kommun Ansvar: Planera, styra och följa upp den fördjupade förstudien. Se till att arbetsgrupper bemannas. Delta vid styrgruppsmöten (en gång i månaden). Sätta sig in i underlag som tas fram av projektgruppen. 8 (20)

Fungera som arbetsgrupp när det gäller att ta fram underlag för information och beslut om fortsatt gemensamt projekt och samverkan i regionen. Befogenheter: Godkänna projektplan och lägesrapporter. Besluta om projektadministrativa frågor av vikt. Hantera problem som uppstår och som inte kan hanteras av projektledaren. 4.4 Projektledning 4.4.1 Projektansvarig Martin Fransson, tf kanslichef (Växjö kommun) Ansvar: Tillsätta resurser för att hantera projektledning. Hantera formalia kring överenskommelse mellan deltagande organisationer. Sammankalla styrgrupp och kommunicera med kontaktpersoner. Befogenheter: Utse projektledare 4.4.2 Projektledare Projektledare (25 %): Lars-Erik Strandberg, projektledare (Karlskrona kommun) Ansvar: Samordna, kommunicera och leda planeringen av nästa etapp (konceptstudie). Sammanställa beslutsunderlag i samråd med styrgruppen. Befogenheter: Lämna förslag till styrgruppen och rekommendationer till fortsatt arbete. 4.4.3 Biträdande projektledare och specialist e-arkiv Biträdande projektledare och specialist e-arkiv (75 %): Elin Jonsson, arkivarie (Växjö kommun) Ansvar: Samordna, kommunicera och leda de planerade aktiviteterna inom den fördjupade förstudien. 9 (20)

Hantera projektarbetsplats på nätet. Hålla lista med kontaktpersoner uppdaterad och tillgänglig. Sammanställa rapporter och dokumentera de aktiviteter som genomförs. Bistå projektledaren med underlag och verksamhetskunskap inom området e-arkiv. Befogenheter: Fördela uppgifter till arbetsgrupper inom överenskomna ramar för förstudien. Tilldela behörigheter till projektarbetsplatsen. Lämna synpunkter på förslag till styrgruppen och rekommendationer till fortsatt arbete. 4.5 Projektgrupp Arbetet i projektgruppen utförs av olika arbetsgrupper. Arbetsgrupperna kan förändras vid behov. Ansvar: Delta i aktiviteter. Läsa in relevant material. Hantera de kartläggningar och analyser som planeras i respektive arbetsgrupp. Granska och lämna synpunkter på utkast. Befogenheter: Föreslå och lämna synpunkter på aktiviteter och resultat. 4.5.1 Projektekonom Maria Purnell, Region Blekinge Ansvar: Ta fram förslag till fördelning av kostnader och sammanställa budget för nästa etapp 4.5.2 Samordnare arbetsgrupp Inom varje arbetsgrupp utses en samordnare som ser till att arbetet går framåt. Ansvar: Samordna och driva arbetet i gruppen. Rådgöra och stämma av med projektledaren när det gäller resultat och genomförande av aktiviteter. 10 (20)

Sammanställa resultat från kartläggningar och aktiviteter. Befogenheter: Fördela uppgifter inom arbetsgruppen. 4.5.3 Kartläggning och goda exempel Arbetsgrupp för att planera och stödja det lokala arbetet med systeminventering, utbildning och erfarenhetsutbyte kring informationskartläggning, samla goda exempel på styrande dokument när det gäller informationshantering och tillsynsmetodik. Gruppen baseras på arbetsgruppen från förstudien våren 2013. Deltagare i arbetsgruppen kartläggning och goda exempel: Emil Hagelbäck, arkivarie, Sölvesborgs kommun (samordnare) Josefina Andersson, arkivarie, Markaryds kommun Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun Niclas Rosenbalck, arkivarie, Älmhults kommun Jonas Sjöberg, systemförvaltare, Alvesta kommun Anders Karlsson, arkivarie, Ronneby kommun Anna-Lena Ljungberg, arkivarie, Alvesta kommun 4.5.4 Analys leveranstest Arbetsgrupp för erfarenhetsutbyte och analys av tester som genomförs när det gäller leverans från verksamhetssystem till arkivsystem. Deltagare i arbetsgruppen analys leveranstest: Olivia Simson, arkivarie, Karlskrona kommun Charlotte Jörgensen, systemförvaltare, Karlskrona kommun Annelie Holmberg, registrator, Karlskrona kommun Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun 4.5.5 Analys ramavtal e-arkiv Arbetsgrupp som går igenom och analyserar SKI:s ramavtal Deltagare i arbetsgruppen analys ramavtal: Magdalena Nordin, arkivarie, Karlskrona kommun (samordnare) Per Mortensen, upphandlingschef, Karlskrona kommun Mikael Andersson, upphandlare, Karlskrona kommun Niklas Hörling, it-arkitekt, Växjö kommun 11 (20)

