Verksamhetsplan 2014-2016 Ordförande: Förvaltningschef: Glenn Lund (M) Stephan Lund Innehållsförteckning Sidnr Sammanfattning 1 Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys 2 Mål och riktlinjer för verksamheten 3 Organisationsbeskrivning 4 Verksamhetsbeskrivning 4 Förändring, utveckling och trender 12 Personalförhållanden 12 Ekonomi driftbudget 2014-2016 14 Omsättningstal och nyckeltal 15 Investeringsplan 2014-2018 17 1. Sammanfattning Tekniska nämndens verksamhetsplan för perioden 2014-2015 vill belysa de riktlinjer, framtidsutsikter och uppsatta mål för verksamheterna som finns inom förvaltningen. Förvaltningen kan delas in i tre delar fastighetsavdelningen produktionsavdelningen och fritid/park. Sedan årsskiftet 2012/2013 har vi en ny avdelning som heter Fritid/Park. Fastighetsavdelningen Fasighetsavdelningen består av fastighetsförvaltning, lokalvård, verksamhetsservice, övrig fastighetsverksamhet och har idag en tydligare roll som central lokalförsörjare. Då förvaltningen arbetar med de övergripande mål som är antagna, ser vi av största vikt att ett aktivt arbeta mot en bättre miljö. Genom fortsatt konvertering av uppvärmningsalternativ och energibesparingsåtgärder genereras energieffektiviseringar som ger möjlighet till en kostnadseffektiv och miljöanpassad fastighetsförvaltning. Genom rationaliseringar och anpassning av organisationen har antalet medarbetare på förvaltningen minskat de senaste tio åren. Verksamhetspåverkan sker. Internhyror justeras med konsumentprisindex (KPI). Relativt måttliga höjningar av KPI motsvarar inte våra kostnadsökningar för löner och övrigt vilket medför att internhyressystemet på sikt riskerar att bli underfinansierat, en översyn pågår. Produktionsavdelningen Den skattefinansierade verksamheten inom produktionsavdelningen består av gator och vägar samt parker. VA-verksamheten liksom renhållningsverksamheten finansieras av avgifter enligt fastställda taxor. Fritid/Park I simhallen önskar vi en ökad besöksfrekvens. En högre servicenivå kommer att erbjudas i sporthallens gym vilket kommer att innebära bättre träning för individen, god säkerhet och ökad trivsel. Målet är flera kunder, framför allt i målgrupperna äldre, funktionshindrade och ungdomar. I simhallen kommer ytterligare tillfällen till instruktörsledda aktiviteter så som t.ex. kvinnosim, fortsättningssimskola erbjudas. Förhoppningsvis ett utökat samarbete med landstinget rörande FAR (Fysisk aktivitet på recept). En verksamhet som bör omfatta flera av våra anläggningar. Under 2014 kommer fritid/park i samverkan med övriga delar av kommunen sträva efter att koncentrera resurser och kompetens. Områden som kommer att genomlysas är -gräsklippning, -skötsel av växter och ytor i anslutning till fastigheter, drift och ansvar för lekplatser. Målet är att skapa god strukturerad kunskap om all infrastruktur vi har att ansvara för. 1
2. Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys Kommunfullmäktige lämnar direktiv för budget- och verksamhetsplansarbetet. Fastighetsförvaltningen för dialog/samråd med de olika förvaltningarna gällande investeringsbudgeten. Budget och redovisning är uppbyggda så att varje verksamhet skall vara kostnadsneutral och bära både direkta kostnader och indirekta. För fastighetsförvaltningen gäller självkostnadsprincipen där finansiering främst sker via internhyror men även viss extern inhyrning förekommer. I samband med kartläggningen av Värnamo kommuns externt inhyrda lokaler konstateras att snitthyran för dessa lokaler ligger omkring 1 000 kr/m 2. I samband med justering av internhyran i enlighet med kommunfullmäktiges fastställande av 2010 års budgetramar beräknades den genomsnittliga internhyran till ca 650 kr/m 2. Nästa utvärdering av internhyressystemet kommer att ske år 2014. För VA- och avfallsverksamheterna samt fastighetsförvaltningen gäller självkostnadsprincipen. VA- och avfallsverksamheterna får endast ta ut ett pris som täcker kostnaderna. Fastighetsförvaltningen finansieras främst via internhyror men viss extern uthyrning förekommer. Produktionsavdelningen planerar sin verksamhet utifrån den nettoram som är tilldelad. 2.1 Driftbudget Inom teknisk administration fördelas kostnaderna för Tekniska nämnden och Tekniska kontoret ut till övriga verksamheter som administrativt pålägg. Beträffande kostnaderna för civilförsvar är dock kapitalkostnaderna skattefinansierade, medan åtgärder får tas ur tekniska kontorets totala ram. Fastighetsförvaltningen omfattar internhyressystemet med verksamheter som fastighetsadministration, drift, underhåll, lokalvård och verksamhetsservice. Dessa verksamheter finansieras av internhyror och avtal som skall motsvara självkostnaden. Övrig fastighetsverksamhet avser: marknader, Folkets park, lantegendomar, regleringsfastigheter, rivning fastigheter, hyrda lokaler, biobränsleanläggningar och serviceenheten. Dessa verksamhetsdelars kapitalkostnader finansieras via tekniska kontorets ramtilldelning. Finansiering av övriga driftskostnader sker via de hyresintäkter och arrenden som lantegendomar och regleringsfastigheter genererar. För framtida rivning av fastigheter budgeteras inga särkskilda medel. I samband med strategiska förvärv av lantegendomar och övriga regleringsfastigheter bör en rutin för anvisning av medel finnas fastlagd. Beträffande torgverksamheten (marknader) täcker egna intäkterna halva kostnaden för verksamheten. Folkets Park har ett omfattande upprustningsbehov då det årliga anslaget endast täcker fasta kostnader årligen för återkommande