Tekniska förvaltningen

Transkript

1 Verksamhetsplan Förvaltningschef: Stephan Lund Innehållsförteckning Sidnr Sammanfattning 1 Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys 2 Mål och riktlinjer för verksamheten 3 Organisationsbeskrivning 4 Personalförhållanden Samverkansutredning 4 5 Ekonomi driftbudget Omsättningstal och nyckeltal 7 Investeringsplan Sammanfattning Tekniska förvaltningens verksamhetsplan för perioden vill belysa de riktlinjer, framtidsutsikter och uppsatta mål för verksamheterna som finns inom förvaltningen. Förvaltningen kan delas in i tre delar fastighetsavdelningen, produktionsavdelningen och fritid/park. Fastighetsavdelningen Fasighetsavdelningen består av fastighetsförvaltning, lokalvård, verksamhetsservice, övrig fastighetsverksamhet och har idag en tydligare roll som central lokalförsörjare. Då förvaltningen arbetar med de övergripande mål som är antagna av kommunfullmäktige ser vi att det är av största vikt att aktivt arbeta mot en bättre miljö. Genom fortsatt konvertering av uppvärmningsalternativ och energibesparingsåtgärder genereras energieffektiviseringar som ger som ger kostnadsbesparingar för alla internhyresgäster och inte minst miljövinster. Genom rationaliseringar och anpassning av organisationen har antalet medarbetare på förvaltningen minskat de senaste tio åren. En viktig del är dialogen med hyresgästen och deras verksamhetspåverkan. Internhyror justeras med konsumentprisindex (KPI). Relativt måttliga höjningar av KPI motsvarar inte våra kostnadsökningar för löner och övrigt vilket medför att internhyressystemet på sikt riskerar att bli underfinansierat. Ändrade avskrivningsprinciper (komponentavskrivning) föranleder en översyn och kalibrering av våra kapitalkostnader ställda mot bokförda värden och avskrivningarnas storlek, vi bedömer att detta kan medföra sänkta internhyror alternativt ett välbehövligt tillskott till vår underhållsbudget. Produktionsavdelningen Den skattefinansierade verksamheten inom produktionsavdelningen består av utredningsverksamhet samt gator och vägar. Den skattefinansierande verksamheten ansvarar för kommunens alla gator och vägar med en total längd av 320 km samt en yta av m 2. Totala värdet är 400 miljoner kr och målet för gatuavdelningen är att bibehålla värdet på gatubeståndet genom planerat och välgenomtänkt underhåll över tiden. Inom kommunens omkringliggande tätorter verkar vägföreningar som väghållare. Totalt ansvarar vägföreningarna för ca 35 % av kommunens totala väg yta. VA-verksamheten liksom renhållningsverksamheten finansieras av avgifter enligt fastställda taxor. Målet för verksamheten är att hålla hög kvalitet och service till bästa möjliga pris. Fritid/Park Avdelningen Fritid Park består av tre team, de är park, idrottsanläggningar och simhall. Vi driver samtliga offentliga anläggningar för idrottsutövning, både spontanidrott och anläggningar för korttidsuthyrning, samtliga offentliga friluftsbad samt simhallen med tillhörande motionsanläggning. Vi sköter all parkmark och skog som ligger inom Värnamo tätort. Samarbetet med vägföreningarna i övriga orter rörande deras 1