4.6 Expert- och referensgrupper För att förankra förstudiens resultat, identifieras och konsulteras grupper eller enskilda personer som på olika sätt kan bidra med kunskaper och som är berörda vid införande av e-arkiv. Samarbete med programgrupp i Kalmar län genom erfarenhetsutbyte och träffar. Det nätverk och forum som finns inom ramen för gruppen e-arkiv på forumet Arkivet på Ning kommer att fungera som referensgrupp och för omvärldsbevakning och erfarenhetsutbyte. 4.7 Lokalt arbete Varje kontaktperson organiserar arbetet på hemmaplan. Kontaktpersonen bör formera en lokal arbetsgrupp utifrån sin organisations förutsättningar. I gruppen bör ingå personer med kännedom om organisationen och om de system som används. De personer som deltar i det lokala arbetet kan ha olika kompetenser och inriktningar. Någon inom varje organisation bör ha rollen som samordnare för det lokala arbetet. Det kan vara kontaktpersonen eller någon särskilt utsedd person. I samordnarens roll ingår att ta del av och sprida vidare information, samla in och sammanställa underlag samt att samordna det praktiska. De uppgifter som förväntas utföras lokalt listas i den övergripande tidplanen. Ansvar: Delta på utbildningar och samla in underlag Befogenhet: Lämna synpunkter på förslag från projektgruppen 5 Utbildning Projektgruppen hanterar planering av utbildning utifrån de behov som de deltagande organisationerna har. Följande utbildningstillfällen planeras: Utbildning informationskartläggning och dokumenthanteringsplaner Utbildning kartläggning av it-system och enkel systemvärdering Studieresa till Lund för att titta på System LångtidsLagring (SYLL) 12 (20)

6 Tidplan och resurser 13 (20)

6.1 Övergripande tidplan Respektive arbetsgrupp planerar sitt arbete. Detaljerad tidplan och kalender sammanställs och redovisas på projektarbetsplatsen. Att göra: Beskrivning: Tidplan: Starta upp den Projektledning: Augusti fördjupade förstudien Uppstartsmöte för kontaktpersoner. 2013 Formalia för projektet. Bemanna projektorganisation. Upprätta projektplan. Slutföra enkätundersökning om e-arkiv i drift Utbildning och erfarenhetsutbyte om informationskartläggning Projektgrupp: Sammanställa nulägesanalys när det gäller organisationer som har e-arkiv i drift Ordna studiebesök Projektgrupp: Ordna utbildning Forum för erfarenhetsutbyte Sammanställa dokumentation och bra exempel Lokalt arbete: Sätta igång internt arbete med att kartlägga information och förnya dokumenthanteringsplaner Projektgrupp: Vara stöd för dem som ska genomföra inventeringen Ta fram metod och mallar Sammanställning av systemlista Analys och översiktlig värdering av information som ska bevaras Lokalt arbete: Steg 1: Översiktlig inventering av it-system Steg 2: Enkel systemvärdering med hjälp av analysdokument August- September Augustioktober 2013 Genomföra översiktlig systeminventering Septemberdecember 2013 14 (20)