reparationer budgeteras till cirka 50 kkr. Varvid ett omfattande upprustningsbehov numera föreligger. En utredning Gröndalsprojektet pågår och beräknas kunna redovisas under året. Gemensamma produktionsresurser innefattar personal, förråd, verkstad samt fordon och maskiner. Dessa verksamheter finansieras via á priser för personal, uthyrning av fordon etc. Intäkter kommer från drift investeringar och entreprenad. Gator och vägar samt parkverksamheterna är helt skattefinansierade. Vatten och avlopp finansieras av avgifter enligt va-taxan. Skattefinansiering sker enligt lag med 500 kkr, som avser täckning av kostnader för dagvattenhantering på gator och allmän platsmark. Det överskott respektive underskott som uppkommer inom denna verksamhet regleras som en avsättning för framtidens investeringar. Avfallsverksamheten är till sin helhet avgiftsfinansierad. Det överskott respektive underskott som uppkommer inom denna verksamhet regleras som en avsättning till sluttäckning av soptippen. 2
3. Mål och riktlinjer för verksamheten Mål Målsättning för verksamheten är att medverka till att Värnamo kommun genom en god miljö och en väl fungerande samhällsservice blir attraktiv för invånare, näringsliv och besökare. Vilket är vårt uppdrag? Tekniska förvaltningens huvudsakliga uppgift är att, på Tekniska nämndens och kommunstyrelsens uppdrag ge medborgare och övriga förvaltningar god service inom områdena fastigheter, gator och vägar, vatten och avlopp samt avfallshantering. Hur genomför vi det? Genom god planering ska kommunens anläggningskapital bestående av fastigheter, gator och vägar, valledningar och andra tekniska anläggningar förvaltas. Kommunmedborgarnas krav om god kvalitet till lägsta kostnad ska tillgodoses. Den tekniska verksamheten berör varje kommunmedborgare och ska bidra till en långsiktig god livsmiljö. Förvaltningens arbete är en viktig del i samhällsutvecklingen. Planer och program Tekniska kontorets huvudman är tekniska nämnden. Nämndens ansvarsområde, dess befogenheter mm är fastställt i särskilt reglemente för tekniska nämnden antagen av kommunfullmäktige. Kontoret är kommunens planerande, utredande och verkställande organ beträffande: - Gator och vägar - Parker, lekplatser, planteringar och övriga allmänna platser - Skogar och strövområden - Vatten- och avloppsförsörjning - Renhållning och avfallshantering - Lokalförsörjning - byggande, förvaltning och extern inhyrning. Vid sidan av reglementet finns det ett antal planer och program som har betydelse för Tekniska kontoret. - Jämställdhetsarbetet - Arbetsmiljöarbete - Handikappolitiska programmet - Drogpolitiska programmet - Integrationspolitiska programmet - FN: s barnkonvention - Energistrategi för Värnamo kommun 2005-2015 3
4. Organisationsbeskrivning Tekniska kontorets organisation framgår av nedanstående figur. Tekniska nämnden Förvaltningschef Administrativa enheten Fastighet Produktion Fritid/Park 5. Verksamhetsbeskrivning 5.1 Teknisk administration Verksamheten omfattar gemensamma kostnader för bl. a. Teknisk nämnd, telefon, IT, utbildning samt personalkostnader för teknisk chef och stab. Kostnaderna fördelas ut på övriga verksamheter efter utnyttjandegrad. 5.2 Fastighetsavdelningen Tekniska kontorets fastighetsavdelning består i princip av två huvuddelar, fastighetsförvaltning och övrig fastighetsverksamhet. För fastighetsförvaltningen gäller självkostnadsprincipen mot övriga förvaltningar och finansiering sker via internhyror samt genom debiterade tjänster enligt avtal för lokalvård och verksamhetsservice. Inom vissa lokaler förekommer även viss uthyrning till externa verksamheter. Övrig fastighetsverksamhet finansierar driftskostnaderna genom intäkter via hyresdebitering, arrenden samt timdebitering från serviceenheten medan för 2014 finansieras enbart kapitalkostnaderna via tekniska kontorets ramtilldelning. Fastighetsförvaltningen för dialog med de olika förvaltningarna gällande investeringsbudgeten, där respektive förvaltning initierar förändrat lokalbehov för sin verksamhetsutveckling och tekniska kontoret upprättar beslutsunderlag för budgetberedningen innehållande budgetkalkyl samt tidplan. Tekniska kontoret svarar därefter för utredning, projektering samt projektledning för genomförandet av aktuell investering. En översyn av budgeterings- och investeringsprocessen pågår. Besparingar inom fastighetsförvaltningen genereras genom de aktuella förändringarna i övriga förvaltningars ramtilldelningar, och avser i huvudsak köpta tjänster för verksamhetsservice och lokalvård. Det skall dock påpekas att detta påverkar servicenivån inom respektive område och att denna reglering måste ske via avtal. 4
5.3 Fastighetsförvaltning Fastighetsförvaltningen består av verksamheterna fastighetsadministration, fastighetsdrift, fastighetsunderhåll, lokalvård och verksamhetsservice. Fastighetsförvaltningen är uppdelad i två förvaltarområden och omfattar totalt ca 200 000 m 2 bruksarea (BRA) där lokaler för Värnamo kommuns utbildningsverksamhet, fritidsverksamhet, social verksamhet samt administrationslokaler dominerar. Uthyrning av lokaler till externa hyresgäster förekommer i begränsad omfattning. Värnamo kommun införde internhyra 1994 och en total översyn av internhyrorna genomfördes inför 2010 vilket bland annat resulterade i förändrade budgetramar för respektive förvaltning samt att nya internhyreskontrakt för samtliga verksamhetslokaler uppdaterades. Hyran är beräknad för att täcka fastighetsförvaltningen självkostnad, inklusive avsättning till underhållfond