2 grönytor ökar. Samtliga av kommunen ägda lekplatser ansvarar vi för genom tillsyn, vidareutveckling och underhåll. Vårt mål är att öka nyttjandefrekvensen i våra anläggningar, vi kommer under 2016 att vidareutveckla vårt utbud för spontantidrott. Gällande park pågår ett strukturerat arbete för att digitalisera vårt arbetssätt gällande anläggningar, kartor, arbetsorder och registrering av vidtagna åtgärder. I vår simhall kommer samarbetet med landstinget sannolikt att utökas genom att ett hälsocenter skapas. Syftet är att erbjuda stöd till personer som löper hög risk för att bli framtida patienter p.g.a. felaktiga levnadsvanor. 2. Planeringsförutsättningar och omvärldsanalys Kommunfullmäktige lämnar direktiv för budget- och verksamhetsplansarbetet. Fastighetsförvaltningen för dialog/samråd med de olika förvaltningarna gällande investeringsbudgeten. Budget och redovisning är uppbyggda så att varje verksamhet skall vara kostnadsneutral och bära både direkta kostnader och indirekta. För fastighetsförvaltningen gäller självkostnadsprincipen där finansiering främst sker via internhyror men även viss extern inhyrning förekommer. I samband med kartläggningen av Värnamo kommuns externt inhyrda lokaler konstateras att snitthyran för dessa lokaler ligger omkring kr/m 2. I samband med justering av internhyran i enlighet med kommunfullmäktiges fastställande av 2010 års budgetramar beräknades den genomsnittliga internhyran till ca 650 kr/m 2. För VA- och avfallsverksamheterna samt fastighetsförvaltningen gäller självkostnadsprincipen. VA- och avfallsverksamheterna tillåts endast att ta ut ett pris som täcker kostnaderna. Fastighetsförvaltningen finansieras främst via internhyror men viss extern uthyrning förekommer. Produktionsavdelningen planerar sin verksamhet utifrån den nettoram som är tilldelad av kommunfullmäktige. 2.1 Driftbudget Inom teknisk administration fördelas kostnaderna för Tekniska utskottet och Tekniska kontoret ut till övriga verksamheter som administrativt pålägg. Beträffande kostnaderna för civilförsvar är dock kapitalkostnaderna skattefinansierade, medan åtgärder får tas ur tekniska förvaltningen totala ram. Fastighetsförvaltningen omfattar internhyressystemet med verksamheter som fastighetsadministration, drift, underhåll, lokalvård och verksamhetsservice. Dessa verksamheter finansieras av internhyror och avtal som skall motsvara självkostnaden. Övrig fastighetsverksamhet avser: Folkets park, lantegendomar, regleringsfastigheter, rivning fastigheter, hyrda lokaler, biobränsleanläggningar och serviceenheten. Dessa verksamhetsdelars kapitalkostnader finansieras via tekniska kontorets ramtilldelning. Finansiering av övriga driftskostnader sker via de hyresintäkter och arrenden som lantegendomar och regleringsfastigheter genererar. För framtida rivning av fastigheter budgeteras inga särkskilda medel. I samband med strategiska förvärv av lantegendomar och övriga regleringsfastigheter bör en rutin för anvisning av medel och kostnad finnas fastlagd. I Folkets Park finns ett upprustningsbehov då det årliga anslaget endast täcker fasta kostnader årligen för återkommande reparationer budgeteras till cirka 50 kkr. Varvid ett upprustningsbehov numera föreligger. Gemensamma produktionsresurser innefattar personal, förråd, verkstad samt fordon och maskiner. Dessa verksamheter finansieras via á priser för personal, uthyrning av fordon etc. Intäkter kommer från drift investeringar och entreprenad. 2

3 Avfallsverksamheten är till sin helhet avgiftsfinansierad. Det överskott respektive underskott som uppkommer inom denna verksamhet regleras som en avsättning till sluttäckning av Stomsjö återvinningsgård. 3. Mål och riktlinjer för verksamheten Mål Målsättning för verksamheten är att medverka till att Värnamo kommun genom en god miljö och en väl fungerande samhällsservice blir attraktiv för invånare, näringsliv och besökare. Vilket är vårt uppdrag? Tekniska förvaltningens huvudsakliga uppgift är att, på Tekniska utskottet samt kommunstyrelsens uppdrag ge medborgare och övriga förvaltningar god service inom områdena fastigheter, gator och vägar, vatten och avlopp, avfallshantering och fritid och park. Hur genomför vi det? Genom god planering ska kommunens anläggningskapital bestående av fastigheter, gator och vägar, valledningar och andra tekniska anläggningar förvaltas. Kommunmedborgarnas krav om god kvalitet till lägsta kostnad ska tillgodoses. Den tekniska verksamheten berör varje kommunmedborgare och ska bidra till en långsiktig god livsmiljö. Förvaltningens arbete är en viktig del i samhällsutvecklingen. Planer och program Tekniska förvaltningens huvudman är Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens ansvarsområde, dess befogenheter mm är fastställt i särskilt reglemente för Kommunstyrelsen antagen av kommunfullmäktige. Förvaltningen är kommunens planerande, utredande och verkställande organ beträffande: - Gator och vägar - Parker, lekplatser, planteringar och övriga allmänna platser - Skogar och strövområden - Vatten- och avloppsförsörjning - Renhållning och avfallshantering - Lokalförsörjning - byggande, förvaltning och extern inhyrning. Vid sidan av reglementet finns det ett antal planer och program som har betydelse för Tekniska förvaltningen. - Jämställdhetsarbetet - Arbetsmiljöarbete - Tillgänglighetsarbetet - Integrationspolitiska programmet - FN: s barnkonvention 3