Att göra: Beskrivning: Tidplan: Sammanställa bra Lokalt arbete: September exempel på Dela bra exempel - november styrande 2013 dokument Projektgrupp: Definiera olika typer av styrande dokument som behöver finnas för e-arkiv Sammanställa bra exempel på styrande dokument Avstämning med juristnätverket Analysera leveranstester Analysera SKI:s ramavtal för e- arkiv Sammanställa bra exempel på tillsynsmetodik Sammanställa resultat och förankra Projektgrupp: Erfarenhetsutbyte Analysera resultat av genomförda tester och aktiviteter Ta fram lista med förslag till generella krav på verksamhetssystem och arkiveringsverktyg Ramavtal tecknas enligt planen i september Projektgrupp: Inläsning av underlag Möten för diskussion och analys Lokalt arbete: Svara på eventuella frågor från projektgruppen Projektgrupp: Ta fram förslag till rutiner för tillsynsprotokoll, rapportering och uppföljning Planera utbildning Projektgrupp: Sammanställa slutrapport Förslag till projektorganisation och fortsatt projekt Styrgrupp: Information, redovisning och förankring September -december 2013 Oktoberdecember 2013 Novemberdecember 2013 Januarifebruari 2014 15 (20)

6.2 Beslutspunkter och milstolpar Följande beslutspunkter och milstolpar finns i tidplanen: 6.2.1 Beslutspunkter Undertecknande av överenskommelse kommunchefsträffar i september 2013 Godkännande av projektplan styrgruppsmöte september 2013 Godkännande av slutrapporten avstämningsmöte för kontaktpersoner 22 januari 2013 Redovisning av resultat för beställare januari 2014 Projektet avslutas februari 2014 6.2.2 Milstolpar Lägesrapport informationskartläggning, översiktlig inventering av system och goda exempel när det gäller styrande dokument oktober 2013. Avstämningsmöte för kontaktpersoner 9 oktober 2013. Lägesrapport resultat av kartläggning och analys av SKI:s ramavtal och testleveranser och tillsynsmetodik november 2013. Avstämningsmöte för kontaktpersoner 20 november 2013. 6.3 Resursbehov Kontaktpersoner förväntas att avsätta tid för att ta del av resultat samt driva och förankra det lokala arbetet inom den egna organisationen. Deltagare i styrgruppen förväntas avsätta tid för möten en gång i månaden och för att läsa igenom och lämna synpunkter på frågor och förslag från projektgruppen. Deltagare i projektgruppen förväntas arbeta aktivt med förstudien och kunna avsätta tid för att hantera utbildningar och aktiviteter samt att sätta sig in i det material som tas fram av de olika arbetsgrupperna. Förväntad tidsåtgång uppskattas av respektive grupp. Projektledare på heltid. 16 (20)

Deltagare i de lokala referensgrupperna förväntas avsätta tid för att delta på utbildningar och aktiviteter samt att ta fram det underlag som begärs in av projektgruppen. Omfattningen beror på förutsättningarna hos respektive organisation, framför allt när det gäller systeminventeringen. Labbmiljö för att testa och utvärdera exempel från leveranstester som genomförts. Under den fördjupade förstudien finns en särskild dator tillgänglig för projektgruppen. 7 Arbetsformer 7.1 Arbetssätt För att fördela arbetet mellan de resurser som finns bedrivs arbetet i den fördjupade förstudien i olika arbetsgrupper. 7.2 Dokumentstyrning Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Författare måste framgå av varje dokument. Dokumentation hanteras åtkomlig för deltagare på den gemensamma projektytan. Dokumenten registreras och arkiveras hos Växjö kommun. 7.3 Avvikelse och ändringshantering Projektledaren hanterar förändringar som påverkar resurser, omfattning eller inriktning för förstudien. Vid behov samråder projektledaren med styrgruppen som meddelar förändringar till kontaktpersoner. Avvikelser redovisas i slutrapporten. 7.4 Sekretess och säkerhet Dokumentation och information är tillgänglig för samtliga deltagande organisationer. Utkast och förslag får endast, med förbehåll, spridas vidare inom ickekommersiella nätverk och intressentgrupper. Färdigställda handlingar är allmänna handlingar och lämnas ut i enlighet med bestämmelser i offentlighetslagstiftningen. 7.5 Informationsspridning 7.5.1 Informationsbrev Projektgruppen samordnar frågor och information till kontaktpersoner och lokala arbetsgrupper. Månadsbrev skickas ut i pappersform till kontaktpersoner. 17 (20)