och kapitalkostnader. Uppräkning av internhyran sker genom att drift och underhåll uppräknas med konsumentprisindex, KPI, medan ingen uppräkning sker av kapitalkostnaden. Mediakostnader uppräknas med bedömd energikostnadshöjning och regleras mot verkligt utfall vid årets slut. I samband med en kartläggning av Värnamo kommuns externt inhyrda lokaler konstaterades att snitthyran för dessa inhyrda lokaler ligger omkring 1 000 kr/m 2. Efter genomförd justering av internhyran i enlighet med kommunfullmäktiges fastställande av 2010 års budgetramar, där en sänkning av internhyran gjordes med totalt 2 734 kkr, beräknas den genomsnittliga internhyran till omkring 650kr/m 2. En genomlysning och utvärdering av internhyressystemet pågår och beräknas vara klar våren 2014. Vht 0541: Fastighetsadministration Fastighetsadministration utgör en stödfunktion inom fastighetsförvaltningen och omfattar alla aktiviteter som erfordras för att leda och administrera verksamheten. Verksamhetens kostnader omfattar bl.a. kostnader för lednings- och administrativ personal, lokalkostnader samt overheadkostnader i form av påslag för central administration. Verksamhetens intäkter erhålls som administrationsersättning från respektive verksamhet samt genom timdebitering vid investeringsprojekt. Personalen inom fastighetsadministration av totalt 7 personer: Fastighetschef, fastighetsingenjörer (2st), fastighetsförvaltare (2st), driftsingenjör och elsamordnare. Fastighetsadministrationen har idag en mycket bra åldersfördelning. Vht 271: Fastighetsdrift Med fastighetsdrift avses sådana åtgärder av regelbunden karaktär som erfordras för att verksamheten skall hållas igång. I fastighetsdrift ingår kostnader för bland annat fastighetsskötsel, teknisk fastighetsdrift, preliminära kostnader för värme, el, VA, avfallshantering (mediakostnader), försäkringskostnader, kapitalkostnader, kostnader för centraladministration, samt i vissa fall verksamhetsdrift åt fritidskontoret. 5
Fastighetsdriftskostnaderna är fördelade enligt följande: -Kapitalkostnader ca 50 % -Mediakostnader ca 25 % -Avsättning till årligt underhåll ca 12 % -Övriga driftskostnader ca 13 % Mediakostnader Förbrukningskostnader för el, värme, VA och avfall ingår i internhyresdebiteringen och debiteras löpande som en preliminäravgift samt regleras för respektive förvaltning mot verklig kostnad i samband med årsskifte. Mediakostnaderna utgör cirka en fjärdedel av internhyreskostnaden och uppgick för 2012 till cirka 32 miljoner kronor. Genom konvertering av uppvärmningsalternativ och energibesparingsåtgärder genereras energieffektiviseringar som ger möjlighet till en kostnadseffektiv och även en miljöanpassad fastighetsförvaltning. Under slutet av 2012 initierades ett energioptimeringsprojekt där vi med fonderade underhållsmedel gör underhållsarbeten på värme- ventilations- och belysningssystem. Arbetet påbörjades 2013 och insatserna kommer, för de utvalda fastigheterna, att vara återbetalda inom ca 3år. Vht 272: Fastighetsunderhåll Fastighetsunderhåll omfattar planerat och felavhjälpande underhåll där planerat underhåll avser insatser som syftar till att bi behålla fastighetens värde, standard och funktion. Felavhjälpande underhåll avser åtgärder som kräver omedelbar insats och inte kunnat förutses och kallas i dagligt tal reparationer. Kostnaden för planerat underhåll omfattar aktiviteter som utförs med längre periodicitet än ett år. Den under året nedlagda underhållskostnaden har tidigare justeras vid årets slut mot avsatta medel i förvaltningsknutna underhållsfonder. Systemet gällande underhållsfonder kommer att fasas ut och upphöra helt 2014. Den årliga underhållsavsättningen i internhyran uppräknas årligen med konsumentprisindex, KPI. Vht 0544: Lokalvård Lokalvården utgör sedan årsskiftet 2009/2010 en egen verksamhet och bär själv samtliga kostnader vilket förutom personalkostnader även innefattar kostnader för övriga resurser kostnader som städmaterial, maskiner, utrustning, förbrukningsmaterial, externa lokalvårdstjänster samt även övergripande administrationskostnader. Debitering av tjänster och beräknad tidsåtgång sker utifrån framräknade städtider enligt kalkylprogrammet Deltastäd och skall motsvara en behovsanpassad städning. Genom rationaliseringar och anpassning av städmetoder samt organisatoriska förändringar har antalet lokalvårdare markant minskat sedan 2004. Ytterligare nedskärningar inte är möjliga utan påverkan på verksamhetens servicenivå. Fram till 2013 beräknas tre personer gå i pension inom lokalvården där ersättningsrekrytering kommer att erfordras utifrån ett långsiktigt verksamhetsperspektiv. Inom lokalvårdsenheten finns även Städpoolen är en resurs som skal täcka eventuella personalbrister vid sjukfrånvaro mm. Tack vare låg sjukfrånvaro har poolen varit behjälplig i samband med utökade åtaganden för golvvårdstjänster utanför gällande avtal i internhyressystemet, städning av förskolor då verksamheten saknat resurser eller använder tekniska kontorets lokalvård som en utjämningsresurs i samband med ändringar i verksamheten samt golvvårdstjänster inom omsorgsförvaltningens samtliga äldreboenden. 6