4 - Energistrategi för Värnamo kommun Organisationsbeskrivning Tekniska förvaltningens organisation framgår av nedanstående figur. Tekniska Utskottet Förvaltningschef Administrativa enheten Fastighet Produktion Fritid/Park 5. Verksamhetsbeskrivning 5.1 Teknisk administration Verksamheten omfattar gemensamma kostnader för bl. a. Teknisk utskott, telefon, IT, utbildning samt personalkostnader för förvaltnings chef och stab. Kostnaderna fördelas ut på övriga verksamheter efter utnyttjandegrad. 6. Förändring, utveckling och trender Fastighetsavdelningen får en tydligare roll som central lokalförsörjare. Då förvaltningen arbetar med de övergripande mål som är antagna, ser vi att det är av största vikt att ett aktivt arbeta mot en bättre miljö. Genom fortsatt konvertering av uppvärmningsalternativ och energibesparingsåtgärder genereras energieffektiviseringar som ger möjlighet till en kostnadseffektiv och miljöanpassad fastighetsförvaltning. Internhyror justeras med konsumentprisindex (KPI). Relativt måttliga höjningar av KPI motsvarar inte våra kostnadsökningar för löner och övrigt vilket medför att internhyressystemet på sikt riskerar att bli underfinansierat, en översyn pågår. För att kunna utföra rivningar av byggnader behövs årliga anslag. En utökning av skötselytorna sker på grund av nya exploateringsområden. Verksamheten är personalintensiv och påverkas därför särskilt av ökade lönekostnader. En fortsatt selektering av intensivtskötta respektive extensivtskötta ytor krävs. Den framtida driftkostnaden måste beaktas vid all nybyggnation. I enlighet med samverkansutredning för kommunens vägföreningar har tekniska kontoret fått i uppdrag att teckna avtal med samtliga vägföreningar och tydliggöra väghållaransvaret samt styra vad som gäller skötsel, drift och underhåll. Tekniska kontoret har för avsikt att utforma tydliga skötselplaner för varje tätort och för detta utnyttja kart och underhållssystem. (GIS) Målet med tydliga skötselplaner är att få till stånd ett bra samarbete med vägföreningarna och ett tydligt planerat underhåll som i sin tur kommer att resultera i attraktivare tätorter. 4

5 7. Personalförhållanden 7.1 Personalförhållanden Kontoret har ett internkontrollprogram för arbetsmiljön. Till lokala samverkansgrupperna redovisas olyckor och olyckstillbud på förvaltningen, samt planeras förvaltningens arbetsmiljöarbete. Förvaltningen har arbetsplatsträffar som berör alla anställda, där också arbetsmiljön behandlas. Skyddsronder och riskanalyser görs minst en gång per år på samtliga arbetsplatser. Vid större anläggnings- och husbyggnadsarbeten upprättas särskild arbetsmiljöplan. Samtliga inom personalen genomgår hälsoundersökning enligt beslut i förvaltningens samverkansgrupp. Tekniska förvaltningen hade vid årsskiftet år 2014, 172 tillsvidareanställda. Inom en femårsperiod kommer drygt 17 % att gå i pension. 7.2 Internkontroll Kommunfullmäktige beslutade , att fastställa övergripande reglemente för internkontroll. Med stöd av det övergripande reglementet har varje nämnd att upprätta sitt internkontrollreglemente. Tekniska förvaltningen har upprättat en internkontrollplan som visar rutiner som ska granskas under årets gång. Då revisionen under 2012 granskade den interna kontroller i kommunen har Tekniska nämnden i sitt arbete tagit deras påpekanden i beaktande. 8. Samverkansutredningar Av de 45 samverkansutredningar som KF beslutat genomföra berör flera TK verksamhetsnivå. Det är av stor vikt att förändringar på såväl det organisatoriska som verksamhetsmässiga planet tar hänsyn till den service och dagliga verksamhetsansvar som finns i den aktuella delen. 9. Ekonomi driftbudget Tekniska Förvaltningens äskande av medel (kkr) För framtidens verksamheter har vi uppmärksammat att vissa äskanden av medel är nödvändiga för att förvaltningen även fortsättningsvis ska kunna bedriva en god verksamhet för invånarna i Värnamo kommun. Dessa är fördelade årsvis enligt nedan i kkr. 5