Styrgruppen och projektgruppen informeras regelbundet i form av informationsbrev som skickas ut via e-post samt via projektarbetsen. 7.5.2 Projektarbetsplats och publicering Deltagare i den fördjupade förstudien har åtkomst till gemensam digital projektarbetsplats. På projektarbetsplatsen finns delade dokument, kontaktlistor, kalender, projektblogg, länkar med mera. Färdigställda dokument publiceras på Växjö kommuns webbplats: http://www.vaxjo.se/e-arkiv 7.5.3 Rapportering Den rapporterade projektdokumentationen består av följande dokument: Projektplan Lägesrapporter Slutrapport med bilagor Kopior skickas till kontaktpersonerna hos deltagarna via e-post för vidare spridning. Slutrapporten skickas ut i tryckt form. 7.5.4 Mötesstruktur Arbetsgruppsmöten Plan för arbetsgruppsmöten tas fram av respektive grupp. Telefonmöten för kortare avstämningar vid behov. Projektledaren eller samordnaren för respektive grupp protokollför möten. Protokollen delas på projektarbetsplatsen. Styrgruppsmöten Styrgruppsmöten genomförs en gång i månaden. Projektledaren för protokoll och delar protokollen på projektarbetsplatsen. Informations- och nätverksträffar Träffar och arbetsmöten ordnas vid behov för olika expert- eller referensgrupper. Presentationsmaterial delas på projektarbetsplatsen och skickas ut till samordnare för respektive nätverk. Projektledaren protokollför möten och delar protokollen på projektarbetsplatsen. 18 (20)

8 Risker 1. Den fördjupade förstudien leder inte fram till hur deltagande organisationer ska gå vidare med samverkansformer och ett konkret införandeprojekt. Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Förstudien leder inte fram till ett införandeprojekt Medel Aktiv styrgrupp och förankring hos deltagande organisationer. 2. Deltagande organisationer har inte resurser eller avsatt budet för att kunna gå vidare med ett införandeprojekt. Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Arbetet med att införa e-arkiv avstannar och information förblir inlåst i olika verksamhetssystem Medel Aktiv styrgrupp och förankring hos deltagande organisationer. 3. Deltagare kan inte avsätta den tid som behövs för inläsning och att delta i aktiviteter Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Förstudien drar ut på tiden och underlaget kan bli ofullständigt Hög Fördela arbetet mellan olika arbetsgrupper och formulera information riktad till olika målgrupper 19 (20)

4. Nyckelpersoner är frånvarande Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Sämre kvalitet på underlaget inom områden där viss kompetens krävs Medel Identifiera nyckelpersoner och planera för hur bortfallet ska hanteras (senarelägga eller i en senare etapp plocka in extern kompetens) 5. En eller flera kommuner vill gå ur samarbetet Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Större kostnad för kvarvarande kommuner och bortfall av kompetens och arbetsresurser Medel Bra förankring genom uppstartsmöte och projektplanering 6. Resultatet blir inte det som förväntas av deltagarna Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Minskat intresse för fortsatt samarbete. Medel Fortlöpande avrapportering och tydliga avgränsningar. 9 Ekonomi Projektledare samt kostnader för att genomföra utbildningar och möten, projektarbetsplats samt övriga omkostnader finansieras gemensamt beräknat efter kommunstorlek i särskild överenskommelse. Varje deltagande organisation står för sina egna kostnader för resor och andra omkostnader. 20 (20)