Samtliga lokalvårdskostnader finansieras uteslutande via separata avtal och uppräknas enligt SCB:s städindex. Vht 0542: Verksamhetsservice Verksamhetsservice avser tjänster som inte är fastighetsanknutna utan avser s.k. vaktmästartjänster som utförs utifrån övriga förvaltningars behov. Omfattning av dessa tjänster bedöms av respektive förvaltning och regleras i avtal samt att delar av fritidsverksamhetens verksamhetsservice är budgeterad inom fastighetsdriften vilket i tidigare internhyresavtal benämns som s.k. fullservicehyra. Dessa tjänster utförs av serviceenheten och behovet av verksamhetstjänster åt kommunens övriga förvaltningar upptar för närvarande en fjärdedel av serviceenhetens verksamhet. Vi ser en tendens till att efterfrågan på dessa tjänster ökar. En förändrad modell för verksamhetsservice inom förskolor och skolor kommer att tas fram under 2013. Denna kommer resultera i en omfördelning av personella resurser, dock ingen minskning. Verksamhetsservice finansieras uteslutande via separata avtal. 5.4 Övrig fastighetsverksamhet Övriga fastighetsverksamheter omfattar fastighetsrelaterad verksamhet som ligger utanför fastighetsförvaltningen och internhyressystemet. Övrig fastighetsverksamhet domineras av fastighetsavdelningens serviceenhet och förvaltning av kommunens markreserv samt förhyrda lokaler och lägenheter. Därutöver utgörs den övriga fastighetsverksamheten av kulturbyggnader, delar av Folkets park, viss torgverksamhet, rivning av fastigheter, samt biobränsleanläggningar. I 2013 års budget täcks enbart verksamheternas kapitalkostnader av tilldelad budgetram. Respektive verksamhet beskrivs mer i detalj nedan. Vht 0542: Serviceenheten Serviceenheten utgör den personalenhet som utför tjänster avseende fastighetsdrift, fastighetsskötsel samt verksamhetsservice. Tjänster utförs även åt externa kunder såsom vägföreningar. Verksamhetens skall ekonomiskt vara kostnadsneutral och självfinansieras genom tidrapportering med timkostnadsdebitering. Cirka hälften av serviceenhetens kostnader täcks genom debitering av fastighetsdrift inom internhyressystemet. Medelåldern inom serviceenheten är relativt hög och en person om året beräknas gå i pension inom de närmaste åren. Tidigare har personalavgångar kompenserats med bl. a anpassad arbetsfördelning och förändrade verksamhetsrutiner. Vi ser nu dock ett behov av att återbesätta dessa tjänster genom nyrekrytering. För att i framtiden bedriva en kostnadseffektiv serviceenhet erfordras fortsatt utbildning samt nyrekrytering av teknisk personal. Vht 165: Torgverksamhet Verksamheten omfattar torg- och marknadshandel, marknadsdagar samt arrangemang där kommunen upplåter plats, bord eller stånd för yrkesmässig försäljning av varor. Verksamheten bedrivs av en arvodesanställd marknadsföreståndare. Torgverksamheten finansieras delvis via avgifter enligt av kommunfullmäktige fastställd avgiftstaxa. Den totala kostnaden för torgverksamheten uppgår för närvarande till omkring 500 kkr/år medan intäkterna uppgår till cirka 200 kkr/år. Verksamheten kan med fördel läggas över på den nya park- fritidsavdelningen. 7
Vht 166: Folkets Park Denna verksamhet omfattar löpande underhåll (reparationer) av byggnader och parkens fasta anläggningar. Totalt anslås cirka 300 kkr/år till Folkets park. Folkets Park har ett omfattande upprustningsbehov då det årliga anslaget endast täcker fasta kostnader samt återkommande reparationer på cirka 50-100 kkr. Detta medför att ett omfattande upprustningsbehov numera föreligger. Vht 210: Lantegendomar Lantegendomar utgör tillsammans med verksamheten obebyggda regleringsfastigheter en del av kommunens markreserv och framtida exploateringsmark. Uthyrning av bostadshus vid dessa fastigheter sker mot en symbolisk hyra medan hyresgästen svarar för all drift, underhåll och reparationer av fastigheten. Flertalet av dessa fastigheter är numera i stort behov av underhåll varvid rivning troligen kommer att övervägas i det fall nuvarande hyresgäst säger upp hyresavtalet. Verksamhetens kapitalkostnader täcks via tilldelad budgetram och hyresintäkter och arrenden uppgår för närvarande till cirka 500 kkr/år. Med anledning av att flera byggnader är föremål för rivning och i vissa fall utgör en säkerhetsrisk föreslår vi en årlig avsättning för rivningsarbeten på 500 kkr/år. Vht 212: Obebyggda regleringsfastigheter Obebyggda regleringsfastigheter omfattar främst obebyggd tomtmark samt viss exploateringsmark. Verksamhetens arrendeintäkter om cirka 400 kkr motsvarar i princip kostnaderna för fastighetsskatt. Vht 214: Bebyggda regleringsfastigheter Bebyggda regleringsfastigheter är s.k. saneringsfastigheter inköpta av kommunen för annan markanvändning i framtiden. Dessa fastigheter består av både lokaler och lägenheter där byggnaderna är i varierat skick och olika behov av underhåll. Av verksamhetens totala hyresintäkter på cirka 2 400 kkr svarar Rudan 3, gamla polishuset samt Städet 1 för cirka hälften av dessa intäkter. Vid en framtida exploatering och försäljning av dessa fastigheter erfordras troligen en utökning av budgetramen. Kv Städet 1 kommer inom kort att övergå till Finnvedsbostäder genom ett exploateringsavtal. I september 2010 förvärvade Värnamo kommun Knekten 14 (gamla mejeritomten) där ett varierat antal hyreskontrakt övertogs. Tekniska kontoret har gjort en utredning av fastighetens framtida användning och konstaterat att en rivning och detaljplanändring erfordras oavsett framtida användning. Samtliga hyresgäster är nu uppsagda och alla utom en är avflyttade. Samordning sker med Värnamo Kommunala Industrifastigheter AB och projekt Gummifabriken vars andra etapp påverkar vår planering. Rivningskostnaderna beräknas till ca 3 Mkr och för dessa arbeten erfordras särskild tilldelning av medel Vht 215: Rivning fastigheter Särskilda beslut om rivning erfordras i vart enskilt fall. Anslag för rivning bör anvisas i samband med nyförvärv och/eller rivningsbeslut. 8
