Projektstyrning - kortversionen 2013-01-23 Jan-Åke Olofsson
Projektstyrning är en hjälp att nå dit du vill Om det inte spelar någon roll vart du kommer, ja då kan du klara dig utan projektstyrning
eller Projekt med framgång arbetar med förutsedda problem. Projekt utan framgång arbetar med oförutsedda problem. Skillnaden ligger i projektstarten.
Så här går det allt för ofta till Vad försäljaren lovade kunden Hur man preciserade kundens önskemål gentemot projektet (kravspecen)
Hur man ansåg att systemet skulle realiseras Hur systemerarna realiserade systemets funktion
Vad programmerarna producerade Vad man installerade hos kund
Vad projektledaren tyckte om projektet Vad kunden egentligen ville ha
Projekt! Varför och när? Vad innebär projekt? När ska vi välja projektformen? Bra att veta innan man startar projekt.
Vardagsdefinition av projekt Har ett eller flera definierade mål Ska lösa vissa frågor på en bestämd tid Har egen budget Har egen organisation Berör ofta flera intressenter Startas, genomförs och avslutas Har egna arbetsformer, egen metodik Namngivet
Vad orsakar mest problem i projektarbetet Dålig kommunikation Obalans mellan ansvar och befogenheter Dålig samordning Lågt engagemang i gruppen
Enkel projektmodell Förstudie (kravspecifikation) Planering (projektplan) Genomförande Avslut (slutrapport)
Vem gör vad i projektet Projektledare: Spindeln i nätet, Coach, leder och samordnar projektgruppen Projektgrupp: Aktiva deltagare i projektet Styrgrupp: Beslutar om mål, tidsplan, budget osv. Finns i större projekt och bör finnas även i mindre projekt. Uppdragsgivare/beställare: Har satt upp tydliga krav på vad som önskas utfört 12
Några frågor som måste få svar - Finns det ett väldefinierat mål? - Finns det en deadline? (en början och ett slut) - Finns det en budget? (pengar eller tid) - Finns det kompetent personal? (är det genomförbart) 13
Ett lyckat projekt har tydliga och mätbara mål rimliga resurser och en bortre tidsgräns kunskap om projektmodellen bra kommunikation och tydligt ledarskap rätt sammansatt grupp tydlig arbetsfördelning förutseende o en genomtänkt projektmodell regelbundna riskanalyser en beställare som tar sitt ansvar 14
15 Bra, billigt eller snabbt?
16 Ett grovt projektflöde
Projekt på rätt kurs 1 Nyckelordet är löpande uppföljning av kostnader och kvalitet. Referenskälla: Planen och Milstolparna i projektet GANTTSCHEMA Ref: Kursbok sid 125 1 Ref. kursbok kap 9 18
Minirisk S * K Ref: kursbok sid 149 Maxirisk S.* (Q, T, R) Ref: kursbok sid 150 19
Exempel Faser under projektet
Före projektstart Några projektledarfrågor Vem är beställare? Varför skall det göras? (problemdefinition) Vad skall göras? När skall det vara klart? Hur skall det göras? 22
Förstudien - underlättar nästföljande steg - förhindrar att projektet jobbar med oförutsedda problem! Förstudie Planering Genomförande Avslut 23
Kvalitetsaspekter Förutseende lönar sig Billigare att förhindra fel än att åtgärda 24
Aktiviteter i förstudien Klarlägga krav (mål) Klarlägga omfattningen Analysera nuläget Strukturera projektets innehåll Klarlägga intressenter Bedöma affärsnyttan Riskanalys Ta fram lösningsförslag Utarbeta översiktlig plan för genomförandet 25
En uppdragsbeskrivning - innehåller beställarens önskemål - är beställarens ansvar En kravspecifikation 26 - ingår i förstudien - är styrande - förtydligar projektmålet - har produktkrav - har projektkrav
Målformulering S. M. A. R. T. Specifikt Mätbart Accepterat Realiserbart Tidsatt 27
28 Kravspecifikationen är beställarens ansvar (även om den tas fram av någon annan)
Innehåll Kravspec exempel på rubriker 1 INLEDNING...6 1.1 PARTER... 6 1.2 MÅL... 6 1.3 ANVÄNDNING... 6 1.4 BAKGRUNDSINFORMATION... 6 1.5 DEFINITIONER... 6 2 ÖVERS IKT AV S YS TEMET...6 2.1 GROV BESKRIVNING AV PRODUKTEN... 7 2.2 PRODUKT KOMPONENTER... 7 2.3 BEROENDEN TILL ANDRA SYSTEM... 7 2.4 INGÅENDE DELSYSTEM... 7 2.5 AVGRÄNSNINGAR... 7 2.6 DESIGNFILOSOFI... 7 2.7 GENERELLA KRAV PÅ HELA SYSTEMET... 7 3 DELS YS TEM 1...7 3.1 INLEDANDE BESKRIVNING AV DELSYSTEM 1... 8 3.2 GRÄNSSNITT... 8 3.3 DESIGNKRAV... 8 3.4 FUNKTIONELLA KRAV FÖR DELSYSTEM 1... 8 4 DELS YS TEM 2...9 4.1 INLEDANDE BESKRIVNING AV DELSYSTEM 2... 9 4.2 EXTERNA INTERFACE... 9 4.3 DESIGNKRAV... 9 4.4 FUNKTIONELLA KRAV FÖR DELSYSTEM 2... 9 4.5 ANVÄNDARGRÄNSSNITT... 9 5 PRESTANDAKRAV...9 6 KRAV PÅ MÖJLIGHET ATT UPPGRADERA...9 7 TILLFÖRLITLIGHET... 10 8 EKONOMI... 10 9 KRAV PÅ SÄKERHET... 10 10 LEVERANS KRAV OCH DELLEV ERANS ER... 10 11 DOKUMENTATION... 10 12 UTBILDNING... 10 13 KVALITETS KRAV... 10 14 UNDERHÅLLSBARHET... 10 REFERENS ER... 10 APPENDIX A - APPENDIXTITEL... 12 1. DEN FÖRSTA RUBRIKEN I APENDIX A... 12 1.1. FÖRST A DELST YCKET I APPENDIX A... 12 1.2. ANDRA DELSTYCKET I APPENDIX A... 12 1.3. TREDJE DELSTYCKET I APPENDIX A... 12
Exempel Faser under projektet