6 BokslutBudget Budget Budget TNs äskande av medel Tekniska administration Fastighetsförvaltning Övrig fastighetsverksamhet Fastighetsprojekt 506 Gator och vägar Parker Vatten o avlopp 0 Driftsbidrag 500 Avfall 0 Kalkning 67 Skogsdrift -432 Fritid/Anläggningar Turism Verksamhetsutökning sk atepark Justering ersättning för driftssamverk an m. föreningar Ökad driftskostnad Finnvedsvallen Ökade driftkostander simhallen Ökad bidragsdel för enskilda vägar TOTALSUMMA Fastighetsavdelningen Verksamhetsförändringar är på gång enligt genomförda samverkansutredningar. De samverkansutredningar som berör fastighetsavdelningen är framtida drift av panncentraler, central servicefunktion, fastighetsskötsel och fastighetsanalys. En gemensam faktor i alla dessa utredningar är koncentration och fokus inom det centrala verksamhetsområdet och inriktning mot renodlad fastighetsförvaltning. Verksamhetsområdet Torgverksamhet kommer att brytas ut och redovisas på en förvaltningsövergripande nivå. Verksamhetsområdet Externt förhyrda objekt kommer att redovisas under Fastighetsförvaltning. Den enskilda förändringen är avskaffandet av Underhållsfonderna. Inga avsättningar görs längre och underhållsfonderna kommer att vara helt borta under Det tillskott som underhållsfonderna bidragit med vad gäller medel för underhållsarbeten kommer att behöva kompenseras. Den analys och granskning som har skett av kommunens revisor visar att vi måste höja det genomsnittliga beloppet för underhåll av fastigheter från dagen 78 kr/m 2 och år, vilket är en jämförelsevis låg siffra till ca 118 kr/m 2 och år som är medelhögt om vi jämför med andra. Ett tillskott på 40 kr/m 2 per år motsvarar det tillskott som underhållsfonderna bidragit med under senare år. Detta motsvarar en sammanlagd total höjning av internhyran för kommunens förvaltningar med ca 8 Mkr per år. En stor del av fastighetsbeståndet är idag år gammalt och då kommer behovet av större underhållsåtgärder på byggnaders vitala delar såsom yttertak, fasader VVS- och elinstallationer. 6

7 Produktionsavdelningen Under kommer tekniska förvaltningen via gatuavdelningen i samverkan med vägföreningarna i övriga tätorter att teckna avtal med tillhörande skötselplaner. Detta för att tydliggöra ett planerat underhåll som fungerar väl över tiden. Områden som kommer behandlas är vägunderhållet, grönytor, gräsklippning, planteringar, skötsel av växter mm. För att kunna bedriva ett väl planerat underhåll krävs en verksamhetsutökning för gatubudgeten. Förslaget är med start 2015 och till och med 2020 öka gatuverksamhetens driftsbudget med kkr/år. En driftsökning med kkr på 5 år för att användas till ökad skötsel av vägföreningarna. Orterna är Bor, Bredaryd, Dannäs, Forsheda, Horda, Hånger, Hörle, Kärda, Lanna, Rydaholm, Tånnö och Åminne. Fritid/Park Ny skatepark. Verksamheten kan komma att utökas med en ny skatepark. Ökade driftsbidrag föreningar: En betydande del av vår drift sker i samarbete med föreningar ideella föreningar, det finns ett behov av att justera ersättningsnivåerna Ökad driftskostnad Simhall: Efter renoveringen av simhallen 2010 har vi satsat på utökad verksamhet i form av ökat öppethållande och tjänsteutbud det har medfört högre kostnader som inte har genererat motsvarande ökade besöksintäkter. Vi har under en vikande besökstrend. Ökad driftskostnad Finnvedsvallen: På en ny läktare kommer att tas i bruk för 350 sittande åskådare, spel i landets näst högsta fotbollsdivision har medfört en avsevärt höjd servicenivå och driftskostnad. 9. Omsättningstal och nyckeltal 9.1 Tekniska nämndens fastställda mål och riktlinjer Användning av elvärme samt oljeuppvärmning som huvudvärmekälla ska genom ökad anslutning till fjärr- och närvärme (där möjlighet finns) minimeras i de kommunägda verksamhetslokalerna. Underhållet av gator och vägar ska utökas till en nivå så att standarden bibehålls. Högtrafikerade gator beläggs med ett intervall på 5-10 år. Övriga ytor i genomsnitt vart 35: e år. 10. Investeringsplan Tekniska kontoret har lämnat egen separat investeringsbudget och vi hänvisar till detta dokument. 7