I framtiden förväntas kostnadsökningar ske främst beroende på selektiv rivning och ökade deponiavgifter. Vi har i dagsläget 6 st. fastigheter (i huvudsak ladugårdar) som av säkerhetsskäl behöver rivas inom en relativt snar framtid. Vi fick under 2012 avslag på vår begäran om extra medel för detta och föreslår därför en årlig tilldelning om 500 kkr för att kunna hålla efter förfallna byggander som annars riskerar att bli tillhåll och säkerhetsrisker. Vht 278: Förhyrda lokaler och lägenheter Verksamheten omfattar förmedling av lokaler och lägenheter mellan kommunens förvaltningar och externa hyresvärdar. Verksamheten omfattar även bostadsrätter för servicelägenheter och gruppboenden. Beträffande nuvarande bostadsrätter vid Västrabo kommer omsorgsförvaltningen, som ett steg i sitt besparingsförslag, förändra serviceboendet till s.k. ordinarie boende. Vi har aviserat en höjning av hyran med 700kr/månad per lägenhet för att kunna kompensera för den uteblivna momsersättningen. Vad gäller lägenheter för ordinärt boende bör en diskussion ur strategisk synvinkel föras med Finnvedsbostäder AB som bör vara den part som är bäst lämpad att förvalta dessa fastigheter. Vht 479: Kulturbyggnader Detta är en verksamhet som infördes slutet av 2006 i samband med Värnamo kommuns förvärv av Tingshuset men avser även lärarbostaden i Nydala (Nydala café). Lärarbostaden i Nydala är utarrenderad till byalaget. Någon utökning av tekniska kontorets ram för att klara Tingshusets driftskostnader har aldrig skett varvid denna verksamhet för närvarande är underfinansierad. Just nu pågår ett ombyggnadsarbete i syfte att tillskapa förvaltningslokaler inom f.d. Tingshuset. Vi räknar med att Tingshuset kommer att ingå i vht 271 från och med 2014. Vht 530: Biobränsleanläggningar Biobränsleanläggningar är en verksamhet som i mitten av 90-talet skapades i syfte att klargöra anläggningars ekonomi vid övergång från konventionell oljebaserad uppvärmning till eldning med pellets. Verksamheten har till syfte att inte skapa en störning eller hyresökning i internhyressystemet på grund av uppkommen kapitalkostnad i samband med tidigare gjorda investeringar. Verksamhetens driftskostnad finansieras genom att försäljning av värme till de aktuella objekten där driftskostnaden, exklusive kapitaltjänst, regleras med självkostnad i samband med övriga internhyrors mediareglering. Anläggningarna består i huvudsak av tidigare konverterade oljepannor som numera är omoderna och har en låg verkningsgrad. Detta innebär att oljeförbrukningen via reservvärme fortfarande utgör en betydande del för fastigheternas uppvärmning. I takt med att dessa anläggningar byggs om med investeringsmedel behöver en översyn göras vad gäller framtida hantering. Drift, planerat och felavhjälpande underhåll som genomförs kan under respektive budgetår belasta mediaregleringen extra hårt för internhyresgästen. Verksamheten i dess nuvarande form måste omarbetas så att verkliga intäkter och kostnader tydliggörs. Arbete med detta görs under våren 2013. Vi ser ett stort investeringsbehov vid dessa anläggningar under de kommande åren. Vi avser att ansluta Räddningsstationen i Värnamo till fjärrvärmenätet. Investeringens kapitalkostnad kommer att belasta verksamheten och utökad ramtilldelning krävs för detta. 5.5 Produktionsavdelning 5.5.1 Gator och vägar Gator och vägar omfattar väghållning av Värnamo stads gator, allmänna platser, gång- och cykelvägar samt tätorternas vägföreningars drift och underhåll. I denna verksamhet ingår också all belysning på gator, gång- och cykelvägar. Vidare omfattar verksamheten bidragsgivning till enskilda utfartsvägar samt drift- och iståndsättningsbidrag till vägsamfälligheter på landsbygden. Parkeringsövervakningen 9
tillhör också väghållningen. Verksamheten är skattefinansierad. Under ett antal år tillbaka så har inte gatuverksamheten kompenserats för ökade drift och underhållskostnader i sin driftsbudget. Konsekvensen kommer att bli att verksamheten går med minusresultat eller alternativt får dra ner på sin verksamhet. Gatuavdelningen utför ledningsnätsunderhållet för VA-verksamheten Gator och vägar Budgeterade medel för underhållsbeläggningar täcker inte behovet för generellt på gatu- och vägnätet. Beläggningsunderhållet behöver utökas för att inte värdet av vägkapitalet ska sjunka och gatu- och vägnätet förfalla. Gång- och cykelvägar Gång- och cykelvägar planeras i första hand för att främja framkomligheten till allmänna kommunikationer, skolor och större arbetsplatser, samt att erbjuda en god trafikmiljö. Driftskostnaderna har ökat kraftigt de senaste åren då nya gång- och cykelvägar har byggts ut efter ett flertal genomfarts- och matargator samt i nya exploateringsområden. Många äldre gång- och cykelvägar är i behov av upprustning, då de har byggts med en standard som inte uppfyller dagens bärighetskrav för underhållsfordon. Trafikbelysning Arbetet med att byta armaturer och ersätta kvicksilverlampor med högtrycksnatrium har genomförts i Värnamo. Energiförbrukningen har sänkts med ca 40 %. Belysningsupphandling har genomförts för att komma igång med armaturbyten för alla ytterområden. Start av utbyte av armaturer kommer att ske Bor. Höjda energipriser och tillkommande belysning medför att driftskostnaderna ökar. Vägföreningar Inom vägföreningarnas verksamhet ingår förutom gator och gc-vägar skötsel av parker, grönytor, lekplatser mm. När det gäller väghållningen är behovet av underhållsbeläggningar detsamma som för Värnamo stad. En effektivisering av vägföreningarnas grönyteskötsel har skett på grund av minskat ekonomiskt utrymme, således gäller samma strategi som vid grönyteskötsel inom centralorten. Underhållsbehovet ute i tätorterna är större än vad gatubudgeten medger och med jämna mellanrum uppkommer klagomål från kommuninnevånarna. Enskilda vägar Kommunens bidrag till enskilda och allmänna vägar består av följande delar: Driftsbidrag till statsbidragsberättigad vägsamfällighet. Bidrag till anläggningsarbete på bidragsberättigade vägsamfällighet. Driftsbidrag till enskild utfartsväg. Kostnadsstorleken beror helt på de anslag trafikverket ger. Kommunen bidrar generellt med 50 % av det vägverket anslår. 5.5.2 Skogsdrift Skogsdriften omfattar ca 2 300 ha produktiv skogsmark. I skogsinnehavet ingår förutom mark runt tätorterna två större områden: Anneberg i Bredaryd 238 ha och Lundboholm i Bor 410 ha. 10
Tekniska nämnden har 2008-03-05 antagit riktlinjer för skogsskötsel som beskriver hur olika typer; tätortsnära skog och produktionsskog samt buffertzoner däremellan skog i väntrummet skall skötas. Sedan 1998 är skogsinnehavet certifierat (miljömärkt) enligt FSC-standard och 2004 tecknades tilläggsavtal enligt PEFC-standarden. Numera hanteras certifieringen under Grönt Paraply som administreras av LRF-konsult. 5.5.3 Vatten och avlopp Av kommunens drygt 33 000 invånare är ca 27 000 personer anslutna till en kommunal va-anläggning. Avloppsreningsverken tar dessutom emot och behandlar slam från flertalet av de fastigheter som inte har kommunal anslutning. De kommande åren kommer stora investeringar att utföras på va sidan. Verksamheten har många anläggningar och ett långt ledningsnät och helheten börjar komma till åren med stora investeringsbehov. Med hänsyn till ökade kapitalkostnader kommer va-taxan framöver att behöva höjas mer än konsumentprisindex. Taxan höjdes inför 2013 med 8 % och ytterligare höjningar kommer i framtiden. Generellt för landet är kommunalt vatten och avlopp billigt. I Jönköpings län ligger Värnamotaxan i mitten. Tyvärr jämförs ofta taxor med andra taxor som inte är relevanta. Det är viktigt att taxan värderas med vad man får för pengarna. 5.5.4 Avfall Avfall omfattar insamling, bortforsling och deponering av hushållsavfall, återvinning, kompostering, slamtömning, farligt avfall samt informationsverksamhet. Verksamheten finansieras via avgifter enligt avfallstaxan. Eventuella överskott får inte användas till annat ändamål och måste därför avsättas. För att säkerställa avslutningen av deponeringsanläggningen budgeteras ca 3 Mkr om året för sluttäckningsarbetet. 5.5.5 Gemensamma produktionsresurser I verksamheten gemensamma produktionsresurser ingår personal, fordon och maskiner, förråd och verkstad. Den huvudsakliga uppgiften är att förse övriga verksamheter inom produktionsavdelningen med personal, fordon, maskiner och material. Kostnaderna fördelas via á priser 5.5.6 Entreprenadarbeten Verksamheten avser arbeten som utförs av produktionsavdelningen på uppdrag av interna och externa kunder. Arbetena har kopplingar till kommunens drift- och underhållsverksamhet. Ur ekonomisk synpunkt skall verksamheten ge ett nollresultat. 5.6 Fritid/Park 5.6.1 Fritid Fritidsavdelningen servar föreningslivet genom att tillhandahålla anläggningar för diverse skiftande ändamål och aktiviteter. Det avgiftsuttag som sker till föreningslivet är oftast starkt skattesubventionerat. Under dagtid måndag-fredag används gymnastiksalar och sporthallar främst av skolorna. Efter kl.17.00 på vardagar samt lördag-söndag sker abonnemangsuthyrning till föreningslivet, korporganisationer och privatpersoner. Under helger förekommer arrangemangsverksamhet, främst i Värnamo sporthall, Tinas Ö och Östbohallen, men även i andra anläggningar. Detta med en spännvidd från SM-status till lokala arrangemang. Anläggningarna i centrum håller hög nyttjandegrad och flertalet av anläggningarna håller en god standard med hög säkerhet. Under vår och sommartid ombesörjer vi skötseln på kommuns 20 friluftsbad som är väl besökta då vädret tillåter detta. 11
5.6.2 Parker Parkverksamheten omfattar skötsel och underhåll av parker, grönområden, lekplatser samt hembygdsparken Apladalen. Verksamheten är helt skattefinansierad. En utökning av skötselytorna sker på grund av nya exploateringsområden. Verksamheten är personalintensiv och påverkas därför särskilt av ökade lönekostnader. En fortsatt selektering av intensivtskötta respektive extensivtskötta ytor krävs. Den framtida driftkostnaden måste beaktas vid all nybyggnation. 6. Förändring, utveckling och trender Fastighetsavdelningen får en tydligare roll som central lokalförsörjare. Då förvaltningen arbetar med de övergripande mål som är antagna, ser vi av största vikt att ett aktivt arbeta mot en bättre miljö. Genom fortsatt konvertering av uppvärmningsalternativ och energibesparingsåtgärder genereras energieffektiviseringar som ger möjlighet till en kostnadseffektiv och miljöanpassad fastighetsförvaltning. Internhyror justeras med konsumentprisindex (KPI). Relativt måttliga höjningar av KPI motsvarar inte våra kostnadsökningar för löner och övrigt vilket medför att internhyressystemet på sikt riskerar att bli underfinansierat, en översyn pågår. För att kunna utföra rivningar av byggnader behåvs årliga anslag. En utökning av skötselytorna sker på grund av nya exploateringsområden. Verksamheten är personalintensiv och påverkas därför särskilt av ökade lönekostnader. En fortsatt selektering av intensivtskötta respektive extensivtskötta ytor krävs. Den framtida driftkostnaden måste beaktas vid all nybyggnation. För att kunna motverka förfall av gator och vägar och att industrimark ska röjas behövs mer pengar i driftbudgeten 7. Personalförhållanden Personalförhållanden Kontoret har ett internkontrollprogram för arbetsmiljön. Till lokala samverkansgrupperna redovisas olyckor och olyckstillbud på förvaltningen, samt planeras förvaltningens arbetsmiljöarbete. Förvaltningen har arbetsplatsträffar som berör alla anställda, där också arbetsmiljön behandlas. Skyddsronder görs minst en gång per år på samtliga arbetsplatser. Vid större anläggnings- och husbyggnadsarbeten upprättas särskild arbetsmiljöplan. Samtliga inom personalen genomgår hälsoundersökning enligt beslut i förvaltningens samverkansgrupp. Tekniska kontoret hade vid årsskiftet år 2012, 171 tillsvidareanställda. Inom en femårsperiod kommer drygt 18 % och inom 10 år 35 % att gå i pension. Vilka grupper som omfattas av pensionsavgångar redovisas utförligt nedan. 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Totalt 7 4 7 5 7 5 11 4 4 6 60 12
Pensionsavgångar 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Chef + avd chefer (4) 1 1 1 1 Ingenjörer + tekniker, förvaltare (5) 1 1 1 1 1 Produktionsledare + arbetsledare (5) 2 2 1 Maskinister, va- o reningsverk (2) 1 1 Anläggnings-, parkarbetere + förare, idrottsplatsarbetare, receptionist (8) 1 1 3 1 1 1 Fastighetsskötare, hantverkare (10) 4 1 2 1 1 1 Lokalvårdare (23) 1 2 4 2 4 1 4 1 1 3 Adm personal (3) 1 2 Summa (58) 1 6 8 4 7 5 7 5 11 4 Totalt antal anställda inom parantes 7.1 Teknisk administration Den politiska ledningen för tekniska kontoret utgörs av en teknisk nämnd med nio ledamöter. Staben utgör en stödfunktion till förvaltningschefen. Administrativa enheten tillhandahåller administrativt stöd till fastighets-, produktionsavdelningen och fritid//park. 7.2 Fastighetsavdelningen Inom fastighetsadministrationen är det idag en bra åldersfördelning medan medelåldern inom serviceenheten är relativt hög. En person om året beräknas gå i pension inom den närmaste treårsperioden. Tidigare har personalavgångar kompenserats med bl. a anpassad arbetsfördelning och tydligare verksamhetsrutiner. För att i framtiden bedriva en fortsatt kostnadseffektiv serviceenhet erfordras utbildning och nyrekrytering av teknisk personal. Fram till 2013 beräknas tre personer gå i pension inom lokalvården och även här kommer fortsatt utbildning, anpassade städmetoder och nyrekrytering att erfordras. 7.3 Produktionsavdelningen Under den närmsta perioden 2014-2016 kommer 3 av produktionsavdelningens tjänstemän att fylla 65 år. Ersättningsrekryteringar måste göras i god tid med utgångspunkt från ett långsiktigt verksamhetsperspektiv. Tidigare rationaliseringar har minskat personalstyrkan så att ytterligare nedskärningar inte är möjliga 7.4 Fritid/Park I årsskiftet 2012/2013 genomfördes en organisationsförändring genom en sammanslagning av fritid och park. En ny avdelningschef för fritid/park har tillsats. 7.5 Internkontroll Kommunfullmäktige beslutade 2000-05-25 112, att fastställa övergripande reglemente för internkontroll. Med stöd av det övergripande reglementet har varje nämnd att upprätta sitt internkontrollreglemente. Tekniska kontoret har upprättat en internkontrollplan som visar rutiner som ska granskas under årets gång. Då revisionen under 2012 granskade den interna kontroller i kommunen har Tekniska nämnden i sitt arbete tagit deras påpekanden i beaktande. 13
8. Ekonomi driftbudget 2014-2016 Tekniska nämndens äskande av medel (kkr) För framtidens verksamheter har vi uppmärksammat att vissa äskanden av medel är nödvändiga för att förvaltningen även fortsättningsvis ska kunna bedriva en god verksamhet för invånarna i Värnamo kommun. Dessa är fördelade årsvis enligt nedan i kkr. År 2014 2015 2016 2017 Driftskostn. ökning Bolaskogen Driftskostnadsökning för spel i Superettan Driftskostnadsökning för instruktör i gym. Driftskostnadsökning gata 50 50 50 50 Nya ytor att vårda. 215 315 315 315 Längre säsong, högre standard. Mer publik. 300 200 Möjlighet till instruktion och närvaro i gymmet i Sporthallen. 500 500 500 500 Röjning av industrimark Beläggningsunderhåll 2 000 2 000 2 000 2 000 Motverka förfall av gator o vägar. Vägföreningar 700 700 700 700 Ökade kostnader för driften av vägföreningar. Adm. Stab (utredning) 50% Rivning av byggnader årlig anslag 300 300 300 300 Den adm. enheten på förvaltningen behöver förstärkas med en tjänst som i huvudsak ska arbeta med utredningsfrågor, intern kontroll, kvalitetssäkring och analysfrågor och administrativa rutiner kring arbetsmiljöområdet. 500 500 500 500 Årligt anslag för rivning av byggnader, Rivning av mejeriet 1500 1500 Anslag för rivning av f.d. Mejeriet Fjärrvärme Räddningsst, 100 100 100 100 Kapitalkostnad. Avskrivning = 15år Summa (kkr): 6 165 6 265 4 465 4 465 Park Projektet Bolaskogen. Projektet som genomförts i samarbete med Alnarp, är nu på till största delen skapad, arbetet slutförs under 2013. Nu vidtar drift av denna nya anläggning, för detta ändamål erfordras ytterligare 50 kkr/år. 14
Fritid Spel i superettan. Avancemanget för vårt lag IFK Värnamo medför en ökad kommunal service till klubben. Det är resurser som idag får styras om från annan verksamhet. Ytterligare 215 kkr behövs för att kunna erbjuda den servicenivå som vi hade till samtliga kunder innan avancemanget. Fördyringen består i 1,5 mån längre säsong och lönekostnader 150 kkr. Högre standard/service på anläggningen. Luftning, dressning, hjälpsådd, lagning av gräsmattan och städning efter match 65 kkr. Säsongsförlängningen kommer att bli ytterligare en månad from 2014 vi hoppas dock på ett års dispens från SV fotbollsförbundet innan vi kan leva upp till detta. Värnamo simhall Simhallen har efter ombyggnationen haft en god utveckling vad avser antal besökare. Vi har ambitionen att öka servicegraden genom instruktionsmöjlighet i vårt gym. Vår primära målgrupp för detta är äldre, funktionshindrade och ungdomar. För att detta skall fungera praktiskt och kunden skall få ut maximalt av sin träning, krävs mer vägledning och närvaro av kompetent personal. Det kommer att ta lite tid innan intäktsökningen följer på denna ambitionshöjning. Driftsstödet är begränsat till två år. 9. Omsättningstal och nyckeltal 9.1 Tekniska nämndens fastställda mål och riktlinjer Användning av elvärme samt oljeuppvärmning som huvudvärmekälla ska genom ökad anslutning till fjärr- och närvärme (där möjlighet finns) minimeras i de kommunägda verksamhetslokalerna. Underhållet av gator och vägar ska utökas till en nivå så att standarden bibehålls. Högtrafikerade gator beläggs med ett intervall på 5-10 år. Övriga ytor i genomsnitt vart 35: e år. 9.2 Nyckeltal Tekniska kontoret För Tekniska kontoret totalt kommer nyckeltal för sjukfrånvaro/personalomsättning att skapas. För fastighetsavdelningen kommer nyckeltal att skapas för energieffektivisering och andel lokaler där förnyelsebar energi används för uppvärmning. För fastighetsavdelningen kommer nyckeltal på kvadratmeterpriset att följas upp. Produktionsavdelningen ska följas upp med nyckeltal som visar mängd förnyelse av ledningsnätet och mängd omlagd asfaltsyta i jämförelse med tidigare år. 15
9.2.1 Fastighetsavdelningen Fastighetsavdelningen ska verka för en långsiktig, effektiv och serviceinriktad lokalförsörjning åt de övriga förvaltningarnas verksamheter såväl egna som externt hyrda lokaler. Nyckeltal inom internhyressystemet upprättade för respektive förvaltning ska fortlöpande stämmas av och utvärderas i syfte att tydliggöra och effektivisera respektive förvaltningslokal kostnader. Vid reglering av avtal mot kostnadsindexering skall dessa anpassas för att undvika en urholkning av internhyressystemet med tiden. Översyn av internhyressystemet kommer att ske 2012. Genom energibesparingsåtgärder och konvertering av uppvärmningsalternativ skapas energieffektiviseringar som ger möjlighet till kostnadseffektiv och miljöanpassad fastighetsförvaltning i framtiden. Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget Fastighetsavdelningen 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Area i 1000-tal m 2 (Bruksarea) 191 191 191 191 191 191 Fastighetsdrift, kapitalkostnader (kkr) 70 612 72 873 73 602 74 338 75 082 75 832 Nyckeltal (kapitalkostnader/arean) 370 382 386 390 394 398 Fastighetsunderhåll (kkr) 14 716 14 933 15 083 15 233 15 386 15 540 Nyckeltal (fastighetsunderhåll/area) 77 78 79 80 81 82 Fastighetsbestånd/ inv (m 2 ) Folkmängd 32 934 33 003 33 100 33 200 33 200 33 300 Nyckeltal 6 6 6 6 6 6 Totalkostnad/inv (ekl kapital) kr Folkmängd 32 934 33 003 33 000 33 200 33 200 33 300 Nyckeltal 4 172 4 377 4 330 4 797 5 037 5 288 9.2.2 Produktionsavdelningen Produktionsavdelningen ska följas upp med nyckeltal som visar mängd ledningsrenoveringar och mängd omlagd asfaltsyta i jämförelse med tidigare år. Under 2012 uppgick underhållsbeläggningarna till 55 000 m 2. Förnyelse av vatten och avlopps- ledningsnätet ligger idag på en utbytestakt på ca 300-400 år. Livslängden på ledningar kan variera men ligger i på 50-100 år. Arbete pågår för att utöka förnyelsearbetet. Uppdatering avseende datasystem för gata och park för framtagande av relevanta nyckeltal pågår. En fortsatt satsning på utbildning sker för att öka specialiseringen och hålla en allmänt hög kunskapsnivå. Rekrytering ska ske med hänsyn till åldersfördelning och satsning på konkurrenskraftiga anställningsvillkor gentemot arbetsmarknaden i övrigt. Vid alla investeringar ska en fortsatt fokusering ske på framtida driftskostnader. 16
9.2.3 Fritid/Park Fritidsavdelningen har ett kvantitativt mål som är att öka antalet uthyrningstimmar på anläggningarna med 1 % per år. Förvaltningen har också erbjudit brukarna att utöka kontraktstiden vilket har medfört att vissa föreningar som tidigare har slutat sin verksamhet i april månad har fortsatt längre. Övriga mål är att erbjuda föreningarna goda förutsättningar och säkra verksamheter. Riktlinjerna har varit att ge extra resurser till ungdomsverksamheten 12-18 år och att utbilda medarbetarna för att kunna ge bra service och kunskap till brukarna. Detta har vi lyckats med på ett strukturerat och bra sätt. Vi arbetar även fortsättningsvis med att fritidsfrågorna ska ha en viktig roll i Värnamo kommuns framtid då de spelar en viktig roll för många människors välbefinnande. Bokslut Bokslut Budget Budget Budget Budget Nyckeltal 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Värnamo sporthall: Bruttokostnad / h 1 742 1 374 2 340 2 340 2 340 2 340 Subventionsgrad % 96 92 97 97 97 97 Värnamo simhall: Öppethållande timmar 3 850 3 744 3 850 3 850 3 850 3 850 Bruttokostnad / h 1 891 2 549 1 780 1 780 1 780 1 780 Subventionsgrad % 51 92 97 97 97 97 Aplarinken Öppethållande timmar 2 822 3 136 2 822 2 822 2 822 2 822 Bruttokostnad / h 1 273 1 070 1 198 1 198 1 198 1 198 Subventionsgrad % 89 87 91 91 91 91 10. Investeringsplan 2014-2018 Tekniska kontoret har lämnat egen separat investeringsbudget och vi hänvisar till detta dokument. 17